Octobre 2012 Publications de la Maison de l'orient et de la Méditerranée 7 rue Raulin 69365 Lyon cedex 07 : 04 72 71 58 26 Courriel : publications@mom.fr LE CIRCUIT D UNE PUBLICATION D OUVRAGE (papier ou électronique) dans les collections de la MOM De la demande initiale à la diffusion La publication d un ouvrage, à la MOM comme chez tout éditeur, est un processus long et complexe. La qualité de la publication dépend du strict respect de la procédure décrite ci- après. Plusieurs étapes indispensables, selon un ordre chronologique précis, précèdent la mise en fabrication de l ouvrage par le service des Publications. Le présent document a pour but de clarifier le circuit de publication pour les auteurs et, dans le cas d ouvrages collectifs, pour les éditeurs scientifiques, et de préciser, pour chacune des étapes, les règles les plus importantes. Il vise ainsi à faciliter le travail de tous. Pour cette raison, il sera demandé à l auteur ou à l éditeur scientifique de signer une lettre d engagement stipulant qu il respecte la procédure, les règles et les normes éditoriales du service. Du point de vue du service des Publications, il n existe pas de différence fondamentale entre un ouvrage individuel et un ouvrage collectif ; dans le deuxième cas, l éditeur scientifique est le responsable de l ouvrage et a le même rôle que l auteur d un ouvrage individuel ; à ce titre, il est le SEUL interlocuteur du service des Publications. C est à lui que revient la tâche de regrouper et d harmoniser les contributions (notamment au niveau des bibliographies) et de servir d intermédiaire entre le service des Publications et chacun des contributeurs. Dans le cas où plusieurs auteurs ou éditeurs scientifiques cosignent un ouvrage, un seul d entre eux sera cet interlocuteur. Les options proposées à l auteur ou l éditeur scientifique : Pour les monographies, une impression à 400 exemplaires en offset (impression traditionnelle). Puis, au minimum deux ans après sa parution, l ouvrage est mis en ligne sur le site de Persée (www.persee.fr) au format pdf. Pour les ouvrages collectifs, une impression à 200 exemplaires en numérique (possibilité de réimpression à la demande) suivi d une publication électronique, au format XHTML, sur le portail Persée.
LES ÉTAPES Étape 1. Demande initiale L auteur ou l éditeur scientifique formule sa demande par voie postale ou par mail (publications@mom.fr) à l attention du responsable scientifique des Publications. Cette demande est accompagnée d un argumentaire précisant l intérêt scientifique du projet de publication, d un synopsis, d un sommaire ou d une table des matières et, dans le cas d un ouvrage collectif, des noms des contributeurs. Devra être précisé, dans la mesure du possible, le délai prévisionnel du dépôt du manuscrit (inférieur à 15 mois). Étape 2. Examen par le Comité éditorial Le Comité éditorial, qui se réunit quatre fois par ans, examine la demande, vérifie sa conformité avec la politique éditoriale de la MOM et donne, ou non, un accord de principe valable pour une période de 15 mois. Cet accord ne présume en rien de la décision finale qui interviendra après les rapports d expertise (étape 5). Il est envoyé par mail à l auteur ou à l éditeur scientifique par le service des Publications ; il est accompagné de la procédure, des normes éditoriales ainsi que de la lettre d engagement à retourner signée au service des Publications. L auteur ou l éditeur scientifique esquisse alors le projet de financement de la publication. À cette étape, le Comité sélectionne en son sein une personne pour suivre le dossier elle devient donc la «référente» de l ouvrage jusqu à sa mise en fabrication. Elle est en outre chargée de désigner des experts extérieurs (qui seront sollicités par le service). Étape 3. Remise du manuscrit Si l avis du Comité éditorial est favorable, l auteur ou l éditeur scientifique fait parvenir l ouvrage dans sa totalité, sous la forme d un tirage papier (textes et illustrations) et d une version identique sur CD- ROM. Un manuscrit complet doit être conforme aux normes éditoriales du service et comporter les éléments suivants : le texte intégral avec pagination continue, y compris l avant-propos, la préface et les remerciements éventuels, l introduction, le sommaire et/ou la table des matières, la table des illustrations, toutes les annexes, les entrées des index éventuels ; la liste des mots-clés ; la TOTALITÉ des illustrations numérotées y compris l illustration de couverture ; la 4 e de couverture, à savoir un résumé et une brève présentation de l auteur ou des éditeurs scientifiques en français et en anglais ; la liste des contributeurs avec leur rattachement institutionnel, leurs adresses électroniques et postales pour l envoi des exemplaires d auteurs et de l autorisation de mise en ligne ; le titre définitif de la publication. À ce stade, l auteur ou l éditeur scientifique a remis sa lettre d engagement signée et s est assuré que les droits de reproduction ou d utilisation des textes comme des illustrations ont bien été négociés avec les ayants droit ; que ces documents peuvent être utilisés par le service des Publications qui fournit une première estimation budgétaire de l ouvrage. 2
Étape 4. Expertise technique du manuscrit par le service Cette expertise, conduite par le service des Publications, vise à s assurer que le manuscrit est complet, qu il respecte les normes (notamment pour les références bibliographiques, les illustrations, etc.) et que l harmonisation des articles a bien été effectuée dans le cas des ouvrages collectifs (le délai de cette expertise sera d environ sept jours ouvrables en fonction de la complexité du dossier). En conséquence, TOUT MANUSCRIT INCOMPLET ET/OU NON HARMONISÉ SERA AUTOMATIQUEMENT RENVOYÉ AVEC LE RAPPORT D EXPERTISE TECHNIQUE À L AUTEUR OÙ À L ÉDITEUR SCIENTIFIQUE PAR LE SERVICE DES PUBLICATIONS. Étape 5. Expertise scientifique Le manuscrit complet est alors transmis par le service pour expertise à deux personnalités scientifiques anonymes, extérieures à la MOM et choisies par le référent du Comité éditorial. Ces experts rendent un avis et formulent le cas échéant des observations et des suggestions (en moyenne un délai de deux mois maximum leur est demandé). Au vu des rapports, le référent du Comité éditorial, en accord avec le service, décide de l acceptation définitive du manuscrit sous réserve de prise en compte par l auteur ou l éditeur scientifique des observations et des suggestions émises par les rapporteurs. Si la décision est favorable, le service des Publications en avise immédiatement l auteur ou l éditeur scientifique et renvoie à ce dernier le manuscrit accompagné des rapports pour corrections. Étape 6. Financement Le budget de financement est alors finalisé. L auteur ou l éditeur scientifique connaît le montant des aides extérieures sollicitées auprès de son laboratoire, université ou tout autre organisme (ministère des Affaires étrangères, AAMO, associations, région Rhône- Alpes, ministère de la Culture et de la Communication ). Il est à noter que, selon les contraintes de son propre budget, la direction de la MOM peut contribuer aux coûts de publication à hauteur de 3000 maximum, toutes prestations comprises (traduction, relecture, fabrication [= mise en page] et impression). À titre d exemple, le coût d un ouvrage de 256 pages (dont 224 pages N&B et 32 pages couleur), sans frais de traduction, avec une relecture faite par un bénévole et une fabrication externalisée est de 7500 (3700 pour la fabrication et 3800 pour l impression à 400 exemplaires). Étape 7. Relecture Après les corrections éventuelles faites par l auteur ou l éditeur scientifique (en fonction des remarques des experts), le manuscrit est confié à un relecteur français ou étranger (selon les langues utilisées dans l ouvrage). Cette relecture est destinée à pointer, s il y en a, les incohérences formelles, les fautes d orthographe et de syntaxe ainsi que les coquilles. 3
Étape 8. Dernières corrections du manuscrit avant mise en page Après la relecture, le manuscrit est renvoyé à l auteur ou à l éditeur scientifique pour procéder aux dernières corrections. Dans le cas d un ouvrage collectif, l éditeur scientifique juge lui- même de l opportunité de renvoyer son texte à chacun des contributeurs pour correction ou de procéder lui- même à ces corrections. L éditeur scientifique est le seul interlocuteur du service des Publications. Une fois corrigé, le manuscrit est retourné (version papier et CD- ROM) au service des Publications pour être mis en fabrication. C est à cette date de retour que l ouvrage prend rang officiellement dans la «liste d attente». Étape 9. Fabrication par le service des Publications L ouvrage est alors mis en page, soit au service des Publications, soit chez un prestataire extérieur. Quelle que soit l option choisie, la composition doit se faire sous la responsabilité du service et selon la maquette et les normes des Publications. Cette opération est longue et minutieuse, elle comprend de nouveau plusieurs étapes : importation dans InDesign, corrections fines (par exemple, doubles espaces, espaces insécables ), plan de montage, mise en page NB : La mise en page est d autant plus rapide que les normes d édition ont été parfaitement respectées et que le travail d uniformisation a bien été fait par l éditeur scientifique. Étape 10. Premières épreuves La composition une fois terminée, un jeu d épreuves papier est remis à l auteur ou à l éditeur scientifique pour vérification. Seules seront acceptées des corrections minimes ne modifiant pas la mise en page. L ajout de paragraphes et/ou de notes de bas de page n est alors plus possible. Étape 11. Deuxièmes épreuves Après l intégration de ces dernières corrections par le service des Publications, il est procédé au tirage d un deuxième jeu d épreuves pour une ultime vérification puis pour la validation par l auteur ou l éditeur scientifique. Étape 12. Impression Un BAT (bon- à- tirer) du texte et de la couverture est confié par l imprimeur au service des Publications pour contrôle et signature par le responsable du service. Étape 13. Diffusion Les ouvrages des Publications de la Maison de l Orient sont distribués par De Boccard- Diffusion, LCPDU (Le Comptoir des Presses d Universités) et sont en vente directe à la MOM. De plus, le service des Échanges se voit attribuer entre 80 (pour les CMO) et 120 (pour les TMO) exemplaires. Ces derniers permettent de recevoir en échange des ouvrages d autres bibliothèques ou institutions qui viennent enrichir le fonds de notre propre service de documentation (au moins 30 % des acquisitions). 4
Publications de la Maison de l'orient et de la Méditerranée 7 rue Raulin 69365 Lyon cedex 07 Tél : 04 72 71 58 26 Courriel : publications@mom.fr Lettre d engagement Je soussigné(e).., auteur(e) de l ouvrage publié dans une des collections de la MOM : Titre :...... m engage à suivre les règles de procédure ainsi que les normes du service ; j ai été informé(e) qu il ne sera pas payé de droits d auteur sur les ventes de l ouvrage. Résumé des étapes de la procédure 1 Demande initiale suivie de son examen par le Comité éditorial (étapes 1-2). 2 Remise du manuscrit complet : pour recevabilité technique, expertises scientifiques, relecture (typo- orthographique, voire stylistique) (étapes 3-5). 3 Financement du dossier (étape 6). 4 Mise au point du manuscrit par l auteur selon les recommandations du service, des experts et des relecteurs. Le manuscrit remis au service des Publications à ce stade est dans son état final (étapes 7 et 8). 5 Fabrication, premières et deuxièmes épreuves, puis impression (étapes 9-12) et diffusion de l ouvrage (étape 13). Projet de financement de la publication Dépenses en euros Recettes en euros Relecture : Soutien de la MOM Traduction : Aides diverses Fabrication : Ventes : diffuseurs + directes Impression : Frais d expédition :
Exemplaires d auteurs et gratuits L auteur d une monographie reçoit 5 exemplaires (s il souhaite obtenir plus d ouvrages il pourra les acheter avec une remise de 50 %) ; Les éditeurs scientifiques d un ouvrage collectif reçoivent 3 exemplaires chacun et un exemplaire est donné à chaque coauteur (dans la limite de 30) ; Sur demande faite par mail (publications@mom.fr) chaque auteur d ouvrage collectif peut recevoir son article au format.pdf mais en aucun cas le pdf complet du livre ; Un maximum de 10 exemplaires est prévu pour les comptes rendus dans les revues ; Un maximum de 5 exemplaires est prévu pour les hommages ; Les exemplaires gratuits : environ 15 (exemplaires pour les membres du Comité éditorial, don pour personnalité, action de communication ) ; Pour les cas particuliers : demande d exemplaires de coauteur supérieure à 30, engagement d un financeur (ou partenaire scientifique) pour l achat d ouvrages en nombre. Un contrat signé avec le financeur ou partenaire sera prévu avec le service des Publications (à l étape 6). Fait à, le Signature précédée de la mention «lu et approuvé» : 2