EXERCICE 8 Thème Établir des liaisons entre plusieurs feuilles de calcul Fonctionnalités mises en œuvre Lier les données de plusieurs feuilles de calcul Consolider les données de plusieurs feuilles de calcul Ä Avec OpenOffice Calc il est possible de créer un lien entre une ou plusieurs feuillessource (qui contiennent les données d origine) et une feuille dépendante (qui utilisera ces données). La feuille dépendante sera mise à jour à chaque modification de l une des feuilles-source. ü Lier les données de plusieurs feuilles de calcul 1. Dans le dossier habituel, ouvrez budget.ods. Ce classeur contient plusieurs feuilles de calcul dont les noms figurent sur les onglets en bas de l écran : LIMOGES, LYON, etc... (il y a en tout 6 feuilles). On peut faire défiler les onglets en agissant sur les flèches situées en bas à gauche de l écran : Cliquez sur chacun des onglets portant un nom de ville afin de voir quel est le contenu de ces feuilles. Si la colonne A n apparaît pas, utilisez la flèche de défilement : Cliquez sur l onglet SYNTHESE. Ä Cette fois, le tableau est vide. Il s agit d y faire apparaître un certain nombre de données en provenance d autres feuilles. Par exemple, la cellule B3 recevra la somme des salaires versés à Limoges de juillet 2004 à décembre 2004 2. Pour cela, la feuille SYNTHESE étant à l écran, cliquez dans la cellule B3 puis : - écrivez la formule : =SOMME(LIMOGES.C3:H3) - validez en appuyant sur [Entrée]. La valeur 250 000 apparaît alors dans la cellule B3. Recopiez la formule vers le bas jusqu en B7 (pour la recopie voir DOCUMENTS 2 et 3). OpenOffice 2 Tableur (Classeur) Exercice 8 1/6
3. Utilisons une méthode différente pour remplir la colonne Lyon. Activez la cellule C3 de la feuille SYNTHESE. Cliquez sur le bouton de la barre de calcul Somme automatique : la formule s'affiche et la cellule B3 est prise en compte, elle ne nous intéresse pas. Pour prendre en compte la plage C3:H3 de la feuille LYON, cliquez sur l onglet LYON pour activer cette feuille Dans la feuille LYON, sélectionnez la plage C3:H3 qui reçoit alors un cadre rouge. Vous constatez également que la formule visible dans le champ de saisie de la barre de calcul s'adapte à la sélection.: Validez la formule en appuyant sur la touche [Entrée]. Recopiez la formule vers le bas jusqu en B7 (pour la recopie voir DOCUMENTS 2 et 3). 4. Procédez de la même façon pour les colonnes Reims, Paris et Nice., avec l'une ou l'autre méthode de saisie de formule Vous devez obtenir dans la feuille SYNTHESE : OpenOffice 2 Tableur (Classeur) Exercice 8 2/6
Ä Chaque cellule de la plage B3:F7 a ainsi été liée à un certain nombre de cellules d autre feuilles. Toutes modifications dans ces dernières entraîne automatiquement l affichage d un nouveau résultat dans SYNTHESE : le vérifier en modifiant certains salaires de la feuille REIMS. ü Consolider les données de plusieurs feuilles de calcul Ä Lorsqu on désire produire un rapport qui synthétise les données présentes dans plusieurs feuilles, on peut utiliser la consolidation. Consolider des données consiste à : - Regrouper toutes les données provenant de différentes feuilles ou de différentes plages d une même feuille - Synthétiser les informations à l aide d une fonction - Placer le récapitulatif dans une feuille (qu il faudra spécifier et qui peut être un autre classeur). Pour pouvoir procéder à ces opérations, il faut s assurer que les données de chacune des feuilles comportent bien les mêmes titres de lignes ou de colonnes. Dans cet exercice, la feuille qui recevra le récapitulatif est SYNTHESE. On veut, par exemple, que dans la cellule B11 de cette feuille s inscrive la somme des salaires des différentes villes pour le mois de juillet 2004. 1. Activez une cellule dans la feuille de calcul SYNTHESE. Déroulez le menu Données et choisissez Consolider... Dans la boîte de dialogue, cliquez sur les Plages de consolidation et supprimez les toutes successivement (bouton Supprimer). Supprimez également la Destination (sélectionnez le texte et [Suppr] avec le clavier, cette fois). La boîte de dialogue se présente de cette façon : OpenOffice 2 Tableur (Classeur) Exercice 8 3/6
2. Assurez-vous que c est bien la fonction Somme qui est active, puis cliquez dans le champ vide de Plage de données source. C est là que doivent figurer les références des cellules dont les valeurs vont être additionnées. Plutôt que de taper ces références, procédez ainsi : cliquez sur le bouton Réduire du champ Plage de données source, activez la feuille de calcul LIMOGES par son onglet sélectionnez C3:C7 dans cette feuille La boîte de dialogue réduite reçoit les références de la sélection : cliquez à nouveau sur le bouton Réduire : la boîte de dialogue entière réapparaît. Cliquez sur le bouton Plages de consolidation. : les références s inscrivent alors dans le champ 3. Procédez de la même façon pour ajouter les plages de consolidation des autres villes : Activez le champ Plage de données source, réduisez, activez la feuille de calcul de la ville, sélectionnez, agrandissez, ajoutez. OpenOffice 2 Tableur (Classeur) Exercice 8 4/6
De la même façon, complétez le champ vide Destination en sélectionnant la cellule B11 de la feuille SYNTHESE La boîte de dialogue se présente comme suit : Validez par OK. 4. Pour remplir la colonne 08/ 2004 de la feuille SYNTHESE : Déroulez le menu Données et choisissez Consolider... Dans la boîte de dialogue, cliquez sur les Plages de consolidation et supprimez les (bouton Supprimer). Supprimez également la Destination (sélectionnez le texte et [Suppr] avec le clavier, cette fois). Procédez alors comme pour la colonne 07/2004, avec cette fois les références $D$3:$D$7 des différentes feuilles pour le champ Plages de consolidation et $SYN- THESE.$C$11 pour le champ Destination. 5. Procédez de la même façon pour 09/2004 : (références $E$3:$E$7 des différentes feuilles pour le champ Plages de consolidation et $SYNTHESE.$D$11 pour le champ Destination) et 10/2004 : (références $F$3:$F$7 des différentes feuilles pour le champ Plages de consolidation et $SYNTHESE.$E$11 pour le champ Destination). On obtient : OpenOffice 2 Tableur (Classeur) Exercice 8 5/6
6. Si on tente de procéder de la même façon pour 11/04 et 12/04, les plages sélectionnées étant vides, il ne se passera rien. Ä Attention : en cas de modification dans les feuilles de villes, la réactualisation ne s effectue pas automatiquement dans la feuille SYNTHESE. Pour l obtenir il faut passer à nouveau la commande Données/Consolider... Ö Dans ces exercices, on a mis en relation des cellules qui appartenaient à des feuilles de calcul différentes, mais celles-ci faisaient partie du même classeur (budget). Les références des cellules apparaissaient alors sous la forme, par exemple : Nom de la feuille de calcul Plage sélectionnée 7. Il est possible d utiliser des cellules provenant d une feuille faisant partie d un autre classeur, à condition que les deux classeurs sur lesquels on doit travailler soient ouverts en même temps. On procède alors de la même façon, sachant que l on passe d un classeur à l autre par le menu Fenêtre. Si, par exemple, la feuille SYNTHESE du classeur budget avait été liée avec une feuille FEUILLE2 d un classeur Classeur2, les références apparaîtraient sous la forme : Nom et chemin du classeur Nom de la feuille de calcul OpenOffice 2 Tableur (Classeur) Exercice 8 6/6