PROCÉDURE D ATTRIBUTION DE SOUTIEN FINANCIER DE LA FACULTÉ DE MÉDECINE

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1 PROCÉDURE D ATTRIBUTION DE SOUTIEN FINANCIER DE LA FACULTÉ DE MÉDECINE Approbation : Comité de régie, 12 juin 2013 Entrée en vigueur : 1 er juillet 2013

2 PROCÉDURE D ATTRIBUTION DE SOUTIEN FINANCIER DE LA FACULTÉ DE MÉDECINE La présente procédure, appuyée par le Comité de régie le 12 juin 2013, vise à préciser le mode de fonctionnement, ainsi que les critères d analyse établis pour quiconque fait une demande d appui financier à la Faculté de médecine. Par cette procédure, la Faculté souhaite favoriser et soutenir les initiatives de la communauté facultaire. Une enveloppe budgétaire annuelle sera consacrée aux demandes de soutien financier et un comité de gestion composé d un vice-doyen, d un représentant du Vice-décanat exécutif, d un représentant de la Direction des communications et de la philanthropie, ainsi que d un professionnel de la direction facultaire se chargera d analyser les demandes parvenant au comité. Par conséquent, à la suite de l analyse, la Faculté de médecine pourra octroyer un financement selon les conditions présentées ci-après. 1 - INDIVIDU OU GROUPE D INDIVIDUS CIBLÉ - Étudiants des 1 er, 2 e, 3 e cycles de la Faculté de médecine; - Membres du personnel administratif, membres du personnel enseignant; - Organismes ou associations soutenant les activités des individus ou groupe d individus ciblé. 2 - ADMISSIBILITÉ D UNE DEMANDE Pour être analysée, une demande doit répondre aux critères suivants : - Valoriser l initiative, le potentiel et l engagement du demandeur; - Avoir des retombées dans la communauté facultaire ou universitaire; - Contribuer au dynamisme et au rayonnement de la communauté facultaire, de la communauté universitaire ou du réseau universitaire intégré en santé de l'université Laval (RUIS-UL); - Être réalisée durant l année financière en cours (1 er mai au 30 avril); - Être accompagnée d un budget prévisionnel et d un historique financier, si pertinent; - Être accompagnée d un plan de visibilité;

3 ~ 2 ~ Au-delà de ces critères, veuillez noter qu aucun soutien financier ne sera versé pour : - Des activités d accueil et d intégration; - Des activités en lien avec un cours crédité ou un stage; - Des activités qui encouragent le jeu de hasard; - Des activités qui incitent à la consommation d alcool ou de boissons énergisantes; - Des activités dont le but est l enrichissement financier du ou des demandeurs ou participants; - Des activités dont l objectif est la collecte de fonds pour des causes caritatives; 3 - Critères d évaluation Les demandes sont évaluées en fonction des critères généraux suivants : - L historique du projet, sa faisabilité et sa planification; - Les retombées et le rayonnement de l activité au sein de la Faculté, du Complexe intégré de formation en sciences de la santé (CIFSS) et de la communauté universitaire intra ou hors campus; - La démonstration de la pertinence du projet; - Le nombre et le type de personnes touchées directement ou indirectement par l activité ou le projet; - L historique financier du ou des projet(s) antérieur(s); - L effort consenti à la recherche de financement; - La congruence avec les orientations stratégiques de la Faculté; - Le respect des politiques facultaires et universitaires, notamment les suivantes : Politiques universitaires Politique d encadrement des activités de financement des associations étudiantes axée sur le partenariat étudiants-université, 27 mai 1992; Règlement relatif à la reconnaissance et à l'autofinancement des associations locales de premier, deuxième et troisième cycles de l'université Laval, 15 juin 1994; Politique en matière de publicité, de commandites et de salons de l'université Laval, mars 1993; Règlements sur la tenue d'activités sociales avec vente ou consommation d'alcool, 24 novembre 2004;

4 ~ 3 ~ Politiques facultaires Politique de la Faculté de médecine sur les relations entre les membres de la Faculté de médecine de l Université Laval et les entreprises privées relativement aux activités et aux programmes de formation sous la responsabilité de la Faculté, 17 juin 2011; Politique de la Faculté de médecine de l Université Laval interdisant l acceptation de toute contribution financière provenant de l industrie du tabac, 22 décembre TRAITEMENT ET DÉPÔT DES DEMANDES - Les demandeurs doivent remplir le formulaire «Demande de soutien financier» disponible sur le site de la Faculté de médecine sous l onglet Publications; - Les demandes sont traitées par le comité de gestion ; - Le soutien financier sera versé au nom de l association, du projet ou de l instance indiquée dans la demande. Un compte bancaire au nom de l association, du projet ou de l instance doit obligatoirement être ouvert et valide. À partir du moment de l approbation de la demande, un délai de 3 à 4 semaines est à prévoir pour l émission du paiement. 5 Périodes d analyse des demandes - Mi-septembre; - Mi-novembre; - Mi-février; - Mi-mai. Toute demande déposée après les périodes indiquées ci-haut sera traitée à la prochaine rencontre du comité. 6 - COORDONNÉES POUR INFORMATION OU POUR ENVOI DE LA DEMANDE Vice-décanat exécutif Faculté de médecine Pavillon Ferdinand-Vandry 1050, avenue de la Médecine Local 4668 Québec (Québec) G1V 0A6 Téléphone : , poste Courriel :

5 ~ 4 ~ FORMULAIRE DE DEMANDE DE SOUTIEN FINANCIER Avant de remplir ce formulaire, nous vous conseillons de lire la Procédure d attribution de soutien financier de la Faculté de médecine Si vous avez des questions en remplissant le formulaire, n hésitez pas à communiquer par courriel à l adresse suivante : ou par téléphone au poste Vous devez remplir toutes les cases du présent formulaire pour qu il soit analysé. IDENTIFICATION DU PROJET 1 Nom du demandeur et du regroupement d individus 2 - Statut du demandeur Étudiants de 1 er cycle : Étudiants de 2 e ou 3 e cycle : Étudiants autres (précisez) : Résidents (indiquez le programme) : Membres du personnel administratif : Membres du personnel enseignant : Organismes ou associations soutenant les activités des individus ou du groupe d individus ciblé (indiquez le nom) 3 - Endroit où le projet aura lieu : 4 - Période à laquelle le projet se déroulera - date (s) et heure (s) :

6 ~ 5 ~ 5 - Description du projet : (Veuillez utiliser l espace suivant pour décrire votre projet en quelques lignes) 6 Documentation au regard des critères d évaluation du projet : (Veuillez documenter chaque critère) - L historique du projet, sa faisabilité, sa planification et la démonstration de sa pertinence; - Les retombées et le rayonnement de l activité au sein de la Faculté, du Complexe intégré de formation en sciences de la santé (CIFSS) et de la communauté universitaire intra ou hors campus; - Le nombre et le type de personnes touchées directement ou indirectement par l activité ou le projet; - L historique financier du ou des projet(s) antérieur(s); - L effort consenti à la recherche de financement; - La congruence avec les orientations stratégiques de la Faculté; - Le respect des politiques facultaires et universitaires notamment les suivantes : POLITIQUES UNIVERSITAIRES Politique d encadrement des activités de financement des associations étudiantes axée sur le partenariat étudiants-université, 27 mai 1992; Règlement relatif à la reconnaissance et à l'autofinancement des associations locales de premier, deuxième et troisième cycles de l'université Laval, 15 juin 1994; Politique en matière de publicité, de commandites et de salons de l'université Laval, mars 1993; Règlements sur la tenue d'activités sociales avec vente ou consommation d'alcool, 24 novembre 2004.

7 ~ 6 ~ POLITIQUES FACULTAIRES Politique de la Faculté de médecine sur les relations entre les membres de la Faculté de médecine de l Université Laval et les entreprises privées relativement aux activités et aux programmes de formation sous la responsabilité de la Faculté, 13 mars 2009; Politique de la Faculté de médecine de l Université Laval interdisant l acceptation de toute contribution financière provenant de l industrie du tabac, 22 décembre 2010; 7 Budget prévisionnel : Si vous le souhaitez, vous trouverez un modèle de budget à la page 8. 8 Soutien financier demandé : Inscrivez le montant demandé 9 Documents complémentaires : Si vous le jugez pertinent, vous pouvez joindre un document pour l analyse de votre demande. Titre du document : 10 Coordonnées de la personne responsable du projet : Nom : Prénom : Adresse courriel : Adresse complète : (numéro civique, rue, numéro d appartement, ville, code postal) :

8 ~ 7 ~ Numéro de téléphone pour vous rejoindre le jour : Si vous êtes un étudiant, veuillez inscrire votre matricule : 10 - Coordonnées postales du projet pour l envoi par chèque du soutien financier, selon le cas : Nom et prénom de la personne : Nom du projet ou nom de l organisme : Adresse complète : (numéro civique, rue, numéro d appartement, ville, code postal)

9 ~ 8 ~ Prévisions budgétaires N'hésitez-pas à ajouter ou supprimer des items et des lignes pour adapter ce modèle à votre projet. Nom du groupe : Nom du projet : Dépenses en logistique Personnel (accueil, billetterie, techniciens) Location de salle Équipement (achat, location, transport) Scénographie (décors, costumes, accessoires) Sous-total des dépenses en logistique (taxes incluses) $ Dépenses en communication Conception graphique (affiches, programmes et tracts) Impressions et photocopies (affiches, programmes, tracts, billets, lettres) Affichage (interne, externe) Frais postaux (timbres, enveloppes) Photographe Vidéaste Placement-média (publicité dans les journaux, à la radio) Site Internet (conception, hébergement) Objets promotionnels Sous-total des dépenses en communication (taxes incluses) $ Autres dépenses Droits d'auteur Frais de réception (nourriture, breuvages, alcool) Hébergement Frais de déplacement Frais de stationnement Permis d'alcool Sécurité (service d'ordre étudiant) Remise de prix (trophées, cadeaux, bourses)

10 Frais bancaires (ouverture de compte, chèques, frais d'utilisation) Assurances Cachets (artistes, animateurs, conférenciers) Papeterie Autres Sous-total des autres dépenses (taxes incluses) $ 0,00 $ Imprévus (7% des dépenses) Total des dépenses (taxes incluses) $ Revenus Vente de billets En prévente x $ À l'entrée x $ Commandites et subventions reçues (en argent ou valeur en échange de services) Commandites et subventions projetées (réponses en attente) Contribution de l'association Activités de financement Vente de denrées (nourriture, breuvages, alcool) Vente d'objets promotionnels Vestiaire Dons Autres Total des revenus $ Moins : total des dépenses (taxes incluses) $ Profit ou déficit $

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