AIDE-MÉMOIRE POUR ORGANISER UN ÉVÉNEMENT. au bénéfice de l Hôpital de Montréal pour enfants

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1 AIDE-MÉMOIRE POUR ORGANISER UN ÉVÉNEMENT au bénéfice de l Hôpital de Montréal pour enfants

2 02 Table des matières L organisation d un événement au bénéfice de l Hôpital de Montréal pour enfants La cause Désignation des dons Histoire touchante Planification Étape 1. Nature de l événement Étape 2. Lieu et date de l événement Étape 3. Formulaire Demande d autorisation d événement Étape 4. Équipe Étape 5. Budget Revenus Dépenses Règle concernant le ratio dépenses-revenus Commanditaires Étape 6. Permis et assurance Tirage, loterie ou vente d alcool Assurance Étape 7. Collecte de fonds Création de votre page de collecte de dons en ligne Étape 8. Promotion Utilisation du logo ou de la signature de la fondation Votre propre matériel promotionnel Matériel promotionnel existant Calendrier des événements Étape 9. Jour J Visibilité Étape 10. Dons Remise des dons Reçus fiscaux Remerciements

3 Merci de tout cœur! MERCI DE TOUT CŒUR D ORGANISER UN ÉVÉNEMENT AU BÉNÉFICE DE L HÔPITAL DE MONTRÉAL POUR ENFANTS. Chaque année, l Hôpital de Montréal pour enfants soigne près de 7000 enfants et compte sur la fondation pour ses besoins les plus pressants. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants se classe parmi les trois plus grandes fondations hospitalières au Québec. Quelque 200 événements sont organisés au profit de la fondation annuellement et récoltent en moyenne 20 % de l ensemble des dons. La Fondation gère de manière responsable l argent de ses donateurs; d année en année, elle figure au palmarès des 100 meilleurs organismes caritatifs du magazine MoneySense pour son efficacité dans la gestion des dons et pour l excellence et la transparence de sa gouvernance. LA CAUSE Que ce soit parce que l un de vos proches nécessite des soins, que vous souhaitiez redonner à la communauté, appuyer un projet qui vous tient à coeur, contribuer à améliorer les soins offerts aux jeunes patients ou soutenir la recherche, la Fondation de l Hôpital pour enfants accueille cette initiative à bras ouverts. Notre centre hospitalier pédiatrique offre un vaste éventail de soins spécialisés et ultraspécialisés. Avec ses 260 médecins et chirurgiens et ses quelque membres du personnel infirmier et paramédical, l Hôpital de Montréal pour enfants du Centre universitaire de santé McGill est reconnu mondialement pour la qualité des soins prodigués par son équipe médicale. Chaque année, près de 300 résidents, boursiers ou étudiants sont formés dans cet hôpital universitaire. Au fil des ans, il a bâti sa renommée sur son immense savoir-faire dans diverses disciplines, notamment la cardiologie et la chirurgie cardiaque, la traumatologie, la neurologie et la neurochirurgie, la pédiatrie du développement et la santé mentale. VOS DONS Votre générosité nous permet de voir: aux besoins les plus pressants; au financement de programmes de soins novateurs et à l acquisition d équipement de pointe; au financement de la recherche en vue de favoriser les découvertes et les avancées médicales et au financement de programmes de formation, à l attribution de bourses et à de nombreuses activités liées à l enseignement. DÉSIGNATION DES DONS L une des meilleures façons d aider l Hôpital de Montréal pour enfants est de faire un don désigné au Fonds pour la santé des enfants. Ce fonds permet de répondre aux besoins les plus pressants de l hôpital et nécessite fréquemment de nouvelles entrées d argent. Quand vous désignez un don au Fonds pour la santé des enfants, vous veillez à l amélioration des soins donnés aux patients, que ce soit parce qu il y a un bris d équipement, un besoin de formation, des projets importants, etc. Il est également possible de désigner son don au profit d une unité de soins, d un département, de l enseignement ou de la recherche. 03

4 LES COUSINS RUVO : UN COUP DOUBLE POUR LA COLLECTE DE FONDS 04 Stefano Ruvo, qui est âgé de quatre ans, est atteint d une maladie génétique rare qui l empêche de respirer et de digérer normalement. Il a besoin d une sonde d alimentation et d une ventilation mécanique de nuit une assistance qu il peut maintenant recevoir à la maison grâce au Service de soins complexes de l Hôpital de Montréal pour enfants. «Derrière Stefano, il y a toute une histoire qui saura nous inspirer», affirme sa grande cousine et championne de la collecte de fonds, Jennifer Ruvo. «Il n y a rien de plus valorisant que d amasser de l argent pour aider les familles à offrir les meilleurs soins et traitements à leur enfant, affirme Jennifer. C est là où mon cœur se trouve et c est la raison pour laquelle je travaille si fort pour obtenir d excellents résultats.» Jeune adulte, Jennifer est déjà une experte en organisation d événements pour l Hôpital de Montréal pour enfants. «Ça devient plus facile au fil des années», souligne-t-elle. Un de ses événements préférés est le Brunch avec le Père Noël, une activité familiale qu elle organise en décembre. En plus d un buffet gargantuesque, il y a également un bar à bonbons, un comptoir offrant des chocolats chauds et des boissons de David s Tea, ainsi qu une table de desserts. Il y a également un atelier de maquillage pour les enfants, un DJ et la visite tant attendue du Père Noël, qui distribue des cadeaux et se fait prendre en photo avec ses invités ravis. Les enfants remettent cette gentillesse en préparant des cartes de Noël pour les patients hospitalisés. Le Brunch avec le Père Noël attire près de 200 personnes et permet d amasser environ $ par la vente de billets, un tirage et un encan silencieux. Les gens peuvent également faire des dons en ligne par le site web de la Fondation où Jennifer a créé une page de dons spécialement pour son événement. L organisation d un événement de cette ampleur nécessite une équipe et Jennifer fait appel à sa famille, à ses amis et à certains employés du Service des soins complexes pour lui prêter main-forte. Elle entreprend ses démarches auprès des commanditaires au moins six mois avant l événement parce que la plupart des grandes entreprises ont des échéances de fin d année financière pour les demandes de commandite. Pour se faciliter la tâche, Jennifer prépare une proposition détaillée de collecte de fonds qui comprend une offre de différents niveaux de commandite. «L organisation du Brunch avec le Père Noël m a permis de m impliquer davantage dans notre collectivité, que ce soit en sollicitant des dons auprès des commanditaires ou en abordant les médias locaux ou en étant abordée par ceuxci, précise Jennifer. J ai également acquis plus de leadership et développé mes compétences en gestion, en marketing et en planification d événements, ce qui a amélioré la qualité de mon travail tant dans mes études que dans ma profession.» Jennifer sait très bien que les activités de collecte de fonds récurrentes assurent une source de financement stable pour l hôpital et permettent de sensibiliser les gens à l importance d appuyer la santé des enfants. «Il n y a rien de plus valorisant que d amasser de l argent pour aider les familles à offrir les meilleurs soins et traitements à leur enfant, affirme Jennifer. C est là où mon cœur se trouve et c est la raison pour laquelle je travaille si fort pour obtenir d excellents résultats.»

5 PLANIFICATION ÉTAPE 1. NATURE DE L ÉVÉNEMENT UN ÉVÉNEMENT RÉUSSI EST UN ÉVÉNEMENT PLANIFIÉ. Déterminez le type d événement que vous souhaitez organiser, en tenant compte des facteurs suivants: le temps dont vous disposez pour organiser l événement; l objectif financier. La cible doit être réaliste et fixée au préalable. Avoir une cible contribue à mobiliser les gens à l atteindre ou à la dépasser. Il ne faut pas oublier de tenir compte des dépenses engendrées. les ressources disponibles. Laissez libre cours à votre créativité et créez votre événement de toutes pièces. Afin de bien prévoir toutes les étapes et éviter de manquer de temps, demandez à votre coordonnateur d événement à la fondation de vous remettre un exemple d échéancier de travail. Cet outil vous sera très précieux afin de ne rien oublier et vous guidera tout au long de la préparation de votre événement. LISTE D ACTIVITÉS SUGGÉRÉES un repas-bénéfice; un encan silencieux (mise aux enchères de biens sans commissaire-priseur. Les enchères se font par écrit et le bien est remis au plus offrant.); une activité sportive (défi sportif ou tournoi); une journée thématique (par exemple, une journée jeans au bureau. Les employés acceptent de défrayer un montant pour avoir le privilège de revêtir des jeans au bureau); un concert; un défilé de mode; un tirage; un bazar ou une vente de bric-à-brac; un lavothon ou un quillothon; une vente de gourmandises faites maison; la vente d un livre de recettes; la vente d objets promotionnels. 05

6 ÉTAPE 2. LIEU ET DATE DE L ÉVÉNEMENT LA DATE ET LE LIEU DOIVENT ÊTRE BIEN CHOISIS POUR S ASSURER D UNE BONNE PARTICIPATION. LIEU Vous devez choisir le lieu où se déroulera votre événement. Prenez note qu il est important de réserver le plus tôt possible et d estimer le nombre de personnes présentes. DATE Il est crucial de fixer la date de l événement le plus rapidement possible et préparer un échéancier. Vous pouvez consulter le calendrier des événements de la fondation pour éviter d être en conflit avec un autre événement : Pour des raisons d hygiène et dans le but de prévenir les infections, l événement ne peut avoir lieu à l Hôpital de Montréal pour enfants. ÉTAPE 3. DEMANDE D AUTORISATION D ÉVÉNEMENT LA DEMANDE D AUTORISATION D ÉVÉNEMENT EST UN PRÉREQUIS POUR OBTENIR L APPROBATION DE LA FONDATION. 06 Pour organiser un événement au profit de la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants, il faut remplir le formulaire intitulé Demande d autorisation d événement. Ce document peut être obtenu de trois façons : 1) en l imprimant à partir du site dans la section «Comment aider» 2) en téléphonant à la fondation pour qu une version vous soit acheminée par courriel ou 3) en vous présentant à la réception de la fondation. Une fois le formulaire dûment rempli et remis à la fondation, la proposition d événement doit recevoir l aval de la fondation. Il faut compter environ cinq jours ouvrables pour obtenir une réponse. Un coordonnateur est assigné pour chaque événement. Lorsque votre événement a reçu l approbation de la fondation, communiquez avec votre coordonnateur. Il répondra à toutes vos questions et pourra vous obtenir du matériel promotionnel, s il y a lieu. Des employés de la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants sont disponibles pour vous conseiller et répondre à vos questions. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants peut rédiger une lettre d appui qui témoigne qu elle endosse vos démarches pour l organisation de cet événement. Cette lettre peut être utilisée également pour solliciter des commanditaires.

7 ÉTAPE 4. ÉQUIPE POUR RÉALISER UN ÉVÉNEMENT, ENTOUREZ-VOUS D UNE ÉQUIPE. Selon le type d événement organisé, entourez-vous d une équipe qui devrait compter, au minimum, un responsable et un trésorier. Ne sous-estimez pas le travail à faire et n hésitez pas à recruter d autres bénévoles qui vous aideront tout au long de la planification et le jour même de l événement. Il est important d attribuer à chacun d entre eux des rôles spécifiques incluant une description de leurs tâches. Soyez créatif et concevez votre propre matériel promotionnel ou faites appel à une connaissance de votre réseau. Plus votre équipe est grande, plus vous élargissez votre réseau. 07

8 ÉTAPE 5. BUDGET LE BUDGET PERMET D AVOIR UN APERÇU RÉALISTE DES REVENUS ET DÉPENSES ESTIMÉS. Au départ, lorsque vous remplissez le formulaire Demande d autorisation d événement, vous devez fournir une prévision budgétaire. Par la suite, vous établissez un budget réel afin de prévoir les revenus et les dépenses de façon précise et détaillée et d éviter toute mauvaise surprise. Le défi consiste à réduire les dépenses au minimum pour maximiser le montant remis à la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants. Tous les coûts liés à l événement peuvent être déduits du revenu brut ou payés par l organisateur de l événement. Pour un événement d envergure, dont les revenus sont estimés à $ ou plus, il est recommandé d ouvrir un compte de banque et de désigner deux signataires. REVENUS Avez-vous pensé à toutes les sources de revenus? Selon le type d événement organisé, veuillez estimer les revenus: le nombre de billets vendus, le nombre d invités, les dons individuels ou égalés par les entreprises participantes, les commandites d entreprise, les dons en espèces ou en nature. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants ne peut rembourser les dépenses associées à votre événement ou prendre en charge l un des aspects financiers de l événement. DÉPENSES Les dépenses peuvent inclure, si cela s applique : la location d une salle, la nourriture et les breuvages, l audiovisuel (chaîne stéréo, microphone, écran, etc.), la promotion de l événement (graphisme, impression, placement publicitaire, webmestre, etc.), l assurance, le personnel, la sécurité, les cadeaux, les prix de présence, la décoration, etc. RATIO DÉPENSES-REVENUS Parce que l objectif consiste à donner le plus d argent possible à l Hôpital de Montréal pour enfants, la fondation exige, pour tout événement organisé à son profit, que les dépenses liées à l événement n excèdent pas 50 % des revenus générés par l événement. De cette façon, elle prend soin de ses donateurs. Il est judicieux de réduire au maximum les dépenses pour que l événement dégage le plus grand surplus possible. 08

9 COMMANDITES Une astuce consiste à trouver des commandites pour réduire les dépenses encourues pour votre événement. Par commandite, on entend un particulier ou une organisation qui accepte de donner de l argent ou des biens en échange de visibilité lors de votre événement. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants peut rédiger une lettre d appui vous aidant dans la sollicitation de commanditaires ou de partenaires. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants ne peut délivrer des reçus fiscaux pour des commandites en argent puisqu il y a un échange de services, c est-à-dire que l argent ou les biens donnés permet d obtenir de la visibilité. ÉTAPE 6. PERMIS ET ASSURANCE POUR ORGANISER UN ÉVÉNEMENT, IL FAUT S INFORMER SUR SES RESPONSABILITÉS. TIRAGE, LOTERIE OU VENTE D ALCOOL Pour organiser un tirage, une loterie ou vendre de l alcool, il faut obtenir un permis. Pour l obtention de l un ou l autre de ces permis, veuillez communiquer avec le coordonnateur attitré à votre événement. ASSURANCE La police d assurance de la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants ne s étend pas aux événements organisés par des tiers. Ainsi, l organisateur doit contracter, en son nom, une police d assurance événements spéciaux. 09

10 ÉTAPE 7. COLLECTE DE FONDS RIVALISEZ D ORIGINALITÉ, VARIEZ VOS MODES DE SOLLICITATION POUR MAXIMISER VOS REVENUS. VOTRE PAGE DE COLLECTE DE DONS En tout temps, vous pouvez créer votre propre page de collecte de fonds sur le site de la fondation : en cliquant sur le bouton rouge «Créez une collecte de fonds». Suivez les instructions sur la façon de procéder pour créer votre page et personnalisez-la. Cet outil est très pratique puisque les dons sont acheminés directement à la fondation et les reçus fiscaux sont envoyés par courriel aux donateurs. Vous pouvez ensuite faire la promotion de cette page par courriel ou par l intermédiaire des réseaux sociaux. Les sommes versées directement à la fondation seront additionnées au montant total de la collecte de fonds de votre événement. Prenez note que ces sommes amassées ne peuvent être utilisées pour couvrir les dépenses de votre événement. N oubliez pas d informer votre coordonnateur d événement si vous utilisez cet outil. 10

11 ÉTAPE 8. PROMOTION POUR QUE VOTRE ÉVÉNEMENT SOIT COURU, FAITES-EN LA PROMOTION! Vous pouvez créer une annonce et réserver un espace publicitaire, rédiger et diffuser un communiqué de presse, concevoir et placarder des affiches, envoyer des invitations ou des publipostages, faire inscrire votre événement dans les agendas culturels, recourir au bouche-à-oreille, organiser une conférence, etc. Utiliser son réseau personnel et professionnel pour faire connaître son événement est très efficace. Grâce aux médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram), votre événement peut profiter d une large vitrine et la nouvelle peut se répandre rapidement, à faible coût. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants ne peut partager ses listes d envoi de donateurs, le carnet d adresses des employés de la fondation ou de l hôpital, vendre des billets ou solliciter ses propres commanditaires. Elle ne peut pas non plus faire à appel à ses porte-parole ou à des vedettes avec qui elle pourrait collaborer. Dans le cadre d événement à grand déploiement, il est suggéré d informer les médias traditionnels : le journal local, les quotidiens, les radios, les télévisions, les webzines et les blogues. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants ne peut rédiger ou diffuser un communiqué de presse ou encore acheter de la publicité pour faire connaître votre événement. UTILISATION DU LOGO OU DE LA SIGNATURE DE LA FONDATION La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants interdit l utilisation de son logo ou de sa signature visuelle sans approbation. Toute utilisation du logo ou de la signature, quelle qu elle soit, doit être approuvée au préalable par la fondation. MATÉRIEL PROMOTIONNEL EXISTANT La fondation met à votre disposition du matériel promotionnel avec son logo et sa signature : des affiches, des bannières, une vidéo, des feuillets de renseignement sur la mission de la fondation, des boîtes pour amasser vos dons et des formulaires de dons. Nous vous invitons à nous remettre tout le matériel promotionnel inutilisé. VOTRE MATÉRIEL PROMOTIONNEL Vous pouvez créer votre propre matériel promotionnel pour faire connaître votre événement. La fondation souhaite approuver toute communication sur laquelle figure son identité visuelle. CALENDRIER DES ÉVÉNEMENTS La fondation vous offre de publier votre événement sur son calendrier Internet situé à l adresse: 11

12 ÉTAPE 9. JOUR J LE JOUR J, VOUS AVEZ PLANIFIÉ LE DÉROULEMENT DE L ÉVÉNEMENT DANS LES MOINDRES DÉTAILS. C est le jour tant attendu. Dans le cadre de l événement, n oubliez pas de mentionner que les profits de l événement sont remis à l Hôpital de Montréal pour enfants. Assurez-vous de posséder tout le matériel nécessaire pour recueillir les dons : les boîtes de don, les formulaires de don, les dépliants sur la fondation, etc. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants recueille toutes les photos, les articles ou reportages sur les événements organisés pour son profit. Nous aimerions que vous nous les fassiez parvenir. Le personnel de la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants met tout en œuvre pour assister au plus grand nombre d événements. Néanmoins, il arrive que cela soit impossible. VISIBILITÉ Prenez des photos de votre événement. Envoyez-les à votre journal local avec un descriptif de l événement, le succès obtenu et le montant amassé au profit de l hôpital. Mettez votre profil à jour sur les médias sociaux, téléchargez des photos et tenez les membres de votre réseau informé. Par la même occasion, faites parvenir l information à la fondation pour ses dossiers. Dans certains cas, la fondation rédige un article au sujet de l événement dans l une de ses publications à l interne ou à l externe. Si l événement fait l objet d un communiqué de presse pour diffusion aux médias, la fondation vous en informera. 12

13 ÉTAPE 10. DONS UN DON ENCAISSÉ PAR LA FONDATION, C EST UNE PROMESSE DE MIEUX-ÊTRE POUR LES PATIENTS. Étant donné que vos dons sont très attendus par l Hôpital de Montréal pour enfants, la fondation enjoint à l organisateur de verser les fonds amassés le plus tôt possible, soit dans les 60 jours suivant la date de l événement. Vous pouvez acheminer vos dons : 1) PAR LA POSTE (Aucun argent comptant) Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants 1 Place Alexis Nihon 3400, boul. de Maisonneuve Ouest, bureau 1420 Montréal (Québec) H3Z 3B8 2) EN PERSONNE Prenez un rendez-vous avec votre coordonnateur d événement pour lui remettre les dons. Profitez-en pour prendre une photo d équipe avec le chèque géant préparé par la fondation. REÇUS FISCAUX La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants suit à la lettre les règles de l Agence du revenu du Canada en ce qui a trait à l émission des reçus fiscaux. La fondation remet des reçus fiscaux pour tout don de 15 $ et plus. Pour chaque donateur, elle doit obtenir les renseignements suivants : son nom, le montant du don, son adresse complète incluant le code postal, son numéro de téléphone et l original ou une photocopie du chèque du donateur. À moins que le signataire du chèque agisse à titre de collecteur de fonds, dans ce cas, ce dernier doit fournir la liste complète des donateurs qui ont droit à un reçu fiscal. Vous aimeriez savoir si l on vous délivrera un reçu fiscal pour votre don, consultez la section «Reçus fiscaux/reçus dons en nature» du formulaire d autorisation d événement.. En tant qu organisateur de l événement, vous devez être en mesure de répondre à toute question posée par l Agence du revenu du Canada au sujet des reçus fiscaux demandés. Pour plus d information, consultez le document intitulé Renseignements additionnels sur les reçus fiscaux. La fondation dispose d un outil pour recueillir la liste de vos donateurs. N hésitez pas à en obtenir un exemplaire. REMERCIEMENTS Le succès de votre événement repose sur la participation. Nous vous invitons à remercier les donateurs à leur rappelant l importance de la cause endossée par la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants. Les donateurs de 500 $ et plus auront leur nom inscrit dans le rapport annuel et feront partie du Cercle des leaders de la fondation. La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants peut vous fournir une lettre type pour vos remerciements. 13

14 14 NOTES

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16 FORMULAIRE D AUTORISATION D ÉVÉNEMENT au bénéfice de l Hôpital de Montréal pour enfants

17 FORMULAIRE D AUTORISATION D ÉVÉNEMENT La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants vous remercie d amasser des fonds pour la cause des enfants. Toute personne qui désire organiser un événement au bénéfice de l Hôpital de Montréal pour enfants doit obtenir son aval en remplissant le formulaire d autorisation d événement. ORGANISATEUR(S) NOM DU GROUPE ORGANISATEUR CATÉGORIE (ÉCOLE, ENTREPRISE, INDIVIDU, GROUPE COMMUNAUTAIRE, AUTRE) TYPE D ÉVÉNEMENT REPAS-BÉNÉFICE ÉVÉNEMENT SPORTIF DÉFILÉ DE MODE CONCERT TOURNOI DE GOLF AUTRES (PRÉCISEZ) PERSONNE RESPONSABLE NOMBRE ESTIMÉ DE PARTICIPANTS : COURRIEL ADRESSE VILLE / PROVINCE CODE POSTAL COLLECTE DE FONDS QUEL TYPE D ACTIVITÉ DE COLLECTE DE FONDS OFFRIREZ-VOUS? VENTE DE BILLETS OU DE BIENS AUTRE TIRAGE DON ÉGALÉ PAR L EMPLOYEUR OU ENCAN UN COMMANDITAIRE TÉLÉPHONE (MAISON) TÉLÉPHONE (TRAVAIL) DE QUELLE FAÇON PENSEZ-VOUS RECUEILLIR DES FONDS OU DES DONS? CELLULAIRE DEUXIÈME RESPONSABLE, S IL Y A LIEU PRÉVISION BUDGÉTAIRE QUELS SONT LES REVENUS ENVISAGÉS? COURRIEL TÉLÉPHONE PRIX DU BILLET TIRAGE, ENCAN, DONS COMMANDITE PROMESSE DE DON NOMBRE D INVITÉS DON ÉGALÉ PAR UN EMPLOYEUR OU UN COMMANDITAIRE ÉVÉNEMENT REVENU TOTAL ANTICIPÉ NOM DE L ÉVÉNEMENT DATE (JOUR-MOIS-AN) LIEU ADRESSE VILLE / PROVINCE HEURE CODE POSTAL ET LES DÉPENSES PRÉVUES? LOCATION D UNE SALLE NOURRITURE ET BOISSONS PERMIS, LICENCE OU AUTRE AUTORISATION ASSURANCE MATÉRIEL PUBLICITAIRE ET PROMOTIONNEL IMPRESSION (INVITATIONS, AFFICHES, ETC.) AUDIOVISUEL SÉCURITÉ PRIX DE PRÉSENCE DÉCORATION FRAIS DIVERS DÉPENSES TOTALES ANTICIPÉES DON ANTICIPÉ POUR LA FONDATION:

18 REVENU NET POUR LA FONDATION DE L HÔPITAL DE MONTRÉAL POUR ENFANTS En vertu des politiques et lignes directrices établies par l Agence du revenu du Canada, les dépenses ne doivent pas excéder 50 % des revenus totaux. COMMENTAIRES N hésitez pas à joindre à ce formulaire toute documentation pertinente. Règle ratio des dépenses et des revenus : DÉPENSES / REVENUS 100 = % Le résultat doit être inférieur à 50 %. Mon budget anticipé respecte le ratio maximum de dépenses de 50% AUTRE BÉNÉFICIAIRE DE LA COLLECTE DE FONDS Les fonds sont-ils également destinés à un autre organisme de charité? OUI NON Veuillez nous fournir le nom du ou des organisme(s) qui recevront les produits de votre collecte de fonds et précisez, le cas échéant, le pourcentage versé à chacun d entre eux. NOTES La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants se réserve le droit de refuser un événement. Par exemple, les fonds amassés doivent respecter les politiques et lignes directrices établies par l Agence du revenu du Canada. Les fonds reçus par la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants (via Internet ou d une autre façon) seront automatiquement affectés à la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants. Ils ne peuvent être réclamés par l organisateur pour couvrir des dépenses. La Fondation de l Hôpital de Montréal possède du matériel promotionnel qui peut vous aider dans votre démarche : des affiches, des boîtes de don, des bannières, une vidéo promotionnelle, des feuillets de renseignement, des formulaires de don. Ce matériel peut être mis à votre disposition, si vous le souhaitez. SIGNATURE DATE PROMOTION Pouvez-vous décrire les démarches qui seront entreprises pour faire connaître votre événement et recueillir des dons? MERCI D APPUYER LES ENFANTS DE L HÔPITAL DE MONTRÉAL POUR ENFANTS À L USAGE EXCLUSIF DE LA FONDATION APPROUVÉ PAR SIGNATURE DATE CONDITIONS J accepte que tout événement organisé au profit de la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants soit approuvé avant même qu il soit organisé. J accepte d acheminer tout l argent amassé dans un délai qui ne dépassera pas 60 jours après la tenue de l événement. J accepte que toute communication (invitation, billet, publicité, affiche, etc.) sur lequel figurent le logo et la signature de la Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants soit soumise pour approbation avant sa diffusion. J accepte de tenir le coordonnateur d événement de la fondation informé au sujet de l événement. J ai pris connaissance des politiques et des lignes directrices émises par l Agence du revenu du Canada en matière de don et j accepte de m y conformer. RETOUR DU FORMULAIRE Veuillez acheminer le formulaire par la poste, par télécopieur, par courriel ou en personne à : La Fondation de l Hôpital de Montréal pour enfants 1, Place Alexis Nihon 3400, boul. de Maisonneuve Ouest, bureau 1420 Montréal (Québec) H3Z 3B8 Téléphone : Télécopieur : Courriel :

19 REÇUS FISCAUX ET REÇUS DON EN NATURE LA FONDATION DE L HÔPITAL DE MONTRÉAL POUR ENFANTS SUIT RIGOUREUSEMENT LES RÈGLES DE L AGENCE DU REVENU DU CANADA EN CE QUI A TRAIT À L ÉMISSION D UN REÇU FISCAL. La fondation remet un reçu fiscal pour tout don en argent de 15 $ et plus. Pour obtenir un reçu fiscal, chaque donateur doit fournir les renseignements suivants : son nom, le montant du don, son adresse complète incluant le code postal, son numéro de téléphone et l original ou une photocopie de son chèque. Le reçu fiscal est délivré au nom de la personne qui a fait le don, à moins que le signataire du chèque agisse à titre de collecteur de fonds et qu il joigne la liste complète des donateurs ayant droit à un reçu fiscal. Lorsqu un don est fait par chèque et que les fonds sont prélevés dans un compte conjoint, le reçu peut être délivré au nom de l un ou l autre des conjoints, à condition que leur nom figure sur le chèque. Un reçu fiscal ne peut jamais être transféré d un individu à une entreprise, et vice-versa. DON EN NATURE Aussi connu sous le nom de «don autre qu en espèces», le don en nature est un don de biens. Un reçu peut être émis pour un don en nature à condition que les biens soient neufs et qu une preuve d achat puisse être jointe à la demande de reçu. Tableau récapitulatif sur les dons et les commandites Reçu fiscal Reçu don en nature DONS AUCUN AVANTAGE OU VISIBILITÉ EN RETOUR DU DON Don en argent OUI N/A Cadeaux pour encan ou sacs cadeaux 1 NON OUI Certificats-cadeaux ou coupons rabais NON NON Achat d un billet de loterie 2 NON NON DONS - AVEC AVANTAGE OU VISIBILITÉ EN RETOUR DU DON Billet pour un événement 3 OUI N/A Achat d un item à un encan silencieux 4 OUI N/A COMMANDITES 5 Commandite : argent ($) NON NON Commandite : fourniture de nourriture, de boissons ou de biens matériels Commandite : services NON NON NON OUI 1 Cadeaux pour encan ou sacs cadeaux Dans le cas des cadeaux pour encan ou des sacs cadeaux ainsi que dans le cas des commandites, une lettre attestant du montant du don peut être utilisée pour déduire le don à titre de dépense d entreprise. 2 Loterie L Agence du revenu du Canada interdit l émission d un reçu fiscal pour l achat d un billet de tirage pour une loterie. 3 Billet pour assister à un événement Lorsque vous acheter un billet pour assister à un événement, le reçu fiscal correspond au montant du don moins la valeur estimée des avantages reçus par le donateur. Par exemple, si, à l occasion d un bal, un donateur paie 450 $ pour un billet et que la juste valeur marchande du repas et du cadeau d invité s élève à 150 $, le donateur reçoit un reçu fiscal de 300 $. La somme totale des reçus délivrés doit correspondre au montant remis par l organisateur à la Fondation de l Hôpital de Montréal. 4 Encan Dans le cadre d un encan, l acquéreur reçoit un bien ou un service en échange de son don. Dans ce cas, la Fondation est autorisée à remettre un reçu fiscal pour tout paiement excédant de 20 % la juste valeur marchande du bien acquis. 5 Commandite Lorsqu une entreprise fait un don sous forme de commandite, elle obtient une visibilité en échange de la commandite. Pour cette raison, la Fondation ne peut délivrer un reçu fiscal. Néanmoins, la Fondation peut rédiger une lettre attestant de la valeur de la commandite. Cette lettre peut être utilisée pour déduire le don à titre de dépense d entreprise.

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