COMPARAISON DES CRITERES D ACCREDITATION IROCB - CAEQ

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1 Date de mise à jour : 30/03/11 COMPARAISON DES CRITERES D ACCREDITATION - CAEQ 1 CONTEXTE Pour figurer sur la liste des organismes de contrôle et des autorités de contrôle reconnus aux fins de l équivalence visés à l article 10 du Règlement CE 1235/2008, les organismes de certification devront faire une première demande d inscription auprès de la Commission Européenne. Cette demande comprendra, entre autres documents, une description des normes de production et mesures de contrôles appliquées dans les pays tiers où l organisme opère, y compris une évaluation de ces normes et mesures avec les titres III (règles de production), IV (étiquetage) et V (contrôle) du Règlement (CE) n 834/2007. Le présent document est une comparaison des mesures de contrôles que les organismes de certification inscrits au programme d accréditation mené par le CAEQ doivent respecter avec les mesures de contrôles présentées dans le titre V (contrôle) du Règlement (CE) n 834/2007. La comparaison a été menée selon les lignes directrice du document Guidelines on imports of organic products into the European Union 7 Guideline for the assessment of equivalence, et plus précisément par rapport aux lignes directrices de bonnes pratiques internationales présentées dans le document International Requirements for Organic Certification Bodies (). 2 DOCUMENTS DE REFERENCE Règlement relatif au référentiel d accréditation, disponible sur demande auprès du CAEQ (http://www.caeq.ca/fr) International Requirements for Organic Certification Bodies (), disponible sur le site Guidelines on imports of organic products into the European Union, disponible sur le site ACA9PU3004y Web CAEQ : Section privée / Documents / Aide à la reconnaissance CE Page 1 sur 42

2 3 COMPARAISON Legal structure Criteria wording (EN) The structure of the certification body shall foster confidence in its certification operations a In particular, the certification body shall a. Have documents attesting to its status as a legal entity; b In particular, the certification body shall [ ] b. Have documented the rights and responsibilities relevant to its certification activities; c In particular, the certification body shall [ ] c. Identify the management (body, group or person) that has overall responsibility for the functioning of the certification body, including its finances. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ The structure of the certification body shall be such as to foster confidence in its certifications d [ ] In particular, the certification body shall : d) have documents which demonstrate its status as a legal entity and its right to use the commercial name(s) under which it does business; g [ ] In particular, the certification body shall : g) have rights and responsibilities relevant to its certification activities that are specified or referred to within an agreement that binds the suppliers and the certifier; c [ ] In particular, the certification body shall : c) designate the management (committee, group or person) which shall have overall responsibility for undertaking monitoring, inspection and certification activities as defined within this accreditation program; La structure de l organisme doit être telle qu elle inspire confiance dans ses certifications [ ] En particulier, l organisme de certification doit : d) Disposer de documents qui établissent son entité juridique, de même que son droit d utiliser le ou les noms commerciaux sous lesquels il fait affaire; [ ] En particulier, l organisme de certification doit : g) Avoir des droits et responsabilités propres à ses activités de certification, et qui sont spécifiés ou auxquels on réfère, à l intérieur d un contrat qui lie les fournisseurs avec le certificateur; [ ] En particulier, l organisme de certification doit : c) Désigner la direction (comité, groupe ou personne) qui aura la responsabilité globale de l exécution des contrôles, de l inspection et de la certification tels que définis dans le présent programme : N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 2 /42

3 Criteria wording (EN) CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ c Designate the management (committee, group or person) which shall have overall responsibility for undertaking monitoring, inspection and certification activities as defined within this accreditation program; execution of inspection, controls, evaluation and certification as defined in this Criteria; formulation of policy matters relating to the operations of the certification body; decisions on certification; supervision of the implementation of its policies; supervision of the finances of the body; delegation of authority to committees or individuals as required to undertake defined activities on its behalf; the application of technical basis for granting certification Désigner la direction (comité, groupe ou personne) qui aura la responsabilité globale de l exécution des contrôles, de l inspection et de la certification tels que définis dans le présent programme : de l exécution des inspections, des contrôles, de l évaluation et de la certification, telles que définies dans les présents critères d accréditation; de la formulation de questions de politiques relatives au fonctionnement de l organisme de certification; des décisions de certification; de la surveillance de la mise en œuvre de ses politiques; de la surveillance des finances de l organisme; de déléguer à des comités ou à des personnes précises l autorité nécessaire pour entreprendre, pour son compte, des activités définies; de l application des bases techniques servant à octroyer la certification a i Certification agreement The certification body shall provide its certification service based on an agreement signed by the applicants and operators. In particular, the agreement shall [ ] a 8.2 The certification application The certification body shall require that all official applicants complete an application form, contractual in nature, signed by a duly authorized representative of the applicant, in which or attached to which are the following: 8.2 La demande de certification L organisme de certification doit exiger que tout postulant à la certification complète un formulaire officiel, de type contractuel, signé par un représentant dûment mandaté et dans lequel : a ii a. Include a description of the rights and duties of the applicants and operators offering certified products, [ ] a iii [ ] including a commitment to comply with the relevant provisions of the certification program c c) a description of the rights and duties of the applicants and operators offering certified products b b) a statement that the applicant agrees to comply with the requirements for certification and to supply any information needed for evaluation of products to be certified c) les droits et obligations des requérants de même que des exploitants qui offrent à la vente des produits certifiés b) Le postulant accepte de se conformer aux exigences en matière de certification et de fournir toute information requise en vue de l inspection par l organisme de certification N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 3 /42

4 Criteria wording (EN) b In particular, the agreement shall [ ] b. Specify requirements, restrictions or limitations on the use of the designated certification logo and on the ways of referring to the certification granted in order to prevent misleading use or claims; c In particular, the agreement shall [ ] c. Contain provisions to allow the certification body to exchange information with other certification bodies and authorities (approval bodies or accreditation bodies) to verify information, especially the certification status of certified products, as part of its ongoing evaluation; d In particular, the agreement shall [ ] d. Provide to both the certification body and the responsible authorities the right of access to all appropriate facilities, including to non-organic production in the unit or related units, and all relevant documentation and records, including financial records d In particular, the agreement shall [ ] d. Provide to both the certification body and the responsible authorities the right of access to all appropriate facilities, including to non-organic production in the unit or related units, and all relevant documentation and records, including financial records. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ e e) a description of the rights and duties of applicants and suppliers of certified products, including requirements, restrictions or limitations on the use of the mark of certification of the body and on the ways of referring to the certification granted; l l) allows the certification body to exchange information with other certification bodies, accreditation bodies and administrative authorities to verify information: regarding the certification status of products, as part of its on-going evaluation; relating to previous certification applications made to all other certification bodies, if applicable, and to obtain from each body any additional information regarding evaluations made previously concerning production or preparation operations carried out by the applicant organization; b b) makes all necessary arrangements for the conduct of the evaluation, including provision for examining documentation and access to all appropriate areas and facilities where take place operations more or less concerned by the certification application, records (including internal audit reports) and personnel, for the purposes of on-site evaluation and the processing of any complaints directed towards them; k k) allows representatives from the competent authority or the CAEQ to access during normal working hours, documentation and all operations sites under its responsibility for the purposes of examination and copying within the framework of accredited certifier evaluation; e) une description des droits et des obligations des demandeurs de certification et des fournisseurs de produits certifiés, y compris les exigences, restrictions ou limitations applicables à l utilisation de la marque de l organisme de certification et à la manière de faire état de la certification octroyée; l) Permettre à l organisme de certification d échanger de l information avec d autres organismes de certification, organismes d accréditation et autorités administratives dans le but de vérifier : le statut de produits relatif à leur certification, dans le cadre de l évaluation en cours; les renseignements fournis en regard d une demande de certification antérieure et obtenir de chaque organisme, s il y a lieu, des informations supplémentaires au sujet des évaluations effectuées dans le passé, à l égard des opérations de production ou de préparation menées par l entreprise postulante; b) Prenne toutes les dispositions nécessaires en vue de la conduite de l évaluation, y compris des dispositions pour l examen de la documentation et l accès aux lieux et installations où surviennent des opérations visées de près ou de loin par la demande de certification, aux dossiers (y compris les rapports d audit interne) et au personnel pour les besoins de l inspection in-situ et du traitement des plaintes dont il pourrait faire l objet; k) Permette aux représentants de l autorité compétente ou du CAEQ l accès, pendant les heures normales de travail, à la documentation et à tous les sites d opération sous sa responsabilité et ce, pour examen et copie dans le cadre de l évaluation du certificateur accrédité; N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 4 /42

5 Criteria wording (EN) a Responsibility for certification decisions a. The certification body shall have final responsibility for granting, maintaining, extending, suspending and withdrawing certification. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ b In particular, the certification organization shall: b) be responsible for all decisions related to its granting, maintaining, extending, suspending and withdrawing of certification En particulier, l organisme de certification doit : b) Être responsable de toutes les décisions liées à l octroi, au maintien, à l extension, à la suspension ou au retrait de la certification N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 5 /42

6 Criteria wording (EN) Acceptance of prior certification Where products in the production chain have been certified by other certification bodies, the certification body may accept prior certification according to defined procedures. Acceptance* may be granted when equivalent certification procedures have been applied. * Explanatory note: there could be varying acceptance situations to be covered by appropriate acceptance procedures. For example, Acceptance of certificates issued by another certification body under the same certification program and authority; Acceptance of certificates issued by another certification body working under a different certification program and authority; Certification bodies collaborating based on a defined agreement. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ When the certification body takes account of or uses, for granting its own certification (acceptance of the certification of ingredients included in a product to be certified, certification transference, etc.), the work performed by another certification body, it shall recognize decisions made by this certification body, insofar as that organization has been approved by the same administrative authority with respect to an equivalent accreditation scope. Further the Certification body shall accept residue analysis reports issued by other certifiers and laboratories in accordance with the provisions of the same standard. When the granting of a certification is not governed by a regulatory framework, the certification body may on a private basis, accept certificates issued by another certification body according either to a program coming under a different authority or a collaborative agreement instituted between the concerned certification bodies. A certifier can approve an input approved by another certifier. In case of conflicting decisions, certifiers are requested to achieve consistent assessment by sharing their proofs of assessment. If this fails in last instance the accreditation authority (technical Director / technical Committee) shall decide after screening the provided technical information on the materials (chemicals) in question. In any circumstances, the certification body shall maintain its responsibility for the certification decision resulting from this recognition or acceptance Lorsque l organisme tient compte de ou utilise, pour garantir sa propre certification, les travaux d un autre organisme de certification (acceptation de la certification, d ingrédients présents dans un produits à certifier, transfert de certification, etc.), il reconnaît les décisions de certification prises par cet autre organisme de certification, dans la mesure où celuici a été agréé par la même autorité administrative, pour une portée d accréditation identique. L'organisme de certification accepte les rapports d'analyse sur les résidus, provenant d'autres certificateurs ou laboratoires conformément aux dispositions de la même norme. Lorsque l octroi d une certification n est pas régi par un cadre réglementaire, l organisme peut, sur une base privée, accepter les certificats délivrés par un autre organisme de certification, dans le cadre d un programme relevant d une autorité différente, ou d un accord de collaboration entre ces organismes. L organisme peut après examen accepter un intrant considéré comme approuvé par un autre certificateur. En cas de désaccord sur le résultat d évaluation, les certificateurs concernés partagent leurs constats d évaluation pour parvenir à une évaluation commune. S ils n y arrivent pas, ils soumettent le cas à l autorité d accréditation (Directeur technique/comité technique) qui prendra en dernier recours une décision après une analyse des renseignements techniques fournis sur les substances (produits chimiques) en question. En toutes circonstances, l organisme conserve sa responsabilité en ce qui concerne la décision de certification qui sera prise à l issue de cette reconnaissance ou acceptation. N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 6 /42

7 2.2.1 a b General Criteria wording (EN) a. The certification body shall employ sufficient personnel competent to perform certification functions and operate its system. b. The certification body shall ensure that personnel have knowledge relevant to the scope of certification issued (farming operations, processing facilities, geographic areas, group certification). CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ j j) employ a sufficient number of personnel having the education, training, technical knowledge and required experience for performing certification functions relating to the type, range and volume of work performed, under a responsible senior executive; The use of volunteer personnel is acceptable as long as they are not responsible for carrying out administrative functions at the very core of the certification body's operations in no case shall inspection activities be carried out by volunteer personnel; The certification body shall have an adequate salary mass such that it can secure the quantity of qualified personnel necessary to operate its certification program and the number of person/days worked and remunerated must, at any time, correspond to its requirements in qualified personnel; The administrative and technical equipment available to personnel must be both adequate and reliable. j) Employer un personnel en nombre suffisant, possédant l éducation, la formation, la compétence technique et l expérience requises, pour effectuer les tâches de certification pertinentes au type, à la portée et au volume du travail à réaliser, dirigé par un cadre supérieur responsable ; Lorsque l organisme emploie du personnel bénévole, celui-ci n a pas la responsabilité d accomplir les fonctions administratives qui sont au cœur du fonctionnement de l organisme de certification et en aucun cas, les activités d inspection ne sont effectuées par du personnel bénévole. Dans les faits, l organisme doit posséder une masse salariale adéquate pour, lui permettre de se doter de la quantité de personnel qualifié requise pour opérer son programme de certification. Dans ce contexte, le nombre de jours/personnes travaillés et rémunérés doit, en tout temps, correspondre aux besoins en personnel qualifié. L équipement administratif et technique mis à la disposition du personnel et être adéquat et fiable c c. The certification body shall maintain up-to-date records on personnel Information on the relevant qualifications, training and experience of each member of the personnel involved in the certification process shall be maintained by the certification body. Records of training and experience shall be kept up to date, in particular the following: a) name and address; b) organization affiliation and position held; c) educational qualification and professional status; d) experience and training in each field of the certification body s competence; e) date of most recent updating of records; f) performance appraisal L organisme de certification doit tenir à jour les informations relatives aux qualifications, à la formation et à l expérience de chaque membre du personnel intervenant dans le processus de certification. Des dossiers précisant la formation et l expérience acquise doivent être tenus à jour, comprenant notamment : a) Nom et adresse; b) Affiliation et fonction au sein de leur organisation; c) Formation et statut professionnel; d) Expérience professionnelle et formation dans chacun des domaines de compétence de l organisme de certification; e) Date de la dernière mise à jour de l enregistrement; f) Évaluation de la performance. N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 7 /42

8 Criteria wording (EN) a Qualification criteria and documentation a. The certification body shall define minimum criteria for the competence of personnel. Criteria should specify minimum education, training, technical knowledge and work experience relevant to the scope of certification issued. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ In order to ensure that evaluation and certification are carried out effectively and uniformly, the minimum relevant criteria for the competence of personnel shall be defined by the certification body, more particularly as regards education, training, technical knowledge and work experience relevant to the field of certification Afin d assurer le déroulement correct et uniforme de l évaluation et de la certification, l organisme de certification doit fixer les critères minimaux de compétence du personnel concerné, notamment au chapitre de l éducation, de la formation, des connaissances techniques et de l expérience de travail pertinentes au domaine de certification b b. The certification body shall maintain up-to-date documents describing the respective responsibilities of assigned personnel b b. The certification body shall maintain up-to-date documents describing the respective responsibilities of assigned personnel i Clearly documented instructions shall be available to the personnel describing their duties and responsibilities ii These instructions shall be maintained up-todate Des instructions clairement documentées doivent être fournies au personnel concerné, décrivant ses tâches et responsabilités Ces instructions doivent être tenues à jour. N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 8 /42

9 Capacity-building Criteria wording (EN) The certification body shall ensure that personnel involved in certification (i.e. inspectors and other certification personnel, including members of technical committees) have and continue to have upto-date technical knowledge in their respective fields of activity to enable them to conduct evaluation and certification effectively and uniformly. In particular, the certification body shall a. Review the competence of its personnel in light of their performance in order to identify training needs; and b. Ensure that new personnel have sufficient competence.* * Explanatory note: for example, new personnel could be required to complete a training course in conducting organic inspection and evaluation and/or undergo a defined on-site apprenticeship period Organizational capacity-building CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ - The certification body shall ensure that personnel involved in certification (i.e. inspectors and other certification personnel, including Technical Committee members) have and continue to have up-to-date technical knowledge in their respective fields of activity to enable then to conduct evaluation and certification effectively and uniformly. In particular, the certification body shall: a) review the competence of its personnel in light of their performance in order to identify training needs, and Explanatory note: it is industry practice to conduct performance reviews of personnel responsible for evaluation, inspection and certification on an annual basis b) ensure that new personnel have sufficient competence. Explanatory note: for example, new personnel could be required to complete a training course in conducting inspection and evaluation and/or undergo a defined on-site apprenticeship period, corresponding to the certification field to which it will be assigned. 5.3 Développement de la capacité organisationnelle L organisme de certification s assure que le personnel impliqué dans le processus de certification (c.à.d. inspecteurs et autre personnel de certification, incluant les membres des Comités techniques) possèdent et continuent de posséder une connaissance technique actualisée dans leur champs d activité respectifs pour leur permettre d effectuer de façon efficace et uniforme l évaluation et la certification. Le certificateur doit notamment : a) apprécier la compétence des membres de son personnel à la lumière de leur performance de façon à identifier les besoins de formation, et Note explicative : C est une pratique courante dans l industrie d effectuer au moins une fois l an l évaluation de la performance du personnel affecté à l évaluation, l inspection et la certification b) s assurer que le nouveau personnel soit suffisamment compétent. Note explicative : par exemple, il peut être demandé au nouveau personnel de compléter une session de formation en matière d inspection ou d évaluation ou de suivre une période d apprentissage définie sur le terrain, correspondant au domaine de certification auquel il sera affecté a Assignment of personnel The certification body shall require personnel, including committee members, involved in the certification process to: a. Commit themselves to observing the policies and procedures of the certification body; [ ] a The certification body shall require its personnel involved in the certification process to sign a contract or other document in which they commit themselves: a) to comply with the rules defined by the certification body, including those relating to confidentiality and independence from commercial and other interests; their employer, (if need be), with a supplier or product designer; L organisme de certification doit faire signer aux membres du personnel intervenant dans le processus de certification un contrat ou un autre document dans lequel ceux-ci s engagent : a) À se conformer aux règles définies par l organisme de certification, y compris celles relatives à la confidentialité et à l indépendance vis-àvis d intérêts commerciaux et autres, et leur employeur, le cas échéant, avec un fournisseur ou concepteur de produits; N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 9 /42

10 Criteria wording (EN) b b. Declare any prior or present association on their own part, or on the part of their employer, with an operator seeking certification to which they are to be assigned to perform certification procedures Assignment of committees The certification body shall have formal rules and structures for the appointment and operation of any committees that are involved in the certification process, reflecting requirements of and Subcontracting (outsourcing) When a certification body decides to subcontract work (outsourcing) related to certification (e.g. inspection) to an external body or person, an agreement covering the arrangements, including confidentiality and conflict of interest, shall be drawn up. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ b b) to declare any prior and/or present association on their own part, or on the part of their employer, with a supplier or a designer of products to the evaluation or certification of which they are to be assigned n n) have formal rules and structures for the appointment and operation of any committees involved in the certification process; such committees shall: be free from any commercial, financial and other pressures that might influence decisions; be endowed with a structure where members are chosen to provide a balance of interests, and where no single interest predominates provide supervision mechanisms in order to exercise control over for such decisions where they are further delegated to individual certification officers; When a certification body decides to subcontract work related to certification, (e.g., testing or inspection) to a person or an external body, a properly documented agreement shall be drawn up as to cover the arrangements including confidentiality and conflict of interest as well as the requirements to comply with all relevant aspects of the accreditation authority criteria for certification bodies. b) À déclarer toute association antérieure ou actuelle de leur part ou de la part de leur employeur, le cas échéant, avec un fournisseur ou un concepteur des produits, à l inspection ou à la certification desquels ils doivent être affectés. n) Avoir des règles et des structures formelles régissant la désignation et le fonctionnement de tout comité engagé dans le processus de certification; de tels comités doivent être libres de toutes pressions commerciales, financières et autres susceptibles d influencer leurs décisions; une structure dans laquelle les membres sont choisis de façon à ménager un équilibre encombrés d aucun intérêt particulier prédominant à la suite de la sélection de ses membres pourvus de mécanismes de supervision en vue d exercer un contrôle sur les décisions liées à la certification lorsque celles-ci ont été déléguées à du personnel de l organisme de certification; Lorsqu un organisme de certification décide de sous-traiter des travaux relatifs à la certification (par exemple, l inspection) à une personne ou à un organisme extérieur, cette relation doit être correctement documentée, incluant toutes les dispositions contractuelles, y compris les exigences quant à la confidentialité et aux conflits d intérêts, de même qu un engagement à respecter tous les aspects pertinents, des exigences de l instance d accréditation pour les organismes de certification. N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 10 /42

11 2.2.6 a b c i c ii Criteria wording (EN) The certification body shall a. Take responsibility for such subcontracted work. b. Keep final responsibility for the granting, maintaining, renewing, extending, suspending or withdrawing of certification. Delegation of certification decisions may only take place based on the requirements in accordance with the provisions of the ISO/IEC GUIDE 68:2002(E). The certification body shall [ ] c. Ensure that the subcontracted body or person is: Competent to perform the subcontracted work, Not involved, either directly or through the body/person s employer, with the operation, process or product that is subject to certification in any way that may compromise impartiality, and [ ] c iii The certification body shall [ ] c. Ensure that the subcontracted body or person is : [ ] Committed to the policies and procedures as defined by the certification body a The certification body shall: CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ - a) take full responsibility for subcontracted work and maintain its responsibility for granting, maintaining, extending, suspending or withdrawing certification, including when the body uses work done by another certification body to which it is linked through an agreement, in order to guarantee its own certification; b The certification body shall: [ ] b) ensure that the body or person in charge of subcontracting is competent and complies with the applicable provisions of this program and other standards or requirements related to testing, inspection or other technical activities, and is not involved, either directly or through the person s employer, with the design or production of the product in such a way that impartiality would be compromised; b The certification body shall: [ ] b) ensure that the body or person in charge of subcontracting is competent and complies with the applicable provisions of this program and other standards or requirements related to testing, inspection or other technical activities, and is not involved, either directly or through the person s employer, with the design or production of the product in such a way that impartiality would be compromised; L organisme de certification doit : a) Prendre l entière responsabilité des travaux donnés en sous-traitance et conserver sa responsabilité en ce qui concerne l octroi, le maintien, l extension, la suspension ou le retrait de la certification, y compris lorsque l organisme utilise, pour garantir sa propre certification, les travaux d un autre organisme de certification auquel il est lié par un accord; L organisme de certification doit : [ ] b) S assurer que l organisme chargé ou la personne chargée de la sous-traitance ont la compétence requise et se conforment aux dispositions applicables du présent programme et de toute autre norme et exigence pertinentes aux contrôles et autres activités techniques, et ne sont engagés, ni directement, ni par l intermédiaire d un employeur, dans la conception ou la production d un produit de telle sorte que l impartialité pourrait être compromise; L organisme de certification doit : [ ] b) S assurer que l organisme chargé ou la personne chargée de la sous-traitance ont la compétence requise et se conforment aux dispositions applicables du présent programme et de toute autre norme et exigence pertinentes aux contrôles et autres activités techniques, et ne sont engagés, ni directement, ni par l intermédiaire d un employeur, dans la conception ou la production d un produit de telle sorte que l impartialité pourrait être compromise; d d. Monitor the performance of the persons or bodies subcontracted for the work d d) monitor the performance of the persons or bodies subcontracted for the work. d) Contrôler la performance des personnes ou organismes auquel le travail a été sous-traité N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 11 /42

12 Criteria wording (EN) Organizational structure and stakeholder involvement The certification body shall be impartial; it shall not be financially dependent on single operations that are subject to its certification in any way that compromises its impartiality. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ i) i) have the financial stability and resources needed for the management of a certification system; The certification body's viability must be taken in account to ensure that it has the required financial stability and resources. The concept of viability corresponds to at least three criteria, including: 1) a critical mass of clients which allows for the maintenance and improvement of certification expertise; 2) a pool of clients diversified enough to ensure that the body is not financially dependent on a single or a very small number of large scale operators that are subject to its certification; 3) an annual turnover resulting from price setting practices that cover all costs relative to the supply of certification services (i.e., the absorption cost); 4) If the body does not fulfill these conditions, it should nevertheless display a history demonstrating the progression of business volumes and turnovers over time, proving that the organization will have the ability in the near future to generate a budgetary balance or surplus. The body must demonstrate that it operates in a viable way or in the case of doubts regarding any of the above-mentioned factors, shows that its management is striving for this situation. Note: The Accreditation authority may require from any certification body on which it has reservations regarding viability, a business plan showing the objectives and the methods it will implement to conform to the above-mentioned criteria. i) Disposer de la stabilité et des ressources financières requises pour la gestion d un système de certification; La viabilité de l organisme de certification doit être prise en compte pour s assurer que celui-ci dispose de la stabilité et des ressources financières requises. La notion de viabilité correspond à au moins trois critères soit : 1) Une masse critique de clients permettant d assurer le maintien et l amélioration des compétences de certification ; 2) Un bassin de clients suffisamment diversifié pour assurer que l organisme ne dépend pas pour sa survie financière d un seul ou de quelques exploitants d envergure assujettis à la certification ; 3) Un chiffre d affaires annuel qui résulte de pratiques de tarification qui couvrent l ensemble des coûts reliés à la fourniture de services de certification, soit le coût de revient complet ; 4) Si l organisme ne répond pas à ces conditions, il devrait néanmoins afficher un historique de progression du volume et du chiffre d affaires dans le temps, de façon à démontrer que l organisme sera en mesure, dans un avenir rapproché, de générer un équilibre ou un surplus budgétaire. L organisme doit prouver qu il exerce son activité dans des conditions viables ou lorsque l un des éléments est en doute, démontrer que son management tend vers cette situation. Note : L instance d accréditation pourra exiger de tout organisme de certification à propos duquel il a des réserves sur la viabilité, qu il lui soumette un plan d affaires, permettant de connaître ses objectifs de même que les moyens qu il compte implanter pour se conformer aux critères susmentionnés. N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 12 /42

13 Criteria wording (EN) a Specifically, the certification body shall have a documented structure which safeguards impartiality by : a. Including provisions to ensure the impartiality of the operations of the certification body; and b. Providing for the participation of all parties concerned in a way that balances interests and prevents commercial or other interests from unduly influencing decisions.* * Explanatory note: a committee representing key interests such as those of clients, other industry representatives, representatives of government services, or representatives of nongovernmental organizations, including consumer organizations could be established to consider whether the certification body management meets the structural requirements Management of impartiality The certification body shall identify, analyze and document the possibilities for conflicts of interest arising from its provision of certification, including any conflicts arising from its relationships. Rules and procedures shall be established to prevent or minimize threat of conflicts of interest. In particular, the certification body shall a. Require personnel, committee and board members to declare existing or prior association with an operation subject to certification. Where such an association threatens impartiality, the certification body shall exclude the person concerned from work, discussion and decisions at all stages of the certification process related to the potential conflict of interest ; CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ e e) have a documented structure which safeguard impartiality, including provisions to ensure the impartiality of the operations of the certification body; this structure shall allow the participation of any parties significantly concerned in the development of policies and principles regarding the content and functioning of the certification system. Explanatory note: When the certification body governing structure fails to fulfill the above mentioned criteria, it may establish a committee representing key interests such as those of clients, other industry representatives, representatives of government services, or representatives of non-governmental organizations, including consumer organizations in order to meet the structural requirements a a) be impartial. The certification body shall identify, analyze and document the possibilities for conflicts of interest arising from its provision of certification, whether they arise within the certification body or from the activities of related bodies. When the certification body identifies and assigns responsibilities and tasks to members of its staff, it must ensure that impartiality is not in jeopardy by establishing rules and procedures to prevent or minimize threat of conflicts of interest. As part of these procedures, personnel, Committees and Governing Body members are required to declare existing or prior association with an operation subject to certification. Where such association threatens impartiality, the person concerned shall be excluded from any works, discussions and decisions at all stages of the certification process related to the potential conflict of interest; e) Disposer d une structure qui préserve son impartialité avec des dispositions visant à assurer l impartialité de fonctionnement de certification; cette structure doit permettre la participation de toutes les parties concernées de façon significative par l élaboration de politiques et de principes relatifs au contenu et au fonctionnement du système de certification; Note explicative : à défaut que la structure dirigeante de l organisme ne soit constituée de cette façon, celleci peut former un comité représentant les intérêts clés tels que ceux des clients, d autres représentants de l industrie, représentants de services gouvernementaux, ou représentants d organismes non-gouvernementaux, incluant les organisations de consommateurs, afin de satisfaire aux exigences structurelles. a) Être impartial. L organisme doit identifier, analyser et documenter les possibilités de conflits d intérêt reliés à ses prestations de certification, provenant des activités de l organisme et de celles d organismes apparentés. Lorsque l organisme de certification identifie et assigne aux membres de son personnel des responsabilités et tâches, il doit s assurer que l impartialité n est pas compromise, grâce à l établissement de règles et procédures visant à prévenir ou minimiser toute menace de conflits d intérêt. Dans le cadre de telles procédures, les membres du personnel, des Comités et de l instance dirigeante sont requis de déclarer toute association existante ou antérieure avec une entité assujettie à la certification. Lorsqu une telle association est susceptible de menacer l impartialité, la personne concernée doit être exclue de tout travail, discussion et décision à tous les stages du processus de certification affectés par le conflit d intérêt potentiel; N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 13 /42

14 Criteria wording (EN) a b. Follow defined rules for appointing and operating committees involved in certification activities to ensure that decisions taken are not influenced by any commercial, financial and/or other interest i Division of functions The certification body shall not provide any other products or services which could compromise the confidentiality, objectivity or impartiality of its certification process and decisions ii In case the certification body also performs other activities in addition to certification, it shall apply additional measures to ensure that the confidentiality, objectivity and impartiality of its certifications are not affected by these other activities iii a In particular the certification body shall not a. Produce or supply products of the type it certifies; [ ] CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ m m) Together with its senior executive and staff, be free from any commercial, financial and other pressures which might influence the results of the certification process. The certification body shall follow defined rules for appointing and operating committees involved in certification activities to ensure that decisions taken are not influenced by any commercial, financial and/or other interest. Unless the organization did set up a decision procedure resting on objective evaluation mechanisms that are impervious to any financial or commercial pressure, any person having a preponderant role in the body s governance (owner, majority shareholder, etc.) shall not be involved in the certification process o iii [ ] The certification body shall not: Provide any other products or services which could compromise the confidentiality, objectivity or impartiality of its certification process and decisions o iv [ ] It shall apply additional measures to ensure that the confidentiality, objectivity and impartiality of its certifications are not affected by any other activities performed by the certification body in addition to certification o i [ ] The certification body shall not: supply or design products of the type it certifies; m) Être, comme son cadre supérieur et son personnel, libre de toutes pressions commerciales, financières et autres susceptibles d influencer les résultats du processus de certification. L organisme doit observer des règles définies pour désigner et opérer les comités impliqués dans les activités de certification afin d assurer que les décisions ne soient pas prises sous l influence d intérêts commerciaux, financiers ou autres. À moins que l organisme n ait mis en place une procédure de décision reposant sur des mécanismes d évaluation objectifs et insensibles à toute pression financière ou commerciale, toute personne ayant un rôle prépondérant dans la gouvernance de l organisme (propriétaire, actionnaire majoritaire, etc.) ne doit pas être impliquée dans le processus de certification. [ ] en outre, l organisme de certification ne doit pas : Ne fournir aucun autre service susceptible de compromettre la confidentialité, l objectivité ou l impartialité de son processus et de ses décisions de certification. [ ] Il doit prendre des mesures additionnelles pour s assurer que la confidentialité, l objectivité et l impartialité de ses certifications ne sont pas affectées par toute autre activité réalisée par l organisme en plus de la certification. [ ] en outre, l organisme de certification ne doit pas : Fournir ou concevoir aucun produit du type de ce qu il certifie; N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 14 /42

15 Criteria wording (EN) iii b In particular the certification body shall not [ ] b. Give advice or provide consultancy services to the applicant/operator as to methods of dealing with matters which are barriers* to the certification requested.** * Explanatory note: barriers can be, for example, non-conformities identified in the course of the certification process iii **Explanatory note: explanations regarding the standard production standard are not considered to be advice or consultancy i Accessibility The certification body shall make its services equally accessible to all applicants whose activities fall within its declared field of operation ii It shall work according to non-discriminatory policies and procedures ii Ensuring that no undue financial (e.g. with regard to the fee structure) or other conditions* are applied. *Explanatory note: access shall not be conditional upon, for example, the size of the supplier, or membership of any association or group, or number of certificates already issued The certification body shall provide access to information to ensure confidence in the integrity and credibility of its certification. The certification body shall make available (through publications, electronic media or other means) on request : o ii [ ] The certification body shall not: CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ - Give advice or provide consultancy services to the applicant as to methods of dealing with matters which are barriers to the certification requested; o ii Note: Specific advice given to the applicant is limited to explanations of the standards or certification requirements to which the applicant is subjected. General information or training may be given as long as this service is offered to all applicants/operators in a non-discriminatory manner The certification body shall make its services equally available to all applicants whose activities fall within its declared field of operation i The policies and procedures under which a certification body and its administration operate shall be non-discriminatory and shall be administered in a non-discriminatory manner a a) There shall not be undue financial or other conditions. Access shall not be conditional upon the size of the supplier or membership of any association or group, nor certification shall not be conditional upon the number of certificates already issued a The certification body shall provide (through publications, electronic media or other means), update at regular intervals, and make available upon request the following: a) information about the authority under which the certification body operates; [ ] en outre, l organisme de certification ne doit pas : Offrir ou fournir de conseils au postulant quant à ses méthodes permettant de traiter des questions faisant obstacle à l obtention de la certification demandée; Note : tout conseil donné au requérant se limite à des explications sur les exigences normatives et de certification auxquelles le requérant est assujetti. De l information générale ou de la formation peut être donnée tant que ce service est offert, sans discrimination, aux postulants/exploitants inscrits L organisme de certification doit faire en sorte que ses services soient également accessibles à tous les fournisseurs dont les activités relèvent de son domaine de compétence déclaré Les politiques et procédures régissant le fonctionnement de l organisme de certification et leur gestion doivent être non discriminatoires et gérées d une manière non discriminatoire a) Il ne doit pas y avoir de conditions financières ou autres qui soient indues. L accès ne doit pas être fonction de la taille de l entreprise du fournisseur ou de son adhésion à une association ou à un groupe, et la certification ne doit pas dépendre du nombre d exploitants déjà certifiés L organisme de certification doit fournir (à l aide de publications, de moyens informatiques ou autres), mettre à jour à intervalles réguliers et mettre à disposition sur demande : a) Des renseignements quant à l autorité dont dépend l organisme de certification; N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 15 /42

16 2.4.1 a b c d Criteria wording (EN) a. The standard to be met by operators in order to obtain/maintain certification; b. Information about procedures applied for evaluating whether operators meet the applicable standard; c. Information about procedures applied to cases where certification is extended; d. Information about procedures and sanctions applied where non-conformities with standards are detected; CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ b b) a documented statement of its product certification system, including the specification manual to be met by operators as well as its rules and procedures for granting, maintaining, extending, suspending and withdrawing certification; e e. The fee structure for its services; d d) a description of the means by which the organization obtains financial support and general information on the fees charged to applicants and to suppliers of certified products; f f. A description of the rights and duties of operators, including requirements, restrictions or limitations on the use of any certification logo and on ways of referring to the certification granted; g g. Information about procedures for handling general complaints and appeals against its certification decisions; and h h. A list of certified operations and the scope of their certification e e) a description of the rights and duties of applicants and suppliers of certified products, including requirements, restrictions or limitations on the use of the mark of certification of the body and on the ways of referring to the certification granted; f f) Information about procedures for handling complaints, appeals and disputes g g) a directory of certified products and their suppliers, identifying, for each certified product, which program s standards it meets Confidentiality Confidentiality 4.10 Confidentialité b) Une description documentaire de son programme de certification, y compris le cahier des charges devant être appliqué par les opérateurs de même que ses règles et procédures d octroi, de maintien, d extension, de suspension et de retrait de la certification; d) Une description des moyens par lesquels l organisme subvient à ses besoins financiers, ainsi que des renseignements d ordre général concernant les frais facturés aux demandeurs de certification et aux fournisseurs de produits certifiés; e) Une description des droits et des obligations des demandeurs de certification et des fournisseurs de produits certifiés, y compris les exigences, restrictions ou limitations applicables à l utilisation de la marque de l organisme de certification et à la manière de faire état de la certification octroyée; f) des renseignements sur les procédures pour le traitement des plaintes, les appels et les contestations g) un répertoire des produits certifiés et des fournisseurs de tels produits, en identifiant pour chaque produit certifié le ou les programmes desquels le produit certifié répond aux normes. Om N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 16 /42

17 Criteria wording (EN) In order to gain privileged access to information, the certification body shall make adequate arrangements to safeguard the confidentiality of the information obtained in the course of its certification activities at all levels of its organization, including committees and external bodies or individuals acting on its behalf a Arrangements shall a. Protect proprietary information of a client against misuse and unauthorized disclosure; and b b. Grant the certification body the right to exchange information with other certification bodies and/or authorities to verify the authenticity of the information a Reference to certification and use of certification logo (mark) The certification body shall a. Exercise control over ownership, use and display of licenses, certificates and logos that it can authorize certified operators to use. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ The certification body shall have made adequate arrangements consistent with applicable laws to safeguard confidentiality of the information obtained in the course of its certification activities at all levels of its organization, including committees and external bodies or individuals acting on its behalf Except as required in this program or by law, information gained in the course of certification activities about a particular product or supplier shall not be disclosed to a third party without the written consent of the supplier. Where the law requires information to be disclosed to a third party, the supplier shall be informed of the information provided as permitted by the law The certification body shall reserve oneself the right to exchange information with other certification bodies and/or administrative authorities to verify the authenticity of information In accordance with the provisions of the labeling and licensing guidelines pertainings to each certification scheme, the certification body shall exercise proper control over ownership, use and display of licenses, certificates and marks of conformity (see the Glossary for definitions of these terms) L organisme de certification doit avoir pris des dispositions adéquates, conformes aux lois en vigueur, pour assurer la confidentialité de l information recueillie dans le cadre de ses activités de certification à tous les paliers de son organisation, y compris celui des comités et des organismes ou personnes externes agissant pour son compte Sauf exceptions prévues dans le présent programme, ou par une loi du gouvernement, l information recueillie dans le cadre des activités de certification à propos d un produit ou d un fournisseur déterminé ne doit pas être divulguée à des tiers sans l accord écrit du fournisseur. Lorsque la loi prescrit la divulgation d information à des tiers (par exemple, dans le cas d une poursuite), le fournisseur doit être avisé de l information qui a été communiquée, conformément à la loi L organisme se réserve le droit d échanger de l information avec d autres organismes de certification ou autorités administratives en vue de vérifier l authenticité de l information Conformément aux dispositions touchant l étiquetage et les lignes directrices relatives à l attribution des licences ayant trait à chaque schéma de certification l organisme de certification doit dûment contrôler les droits de propriété, l utilisation et la manière de faire état des licences, certificats et marques de conformité. (Voir définitions de ces notions dans le glossaire). N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 17 /42

18 Criteria wording (EN) b b. Be able to request an operator to discontinue use of certificates and logos that it authorizes certified operators to use. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ The license is withdrawn if the company : a) ceases doing business with the certifier; b) ceases to supply, as affiliated operator, a customer whose products are certified by the certifier; c) ceases, if it sells private label products without itself owning a certificate, to purchase from suppliers whose products are certified by the certifier; La licence est obligatoirement retirée lorsque l entreprise: a) cesse de faire affaire avec le certificateur; b) cesse d approvisionner, à titre d exploitant affilié, un client dont les produits sont certifiés par l organisme de certification; d) cannot demonstrate that it is able to comply with the prescribed standards for operations mentioned in its certification application. c) cesse, si elle commercialise des produits sans marque privée sans elle-même détenir de certificat, de s approvisionner auprès de fournisseurs dont les produits sont certifiés par l organisme de certification; c c. Apply suitable actions to deal with incorrect references to the certification system or misleading use of licenses, certificates or logos that it authorizes certified operators to use The certification body must possess written rules authorizing the use of its mark (including approval of projects for labels to be affixed on certified products) and is responsible for delivering compliance certificates. The body must have written procedures allowing it to process cases of abusive use, particularly those involving false statements regarding a product's certification or the incorrect use of its certification marks. The certifier must have procedures ensuring that its clients do not allow its certification mark be used in any way likely to lead to confusion among consumers. d) ne peut démontrer qu elle est en mesure de se conformer aux normes prescrites en regard des opérations mentionnées dans sa demande de certification L organisme de certification doit avoir des règles écrites lorsqu il autorise l utilisation de sa marque (incluant l approbation des projets d étiquettes de produits à apposer sur les produits certifiés) et qu il délivre des certificats de conformité. L organisme doit disposer de procédures écrites pour lui permettre de traiter les cas d utilisation abusive, notamment les affirmations fausses relatives à la certification du produit ou le mauvais usage qui pourrait être fait de ses marques. L organisme doit avoir des procédures visant à assurer que ses clients ne permettent pas que sa marque de certification soit utilisée d une manière susceptible de prêter à confusion pour les acheteurs a i General a. The certification body shall define, document and implement a quality management system in accordance with the relevant elements of these requirements so as to impart confidence in its ability to perform organic certification. [ ] i The management of the certification body having executive responsibility for quality shall define and document its policy for quality and its objectives for, and commitment to quality. [ ] La direction de l organisme de certification responsable de la qualité doit définir et documenter sa politique qualité, ainsi que ses objectifs et son engagement en matière de qualité. [ ] N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 18 /42

19 Criteria wording (EN) a ii [ ] The quality management system shall be effective and appropriate for the type, range and volume of work performed b b. The management shall ensure that the quality management system is understood, implemented and maintained at all levels of the organization a Management system manual a. The certification body shall address and document all applicable procedures, either in a manual or in associated documents, in order to ensure uniform and consistent application. [ ] b i b. The manual and associated documents, as appropriate for the type, range and volume of work performed, and considering the number of personnel involved in the process, shall contain: An organizational chart showing lines of authority, responsibilities and allocation of functions; b ii A description of procedures applied by the certification body in the course of performing certification, including granting, maintaining, renewing, extending, suspending and withdrawing of certification; b iii Procedures for the recruitment, selection, training and assignment of the certification body s personnel (as outlined under 2.2.); CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ i The certification body shall operate an effective quality system in accordance with the relevant elements appearing in this program and appropriate for the type, scope and volume of work performed ii The management shall ensure that this policy is understood, implemented and maintained at all levels of the organization The quality system shall be documented in a quality manual and in complementary quality procedures, [ ] d and the manual shall contain or refer at the least to the following: [...] d) an organization chart showing lines of authority, responsibility and allocation of functions stemming from the senior executive (personnel and functional organization chart); l and the manual shall contain or refer at the least to the following: [...] l) procedures for evaluating products and implementing the certification process, including: the conditions for the issue, retention and withdrawal of certification documents in particular when a product certification is not renewed [ ] i and the manual shall contain or refer at the least to the following: [...] i) the procedure for the recruitment, selection and training of certification body personnel (including inspectors who visit sites) and monitoring of their performance as compared with services described in the function definitions; L organisme de certification doit gérer un système qualité efficace, en conformité avec les éléments pertinents du présent programme et correspondant au type, à la portée et au volume des travaux effectués [ ] La direction doit s assurer que sa politique est comprise, mise en œuvre et maintenue à tous les niveaux de l organisation Le système qualité doit faire l objet d une documentation dans un manuel qualité et dans des procédures qualité complémentaires; [ ] en outre, le manuel qualité doit contenir au minimum les éléments suivants ou s y référer : [ ] d) Un organigramme indiquant la hiérarchie, les responsabilités et la répartition des fonctions à partir du cadre responsable (organigramme hiérarchique et fonctionnel nominatif); en outre, le manuel qualité doit contenir au minimum les éléments suivants ou s y référer : [ ] l) Les procédures pour l évaluation des systèmes de production et la mise en œuvre du processus de certification, y compris : Les conditions de délivrance, de conservation et de retrait de documents de certification, notamment lorsque la certification des produits n est pas renouvelée [ ] en outre, le manuel qualité doit contenir au minimum les éléments suivants ou s y référer : [ ] i) La procédure relative au recrutement, à la sélection et à la formation du personnel de l organisme de certification (en incluant les inspecteurs qui effectuent les visites des sites) et au contrôle de sa performance en regard des prestations prévues dans les définitions de fonctions; N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 19 /42

20 Criteria wording (EN) b iv Policy and procedures for appeal against certification decisions and other complaints; and b v Policy and procedures for reviewing quality (e.g. internal audits, management review) c c. The certification body shall ensure that the manual and relevant associated documents are accessible to all relevant personnel Document control The certification body shall establish and maintain procedures to control its documents that relate to its certification functions. [ ] a [ ] In particular, the certification body a. Shall, through authorized and competent personnel, review and approve documents for adequacy prior to their original issue or any subsequent amendment ; b [ ] In particular, the certification body b. Maintain a list of all appropriate documents with the respective issue dates and duly identify their amendment status ; and c c. Control the distribution of all such documents to ensure that the appropriate documentation is provided to personnel of the certification body or its subcontractors when they are required to perform any function relating to the certification body s activities, and prevent the unintended use of obsolete documents. CAEQ Criteria (EN) Critères CAEQ (FR) CAEQ m and the manual shall contain or refer at the least to the following: [...] m) policy and procedure for dealing with appeals, complaints and disputes; n and the manual shall contain or refer at the least to the following: [...] n) procedures for conducting internal audits, based on the provisions of lso iv [ ] The distribution of all such documents shall be controlled to ensure that the appropriate documentation is made available to personnel of the certification body, subcontractor or suppliers when they are required to perform any function relating to the certification body s activities i The certification body shall establish and maintain procedures to control all documents and data that relate to its certification functions ii [ ] These documents shall be reviewed and approved for adequacy by appropriately authorized and competent personnel prior to issuing any documents following initial development or any subsequent amendment or change being made iii [ ] A listing of all appropriate documents with the respective issue and/or amendment status as well as issue dates, identified shall be maintained iv [ ] The distribution of all such documents shall be controlled to ensure that the appropriate documentation is made available to personnel of the certification body, subcontractor or suppliers when they are required to perform any function relating to the certification body s activities. en outre, le manuel qualité doit contenir au minimum les éléments suivants ou s y référer : [ ] m) La politique et la procédure de traitement des appels, plaintes et contestations; en outre, le manuel qualité doit contenir au minimum les éléments suivants ou s y référer : [ ] n) Les procédures pour conduire des audits internes sur la base des dispositions de ISO [ ] La distribution de ces documents doit être contrôlée afin de faire en sorte que le personnel de l organisme de certification, de son sous-traitant ou du fournisseur dispose de la documentation appropriée lorsqu il lui est demandé d exécuter une tâche quelconque dans le cadre des activités de l organisme de certification L organisme de certification doit définir et tenir à jour des procédures pour gérer tous les documents et données concernant ses fonctions de certification [ ] Après leur première élaboration ou après introduction ultérieure de tout amendement ou de toute modification, ces documents doivent être examinés et approuvés du point de vue de leur adéquation, par un personnel compétent et dûment autorisé, avant d être diffusés [ ] Une liste de tous les documents appropriés, avec mention de leur statut respectif (version ou amendement), ainsi que leur date de publication, doit être tenue à jour. [ ] La distribution de ces documents doit être contrôlée afin de faire en sorte que le personnel de l organisme de certification, de son sous-traitant ou du fournisseur dispose de la documentation appropriée lorsqu il lui est demandé d exécuter une tâche quelconque dans le cadre des activités de l organisme de certification. N.B. En plus des exigences d, le Référentiel d accréditation du CAEQ inclut toutes les exigences du Guide ISO 65 qui ne sont pas incluses dans, ainsi que les exigences supplémentaires relatives à la CAEQ 20 /42

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