Excel Utilisation de base MANUEL DE RÉFÉRENCE. FAC SIMILE Ce fac similé présente la table des matières, l'index et quelques pages de l'ouvrage.

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1 Microsoft Excel 2007 Utilisation de base FAC SIMILE Ce fac similé présente la table des matières, l'index et quelques pages de l'ouvrage. MANUEL DE RÉFÉRENCE

2 AVERTISSEMENT Microsoft Excel 2007 est une marque déposée de la société Microsoft. Toutes les marques citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Microsoft Excel 2007 et son contenu n engage pas la société Microsoft. Ce document contient des informations protégées par copyright. La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l article 41, d une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées à l usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective», et, d autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration, «toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite» (alinéa 1 er de l article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal. Réf : PK0302 Manuel A4 Microsoft Office Excel 2007 Utilisation de base Auteur : Philippe MOREAU, Patrick MORIÉ Mars 2008 Editeur TSoft 10, rue du Colisée Paris Tél. : Fax :

3 Avant-propos Conçu par des pédagogues expérimentés, l originalité de cet ouvrage est de vous apprendre rapidement à utiliser le logiciel Microsoft Office Excel 2007 avec efficacité. Ce manuel présente sous forme de fiches pratiques les fonctions de base d Excel 2007 et leur mode d emploi. Ces fiches peuvent être utilisées soit dans une démarche d'apprentissage pas à pas, soit au fur et à mesure de vos besoins, lors de la réalisation de vos propres documents. Une fois les bases du logiciel maîtrisées, vous pourrez également continuer à vous y référer en tant qu'aide-mémoire. Si vous vous êtes déjà aguerri sur une version plus ancienne de Microsoft Excel ou sur un autre logiciel tableur, ces fiches vous aideront à vous approprier rapidement Microsoft Office Excel version Vous trouverez chez le même éditeur Tsoft, un ouvrage d'exercices et de cas pratiques, qui vous permettra d acquérir une bonne compétence pratique sur les fonctions de base du tableur. La réalisation du parcours complet des exercices et cas pratiques constitue une excellente autoformation et vous prépare à concevoir vos propres applications de manière autonome. Un formateur pourra aussi utiliser ces cas pratiques pour animer une formation aux fonctions de base de Microsoft Word 2007 : mis à disposition des apprenants, ils permettent à chaque élève de progresser à son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres élèves.

4 Conventions typographiques Pour faciliter la compréhension visuelle par le lecteur de l utilisation pratique du logiciel, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes : Gras : les onglets, les groupes, les boutons et les zones qui sont sur le Ruban. Gras : noms des sections dans les menus ou dans les boîtes de dialogue (*). Italique : noms des commandes dans les menus et noms des boîtes de dialogue (*). Police bâton : noms de dossier, noms de fichier, texte à saisir. [xxxxx] : boutons qui sont dans les boîtes de dialogue (*). Actions : les actions à réaliser sont précédées d une puce. (*) Dans cet ouvrage, le terme «dialogue» désigne une «boîte de dialogue».

5 TABLE DES MATIÈRES 1- ERGONOMIE EXCEL Lancer Excel... 6 Arrêter Excel ou changer d application... 7 Fenêtre Excel et fenêtres classeur... 8 Fenêtre excel et fenêtres classeur... 9 Barre de formule et barre d'état Le ruban et les onglets La barre d'outils Accès rapide Les boîtes de dialogue Les menus, les galeries et les commandes Utilisation du clavier Le Bouton Office et les options Excel Annuler, restaurer, répéter et récupérer Utiliser l'aide GÉRER LES FEUILLES DE CALCUL ET LES CLASSEURS Créer un classeur Ouvrir et fermer un classeur Enregistrer un classeur Options d enregistrement Créer et utiliser des modèles Propriétés et statistiques d'un classeur Rechercher un classeur Organiser les feuilles de calcul Gérer l'affichage des feuilles METTRE EN PAGE ET IMPRIMER Mise en page Gérer les sauts de page Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 1

6 En-tête et pied de page...39 Lancer l'impression SAISIR ET MANIPULER LES DONNÉES...43 Saisir, modifier et effacer des données Sélectionner une cellule...46 Sélectionner une plage de cellules...47 Insérer et supprimer des cellules...48 Déplacer et copier des données...49 Rechercher et remplacer CRÉER LES FORMULES...53 Créer des formules Référencer des cellules...55 Formules de liaisons entre feuilles...57 Traitement des erreurs...58 Définir et utiliser des noms...62 Formules et constantes matricielles METTRE EN FORME LES CELLULES...67 Ajuster la largeur des colonnes...68 Ajuster la hauteur des lignes...69 Mettre en forme les caractères...70 Aligner et orienter le contenu des cellules Mettre en forme les nombres...73 Syntaxe des formats personnalisés Bordures des cellules Couleur, motif et texture d'arrière-plan Utiliser les thèmes Styles de cellules Reproduire des mises en forme LES FONCTIONS D EXCEL...83 Utiliser les fonctions Fonctions mathématiques...86 Fonctions trigonométriques...88 Fonctions statistiques Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

7 Fonctions d'ingéniérie Fonctions financières Fonctions date & heure Fonctions logiques et d'information Fonctions de recherche et matrices Fonctions texte INDEX Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 3

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9 ERGONOMIE D EXCEL Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 5

10 LANCER EXCEL On peut lancer Excel 2007 de diverses manières : à l aide du bouton Démarrer, en doublecliquant sur un raccourci posé sur le Bureau, ou en ouvrant un fichier Excel enregistré dans un dossier. Les procédures suivantes supposent que votre ordinateur fonctionne sous Windows Vista. Excel démarre avec un classeur ouvert dans la fenêtre application Excel : un classeur vierge ou un classeur que Excel vient d ouvrir si vous avez choisi de démarrer en ouvrant un classeur Excel existant. LANCER EXCEL AVEC LE MENU DÉMARRER Cliquez sur le bouton Démarrer à l extrémité gauche de la barre des tâches Windows, puis cliquez sur Tous les programmes, sur Microsoft Office, puis sur Microsoft Office Excel Si le nom du programme Excel 2007 a été ajouté au menu Démarrer, vous pouvez cliquer directement sur Microsoft Office Excel 2007 dans le menu Démarrer. Pour ajouter un nom de programme dans le menu Démarrer, cliquez droit sur le nom du programme puis sur Ajouter au menu Démarrer dans le menu contextuel. LANCER EXCEL AVEC UN RACCOURCI POSÉ SUR LE BUREAU Si un raccourci existe sur le Bureau, double-cliquez simplement sur le raccourci vers le programme Microsoft Excel Le raccourci vers Excel 2007, n est pas mis en place par l installation d Excel. Pour ajouter un raccourci vers un programme sur le Bureau, cliquez droit sur le nom du programme dans le menu Démarrer, puis sur Envoyer vers, puis sur Bureau (créer un raccourci) dans le menu contextuel. OUVRIR UN FICHIER EXCEL DEPUIS UN DOSSIER Un document Excel est appelé classeur parce qu'il contient plusieurs feuilles de calcul. Il est enregistré dans un fichier qui porte l'extension.xls (en mode compatibilité avec les anciennes versions Excel) ou.xlsx (au format spécifique de la version Excel 2007). Ouvrez la fenêtre Documents en cliquant sur l icône Démarrer, puis sur Documents. La fenêtre de dossier est ouverte sur le dossier Documents : sélectionnez le dossier qui contient le fichier Excel (extension.xls ou.xlsx), puis double-cliquez sur le nom du fichier. La fenêtre de dossier est l équivalent sous Windows Vista de la fenêtre Poste de travail dans les versions antérieures de Windows. OUVRIR UN FICHIER EXCEL PAR LA LISTE DES DOCUMENTS RÉCENTS Cliquez sur l icône Démarrer, puis sur Documents récents puis, dans la liste proposée par Windows, sélectionnez le fichier Excel (extension.xls ou.xlsx) parmi les fichiers récemment ouverts sous Windows. 6 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

11 ARRÊTER EXCEL OU CHANGER D APPLICATION Arrêter Excel consiste à arrêter l application et à la retirer de la mémoire. Changer d application ou basculer vers une autre application consiste à quitter la fenêtre Excel tout en conservant Excel en mémoire pour travailler avec une autre application dans une autre fenêtre. On pourra par la suite revenir à la fenêtre Excel. ARRÊTER EXCEL Cliquez sur le Bouton Office puis au bas du menu cliquez sur le bouton [X Quitter Excel]. Tous les classeurs Excel ouverts vont alors être fermés. Si des modifications apportées à un classeur ouvert n ont pas été enregistrées, Excel affichera un message d avertissement : Dans ce cas, cliquez sur l un de ces trois boutons : [Oui] pour enregistrer le classeur, [Non] pour ne pas enregistrer les modifications, [Annuler] pour revenir au classeur sans arrêter Excel. Vous pouvez choisir de fermer une fenêtre Excel sur un classeur sans fermer les autres : cliquez sur le Bouton Office puis sur Fermer ou cliquez sur la case de fermeture de Excel, à l extrémité droite de sa barre de titre ou +. BASCULER VERS UNE AUTRE APPLICATION Plusieurs programmes (par exemple Excel et Word) peuvent avoir été lancés. Il est possible de basculer instantanément de l un vers l autre, notamment pour copier/coller des informations. La barre des tâches Windows contient un bouton pour chaque application. Dans la barre des tâches, cliquez sur le bouton associé à l application ou au classeur ouvert à faire passer au premier plan, ou ici, trois applications actives en maintenant la touche enfoncée, tapez sur la touche pour faire défiler dans une minifenêtre le nom des applications. Lorsque le nom de l application voulue s'affiche relâchez la pression. Pour revenir à la fenêtre Excel : dans la barre des tâches, cliquez sur le bouton associé au classeur ouvert sous Excel ou à l application Excel ou utilisez +. À partir d un certain nombre de classeurs, la barre des tâches ne contient plus un bouton par classeur ouvert, mais un seul bouton pour Excel qui affiche le nombre de classeurs ouverts ainsi qu une petite flèche. Quand on clique sur ce bouton, une liste se déroule et affiche les noms des classeurs ouverts : il suffit alors de cliquer sur le nom de celui à faire passer au premier plan. FERMER UN CLASSEUR Chaque classeur est ouvert dans une fenêtre Excel, fermer un classeur est équivalent à fermer une fenêtre Excel. Fermer le dernier classeur Excel ouvert revient à arrêter Excel. Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 7

12 FENÊTRE EXCEL ET FENÊTRES CLASSEUR PHYSIONOMIE DE LA FENÊTRE EXCEL La fenêtre Excel permet d'afficher et de travailler sur des feuilles de calcul multiples. Les cellules d'une feuille de calcul sont repérées par leur numéro de colonne (A,B,C ) et leur numéro de ligne (1,2,3 ) qui sont affichés en en-tête de colonne et de ligne. Sur le pourtour de la fenêtre sont disposés les outils de travail de l'application Excel. ❸ ❶ ❷ ❹ ❺ Les coordonnées de la cellule active sont surlignées dans les en-têtes de colonnes et de lignes. ❻ ❽ ❼ ❾ ❶ Barre de titre : elle affiche le nom du classeur en cours. Si le classeur n a encore jamais été enregistré il est nommé automatiquement ClasseurN (nième classeur créé). À droite, les icônes Réduire, Plein-écran et Fermer permettent d'agir sur la fenêtre. ❷ Bouton Office qui permet d accéder au menu déroulant des commandes de fichier Nouveau, Ouvrir, Fermer, Enregistrer et Imprimer ❸ Barre d outils Accès rapide dans laquelle vous placez les outils que vous utilisez le plus fréquemment. Certaines commandes ne se trouvent sous aucun onglet du ruban, vous pouvez les ajouter à la barre d'outils Accès rapide pour pouvoir les utiliser. ❹ Ruban : il permet d accéder aux commandes d'excel organisées par tâches sous des onglets. chaque onglet contient plusieurs groupes d outils, par exemple l onglet Accueil contient les groupes Presse-papiers, Police, Alignement, Nombre, Style, Cellule et Edition. ❺ Barre de formule : contient à gauche une zone qui affiche l'adresse ou le nom de la cellule active ou de la sélection, et à droite une zone de saisie/modification du contenu de la cellule active. Pour masquer la barre de formule ou la rendre visible : Onglet Affichage>groupe Afficher/Masquer, décochez ou cochez la case < Barre de formule>. ❻ Barre de défilement vertical : faites glisser le curseur ou cliquez sur les flèches de défilement pour faire défiler verticalement la feuille dans la fenêtre. ❼ Barre de défilement horizontal : faites glisser le curseur ou cliquez sur les flèches de défilement pour faire défiler horizontalement la feuille. ❽ Barre des onglets des feuilles du classeur permet de sélectionner les feuilles par simple clic sur l'onglet, des boutons servent à faire défiler les onglets de feuille, lorsque la place laissée à l'affichage des onglets est insuffisante pour les voir tous à la fois. ❾ Barre d état : affiche dans la zone située à gauche des indicateurs d'état d'activité d'excel et du clavier, dans la zone centrale des résultats de calcul rapide sur les cellules sélectionnées, et dans la zone située à droite des boutons de mode d'affichage et une zone de réglage du zoom. 8 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

13 FENÊTRE EXCEL ET FENÊTRES CLASSEUR FENÊTRES CLASSEUR Si vous avez ouvert plusieurs classeurs Excel et si vous voulez voir le contenu de plusieurs classeurs en même temps, vous pouvez afficher plusieurs fenêtres classeurs à l'intérieur de la même fenêtre application Excel. Une fenêtre classeur peut être : Agrandie : elle occupe tout l'espace de travail de la fenêtre Excel, lorsqu'elle est active elle masque toutes les autres fenêtres classeurs. C'est l'affichage le plus utilisé pour travailler. Normale : elle occupe seulement un partie de l'espace de travail, lorsqu'elle est active elle laisse visible en arrière plan les autres fenêtres classeurs, c'est l'affichage utile pour voir les contenus de plusieurs classeurs sur le même écran. Réduite : elle est réduite sous forme de petite barre de titre dans l'espace de travail, cet affichage permet de laisser l'espace de travail aux autres classeurs. ❶ ❷ Chaque fenêtre classeur a sa propre barre de titre et peut être redimensionnée dans l'espace de la fenêtre application Excel. À l'extrémité droite de chaque barre de titre, trois boutons s'affichent lorsque la fenêtre est active, permettant de gérer l'affichage de la fenêtre classeur : Réduire : réduit le classeur à une petite barre de titre ; Agrandir/Restaurer la fenêtre : agrandit l'affichage ou restaure la fenêtre normale ; Fermer : ferme le classeur. Vous pouvez réorganiser l'affichage des fenêtres ouvertes (c'est-à-dire non réduites) en cascade ❶ ou en mosaïque horizontale ❷ ou verticale de façon à mieux occuper l'espace de la fenêtre Excel. Onglet Affichage>groupe Fenêtre, cliquez sur Réorganiser tout, cochez une forme de réorganisation, cliquez sur [OK]. Lorsque vous voulez revenir à l'affichage d'une seule feuille occupant toute la fenêtre application Excel, cliquez sur le bouton Agrandir. ATTEINDRE UNE FENÊTRE CLASSEUR Quand vous avez ouvert plusieurs classeurs, chacun d'eux est affiché dans une fenêtre classeur à l'intérieur de la fenêtre application Excel. La fenêtre classeur active est en avant-plan et recouvre les autres fenêtres classeurs. Pour atteindre une fenêtre classeur ouverte en arrière-plan : Cliquez sur le bouton associé au classeur sur la barre des tâches Windows, ou si un seul bouton est présent pour tous les classeurs, cliquez sur ce bouton puis sur le nom du classeur, ou Onglet Affichage>groupe Fenêtre, cliquez sur le bouton Changement de fenêtre, puis sélectionnez le nom du classeur. Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 9

14 BARRE DE FORMULE ET BARRE D'ÉTAT BARRE DE FORMULE ❶ ❷ ❸ ❶ La zone <Nom> : affiche l'adresse ou le nom de la cellule active ou de la sélection. ❷ Les boutons (Annuler et Valider ne s affichent que si une saisie a été faite dans la zone ❸). Annuler : annule la saisie ou la modification en cours (le même effet par Echap). Valider : valide la saisie ou la modification en cours (le même effet par Entrée). Assistant fonction : affiche le dialogue Insérer une fonction. ❸ La zone de saisie/modification du contenu, valeur ou formule, de la cellule active. La barre de formule peut être masquée/réaffichée : Onglet Affichage>groupe Afficher/ Masquer, décochez/cochez < Barre de formule>. La barre de formule peut être redimensionnée en hauteur pour pouvoir afficher une formule très longue sans masquer partiellement la feuille (ce n était pas possible dans Excel 2003). Faites glisser la bordure inférieure de la barre de formule, ou double-cliquez sur cette bordure pour ajuster automatiquement la hauteur en fonction du contenu de la cellule active. La zone <Nom> peut être redimensionnée en largeur pour que le nom affiché ne soit pas tronqué : Faites glisser la puce à gauche des boutons pour à augmenter/diminuer la largeur de la zone. BARRE D'ÉTAT ❶ ❷ ❹ ❺ ❻ ❸ La barre d'état affiche des informations d'état sur l'application Excel et sur le clavier. Elle affiche les résultats de calculs rapides fait sur les cellules sélectionnées, et dans sa partie droite, elle fournit des outils pour changer le mode d'affichage de la feuille et le zoom. ❶ État d'activité Excel : Prêt : indique que l'application Excel est en attente d'une action de l'utilisateur. Entrer : indique qu'ne saisie est en cours dans une cellule. Modifier : indique qu'une modification du contenu d'une cellule est en cours. Calculer : indique qu'il est nécessaire de recalculer les formules de la feuille. Enregistrement : indique qu'un enregistrement est en cours. ❷ État du clavier : cette zone affiche les indicateurs de clavier. Verr.num : si la pavé numérique est activé. Verr.maj : si le clavier est verrouillé en majuscule. Arrêt défil. : si le défilement est activé par la touche Arr défil. ❸ Bouton pour déclencher l'enregistrement d'une macro. ❹ Lorsque vous avez sélectionné de cellules contenant des nombres, la zone centrale peut afficher des statistiques : Somme, Moyenne, Nombre sur les valeurs contenues dans ces cellules. ❺ Icônes pour changer le mode d'affichage : Normal, Mise en page, Aperçu des sauts de page. ❻ Réglage du zoom soit en faisant glisser le curseur, soit en cliquant sur les boutons. Vous pouvez choisir les informations qui seront visibles sur la barre d'état : Cliquez droit sur la barre d'état, puis cochez dans liste les informations que vous souhaitez voir. 10 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

15 LE RUBAN ET LES ONGLETS LE RUBAN ET LES ONGLETS Le Ruban situé dans le haut de la fenêtre sous la barre de titre présente les boutons de commande d'excel organisés en tâches sous des onglets représentant les huit tâches principales. Accueil : manipuler les données et les mettre en forme. Insertion : insérer des objets, créer des diagrammes et des formes graphiques. Mise en page : définir la mise en page, l'échelle, les options pour l'impression. Formules : accéder aux fonctions de calculs, nommer les cellules, auditer les formules. Données : accéder à des données externes, trier, filtrer, analyser et structurer les données. Révision : gérer des commentaires, protéger les données, organiser le travail collaboratif. Affichage : organiser les fenêtres, afficher les sauts de page, fractionner l'affichage. Développeur : créer et gérer des macros accéder à la programmation Visual Basic. L'affichage de cet onglet est optionnel, il peut être masqué/réaffiché dans les options Excel. Des onglets supplémentaires s'affichent lorsque c'est nécessaire par le contexte. Par exemple, les trois onglets contextuels Outils de graphique : Création/Disposition/Mise en forme s'affichent lorsque vous avez sélectionné un graphique. LES ONGLETS ET LES GROUPES D'OUTILS Sous chaque onglet les commandes sont regroupées. Par exemple, l'onglet Accueil comprend les groupes suivants : Presse-papiers : fonctions de copier/coller. Police : mettre en forme des cellules. Alignement : aligner l'affichage dans les cellules. Nombre : formater les résultats numériques affichés dans les cellules. Style : mettre en forme des tableaux. Cellules : insérer supprimer des lignes ou des colonnes. Edition : trier, filtrer, rechercher et remplacer des données. À droite de l'intitulé de certains groupes, vous pouvez trouver une icône lanceur de boîte de dialogue. En cliquant sur le lanceur vous affichez le dialogue permettant de spécifier tous les paramètres détaillés relatif au groupe. TRAVAILLER AVEC UN RUBAN RÉDUIT Lorsque le Ruban est réduit on ne voit plus que les noms des onglets, cela laisse plus de place pour l affichage de la feuille. Pour réduire le Ruban : +F1, ou double-cliquez sur l onglet actif du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet puis sur Réduire le ruban, ou cliquez sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide puis sur Réduire le ruban. Pour accéder aux boutons lorsque le Ruban est réduit : cliquez sur l'onglet que vous voulez utiliser, les outils de cet onglet s affichent, après exécution de la commande le Ruban se réduit de nouveau. Pour restaurer le ruban : +F1, ou double-cliquez sur un onglet du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet du Ruban puis la commande Réduire le ruban pour désactiver l option, ou cliquez sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide puis sur Réduire le ruban. Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 11

16 LA BARRE D'OUTILS ACCÈS RAPIDE La barre d outils Accès rapide est située en haut à gauche de la fenêtre juste au-dessus ou audessous du Ruban selon votre choix ❶. Vous y placerez vos outils fréquemment utilisés afin de les avoir immédiatement à portée de clic. AFFICHER/MASQUER LES BOUTONS STANDARDS Trois des boutons standards sont visibles par défaut dans la barre d'outils Accès rapide : Enregistrer : enregistre le classeur. Annuler : annule l'action précédente ou les dernières actions précédentes (en cliquant sur la flèche de l'outil). Répéter ou Rétablir : répète la dernière action effectuée, ou s'il s'agissait d'une annulation, restaure ce qui a été annulé. Les boutons standards ❷ doivent être activés pour être visibles : Cliquez sur la flèche à droite de la barre Accès rapide, puis Cliquez sur un des autres boutons standards proposés : Nouveau, Ouvrir, Courrier électronique, Impression rapide, Aperçu avant impression, Orthographe, Par ordre croissant, Ordre décroissant. Pour masquer un bouton standard, effectuez la même procédure que pour le rendre visible, ce qui a pour effet de le désactiver. ❷ ❶ AJOUTER/SUPPRIMER D'AUTRES BOUTONS Ajouter un bouton qui figure sous un onglet du Ruban Cliquez droit sur le bouton sous un onglet du Ruban, puis sur la commande Ajouter à la barre d outils Accès rapide. Ajouter un bouton d une commande qui ne figure pas sur le Ruban Cliquez sur la flèche située à droite de la barre Accès rapide, puis sur Autres commandes. Le dialogue Options Excel s'affiche sur le choix Personnaliser. Dans la zone <Choisir les commandes dans les catégories suivantes> : choisissez la catégorie Toutes les commandes puis sélectionnez la commande, cliquez sur [Ajouter>>], dans la zone <Personnaliser la barre d'outils rapide > : choisissez Pour tous les documents (par défaut) ou Pour nom_document_ actif, validez par [OK]. Supprimer un bouton Cliquez droit sur le bouton dans la barre d'outils Accès rapide, puis sur la commande Supprimer de la barre d outils Accès rapide. 12 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

17 METTRE EN PAGE ET IMPRIMER 3 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 35

18 MISE EN PAGE La mise en page s applique à la feuille de calcul en cours. Si vous désirez l appliquer à plusieurs feuilles ou à toutes les feuilles du classeur, sélectionnez au préalable les feuilles. Les commandes de mise en page se trouvent sous l'onglet Mise en page>groupe Mise en page. MARGES ET CENTRAGE SUR LA PAGE Cliquez sur le bouton Marges, et sélectionnez dans la galerie des réglages de marge prédéfinis celui qui vous convient. Le dernier réglage effectué est proposé en premier dans la galerie. Si les réglages prédéfinis ne conviennent pas ou si vous voulez centrer l'impression sur la page, cliquez sur Marges personnalisées pour accéder à l'onglet Marge du dialogue Mise en page. ORIENTATION DE L'IMPRESSION Cliquez sur le bouton Orientation, et sélectionnez Portrait ou Paysage. TAILLE DU PAPIER Cliquez sur le bouton Taille, et sélectionnez le format du papier dans la liste déroulante ou si le format que vous souhaitez utiliser n'est pas listé, cliquez sur Autres tailles de papier pour afficher l'onglet Page du dialogue Mise en page. 36 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

19 MISE EN PAGE RÉPÉTER LES TITRES SUR PLUSIEURS PAGES Lorsque l'impression d'un tableau s'étend sur plusieurs pages, il est utile de pouvoir répéter des lignes de titres ou de colonnes sur toutes les pages. Cliquez sur le bouton Imprimer les titres. L'onglet Feuille du dialogue Mise en page s'affiche. ❶ ❷ Cliquez dans la zone ❶ et sélectionnez les lignes dans la feuille, en général les premières lignes, en haut de la zone d'impression. Cliquez dans la zone ❷, et sélectionnez les colonnes dans la feuilles, en général les premières colonnes à gauche de la zone d'impression. N'incluez pas les lignes ou les colonnes à répéter sur toutes les pages dans la zone d'impression, pour ne pas les imprimer deux fois. ORDRE DES PAGES Cliquez sur le bouton Imprimer les titres, l'onglet Feuille du dialogue Mise en page s affiche, choisissez l'ordre : <Vers le bas, puis à droite> ou <à droite, puis vers le bas>. AUTRES OPTIONS D'IMPRESSION Cliquez sur le bouton Imprimer les titres, l'onglet Feuille du dialogue Mise en page s'affiche. ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ Vous pouvez imprimer un quadrillage des cellules ❶, le noir et blanc ❷ pour faire des essais, vous pouvez configurer la qualité brouillon ❸, imprimer les numéros de ligne/colonne ❹, et les commentaires ❺ peuvent ne pas être imprimés ou être imprimés tels que dans la feuille ou en fin de page. Les erreurs de formules ❻ peuvent être imprimés telles qu'elles sont affichées, ou remplacées par un vide, deux tiret ou #N/A. Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 37

20 GÉRER LES SAUTS DE PAGE Si l'impression s'étend sur plusieurs pages, Excel reporte les données sur une nouvelle page lorsque la page est pleine ou lorsqu'il rencontre un saut de page forcé. Vous pouvez afficher un aperçu des sauts de page afin de revoir si besoin les réglages des marges, la position des entêtes/pieds de page ou de forcer des sauts de page au bon endroit. INSÉRER UN SAUT DE PAGE FORCÉ Sélectionnez la ligne ou la colonne que vous voulez reporter à la page suivante, sous l'onglet Mise en page>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Saut de page. Si vous ne sélectionnez qu'une cellule, Excel insère deux sauts de page : un saut de page vertical à gauche de la cellule et un saut de page horizontal au-dessus de la cellule. APERÇU DES SAUTS DE PAGE Onglet Affichage>groupe Affichages classeur, cliquez sur le bouton Aperçu des sauts de page. La zone d'impression est affichée sur fond blanc, et ce qui ne sera pas imprimé est sur fond grisé. Les sauts de pages forcés sont matérialisés par des trait bleus épais, les sauts de page automatiques sont en trait pointillés bleus épais, les numéros de page apparaissent en filigrane. Pour revenir à l'affichage normal, sous l'onglet Affichage>groupe Affichages classeur, cliquez sur le bouton Normal. Déplacer un saut de page forcé Placez le pointeur sur le trait matérialisant le saut de page, le pointeur se transforme, faites glisser le trait, le nouvel emplacement du saut da page apparaît en gris. Supprimer un saut de page forcé Sélectionnez une cellule de la colonne immédiatement à droite ou immédiatement au-dessous du trait matérialisant le saut de page, cliquez droit sur la cellule, puis sur la commande contextuelle Supprimer le saut de page. METTRE À L'ÉCHELLE Vous pouvez faire tenir sur une page un document qui déborde un peu la page suivante en utilisant la mise à l'échelle : indiquez sur combien de pages en hauteur et en largeur votre document doit être imprimé et l'impression sera mise à l'échelle pour tenir sur le nombre de pages voulu. Onglet Mise en page>groupe Mise à l'échelle cliquez dans la zone Largeur et choisissez le nombre de page, cliquez dans la zone Hauteur et choisissez le nombre de pages. Si vous choisissez la valeur Automatique dans chacune des zones, Excel détermine le nombre de pages pour imprimer la zone d'impression en utilisant l'échelle que vous aurez spécifiée, et qui peut être inférieure ou supérieure à 100 % (par défaut 100 %). 38 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

21 EN-TÊTE ET PIED DE PAGE L'en-tête et le pied de page sont imprimés respectivement en haut et en bas de chaque page, dans les marges du haut et du bas. On peut y insérer des informations automatiques telles que la numérotation des pages, le nom de l auteur, le nom de la feuille, la date ou des images. CRÉER UN EN-TÊTE ET UN PIED DE PAGE Onglet Insertion>groupe Texte cliquez sur le bouton En-tête et pied de page. Si vous êtes en mode Page, vous pouvez cliquer sur la zone affichée d'en-tête ou pied de page L'onglet contextuel Outils des en-têtes et pieds de page/création apparaît. ❸ ❹ ❷ ❶ L'affichage passe en mode Page et le point d insertion se trouve dans la partie centrale de l'entête de la page. L'en-tête comme le pied de page est composé de trois zones, cadrées respectivement à gauche, au centre, et à droite. Dans chacune des zones, vous pouvez saisir du texte et insérer des informations spécifiques (numéro de page, date ) ainsi que des images. - Pour saisir dans le pied de page : cliquez sur le bouton Atteindre le Pied de page ❶. - Pour saisir à nouveau l'en-tête : cliquez sur le bouton Atteindre l'en-tête ❷. Cliquez dans la feuille de calcul pour valider le contenu de votre en-tête et pied de page. INSÉRER UN EN-TÊTE OU UN PIED DE PAGE PRÉDÉFINI Au lieu de saisir vous-même les informations, vous pouvez utiliser des en-têtes et des pieds de page prédéfinis. Dans le groupe En-tête et pied de page, cliquez sur le bouton En-tête ❸ ou sur le bouton Pied de page ❹. Sélectionnez dans la liste des en-têtes ou des pieds de page prédéfinis celui qui vous convient. INSÉRER DES INFORMATIONS AUTOMATIQUES OU UNE IMAGE Placez le point d insertion à l'endroit voulu dans une des trois zones de l'en-tête (ou du pied de page), et utilisez les boutons du groupe Éléments en-tête et pied de page. Un clic sur un bouton insère un code de commande, par exemple &[Date]. OPTIONS DE POSITIONNEMENT Utilisez les cases à cocher du groupe Options pour définir les positionnements. ❶ ❷ ❸ ❹ ❶ Permet de définir un en-tête/pied de page de première page différent de celui des autres pages. ❷ Permet de définir des en-têtes et des pieds de page différents pour les pages paires et impaires. ❸ Indique si l'en-tête et le pied de page sont mis à l'échelle avec le document lors de l'impression. ❹ Aligne les côtés de l'en-tête et du pied de page avec les marges de la page. Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 39

22 LANCER L'IMPRESSION Il est possible d imprimer la totalité d un classeur (toutes les feuilles), ou la feuille en cours ou une sélection de feuilles, ou encore une plage sélectionnée. Pour n imprimer qu une partie d une feuille de calcul sans avoir à le préciser à chaque impression de la feuille, vous pouvez définir une zone d impression dans chaque feuille qui délimite la partie de la feuille à imprimer. DÉFINIR LA ZONE D IMPRESSION La zone d'impression d'une feuille est la zone qui sera imprimée, par défaut elle couvre la zone active de la feuille, c'est-à-dire la plage entre la cellule A1 et la dernière cellule non vide. Sélectionnez la plage de cellules à imprimer, puis sous l'onglet Mise en page>groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Zone d'impression puis sur la commande Définir. Pour annuler la définition de la zone d'impression d'une feuille : cliquez dans la feuille, puis Onglet Mise en page>groupe Mise en page puis cliquez sur le bouton Zone d'impression puis sur la commande Annuler. UTILISER L'APERÇU AVANT IMPRESSION L'aperçu avant impression sert à visualiser les pages telles qu'elles seront imprimées, pour juger de leur aspect et vérifier la position des sauts de page. Cliquez sur le Bouton Office, amenez le pointeur (sans cliquer) sur la commande Imprimer, puis cliquez sur Aperçu avant impression dans la partie droite du menu, ou cliquez sur l'outil Aperçu avant impression situé sur la barre d'outils Accès rapide. L'affichage change en Aperçu avant impression et un onglet contextuel s'affiche pour permettre de gérer l'aperçu avant impression. ❶ ❷ ❸ ❹ ❻ ❺ Zoom ou affichage page entière Cliquez sur l'aperçu pour faire un zoom, cliquez à nouveau pour revenir à l'affichage de la page entière ou utilisez le bouton Zoom ❸. Ajuster les marges, la mise en page et lancer l'impression Si la case < Afficher les marges> ❺ est cochée, vous pouvez faire glisser les marges. Cliquez sur le bouton Mise en page ❷ pour ouvrir le dialogue Mise en page. Cliquez sur Page suivante ou Page précédente ❹ pour naviguer d'une page à l'autre. Cliquez sur le bouton Imprimer ❶ pour lancer l'impression. Cliquez sur le bouton Fermer l'aperçu ❻ pour revenir à l'affichage normal. 40 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

23 Index A Accès rapide... 8, 12 Affichage des formules personnalisé plein écran zoom Aide au premier plan barre d'outils communautés hors connexion/online imprimer infobulle sur un dialogue Alignement dialogue horizontal outils du Ruban vertical Antécédents Aperçu avant impression des sauts de page Arrêter Excel... 7 Arrière-plan couleur motif texture Atteindre une cellule une fenêtre application... 7 une fenêtre classeur... 9 une plage Audit fenêtre espion repérer les antécédents repérer les dépendants supprimer les flèches B Barre de formule... 8 de titre... 8 défilement horizontal... 8 défilement vertical... 8 des onglets de feuille... 8 d'état... 8, 10 Barre d'outils Accès rapide... 8, 12 de l'aide mini-barre d'outils... 70, 73 Boîte de dialogue... Voir Dialogue Bordures dialogue prédéfinies traçage Bouton Microsoft Office... 8, 16 C Calcul automatique manuel matriciel Caractères attributs couleur police Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 101

24 taille Cellule copier référence supprimer Classeur créer enregistrer enregistrer sous fermer ouvrir propriétés récemment utilisé rechercher un fichier statistiques Clavier Colonne de cellules largeur masquer réafficher Copier des données feuille formule mise en forme plage Copier/Coller Créer classeur feuille D Défilement Démarrer Excel... 6 documents récents... 6 en ouvrant un fichier... 6 menu Démarrer... 6 raccourci... 6 Dépendants Déplacer données feuille Diagnostic Office Dialogue Document enregistrer rechercher réparer Donnée date effacer modifier nombre texte E Effacer données formule matricielle Enregistrer classeur dossier par défaut espace de travail options d'enregistrement sur le réseau Enregistrer sous En-tête de page Erreurs de saisie (détection) référence circulaire repérer valeurs d'erreur vérification Espace de travail enregistrer ouvrir Euro F Fenêtre agrandie... 9 classeur... 9 espion normale... 9 nouvelle réduite... 9 réorganiser Fermer case fermeture... 9 classeur... 7, 24 Feuille copier déplacer fractionner masquer Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

25 réafficher renommer sélectionner supprimer Fichier format par défaut récupération Figer les volets Fonctions date et heure financières information ingéniérie insérer une logiques mathématiques matrice modifier les arguments recherche saisie automatique statistiques syntaxe texte trigonométriques Format comptabilité date dialogue fraction heure monétaire nombre personnalisé... 74, 75 pourcentage scientifique texte Formule copier évaluer Fractionner une feuille Fusionnner des cellules G Galeries Groupe de boutons sur le Ruban de feuilles H Hauteur de ligne I Imprimer aperçu avant impression en-tête de page lancer l'impression marges mise à l'échelle de la page options ordre des pages orientation sur la page paramètres pied de page répéter les titres saut de page taille du papier zone d'impression Insérer cellules colonnes données coupées/copiées lignes L Lancer Excel... 6 Largeur de colonne Liaison entre feuilles externe mise à jour Ligne de cellules hauteur masquer réafficher M Marges Masquer colonnes feuilles lignes Matrice Menu Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 103

26 associé à un bouton commandes contextuel Mise en forme alignement bordures copier couleur arrière-plan des caractères format des nombres format personnalisé motif et texture orientation par les thèmes style Mise en page Modèle créer de classeur dossier Templates modifier par défaut utiliser Modifier données formule formule matricielle nom N Nombre format saisir Noms dans une formule générer à partir des étiquettes nommer une cellule/plage remplacer les références supprimer Nouveau classeur O Onglet dans un dialogue sur le Ruban... 8, 11 Onglet de feuille annuler la sélection couleur nom de la feuille sélectionner Options d'impression Excel Ordre des pages à l'impression Orientation à l'impression dans les cellules Ouvrir classeur classeur déjà ouvert modes d'ouverture ouverture automatique P Pied de page Plage de cellules copier nommer référence à Presse-papiers Office Propriétés du classeur Q Quitter Excel... 7 R Rechercher caractères génériques document à ouvrir données fichier classeur Récupérer document fichier Référence 3D 56 à une cellule à une plage de cellules absolue changer absolue/relative circulaire externe Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

27 mixte relative tridimensionnelle Remplacer des données Renvoi à la ligne Réparer Répéter les titres sur les pages Répéter une action Ruban... 8, 11 réduire restaurer S Saisir dates plage de données semi-automatique symbole Euro texte Saut de page aperçu forcé Sélectionner annuler la sélection cellule colonnes de cellules feuille feuille entière le tableau en cours lignes de cellules par le nom plage de cellules plages disjointes plusieurs feuilles sur plusieurs feuilles Somme automatique Statistiques du classeur Styles personnalisés prédéfinis Supprimer cellules colonnes feuilles lignes noms T Taille du papier Thème appliquer de couleur de document de police Titres répétés à l'impression V Valeurs d'erreurs Z Zoom de l'affichage Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base 105

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29 Vos critiques et suggestions TSOFT fait la mise à jour dès que les lecteurs lui font part de leurs remarques et chaque fois qu une mise à jour est nécessaire. Nous comptons sur vous pour nous faire part de toute correction à effectuer ou de toute amélioration à apporter. Nous y serons attentifs. Vous avez choisi les ouvrages TSOFT pour vous former ou former d autres personnes. Vous êtes donc les premiers concernés pour qu à votre prochaine commande, le guide de formation ait été rectifié si nécessaire ou complété s il le faut. Titre de l ouvrage :... Date d achat ou d entrée en possession de l ouvrage :... Erreurs relevées (notez les pages concernées) Sujets à ajouter (précisez éventuellement le chapitre) Critiques et suggestions M. Mme Mlle... Prénom... Société... Profession... Adresse Code postal... Ville...Pays... A découper ou télécopier et envoyer à : Tsoft Service lecteurs 10 rue du Colisée Paris Fax : lecteur@tsoft.fr Consultez tous nos ouvrages sur le site Web : Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base

30 Réf : PK0302 Manuel A4 Microsoft Excel 2007 Utilisation de base Auteur : Philippe MOREAU, Patrick MORIÉ Mars 2008 Tsoft Excel 2007 : Utilisation de base