SPORTS OFFICIALS CANADA OFFICIELS SPORTIFS CANADA RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

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1 SPORTS OFFICIALS CANADA OFFICIELS SPORTIFS CANADA RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ARTICLE I: GÉNÉRALITÉS 1.1 But Ces règlements administratifs portent sur la conduite générale des affaires de Sports Officials Canada/Officiels Sportifs Canada, une Organisation canadienne. 1.2 Définitions Les termes suivants dans ces règlements administratifs se définissent comme suit: Loi Loi canadienne sur les Organisations à but non lucratif, S.C. 2009, c.23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et de toute Loi ou tous les règlements qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications de temps à autre; Assemblée annuelle L Assemblée annuelle des membres; Règlements administratifs Les règlements administratifs constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les règlements administratifs de fusion, les règlements administratifs de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les règlements administratifs de reconstitution de l'organisation; Vérificateur Un comptable, tel que défini par la Loi, choisi par les membres par une résolution ordinaire à l'assemblée générale annuelle pour vérifier les livres, les comptes et les rapports de l'organisation afin d'en faire rapport aux membres à la prochaine assemblée générale annuelle; Conseil Le Conseil d'administration de l'organisation; Organisation Sports Officials Canada Officiels Sportifs Canada; Jours jours sans distinction des fins de semaine et des jours fériés; Directeur Un individu élu ou nommé pour faire partie du Conseil conformément à ces règlements administratifs; Membre Entités répondant à la définition de membre et à l'admission de membre tels que définis dans ces règlements administratifs; Membre de la direction Un individu élu ou nommé pour agir comme membre de la direction de l'organisation conformément à ces règlements administratifs; Résolution ordinaire Une résolution adoptée à la majorité des votes exprimés sur cette résolution; Proposition Une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 de la Loi; Partenaires Individus ou organisations inscrits auprès de l'organisation, qui reçoivent des services de l'organisation ou qui sont engagés dans des programmes et des activités de l'organisation; Règlements Les règlements établis en conformité avec la Loi en vigueur, ainsi que leurs modifications ou mises à jour; Résolution extraordinaire Une résolution adoptée à une majorité de pas moins des deux tiers (2/3) des voix exprimées sur cette résolution. 1.3 Siège social Le siège social de l'organisation doit être situé dans la Province de l'ontario à l'adresse qui peut être déterminée par le Conseil. 1

2 1.4 Aucun gain financier pour les membres L Organisation exercera ses activités sans gains pécuniaires pour ses membres et tout profit ou gain de l'organisation serviront à promouvoir ses objectifs. 1.5 Interprétation des dispositions des règlements administratifs Sauf pour les exceptions prévues par la Loi ou par ces règlements administratifs, le Conseil a l autorité d interpréter toute disposition des présents règlements qui est contradictoire, ambiguë ou mal définie, pourvu que l interprétation respecte les buts, la mission, la vision et les valeurs de l Organisation. 1.6 Déroulement des assemblées Sauf mention contraire dans la Loi ou dans les présents règlements administratifs, les assemblées des membres et du Conseil se déroulent selon l'édition la plus récente des règles de Robert's Rules of Order. 1.7 Interprétation Les mots portant la marque du singulier pourront inclure le pluriel et vice versa; les mots du genre masculin incluront le féminin et les mots désignant des personnes incluront les personnes morales. Les mots indiquant le nom d'une organisation, du titre ou du programme incluront le nom de l'organisation subséquente, de son titre ou de son programme. 1.8 Langage Ces règlements administratifs ont été rédigés en anglais et le texte officiel en français est une traduction. Dans le cas d'un conflit d'interprétation, la version anglaise prévaudra. ARTICLE II: MEMBRES 2.1 Définition de membre L'Organisation a une catégorie de membres qui sont les organisations nationales canadiennes comprenant les officiels ou l'arbitrage dans leur mandat ou qui font la promotion et soutiennent les buts de l'organisation. Chaque membre doit désigner un représentant des officiels, habituellement son président des officiels, pour représenter ledit membre aux assemblées des membres. Chaque membre accepte de se conformer aux règlements administratifs, politiques, procédures, règlements et règles de l'organisation. 2.2 Admission des membres Tout candidat peut être admis comme membre si: a) Le candidat membre présente une demande d'adhésion de la façon déterminée par l'organisation; b) Le candidat membre a déjà été membre et le candidat membre était membre en règle au moment où il a cessé d'être membre; c) Le candidat membre a payé les cotisations exigées par le Conseil; d) Le candidat membre répond à la définition applicable figurant dans la section 2.1; et e) Le candidat membre a été approuvé comme membre par le Conseil ou par un Comité ou un individu auquel le conseil a délégué ce pouvoir. 2.3 Modification des termes/conditions pour être membre En vertu du paragraphe 197(1) de la Loi (Modification de structure), une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier cet article des règlements administratifs si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m)) suivants: a) Modification d'une condition nécessaire pour devenir membre; b) Changer les façons d'aviser les membres ayant droit de voter aux assemblées des membres; ou c) Changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l'assemblée des membres sont autorisés à voter. 2

3 2.4 Transfert d'adhésion Tout avantage découlant de l'adhésion à l'organisation n'est pas transférable. 2.5 Durée de l'adhésion L'adhésion à l'organisation est annuelle et se termine le 31 décembre. Elle est sujette à reconduction conformément à ces règlements administratifs. 2.6 Droits d'adhésion Les cotisations sont déterminées annuellement par le Conseil. 2.7 Date limite Les membres seront avisés par écrit des cotisations qu'ils doivent euxmêmes payer et, s'ils omettent de payer ces droits dans un délai de soixante (60) jours de la date de renouvellement de l'adhésion, ils cessent d'être membres de l'organisation. 2.8 Désistement et Fin L'adhésion à l'organisation se termine lorsque: a) Le membre est dissous ou liquidé; b) Le membre néglige de maintenir les conditions énoncées à l'article 2.01 des présents règlements administratifs qui sont requises pour être membre. c) Le membre signifie sa démission par écrit au président, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission. Le membre demeure responsable de tous les frais dus jusqu'à ce que la démission devienne effective; d) Le membre omet de payer les cotisations ou les sommes dues à la date limite fixée à l'article 2.7 ci-dessus; e) Le membre néglige de se conformer aux politiques d'adhésion, ou aux politiques applicables, après quoi une résolution ordinaire du Conseil confirmant la résiliation est adoptée; f) La période d'adhésion se termine; ou g) L'Organisation est liquidée ou dissoute en vertu de la Loi. 2.9 Ne peut pas démissionner Un membre ne peut pas démissionner s'il est sujet à une enquête disciplinaire ou à des mesures disciplinaires Discipline Un membre peut être suspendu ou expulsé de l'organisation conformément aux politiques et aux procédures de l'organisation en matière de discipline des membres Membre en règle Un membre de l'organisation est en règle pourvu que le membre: a) N'a pas cessé d'être membre; b) N'a pas été suspendu ou expulsé de l'organisation ou des restrictions ou des sanctions ne lui ont pas été imposées; c) A rempli et remis tous les documents exigés par l'organisation; d) Se soit conformé aux règlements administratifs, politiques, procédures et règlements de l'organisation; e) Ne fait pas l'objet d'une enquête disciplinaire ou de mesures disciplinaires par l'organisation, ou s'il a fait l'objet de mesures disciplinaires auparavant, a respecté toutes les modalités et les conditions de telles mesures disciplinaires à la satisfaction du Conseil; et f) A payé toutes cotisations dues ou dettes à l'organisation, s'il y en a Cesse d'être en règle Les membres qui cessent d'être en règle peuvent voir leurs avantages suspendus et ne doivent pas être autorisés à voter aux assemblées des membres ou à profiter des avantages et des privilèges des adhérents jusqu'à ce que le Conseil considère que le membre répond à la définition de membre en règle comme déterminé ci-haut. 3

4 ARTICLE III: ASSEMBLÉES DES MEMBRES 3.1 Types d'assemblées Les assemblées des membres sont l'assemblée annuelle des membres et les Assemblées extraordinaires. 3.2 Assemblée extraordinaire Le Président du Conseil d'administration peut convoquer en tout temps une assemblée extraordinaire des membres ou à la suite d'une demande écrite des membres détenant cinq pour cent (5%) des votes de l'organisation. L'ordre du jour des assemblées extraordinaires doit être limité à l'objet pour lequel l'assemblée a été dûment convoquée. 3.3 Endroit et date - L'Organisation tiendra les assemblées des membres à l'endroit, à la date et à l'heure déterminés par le Conseil. L'Assemblée annuelle se tiendra dans les quinze (15) mois à compter de la dernière Assemblée annuelle mais au plus tard six (6) mois après la fin de l'exercice financier précédent de l'organisation. 3.4 Assemblées par des moyens électroniques - Une assemblée des membres peut être tenue au moyen du téléphone, de moyens électroniques de communication ou d'un autre moyen de communication qui permettent à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux au cours de l'assemblée, si l'organisation rend disponible de tels moyens de communication. 3.5 Participation aux assemblées par des moyens électroniques - Tout membre autorisé à voter à une assemblée des membres peut participer à l'assemblée par téléphone, par moyen électronique ou par tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux au cours de l'assemblée, si l'organisation rend disponible de tels moyens de communication. Une personne participant ainsi à une assemblée est réputée être présente à l'assemblée. 3.6 Avis de convocation L'Avis doit comprendre l'heure et le lieu de l'assemblée, l'ordre du jour proposé, l'information raisonnable permettant aux membres de prendre des décisions éclairées, et tel avis doit être remis à chaque membre autorisé à voter lors de la réunion, au vérificateur et au Conseil, par les moyens suivants: a) Par la poste, courriel, messagerie ou livraison personnelle à chaque membre autorisé à voter à l'assemblée, au moins 30 jours avant la date prévue de l'assemblée prévue; ou b) Par téléphone ou autre moyen de communication électronique à chaque membre autorisé à voter à l'assemblée, au moins 30 jours avant la date prévue de l'assemblée; ou c) Par affichage sur le site web de l'organisation pas moins de 30 jours avant la date de l'assemblée 3.7 Exigences dans l'avis de modification - Conformément à l'article 197 (1) de la Loi (Modification de structure), une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter une modification aux règlements administratifs de l'organisation visant à changer la façon de donner avis aux membres habilités à voter à une assemblée des membres 3.8 Personnes en droit d'assister à une assemblée Les membres, les partenaires, les directeurs et le vérificateur de l'organisation et telles autres personnes qui sont autorisées ou 4

5 requises en vertu d'une disposition de la Loi, des règlements administratifs ou des règlements de l'organisation ont le droit d'être présents lors d'une assemblée des membres. Toute autre personne peut être admise seulement sur invitation du président de l'assemblée ou par résolution ordinaire des membres. 3.9 Ajournement - Toutes les assemblées des membres peuvent être ajournées à tout moment et endroit déterminés par le Conseil et la poursuite des affaires pourra se faire comme lors de l'assemblée originale à partir de laquelle un tel ajournement a eu lieu. Aucun avis de convocation ne sera nécessaire pour toute assemblée ajournée Ordre du jour L'ordre du jour de l'assemblée annuelle peut comprendre: Ouverture de l'assemblée Déterminer le quorum Nomination des scrutateurs Approbation de l'ordre du jour Déclaration de tout conflit d'intérêts Adoption du procès-verbal de la précédente Assemblée annuelle Rapports du Conseil, des Comités et du Personnel Rapport des vérificateurs Nomination des vérificateurs Les affaires telles que spécifiées à l'avis de l'assemblée Élection des nouveaux directeurs Levée de l'assemblée 3.11 Nouvelles affaires - Tout membre qui souhaite inscrire de nouvelles affaires à l'ordre du jour d'une assemblée doit donner un avis écrit à l'organisation au moins vingt-cinq (25) jours avant la date de réunion Quorum Un minimum de sept (7) membres représentés en personne par leur représentant désigné constituent un quorum Droit de vote - Chaque membre a droit à un (1) vote, à être exercé par son représentant désigné qui doit être identifié avant l'assemblée des membres Vote par procuration - Les membres peuvent voter par procuration si: a) La procuration désigne un membre ou un directeur comme mandataire; b) Le membre a avisé l'organisation par écrit avant l'assemblée des membres de la désignation d'un mandataire; c) La procuration doit être reçue à l'organisation avant le début de l'assemblée; d) La procuration établit clairement la date spécifique de l'assemblée à laquelle la procuration sera exercée; et e) La procuration établit clairement à qui le mandat est donné Nombre maximum de procurations Aucune personne ne doit détenir plus de cinq (5) votes par procuration Scrutateurs Au début de chaque réunion, le Conseil peut désigner un ou plusieurs scrutateurs responsables de s'assurer que les votes sont correctement exprimés et comptabilisés. 5

6 3.17 Détermination des votes Les votes doivent être exprimés à main levée, oralement ou par vote électronique, à moins qu'un vote secret ou enregistré ne soit demandé par un membre et à l'exception des élections où il faut procéder par vote secret Majorité des votes - - Sauf disposition contraire dans la Loi ou les présents règlements administratifs, la majorité des votes et des votes par procuration exprimés décideront de chaque proposition. Dans le cas d'une égalité, la proposition est rejetée. ARTICLE IV: PARTENAIRES 4.1 Partenaires Des individus ou des organisations peuvent s'inscrire auprès de l'organisation pour recevoir des services et participer à ses activités de la manière prescrite par le Conseil. Pour plus de clarté, les partenaires ne sont pas des membres de l'organisation 4.2 Cotisations - Le Conseil déterminera les cotisations pour les partenaires et la date limite de paiement de ces cotisations. 4.3 Discipline Les partenaires peuvent voir leur inscription auprès de l'organisation suspendue ou annulée en accord avec les politiques et les procédures relatives à la discipline des partenaires. ARTICLE V: GOUVERNANCE 5.1 Directeurs Le Conseil est composé de six (6) directeurs. 5.2 Admissibilité Toute personne âgée de dix-huit (18) ans ou plus, qui est résident Canadien tel que défini dans la Loi de l'impôt sur le revenu, qui a le pouvoir en vertu du droit de contracter, qui n'a pas été déclarée incapable par un tribunal au Canada ou dans un autre pays, et qui n'a pas le statut de faillie, peut être élue comme directeur. 5.3 Élection L'élection des directeurs doit se tenir lors de chaque Assemblée annuelle des membres. 5.4 Mandats échelonnés Lors de la première assemblée annuelle des membres, deux (2) directeurs seront élus pour exercer leurs fonctions jusqu'à la troisième assemblée annuelle qui suivra cette date, deux (2) directeurs seront élus pour exercer leurs fonctions jusqu'à la deuxième assemblée annuelle qui suivra cette date, et deux (2) directeurs seront élus pour exercer leurs fonctions jusqu'à l'assemblée annuelle qui suivra cette date. Par la suite, à chaque assemblée annuelle, des directeurs seront élus pour remplir les postes des directeurs dont le mandat aura expiré et chaque directeur ainsi élu exercera ses fonctions jusqu'à la troisième assemblée annuelle qui suivra son élection. 5.5 Mandats Les directeurs élus sont élus pour un mandat de trois (3) ans et resteront en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs aient été dûment nommés conformément à ces règlements administratifs, à moins qu'ils ne démissionnent, soient démis de leurs fonctions ou quittent leurs fonctions 5.6 Réélection - Les directeurs sortants sont admissibles à une réélection. 6

7 5.7 Décision Les candidats au poste de directeur recevant le plus grand nombre de votes de la part des membres seront élus aux postes disponibles. Un vote à égalité des voix devra être tenu à nouveau. Si le vote est toujours dans une impasse, le Conseil brisera l'égalité et décidera de l'issue par résolution ordinaire. 5.8 Démission Un directeur peut démissionner du Conseil en tout temps en présentant son avis de démission au Conseil. Cette démission prend effet à la date où celle-ci est acceptée par le Conseil. Si un directeur qui est l'objet d'une enquête disciplinaire ou d'une action de l'organisation démissionne, ce directeur est néanmoins sujet à des sanctions ou aux conséquences résultant de l'enquête ou à des mesures disciplinaires. 5.9 Libération du poste Le poste de tout directeur doit être libéré automatiquement si le directeur: a) est jugé par un tribunal comme ne jouissant pas de toutes ses facultés mentales, b) fait faillite, suspend ses paiements, s'amalgame avec ses créanciers, fait cession non autorisée, ou est déclaré insolvable c) est accusé et/ou reconnu coupable d'une infraction pénale liée à la position d) change de pays pour résider de façon permanente en dehors du Canada; ou e) lors du décès du directeur Destitution Un directeur peut être destitué par résolution ordinaire des membres lors d'une Assemblée annuelle ou d'une Assemblée spéciale pourvu que le directeur ait reçu un avis et ait l'opportunité de se faire entendre à telle réunion. Si le directeur est destitué et est titulaire d'un poste de direction, le directeur doit automatiquement et simultanément être destitué de son poste de direction Suspension Un directeur peut être suspendu, en attendant l'issue d'une audience disciplinaire conformément aux politiques de l'organisation relatives à la discipline, par résolution extraordinaire du Conseil, pourvu que le directeur en ait reçu un avis et ait la possibilité d'être entendu à une telle assemblée Postes vacants Lorsqu'un poste de directeur devient vacant, et qu'il y a toujours un quorum des directeurs, le Conseil peut nommer une personne qualifiée pour occuper le poste vacant jusqu'à la prochaine Assemblée annuelle des membres Convocation des assemblées - Les assemblées du Conseil se tiendront aux moments et lieux déterminés par le Conseil Avis de convocation Les directeurs seront avisés au moins cinq (5) jours à l'avance de la tenue d'une assemblée du Conseil. Aucun avis d'assemblée du Conseil n'est nécessaire si tous les administrateurs renoncent à l'avis, ou si ceux qui prévoient être absents consentent à la tenue de l'assemblée en leur absence Nombre d'assemblées - Le Conseil se réunit au moins une (1) fois par exercice financier Quorum À toute assemblée du Conseil, le quorum sera composé de la majorité des directeurs alors en poste Présidence - Le président, ou la personne désignée consentante agira à titre de président lors des assemblées du Conseil. 7

8 5.18 Votes Chaque directeur présent ou qui participe au vote, à l'exception du président, a droit à un vote. Le vote se fera à main levée, oralement ou par scrutin électronique, à moins qu'une majorité des directeurs présents demande un scrutin secret. Sauf indication contraire, les votes seront déterminés par voie de résolution ordinaire. En cas d'égalité, le vote du président sera prépondérant Vote des absents Il n'y aura pas de vote au nom des directeurs absents ou par procuration Conseiller spécial - Le Conseil peut de temps à autre désigner un conseiller spécial pour s'adresser aux assemblées du Conseil, mais il n'est pas autorisé à voter. Un conseiller spécial n'est ni un directeur ni un membre de la direction Assemblées à huis clos - Les membres et le public ne sont pas admis aux assemblées du Conseil à moins d'invitation du Conseil Assemblées par téléconférences Une assemblée du Conseil peut être tenue par téléconférence avec le consentement des directeurs Assemblées par d'autres moyens électroniques Les directeurs peuvent tenir des assemblées par d'autres moyens électroniques qui leur permettent de communiquer adéquatement entre eux pourvu que: a) Les directeurs aient adopté une résolution traitant de la mécanique de la tenue d'une telle assemblée et portant spécifiquement sur la façon dont les questions de sécurité doivent être traitées, sur la procédure de l'établissement d'un quorum et sur l'enregistrement des votes; b) Chaque directeur a un accès égal aux moyens spécifiques de communication à utiliser; c) Chaque directeur a consenti à l'avance à participer à l'assemblée par des moyens électroniques en utilisant les moyens de communication spécifiques proposés pour la réunion Participation par téléphone Tout directeur dans l'impossibilité d'être présent peut participer à l'assemblée par téléphone ou par un autre moyen technique de communication. Les directeurs participant de la sorte à une assemblée sont considérés être présents à l"assemblée Pouvoirs Sauf disposition contraire de la Loi ou par les présents règlements administratifs, le Conseil a les pouvoirs de l'organisation et peut déléguer chacun de ses pouvoirs, devoirs et fonctions Habilité - Nonobstant l'article 5.25, le Conseil sera habilité à: a) Écrire des politiques et des procédures ou gérer les affaires de l'organisation conformément à la Loi et ces règlements administratifs. b) Déterminer des politiques et des procédures relatives à la discipline des membres et des partenaires, et avoir le pouvoir de discipline sur les membres et les partenaires, conformément à ces politiques et procédures. 8

9 c) Déterminer des politiques et des procédures relatives à la gestion des conflits au sein de l'organisation et tous les litiges doivent être traités conformément à ces politiques et procédures. d) Employer ou engager sous contrat les personnes que le Conseil juge nécessaires pour mener à bien le travail de l'organisation. e) Déterminer les procédures d'inscription et les cotisations, les cotisations, les évaluations, les droits et autres exigences d'inscription. f) Emprunter l'argent qu'il juge nécessaire sur le crédit de l'organisation conformément à ces règlements administratifs. g) Effectuer toute autre tâche de temps à autre qui peut être dans le meilleur intérêt de l'organisation. ARTICLE VI: MEMBRES DE LA DIRECTION 6.1 Nomination - Le conseil nomme chaque année les membres de la direction de l'organisation, précise les fonctions des membres de la direction et, conformément aux présents règlements administratifs et sous réserve de la Loi, délègue à ces membres de la direction les pouvoirs de gérer les activités et les affaires de l'organisation Composition Les membres de la direction sont le président et le secrétaire. Le Conseil peut, de temps à autre, nommer des membres de la direction supplémentaires dans les rôles de vice-président et de trésorier. 6.3 Fonctions Les fonctions des membres de la direction sont les suivantes: a) Le Président a la responsabilité de la supervision générale des affaires et des opérations de l'organisation, il préside les Assemblées générales et spéciales de l'organisation et les assemblées du Conseil, est le porte-parole officiel de l'organisation et s'acquitte d'autres tâches qui peuvent être déterminées de temps à autre par le Conseil. b) Le Secrétaire a la responsabilité de documenter tous les amendements à la constitution et aux règlements administratifs de l'organisation, il veille à ce que tous les documents officiels et les registres de l'organisation soient tenus correctement, il est responsable de la consignation des procès-verbaux de toutes les assemblées, il prépare et soumet à l'assemblée des membres et à d'autres assemblées, un rapport sur toutes les activités depuis la dernière assemblée des membres ou des autres assemblées, donne un préavis à tous les membres de la tenue d'une assemblée des membres de l'organisation, qui exerce d'autres fonctions qui peuvent être déterminées par le Conseil de temps à autre. c) Le Vice-président, s'il est nommé, a les pouvoirs et les fonctions déterminés par le Conseil et pendant l'absence ou en cas d'incapacité du Président, il exerce les pouvoirs et les fonctions du Président. d) Le Trésorier, s'il est nommé, sous réserve des pouvoirs et fonctions du Conseil, il doit tenir les registres comptables appropriés requis par la Loi, il dépose tout argent au compte bancaire de l'organisation, il supervise la gestion et le déboursement des fonds de l'organisation, au besoin, rend compte au Conseil des transactions financières et de la situation financière de l'organisation, il prépare les budgets annuels, surveille et supervise le personnel de bureau, et exerce d'autres fonctions qui peuvent être déterminées par le Conseil de temps à autre. 9

10 6.4 Cumul des fonctions - A l'exception du poste de Président, le Conseil peut, par résolution ordinaire, décider de combiner une ou plusieurs fonctions dans l'organisation. 6.5 Destitution Un membre de la direction peut être destitué par résolution extraordinaire du Conseil ou par une résolution ordinaire des membres lors d'une Assemblée annuelle ou d'une Assemblée spéciale pourvu que le membre de la direction ait reçu un avis et qu'il ait la possibilité d'être présent et d'être entendu à telle réunion où une résolution extraordinaire fera l'objet d'un vote. Si le membre de la direction est destitué par les membres, son poste de direction est automatiquement et simultanément résilié. 6.6 Poste vacant - Lorsque le poste d'un membre de la direction devient vacant pour quelque raison que ce soit et que le quorum des directeurs est atteint, le Conseil peut, par résolution ordinaire, nommer une personne qualifiée pour pourvoir à ce poste pour le reste du mandat du poste vacant. ARTICLE VII: COMITÉS 7.1 Nomination au Comité exécutif - Le Conseil peut élire parmi ses membres un Comité exécutif, composé du Président et de pas moins de deux autres membres, qui peut exercer tous les pouvoirs du Conseil, mais qui est assujetti aux restrictions imposées par le Conseil. 7.2 Nomination à d'autres Comités - Le Conseil peut former les comités qu'il estime nécessaires pour la gestion des affaires de l'organisation et il peut désigner des membres pour faire partie de ces comités ou prévoir l'élection de membres des comités, peut déterminer les fonctions des comités, et il peut déléguer à un comité certains de ses pouvoirs, tâches et fonctions, sauf en cas d'interdiction par la Loi ou par les présents règlements administratifs. 7.3 Quorum Le quorum à tout comité sera la majorité des membres votants. 7.4 Mandats - Le Conseil peut établir les mandats et les procédures de fonctionnement de tous les comités et il peut déléguer certains de ses pouvoirs, tâches ou fonctions à un comité. 7.5 Poste vacant Lorsqu'un poste au sein d'un comité devient vacant, le Conseil peut nommer une personne qualifiée pour combler cette vacance pour le reste du mandat du comité. 7.6 Président d'office - En plus d'être un membre votant du Comité exécutif, le Président sera un membre d'office, sans droit de vote de tous les autres comités de l'organisation. 7.7 Destitution Le Conseil peut destituer tout membre de tout Comité. 7.8 Dettes - Aucun comité n'a le pouvoir de contracter des dettes au nom de l'organisation. ARTICLE VIII: CONFLIT D INTÉRÊTS 8.1 Conflit d'intérêts - Conformément à l'article 141 de la Loi, un directeur, un membre de la direction ou un membre de comité qui a un intérêt, ou qui peut être perçu comme ayant un intérêt dans un contrat proposé ou dans une transaction avec l'organisation, doit se conformer à la Loi et à la politique de l'organisation concernant les conflits d'intérêts et doit déclarer pleinement et rapidement au Conseil ou au Comité, selon le cas, la nature et l'étendue de ces intérêts et s'abstiendra de voter ou de parler dans le débat sur un tel contrat ou telle transaction; il doit s'abstenir d'influencer la décision relative à tel contrat ou telle transaction; et il devra se conformer aux exigences de la Loi sur les conflits d'intérêts. 10

11 ARTICLE IX: FINANCE ET GESTION 9.1 Exercice financier L'exercice financier de l'organisation est du 1 er avril au 31 mars ou toute autre période que le Conseil peut déterminer de temps à autre. 9.2 Banque Les affaires bancaires de l'organisation sont réalisées à l'institution financière choisie par le Conseil 9.3 Vérificateur - Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment, par voie de résolution ordinaire, un vérificateur pour vérifier les livres, comptes et registres de l'organisation conformément à la Loi. Le vérificateur est en fonction jusqu'à la prochaine Assemblée annuelle. Le vérificateur ne sera pas un employé ou un directeur de l'organisation et sa rémunération doit être fixée par les directeurs. 9.4 États financiers annuels L'Organisation fera parvenir aux membres une copie des états financiers annuels et autres documents visés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la Loi. Plutôt que de faire parvenir les documents, l'organisation peut envoyer un sommaire à chaque membre accompagné d'un avis informant les membres de la procédure à suivre pour se procurer eux-mêmes une copie sans frais. L'Organisation n'est pas tenue de transmettre les documents ou un sommaire à un membre qui, par écrit, refuse de recevoir ces documents. (Assemblées annuelles, avis de convocation). 9.5 Livres et registres - Les livres et registres de l'organisation requis par les présents règlements administratifs ou par la Loi applicable doivent être nécessairement et correctement conservés. Les procès-verbaux des assemblées du Conseil et les registres de l'organisation ne seront pas disponibles pour l'ensemble des membres de l'organisation, mais ils seront accessibles aux membres du Conseil, chacun d'entre eux recevra une copie de ces procèsverbaux. Tous les autres livres et registres seront disponibles pour consultation au siège social de l'organisation conformément à la Loi. 9.6 Pouvoir de signature - Les contrats, les ententes, actes, baux, hypothèques, charges, transferts et cessions de biens, les baux et les quittances pour le paiement d'argent ou d'autres obligations, les transferts et les cessions de parts, actions, obligations, ou autres titres, intermédiaires, procurations, actes de procuration, les certificats de droit de vote, des déclarations, des documents, des rapports ou d'autres instruments par écrit à être exécutés par l'organisation doivent être exécutés par au moins deux membre de la direction ou toute autre personne, désignée par le Conseil. En outre, le Conseil peut de temps à autre déterminer une façon dont la ou les personnes peuvent ou doivent signer pour tout effet ou catégorie particulière d'effets. 9.7 Propriété L'Organisation peut acquérir, louer, vendre ou autrement disposer des titres, des terres, des bâtiments ou d'autres biens, ou tout droit ou intérêt qu'elle possède, selon les modalités et conditions que le Conseil peut déterminer 9.8 Emprunt - Le Conseil peut contracter des emprunts fondés sur le crédit de l'organisation, après s'être assuré du consentement des membres par voie de résolution ordinaire, selon qu'il le juge nécessaire: a) De toute banque, société, entreprise ou personne, selon les modalités, engagements et conditions à tel moment, de telles sommes, à une telle mesure et de la manière que le Conseil, à sa discrétion, juge à propos; 11

12 b) Il peut limiter ou augmenter le montant à emprunter; c) Pour émettre ou faire émettre des obligations, ou d'autres titres de l'organisation et de les engager ou les vendre pour les sommes, selon les modalités, engagements et conditions et à des prix qui peuvent être jugés opportuns par le Conseil; d) Pour garantir ces obligations, ou autres valeurs mobilières, ou tout autre emprunt ou dette présents ou à venir de l'organisation, par hypothèque, une charge ou d'un nantissement de tout bien actuel ou futur acquis des biens réels et personnels, meuble et immeuble, propriété de l'organisation, et l'entreprise et les droits de l'organisation. 9.9 Rémunération - Tous les directeurs, membre de la direction et membres des comités exercent leurs fonctions sans rémunération et ne tirent pas directement ou indirectement profit de leurs positions en tant que telles; les directeurs, membre de la direction ou membres des comités peuvent se voir rembourser des dépenses raisonnables engagées par eux dans l'exercice de leurs fonctions. Rien dans les présentes ne peut être interprété pour empêcher tout directeur, membre de la direction ou membre d'un comité de servir l'organisation en tout autre titre et en recevoir compensation. ARTICLE X: MODIFICATION DES RÈGLEMENTS 10.1 Vote des directeurs - Sauf pour les éléments énoncés au paragraphe 197(1) de la Loi (Modifications de structure), ces règlements administratifs peuvent être amendés ou abrogés par résolution ordinaire des directeurs lors d'une assemblée du Conseil. Les directeurs doivent soumettre le règlement administratif, la modification ou l'abrogation d'un règlement administratif aux membres à la prochaine assemblée des membres et les membres peuvent par un vote majoritaire affirmatif confirmer, rejeter ou amender les règlements administratifs. Le règlement administratif, la modification ou l'abrogation est effectif/ve à partir de la date de la résolution des directeurs. Si le règlement, la modification ou l'abrogation est confirmé, ou confirmé tel que modifié par les membres, il reste en vigueur dans la forme sous laquelle il a été confirmé Avis écrit Les avis des modifications proposées à ces règlements administratifs, aux règles générales, aux règlements et à la constitution seront remis aux membres au moins vingt et un (21) jours avant la date de l'assemblée des membres à laquelle ils seront soumis. ARTICLE XI: MODIFICATION DE STRUCTURE 11.1 Modification de structure Le paragraphe 197(1) de la Loi exige une résolution extraordinaire de tous les membres afin de faire les modifications de structure suivantes aux règlements administratifs ou aux articles de l'organisation. Les modifications de structure sont définies comme suit: a) Modifier le nom de l'organisation; b) Modifier la province où le siège social de l'organisation est situé; c) Ajouter, modifier ou supprimer toute restriction sur les activités que l'organisation peut exercer; d) Créer une nouvelle catégorie ou un nouveau groupe de membres; e) Changer une condition requise pour être membre; 12

13 f) Modifier la désignation de toute catégorie ou de tout groupe de membres ou ajouter, modifier ou supprimer tout droit et toute condition d'une telle catégorie ou d'un tel groupe; g) Diviser toute catégorie ou tout groupe de membres en deux catégories ou plus ou en groupes et de fixer les droits et les conditions de chaque catégorie ou groupe; h) Ajouter, modifier ou supprimer une disposition concernant le transfert d'une adhésion; i) Sous réserve de l'article 133 de la Loi, augmenter ou diminuer le nombre de - ou le nombre minimal ou maximal de directeurs; j) Modifier l'énoncé de l'objectif de l'organisation; k) Modifiez la formulation concernant la distribution des avoirs restants de ses biens après la liquidation des dettes de l'organisation; l) Modifier la façon de donner avis aux membres autorisés à voter à une assemblée des membres; m) Modifier le mode de scrutin pour les membres non présents à une assemblée des membres; ou n) Ajouter, modifier ou supprimer toute autre disposition que la présente Loi autorise à fixer dans les règlements administratifs. ARTICLE XII: AVIS 12.1 Avis écrit Dans ces règlements, avis écrit signifie avis qui est remis en main propre ou par la poste, télécopieur, courriel ou messagerie à l'adresse enregistrée de l'organisation, du directeur ou du membre selon le cas 12.2 Date de l'avis Date de l'avis sera la date à laquelle la réception de l'avis est confirmée verbalement lorsque l'avis est remis en main propre, électroniquement lorsque l'avis est télécopié ou délivré par courriel, ou par écrit lorsque expédié par messagerie, ou dans le cas où l'avis est expédié par la poste, cinq (5) jours après la date de l'oblitération de la poste 12.3 Erreur dans l'avis L'omission accidentelle de donner avis à tout directeur, membre de la direction ou membre, la non-réception de tout avis à ces personnes ou toute erreur dans tout avis n'affectant pas la substance n'invalidera pas toute action prise à toute assemblée concernée par l'avis. ARTICLE XIII: DISSOLUTION 13.1 Dissolution - Lors de la dissolution de l'organisation, des fonds ou des actifs restants après le paiement de toutes les dettes seront distribués à un organisme canadien à but non lucratif incorporé selon les modalités déterminées par le Conseil. ARTICLE XIV: INDEMNISATION 14.1 Indemnisera - L'Organisation s'engage à indemniser et à dégager de toute responsabilité sur les fonds de l'organisation, les directeurs et les membre de la direction, leurs héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs de et contre toutes les réclamations, demandes, actions ou frais qui pourraient survenir ou être engagés résultant de la position ou de l'exercice des fonctions d'un directeur ou d'un membre de la direction. 13

14 14.2 N'indemnisera pas - L'Organisation n'indemnisera pas un directeur ou un membre de la direction ou toute autre personne pour des actes de fraude, de malhonnêteté ou de mauvaise foi Assurance - L'Organisation maintiendra en tout temps une assurance responsabilité pour les directeurs et membre de la direction selon des modalités approuvées par le Conseil ARTICLE XV: ADOPTION DE CES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS 15.1 Adoption par le Conseil Ces règlements administratifs ont été adoptés par le Conseil de l'organisation à l'assemblée du Conseil dûment convoqué et tenu le 30 janvier Ratification Ces règlements administratifs sont approuvés par les membres de l'organisation ayant le droit de voter à une assemblée des membres dûment convoquée et tenue le 3 février L'abrogation de règlements administratifs antérieurs - En ratifiant ces règlements administratifs, les membres de l'organisation abrogent tous les règlements administratifs de l'organisation à condition que cette abrogation ne porte pas atteinte à la validité de toute action effectuée en vertu des règlements administratifs abrogés. 14