Bureau d'éthique et de déontologie

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1 Bureau d'éthique et de déontologie DE LA VILLE DE CHARLEROI REGLEMENT D ORDRE INTERIEUR ET DE FONCTIONNEMENT adopté par le Conseil communal du 9 juillet Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 1

2 PREAMBULE Le Bureau d Ethique et de déontologie, structure indépendante de la Ville, a pour mission : 1. Proposer aux autorités communales un projet de code d éthique et de déontologie à l intention des élus et du personnel communal dans la suite et sans préjudice du règlement-type qui devrait faire l objet d une circulaire ministérielle de la Région wallonne, tel que prévu dans son décret du 8 décembre 2005 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation art L et indépendamment de tout autre réglementation applicable à chacun en fonction de son statut. 2. Encadrer le respect des principes repris dans ce code. 3. Se prononcer sur la problématique sous-entendue par des cas particuliers en respectant l anonymat ou sur des principes généraux par voie d avis ou de recommandation adressés au Secrétaire communal et au Bourgmestre, lesquels tiendront le Bureau au courant du suivi donné jusqu à la clôture du dossier. Selon les modalités reprises au règlement d ordre intérieur, le Bureau garantit la confidentialité, sauf accord de la partie intéressée. Il dressera en outre un rapport annuel des activités de l année écoulée et portera ce rapport à la connaissance du Conseil communal en vue de sa publication. Le Bureau intervient : 1 A la suite d une demande de renseignements généraux sur l éthique ou la déontologie. 2 D initiative lorsqu il estime nécessaire de donner un conseil relatif à l éthique et à la déontologie ou lorsqu il constate d éventuels manquements en cette matière. 3 Suite à une demande émanant d un citoyen, d une association, d une entreprise, d un élu membre du Conseil communal ou du Collège, d un membre du personnel communal, sans cependant disposer d un pouvoir d enquête, ni d émettre un jugement sur les faits lui soumis. Le Bureau transmet ce genre d avis au Secrétaire communal et au Bourgmestre avec l autorisation du demandeur ou, le cas échéant, d office tout en préservant l anonymat. Il pourra également donner des conseils en matière d information et de formation dans la limite des matières relevant de ses compétences. Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 2

3 Le Bureau dont la mission exclusive et consultative est essentiellement préventive et non répressive, n intervient pas dans les missions du médiateur, des services d audit, des services des peines disciplinaires, Il ne fait pas non plus fonction d instance de recours à l égard de ces services et ne contrôle pas la politique de l autorité communale. Le Bureau fait fonction de point de contact pour des questions générales d interprétation relatives à l éthique et à la déontologie mais pas pour, par exemple, des infractions individuelles aux lois et règlements. Le Bureau peut décider de ne pas répondre à une certaine question ou de ne pas accéder à une demande en raison, par exemple, de son imprécision ou de l aspect déraisonnable de la demande. Il pourra proposer au Conseil communal toute modification à son règlement d ordre intérieur et de fonctionnement. Composition du Bureau d éthique et de déontologie (Conseil communal des 22 décembre 2006 et 23 avril 2007) Monsieur Jean-Claude LACROIX, Président du Bureau d éthique et de déontologie ; Monsieur Jean-Pol BEAUTHIER, Professeur de médecine légale à l ULB, médecin légiste ; Monsieur Thierry CASTAGNE, Directeur général adjoint WALLONIE et Directeur Régionale Hainaut-Namur d Agoria (Fédération de l industrie technologique) ; Monsieur Olivier COLLOT, Journaliste pré-retraité ; Monsieur Pierre CUISINIER, Ingénieur civil, Manager de l année 2006 et ancien Administrateur-délégué de Caterpillar Belgium ; Madame Josiane DOUMONT, Bâtonnière de l ordre des avocats du Barreau de Charleroi ; Monsieur Philippe SCIEUR, Docteur en sociologue, spécialiste de l organisation des administrations, Professeur et Vice-recteur de la FUCAM. Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 3

4 REGLEMENT D ORDRE INTERIEUR ET DE FONCTIONNEMENT 1. Mandats Les divers mandats sont renouvelables. La désignation du Président est faite pour 6 ans, prenant cours le 22 décembre 2006, mais expirant pour l actuel président au 31 janvier Le mandat des membres du Bureau est de 6 ans à dater du 23 avril 2007, mais expirant le 30 avril, celui des actuels membres venant ainsi à échéance le 30 avril En cas de démission d un membre, le nouveau mandataire présenté par le Président et désigné par le Conseil communal achève le mandat en cours. 2. Indemnisation des membres du Bureau Le montant des jetons de présence attribués à chaque membre du Bureau (à l exception du Président) est fixé à 150 par séance plénière. Pour l ensemble des prestations qu il fournit, le Président a droit à une rémunération (Echelle A1-maximum annuel autorisé 7.421,57 brut) correspondant à une prestation annuelle de 450 heures exercée dans les liens d un contrat d emploi à temps partiel. Ses frais de déplacement pour missions lui seront remboursés sur base d un mémoire justificatif. Il bénéficiera d un GSM Ville avec prise en charge des frais de communication à concurrence d un forfait à déterminer dans le cadre du règlement qui sera prochainement adopté par le Conseil communal. Le présent régime d indemnisation s applique à dater du 1er janvier Composition et fonctionnement du Bureau Le Président assume la gestion journalière du Bureau, gère le courrier et fait rapport du tout au Bureau. Outre le(la) Président(e), le Bureau restreint est composé d un(e) Vice-président(e) et d un(e) Secrétaire élu(e)s par les membres. Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 4

5 Le Vice-président remplace le Président en cas d empêchement ou d incompatibilité. Le Secrétaire dresse le procès-verbal de chaque réunion. Le Bureau restreint est chargé de préparer : - les dossiers, - les rédactions de textes, - les réunions, En séance plénière le Bureau, composé de tous les membres, est informé de toutes les activités du Président et du Bureau restreint et est, seul, habilité à prendre les décisions. 4. Décision Pour pouvoir siéger, le quorum des membres présents est fixé à cinq. Le consensus sera préalablement recherché. A défaut de consensus, la décision est prise à la majorité simple et, en cas de parité, la voix du Président de séance est prépondérante. En outre, des demandes d avis pourront, en cas de nécessité, être adressées à tous les membres par courriel, fax, etc Elles ne seront acquises qu en cas d approbation à l unanimité. 5. Saisine du Bureau Le Bureau ne pourra être saisi que d une demande écrite qui fera l objet d un accusé de réception, ou d une déclaration actée, datée et signée dont une copie sera remise à l intéressé(e). Aucune suite ne sera réservée aux lettres anonymes. 6. Compétences Les compétences du Bureau sont limitées à l éthique et à la déontologie des élus, du personnel communal tant statutaire que contractuel, dans leurs rapports avec la Ville et/ou en tant que représentants de la Ville au sein d organismes tiers tels ASBL, Intercommunales, Sociétés de logements Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 5

6 7. Gestion des «plaintes» Toute plainte fera l objet d un accusé de réception et sera portée à la connaissance du Bureau lors de sa plus prochaine réunion. Pour l exercice de sa mission, ce dernier aura un accès illimité et direct à tous les locaux, données et documents nécessaires, pourra entendre toute personne qu il estimera utile et obtenir l assistance et la collaboration de tout membre du personnel. 8. Suivi des plaintes et avis Le Bureau assurera le suivi des plaintes et avis relevant de ses compétences jusqu à la décision à intervenir par l autorité compétente, avec communication au demandeur. En cas de plainte ou demande échappant à ses compétences, le Bureau en fera aviser ce dernier avec, s il échet, identification du Service auquel il devrait s adresser. 9. Convocation du Bureau Le Bureau est convoqué par par le Président ou, à défaut, par le Viceprésident, avec communication de l ordre du jour 8 jours avant la réunion, sauf cas exceptionnel. 10. Révocation des membres Le Bureau peut proposer au Conseil communal la révocation d un de ses membres pour motifs graves ou absences systématiques, à défaut de démission de ce dernier. 11. Frais de fonctionnement Les frais de fonctionnement seront assurés par la Ville de Charleroi. Ils comprennent les fournitures de bureau, les frais de téléphone, de courrier, d organisation de réunions. Un bureau et une salle de réunion seront mis à disposition du Bureau. Le secrétariat sera assuré par la Cellule Développement Stratégique. Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 6

7 12. Personnes ressources Le Bureau pourra recourir à des personnes ressources qui n auront pas droit de vote et procéder à l audition de toute personne utile. 13. Confidentialité, impartialité et incompatibilité Les membres du Bureau et le personnel y affecté devront respecter la confidentialité des réunions et siégeront en toute indépendance et impartialité à huis clos. Tout membre du Bureau qui sait cause de récusation de sa personne ou d incompatibilité sur un point à l ordre du jour, est tenu de le déclarer au Bureau qui décide s il doit s abstenir. 14. Rapport annuel Pour le 31 mars de chaque année, le Bureau dressera un rapport de l activité de l année civile précédente, lequel, établi pour la première fois pour le 31 mars 2008, sera transmis au Conseil communal en vue de sa publication et fera l objet d une présentation orale par le Président du Bureau. Bureau d'éthique et de déontologie - Règlement d'ordre intérieur et de fonctionnement 7