TP ACCESS : Etats. Comme pour les autres objets (tables, formulaires, requêtes ) il existe plusieurs façons de créer un état.

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1 TP ACCESS : Etats Les états permettent de définir des documents en vue de leur impression. Leur construction est semblable à celle des formulaires. Prenons l exemple d une base de données de morceaux musicaux. I. Création d un état Comme pour les autres objets (tables, formulaires, requêtes ) il existe plusieurs façons de créer un état. Le bouton «Nouveau» de la fenêtre principale conduit à une fenêtre qui propose : Mode création : la construction de l état se fait entièrement à la main. Cette méthode est peu utilisée. Assistant Etat : comme pour les formulaires, l Assistant nous aide à construire un état. Le plus souvent, on utilise cette méthode puis on effectue des retouches. Etat instantané : Colonnes : ACCESS construit un état type où les données sont organisées en colonnes. Etat instantané : Tableau : ACCESS construit un état type où les données sont organisées en lignes. Assistant graphique : cet Assistant permet la construction de graphiques, «à la Excel» Assistant Etiquette : cet Assistant permet l impression d étiquettes. Janvier 2003 Page 1 sur 12

2 A. Assistant Etat 1. Sélection des données Comme premier état, nous allons éditer l ensemble des informations concernant les albums de la base de donnée «Albums». Nous voulons regrouper les albums par année et par genre. Pour définir ce nouvel état (l objet), on commence par choisir la table d origine des données de l objet. Ensuite, il faut sélectionner tous les champs de la table qui seront à présenter dans l état. 2. Regroupements L étape suivante présente une fenêtre en deux parties : une partie pour définir des «regroupements», et l autre partie pour donner une idée schématique du résultat correspondant au choix courant de regroupements. Janvier 2003 Page 2 sur 12

3 Préciser des regroupements, qu est-ce que ça veut dire? Par exemple, si on veut afficher tous les albums par genre et par année, il faut choisir comme regroupement : le champ «Année» puis le champ «Genre». On peut choisir autant de niveaux de regroupement qu il y a de champs. Dans un état, on peut regrouper des enregistrements selon les valeurs d'un ou plusieurs champs. Par exemple, pour rechercher tous les enregistrements dont le support est CD, on pourrait regrouper les enregistrements sur la valeur du champ «Support», puis effectuer des tris selon l ordre alphabétique sur les champs «Genre» puis «Titre». On peut aussi calculer des totaux et autres valeurs «groupées» comme le nombre de titres d album par genre de musique. On peut exécuter un regroupement 10 champs ou expressions au maximum par état. Lorsqu on effectue un regroupement sur plus d'un champ ou d'une expression, Microsoft Access imbrique les groupes selon leur niveau de regroupement. Le premier champ ou expression sur lequel est effectué le regroupement constitue le premier et les plus significatif des niveaux de regroupement ; le second champ ou expression sur lequel le regroupement est exécuté, le niveau de regroupement suivant, etc. Un en-tête sur un niveau de regroupement est associé à une pied sur le même niveau. 3. Tri Dans l étape suivante, on peut préciser des tris. Dans notre exemple, on peut définir un tri sur les champs «Titre» et «Support». Janvier 2003 Page 3 sur 12

4 4. Affichage : présentation et style Essayer les différents modèles de présentation (échelonné, aligné à gauche 1, 2 ) et finalement choisir la disposition Echelonné. Janvier 2003 Page 4 sur 12

5 Dans l étape suivante : pour le style, choisir le «Gris léger». 5. Enregistrement (support) L étape suivante sert à définir l objet support dans ACCESS. Dans le cas d un état, cette étape se réduit à la définition d un nom pour l état en cours de création. Nommer l état «Liste des Albums» Janvier 2003 Page 5 sur 12

6 Liste des Albums Année Genre Titre Support N Album Variété L'avare Vinyl 3 Variété T'as pas, t'as pas Vinyl 2 Variété C'est la ouate CD 1 Celtique Real CD 4 mercredi 15 janvier 2003 Page 1 sur 1 Janvier 2003 Page 6 sur 12

7 6. État sur plusieurs tables Comme pour les formulaires, il est possible de construire des états faisant référence à plusieurs tables. On peut par exemple créer un état pour présenter l ensemble des informations concernant les albums, avec la liste des auteurs de l album. Pour cela, il suffit de sélectionner les champs «Titre» de la table «Albums» et «Nom» et «Prénom» de la table «Auteurs» dans la première étape de l assistant («Quels champs souhaitez-vous- pour votre état?»). Lorsqu ACCESS propose différents affichages des données, il se base sur les relations entre les tables pour associer les titres aux auteurs et les auteurs aux titres. L affichage des données, dans notre cas, est préférable «par Albums». On peut ajouter un regroupement supplémentaire. B. Assistant instantané Colonnes Cet état est parmi les états les plus simples et les plus utiles. ACCESS gère automatiquement un état dont l affichage se présente en 2 colonnes : une colonne pour les noms des champs et une colonne pour leurs contenus. Les enregistrements sont séparés par des lignes horizontales, et toutes les données concernant un même enregistrement sont regroupées entre deux lignes horizontales (filet). De même l instantané Tableau est immédiat. Avec cet outil, ACCESS produit un affichage sous forme de tableau : en haut, le nom de la table, suivi du nom des champs et sur chaque ligne, le contenu des champs de chaque enregistrement. Janvier 2003 Page 7 sur 12

8 Albums N Album 1 Titre C'est la ouate Année 1994 Genre Variété Support CD N Album 2 Titre T'as pas, t'as pas tout dit Année 1966 Genre Variété Support Vinyl N Album 3 Titre L'avare Année 1929 Genre Variété Support Vinyl N Album 4 Titre Real Année 1999 Genre Celtique Support CD mercredi 15 janvier 2003 Page 1 sur 1 Janvier 2003 Page 8 sur 12

9 II. Retouche d un état Le plus souvent, les états de l assistant ne correspondent pas exactement à ce que l on cherche. Comme pour les formulaires, nous pouvons les retoucher et modifier aussi bien la forme que le fond. Pour retoucher un état, il faut le passer en «Mode Création» grâce au menu contextuel ou à l aide de l item «Mode Création» du menu «Affichage» ou encore au bouton. La structure d un état comprend au minimum les sections «En-tête de pas», «Détail» et «Pied de page». Les autres sections dépendent des regroupements choisis. Reprenons par exemple l état «Liste des Albums». En mode Création, on distingue 6 sections En-tête d état : son contenu n est affiché qu une fois, au début de l état ; En-tête de page : son contenu est affiché en haut de chaque page ; En-tête de groupe : son contenu est affiché au début de chaque groupe ; Détail : son contenu est affiché pour chaque enregistrement ; Pied de page : son contenu est affiché au bas de la page ; Pied d état : son contenu n est affiché qu une fois, à la fin de l état. Janvier 2003 Page 9 sur 12

10 Les principes pour modifier un état sont semblables à ceux utilisés pour modifier un formulaire. Dans la manipulation suivante, nous allons modifier un état «Albums et ses auteurs» créé à l aide de l Assistant, dont les deux images suivantes constituent l état initial. Il s agit d atteindre l état présenté dans l illustration suivante : Janvier 2003 Page 10 sur 12

11 La vue en mode Création de cet état est la suivante : Janvier 2003 Page 11 sur 12

12 Question : en plus d afficher le nombre d auteurs par album, le champ dans lequel apparaît : «=Compte([auteurs])» à un effet dans l interface. Quel est-il? Janvier 2003 Page 12 sur 12