Pierre TELLIER. Masters GPI Ingénierie Logicielle. Consignes pour la rédaction du mémoire et la présentation orale

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1 Pierre TELLIER Masters GPI Ingénierie Logicielle Consignes pour la rédaction du mémoire et la présentation orale

2 Auteur Intitulé de la formation Logo ou photo de l entreprise Titre du mémoire Année universitaire 2007/2008 Maître d'apprentissage (ou de stage) : Tuteur : 2

3 Remerciements Je remercie Jacques ANDRÉ (Irisa, Rennes) pour m avoir initié à la typographie à travers ses petites leçons diffusées dans Irisa-hebo dans les années 1990, et que j ai retrouvées avec un immense plaisir dans [1]. J adresse également un grand merci à tous les étudiants pour garder leur spontanéité, malgré l obligation de rédiger des rapports en subissant toutes les exigences que je leur impose 3

4 Sommaire REMERCIEMENTS... 3 SOMMAIRE INTRODUCTION CONSIGNES POUR LA RÉDACTION DU MÉMOIRE ORGANISATION DU TRAVAIL CHOIX DU SUJET OBJECTIFS LA STRUCTURE DU DOCUMENT LA COUVERTURE LES REMERCIEMENTS LE SOMMAIRE L'INTRODUCTION LE DÉVELOPPEMENT : EXPOSÉ ET RÉSOLUTION DE LA PROBLÉMATIQUE LA CONCLUSION : LE BILAN ET LES EXTENSIONS POSSIBLES ENCORE QUELQUES CONSEILS LA BIBLIOGRAPHIE UN PEU DE TYPOGRAPHIE PRÉSENTATION ORALE CONFIDENTIALITÉ DES MÉMOIRES ET DE LA PRÉSENTATION BIBLIOGRAPHIE ANNEXES...ERREUR! SIGNET NON DÉFINI. 4

5 1 Introduction La production d'un mémoire de fin de formation est un exercice difficile, mais qui répond à des objectifs clairs et précis. Le premier objectif est de démontrer vos compétences, c'est-àdire vos capacités à mobiliser vos connaissances pour faire face à une situation donnée. On perçoit déjà que dans un bon mémoire, on sera donc amené à mettre en relation des éléments fondamentaux (acquis en formations) avec des actions engagées sur le terrain. C'est un travail d'organisation de ses idées, selon une certaine logique de raisonnement. Cela requiert non seulement d'ordonner son propos, mais aussi d'appliquer une méthodologie et une organisation permettant d'aboutir au meilleur résultat rédactionnel dans les délais impartis. C'est aussi un travail de communication, sur la forme comme sur le fond, destiné à vous mettre en valeur et qui vous permet de progresser au niveau de votre expression écrite. Le présent document a pour but de vous aider à rédiger votre mémoire de fin d études. Il s adresse aux apprentis devant présenter leur travail d apprentissage, aux étudiants soumis à l obligation de rédiger un rapport de stage, aux salariés de formation continue qui présentent une mission réalisée dans le cadre de leur emploi, ou encore à des étudiants qui ont réalisé un projet dans le cadre de leurs études, que ce soit en groupe ou non. Dans la suite de ce guide je serai souvent amené à appeler «stage» le temps consacré à la réalisation du travail faisant l objet de votre rédaction, même s il ne s agit pas à proprement parler de stage (stage, contrat d apprentissage, mission, emploi salarié, projet personnel ou de groupe, ) Votre formation comporte deux parties distinctes, une première partie composée d'enseignements académiques et parfois d'un projet encadré, l'autre étant la formation pratique dispensée pendant la période que vous passez en entreprise ou sur le terrain. Chacune de ces parties est évaluée et doit être acquise pour obtenir le diplôme. Ce document a pour but de vous guider pour la préparation de l'évaluation de la partie pratique, effectuée à partir de 3 éléments : l'évaluation qualitative et quantitative de votre travail, réalisée à partir des éléments du suivi de votre activité, des renseignements fournis par votre responsable en entreprise et complétés par les échanges tenus avec votre tuteur. Une grille d'appréciation est à la disposition de votre responsable qui peut l'adapter à selon ses critères ; le mémoire de fin d'études, document de synthèse évalué par un membre du jury de la formation. Votre tuteur vous accompagne tout au long du processus d'élaboration de ce document. la présentation orale devant un jury constitué d'intervenants de la formation et de professionnels du secteur. Ce guide est constitué de 2 parties principales. La première est consacrée au mémoire, et la deuxième porte sur l'exposé oral. 5

6 2 Consignes pour la rédaction du mémoire 2.1 Organisation du travail Voir site dans la rubrique «Planning du mémoire» 2.2 Choix du sujet Vous choisirez de développer une mission ou un projet réalisé dans le cadre de votre contrat d'apprentissage. Idéalement il doit s'agir d'une mission de longue durée (4 mois minimum), présentant un contenu en rapport avec la formation et permettant de montrer votre savoir faire et vos capacités d'évolution. Si possible, cette mission doit présenter des aspects vous permettant de traiter des aspects techniques, organisationnels, de communication et management, économiques et financiers, d'ouverture sur l'extérieur ainsi que de votre engagement personnel. Certaines fonctions entrent difficilement dans ce cadre, parce que les missions sont de très courte durée, ou ne laissent que peu de place à la gestion de projets. Dans ce cas il est préconisé de s'adapter pour rentrer dans le cadre des objectifs du mémoire de fin d'étude. On peut soit trouver un fil conducteur (par exemple les bases de données utilisées en hot line, les outils de déploiement ou de gestion de parc, ), soit "s'approprier" un projet de ses clients ou de son entreprise. En cas de difficultés votre tuteur doit pouvoir vous conseiller individuellement sur le choix d'une approche. 2.3 Objectifs Le mémoire fait l'analyse de la mission que vous avez retenue comme thème de mémoire de fin d'études. Il n'est pas un manuel. Il a pour but de permettre aux enseignants de vous mettre une note, d'évaluer la quantité et la qualité de votre travail, et son adéquation avec votre formation (contenu et niveau). L'impression générale de votre niveau de pratique professionnelle se fera en fonction de ce mémoire, de l'avis de vos responsables dans l'entreprise et au sein de l'équipe pédagogique, ainsi que de votre présentation orale. Un bon mémoire est un mémoire lisible, concis, qui montre clairement ce que vous avez à faire, ce que vous faites, comment, et pourquoi. Il doit mettre en lumière la difficulté de votre travail, et vos capacités à utiliser vos connaissances, en particulier les plus récentes. Le mémoire n'est en aucun cas un manuel de maintenance. Si ce type de document vous est demandé par votre entreprise, il s'agit d'un autre document, dont tout ou partie pourra éventuellement être jointe aux annexes du mémoire. Si vous suivez les conseils suivants pour élaborer le contenu du mémoire, vous allez rapidement arriver à plusieurs dizaines de pages. Il semble impossible de rapporter une mission de plusieurs mois en une vingtaine de pages. Cependant, sachez être clair, précis, et concis. Ne dépassez pas 40 voire 50 pages. Ayez pitié de votre lecteur en ne gonflant jamais artificiellement un rapport, qui, en plus d'être long, deviendrait alors pénible à lire La structure du document La rédaction du mémoire de fin d'études est un exercice qui procède d'une démarche universitaire. Votre rapport doit restituer l'expérience que vous avez acquise, afin d'évaluer vos capacités à prendre en charge et à conduire un travail, à aborder une problématique complexe et à y 6

7 apporter des solutions pertinentes, tant d un point de vue technique que d un point de vue personnel, dans le cadre d une équipe, en entreprise. Compte tenu de la diversité des situations professionnelles susceptibles d'être rencontrées à ce niveau de qualification, il n'existe pas pour ce document de structure type universelle, d'où la nécessité de se faire conseiller par son maître d'apprentissage et son tuteur. Ainsi, selon les cas, une brève présentation générale de l'entreprise pourra se trouver en introduction, alors que la présentation détaillée du service se trouvera en première partie. Dans certains cas, on éprouvera le besoin de faire un chapitre spécifique à une étude bibliographique, à l'étude d'un domaine ou d'une technologie, ou encore à une analyse de l'existant. Dans d'autres cas encore, on aura recours à deux chapitres distincts pour décrire d'une part l'approche méthodologique déroulée et d'autre part la mise en œuvre de la solution. Quelle que soit l'organisation retenue, le document doit contenir : l'énoncé du problème qui vous est posé, le contexte de travail en équipe, les caractéristiques du lieu de stage, de l industrie, vos objectifs ; votre méthode de travail, les difficultés rencontrées, les options choisies, les références théoriques ; les recherches, expérimentations et résultats obtenus ; une conclusion de votre travail technique et une conclusion personnelle. Gardez à l'esprit que le plan de votre mémoire trahit la structuration de votre pensée La couverture Inspirez vous de celle de ce document. Dans le cadre, une illustration (photo ou logo de l'entreprise), le nom de l'entreprise (éventuellement le lieu), puis le titre du mémoire Les remerciements C est une coutume plutôt sympathique. Faites le au moins pour votre maître d'apprentissage et votre tuteur Le sommaire Il en faut un. Si nécessaire, il est accompagné d'une liste des figures, des tableaux, des annexes etc. Votre traitement de texte sait forcément gérer cela L'introduction C'est de l introduction, de sa clarté, sa lisibilité que va dépendre l accessibilité de votre rapport. L introduction a un triple objectif : D abord s assurer la bonne volonté du lecteur : pour cela il faut lui montrer l utilité et la pertinence du projet. Ensuite, le disposer à lire le rapport de façon approfondie en lui proposant le plan du rapport. Enfin, le rendre attentif en le sensibilisant aux difficultés et à l intérêt de l étude. Dans un document technique, on ne cherche pas le «suspense» des romans policiers. L introduction doit, de suite, donner une information précise du lieu, du contexte et du contenu de votre mission : «où?», «quand?», «comment?» et «pourquoi?» À quel titre, dans quelle entreprise Pour combien de temps Votre mission, votre axe de travail, votre sujet de recherche Les salariés en formation continue (ou les étudiants en double compétence) gagneront à présenter en quelques lignes leur parcours professionnel et de formation, puis à expliquer le 7

8 choix de leur sujet de mémoire, en raison de compétences particulières, de leur position stratégique dans l entreprise, leur expérience, leurs objectifs de carrière, etc. Dans l introduction, vous pourrez évoquer, l un ou l autre des points suivants, que, bien sûr, vous développez par la suite : Les motivations et les attentes de l entreprise, concernant votre sujet de travail, précisez les destinataires ou les objectifs de ce travail, les enjeux pour l entreprise de la mission qui vous est confiée : enjeux techniques, commerciaux, améliorations des services, perspectives de développement... Le cahier des charges : contraintes techniques, temporelles, financières, matérielles, humaines Les moyens mis à votre disposition : les «ressources humaines» = accueil, disponibilité, équipe, moyens techniques, informatiques, documentation Les difficultés rencontrées, surtout si elles ont conduit à une évolution voire un changement du sujet proposé pour votre stage. Ensuite, toujours dans ce chapeau introductif, vous proposez une annonce de plan que vous allez suivre, en «racontant» ses grandes lignes : dans un premier temps, je vais puis et ensuite et pour finir Enfin, vous présentez votre entreprise. Deux ou trois pages doivent suffire, en sélectionnant les informations pertinentes qui caractérisent votre lieu de stage : Quelles sont les activités de l'entreprise? Quels services propose-t-elle? Quels produits fabrique t-elle? Quels sont ses produits vedettes? Où distribue-t-elle? Dans quels domaines clés cette entreprise investit-elle? Les données de base de l'entreprise : un historique court présentant les principales étapes essentielles de son évolution, son implantation géographique, le type de l entreprise (Multinationale, PME ), l objet de l entreprise, éventuellement l évolution de son chiffre d affaires les relations extérieures et rapports avec les clients et les fournisseurs, les débouchés des produits Éventuellement l organigramme de fonctionnement, s il est pertinent et accessible pour le lecteur Et pour finir, bien sûr, la présentation des caractéristiques et des fonctions du service dans lequel s est effectué votre stage. Cette présentation de l entreprise ne doit pas être une compilation fastidieuse de tous les documents que vous aurez récoltés. Elle doit simplement donner les éléments nécessaires pour mieux comprendre le contexte de votre travail. Elle procède du général au particulier. Inutile de recopier le contenu de la plaquette ou de la page Web de présentation écrites pour faire passer un message publicitaire Le développement : exposé et résolution de la problématique Nous vous rappelons qu'il vous appartient de structurer cette partie en fonction de la nature de votre projet, en accord avec votre maître d'apprentissage et votre tuteur. En principe, on doit trouver dans cette partie les éléments qui suivent Le contexte de l'entreprise C'est n'est plus une simple présentation de l'entreprise. Présentez en particulier le cadre dans lequel vous avez travaillé: le nombre et la qualité des personnes impactées par votre travail, les objectifs du service, son type de personnel, sa culture, l'environnement matériel et logiciel. Donnez les contraintes posées par l'entreprise: utilisation d'une démarche ou d'outils liés à la sécurité, la qualité, la conduite de projet, etc., les contraintes liées à la mise en production: délais, choix des outils, rédaction d'une documentation, etc. 8

9 Le problème et son positionnement La mission en elle-même, ce qui est difficile. Enjeux, délais, innovations technologiques, domaine fonctionnel, dimensionnement, nouveauté pour l'entreprise, exigences du client, etc Votre méthodologie Comment vous vous y êtes pris? Quelle a été votre démarche? Quels choix se sont offerts? Sur quoi vous êtes vous appuyés pour faire vos choix? Comment justifiez vous les options retenues? Analyse de l'existant (optionnel) Etude bibliographique. Etude du domaine. Veille technologique Vos réalisations Elles sont normalement en rapport avec la conception d'application ou le développement. Pensez que tous les lecteurs ne sont pas forcément hyper spécialistes du domaine dans lequel vous avez évolué. La présentation du domaine doit donc être suffisante pour bien comprendre ce que vous faites, sans détails inutiles. Évitez l'utilisation abusive de sigles et abréviations. Ayez une rigueur scientifique en posant clairement les définitions, en utilisant toujours le même terme pour le même concept. etc. Si vous intervenez sur un produit existant ou réalisé en équipe, votre part de travail doit pouvoir être facilement évaluée par le lecteur. Vous devez bien sûr présenter le travail réalisé, surtout pourquoi vous êtes arrivé à ce résultat, les alternatives envisagées, les conséquences de vos choix, etc. Si vous avez, au cours de la réalisation, utilisé des outils ou des concepts nouveaux pour vous, présentez-les, en les comparant avec ce que vous connaissiez, avec ce que vous avez acquis en formation, en expliquant les apports ou les contraintes que cela a entraînés. Il ne s'agit pas de rédiger un cours sur ces techniques, mais de montrer brièvement de quoi il s'agit, ce qu'elles permettent, de donner la possibilité s'en faire une idée et de donner pistes pour aller plus loin à ceux qui le souhaitent. Même si votre entreprise ne vous a pas imposé de démarche particulière pour la conduite de projet, montrez comment vous avez géré votre temps et expliquez clairement les raisons des dérapages éventuels La conclusion : le bilan et les extensions possibles Après un rappel de vos objectifs, il est important de faire le bilan quantitatif et qualitatif de la mission que vous avez présentée, en montrant du recul par rapport à votre travail et à votre entreprise. N'ayez pas peur de faire une analyse critique des choix opérés et des options retenues. Mettez en valeur les conséquences de votre formation sur votre pratique professionnelle, le devenir votre travail, les connaissances techniques nouvelles que vous avez apportées, les conséquences positives sur votre situation dans l'entreprise. La durée limitée de votre mission et les contraintes économiques font souvent qu'il resterait des améliorations possibles si plus de temps était disponible. Vous pouvez indiquer ces améliorations ou extensions possibles, en donnant des pistes techniques quant à leur implantation future, et en chiffrant la quantité de travail restant. Cela peut permettre par exemple à l'entreprise de proposer des services supplémentaires ou de nouvelles prestations. 9

10 2.4.7 Encore quelques conseils Tout au long de votre stage, montrez vous attentif à la vie de l entreprise, à son organisation hiérarchique, fonctionnelle Intéressez-vous aux documents produits par l entreprise, listez les documents techniques que vous avez consultés. Suggérez à votre responsable de stage, de lire votre rapport -souvent ce sera lui qui vous le demandera-, il pourra ainsi vous faire des remarques afin d améliorer votre écrit. Faites relire votre rapport à une personne en mesure de corriger votre style et vos fautes d'orthographe et de français. Soignez l orthographe et la syntaxe. On a du mal à se lire soi-même. Ne sous-estimez pas les délais nécessaires pour la rédaction, les corrections, l impression et la reliure de votre rapport. Aujourd hui la communication et l archivage électroniques sont de mise, un seul exemplaire papier vous est demandé, imprimé recto-verso contrairement aux anciennes pratiques (moins de papier, moins de poids, moins de place). De même, ne sous-estimez pas les délais nécessaires à la préparation de la présentation orale. Lorsque vous utilisez des abréviations, sigles, «jargon» de l entreprise, vocabulaire technique spécialisé, mots en langue étrangère donnez la clé de compréhension au lecteur. Faites un lexique que vous placerez en fin de votre document, sans omettre de le signaler dans votre sommaire. Vous devez utiliser le «nous», quand vous avez accompli avec une équipe un certain travail qui est un jalon dans le déroulement de votre travail, et le «je», quand le besoin de bien définir l historique de vos recherches ou de votre implication spécifique l exige. Ne vous contentez pas d un strict travail de description : illustrez et expliquez vos propos, soyez rigoureux, présentez et analysez les étapes de votre démarche et de vos résultats. Ne tentez pas de présenter le listing de la totalité des activités effectuées, mais réfléchissez à valoriser l essentiel de ce que vous avez fait. Ayez conscience de ce que vous avez appris au contact du «terrain-entreprise» et ayez la mémoire de la façon dont vous l avez appris : cela vous évitera de «jargonner», de jongler avec des sigles ou des tics de langage spécifiques à l entreprise. Face à votre mission, aux difficultés rencontrées, soyez en mesure de remettre en cause vos conceptions de départ, vos à priori : pour cela, utilisez et vos connaissances théoriques, votre curiosité et votre capacité de recherche et de poser des questions. Bref, bousculez vous et faites nous savoir votre cheminement. Veillez à mettre en valeur votre démarche et votre implication dans votre écrit. Soyez aussi attentifs à ces défauts courants d un rapport écrit : Les objectifs du stage, le rôle du stagiaire et le choix des tâches qui vous sont confiées ne sont pas suffisamment précisés, celui qui vous lit ou vous écoute ne comprend pas ce que vous avez fait, vous, durant votre stage dans l entreprise. La démarche générale, les choix méthodologiques ne sont pas suffisamment justifiés. Les problèmes rencontrés ne sont pas suffisamment analysés et approfondis. Les réussites, les échecs, les renoncements et changements d option, ne sont pas expliqués La bibliographie Pensez à mettre des références correctement rédigées des ouvrages et serveurs Web consultés. 10

11 2.5 Un peu de typographie Les personnes intéressées par ce domaine consulteront avec profit [1]. Je ne livre ici que quelques règles, destinées à prévenir les erreurs les plus courantes : on ne commence pas en général un titre par un article (sauf dans ce document, pour ne pas confondre «mon» introduction, avec celle que vous devez faire :«l introduction» ; pas de majuscule à tous les mots d un titre ; pas de point à la fin d un titre (ce n est pas une phrase) ; les majuscules doivent être accentuées ; les noms propres ne se mettent pas tout en majuscule ; il vaut mieux utiliser l italique que du gras pour souligner ; on ne souligne pas, cela attire trop l œil et fait penser aux liens activables ; on évite d écrire en couleur, surtout le bleu connoté URL ; les éléments d une liste commencent par une minuscule et se terminent par une virgule ou par un point-virgule, sauf le dernier par un point ; si il y a plusieurs phrases dans l élément, majuscule au début, et point à la fin ; en général (sauf usage du propriétaire), un sigle est écrit sans points, en petites capitales si on l épelle et en minuscules si on le prononce (CEE, Onu) ; les titres ou qualité (professeur, président, directeur, etc.) se mettent en minuscule ; on met en italique les mots étrangers, les termes informatiques, ; les figures sont obligatoirement référencées dans le texte ; Il n y a pas d obligation en matière de choix de la police. Pour un mémoire, un corps 11 convient dans la plupart des cas. Les titres sont mis en gras. On peut choisir par exemple un corps de 18 pour les chapitres, 14 pour les sections et 12 pour les sous-sections. 11

12 3 Présentation orale Elle comporte 2 parties : 20 minutes de présentation, puis 15 minutes environ de questions. S'en suivent une délibération restreinte au jury, et un bref exposé au candidat, afin qu'il profite des remarques exprimées par le jury. Il ne s'agit pas à l'oral de paraphraser votre mémoire, mais de montrer, à l'aide d'un support visuel, que vous maîtrisez votre domaine, que vous êtes à même de comprendre les enjeux des missions qui vous sont confiées, de les mener à terme et d'en dresser un bilan critique. Inutile donc en si peu de temps de tenter d'approfondir les aspects technologiques. Ce n'est pas un cours. Les critères de l'évaluation de cet exercice sont la clarté de l'expression et de la présentation, la qualité des illustrations, la structuration du discours (plan), le rythme et le respect du temps imparti d'une part, la pertinence des réponses aux questions posées d'autre part. Pendant votre stage ou votre apprentissage, vous avez été l ambassadeur de notre université dans votre entreprise. Le jour de votre soutenance, vous représentez désormais votre entreprise. Faites lui honneur en soignant votre présentation et par votre attitude professionnelle. La pratique montre qu être accompagné par son encadrant dans l entreprise, son supérieur ou un collègue, est souvent un avantage pour le candidat. 12

13 4 Confidentialité des mémoires et de la présentation Exceptionnellement l'entreprise de l'apprenant peut demander la confidentialité de la soutenance et du mémoire. Dans ce cas elle doit préparer 2 exemplaires de contrat de confidentialité par personne autorisée à assister à la soutenance. La liste des membres du jury est transmise à l'entreprise de l'apprenant une semaine avant la soutenance, via l'apprenant. Les membres du jury s'engagent à la confidentialité, et à ne conserver aucun exemplaire des mémoires. En revanche, une version déclassifiée doit être remise en échange du mémoire soumis à l'évaluation. 13

14 5 Bibliographie [1] Jacques ANDRÉ, Petites leçons de typographie, < [2] Problematikz Generator, < 14