CENTRE NATIONAL DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE ASSISTANTE DE DIRECTION

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1 CENTRE NATIONAL DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE ASSISTANTE DE DIRECTION

2 ITINÉRAIRES ASSISTANTE DE DIRECTION CODE ITINÉRAIRE 12A01 CONSEILLER FORMATION : DANIÈLE BUR MATHIEU - - Assistante de direction Apporter une aide permanente au directeur de service ou de structure, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. ACCUEILLIR LE L'accueil physique et téléphonique des publics SX2A1 FONDAMENTAUX A2805 La prévention et la gestion de comportements difficiles L'écoute active en milieu professionnel A3BM1 MAÎTRISER LES TECHNIQUES D'EXPRESSION ORALE ET ÉCRITE 5 jours A5404 Rédaction et correspondance administrative La prise de notes pour une restitution efficace A5401 La communication efficace par courriel 1 jour A2CEL A2801 L'optimisation de la prestation orale Conception de présentations avec power point H4POW La maîtrise de la communication écrite A2DB3 MAÎTRISER LES TECHNIQUES D'ORGANISATION L'analyse de son activité pour une gestion efficace de son temps de travail A3DBM A3CLE L'optimisation de son classement La préparation et la gestion d' une réunion A3ORG 1 jour A2COM L'utilisation d'internet sans risque La recherche avec méthodologie des informations sur internet 1 jour A2JM1 Sélection, synthèse, restitution d'informations A2DBM

3 L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DES S Niveau Fondamentaux Code stage: SX2A1 Chargés d'accueil. - Acquérir des techniques et appliquer des règles pour assurer un accueil physique et téléphonique efficace et de qualité. - Bilan de la pratique et mesures correctives. - Connaissance des publics accueillis : personnes en situation de handicap, en situation de grande pauvreté, d'origine étrangère ou de culture différente, en situation d'illettrisme. - Repères sur les relations à l'administration dans différentes cultures. - Techniques de l'accueil physique : amabilité, empathie, compréhension des demandes, gestion des situations difficiles. - Reception, filtrage des appels et messages téléphoniques. Ce stage appartient aux itinéraires suivants : - Itinéraire IA201

4 LA PRÉVENTION ET LA GESTION DE COMPORTEMENTS DIFFICILES R /02/15 R /09/15 NANCY R /01/16 Patricia TARDIEU COMMERCY R /02/16 Didier Flamant Code stage: A2805 Agent ayant pour activité principale l'accueil des usagers ou ayant dans leurs missions un rôle d'accueil. - Savoir identifier les différents types de comportements difficiles. - Savoir adapter son accueil à ces différentes situations. - Avoir une attitude préventive des situations agressives. - Savoir résoudre un désaccord. - Savoir faire face à la violence et se protéger. - Les différents types de comportements difficiles : agressivité, passivité, agitation... - Les différents types d'agressivité. - Les techniques d'écoute face à l'agressivité. - La gestion des limites lors d'un accueil difficile. - La responsabilisation de la personne accueillie passive. - La restauration de son équilibre après un accueil difficile. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Mise en situations pour s'approprier le savoir-faire et le savoir être nécessaires dans certaines situations. PRÉ-REQUIS Avoir une expérience professionnelle dans une mission d'accueil. Ce stage appartient aux itinéraires suivants : - Itinéraire 12KAS - Itinéraire 12K01 - Itinéraire 12S01 - Itinéraire IA201

5 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat L'ÉCOUTE ACTIVE EN MILIEU PROFESSIONNEL NOUVEAU R /11/15 Code stage: A3BM1 Tout agent souhaitant augmenter ses capacités d'écoute pour améliorer la qualité de son travail. - Intégrer l'importance de l'écoute active dans un contexte professionnel. - Mettre en place un cadre adéquat pour une écoute de qualité. - S'approprier les outils de l'écoute active pour faciliter l'expression de ses interlocuteurs. - Evaluation de son style et de sa capacité d'écoute. - Les règles de base pour une écoute efficiente. - Les outils de l'écoute active. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES - Autodiagnostic de sa propre écoute. - Formation pratique avec des exercices et des mises en situation. Ce stage appartient aux itinéraires suivants : - Itinéraire IA201

6 RÉDACTION ET CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE 5 jours COMMERCY R /09/ /09/15 Didier Flamant NANCY R /09/ /10/15 Patricia TARDIEU R /03/ /03/16 Code stage: A5404 Agent amené à composer et à rédiger des documents administratifs et des courriers, hors utilisation de lettres types. - Appliquer les règles de la rédaction administrative. - Rédiger tous documents administratifs en utilisant un vocabulaire adapté au destinataire et les règles syntaxiques et sémantiques. - Mettre en page une lettre dans le respect des règles de présentation. - La légitimité et l'évolution du style administratif. - L'adaptation du vocabulaire, les règles de syntaxe et les erreurs à éviter. - La mise en page et la construction des différents écrits : lettres, notes, comptes-rendus... - L'analyse, la synthèse et la restitution correcte des données pour améliorer la lisibilité des différents écrits. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Nombreux exercices pratiques facilitant l'intégration des bases indispensables à une expression écrite de qualité. Ce stage appartient aux itinéraires suivants : - Itinéraire IC101

7 LA PRISE DE NOTES POUR UNE RESTITUTION EFFICACE BRIEY R /02/ /03/15 Angie SORNETTE COMMERCY R /03/15 Didier Flamant R /01/16 Code stage: A5401 Agent ayant à prendre des notes de façon rapide et synthétique et à rédiger des comptes-rendus. - S'initier à la prise de notes rapide et efficace. - Rendre compte par écrit d'activités diverses de manière correcte, synthétique, organisée. - Les différentes situations de prise de notes. - La méthodologie de la prise de notes. - La méthodologie de la rédaction d'un compte rendu. Ce stage appartient aux itinéraires suivants : - Itinéraire IC101

8 LA COMMUNICATION EFFICACE PAR COURRIEL BRIEY R019-03/04/15 1 jour Angie SORNETTE R018-11/05/15 Code stage: A2CEL Agent souhaitant acquérir les bases de rédaction de courriel. - Maîtriser les avantages et les risques de la communication par courriel. - Apprendre les spécificités de la rédaction des courriels dans l'administration. - Apprendre à écrire avec aisance des courriels efficaces. - Le rôle de l'écrit dans l'administration et les responsabilités. - Les avantages et les risques de la communication par courriel dans l'administration, les aspects réglementaires. - Les différences rédactionnelles et de mise en page du courriel. - Le courriel : objet, style, règles de diffusion, mise en copie, formules appropriées, fond, forme et mentions obligatoires.

9 L'OPTIMISATION DE LA PRESTATION ORALE COMMERCY R /03/15+20/03/15 Didier Flamant Code stage: A2801 Agent souhaitant développer son aisance à l'oral et son argumentaire. - S'exprimer devant un auditoire ou un interlocuteur afin de présenter de facon claire et structurée un argumentaire "ficelé". - Apprendre à communiquer avec aisance dans les différentes situations professionnelles et à s'adapter à ses interlocuteurs. - L'analyse d'une situation de communication. - Le langage verbal et le langage corporel. - Un argumentaire "ficelé". - Le traitement des objections. - La stratégie de la conviction. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Entrainement à la communication par des exercices progressifs.

10 DOMAINE : INFORMATIQUE ET SYSTÈMES D'INFORMATION / Sous-domaine : Bureautique et utilisation des outils informatiques CONCEPTION DE PRÉSENTATIONS AVEC POWER POINT R /09/15 Armelle WEBER Code stage: H4POW Agents devant réaliser des présentations avec Power Point. - Réaliser des présentations élaborées intégrant des objets multimédia, images ou schémas. - Appliquer des effets d'animation pour renforcer l'impact de ses présentations. - Utiliser un masque pour gagner du temps lors de la mise en forme des présentations. - La présentation du logiciel et de ses fonctions. - L'utilisation des différents modes d'affichage. - Le choix d'un visuel efficace (Insertion d'objets, graphiques, organigrammes, images). - L'animation de la présentation. - La création d'un modèle. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Alternance d'apports théoriques et de travaux pratiques. PRÉ-REQUIS Etre déjà initié à l'utilisation d'un micro-ordinateur.

11 LA MAÎTRISE DE LA COMMUNICATION ÉCRITE NOUVEAU NANCY R /11/15 Patricia TARDIEU R /02/16 Code stage: A2DB3 Agent souhaitant améliorer sa communication écrite dans son contexte professionnel. - Consolider les règles d'orthographe et de grammaire. - Améliorer le style et la syntaxe de ses écrits. - S'approprier les bonnes méthodes pour concevoir les principaux types d'écrits professionnels : notes, compte-rendus, courriers. - Rappel des fondamentaux de l'orthographe et de la grammaire. - Utilisation de la ponctuation et des relations logiques. - Les constructions de phrases cohérentes, les principaux écrits professionnels avec leur plan. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Auto-évaluation en début de formation, exercices, cas pratiques.

12 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat L'ANALYSE DE SON ACTIVITÉ POUR UNE GESTION EFFICACE DE SON TEMPS DE TRAVAIL NOUVEAU LONGWY R /09/ /10/15 Angie SORNETTE Code stage: A3DBM Agents souhaitant gérer leur temps de manière efficiente. - Savoir clarifier sa fonction et les tâches qui en découlent. - Acquérir les réflexes de techniques d'organisation pour mieux gérer son temps. - Savoir faire face aux imprévus et rester serein malgré les pressions. - Les principes et les règles d'une gestion du temps efficace. - Les techniques d'organisation personnelle pour mieux gérer son temps. - Le bilan personnel de la gestion de son temps et le plan d'actions. - Les outils de communication et de l'affirmation de soi pour gérer son temps. - Les études de cas liées à la problématique des stagiaires. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Jeux de rôle analysés en groupe.

13 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat L'OPTIMISATION DE SON CLASSEMENT NOUVEAU R /06/15 NANCY R /11/15 Patricia TARDIEU Code stage: A3CLE Assistants(es) de direction, agents en charge de secrétariat. - Mettre en place des procédures efficientes de classement de documents. - Choisir la méthode de classement adaptée à son organisation. - La définition d'un plan de classement. - La mise en oeuvre d'un plan de classement dans une organisation. - Le classement partagé, arborescence informatique et dossiers papier. - Le lien avec le tri et l'archivage des dossiers. MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Exercices pratiques : analyse de dossiers classés, classement de dossiers. PRÉ-REQUIS Connaissances en bureautique.

14 DOMAINE : REPÈRES ET OUTILS FONDAMENTAUX / Sous-domaine : Techniques administratives, d'organisation et de secrétariat LA PRÉPARATION ET LA GESTION D' UNE RÉUNION R /06/15 Code stage: A3ORG Assistants(es) de direction, agents en charge de secrétariat. - Préparer une réunion. - Identifier les conditions de réussite et acquérir une méthode de travail pour organiser une réunion. - L'analyse ou la détermination des ou de l'objectif(s) de la réunion. - Les différents types de réunions : information, concertation, débat. - La préparation de l'organisation matérielle d'une réunion. - La préparation du dossier. - Le contenu et l'envoi des convocations. - L'accueil des participants et le déroulement de la réunion : pratiques, protocoles particuliers. - La présentation des documents remis. - La diffusion des comptes rendus et suites à donner.

15 L'UTILISATION D'INTERNET SANS RISQUE NOUVEAU R001-17/03/15 1 jour BRIEY R002-14/01/16 Angie SORNETTE Code stage: A2COM Agents non informaticiens soucieux d'acquérir les bonnes pratiques de sécurité à appliquer au travail. - Mettre en évidence les risques liés à l'utilisation d'internet. - Intégrer un ensemble de bonnes pratiques pour éviter les risques. - Etat de la technologie en 2015 et sensibilisation aux nouvelles menaces numériques. - Protection du poste de travail, du Web et de la messagerie électronique. - Gestion et protection des supports, mots de passe, clés USB, disques durs, dossiers,... - La gestion des incidents.

16 LA RECHERCHE AVEC MÉTHODOLOGIE DES INFORMATIONS SUR INTERNET NOUVEAU R001-16/09/15 1 jour Code stage: A2JM1 Agent souhaitant améliorer ses techniques de recherche et d'information avec Google dans le cadre professionnel. - Améliorer sa recherche d'informations à partir des moteurs de recherche avec pertinence et sécurité. - Découvrir les nouveaux outils et assurer une veille d'information efficace. - Rappels sur le fonctionnement Web Présentation et fonctionnement des moteurs de recherche. - Recherche avancée et mise en place d'une veille d'information. - Les nouveaux outils de veille et de recherche d'informations.

17 Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Stages de l'itinéraire 12A01 SÉLECTION, SYNTHÈSE, RESTITUTION D'INFORMATIONS NOUVEAU R /03/15 NANCY R /10/15 Patricia TARDIEU Code stage: A2DBM Agents souhaitant parfaire la communication de l'information écrite et orale. - Définir ce qu'est l'essentiel. - Sélectionner et définir l'information orale et écrite utile. - Structurer sa pensée et présenter les informations de manière synthétique. - Expression de l'essentiel. - Méthodologie dans la sélection de l'information utile. - Démarche et techniques d'expression écrite et orale pour une présentation synthétique des informations. Ce stage appartient aux itinéraires suivants : - Itinéraire IA201

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