CAMPEZ COUVERT HOTELLERIE DE PLEIN AIR

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1 L ASSURANCE AFFINITAIRE CAMPEZ COUVERT HOTELLERIE DE PLEIN AIR GUIDE DE PROCEDURE Assurance Annulation / Interruption de séjour Saison 2013 Page 1/8

2 SOMMAIRE CONTACTS - Un site Internet à la disposition des vacanciers et des campings page 2/8 - Le Répertoire page 2/8 LE CONTRAT - Les Garanties page 3/8 - Procédure de déclaration de sinistre pour le client page 4/8 - Procédure de gestion/indemnisation de sinistre page 5/8 UNE PRESTATION DE SPECIALISTE - Un accompagnement réel du client page 6/8 - Système de souscription compatible et intégré aux logiciels page 7/8 de gestion HPA - Des engagements «Qualité» clairement définis page 7/8 - Une interlocutrice dédiée aux Annulations et Interruptions de séjour page 8/8 Page 2/8

3 CONTACTS SITE INTERNET Un site Internet à la disposition des vacanciers et des campings, Le site Campez Couvert permet de retrouver les éléments suivants : * Les Conditions Générales d Assurances * Un questionnaire de satisfaction vacancier * La Déclaration de sinistre REPERTOIRE Indépendants : Bruno ROTHURIER brothurier@gritchen-affinity.com Bruno LOUCHAT blouchat@gritchen-affinity.com Institution et Groupement : Maximilien DAUZET max@dauzet.fr Gestion / Comptabilité : Elodie CABEIRO ecabeiro@campez-couvert.com Sinistre / Indémnisation : Aurélie BERTHAULT aberthault@campez-couvert.com Page 3/8

4 LE CONTRAT LES GARANTIES - Maladie grave, accident grave ou décès - Complications dues à l état de grossesse - Contre-indication et suite de vaccination - Licenciement économique / Rupture Conventionnelle - Convocation devant un tribunal, uniquement dans les cas :. Juré ou témoin d Assises,. désignation en qualité d expert - Convocation en vue d adoption d un enfant - Convocation à un examen de rattrapage - Destruction / Vol des locaux professionnels ou privés - Dommage grave causé au véhicule - Octroi d un emploi ou d un stage par Pôle Emploi - Suppression ou Modification des dates de congés payés du fait de l employeur - Mutation professionnelle - Refus de visa par les autorités du Pays - Catastrophe naturelle - Interdiction du site - Séparation (PACS ou mariage) - Annulation d une des personnes accompagnantes - Interruption de séjour - Arrivée tardive - Responsabilité Civile (si option souscrite) Voir les conditions générales pour détails des garanties et exclusions disponibles sur notre site : ou sur le PDF joint. LIMITE DE GARANTIE : Remboursement des frais d annulation dans la limite de : par location par événement FRANCHISE : 15 par location A l exception des garanties suivantes : - Suppression ou Modification des congés. - Mutation professionnelle. - Séparation pour lesquelles la franchise est de 25% du montant des frais d annulation. Page 4/8

5 LE CONTRAT PROCÉDURE DE DECLARATION SINISTRE RAPPEL : Le rôle de l assurance est de supporter et gérer ces situations. Il est important de ne pas servir d intermédiaire pour éviter tout litige et ainsi éviter l éventuelle mise à défaut de l établissement de plein air. Le client étant l assuré, lui seul peut déclarer son sinistre. Pour un traitement accéléré, le diriger vers la déclaration en ligne. QUE FAIRE EN CAS D ANNULATION? 1- Le vacancier doit avertir le camping de son désistement dès la survenance d un événement empêchant son départ. 2 - Le vacancier doit déclarer le sinistre dans les 5 jours ouvrés ou quand il en a connaissance : * Par internet : * Par sinistres@campez-couvert.com * Par fax: +33 (0) * Par courrier : Gritchen Affinity - Service Sinistre - BP Bourges Cedex Un accusé reception indiquant la liste des justificatifs à fournir ainsi que la référence sinistre sera adressé par retour de mail/fax/courrier aux vacanciers et aux campings. QUE FAIRE EN CAS D INTERRUPTION? Evénements garantis en cas d interruption de séjour : * Rapatriement mécidal de l assuré, son conjoint et membre de la famille. * Maladie grave, accident corporel grave ou décès d un membre de la famille ne participant pas au voyage. * Vol, dommages graves d incendie, explosion de vos locaux professionnels ou privés. 1- Le vacancier règle la totalité de son séjour au camping. 2- Le vacancier avertit le camping de son départ anticipé. 3 - Le vacancier doit déclarer le sinistre dans les 5 jours ouvrés ou quand il en a connaissance : * Par internet : * Par sinistres@campez-couvert.com * Par fax: +33 (0) * Par courrier : Gritchen Affinity - Service Sinistre - BP Bourges Cedex Un accusé reception indiquant la liste des justificatifs à fournir ainsi que la référence sinistre sera adressé par retour de mail/fax/courrier aux vacanciers et aux campings. Dans tous les cas de retour anticipé, le vacancier doit obtenir du camping une attestation de départ anticipé. Page 5/8

6 LE CONTRAT PROCEDURE DE GESTION/INDEMNISATION DE SINISTRE 1- Le vacancier doit avertir le camping de son désistement. 2 - Le vacancier déclare son sinistre à Gritchen Affinity : * Par internet : * Par sinistres@campez-couvert.com * Par fax: +33 (0) * Par courrier : Gritchen Affinity - Service Sinistre - BP Bourges Cedex 3- Le vacancier réunit les pièces nécessaires au dossier pour validation de la garantie. 4- Le dossier est complet, Gritchen Affinity se positionne quant à la garantie : 1 - LA GARANTIE EST REFUSEE - Gritchen Affinity adresse une lettre motivée au client justifiant le refus. - Le camping en est informé. - Le camping conserve les sommes versées selon le barème précisé dans les Conditions Générales de Vente. - Le vacancier perd les frais d annulation conservés par le camping. 2 - LA GARANTIE EST ACCEPTÉE - Le camping en est informé. - Le camping conserve les sommes versées selon le barème précisé dans les Conditions Générales de Vente. - Nous indemnisons le vacancier dans les 48h. - En cas d annulation dans les 30 jours précedant le séjour, nous remboursons au camping le solde non réglé par le client. SPÉCIAL CE / GROUPE : Pour toute annulation d une personne ayant souscrit par l intermédiaire d un CE / GROUPE, le camping doit impérativement émettre une facture d annulation au nom de l assuré et non au nom du CE. Page 6/8

7 UNE PRESTATION DE SPECIALISTE UN ACCOMPAGNEMENT REEL DU CLIENT Dès la souscription du contrat Campez Couvert, le camping dispose de tous les supports nécessaires à la vente du produit. * Les Conditions Générales d Assurances Elles sont obligatoires lors de la vente de produit d assurance et doivent être à disposition de vos clients à l accueil et sur votre site internet. * L Attestation d assurance Lors de la réservation du séjour, le client confirme la souscription à l assurance. Il reçoit son bon de réservation ainsi que l attestation d assurance. Cette opération reste facultative mais vous devez cependant pouvoir y répondre en cas de demande. * La Brochure Elle vous aide à vendre le produit d Assurance Campez Couvert. Elle reprend la procédure de souscription, un extrait des motifs garantis et une déclaration d annulation. * Sticker A coller à l accueil de votre camping. Il indique à vos clients que vous êtes partenaire du produit Campez Couvert. Il valorise votre service clients et leur fidélisation. * Une animation Afin de faciliter la vente et mettre en valeur le produit, nous mettons à votre disposition plusieurs animations (bannière, dessin animé) à insérer sur votre site internet. Le dessin animé créé par notre studio permettra à vos clients de comprendre de manière ludique l intérêt de souscrire à ce genre de service. Les campings recevront également en fin de saison un questionnaire de satisfaction. Page 7/8

8 UNE PRESTATION DE SPECIALISTE SYSTÈME DE SOUSCRIPTION COMPATIBLE AUX LOGICIELS HPA Pour la mise en place de l assurance Annulation Interruption de séjour, vous devez contacter la Hotline de votre éditeur de logiciel afin de paramétrer l option «Assurance Annulation» en y indiquant votre prix de vente (X% du montant du séjour Hors frais de dossier et taxes de séjours). Veillez à ce que l option soit également disponible sur votre site par une phrase à cocher ou décocher. Si possible rendez la réponse obligatoire. Notre produit est compatible avec la plupart des plateformes de réservation : * Envoi automatique de la liste des vacanciers souscripteurs du produit Campez Couvert. * Le camping n a plus à prévoir des envois de bordereau de souscription. Procédure automatique. * Le camping n a plus à procéder à aucune saisie manuelle des souscriptions à transmettre à l assureur. DES ENGAGEMENTS «QUALITÉ» CLAIREMENT DEFINIS Le Groupe Gritchen Affinity s engage dans la démarche «Qualité», en respectant des exigences adaptées aux attentes des clients. * Réponse téléphonique sous 4 sonneries. * Réponse s sous 24h ouvrés. * Réponse courrier sous 48h ouvrés. * Etre disponible durant toute la saison. * Une interlocutrice dédiée Annulation : Aurélie BERTHAULT. * Bilan annuel sur les souscriptions, les sinistres, les incidents et les réclamations. * Avoir des plages horaires d ouverture adaptées à la clientèle : du Lundi au Vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h. UNE INTERLOCUTRICE DÉDIÉE ANNULATION A la disposition des campings et vacanciers. Aurélie BERTHAULT : sinistres@campez-couvert.com Page 8/8