CONDITIONS GÉNÉRALES DE RÉSERVATION ET DE VENTE (actualisées au )

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1 CONDITIONS GÉNÉRALES DE RÉSERVATION ET DE VENTE (actualisées au ) Les conditions générales de réservation et de vente régissent les rapports entre le FIAP Jean Monnet et ses clients. Elles sont imprimées au dos des contrats de réservation ou joints en annexe par mail. Le client prescripteur s engage à respecter ou à faire respecter ou à faire appliquer par leurs utilisateurs le règlement intérieur du FIAP Jean Monnet. La réservation d'un séjour, d'une location de salle ou autre prestation implique l'adhésion "ipsofacto" à ces conditions générales : elles sont considérées comme acceptées par le client dès le versement des arrhes, de la réception du bon de commande (pour les établissements publics régis par bon de commande) ou de la signature du contrat de séjour. CONDITIONS GENERALES Art. I - Tarifs Les prix indiqués sont en euro, toutes taxes comprises. A- Les tarifs confirmés sur l'accord de principe sont fermes pour 3 mois à compter de la date d'envoi et susceptibles de modification sans préavis en cas de changement de taux des taxes ou de révision des prix d'un prestataire extérieur. Art. II - Versement des arrhes A - Le FIAP Jean Monnet ne considère un séjour, une location de salle ou une autre prestation définitivement confirmé qu'au versement des arrhes ou du bon de commande accompagnés de la fiche de réservation, du contrat de séjour signé, avec la mention "bon pour accord" dans les délais fixés par le service commercial du FIAP Jean Monnet. B - Le versement des arrhes doit être égal à 30 % du montant total de la prestation réservée. Pour une réservation dont le montant est inférieur à la somme de 300, l'intégralité du règlement sera exigée avant le début de la manifestation ou de la prestation. C - Pour une réservation à moins de 30 jours, l'intégralité du règlement sera exigée avant le début de la manifestation ou de la prestation, sauf accord préalable du FIAP Jean Monnet. D - La date de versement des arrhes ou de la réception du bon de commande est indiquée sur l'accord de principe, passée cette date le FIAP Jean Monnet annulera la réservation sans relance. Sont dispensés du règlement des arrhes les établissements publics régis par bon de commande. Art. III - Modification de la prestation Toute modification de la prestation initiale devra faire l'objet d'une demande écrite et être expressément acceptée par le FIAP Jean Monnet. Art. IV - Annulation totale du séjour ou d'une manifestation A - Si l'annulation intervient entre la date de versement des arrhes et 90 jours avant la date prévue d'arrivée du groupe, ou du début de la manifestation, le FIAP Jean Monnet conserve 20 % des arrhes versées. B - Si l'annulation intervient entre 89 jours et 30 jours avant la date prévue d'arrivée du groupe ou de début de la manifestation, le FIAP Jean Monnet conserve 50 % des arrhes versées. C - Si l'annulation intervient entre 29 jours et la date prévue d'arrivée du groupe ou de début de la manifestation, le FIAP Jean Monnet conserve l'intégralité des arrhes versées. D Les frais bancaires résultant d une annulation seront à la charge du client. E Les réservations effectuées par bon de commande, n excluent pas les pénalités encourues en cas de non-respect des conditions d annulation mentionnées ci-dessus. 1

2 Art. V - Règlement des factures A - Les factures sont établies en euro; elles doivent être réglées en euro. Le FIAP Jean Monnet ne prend en charge ni frais de change, ni frais de virement. B - Les factures doivent être réglées au plus tard sur place au FIAP Jean Monnet, à la fin du séjour ou de la manifestation, sauf bon de commande, accord préalable ou convention de partenariat. C - Dans le cas d'un accord préalable pour un règlement à réception de la facture, celle-ci est à régler comptant. Les factures non payées dans un délai de 30 jours entraîneront le paiement de frais d'agios décomptés au taux de base bancaire de la BNP + 2 points. D les factures régies par bon de commande devront impérativement être réglées selon les codes de paiements de l établissement public. Les factures non payées dans ce délai entraineront le paiement de frais d agios décomptés au taux de base bancaire de la BNP + 2 points. E - À défaut du respect des conditions de règlement des factures, le FIAP Jean Monnet se réserve le droit de ne pas exécuter ses obligations portant sur les réservations ultérieures. F - Les règlements devront être effectués à l'ordre du FIAP Jean Monnet. HEBERGEMENT Art. VI - Tarifs Groupes A - Les tarifs groupes sont applicables uniquement pour les groupes constitués d'un minimum de 10 personnes. B - Ces tarifs sont appliqués à tous les membres du groupe, y compris les accompagnateurs et les chauffeurs (pas de gratuité). En cas de prix forfaitaires, les prix s'appliquent globalement aux services réservés. Ces prix ne peuvent pas être fractionnés. Art. VII - Repas groupes A - La demi-pension est obligatoire : 1 nuit + 1 petit-déjeuner + 1 dîner. B - Le nombre des repas doit être égal au nombre de nuits. C - Les repas du soir au self-service peuvent être remplacés en panier-repas. Tout changement d un repas du soir au self-service par un panier repas doit être demandé au plus tard 72 h à l avance. D - Les dîners non pris sur place et non remplacés par des paniers repas ne pourront pas faire l objet d un quelconque remboursement. E - Les tickets repas (petit-déjeuner, dîner) fournis par le FIAP Jean Monnet sont valables uniquement durant la durée du séjour, ils ne seront ni repris, ni échangés. F - Les effectifs des repas doivent être confirmés au plus tard 15 jours avant l'arrivée. Art. VIII - Répartition des chambres et responsabilités groupes. Le FIAP Jean Monnet ne peut pas garantir le regroupement de chambres à un ou plusieurs étages pour un même groupe. Les accompagnateurs du groupe doivent impérativement être responsables de leur(s) groupe(s). Art. IX - CHECK IN / CHECK OUT Les chambres sont mises à disposition des clients à partir de 14h00. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 9h30 le jour du départ. 2

3 Art. X - Délogement En cas de force majeure ou en raison de circonstances exceptionnelles, le FIAP Jean Monnet se réserve la possibilité de faire héberger les clients du groupe ou certains d'entre eux dans un hôtel de qualité équivalente sans aucune modification tarifaire. Art. XI - Prestations touristiques Toutes les prestations touristiques doivent être réservées à l avance auprès du service commercial du FIAP Jean Monnet. Art. XII - Arrivée tardive En cas d'arrivée tardive d'un groupe, le client supportera en totalité le coût des prestations réservées par lui mais non consommées du fait de ce retard. Art. XIII - Annulation A - Annulation partielle : réduction d'effectifs Il est accepté sans versement de dédit, une réduction de 1 personne pour 20 personnes payantes; au-delà de cette tolérance, pour toute réduction d'effectif qui intervient : A1 - De 60 jours à 30 jours avant l'arrivée du groupe, il sera facturé un dédit de 7 par personne et par jour de séjour. A2 - De 29 jours à 15 jours avant l'arrivée du groupe, il sera facturé un dédit de 10 par personne et par jour de séjour. A3 - De 14 jours au jour d'arrivée du groupe, il sera facturé un dédit de 13 par personne et par jour de séjour. B- Annulation partielle : réduction de la durée du séjour Toute réduction de la durée du séjour est soumise à l'accord du FIAP Jean Monnet. B1 - Une demande de réduction intervenant entre la date de versement des arrhes et 90 jours avant la date prévue d'arrivée du groupe, entraîne un dédit de 7 par personne et par jour annulé. B2 - Une demande de réduction intervenant entre 89 jours et 30 jours avant la date prévue d'arrivée du groupe entraîne un dédit de 10 par personne et par jour annulé. B3 - Une demande de réduction intervenant entre 29 jours et la date prévue d'arrivée du groupe entraîne un dédit de 13 par personne et par jour annulé. SALLES DE REUNION Art. XIV - Conditions d utilisation A - Les salles sont réservées aux réunions à caractère privé. Les réunions publiques avec convocation par voie d affichage, presse ou internet, sont strictement interdites. A1 En aucun cas, le client n est autorisé à introduire au FIAP Jean Monnet de la boisson ou une denrée alimentaire. A2 Toute vente est strictement interdite au FIAP Jean Monnet. B Les salles sont mises à disposition des clients à partir de l heure indiquée sur le contrat de réservation. C - En cas d'annulation de réservation d'une salle de réunion moins de 30 jours avant la date d'utilisation prévue, remplacée par la réservation d'une autre salle à un moindre coût, le même jour et la même période horaire, il sera facturé 30 % de la différence de coût entre les deux salles. D - Le FIAP Jean Monnet se réserve le droit de modifier une réservation de salle en fournissant une salle équivalente. 3

4 Art. XV - Restauration, garantie du nombre de participants, du nombre de couverts A - En cas de location de salle, le nombre de participants devra être confirmé au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation. Pour des raisons de sécurité, le nombre de participants ne devra pas dépasser la capacité maximale d accueil de la salle. B - Le nombre de couverts devra être confirmé au plus tard 72 heures ouvrés (lundi au vendredi) avant la date de la manifestation. Ce nombre sera retenu comme base de facturation. Il est toléré une marge de 1 pour 20 payants en moins. C - Pour une prestation de restauration servie après 22h, des frais de personnel seront facturés par heure supplémentaire et par personne en service sur la base des tarifs en vigueur dont le client reconnaît avoir pris connaissance. Art. XVI - Expositions et manifestations. A - Les expositions et manifestations dans les parties publiques du FIAP Jean Monnet sont soumises à l'approbation préalable du service sécurité du FIAP Jean Monnet. Toutes les prescriptions du cahier des charges du FIAP Jean Monnet ainsi que les normes de sécurité en vigueur dans les établissements recevant du public devront être respectées. Le FIAP Jean Monnet se réserve la possibilité d'intervenir en ce sens. B - L'organisateur s'engage à remettre en leur état d'origine et à ses frais les lieux qui auront été occupés. Tout démontage doit être effectué dans les 6 heures suivant la fin de la manifestation. Art. XVII - Livraison du matériel Avant le début d une manifestation, toute livraison de matériel devra faire l objet d un accord préalable du FIAP Jean Monnet. De plus, le FIAP Jean Monnet ne peut conserver le matériel après une réunion. Le client doit faire son affaire de l enlèvement. Art. XVIII - Assurances matériels A - Le FIAP Jean Monnet ne pourra être tenu pour responsable, ni des vols ni des dégradations que peut subir le matériel entreposé par l'organisateur, sauf effraction. Le FIAP Jean Monnet recommande vivement au client de souscrire une assurance couvrant tous dommages causés à son matériel pendant la manifestation. B - Recommandation : dans le cas de manifestations ayant un caractère d'exposition de matériel ou d'objets de valeur, nous conseillons à notre clientèle de bien vouloir souscrire à ses frais, une assurance pouvant couvrir tout dommage que pourraient subir ceux-ci, quel que soit l'endroit où des matériels seraient entreposés (hall, couloir, chambre, salle de réunion, etc.). C - Le client sera responsable de tous les dégâts causés par ses invités ainsi que la disparition constatée dans le matériel entreposé ou exposé dans nos locaux. AUTRES CONDITIONS GENERALES Art. XIX - Formalités préalables Le client fait son affaire de toutes déclarations ou demandes d'autorisation préalables éventuellement nécessaires qui doivent être effectuées auprès des organismes ou toutes administrations du lieu de situation du FIAP Jean Monnet. En aucun cas, le FIAP Jean Monnet ne pourra être tenu pour responsable du défaut de ces déclarations. 4

5 GENERAL CONDITIONS OF RESERVATION AND OF SALE These general conditions of reservation and of sale govern the relationship between FIAP Jean Monnet and its customers. Reserving a stay, hiring a room or other service implies ipso facto a commitment to the general conditions set out herein, which are considered accepted by the customer as soon as a downpayment has been made. ART. I - APPLICATION A - Group rates are only applicable to groups of no less than 10 people. B - These rates are applied to all members of the groupe, including those accompanying them and drivers (no exemption of charges). C - Half-board is compulsory : 1 night + 1 breakfast + 1 dinner. The number of meals must be the same as the number of nights. Half board included dinners or packed lunch. Meals must be ordered and confirmed 15 days before arrival. D - Whenever flat fee prices have been agreed, they apply in whole to the services reserved. Prices cannot be differentiated into individual components of price. E - Prices are shown in euro, and include all taxes. F The customer engage himself to respect or to make apply by their users the internal regulations of the FIAP Jean Monnet. ART. II - PRICE GUARANTEES Rates confirmed thought understanding are firm for a three-month period from the date of expedition and are subject to change with no advance notice in the event of any modification in taxes in force or in the rates charged by any external supplier. ART. III - DOWNPAYMENTS The general conditions of reservation and of sale are printed on the reverse side of the reservation slips. A - FIAP Jean Monnet will only consider a stay, the hire of a room or other service as definitively confirmed when a downpayment is made, accompanied by a signed reservation slip under the endorsement "agreed". If the reservation slip is not returned, the receipt of downpayment by FIAP Jean Monnet implies total commitment by the customer to the present general conditions. B - The downpayment must be no less than 30% of the total amount due for the service reserved. For a reservation in an amount less than 300, the whole amount shall be payable before the beginning of the event or service. C - For reservation with less than 30 days advance notice, all of the amount due must be paid up before the beginning of the event or service, except by prior agreement with FIAP Jean Monnet. D - The date of downpayent is shown on the memorandum of understanding and failing payment by this date, FIAP Jean Monnet will cancel the reservation without any notice. ART. IV - GUARANTEE OF NUMBER OF PARTICIPANTS AND NUMBER OF PLACE SETTINGS A - In the event of the hire of a room, the number of participants must be confirmed no later than 10 days before the date of the event. B - The number of place settings must be confirmed no later than 2 working days before the date of the event. The number given will be used as a basis of invoicing. A margin of one person less for every 20 paying shall be tolerated. ART. V - CHANGE TO SERVICESCHANGE TO SERVICES Any change to the service must be requested in writing and be expressly accepted by FIAP Jean Monnet. ART. VI - CANCELLATION OF STAY OR OTHER SERVICE A - If the cancellation occurs between the date of downpayent and 90 days before the planned date of arrival of the group or beginning of the event, FIAP Jean Monnet shall retain 20% of the downpayment. B - If the cancellation occurs between 89 and 30 days before the arrival date of the group or the beginning of the event, FIAP Jean Monnet shall retain 50% of the downpayment. C - If cancellation occurs less than 29 days before the planned date of arrival of the group or beginning of the event, FIAP Jean Monnet shall keep all of the downpayment made. D The banking charges for the down payment reimbursements are chargeable to the customer. ART. VII - PARTIAL CANCELLATION : REDUCTION IN NUMBERS A reduction of 1 person for every 20 paying will be accepted without penalty payment, but any reduction in numbers greater than the foregoing shall entail : A - Penalty payment of 7 per person and per day of stay will be invoiced if the reduction is notified between 60 days and 30 days before the arrival of the group. B - Penalty payment of 10 per person and per day of stay will be invoiced if the reduction is notified from 29 days to 15 days before arrival of the group. C - Penalty payment of 13 per person and per day of stay will be invoiced if the reduction is notified from 14 days before to the day of the arrival of the group. ART. VIII - PARTIAL CANCELLATION : REDUCTION IN THE LENGTH OF STAY Any reduction in the length of stay shall require agreement from FIAP Jean Monnet. A - A request for reduction in length of stay occuring after the date of downpayment and 90 days before the planned date of arrival of the group shall incur a penalty payment of 7 per person and per day of cancellation. B - A request for a reduction in length of stay occurring between 89 days and 30 days before the planned arrival date for the group shall incur a penalty payment of 10 per person and per day cancelled. C - A request for reduction of length of stay occuring between 29 days and the planned arrival date of the group shall incur a penalty payment of 13 per person and per day of cancellation. ART. IX - MEETING ROOMS A - Meeting rooms are reserved for meetings of a private nature. Public meetings with poster advertisements or press invitations to attend are strictly prohibited. B - If a meeting room is not used or its use is cancelled less than 30 days before the date of scheduled use of that room, FIAP Jean Monnet shall retain the whole of the downpayments made. C - If a reservation for a meeting room is cancelled less than 30 days before the planned date of use, but is replaced by a reservation for another room at lesser cost, on the same day and at the same time, 30% of the price differential 1/2

6 between the two rooms shall additionally be invoiced. FIAP Jean Monnet reserves the right to change a meeting room reservation by offering an equivalent. ART. X DELIVERY OF MATERIAL Before the beginning of a meeting, any delivery of material will have to be the object of a prior agreement with the FIAP Jean Monnet. The FIAP Jean Monnet cannot keep any material after the meeting is over. The customer is responsible for it s removal. ART. XI - LATE ARRIVAL The customer shall bear the whole cost of services reserved even if full use has not been made of them due to late arrival by the customer. ART. XII - LATE HOURS For restaurant services after 10 p.m., personnel expenses will be invoiced by hour of overtime per person at work, as per the scale of charges in force, which the customer acknowledges to be fully aware of. ART. XIII - ALLOCATION OF ROOMS FIAP Jean Monnet cannot guarantee to allocate to a single group sets of rooms on one or more floors. ART. XIV - ALTERNATIVE ACCOMMODATION In the event of an act of God or other exceptional circumstances, FIAP Jean Monnet reserves the possibility of accommodating groups or parts of groups in a hotel of an equivalent quality without any adjustment to its prices. ART. XV - PRIOR FORMALITIES The customer shall bear full responsibility for all declarations or requests for prior authorization such as may be necessary and required from organizations or administrations whose authority extends over the area where FIAP Jean Monnet is located. In no event shall FIAP Jean Monnet be considered liable for failure to make such declarations. ART. XVI - INSURANCE A - FIAP Jean Monnet cannot be held liable either for theft or deterioration of equipment left by the organizer on the premises, unless break-in is proven. FIAP Jean Monnet earnestly recommends customers to take out a comprehensive insurance policy for their equipment covering the relevant period. B - Recommendation : for events involving the exhibition of equipment or articles of value, we advise our customers to take out insurance policies at their own expense to cover any damage that may occur to their property, no matter the place of storage of such equipment (hall, corridor, room, meeting room, etc...) C - Customers shall be held liable for all damage caused by those whom they may have invited, as also for the disappearance of any equipment stored or exhibited on our premises. D - FIAP has entered in an insurance agreement with MAIF to cover the consequences of the professionnal civil liability it bears in its capacity as a tourism organization for the activities stipulated under French law n dated July 13, 1992 and pursuant to the provisions of paragraphs 20 and those thereafter of decree n dated June 15, ART. XVII - EXHIBITIONS A - Exhibitions and events in the public areas of FIAP Jean Monnet require the prior approval of the FIAP Jean Monnet security department. All FIAP Jean Monnet specifications and the current security standards in force in establishments authorized to receive the public must be respected. FIAP Jean Monnet reserves the right to intervene to ensure respect of the above. B - The organizer undertakes to restore any premises that will have been occupied to their original state, at his own expense. Dismantling of equipment or exhibition material must occur within six hours of the end of the event. ART. XVIII - SALE OF AGREEMENT FIAP purchaser may sell its agreement to any buyer that meets the same conditions, provided FIAP is informed by registered letter with an acknoledgment of receipt no later than 7 days prior to the beginning of the stay or meeting. ART.XIX - SETTLEMENT OF INVOICES A - Invoices are made out in euro and must be settled in euro. FIAP Jean Monnet will bear neither the costs of currency exchange nor of bank transfers. B - Invoices must be settled on FIAP Jean Monnet premises, no later than the end of the stay or event, unless otherwise specified. C - If there is a prior agreement for payment of the invoice on receipt, the invoice should be paid forthwith. Invoices remaining unpaid for 30 days incur payment of penalty charges at the bank base rate set by the BNP, increased by two percentage points. D - If the terms of payment of invoices are not met, FIAP Jean Monnet reserves the right not to fulfill its obligations with respect to reservations at a later date. E - Payment must be made to FIAP Jean Monnet. ART. XX - CLAIMS The purchaser may file a claim with FIAP for not meeting of for poorly meeting its obligations under the agreement. Said claim must be filed by registered letter with an acknoledgment of receipt no later than 8 days after the end of the stay or meeting. ART. XXI - ACT OF GOD The Management of FIAP Jean Monnet reserves the right to cancel the reservation if acts of God or events beyond its control force it to do so (strike, fire, water damage, etc...). ART. XXII - JURISDICTION Any dispute relating to the validity, interpretation, or performance of the present contract shall be the exclusive jurisdiction of the courts where the FIAP Jean Monnet is located. 2/2

7 Art. XX - Assurances Le FIAP Jean Monnet a souscrit auprès de la MAIF un contrat d'assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle qu'il est susceptible d'encourir en qualité d'association de tourisme au titre des activités visées par la loi n 92645du 13 juillet 1992 et conforme aux dispositions des articles 20 et suivants du Décret n du 15 juin Art. XXI - Cession de contrat L'acheteur peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions sous réserve d'en avoir informé le FIAP Jean Monnet par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard 7 jours avant le début du séjour ou de la manifestation. Art. XXII - Réclamations L'acheteur peut saisir le Fiap Jean Monnet pour inexécution ou mauvaise exécution du contrat par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai n'excédant pas 8 jours après la fin du séjour ou de la manifestation. Art. XXIII - Cas de force majeure La Direction du FIAP Jean Monnet se réserve le droit d'annuler la réservation si des événements de force majeure ou des cas de fortuits l'y contraignaient (grève, incendie, dégâts des eaux, etc..) ou si la sécurité de son bâtiment ou de ses clients n étaient pas garantis. Art. XXIV - Clause attributive de juridiction Tout litige relatif à la validité, l'interprétation ou l'exécution du présent contrat sera de la seule compétence des tribunaux du lieu de situation du FIAP Jean Monnet. 5