Pôle d innovation technologique de la construction durable : ROI. Règlement d'ordre Intérieur. Introduction :

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1 Règlement d'ordre Intérieur Introduction : Le pôle d innovation NEOBUILD a vu le jour le 4 mai 2011 à l initiative du Conseil de Développement Economique de la Construction (CDEC). Le Ministère de l Economie et du Commerce Extérieur (MECE) a reconnu comme nécessaire au développement du secteur luxembourgeois de la construction. Le Centre de Recherche Public Henri Tudor (CRP-HT) participe activement au pôle en tant que co-animateur et peut intervenir en tant qu expert pour certains projets spécifiques. Le projet n aurait pas pu voir le jour sans la participation de Cimalux Le présent règlement d'ordre intérieur a pour objectif de préciser et compléter les textes des statuts notamment en matières de cotisations, de ressources, d'organisation (personnel, locaux, équipement), de fonctionnement (prérogatives, processus de sélection des projets), d'admission/démission/exclusion de membres, de durée de mandat des administrateurs, etc. Il prend effet le 01 septembre Il évoluera au fur et à mesure de la montée en puissance du pôle, du développement des activités et le l ampleur des membres. Article 1. Cotisation et exclusion des membres Toutes personnes ou sociétés qui respectent la charte du pôle sont admises comme membres pour autant qu il soit en ordre de cotisation. L appartenance au pôle et les services offerts se font «au jour le jour» et suivant le type de cotisation payée par le membre. Le montant est mensuel mais payable annuellement ou mensuellement. Service Standard (gratuit sur simple inscription sur le site) - accès à la newsletter - accès au forum - accès restreint à la plateforme - inscription direct en ligne aux évènements du pôle Service Pack Bronze : - accès aux infrastructures du pôle (suivant disponibilité) - tarifs préférentiels aux évènements organisés par le pôle (suivant manifestation) - accès à la plateforme Neobuild.lu (recueil de donnée technico-commerciale) Service Pack Silver : - = service pack Bronze + - accès privilégiés aux services RDI du pôle - accès au service de veille technologique du pôle - accès restreints aux données de monotoring des laboratoires du pôle. - accès préférentiel aux espaces publicitaires du pôle. - accès au laboratoire et locaux d essai pour la mise en place de produit innovant (suivant disponibilité) Service Pack Gold : - = service pack Silver + - accès aux équipements et appareils de mesure du bâtiment Neobuild - accès aux résultats des monitorings et au système de monitoring N-P9000-FOR02-ROI_POLE-NEOBUILD_v2.0 1/6

2 - accès libre aux bureaux et salles de réunions du pôle (suivants disponibilités) Les membres du CDEC participant déjà financièrement à la création du pôle et de son infrastructure, en ce sens une réduction de 50% est accordée pour ses membres en ordre de cotisation sur les différents services Packs. Cotisations mensuelles de 1 à 15 de 16 à 50 de 51 à 250 de 250 à 1000 > 1000 Service Standard Service Pack BRONZE 90,0 150,0 240,0 450,0 900,0 Service Pack SILVER 180,0 250,0 400,0 700,0 1000,0 Service Pack GOLD 540,0 750,0 1200,0 2100,0 3000,0 Pour être reconnues comme membres, les personnes morales doivent être représentées par un représentant légal ou une personne dûment désignée par lui comme étant son représentant. La suspension d un membre est effective quand un membre ne respecte pas la charte du pôle. Lors d une suspension, un membre peut être exclu pour une durée déterminée par simple décision motivée du Conseil d administration. La procédure ne peut être déclenchée que dans un cas avéré de préjudice ou d'entrave aux buts poursuivis, ou de non-respect évident de la charte du pôle. Le cas d absence de paiement de la cotisation indique simplement que le membre ne souhaite plus «au jour le jour» profiter des services du pôle. Article 2. Obligation des Membres Les membres s'engagent à respecter des principes éthiques tels qu une obligation de réserve et de confidentialité stricte sur toute information détenue à raison de leur qualité de membre au sein du pôle. Les Membres, quel que soit la catégorie de service, s'engagent à respecter strictement les engagements de confidentialité qu'ils sont amenés à prendre lors de leur implication dans un projet conduit par le pôle. Ils signeront à cet effet un engagement de respect de la confidentialité et la charte du pôle. Les membres qui participent à des projets s engagent à mettre à la disposition des projets entrepris par l'association toutes les ressources annoncées. De même, ils devront veiller au respect par tous leurs collaborateurs, des droits et obligations en matière de propriété intellectuelle et/ou industrielle dont sont titulaires ou auxquels sont tenus, le cas échéant, les autres membres du pôle. Article 3. Conseil d'administration Le conseil d administration valide la stratégie et les décisions principales concernant le pôle tant dans le domaine de l animation (en concertation avec le CRP-HT) que dans le domaine du coaching de projet d innovation dans le secteur de la construction. Article 4. Direction générale La direction générale dispose des autorisations légales nécessaires à la gestion quotidienne et en particulier de la coordination du Pôle NEOBUILD. Il veille à la mise en place d un programme d activités et d investissement correspondant à la vision des fondateurs. Avec la cellule opérationnelle qu il dirige, il assure la préparation et l exécution des missions N-P9000-FOR02-ROI_POLE-NEOBUILD_v2.0 2/6

3 d animation et de suivi de projets d innovations. L animation est conjointement organisée avec le CRP-HT. Article 5. Cellule Opérationnelle La cellule opérationnelle agit sous l autorité de la direction générale et assure la mise en œuvre et la gestion des différentes activités du pôle. Elle est notamment chargée de : - La réalisation du programme d activités et d investissement; - La recherche de partenariat ; - La promotion du pôle sous toutes ses formes ; - La gestion des activités du pôle ; - La veille et la prospective technologique et économique. - La réalisation et la gestion des installations du pôle ; - L identification de projets d innovation - L accompagnement au montage et la gestion des projets RDI Article 6. Jury d'experts Dans le cadre des certains projets spécifiques, la cellule opérationnelle, la direction ou le CA peut faire appel à des experts. Ces derniers sont issus des membres du pôle (CRP-HT, Université, industriels, autres). Ces experts sont reconnus par le secteur au sens large comme ayant une compétence particulière dans le domaine en question et capable de donner un avis éclairé et objectif. L avis du jury d expert permet à la cellule opérationnelle, la direction ou le CA de prendre les décisions nécessaires. Dans les cas simples, la direction et la cellule opérationnelle est à même d évaluer ou préévaluer un projet ou une idée innovante dans le cadre de la stratégie du pôle. Article 7. Pouvoir d engagements et de signatures Le pouvoir d engagement de la société est défini dans les statuts de NEOBUILD S.A. Article 8 Obligations des membres Les entreprises ou organismes participant à des projets du pôle doivent: - Respecter les principes éthiques et la charte du Pôle - Défendre les intérêts du Pôle - Veiller au respect des droits et obligations en matière de la propriété intellectuelle et industrielle et des règles de confidentialité. Un accord de confidentialité sera signé par chaque personne physique, au nom de son organisme ayant à connaître, traiter, vérifier, évaluer, promouvoir les projets du pôle. - Les entreprises qui souhaitent participer à un ou plusieurs projets doivent être membres, s engager à le rester pendant la durée du projet et s'engager à payer les cotisations dues selon les modalités définies à l article 1. Article 9 Processus de sélection et de déroulement des projets Les projets doivent présenter au minimum une des caractéristiques suivantes : - Développement de produits ou services innovants concernant la construction durable. - Création d emploi, amélioration des conditions de travail, amélioration de procédé. - Mise en œuvre de partenariats entre entreprises, universités, hautes écoles, centres de recherches et de formation ; - Réponse à un problème concret du secteur, identifié par au moins une entreprise. Le sujet doit faire partie d un des 4 domaines de compétences. - Eco-matériaux N-P9000-FOR02-ROI_POLE-NEOBUILD_v2.0 3/6

4 - Eco-technologies - Green ICT - Conception, gestion, organisation Le processus d évaluation des projets se compose des phases suivantes : Phase 1 : Premier contact avec le pôle d innovation (téléphone, entrevue, boite à idée du site internet, mail, ) définition des informations minimales pour comprendre d idée innovante Phase 2 : Récolte d informations pertinentes avec le support d un consultant Neobuild. Consistance technique, originalité, caractère innovant, absence de brevet, adéquation avec le marché, aspect pédagogique. Phase 3 : Présentation du projet au comité de pré-évaluation (éventuellement jury d expert). Phase 4 (si le projet et pré-évalué favorablement) : Définition d un ou plusieurs porteurs de projet et recherche de partenaires financiers, structurels, opérationnels pour l étude de faisabilité et la demande d intervention public (en collaboration le cas échéant avec Luxinnovation) Phase 5: Défense du projet devant le comité NEOBUILD (éventuellement jury d experts). Phase 6 (si le projet et évalué favorablement): Développement du projet suivant le plan d avancement défini par le comité. Phase 7: Aboutissement du projet. Mise en place de la communication et des formations associées, retour d expérience au sein du pôle, partage des informations non confidentielles, développement de la commercialisation. Phase 8: Evaluation du déroulement du projet. Détection des problèmes éventuels, des nouvelles opportunités et des nouveaux contacts potentiels. Article 10. Suivi des projets Les Membres devront porter à la connaissance du Pôle tout élément de nature à affecter le bon déroulement du projet en cours. De son côté, le Pôle fera clairement et préalablement connaître ses procédures ainsi que ses critères d évaluation et de sélection. Chaque Membre s engage à donner suite, avec diligence, à toute demande d information formulée par le Pôle dans le cadre de l exercice de sa mission de suivi et d accompagnement des activités organisées par le Pôle. Chaque Membre s engage à faire rapport de ses activités au Pôle et aux administrations compétentes, conformément et suivant les modalités arrêtées au cas par cas (formes, périodicité, etc.) par le Pôle, reprises dans les conventions encadrant les projets. Pour sa part, le Pôle s efforcera de simplifier et d harmoniser l ensemble des démarches liées à de tels rapports, en bonne concertation avec les différents acteurs. Le pôle peut organiser une évaluation à mi parcours des projets labellisés. Dans ce cas, l évaluation est organisée en concertation avec les acteurs concernés et réalisée le cas échéant N-P9000-FOR02-ROI_POLE-NEOBUILD_v2.0 4/6

5 par un comité d Experts indépendants sélectionnés par NEOBUILD avec l accord des partenaires du projet. Cette évaluation porte notamment sur la qualité des résultats fournis depuis le démarrage du projet, le respect des plannings et des budgets et, pour les projets de recherche et développement, sur la stratégie de valorisation des résultats de la recherche. Elle se fonde sur un rapport écrit d avancement des travaux rédigé selon un canevas proposé par Neobuild. Si nécessaire, une présentation orale devant le comité peut être nécessaire pour limiter les tâches administratives et pour optimaliser la compréhension et la plus-value que peuvent apporter les experts. Article 11. Rapport d activité du pôle Une situation de l état d'avancement des différents projets doit être présentée au Conseil d'administration par la Direction Générale. Un bilan annuel est présenté à l'assemblée Générale par le Conseil d Administration dans le respect de la confidentialité liée aux différents projets. Article 12. Ressources financières du pôle Les ressources de l'association se composent comme suit : Contributions des membres : cotisations (cf. art. 1) et «success fee» (cf. art. 13) ; Subventions de toute nature, provenant d'organismes publics ou d'autres associations, auxquelles peut prétendre le pôle ou une de ses activités ; Ressources diverses, en numéraire et en nature, mises à disposition du pôle par des organismes, associations, industriels, ou personnes physiques. Ces mises à disposition sont acceptées par un vote du Conseil d'administration ; Abonnements et recettes provenant fournitures de services en coaching de projet innovant, abonnement à des éventuelles publications du pôle; Apports en jouissance éventuels de ses membres ; D'une manière générale, toutes les autres ressources autorisées par la loi. Article 14. «Success fee» Le pôle peut percevoir un «success fee» déterminé au cas par cas en fonction du type de projet, du domaine technique et des retombées potentielles. Article 15. Modification du Règlement intérieur Le Règlement d'ordre Intérieur peut être complété ou modifié par décision du Conseil d'administration. Ces modifications doivent être approuvées à l unanimité du Conseil d Administration. GLOSSAIRE : «innovation»: toute nouveauté sous forme de produit, de service, de procédé, de méthode ou d organisation, qui résulte de la mise en application d idées nouvelles ou d efforts de recherche-développement «pôle d innovation»: un groupement d entreprises indépendantes ou d organismes de recherche actifs dans un secteur ou dans une région particuliers ou partageant des intérêts ou compétences similaires ou complémentaires et dont l objet est de favoriser l innovation en encourageant l interaction, le partage des équipements et l échange de connaissances et de savoir-faire à des fins de recherchedéveloppement ou d innovation, de contribuer au transfert de technologies, à la mise en réseau et à la N-P9000-FOR02-ROI_POLE-NEOBUILD_v2.0 5/6

6 diffusion de l information scientifique et technique entre les entreprises et organismes de recherche constituant le groupement. «projet» : un investissement ou une opération se caractérisant par un objectif, une durée et des moyens établis au moment de sa définition en vue de sa mise en œuvre. «membres» : personnes morales ou physiques faisant partie du pôle. «cotisations» : redevance donnant donnant droit à une série de services associés. «eco-matériaux» : produits destinés à la construction et qui intègre l'ensemble des principes du développement durable. «eco-technologies» : les ressources technologiques permettant d optimiser l efficacité énergétique et la qualité environnementale des bâtiments, tant en termes de production et de régulation que de gestion de l ensemble des paramètres y relatifs. «green ICT» : l ensemble des mesures techniques destinées à optimiser l efficacité énergétique, le confort et la maintenance des bâtiments par la gestion informatique des systèmes actifs (simulation virtuelle comprise). N-P9000-FOR02-ROI_POLE-NEOBUILD_v2.0 6/6