Modalités du stage. 1. Équipe coordinatrice. Coordinateurs des départements :

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1 1. Équipe coordinatrice Coordinateurs des départements : Coordinateur des 4 départements : Delphine Longuet ( delphine.longuet@u-psud.fr ) département EES : Yves Bernard ( yves.bernard@u-psud.fr ) département INFO : Delphine Longuet ( delphine.longuet@u-psud.fr ) département MATX : Quoc Ngi Pham ( quoc-ngi.pham@u-psud.fr ) département OPTRO : Cédric Bernez ( cedric.bernez@u-psud.fr ) Séjours linguistiques : Marie-Christine Henriot ( marie-christine.henriot@u-psud.fr ) Secrétariat : Bénédicte Bon (contact.stages@polytech.u-psud.fr) Relations internationales (RI) : Europe : Chantal Escudié ( chantal.escudie@u-psud.fr ) Autres continents : Said Zouhdi ( zouhdi@lgep.supelec.fr) Secrétariat : Josiane Dervieu ( josiane.dervieu@u-psud.fr ) 2. Objectifs et conditions du stage Il s agit d un stage d immersion en entreprise. Durée minimale : 4 semaines Structure d accueil : une entreprise, mais pas de laboratoire (universitaire ou autre) Détails sur le stage : vous ne devez pas avoir de responsabilité pendant le stage. Un stage niveau «technicien» ne sera donc pas accepté. Le sujet doit être en rapport avec le département dans lequel vous êtes. Cas particuliers : Vous avez déjà effectué un stage d immersion dans votre cursus (BTS, IUT, Polytech, autre ) : vous pouvez demander une dérogation afin d effectuer un stage niveau assistant ingénieur. Stage linguistique : les étudiants qui ont des difficultés en anglais et qui ont été repérés se verront proposé d effectuer un stage à l étranger. Un rapport et/ou une soutenance en anglais sera/seront obligatoire(s). 3. Aspects administratifs a) Choix du stage Le sujet, accompagné de toutes les informations utiles, doit être validé par le responsable des stages de la spécialité. Vous pouvez également lui demander des conseils pour la rédaction des CV et lettres de motivation, ainsi que pour avoir des contacts (essentiellement des années passées). 1

2 b) Convention (consulter l intranet) Pour démarrer le processus administratif de votre stage, rendez-vous sur la base Horizon Entreprises de Polytech Paris Sud, et remplissez votre «Fiche de stage». C est elle qui génèrera la convention de stage quand elle sera complète. La convention de stage complète sera imprimée par le secrétariat et vous serez prévenu de venir la chercher. Déposer le dossier papier complet au bureau des stages de Poyltech Paris-Sud la convention en trois exemplaires signée par vous et par l'entreprise la copie de la carte d'étudiant l'attestation de responsabilité civile 2 enveloppes au format 16*23 (ou 16*32) libellées : une à l'adresse de l'élève, une à l'adresse de l'entreprise d'accueil. Pour tout séjour à l étranger, o Attention aux cartes d identités périmées mais valides sur le sol français. Tous les pays ne les acceptent pas, faites faire un passeport impérativement. o Attention également aux conditions d obtention des visas. Renseignez-vous auprès des ambassades. o Prenez une assurance «voyage» personnelle qui couvre : le rapatriement, l avance des frais médicaux et chirurgicaux, l avance de fonds à l étranger (raisons juridiques), accompagnement psychologique o joindre le mail de confirmation de votre inscription au fichier ARIANE du site du ministère des affaires étrangères : o joindre la fiche Sécurité à l International Le bureau des stages se charge de faire signer la convention par votre responsable de stage de l'école, le tuteur de stage de l école, le service des Relations Internationales si départ à l étranger le directeur de l école Le service des stages enverra une convention signée à chaque partie prenante. Avant de commencer votre stage, vous devez vérifier que votre convention est conforme et signée par toutes les parties concernées (l entreprise, Polytech Paris Sud et vous-même). Cette convention est indispensable. Attention aux délais. Il convient de compter au moins une semaine pour cette phase!!! Convention non signée avant début du stage = stage non validé Tout courrier doit être envoyé à l adresse suivante : Polytech Paris Sud Maison de l ingénieur Bâtiment 620 Rue Louis de Broglie Campus d Orsay Université Paris Sud ORSAY Cedex Vous ne devez pas commencer votre stage sans avoir reçu la convention signée par le directeur de Polytech Paris Sud. 2

3 4. Rapport de stage Objectifs du rapport : Présenter l entreprise dans laquelle vous avez effectué un stage, Décrire la mission qui vous a été confiée, Préciser les apports du stage pour votre formation et votre parcours professionnel. a) Contenu du rapport de stage : (20 pages maximum hors annexes) Le rapport doit bien évidemment comprendre une introduction et une conclusion. Première partie : Présentation succincte de l entreprise en rapport avec la mission (6 pages maximum). Il faut réaliser une présentation du secteur d activité (quels sont les enjeux actuels du secteur, son développement, ses perspectives), quelles sont les stratégies de développement de l entreprise, ses perspectives, sa situation actuelle. Ces pages ne doivent pas être un simple copié-collé du site internet de l entreprise ou de l institution dans laquelle vous avez effectué votre stage. Deuxième partie : Présentation détaillée du service qui vous a accueilli avec ses spécificités, son organisation (organigramme général et du service) et ses relations avec les autres services. Explication de la mission réalisée (7 pages maximum), impact de votre présence, résultats Troisième partie : C est LA partie à travailler en détail, c est LA raison du stage ouvrier. Quels sont les apports de ce stage pour votre cursus, pour votre parcours professionnel (acquisition de nouvelles compétences, connaissance du milieu de l entreprise, vérification de certaines connaissances acquises au cours de votre première année )? Dans ce paragraphe, définissez bien les relations au sein de l entreprise, entre vous et les autres, les problèmes que VOUS avez rencontrés, les relations hiérarchiques. Comparez les apports de ce stage avec vos expériences antérieures : qu avez-vous appris de différent? En quoi les différentes formations techniques ou non des employés modifient-elles les comportements? Quelles sont les attitudes qui vous ont plu ou déplu dans l encadrement, et que vous réutiliserez ou éviterez quand vous serez en charge d une équipe? Qu en avez-vous retiré personnellement pour votre carrière future? (7 pages maximum) CV et démarches pour trouver le stage Dans cette partie, mettez votre CV, avec le stage ouvrier inclus, ainsi que la procédure qui vous a permis de trouver ce stage (lettre de candidature, de motivation, ) (2 pages maximum) Les annexes : Plaquette de l entreprise, lettres d information, documents issus et réalisés lors de votre stage. Faire figurer dans les annexes uniquement les documents qui ont été décrits partiellement dans votre rapport Ceux qui sont commentés en entier dans le contenu du rapport doivent être intégrés dans la partie principale Elles ne doivent en aucun cas dépasser la taille du rapport! b) - Forme du rapport Contenu de la page de garde (voir le modèle sur l intranet) : Stage de première année et son titre s il en a un. Votre nom, prénom en haut à DROITE (merci pour ceux qui classent les mémoires.!) L école et ses coordonnées 3

4 L entreprise et ses coordonnées Dates exactes du stage Lieu du stage Responsables école et entreprise avec les numéros de téléphone Les remerciements se mettent avant le sommaire, juste après la page de garde. La table des matières, l introduction Relisez les, ils sont généralement criblés d énormes fautes de grammaire...! Un résumé en anglais (abstract) est à faire en une dizaine de lignes. Il doit se trouver avant le sommaire. Veillez à réaliser un sommaire, ne pas oublier de paginer l ensemble du document (sauf la page de garde, le sommaire, les remerciements.) Confidentialité à indiquer en GROS sur la couverture du rapport si nécessaire. Remarques sur le Rapport écrit : Numéroter les figures, leur donner un titre et les appeler dans le texte. Utiliser une police de format 12, pas plus petit, pas plus gros! Deux exemplaires sont à rendre au secrétariat, reliés (machine à perforer, baguette ou spirale sont disponibles au BDE). Insérer en fin du rapport le CV et la lettre de motivation que vous avez utilisés pour obtenir ce stage, ainsi que celui et celle que vous feriez à présent pour une nouvelle embauche. Veillez à conserver une version papier et une version informatique de votre rapport. 5. Soutenance de stage : 10 minutes de présentation suivies de questions. Les soutenances se dérouleront au Bâtiment 620, Maison de l Ingénieur, Plateau de Moulon à ORSAY. Pour vos présentations, nous mettons à votre disposition un PC portable et un vidéoprojecteur. Prévoyez plusieurs «supports informatiques» pour votre présentation et deux formats différents (ayez toujours un format pdf en plus d un autre type ppt). La soutenance (10mn d exposé suivie de 10mn de questions du jury) doit être soigneusement préparée. Objectifs : donner une vision d ensemble de votre stage. Conseils de présentation : Présentation succincte de l entreprise Détaillez votre mission de stage au cours d une présentation accessible à tous. N oubliez pas de présenter tout élément (document, échantillon, transparents) qui illustrerait la nature de votre mission. Terminez enfin par les apports en commentant l enrichissement de votre CV. Mettez l accent sur les apports PERSONNELS, les relations au sein de l entreprise, toute analyse du facteur humain que VOUS jugez pertinente! Les étudiants qui partent à l étranger en ET4, doivent faire leur soutenance «à distance» à la rentrée 2013 (videoconférence, skype ), afin que le stage puise être validé (et donc que l année soit ainsi validée). Renseignez-vous avant de partir! 4

5 6. Evaluation et validation du stage Vous devez rendre au secrétariat la fiche d évaluation avant le début des soutenances. Le stage ne peut être validé que lorsque la note finale est supérieure ou égale à 10 sur 20. Celle-ci se décompose ainsi : - évaluation de l entreprise et de la mission (/5) - rapport écrit (/7.5) - rapport oral (/7.5) Le stage ne peut être validé que lorsque : la convention de stage est transmise signée par toutes les parties au secrétariat avant le début du stage, ou que le contrat de travail est au secrétariat dès qu il est signé en entreprise. l'appréciation du responsable de stage est fournie au secrétariat avant la soutenance, l évaluation par l étudiant de ses conditions d accueil le mémoire, s'il doit être corrigé, est remis au secrétariat à la date précisée par le responsable des stages. ATTENTION : Un stage non validé implique automatiquement une non admission dans l année supérieure 5

6 ANNEXE I : Présentation de sources bibliographiques Une bibliographie peut être classée : par ordre alphabétique, par ordre chronologique d apparition, avec des renvois entre [] dans le texte. Quelques règles générales : Lorsque l auteur est une organisation, une association, citer son nom en guise d auteur sans l abréger : Ex : Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques (INSEE) Lorsqu il n y a pas d auteur, ni d organisation : c est le titre de l article qui commence la citation : Ex : L économie du patrimoine naturel. (1993). La présentation d une référence bibliographique varie selon le type de document que vous avez à citer : Il existe de nombreuses variantes de présentation mais quelle que soit la forme choisie, la référence doit permettre à tout lecteur de retrouver le document sans aucune ambiguïté et difficulté. Pour un article (d une revue nationale, internationale, d un périodique, ): NOM Prénom de l auteur, Titre de l article, Titre de la revue, volume et numéro de la revue, (année de parution), pages de l article. Ex : [1] MARTIN N., L économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8. Ex : [2] VINCENT J., MILANE J., DANZUNPRE J.J. et SANVAING-DANLHOTTE J.J.J., Physical Review B, 55, (2001), p Si c est un article que vous n avez consulté que par voie électronique sachant qu il existe sous format papier, il est préférable d ajouter directement après le titre de l article et entre crochets [version électronique]. Ex : MARTIN N., L économie du patrimoine naturel. [Version électronique], Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8. Si c est une revue qui n existe que sous forme internet ou dont la forme internet diffère de la forme papier, indiquer à la fin de la référence la date à laquelle vous avez repris l article, suivie de l adresse du site : Ex : MARTIN N., L économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8, consulté le 11/09/2006 à l adresse Pour un livre : NOM Prénom de l auteur, Titre de l ouvrage, Maison d édition, Ville de publication, (année de publication), pages du livre concernées. Ex: [3] BAUMOL W., The Theory of Environmental Policy, Cambridge University Press, Cambridge, (1988), p Pour des documents obtenus sur Internet (Un site internet n est pas une source bibliographique). C est ce que l on y trouve qui en est une. Ainsi, comme déjà dit plus haut : Document en ligne : AUTEUR Prénom, Titre de l ouvrage, Maison d édition, Ville de publication, (année de publication), pages du livre concernées, consulté le jour, mois, année, sur source.. Ex : BAUMOL W., The Theory of Environmental Policy, Cambridge University Press, Cambridge, (1988), p 23-28, consulté le 11/09/2006 à l adresse Périodiques en ligne : AUTEUR Prénom, Titre du périodique, volume et numéro de la revue, (Date de publication de l article), pages de l article, consulté le jour, mois, année, sur source.. Ex : MARTIN N., L économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n 2328, (1993), p.2-8, consulté le 11/09/2006 à l adresse 6

7 ANNEXE II : Fiche d évaluation Les étapes du stage Evaluation entreprise (coeff 5) Rapports écrits (coeff 7.5) Exposé oral (coeff 7.5) Critères d évaluation du stage Par le tuteur : prise en compte de la fiche remise par l entreprise/laboratoire d accueil, de l avis du tuteur (+/- visite), Contexte/enjeux de la mission Niveau technique ou scientifique (résultats) Maîtrise technique/scientifique (discussion) Recherche bibliographique Qualité introduction/conclusion Pertinence des documents mis en annexe Orthographe, grammaire, style Pagination, légendes, index, Apports de la mission (compétences), formulation des apports sur le CV Rapport général : Réflexion, prise de recul Rapport général : Présentation, construction, orthographe Présentation de la mission/vulgarisation Niveau technique ou scientifique Maîtrise technique / scientifique (questions) Expression (qualité, clarté, débit) Qualité de présentation (transparents,..) Très Bien Bien Passable Insuffisant Note (/20) 7

8 ANNEXE III : Première page type Nom du stagiaire Prénom du stagiaire Département : Rapport de Stage d Immersion professionnelle 3ème année du à Polytech Paris Sud Dates du stage Tuteur école : NOM Prénom - titre Mail tel A personnaliser : photo, titre, logo.. Société : Adresse : Dates du stage : Tuteur de l entreprise : Tél. entreprise + mail : Logo de l entreprise 8