SOMMAIRE. Support de cours : ACCESS

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1 Support de cours : ACCESS SOMMAIRE THEORIE SUR LES BASES DE DONNEES Définition Notions de base Dépendances fonctionnelles Conception d'une base de données relationnelle Détermination du diagramme entité-association de CHEN Déterminons les entités Déterminons les associations Passage du diagramme entité-association aux schémas relationnels... 7 MICROSOFT ACCESS Lancement d Access et Création de base de données Création de tables Création de liens entre les tables Manipulation de données saisie de donnée Fermeture et ouverture de table Modification et suppression de données Recherche des données Tri et filtre de données Présentation d'une table Les Requêtes Pour créer une requête de sélection Pour créer une requête d action Requête de création de table Requête Suppression Requête Ajout Requête Mise à jour Requêtes Analyse Croisée Création de formulaire A quoi sert un formulaire? Création de formulaires Formulaire / sous formulaire Etape de conception de formulaire et sous formulaire Recherche à travers un formulaire Création d états Définition Conception d états Calcul dans un état Création d un graphique Support de cours : ACCESS.10. Les Macros Création d une macro Exécution d une macro Macros et Formulaires Formulaires et événements Formulaire et Minuterie Macros et Etats Sélection d enregistrements dans un état Menu Menu Principal Sous-menus Partage de données avec d autres applications Importer/Exporter et lier des données Via ODBC Sans ODBC Migration de données Professeur : ASSALE Louis 1 INPHB Professeur : ASSALE Louis 2 INPHB

2 THEORIE DES BASES DE DONNEES LE MODELE RELATIONNEL THEORIE SUR LES BASES DE DONNEES.1. Définition Une base de données est une collection de données interdépendantes et cohérentes, stockées sans redondance inutile, mise à la disposition de plusieurs utilisateurs ou programmeurs, organisées indépendamment des programmes..2. Notions de base En 1970 CODD mathématicien, invente le système de gestion de bases de données relationnelles où les données sont représentées sous forme de tableaux de valeur appelés relations Une ligne d'une relation est un tuple, une colonne caractérisée par un nom est appelé attribut Exemple: N Etud# Nom Prénom 1 Assi Luc 2 Boni Jean 3 Kouadio Christophe 4 Konan Zephirin 5 Beugré Marc La cardinalité d'une relation est égal au nombre de tuples. En fait, une relation R est le sous ensemble du produit cartésien D 1 D 2...D n de n ensemble D i appelés domaines où n le degré ou arité de la relation est le nombre d'attributs de la relation. Le schéma d'une relation est défini par la liste de ses attributs exemple Etudiant (n Etud#, Nom, Prénom).3. Dépendances fonctionnelles Dans un schéma de relation R(C) ;(C étant l'ensemble des attributs), on dit qu'il y a une dépendance fonctionnelle de l'attribut Y vers l'attribut X (où X dépend fonctionnellement de Y) et on note Y X si connaissant une valeur pour l'attribut de Y on connaît nécessairement la valeur correspondante pour l'attribut X. On dit que l'attribut Y détermine X. Cela s'applique également pour des ensembles d'attribut. Un ensemble d'attribut A dépend fonction d'un ensemble d'attributs B, et on note B A, si et seulement si 2 tuples qui coïncident B coïncident également sur A THEORIE DES BASES DE DONNEES LE MODELE RELATIONNEL exemples: Dans le schéma relationnel Etudiant (N Etud#, Nom, Prénom) l'attribut N Etud# détermine Nom et Prénom (N Etud# Nom, Prénom) De même dans Catalogue(four, produit, prix), four, produit Prix.4. Conception d'une base de données relationnelle Elle consiste à définir, à partir d'observation sur le monde réel à modéliser, un schéma relationnel. On organise donc les données de la base en identifiant les domaines, les attributs, les relations et les contraintes d'intégrité. Le processus est suivant:.4.1. Détermination du diagramme entité-association de CHEN a) On détermine les entités et leur identifiant: une entité est un objet concret ou abstrait existant en lui même et caractérisé par des attributs. L'identifiant est l'attribut ou groupe d'attributs qui détermine de manière unique l'entité (c'est la clé de la relation) b) on détermine les associations qui représentent des liens (relations) entre entités c) On détermine aussi les cardinalités des associations. Une cardinalité indique des règles de jeu imposées par l'application à modéliser. On représente le tout par un graphique appelé diagramme entité association de CHEN Exemple: supposons que nous voulons géré une bibliothèque universitaire. On veut connaître pour les livres contenus dans la bibliothèque : les titres, les auteurs, le prix d'achat, le genre, le pays d'origine des auteurs. Pour les étudiants : le nom, le prénom, la photo, la classe l'effectif de la classe, les livres empruntés par les étudiants, la date d'emprunt et la date de retour éventuellement. Pour notre système on a: Déterminons les entités - Livre, caractérisé par les attributs : Titre, Auteur, Pays, Genre, Prix - Etudiant, caractérisé par les attributs :Nom, Prénom, Photo - Classe, caractérisé par : Libellé, Effectif Professeur : ASSALE Louis 3 INPHB Professeur : ASSALE Louis 4 INPHB

3 THEORIE DES BASES DE DONNEES LE MODELE RELATIONNEL Un identifiant pour livre peut être N livr#, Etudiant N Etud#, classe, Code-cl remarque: Un livre pouvant écrire par plusieurs auteurs, il servent plus judicieux de définir une entité livre et une entité auteur (N Auteur, Nom, Pays) Déterminons les associations Un auteur peut écrire un livre d'où on peut définir l'association «Ecrire» entre les entités Livre et Auteur un étudiant peut emprunter un livre ou définit alors l'association «Emprunter» entre les entités Livre et Etudiant Un étudiant appartient à une classe, on défini l'association «Appartenir» entre Etudiant et Classe. D'où le diagramme entité association de CHEN suivant : THEORIE DES BASES DE DONNEES LE MODELE RELATIONNEL Ainsi pour l'association «Emprunter» on va définir les cardinalités relatif à «Livre», et à «Etudiant». - Pour l'entité livre: on se demande un livre donnés peut être emprunté au minimum par combien d'étudiants? la réponse est 0 ou 1 selon le cas - On se demande ensuite un livre donné peur être emprunté au maximum par combien d'élèves la réponse est plusieurs qu'on note N. D'où le couple de cardinalités de l'association «Emprunter» pour l'entité «Livre» est (0,N) ou (1,N). Pour l'entité Etudiant: le raisonnement se fait dans l'autre sens. - Un étudiant donné peut emprunter au minimum 0 ou 1 - Un étudiant donné peut emprunter au maximum plusieurs (N) d'où (0,N) le couple de cardinalités relative à l entité «Livre». La cardinalité résultante est (N,N) : N cardinalité maximale du coté de l entité «Livre» et N cardinalité maximale du coté de l entité «Etudiant» Etudiant (1,1) Appartenir (1,N) Classe (1,N) Emprunter (1,N) (1,N) Livre (1,N) Ecrire Auteur On fait de même pour l'association «Ecrire» - Un livre est écrire par au minimum par 1 et au maximum par plusieurs auteurs d où la cardinalité (1,N) - Un auteur écrire au minimum 1 et au maximum plusieurs livres d où la cardinalité (1,N) La cardinalité résultante est (N,N) Pour l'association «Appartenir» - Un étudiant appartient à une et seule classe cardinalité (1,1) - Un classe contient un ou plusieurs étudiants cardinalité (1,N) La cardinalité résultante est (1,N) : 1 du coté de l entité «Etudiant» et N du coté de l entité «Classe» (N,N) - Le fait d'emprunter un livre engendre une date de sortie du livre de la bibliothèque et une date de retour ainsi l'association «Emprunt» peut être caractérisé par les attributs sortie et retour Dans la même logique pour une gestion poussée de notre système quand un auteur écrit un livre on peut marquer l'éditeur. Ainsi l'association «Ecrire» pourra être caractérisé par l'attribut Editions Etudiant Appartenir (1,1) (1,N) (1,N) Emprunter (1,N) Livre Ecrire (1,N) (N,N) 1- Déterminons les cardinalités des associations «Emprunter», «Ecrire» et «Appartenir». (1,N) (1,N) Pour chaque association, on détermine les différents couples de cardinalités relatives aux entités composant l association. Ensuite, on définit la cardinalité résultante en prenant le maximum pour chaque couple. Classe Auteur Professeur : ASSALE Louis 5 INPHB Professeur : ASSALE Louis 6 INPHB

4 THEORIE DES BASES DE DONNEES LE MODELE RELATIONNEL.4.2. Passage du diagramme entité-association aux schémas relationnels On applique l'algorithme suivant : a) Chaque entité devient une relation ou table b) Chaque association dont la cardinalité résultante est (N,N), appelé association de type réseau, devient une relation. L identifiant ou la clé de cette relation est composée d au moins des identifiant des entités associées. MICROSOFT ACCESS.1. Lancement d Access et Création de base de données Lancer Access à partir de la fenêtre Windows c) Chaque association dont la cardinalité résultante est (1,N) ou (N,1), appelé association de type père-fils, ne devient pas une relation mais l identifiant de l entité père et les attributs de l association migrent vers l entité fils. En application de l'algorithme, on définit : a) Les entités qui deviennent des relations - Livre (N liv#, Titre, Genre, Prix ) - Etudiant (N Etud#, Nom, Prénom, Photo ) - Classe ( Code-cl, Libellé, Effectif ) - Auteur (N Auteur, Nom, Pays ) b) Les associations qui deviennent des relations - Emprunter (N Liv#, N Etud#, Sortie, Retour ) - Ecrire (N Liv#, N Auteur, Edition ) Bouton Choisir nouvelle base de données et cliquer sur le bouton OK Entrer le nom de votre base de données dans la zone nom de fichier exemple Biblio (Access donne directement l extension mdb à tout fichier) Cliquer sur le bouton créer pour valider c) Les identifiants et les attributs d association qui migrent La relation Appartenir n est pas créée mais l'identifiant Code-cl de l'entité classe unique dans l'entité Etudiant (N Etud#, Nom, Prénom, Photo, Code-cl ). Notre base de données sera constituée des relations ou tables suivantes : Etudiant (N Etud#, Nom, Prénom, Photo, Code-cl) Livre (N liv#, Titre, Genre, Prix ) Classe ( Code-cl, Libellé, Effectif ) Auteur (N Auteur, Nom, Pays ) Emprunter (N Liv#, N Etud#, Sortie, Retour ) Ecrire (N Liv#, N Auteur, Edition ) Professeur : ASSALE Louis 7 INPHB Professeur : ASSALE Louis 8 INPHB

5 Choisir mode création et OK Le menu d Access apparaît avec la fenêtre de la base de données Biblio La fenêtre suivante apparaît:.2. Création de tables Nous allons créer maintenant nos six tables. Pour créer la table livre Depuis la fenêtre de la base de données Cliquer sur l onglet tables Cliquer sur le bouton nouveau. Access affiche: Cliquez dans la première colonne intitulée Nom du Champ pour y placer le curseur et tapez le libellé N_liv# de la relation livre. Appuyer sur tab ou cliquer dans la colonne Type de données et choisir le type de données qui correspond à votre champ; ici le type Texte. Access propose huit types de données: Le type Texte correspondant à une chaîne de 225 caractères maxima. Le Type Mémo correspondant à une chaîne de caractères maxima. Le type Numérique correspond à une donnée entière ou réelle Le type Date/Heure correspond à une donnée date ou heure Le type Monétaire Le type Compteur donne un numéro unique à chaque enregistrement de la table Le type Oui/Nom ne permet que deux informations possibles: oui ou non. Le Type Liaison OLE permet d importer des informations contenues dans une autre application de Windows. les objets importés sont généralement des images (provenant de PaintBrush), du son (extension. wav) ou un fichier vidéo (extension. avi) Placez-vous dans la colonne description et entrez Avant de passer à la ligne suivante, vous devrez spécifier les propriétés du champ: Professeur : ASSALE Louis 9 INPHB Professeur : ASSALE Louis 10 INPHB

6 Sélectionner l onglet général pour faire. Access offre diverses selon le type données: Taille du champ Texte Mémo Numéri Date et monétaire Compteur Oui/non Liaison que heure OLE Oui Non Oui Non Non Non Non Non Format Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Non Masque de Oui Non Non Oui Non Non Non Non saisie Légende Oui Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui Valeur par Oui Oui Oui Oui Non non Oui Non défaut Valide si Oui Oui Oui Oui Non Non Oui Non Message si erreur Null interdit Oui Oui Oui Oui Non Non Oui Non Oui Oui Oui Oui Oui Non Oui Oui Chaîne Oui Oui Non Non Non Non Non Non vide autorisée Indexé Oui Non Oui Oui Oui Oui Non Non Valide si et Message si erreur : Valide si permet d'introduire une condition à vérifier pour valider la saisie; Message si erreur définit le message à afficher en cas d'erreur. Null interdit et chaîne vide : Null interdit oblige l'utilisateur à entrer une valeur dans le champ. Chaîne vide permet de prendre en compte une chaîne vide (sans caractère ni espace) Indexé: un index permet d'accélérer la recherche, les requêtes et les tris. C'est le logiciel qui le gère automatiquement. Après avoir défini les propriétés du champ N_liv# cliquez sur la première colonne de la deuxième ligne pour définir les caractéristiques du champ Titre et procéder ainsi pour les autres champs de la table Livre Une fois tous les champs de la table Livre définis, il faut choisir une clé primaire pour la table. Pour choisir la clé Sélectionnez le nom du ou des champs concernés dans le tableau de structure. Cliquez sur le bouton Clé de la barre d'outil. Décimales Oui Non Oui Non Oui Oui Non Non Choisir le type de nombre entier pour le champ N_liv# dans la zone Taille de champ. Access offre les propriétés suivantes pour les champs. Taille de champ : - définit le nombre de caractère pour le texte Format : permet de choisir les types entier, entier long, réel simple, réel double ou octet pour le type Numérique. Décimales : spécifie le nombre de décimales à l'affichage Format : définit le mode d'affichage des informations Masque de saisie : définit un modèle de données comportant des symboles spéciaux. Légende : permet d'introduire un nouvel intitulé pour le champ qui apparaîtra en lieu et place du nom du champ dans la feuille de données, les formulaires et états Valeur par défaut : valeur affichée par défaut Sauvegardez la structure de la table en exécutant la commande Fichier/Enregistrer : Professeur : ASSALE Louis 11 INPHB Professeur : ASSALE Louis 12 INPHB

7 Tapez le nom Livre et cliquez sur OK Pour créer les autres tables, étant sur l'onglet Table de la fenêtre base de données Biblio, cliquez sur Nouveau et procédez comme précédemment..3. Création de liens entre les tables L ensemble des tables se présentant comme suit, nous allons établir les relations entre les différentes tables. Nous allons spécifier à Access les liens qui existent entre nos six tables. En fait, nous allons schématiser le diagramme Entité- Association définit lors de l'analyse. Cliquez sur le bouton Relations ou le menu Outils/Relations la fenêtre Ajouter une table apparaît sur la fenêtre Relation. On établira les liens suivants entre les tables: Livre et Emprunter à l'aide du champ N_liv# Livre et Ecrire à l'aide du champ N_liv# Auteur et Ecrire à l'aide du champ N_Auteur Etudiant et Emprunter à l'aide du champ N_Etud# Classe et Etudiant à l'aide du champ Code_cl Pour définir le lien entre les tables Livre et Emprunter. Ajoutez dans la fenêtre Relation toutes les tables concernées par les liens. Cliquez Fermer pour fermer la fenêtre fermer une table. Access affiche: Cliquez sur le champ de nom N_liv# de la table Livre et tout en maintenant le bouton enfoncé, déplacer le pointeur (qui à pris l'aspect d'un petit rectangle) sur le champ de nom N_liv# de la table Emprunter. Access affiche la fenêtre Relations ci-dessous. Access indique le type de lien établi entre les deux tables: un à plusieurs (1,N). Cochez la case Appliquer l'intégrité référentielle qui permet de conserver une base de données cohérente. Elle se traduit par le choix des deux options: Professeur : ASSALE Louis 13 INPHB Professeur : ASSALE Louis 14 INPHB

8 Remarque : Le type de lien ici un à plusieurs indiqué par Access provient du fait que N_liv# est la clé primaire de la table Livre et faire partie de la clé primaire de la table Emprunter Le bouton type de jointure offre trois manières d'effectuer la liaison entre deux tables. Fermer la fenêtre Relations, vous retournez directement à la fenêtre base de données Biblio..4. Manipulation de données Mettre à jour en cascade les champs correspondant qui force Access à modifier les valeur du champ N_Liv# de la table Emprunter pour tous les enregistrements liés si l'on modifie la clé (N_Liv#) d'un enregistrement de la table Livre. Effacer en cascade les enregistrements correspondants qui force Access à supprimer automatiquement tous les enregistrements liés de la table Emprunter si l'on efface un enregistrement de la table Livre. Cliquez sur le bouton Créer pour créer le lien. Procédez de même pour les autres tables. On obtient : Maintenant que la structure de la base de données est créée, les tables définies et les liens établis. Il faudra introduire des informations dans les différentes tables saisie de donnée La saisie de données s effectue de deux manières : à l aide de la feuille de données d une table ou à l aide d un formulaire (voir chapitre formulaire ). Notons que compte tenu des contraintes d intégrité référentielle définie, nous ne seront pas autorisés à insérer par exemple un numéro de livre dans la table Emprunter qui n existe pas dans la table Livre. Pour afficher la feuille de données de la table Livre, sélectionnez la table Livre dans l onglet Tables de la fenêtre base de données biblio et cliquez sur le bouton Ouvrir. Entrez les informations désirées, en fin de ligne, la validation de la dernière saisie de champ engendre automatiquement une ligne vierge pour saisir un nouvel enregistrement. Professeur : ASSALE Louis 15 INPHB Professeur : ASSALE Louis 16 INPHB

9 Saisir les différentes données pour les tables suivantes : Entrez la valeur de la donnée dans la zone Rechercher et Cocher les options désirées Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche Tri et filtre de données Tri sur un champ Cliquez sur un des enregistrements du champ Exécutez la commande Enregistrement/Tri/croissant ou décroissant Tri/filtre sur plusieurs champs Ouvrez la table désirée (exemple table Emprunter) Exécuter la commande Enregistrements/filtre/Filtre-tri avancé Fermeture et ouverture de table Pour fermer une table cliquer sur la case fermeture de la fenêtre de la feuille de données de la table : Pour rappeler une table sélectionner le nom de la table dans la fenêtre Base de données et cliquer sur le bouton ouvrir Modification et suppression de données Pour éditer un enregistrement Positionnez le curseur dans le champ de l enregistrement à modifier. Entrez la nouvelle valeur et valider la modification Pour supprimer un enregistrement Cliquez sur le bord rouge de la table correspondant à l enregistrement Appuyez sur la touche Suppr. Access affiche la fenêtre d avertissement. Cliquez sur le bouton OK pour valider la suppression Recherche des données Access affiche la fenêtre Filtre ci dessus. La partie supérieure contient la liste des noms des champs de la table. La partie inférieure est la grille d'interrogation vide dans laquelle l'on pourra indiquer dans les zones de champs: les champs concernés par le tri/filtre; dans les zones de tri: le type de tri (croissant ou décroissant) et dans les zones de critères: le critère de tri/filtre. Double cliquer sur le champ de sortie de la table Emprunter pour l'afficher dans la 1ére colonne de la grille d'interrogation zone Champ. Choisissez décroissant dans la zone tri correspondante. Choisissez N_Etud# dans la 2 ième colonne de grille d'interrogation zone champ et entrez le critère suivant dans la zone critère correspondant: «< 8 Et > 5» Exécutez le menu Filtre/Appliquer le filtre tri. On obtient ceci: cliquez dans le champ correspondant à la donnée Exécutez la commande Edition/Recherche. Access affiche la boîte de dialogue correspondante. Professeur : ASSALE Louis 17 INPHB Professeur : ASSALE Louis 18 INPHB

10 Cliquez sur le bouton nouveau. Access affiche la boite de dialogue Nouvelle requête. Remarques: Une condition composée d'un ET logique portant sur le même champ doit s'inscrire dans le champ critères de la manière suivante: Cond1 Et Cond2. Une condition composée d'un OU logique portant sur le même champ doit s'inscrire dans le champ critère et dans le champ Ou Une condition composée d'un Et logique portant sur deux champs différents doit s'inscrire dans deux colonnes différentes sur la ligne critères.5. Présentation d'une table Pour l exemple, choisissez Mode Création et cliquez sur le bouton Ok pour afficher la fenêtre de requêtes et de dialogue Ajouter une table (voir ci-dessous). La fenêtre Ajouter dispose de trois onglets tables, requêtes et les deux. Ce qui suppose qu une requête peut être composée de tables de requêtes ou des deux. La copie de données le changement de la largeur de colonne et hauteur de ligne, le déplacement des colonnes, le masquage, affichage, fixage et libération de colonne s'opère comme en Excel 95 à l'aide de commande Format du menu..6. Les Requêtes Nous avons déjà vu qu'access était capable d'afficher, d'éditer et de manière plus générale de manipuler des données. Cependant, Access dispose également d'outils permettant l'interrogation de la base. A l'aide de ces outil l'utilisateur peut formuler les questions complexes telles «afficher nom et classe des étudiants, suivi des titres et auteurs des livres qu'ils ont Empruntés entre le 14 Avril et le 15 Août 1998». Les requêtes permettent de répondre à de telles questions. Il existe deux groupes de requêtes en Access. Les requêtes de Sélection qui extraient d'une table un ensemble d'enregistrement pour les afficher dans une nouvelle feuille. *Les requêtes d'actions qui permettent de créer de nouvelles tables, de mettre à jour; de supprimer ou d'ajouter des enregistrements dans une table. La définition d'une requête s'effectue dans une fenêtre requête et se base sur le principe de l'enregistrement par l'exemple Pour créer une requête de sélection La question «Afficher Nom et Classe des étudiants suivis des Titres des livres qu ils ont empruntés entre le 14 Avril et le 15 Août 1999», porte sur les 4 tables suivantes Etudiant, Classe, Livre et Emprunter. Nous allons ajouter ces 4 tables dans la partie supérieure de la fenêtre requête. A partir de la boîte de dialogue Ajouter une table, double-cliquez sur les noms Etudiant, Classe, Livre et Emprunter pour afficher les tables dans la partie supérieure de la fenêtre requête. Cliquez sur l'onglet requête de la fenêtre base de données Biblio Professeur : ASSALE Louis 19 INPHB Professeur : ASSALE Louis 20 INPHB

11 .6.2. Pour créer une requête d action Requête de création de table Nous allons créer une table Relance dont les informations désigneront les étudiants qui non par encore rendus les livres empruntés de plus de 3 semaines. La requête portera donc sur les trois tables Etudiants, Livres et Emprunter. Procéder comme dans la requête de Sélection pour insérer les tables dans une nouvelle fenêtre. Insérez les champs Nom, Titre, Sortie et Retour dans la partie inférieure de la fenêtre Requête, toutes cases de la zone Afficher sont automatiquement cochées. Entrer le critère comme suit : Access affiche automatiquement les liens existant entre les différentes tables. La fenêtre Requête se présente comme la fenêtre Filtre, mais contient en plus les zones Table et Afficher. Entrez les informations dans les différentes zones de la grille de la fenêtre requête comme présentée sur la figure ci dessus. Exécuter la requête avec la commande de menu Requête/Exécuter. Le résultat donne : Dans la requête exécuter la commande Requête/Création de table. La fenêtre suivante apparaît :! Sauvegarder la requête avec la commande Fichier /Enregistrer. Dans la fenêtre. Tapez le nom Req1 Professeur : ASSALE Louis 21 INPHB Professeur : ASSALE Louis 22 INPHB

12 Taper Relance et Cliquer sur OK Enregistrer la requête sous le nom Req Requête Suppression Cliquer sur le bouton Nouveau dans l onglet Requêtes Choisir Mode Création et ajouter la table relance Choisir le menu Requête/Requête Suppression Exécuter Requête/Exécuter Access nous indique le nombre d enregistrements à supprimer Requête Ajout Créer une requête en sélectionnant les tables ou les requêtes contenant les enregistrements à ajouter dans une autre table. Dans le menu Requête, choisir Ajout. Dans la zone Supprimer : «A partir de» indique la table dont les enregistrements sont supprimés et «Où» indique un champ sur lequel on peut définir un critère. On désire supprimer de notre table relance, les étudiants relancés de plus de 3 mois Taper le nom de la table dans laquelle, on désire ajouter les données On désire ajouter dans la table relance, les relancés de plus de 3 mois. On saisit le critère suivant dans la zone critère : Entrer le critère suivant : Exécuter Requête/Exécuter. Professeur : ASSALE Louis 23 INPHB Professeur : ASSALE Louis 24 INPHB

13 Access indique le nombre d enregistrements à ajouter Enregistrer la requête. Création Requête Mise à jour Créer une requête en sélectionnant les tables ou requêtes contenant les enregistrements à mettre à jour et les champs à utiliser pour la définition de critères. Dans le menu Requête, Choisir Mise à jour On désire augmenter le prix des livres de 20%. On rentre le critère suivant : Etape2 : Choisir les Tables Emprunt et Etudiant Exécuter Requête/Exécuter. Enregistrer la requête.6.3. Requêtes Analyse Croisée Les requêtes analyse croisée permettent de créer des tableaux qui synthétisent les données. Ces requêtes permettent de présenter des enregistrements sous forme compacte comme dans un tableur. Elles servent aussi de base à la création de graphiques et d états. Nous voulons obtenir le nombre de livres empruntés par classe et regrouper ce nombre par mois. Les lignes de notre tableau doivent contenir le nom des classes et chaque colonne le numéro d un mois. Le tableau sera rempli avec le compte des livres empruntés. Etape1 : Cliquer sur l onglet Requêtes, puis sur le bouton Nouveau et choisir Mode Etape3 : Cliquer sur le menu Requête Analyse Croisée ; Access ajoute les lignes Analyse et Opération. La ligne Analyse permet de définir si le champ contient les lignes, les colonnes ou les valeurs du tableau. Une requête analyse croisée peut contenir plusieurs champs de lignes, mais un seul champ de colonne ou de valeur. Professeur : ASSALE Louis 25 INPHB Professeur : ASSALE Louis 26 INPHB

14 La ligne Opération définit le type de calcul à effectuer sur le champ. Le champ de colonne est toujours placé sur Regroupement. L un au moins des champs de ligne doit posséder la valeur Regroupement. Etape5 : Cliquer sur pour exécuter la requête Le champ de Valeur doit contenir l une des opérations proposées dans la liste, mais ne peut être un champ de regroupement..7. Création de formulaire Etape4 : Double-cliquer sur le champ Code_Cl dans la table Etudiant pour qu il apparaisse dans la grille de requête ou sélectionner le champ dans la zone champ de la grille. Dans la ligne Analyse, sélectionner Ligne. Dans la 2 ème colonne de la grille, taper dans la zone de champ l expression mois([sortie]). Dans la ligne Opération choisir Regroupement et dans la ligne Analyse choisir Colonne. Pour la 3 ème colonne dans la zone champ choisir N_liv# de Emprunt. Dans ligne Opération choisir Compte et dans la ligne Analyse choisir Valeur. Les formulaires Microsoft ACCESS vous permettent de saisir, de modifier, de visualiser et d imprimer des données. Vous pouvez par exemple, entrez des informations sur des nouveaux produits, ou mettre à jour et examiner les données plus anciennes. Il permet donc d identifier les données, de les afficher et de les imprimer. A l aide de tout un éventail tels que du texte, des données, des images des traits et des couleurs, vous pouvez créer des formulaires personnalisés et facile à utiliser A quoi sert un formulaire? Un formulaire facilite la lecture des données. Vous pouvez visualiser toutes les valeurs d un enregistrement en mode formulaire ou tous les enregistrements d un formulaire en mode feuille de données. Un formulaire facilite grandement la saisie, la modification et la visualisation Création de formulaires Vous pouvez crée des formulaire avec ou sans l aide des Assistants. Sachez qu ils vous font gagner du temps en exécutant pour vous toutes les tâches essentielles. FORMULAIRE Instantané La manière la plus rapide de créer un formulaire consiste à choisir l Assistant Formulaire Instantané qui crée le formulaire Immédiatement sans vous demander des informations. Dans notre cas nous allons créer nos formulaires à l aide de l assistant formulaire. Son principe est le suivant : Professeur : ASSALE Louis 27 INPHB Professeur : ASSALE Louis 28 INPHB

15 Dans la base de donnée cliquez sur l onglet Formulaire Ou choisissez Affichage Formulaire Puis cliquer sur le bouton nouveau présentation, nous avons le choix entre : a Colonne simple a Tabulaire a Feuille de données a Justifié Dans tous nos exemples nous opterons pour les colonnes simples. Le tableau ci-dessous se présente à vous : Cliquez sur Assistant Formulaire et valider par OK. Dans la zone de liste «Sélectionner une table / requête» sélectionner la table ou la requête contenant les données à afficher dans le formulaire. On choisit la table livre pour permette l enregistrement des livres de notre bibliothèque. L assistant formulaire nous permet de faire un choix au niveau des champs que peut comporter notre formulaire. Dans notre cas tous les champs interviendrons dans le formulaire. Cliquez alors sur le bouton double direction pour sélectionner tous les champs de la table Livre Par définition nous avons dit que les formulaires étaient crées pour rendre conviviales notre saisie ; le style de notre présentation s avère alors très importante.access nous ouvre un ensemble de présentation que nous pouvons modifier se sont : on termine notre formulaire par sa personnalisation, en lui attribuant un nom qui permettrait de l identifier. On choisi le type de présentation désiré qui puisse nous donner une bonne Professeur : ASSALE Louis 29 INPHB Professeur : ASSALE Louis 30 INPHB

16 .7.3. Formulaire / sous formulaire Il s agit d un formulaire comprenant un sous formulaire qui utilise la relation «un -àplusieurs» existant entre les données du formulaire principal et celle du sous formulaire. Les données du formulaire principal (côté «un» de la relation )sont affichées dans une seule colonne et celle du sous formulaire (côté «plusieurs» de la relation ) sous forme de feuille de données Etape de conception de formulaire et sous formulaire Certaines étapes de la création de formulaire / sous formulaire son similaire de la création de formulaire simple comme nous venons de voir. On ouvre comme précédemment l onglet formulaire puis cliquez sur le bouton suivant Il nous revient de choisir la structure pour notre formulaire, on choisira Assistant Formulaire ; Dans la création de formulaire et de sous/ formulaire il faut choisir en premier le formulaire principal et ensuite le sous formulaire ; On peut alors changer le nom du formulaire et du sous formulaire qui lui a été attribué par défaut. Comme l illustre le tableau suivant. L Assistant nous demande par la suite : comment souhaitez vous afficher vos données Cela pour déterminer le formulaire principal et le sous formulaire ; on choisira par Etudiant et cliquez sur formulaire avec sous/ formulaire. Cliquez sur le bouton suivant. On termine notre création par le bouton Terminer pour avoir une présentation comme le montre la figure ci-dessous. Professeur : ASSALE Louis 31 INPHB Professeur : ASSALE Louis 32 INPHB

17 La présentation et le style souhaité pour agrémenter notre formulaire étant choisie d avance Recherche à travers un formulaire Dans un formulaire, l on peut placer un contrôle de type liste pour choisir une valeur qui servira de base pour la recherche d un enregistrement. Soit le formulaire Etudiant Un assistant apparaît, choisir «Rechercher un enregistrement dans mon formulaire basé sur la valeur que j ai sélectionné dans la liste déroulante», puis suivre les différentes étapes pour définir la liste de recherche. A l exécution le formulaire se présente comme ci-dessous : L on peut ajouter une liste déroulante de recherche ;.8. Création d états Professeur : ASSALE Louis 33 INPHB Professeur : ASSALE Louis 34 INPHB

18 .8.1. Définition Un état se compose des informations que vous avez organisées et mises en formes en fonction de vos besoins. Il permet d extraire et présenter les données dans le format le mieux adapté à leur exploitation et à leur diffusion. Des étiquettes de publipostages, des factures, des rapports de ventes et des répertoires téléphoniques en sont des exemples. Dans notre cas l état se limitera à uniquement tous les champs de notre requête emprunt. Microsoft Access permet de créer des états qui présentent les informations de la manière qui vous convient le mieux. Vous disposez pour cela des éléments (textes, données, images, traits et graphiques). C est à vous qu il revient de choisir les éléments à utiliser, et de les organiser Conception d états Pour créer un état on peut se servir de l assistant d état ou du mode création pour une programmation évoluée. Cet assistant crée automatiquement l état en fonction des différents champs que vous auriez choisi dans différentes tables. N.B : un état peut porté sur une ou plusieurs tables ; l objectif final est qu il puisse répondre à notre besoin d utilisation. Cliquez sur l onglet ETAT Sélectionner Assistant Etat L Assistant d Etat nous demande de sélectionner soit une table, soit une requête ; car c est dans ses éléments qu il fera ressortir les différentes données. On affecte tous les champs dans la zone champs sélectionnés. Le clique sur le bouton suivant donne le tableau suivant : l affichage se fait par choix des éléments du panneau de la gauche (ici nous avons des tables) selon le choix une nouvelle présentation s affiche automatiquement sur la droite. Cliquez sur le bouton suivant Cliquez sur le bouton OK pour poursuivre la création. Access permet de choisir aussi bien les champs de notre table ou requête utilisée que d autres tables ou requête. Professeur : ASSALE Louis 35 INPHB Professeur : ASSALE Louis 36 INPHB

19 Comme précédemment le choix d un élément de la gauche entraîne une nouvelle présentation. Tout est donc fonction de la présentation souhaitée. Tout comme dans EXCEL nous pouvons faire un trie en fonction des éléments de notre Etat (trie croissant ou décroissant selon quatre champs différents ) cette étape peut être facultative. Cliquer sur suivant pour choisir le style de présentation On pourra aussi faire des sous totaux aux cas ou nous avons faits des tries. Les dernières étapes consistes à la mise en formes de la L étape suivante permet de donner un titre à l état Après avoir taper le titre on clique sur le bouton Terminer Professeur : ASSALE Louis 37 INPHB Professeur : ASSALE Louis 38 INPHB

20 L état se présente comme suit : pour chaque étudiant, Access affiche les livres empruntés et la date d emprunt de manière échelonnée..9. Création d un graphique.8.3. Calcul dans un état Pour effectuer des calculs récapitulatif dans un état, l on doit créer des groupes ; placer un contrôle texte dans chaque pied de groupe et entrer dans la propriété Source contrôle de l élément une formule qui utilise une fonction récapitulative Compte() Somme() Min() Max() ou Moyenne(). Par exemple, compter le nombre de livres empruntés par personne : On crée d abord une requête qui comprend le nom des personnes et les livres empruntés On crée un état basé sur cette requête, on distingue bien les différents niveaux de groupes En mode modification de l état, on place un contrôle Texte sur chaque pied de groupe et on saisit la formule adéquate dans sa propriété Source Contrôle On peut également mettre une formule dans le pied d état pour récapituler toutes les données de l état Le graphique permet d analyser les données de manière visuelle. Nous allons insérer un graphique dans notre formulaire Etudiant ; ce graphique va présenter le nombre de livres emprunter par mois. Pour cela on définit une requête qui nous donne les livres empruntés par mois. Ouvrir le formulaire Etudiant en Mode création Cliquer sur le menu Insertion/Graphique (le pointeur de l assistance graphique apparaît) Dessiner sur le formulaire un cadre à l aide de ce pointeur Professeur : ASSALE Louis 39 INPHB Professeur : ASSALE Louis 40 INPHB

21 Choisir le type de graphique et cliquer sur suivant Disposer les champs selon la façon dont vous voulez représenter vos données L assistance graphique s exécute automatiquement Choisir le champs du formulaire liant le document au graphique Choisir la requête Livres/mois et cliquer sur Suivant Cliquer sur Suivant et Donner un titre à votre graphique Cliquer sur Terminer pour visualiser le graphique dans le formulaire Choisir les champs qui seront représentés et cliquer sur suivant En parcourant le formulaire Etudiant, on constate que le graphique change Professeur : ASSALE Louis 41 INPHB Professeur : ASSALE Louis 42 INPHB

22 .10. Les Macros Les macros permettent de libérer l utilisateur des tâches répétitives. Si des actions sont exécutées de la même manière et dans le même ordre, il est préférable de les regrouper dans une macro. Par exemple, chaque fois qu on inscrit un étudiant ou qu on modifie la table Etudiant, on devrait mettre à jour l effectif des classes. Pour mettre à jour l effectif des classes, il faut lancer la requête calcul_effectif qui crée la table Effectif et ensuite lancer la requête Maj pour mettre à jour la table Classe avec les données de Effectif. premier lieu afin que ces messages n apparaissent plus. On choisit Avertissements dans la colonne Action et Non dans la zone argument. Commentaires La colonne commentaire permet d ajouter des remarques sur l action effectuée. Il est indispensable d ajouter des commentaires pour qu une macro soit lisible plusieurs mois après sa conception création d une macro Cliquer sur l onglet Macro puis sur le bouton Nouveau Sélectionner l action OuvrirRequête, dans la colonne Commentaire taper Création de la table Effectif, dans l argument Nom requête sélectionner Calcul_effectif dans la liste. Sélectionner l action OuvrirRequête, dans la colonne Commentaire taper Mise à jour de la table Classe, dans l argument Nom requête sélectionner Maj dans la liste. Une macro est composée d une suite d actions. La partie supérieure de la fenêtre contient ces actions. La partie inférieure affiche les arguments de l action sélectionnée. Les actions sont prédéfinies. On peut les choisir en ouvrant la liste déroulante ou en tapant les premières lettres de l action. Actions Pour le cas qui nous intéresse, Access demande systématiquement la confirmation pour la création de la table Effectif (requête calclu_effectif) ou pour la mise à jour de la table classe (requête Maj). Comme on répond toujours par l affirmatif, nous allons définir une action en Professeur : ASSALE Louis 43 INPHB Professeur : ASSALE Louis 44 INPHB

23 Fermer la macro et enregistrer-la sous Calcul effectif Classe. Actions. Cliquer sur Suivant Exécution d une macro Pour exécuter une macro, il existe plusieurs méthodes : La première consiste à l exécuter directement à partir de la fenêtre base de données en cliquant sur le bouton Exécuter. La 2 ème à partir d un menu, d une barre d outils personnalisés ou suite à des événements. La 3ème consiste à exécuter la macro à partir d un bouton dans un formulaire. On va créer une macro pour fermer le formulaire actif ; pour cela dans la Colonne Action, choisir Fermer et dans la colonne Commentaire taper Ferme le formulaire actif. On ne précise pas d arguments pour cette action pour que la macro soit utilisable pour tous les formulaires de la base de données. Choisir Fermer Formulaire et cliquer sur Suivant. Fermer la macro et enregistrer-la sous Fermer formulaire - Ouvrir le formulaire Auteur en mode Modification ; - Cliquer sur dans la boîte à outils - Cliquer et faire glisser la souris sur le formulaire pour créer un bouton de commande Taper dans la zone Texte «&Fermer» et cliquer sur Suivant. Dans la zone Catégories choisir Divers et Exécuter une macro dans la zone Professeur : ASSALE Louis 45 INPHB Professeur : ASSALE Louis 46 INPHB

24 Ouvrir le générateur en cliquant sur le bouton à l extrême droite Sélectionner Générateur de macro puis OK. Renommer le bouton Fermer et cliquer sur Terminer. Sauvegarder les modifications du formulaire Auteur.10.3.Macros et Formulaires Les macros peuvent être exécutées suite à des événements. Chaque objet de la base de données (les formulaires, les états et les principaux contrôles) possèdent une liste de propriétés événementielles. Les macros attachées aux propriétés événementielles sont exécutées quand l événement en question survient pendant l utilisation de ces objets. Taper Nouvel Enregistrement pour le nom de la macro. Sélectionner l action AtteindreEnregistrement. Taper Nouvel enregistrement à l ouverture du formulaire dans la colonne Commentaire. Pour l argument Enregistrement, sélectionner Nouveau. On ne précisera pas le type ni le nom de l objet pour que la macro soit utilisable par un autre formulaire Formulaires et événements A l ouverture d un formulaire, Access affiche toujours le premier enregistrement. Nous allons créer une macro pour que le formulaire soit toujours placé sur un nouvel enregistrement. Ouvrir le formulaire Etudiant en mode Création et afficher ses propriétés Cliquer dans la propriété Sur ouverture Fermer la macro et enregistrer les modifications Professeur : ASSALE Louis 47 INPHB Professeur : ASSALE Louis 48 INPHB

25 Dans la saisie de la date retour dans la table emprunt, il est nécessaire que cette date soit postérieure à la date de sortie du livre. Nous écrirons une macro qui permet d effectuer ce contrôle Ouvrir le formulaire Emprunt en mode création et faire afficher ses propriétés événementielles. Cliquer dans la propriété Avant MAJ et activer le Générateur de macro. Cliquer sur pour faire apparaître la colonne Condition. Taper Pas Estnull([Retour]) Et [Retour]<[Sortie] dans la 1 ère ligne de Condition, dans la colonne Action choisir BoiteMsg, dans la zone Commentaire saisir Contrôle de saisie de la date Retour. Pour l argument Message, taper La date Retour doit être postérieure à la date de Sortie du livre. Pour l argument Type, choisir Stop. Taper Vérification de la date Retour dans l argument Titre. Saisir dans la zone Condition et choisir l action ArrêtToutesMacros Formulaire et Minuterie Ouvrir le formulaire Emprunt en mode Création, ajouter un contrôle zone de texte. Supprimer l étiquette de ce contrôle. Maintenant que l utilisateur est prévenu de l erreur, il faut annuler la mise à jour de l enregistrement et ramener le curseur dans le champ Retour. Taper dans la colonne Condition et sélectionner AnnulerEvénement dans l action. Les trois points signifient que la condition précédente est valable pour la nouvelle action. Faire de même pour la 3 ème ligne, en tapant dans Condition et en choisissant AtteindreContrôle dans action. Comme commentaire saisir Revenir au champ Retour. Taper Retour dans l argument Nom Contrôle. Activer les propriétés du contrôle : Taper Horloge pour la propriété Nom Taper =Maintenant pour la propriété Source contrôle Choisir le format désiré dans la zone Format Sélectionner Non dans la propriété Activé pour empêcher de la modifier Pour éviter tout conflit de macros, il est souhaitable d arrêter toutes les autres macros. Professeur : ASSALE Louis 49 INPHB Professeur : ASSALE Louis 50 INPHB

26 Il est nécessaire d actualiser l horloge pour que l heure s affiche chaque minute. Pour cela, activer les propriétés du formulaire : - dans la propriété Sur minuterie activer le Générateur de macro - taper Horloge pour le nom de la macro et sélectionner l action Actualiser - taper Horloge dans l argument Nom contrôle - fermer la macro et enregistrer les changements - taper (exprimé en millisecondes correspondant à 1minute) dans la propriété Intervalle minuterie. - enregistrer les modifications dans le formulaire.10.4.macros et Etats Sélection d enregistrements dans un état On désire lancer l état des Etudiants à partir du formulaire Etudiant. On utilisera un bouton attaché à une macro. Comme notre formulaire sert aussi pour la consultation des enregistrements, on ajoutera un bouton pour imprimer seulement les étudiants d une classe. Activer une nouvelle fenêtre macro et cliquer sur pour faire apparaître la colonne Nom de macro Fermer le formulaire et enregistrer les modifications - Taper tous les étudiants dans la colonne Nom de Macro - Sélectionner l action OuvrirEtat - Sélectionner Etudiants dans l argument Nom état on se limitera à un Aperçu avant impression. Pour obtenir une impression directe de l état, il faudrait modifier l argument Affichage. - Taper Lance l impression de tous les étudiants dans la colonne Commentaire - Sur la ligne suivante, Taper Les étudiants de la classe courante dans la colonne Nom de Macro - Sélectionner l action OuvrirEtat - Sélectionner Etudiants dans l argument Nom état - Taper [Code_Cl]=[Formulaires]![Etudiant]![Code_Cl] dans l argument Condition Where Professeur : ASSALE Louis 51 INPHB Professeur : ASSALE Louis 52 INPHB

27 cette condition permet de sélectionner les enregistrements dans l état dont le champ Code_Cl est égal au contrôle Code_Cl du formulaire Etudiant. - Taper Lance l impression des étudiants de la classe en cours dans la colonne Commentaire..11. Menu La création d un menu pour une application Access version 2000 et supérieure, s effectue à l aide de l utilitaire Gestionnaire de Menu Général qui se trouve dans Outils/Utilitaires de Bases de Données. Les étapes sont : Création du Menu principal puis création des sous-menus.11.1.menu Principal Fermer la macro et enregistrer-la sous Impression Etudiants En fait, cette macro constitue un groupe de macros car elle comprend deux macros Soit à créer un menu composé des sous-menus suivants : Saisie Modification Edition Quitter On lance le Gestionnaire de Menu Général pour créer un menu général s il n existe pas On effectuera l impression à partir du formulaire Etudiant, pour cela on créera deux boutons dans ce formulaire. Activer le formulaire Etudiant en mode Création, et faire glisser deux boutons de commande - pour le premier bouton choisir la macro Impression Etudiants.Tous les étudiants. - pour le second choisir Impression Etudiants.Les étudiants de la classe courante On crée les pages de menu pour nos différents sous menus (ici Saisie Modification et Edition) en cliquant sur nouveau On obtient ceci : Fermer le formulaire et enregistrer les modifications Professeur : ASSALE Louis 53 INPHB Professeur : ASSALE Louis 54 INPHB

28 On sélectionne Menu Principal et on clique sur modifier pour définir les éléments du menu principal On donne un nom au menu général et on clique sur nouveau pour ajouter des éléments au menu On clique sur nouveau pour définir les éléments de cette page de menu. Comme pour les éléments du menu général on saisit le texte de l élément on choisit le type de l élément commande ou menu éventuellement on précise le menu à appeler ou les paramètres de la commande On donne un nom à l élément on précise si c est un élément de type menu général (s il contient d autres éléments) ou on choisit la commande qu il doit effectuer si c est un élément de type menu général, on spécifie le nom de la page de menu qu il doit appeler. Si c est un élément de type commande, on choisit la commande à exécuter.12. Partage de données avec d autres applications Access permet d importer/exporter des données et d établir des vers n importe quelle source de données. Certaines sources via ODBC telles que Oracle SQL Server DB2 et d autres de manière native sans ODBC telles que Dbase Excel Paradox Les données d une application Access peuvent être migrées sur un SGBD tel que Oracle ou SQL Server Importer/Exporter et lier des données.11.2.sous-menus Soit à définir le sous-menu Saisie comprenant les éléments suivants : Personne Livre Emprunt Quitter Via ODBC Importation de données Soit à importer des données dans Access à partir d Oracle : On crée d abord une Source de Données ODBC à l aide de l outil Source de Données ODBC de l utilitaire Outils d administration. On sélection la page de menu Saisie définie précédemment et on clique sur modifier Professeur : ASSALE Louis 55 INPHB Professeur : ASSALE Louis 56 INPHB

29 Si c est une source de données autre que fichier on regarde dans source de données machine On clique sur Ajouter pour créer la source de données fichier, système ou utilisateur ; on suit les différentes étapes proposées par l assistant On donne les informations de connexion et on clique sur Ok ; l ensemble des tables accessible à l utilisateur connecté apparaît : A partir d Access, on importe les tables désirées en lançant l utilitaire Fichier/Données externes/importer ; la fenêtre Importer apparaît, on choisit ODBC Databases dans la zone type de fichiers : Exportation de données On sélectionne la table à exporter et on lance l utilitaire Fichier/Exporter. La fenêtre Exporter table nomtable vers apparaît, dans zone type de fichiers, on choisit ODBC Databases On peut changer le nom de la table de destination, puis on clique sur OK Professeur : ASSALE Louis 57 INPHB Professeur : ASSALE Louis 58 INPHB