Vie et fonctionnement des assemblées

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1 Vie et fonctionnement des assemblées AGENCE SAVOYARDE D AMENAGEMENT DE DEVELOPPEMENT ET D AIDE AUX COLLECTIVITES 8 avenue Jean Jaurès CHAMBERY Tél Fax asadac@asadac73.com Site : 1

2 Plan : 1) Comprendre le fonctionnement des délégations 2) Appréhender le processus de la prise de décision 3) Connaître les règles en matière d information des conseillers. 2

3 COMPRENDRE LE FONCTIONNEMENT DES DÉLÉGATIONS

4 Les organes de la commune et des structures intercommunales Commune Communauté de communes Syndicat intercommunal Organe délibérant Conseil municipal Conseil Comité syndical communautaire Exécutif Maire Président Président Adjoint(s) Vice-président(s) Vice-président(s) Bureau Chacun de ces 3 types de collectivité a un domaine de compétences qui lui est propre : Bureau La commune : un domaine très large (tout ce qui a trait aux «affaires de la commune», les compétences qu elle n a pas transféré ou qui ne sont pas réservé à un autre échelon de collectivités territoriales La communauté de communes et le syndicat intercommunal : des compétences définies par leurs statuts 4

5 Répartition des compétences entre collectivités locales Répartition des attributions entre organes d une même collectivité Des principes généraux communs : les compétences ou attributions sont nécessairement issues d un texte législatif ou réglementaire, ou d un acte administratif (délibération ou arrêté) une même compétence / attribution ne peut être exercée par plusieurs collectivités et plusieurs organes à la fois. 2 types de compétences / d attributions les compétences / attributions propres les compétences exercées par transfert (entre collectivités locales) et les attributions exercées par délégation (entre organes au sein d une même collectivité locale). 5

6 Domaines de frictions Répartition des attributions au sein de la commune COMPÉTENCES DU CONSEIL MUNICIPAL ATTRIBUTIONS MAIRE Prend les décisions ayant valeur d acte juridique concernant : Compétences générales : tout ce qui a trait aux «affaires de la commune» Chef de l administration communale Prépare et exécute les décisions du conseil Ordonnateur Supérieur hiérarchique des services communaux Représentant de la commune Garant des institutions Attributions spécifiques Attributions propres Compétences particulières définies par les textes Autorité de police administrative Agent de l Etat dans la commune Délégataire du conseil municipal Attributions exercées par délégation 6

7 Difficulté à définir et respecter les frontières des attributions La règle de répartition des attributions implique que l organe délibérant ne prenne pas de décisions qui relèvent de l exécutif et vice versa. Les frontières entre attributions sont parfois ténues. Les domaines dans lesquels les erreurs sont les plus fréquentes : la gestion des personnels les décisions en matière de police la gestion du domaine... Conséquence d une décision prise par un organe incompétent : Illégalité de la décision. 7

8 Domaines de frictions Répartition des attributions au sein de la commune COMPÉTENCES DU CONSEIL MUNICIPAL ATTRIBUTIONS MAIRE Prend les décisions ayant valeur d acte juridique concernant : Compétences générales : tout ce qui a trait aux «affaires de la commune» Chef de l administration communale Prépare et exécute les décisions du conseil Ordonnateur Supérieur hiérarchique des services communaux Représentant de la commune Garant des institutions Attributions spécifiques Attributions propres Compétences particulières définies par les textes Autorité de police administrative Agent de l Etat dans la commune Délégataire du conseil municipal Attributions exercées par délégation 8

9 Domaines de frictions Répartition des attributions au sein des structures intercommunales ATTRIBUTIONS DU CONSEIL ET DU COMITÉ ATTRIBUTIONS DU PRÉSIDENT Prend les décisions ayant valeur d acte juridique concernant : Compétences réglementaires et statutaires : les affaires qui sont de la compétence de l EPCI en application du principe de spécialité Chef de l administration intercommunale Prépare et exécute les décisions de l organe délibérant - Ordonnateur Supérieur hiérarchique des services Représentant de l EPCI Attributions propres Le cas échéant : Autorité de police administrative pour le Président de com com Délégataire du conseil / du comité Attributions exercées par délégation 9

10 Et le bureau? ATTRIBUTIONS DU CONSEIL ET DU COMITÉ ATTRIBUTIONS DU PRÉSIDENT ATTRIBUTIONS DU BUREAU Prend les décisions ayant valeur d acte juridique concernant : Compétences réglementaires et statutaires : les affaires qui sont de la compétence de l EPCI en application du principe de spécialité Chef de l administration intercommunale Prépare et exécute les décisions de l organe délibérant - Ordonnateur Supérieur hiérarchique des services Représentant de l EPCI Le cas échéant : Autorité de police administrative pour le Président de com com Pas d attribution propre Délégataire du conseil / du comité Délégataire du conseil ou du comité Attributions exercées par délégation 10

11 Les délégations possibles? Pour la commune : délégation du conseil municipal au maire délégation du maire aux adjoints et aux conseillers Pour les EPCI : délégation du conseil communautaire ou du comité syndical au président délégation du conseil communautaire ou du comité syndical au bureau délégation du président aux vice-présidents et aux délégués Deux grands «types» de délégations : les délégations de pouvoir les délégations de signature et de fonction. 11

12 Les délégations de l organe délibérant à l exécutif : les délégations de pouvoirs Délégations du conseil municipal au maire : Article L du CGCT donne une liste limitative des matières qui peuvent faire l objet d une délégation (24 points) Délégations du conseil communautaire ou du comité syndical au président et au bureau : Article L du CGCT donne la liste des matières qui ne peuvent pas faire l objet d une délégation. 12

13 Les délégations du conseil municipal au maire : les 24 points de l article L du CGCT La liberté du conseil municipal d accorder ou de refuser d accorder des délégations «Le maire peut, en outre, par délégation du conseil municipal, être chargé, en tout ou partie, et pour la durée de son mandat» Le caractère limitatif de la liste des matières des délégations faites par le conseil municipal au maire dans des cas non prévus par la loi constituent une atteinte illégale à sa propre compétence commise par le conseil municipal Une liste comportant des incohérences : Ex : possibilité de se voir déléguer la passation des marchés de travaux sans limite de montant, sans pouvoir cependant recevoir délégation pour une demande de permis de construire au nom de la commune, qui nécessite l'autorisation du conseil municipal. 13

14 Quel contenu des délégations des 24 points de l article L du CGCT? Les délégations peuvent être données «en tout ou partie» : s agissant des choix parmi les matières mentionnées aux 24 points de l'article L , s agissant des limites qui peuvent être fixées de manière particulière, pour chacune de ces matières. L intérêt de fixer des limites dans certaines matières La fixation de limites obligatoires pour certaines matières. 14

15 Quel cadre et quelle liberté en matière de délégation du conseil municipal au maire? Les bénéficiaires des délégations : le maire les adjoints par délégation du maire Une formulation de la volonté du conseil municipal de déléguer sans équivoque : délibération expresse du conseil municipal mention du terme de «délégation de pouvoir» Le caractère «permanent» de la délégation : elle est accordée pour la durée du mandat du maire La possibilité pour le conseil municipal de mettre fin à la délégation Le régime des décisions prises par le maire en vertu de ses délégations. 15

16 Délégations du conseil communautaire et du conseil syndical au président et au bureau Un régime globalement similaire à celui des délégations du conseil municipal au maire Une ouverture plus large des possibilités de délégation des organes délibérants des EPCI que celles des conseils municipaux en dehors de la liste de l article L du CGCT, le président et le bureau peuvent recevoir délégation sans restriction L illégalité d une délégation générale La nécessité de distinguer la délégation accordée au président et celle accordée au bureau Les décisions prises par le bureau en vertu de délégations sont soumises au même régime que les délibérations de l organe délibérant. 16

17 Les délégations de l exécutif : les délégations de signature et de fonction Délégations du maire aux adjoints et conseillers : Article L du CGCT le maire «peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints». Délégations du président aux vice-présidents: Article L du CGCT le président «peut déléguer par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, l'exercice d'une partie de ses fonctions aux vice-présidents» un régime commun La possibilité pour l exécutif de déléguer une partie de ses fonctions à des adjoints ou à des conseillers municipaux / des vice-présidents ou à des délégués Compétence exclusive de l exécutif en matière de délégation de ses fonctions. 17

18 Les différents types de délégations aux élus La délégation limitée à la signature des actes La pleine délégation de fonctions La délégation de fonction avec exclusion de la signature 18

19 La délégation limitée à la signature des actes Possibilité pour le maire d accorder à un adjoint une simple délégation de signature, le chargeant donc de signer les actes juridiques dans les matières qu'il définit Ex : la signature des autorisations d'utilisation du sol. Le maire conserve, dans la matière qui fait l'objet de la délégation de signature, la possibilité de signer «par-dessus» le délégataire ses attributions et tout particulièrement le pouvoir de direction des services la possibilité d'évoquer une affaire et de prendre lui-même la décision. L'adjoint décharge seulement le maire de cette tâche de signature : ne reçoit pas de pouvoir d'initiative et de direction des services, n'est pas en charge de la politique à mener dans le secteur concerné. Les actes signés par l'adjoint délégué sont signés au nom du maire (sous sa surveillance et sa responsabilité), ils restent des arrêtés du maire. 19

20 La pleine délégation de fonctions L effet attendu? Toujours sous la surveillance et la responsabilité du maire, conférer à un élu l exercice des compétences et des attributions du maire sur une ou plusieurs fonction(s), ce qui inclut la délégation de signature Précaution : préciser dans l arrêté de délégation que la délégation de fonction comporte également délégation de signature Articulation de la délégation avec les pouvoirs du maire : Le maire peut continuer d intervenir dans la gestion courante des affaires déléguées, il n est pas dessaisi : il reste informé de l action du délégué, il a accès aux dossiers, il peut donner des directives d ordre général ou particulier à une affaire. 20

21 La délégation de fonctions avec exclusion de la signature L effet attendu? Seulement déléguer à un élu, l animation et le suivi d un secteur de la politique locale dans le but de : soit conserver un contrôle renforcé soit pour déléguer la signature à quelqu un d autre (élu ou chef de service) Précaution : exclure la délégation de signature dans l arrêté de délégation Articulation de la délégation avec les pouvoirs du maire : Le maire continue d intervenir dans la gestion courante des affaires déléguées : il reste compétent pour prendre in fine la décision et signer. 21

22 Le régime des délégations de l exécutif L arrêté de délégation La liberté de choix du maire Le caractère nominatif des délégations de fonction Le contenu des délégations : l exigence d une définition formulée en termes suffisamment précis. 22

23 Le régime des délégations de l exécutif Les affaires pouvant être déléguées cas des attributions déléguées au maire par le conseil municipal L étendue des délégations article L du CGCT : les délégations ne peuvent porter que sur «une partie» des fonctions du maire Les risques liés aux délégations permanentes La durée et le retrait des délégations article L «Lorsque le maire a retiré les délégations qu'il avait données à un adjoint, le conseil municipal doit se prononcer sur le maintien de celui-ci dans ses fonctions». 23

24 LE FORMALISME DE PRÉPARATION DE LA SÉANCE

25 Les règles de convocation Qui convoquer? Tous les conseillers en exercice Qui convoque? Le maire Sous quelle forme? Un écrit adressé sous quelque forme que ce soit Où? Au domicile des conseillers sauf s ils font le choix d une autre adresse. 25

26 Les règles de convocation Quel est le délai? 3 jours ou 5 jours francs (communes de plus de 3500 hab) Quelle publicité pour la convocation? Mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée Quand peut-on réduire le délai? En cas d urgence. 26

27 Les règles de convocation Que doit contenir l ordre du jour? Les questions sur lesquelles l exécutif se propose de faire délibérer l organe délibérant Peut-on prévoir des question diverses? Oui mais. Que doit contenir la note explicative de synthèse? Rassembler dans un document bref et compréhensible les éléments essentiels qui permettent de comprendre la raison d être des délibérations à intervenir. 27

28 Le déroulement de la séance Quelle portée du caractère public des séances? Dans la limite matérielle de la salle, tout le monde peut assister aux séances Peut-on enregistrer les débats conseillers et le public.? Oui, les 28

29 Le déroulement de la séance Pour quels motifs l assemblée peut-elle se réunir à «huis clos»? A titre répressif (trouble suffisant) ou préventif (attention à la récurrence) et protecteur (cas par exemple de la vie privée) Quelles sont les conditions de la tenue à «huis clos»? Vote à la demande du maire ou de trois conseillers. 29

30 Le déroulement de la séance Qui exerce la police de l assemblée? L exécutif ou celui qui le remplace, qui peut faire expulser ou arrêter tout individu qui trouble l ordre public Qui préside la séance? L exécutif ou son représentant, sauf lors de l élection de l exécutif (membre le plus âgé) ou du vote du compte administratif (élection d un président). 30

31 Le déroulement de la séance Quel est le rôle du secrétaire de séance? Rédiger le PV de chaque séance Des personnes étrangères au conseil peuvent elles intervenir? Par principe non. 31

32 Le déroulement de la séance Le quorum : - comment se calcule-t-il? Présence de la majorité des membres en exercice. - quand le quorum doit-il être atteint? Au début de chaque séance et au cours de la séance lors de la mise en discussion de chacun des points de l ordre du jour. 32

33 Les délibérations : du débat à la procédure de vote Qui organise les débats? L exécutif ou celui qui le remplace, qui ouvre, suspend et lève la séance, choisit les questions à traiter, les met en discussion. Comment se déroulent les débats? Sous la direction de l exécutif et dans le respect des droits des conseillers : droit à l information, droit à l expression (participation aux débats et questions orales), droit de proposition, droit d amendement. 33

34 Les votes et les scrutins Quelle est la règle pour les délibérations? La majorité absolue des suffrages exprimés Quelle est la forme du scrutin imposée? Aucune forme obligatoire, soit constat de l assentiment de la majorité des conseillers (pas de vote), soit scrutin formel. 34

35 Les votes et les scrutins Quels sont les modes particuliers de scrutins? Le scrutin public et le scrutin secret Quelles sont les règles communes à ces deux scrutins? A la demande des conseillers, sur un vote déterminé, obligation de suivre la demande, obligation de mentionner le nombre de voix ayant composé la majorité. 35

36 Les votes et les scrutins Quelles sont les règles particulières au scrutin public? Un vote effectif, nom du votant avec le sens de son vote est porté au registre des délibérations Quelles sont les règles particulières au scrutin secret? Vote effectif, utilisation de bulletins secrets, vote par principe pour les nominations et présentation. 36

37 Les votes et les scrutins Quel est le régime des votes par délégation? Le conseiller empêché peut donner pouvoir à un collègue de son choix de voter en son nom, Le pouvoir doit être écrit, un même conseiller ne peut porter qu un seul pouvoir, valable pour un maximum de trois séances successives (sauf maladie dûment constatée). 37

38 Les formalités postérieures à la séance Quel est l objet du procès-verbal? Relater tous les faits constituant la séance Qui rédige le procès-verbal? Le secrétaire de séance Quel est le contenu du procès-verbal? Aucune règle précise, mais en pratique devrait contenir : jour et heure de la séance, présidence, conseillers présents, conseillers représentés, désignation du secrétaire de séance, ordre du jour, informations qui doivent être fournies aux conseillers, mise en discussion, ouverture de chaque débat, essentiel des opinions exprimées, votes, décisions prises. 38

39 Les formalités postérieures à la séance L adoption du procès-verbal à la séance suivante est-elle obligatoire? Non, mais signature ultérieure du registre des délibérations. 39