POLITIQUE CA DATE DE LA RÉSOLUTION/APPROBATION : (Rés. : CA )

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1 POLITIQUE NUMÉRO DE LA RÉSOLUTION : APPROUVÉE PAR : CA CONSEIL D ADMINISTRATION DATE DE LA RÉSOLUTION/APPROBATION : ENTRÉE EN VIGUEUR : DERNIÈRE MISE À JOUR : DATE D ABROGATION : (Rés. CA ) (Rés. : CA ) AAAA-MM-JJ (No. de résolution : X) POLITIQUE SUR LES COMITÉS DE LA CHAMBRE DE LA SÉCURITÉ FINANCIÈRE La présente politique est adoptée en vertu du Règlement intérieur de la Chambre de la sécurité financière qui prévoit que le conseil d administration peut, par résolution, former tout comité et en fixer le nom, le mandat, le statut, les modalités et les règles de fonctionnement. La présente politique établit les règles relatives aux comités de la Chambre de la sécurité financière, qu ils soient permanents ou spéciaux, ainsi que les exigences pour devenir membre. Elle précise également le mandat et la composition des comités permanents. 1- DÉFINITIONS Dans la présente politique, à moins que le contexte n indique un sens différent, on entend par : «Administrateurs» : un membre du conseil d administration de la Chambre; «Chambre» : la Chambre de la sécurité financière; «Comité» : un comité, permanent ou spécial, créé par la Chambre; «Conseil d administration» : le conseil d administration de la Chambre; «Membre» : un membre d un comité de la Chambre; «Ministre» : le ministre responsable de l application de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (L.R.Q., c. D-9.2); «Politique» : la Politique sur les comités de la Chambre de la sécurité financière; «Règlement» : le Règlement intérieur de la Chambre de la sécurité financière; «Responsable» : un responsable d un comité. Page 1 sur 11

2 2- GÉNÉRALITÉS 2.1 Rôle des comités Les comités ont un rôle consultatif auprès du conseil d administration. Ils conseillent et font des recommandations au conseil d administration sur des sujets relevant de leur mandat. Ils alimentent et soutiennent le conseil d administration dans sa prise de décisions. Ils exercent tous les pouvoirs de recommandation et toutes les responsabilités que le conseil d'administration peut leur conférer. 2.2 Création d un comité Lorsqu il crée un comité, le conseil d administration fixe son nom, son mandat, sa composition et ses modalités. À moins d une disposition contraire, les règles de fonctionnement sont les mêmes pour tous les comités et sont celles prévues à la Politique. En fonction du mandat donné, le conseil décide du statut du comité. Si le mandat est général ou continu, le conseil crée un comité permanent. Si le mandat est particulier ou ponctuel, le comité crée un comité spécial. Le conseil d administration détermine la durée du mandat du comité spécial ou prévoit que le comité cesse d exister à la réalisation du mandat pour lequel le comité est créé ou lorsque survient un événement déterminé. Aucune durée n est fixée pour un comité permanent. Les comités permanents suivants sont prévus au Règlement : le comité de vérification et finances, le comité de vigie réglementaire, le comité de la formation et du développement professionnel, le comité de nomination, le comité de gouvernance et les comités de la pratique professionnelle. Lorsqu un nouveau comité permanent est créé, la Politique est modifiée en conséquence. 2.3 Modification ou abolition d un comité Le conseil d administration peut revoir, en tout temps, le nom, le statut, le mandat, la composition, les modalités et la durée du mandat d un comité. Il peut abolir ou mettre un terme à l existence d un comité. L abolition d un comité met un terme à tous les mandats en cours. Lorsqu un comité permanent est aboli, la Politique est modifiée en conséquence. 2.4 Limites d un comité Un comité ne peut octroyer des contrats ni engager des dépenses au nom de la Chambre. Toutefois, sur autorisation du conseil d administration, un comité peut s adjoindre les services d experts externes si nécessaire. 2.5 Nomination des membres Le conseil d administration nomme les membres qui font partie d un comité. Il peut pourvoir tout poste devenu vacant au sein d un comité. Un poste est vacant, notamment, lorsqu un membre est destitué par le conseil d administration, lorsqu il remet sa démission au comité ou à la secrétaire de la Chambre ou lorsqu il ne respecte plus les critères d admissibilité, le cas échéant. Page 2 sur 11

3 2.6 Responsable des comités Lors de sa première réunion suivant ses élections, ou ultérieurement lorsque les circonstances le justifient, le conseil d administration désigne les responsables des comités, lesquels doivent être choisis parmi les administrateurs de la Chambre, à l exception du comité de nomination où le président du conseil d administration est désigné d office responsable. Le responsable fait état des travaux du comité au conseil d administration et s assure que le comité accomplit adéquatement le mandat qui lui a été confié. Il voit au bon fonctionnement des réunions de son comité. Il propose l ordre du jour et veille à l organisation des réunions. En outre, il préside les réunions et décide des questions de procédures. Lorsqu un responsable de comité perd sa qualité d administrateur, il ne peut, en cette qualité, continuer d être responsable d un comité. 2.7 Personne ressource Lorsqu un comité est créé par le conseil, ou ultérieurement lorsque les circonstances le justifient, le président et chef de direction désigne l employé qui agira à titre de personne ressource au sein du comité. 2.8 Rapport au conseil d administration Les comités font rapport au conseil d'administration au moment et de la manière que ce dernier le détermine. Les comités peuvent, en tout temps, formuler au conseil d'administration toute recommandation qu'ils jugent nécessaire. 3- RÈGLES DE FONCTIONNEMENT 3.1 Nombre de réunions Les comités permanents se réunissent au minimum trois fois par année, mais aussi souvent que les intérêts de la Chambre l exigent. Les comités spéciaux se réunissent aussi souvent que la bonne exécution de leur mandat l exige. 3.2 Convocation aux réunions La convocation d une réunion doit être faite par écrit, y compris par tout moyen électronique, au moins cinq jours ouvrables avant sa tenue. Malgré le premier alinéa, le responsable d un comité peut, en cas d urgence, convoquer une réunion pour laquelle le délai n est que de 24 heures, et ce, par tout moyen possible. Seuls les membres d un comité, les invités d office, les experts externes et la personne ressource sont admis à assister à une réunion du comité. Sauf mention contraire, sont des invités d office le président et les vice-présidents du conseil d administration ainsi que le président et chef de la direction de la Chambre. Le responsable peut inviter toute autre personne dont la présence est justifiée dans l intérêt de l exécution du mandat du comité. Page 3 sur 11

4 3.3 Réunions Les réunions se tiennent au siège social de la Chambre ou à tout autre endroit que le responsable détermine. Sur autorisation du responsable, les membres d un comité peuvent participer à une réunion à l aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux verbalement, notamment par téléphone. Le quorum d un comité est constitué de la majorité des membres, dont le responsable. Les décisions des comités sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas d égalité des voix, le responsable d un comité a voix prépondérante. À moins de circonstances particulières, un compte rendu écrit de réunion doit être fait. Le compte rendu d une réunion est adopté au début de la réunion suivante ou par tout autre moyen. Les comptes rendus sont joints aux documents des séances du conseil d administration. 3.4 Engagement solennel Avant ou au début de la première réunion du comité se tenant à la suite de leur nomination, les membres des comités, à l exception de ceux qui sont administrateurs, signent les déclarations et engagements, par lesquels ils s engagent, notamment, à respecter la confidentialité des discussions tenues lors des réunions du comité et à dévoiler toute situation de conflit d intérêts. 3.5 Remboursement des dépenses et allocation de présence Les membres d un comité ainsi que les invités dûment convoqués ont droit à un remboursement de leurs dépenses selon la Politique relative aux frais remboursables lors d un déplacement et autres frais inhérents. Une allocation de présence est versée aux membres d un comité permanent qui assistent à une réunion, conformément aux modalités déterminées par la Politique relative aux allocations de présence et remboursement des dépenses des membres des comités formés par le conseil d administration. Une allocation de présence peut être versée aux membres d un comité spécial qui assistent à une réunion, conformément aux modalités déterminées par la Politique relative aux allocations de présence et remboursement des dépenses des membres des comités formés par le conseil d administration, si la résolution du conseil d administration créant ce comité le prévoit. Les employés de la Chambre qui sont désignés par le conseil d administration comme membres d un comité spécial n ont droit à aucune allocation de présence. 4- COMITÉS PERMANENTS 4.1 Appel de candidatures Entre la première et la seconde réunion du conseil d administration suivant ses élections, la Chambre, par communiqué ou par publication dans son magazine ou sur son site Web, avise les membres de la Chambre des postes vacants au sein des comités ainsi que des modalités pour obtenir la fiche de mise en candidature. Page 4 sur 11

5 Pour poser sa candidature, un membre de la Chambre doit compléter la fiche de candidature et la retourner avec tous les documents et renseignements requis à la secrétaire de la Chambre. Après avoir vérifié l admissibilité de chaque candidature, la secrétaire de la Chambre remet les fiches de candidatures aux responsables de comités. Ces derniers font leurs recommandations de nomination au conseil d administration. 4.2 Conditions d admissibilité Pour être admissible à occuper un poste à titre de membre d un comité permanent, la personne, à l exception de l administrateur de la Chambre nommé par le ministre, doit être membre de la Chambre. De plus, elle ne doit pas : a) avoir fait l objet d une décision ou d une sanction imposée par le Bureau de décision et de révision ou l Autorité des marchés financiers; b) avoir fait l objet d une décision de culpabilité par le comité de discipline de la Chambre ou d un autre organisme d autoréglementation ou par un conseil de discipline d un ordre professionnel; c) avoir été déclaré ou s être reconnu coupable d une infraction ou d un acte pénal ou criminel relié à ses activités professionnelles; d) avoir fait l objet d une décision d un tribunal civil qui le tient responsable dans une matière reliée à ses activités professionnelles. 4.3 Nomination Le conseil d administration nomme les membres des comités permanents parmi les membres qui sont admissibles et qui ont dûment déposé leur candidature. Sous réserve d une disposition contraire, le responsable d un comité est nommé lors de la première réunion du conseil d administration suivant ses élections et les autres membres sont nommés lors de la seconde réunion du conseil d administration suivant ses élections. 4.4 Destitution Le conseil d administration peut destituer un membre d un comité permanent si ce dernier s est absenté sans motif valable à au moins deux réunions d un même comité au cours d une année, s il a enfreint la Politique ou l engagement pris en vertu de celle-ci ou pour toute autre cause jugée valable par le conseil d administration. 4.5 Durée du mandat Sous réserve d une disposition contraire, le mandat d un membre d un comité permanent est fixé à un an, à l exception de celui des comités de la pratique professionnelle qui est fixé à deux ans. Le mandat des membres d un comité se termine à la première séance du conseil d administration suivant l élection annuelle des administrateurs ou à un autre moment lorsque les circonstances le justifient. Le mandat d un membre d un comité permanent peut être renouvelé. Page 5 sur 11

6 5- COMITÉS SPÉCIAUX 5.1 Sélection des candidatures Le conseil d administration peut décider qu un comité spécial est formé en tout ou en partie de membres de la Chambre. Ces derniers doivent respecter les critères d admissibilité applicables aux comités permanents. Le président et chef de direction sélectionne et recommande au conseil d administration des candidatures. 5.2 Nomination Le conseil d administration nomme les membres des comités spéciaux parmi les personnes qu il juge aptes, en raison de leurs compétences et expertises, à aider le comité à remplir le mandat pour lequel il a été créé. 5.3 Durée du mandat des membres Les membres d un comité spécial sont nommés pour la durée d existence du comité. 5.4 Destitution Le conseil d administration peut destituer un membre d un comité permanent si ce dernier s est absenté sans motif valable à plus de la moitié des séances tenues annuellement, s il a enfreint la Politique ou l engagement pris en vertu de celle-ci ou pour toute autre cause jugée valable par le conseil d administration. 6- COMITÉ DE VÉRIFICATION ET FINANCES 6.1 Mandat du comité Le comité de vérification et finances veille sur la viabilité financière de la Chambre dans le contexte de la continuité des affaires. Le comité s assure que l organisation a mis en œuvre un procédé de vérification suffisant et efficace pour surveiller, repérer et gérer les risques auxquels l organisation fait face en matière d information financière, de contrôle interne et de non-conformité aux lois fiscales et aux exigences de gestions financières applicables à la Chambre. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le comité voit notamment à : a) recommander un budget annuel au conseil d administration et en assurer le suivi; b) voir au suivi des recommandations formulées par l auditeur externe; c) proposer au conseil d administration l adoption de politiques financières et en assurer la mise à jour périodique; d) surveiller la pertinence et l intégrité de l information financière; e) valider périodiquement la suffisance, l efficacité et la pertinence des outils de contrôle interne. Page 6 sur 11

7 6.2 Composition du comité Le comité de vérification et finances est composé de cinq membres, dont trois administrateurs de la Chambre, incluant le responsable. 6.3 Nomination et durée du mandat Les membres qui sont des administrateurs, incluant le responsable, sont nommés à la première réunion du conseil d administration suivant ses élections. Les autres membres sont nommés à la deuxième réunion du conseil d administration suivant ses élections. Le mandat des membres est d un an à compter de leur nomination, mais peut se terminer à un autre moment lorsque les circonstances le justifient. 6.4 Personne ressource La personne ressource du comité de vérification et finances est la directrice des services administratifs. 7- COMITÉ DE VIGIE RÉGLEMENTAIRE 7.1 Mandat du comité Le comité de vigie réglementaire a pour mandat d aviser et de formuler des recommandations au conseil d administration de la Chambre sur les enjeux et les tendances liés à la réglementation du secteur de la distribution de produits et services financiers et celle de la Chambre. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le comité voit notamment à : a) examiner tout projet de loi ou projet de règlement, toute consultation de l Autorité des marchés financiers ou toute initiative touchant la pratique des membres de la Chambre et formuler des recommandations au conseil d administration; b) examiner tout règlement interne ou politique de la Chambre et formuler des recommandations au conseil d administration; c) effectuer une vigie des tendances réglementaires dans le secteur de la distribution de produits et services financiers et fournir des avis au conseil d'administration relativement à leur incidence pour l encadrement; d) effectuer un suivi de l application de la réglementation du secteur de la distribution de produits et services financiers; e) proposer des orientations stratégiques au conseil d administration à la lumière des tendances et des développements dans le secteur de la distribution de produits et services financiers; f) étudier toute autre question lorsqu il serait souhaitable, de l avis du conseil d administration, d obtenir les recommandations du comité. 7.2 Composition du comité Le comité de vigie réglementaire est composé de cinq membres, dont au moins trois administrateurs de la Chambre, incluant le responsable. Page 7 sur 11

8 7.3 Personne ressource La personne ressource du comité de vigie réglementaire est la vice-présidente aux affaires juridiques et corporatives. 8- COMITÉ DE LA FORMATION ET DU DÉVELOPPEMENT PROFESIONNEL 8.1 Mandat du comité Dans l'intention de maintenir, de mettre à jour, d'approfondir et d'améliorer les compétences professionnelles liées à l'exercice de la profession et en lien avec la mission de la Chambre, le comité de la formation et du développement professionnel formule des recommandations au conseil d'administration sur ses politiques, ses orientations et ses principales interventions en matière de formation et de développement professionnel des membres de la Chambre. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le comité voit notamment à : a) analyser périodiquement l'évolution de l'offre de formation en fonction des besoins de la profession; b) s'assurer périodiquement que le processus de reconnaissance d'activités de formation est en lien avec le Règlement sur la formation continue obligatoire. 8.2 Composition du comité Le comité de la formation et du développement professionnel est composé de cinq membres, dont au moins trois administrateurs de la Chambre, incluant le responsable. 8.3 Personne ressource La personne ressource du comité de la formation et du développement professionnel est la directrice de la gestion de la formation. 9- COMITÉ DE NOMINATION 9.1 Mandat du comité Le comité de nomination a pour mandat de formuler des recommandations au conseil d administration de la Chambre sur des aspects liés à la nomination des administrateurs et des membres des comités. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le comité voit notamment à : a) élaborer les critères d indépendance pour les administrateurs indépendants; b) élaborer des profils de compétence et d'expérience pour la nomination des administrateurs indépendants et des membres des comités de la Chambre; c) proposer des candidats au conseil d administration qui correspondent aux profils recherchés et aux critères d indépendance; d) répertorier les compétences détenues par les administrateurs élus qui siègent au conseil d administration. Page 8 sur 11

9 9.2 Composition du comité Le comité de nomination est composé de cinq membres, dont le président du conseil d administration qui en est le responsable, deux administrateurs élus dont un vice-président et deux autres administrateurs dont un administrateur nommé par le ministre. 9.3 Personne ressource La personne ressource du comité de nomination est la secrétaire de la Chambre. 10- COMITÉ DE GOUVERNANCE 10.1 Mandat du comité Le comité de gouvernance a pour mandat de répondre aux demandes spécifiques du conseil d administration ou, dans des circonstances exceptionnelles, du président du conseil d'administration, et de les conseiller pour toutes questions touchant la gouvernance de la Chambre afin de s assurer de structures représentatives, efficaces et éthiques. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le comité voit notamment à : a) étudier les questions touchant l efficacité, l éthique et le renouvellement du conseil d administration de la Chambre, ainsi que la représentation des régions, des disciplines, des modes d exercice et du public au sein de cette instance ; b) recommander des orientations au conseil d administration à des fins de modification éventuelle des règles ou des règlements de la Chambre; c) concrétiser la vocation d autoréglementation de la Chambre par des mesures de gouvernance appropriées Composition du comité Le comité de gouvernance est composé de cinq membres, dont au moins trois administrateurs de la Chambre, incluant le responsable Personne ressource La personne ressource du comité de gouvernance est le président et chef de la direction. 11- COMITÉS DE LA PRATIQUE PROFESSIONNELLE courtage en épargne collective; planification financière; assurance de personnes; assurance collective de personnes; courtage en plans de bourses d études. Page 9 sur 11

10 11.1 Mandat des comités Les comités de la pratique professionnelle ont pour mandat de réfléchir sur l évolution de la pratique dans leur champ d exercice et de formuler des recommandations au conseil d administration de la Chambre sur des positions réglementaires et sur des aspects liés à la déontologie et à la conformité des pratiques professionnelles des membres de la Chambre qui œuvrent dans les cinq disciplines et catégories d'inscription suivantes : le courtage en épargne collective, la planification financière, l assurance de personnes, l assurance collective de personnes et le courtage en plans de bourses d études. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les comités voient notamment, pour leur discipline ou catégorie d inscription respective, à : a) réfléchir sur les enjeux d exercice généraux de la profession, discipline par discipline; b) recommander des positions de la Chambre sur l évolution de la réglementation touchant leur secteur; c) réfléchir sur ce que doit contenir un code de déontologie et recommander des modifications au code de déontologie, le cas échéant; d) proposer différentes initiatives visant à aider les membres de la Chambre à connaître leurs devoirs déontologiques et à maintenir des pratiques professionnelles conformes aux exigences légales et réglementaires; e) réfléchir sur les manquements et les questions de déontologie et de pratiques professionnelles concernant les membres de la Chambre et émettre des recommandations, le cas échéant Composition des comités Chacun des comités est composé de dix membres choisis de la façon suivante : deux administrateurs, incluant le responsable, dont au moins un provenant de la discipline ou de la catégorie d inscription concernée; huit membres de la Chambre provenant de la discipline ou de la catégorie d inscription concernée choisis dans une banque de candidats créée à l occasion de l appel de candidature annuel, en tentant de privilégier une dispersion régionale et des modes d exercice. Au besoin, selon les sujets, les comités pourront s adjoindre des partenaires utiles tels des membres spécialisés dans le domaine Personne ressource La personne ressource des comités de la pratique professionnelle est le vice-président aux Affaires juridiques et corporatives. 12- ENTRÉE EN VIGUEUR a) La présente politique entre en vigueur à l entrée en vigueur du Règlement intérieur de la Chambre de la sécurité financière. b) Toute modification à la présente politique entre en vigueur le jour ouvrable suivant son adoption ou à toute autre date fixée par le conseil d administration. Page 10 sur 11

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