Gouvernance d'iaspm-canada Termes de référence pour les membres du comité exécutif

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1 Gouvernance d'iaspm-canada Termes de référence pour les membres du comité exécutif Table des matières Président/e...2 Secrétaire / Trésorier/ière...4 Coordonnateur/trice des communications...5 Coordonnateur/trice des colloques et des élections...6 Coordonnateur/trice des prix...8 Représentant/e des étudiants/tes aux cycles supérieurs...10 Gouvernance d'iaspm-canada 1

2 Président/e Le/la président/e favorise une communauté collégiale et stimulante au sein d'iaspm-canada, et sert de visage public pour l'organisation lorsque approprié. Le/la président/e veille sur toutes les affaires concernant l administration et la gouvernance de l'organisation et travaille étroitement avec les membres du comité exécutif afin de réaliser les buts et les objectifs de l'organisation. Le mandat dure trois ans. Fonctions: Planifier et diriger le conseil exécutif annuel et l'assemblée générale annuelle des membres. Fait circuler l'ordre du jour et le procès-verbal à l'avance et encourage tout le monde à se préparer pour la discussion. Fait le point sur les activités du comité exécutif et des enjeux d'ordre général. Superviser la planification à long terme des colloques annuels, en s'assurant qu'ils changent de région à chaque année (par exemple: est centre ouest centre) afin d'en assurer l'accessibilité. Soutenir le travail des comités de planification du colloque, en s'assurant qu'ils planifient efficacement des colloques réussis. Ceci comprend: -assurer que les divers comités soient formés; -assister les chaires de comité (si nécessaire) en conjonction avec de potentiels membres d'autres comités; -superviser les communications entre ces comités. Aider, dans la mesure du possible, pour l'application aux subventions de soutien aux colloques annuels ou d'autres initiatives d'iaspm-canada. Favoriser et maintenir de bonnes relations avec IASPM (International), assister aux colloques internationaux ou envoyer un délégué pour représenter les intérêts d'iaspm-canada lors de leur assemblée générale. Favoriser et maintenir de bonnes relations avec les autres branches d'iaspm (par exemple: IASPM-US, IASPM-Australia, etc.). Favoriser et maintenir de bonnes relations avec d'autres associations académiques pertinentes au Canada, telles que: -Société canadienne pour les traditions musicales; -Association de Culture Populaire du Canada; -Société de musique des universités canadiennes; Soutenir le travail des autres membres du comité exécutif d'iaspm-canada pour s'assurer que les membres élus soient utiles et efficaces pour l'organisation. En conjonction avec le/la coordonnateur/trice des communications, solliciter et partager les actualités des activités professionnelles des membres. Encourager fortement les collègues seniors à contribuer au Gouvernance d'iaspm-canada 2

3 site Web. En conjonction avec le/la représentant/te des étudiants/es aux cycles supérieurs, planifier des activités et des ateliers afin d'aider les étudiants/tes à développer leurs compétences professionnelles, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur du milieu universitaire. Ceci pourrait inclure: -Rédaction de CV; -Conseils pour l'enseignement; -Rédaction d'application de bourse. En conjonction avec le/la coordonnateur/trice des prix, solliciter des nominations pour le prix du livre et encourager les étudiants/tes à soumettre leur travail pour le prix Peter Narvaez de la meilleure communication étudiante. Entreprendre d'élever le profil d'iaspm-canada dans le contexte plus large de la musique et de la vie intellectuelle canadienne. Gouvernance d'iaspm-canada 3

4 Secrétaire / Trésorier/ière Le/la secrétaire-trésorier/ière est responsable pour toutes les questions financières se rapportant au maintien et à l'organisation de l'abonnement des membres, des renouvellements des abonnements et des nouveaux abonnements. Il/elle doit présenter un rapport annuel sur les finances et les abonnements de l'organisation au conseil exécutif annuel et à l'assemblée générale annuelle. Le mandat dure trois ans. Fonctions comme secrétaire: Maintenir à jour la liste des abonnements tout au long de l'année. Lister les noms des membres inscrits à partir du compte Paypal et, occasionnellement, à travers la poste régulière. Classer les membres en tant que travailleur à temps plein/professionnel ou étudiant, comme ces catégories déterminent les montants à envoyer à IASPM (International). Envoyer la liste des abonnements à IASPM (International) et payer la portion des cotisations internationales dues par IASPM-Canada, sur demande. Contacter les organisateurs des colloques afin d'assurer que tous les présentateurs sont des membres en règles. Demander les noms de ceux/celles qui soumettent des résumés de communication (suite à la date limite) et les noms de ceux/celles qui présentent (une fois que le programme du colloque a été complété). Envoyer des rappels pour le renouvellement de l'abonnement annuel, via la liste de diffusion de courriel, en décembre, avec des rappels en janvier et en février. S'assurer que le/la webmestre d'iaspm-canada ait accès à une liste mise à jour des membres. Fonctions comme trésorier (plus détaillé dans dossier séparé): Transfert des fonds du compte Paypal au compte de banque d'iaspm-canada (à la Banque CIBC) à quelques reprises au courant de l'année, et plus fréquemment lorsque le colloque approche. Dépôt des chèques envoyés par la poste pour les inscriptions, tout au long de l'année. Adresser les chèques couvrant les dépenses de l'organisation. Les dépenses régulières comprennent: -Entretien du site Web (actuellement 500$); -Cachet pour le/la conférencier/ière invité/e (500$ en 2012); -Le prix de la meilleure communication étudiante (2 X 250$); -Services de traduction (250 $); -Frais pour IASPM-International (variable: voir ci-dessus sous «Fonctions comme secrétaire»); Préparer et présenter un bilan financier annuel au colloque. Gouvernance d'iaspm-canada 4

5 Coordonnateur/trice des communications Le/la coordonnateur/trice des communications est responsable de maintienir le site Web et la liste de diffusion de courriel, et de favoriser le dialogue entre les membres tout au long de l'année. Il/elle doit présenter un rapport annuel à propos des activités de communication au conseil exécutif annuel et à l'assemblée générale annuelle. Le mandat dure trois ans. Fonctions: Utiliser les outils de communication désignés la liste de diffusion de courriel, le site Web, etc. - pour assurer que les membres profitent de discussions dynamiques à propos de sujets d'intérêt. Initier la discussion ou partager des actualités sur une base régulière, soit au moins une fois par mois. Travailler en étroite collaboration avec le/la webmestre afin de garder le site Web comme un forum actif pour les actualités et les discussions. Informer les membres, via la liste de diffusion de courriel, de nouvelles publications sur le site Web. Encourager tous les membres, en particulier les chercheurs établis, de contribuer aux publications sur le site Web. Faire des demandes spécifiques pour le site Web, comme des bilans de colloque. Peut demander des publications à d'autres membres que ceux/celles du comité exécutif. Gouvernance d'iaspm-canada 5

6 Coordonnateur/trice des colloques et des élections Le/la coordonnateur/trice des colloques et des élections est responsable d'assurer la liaison entre les organisateurs des colloques et le comité exécutif, représentant le comité exécutif au sein du comité de programmation. Il/elle est également responsable de la planification et de l'exécution des élections des postes laissés vacants au comité exécutif. Il/elle doit présenter un rapport annuel à propos des colloques et des élections au conseil exécutif annuel et à l'assemblée générale annuelle. Le mandat dure trois ans. Fonctions comme coordinateur/trice des colloques: Assurer la liaison entre le comité exécutif, le comité des arrangements locaux et le comité de la programmation pour la planification du colloque annuel. Ceci comprend: -Assurer que l'appel à communications soit écrit, vérifié, et distribué vers la fin du mois d'août; -Soutenir la personne responsable du programme en distribuant l'appel à communications et en évaluant les propositions en temps opportun; -Soutenir la personne responsable des arrangements locaux pour l'application à la subvention -Connexion du CRSH; -Faciliter la coordination des inscriptions aux colloques et le renouvellement des abonnements des membres. Peut servir comme membre votant du comité des arragements locaux et du comité de la programmation si c'est approprié, mais pas nécessairement comme personne responsable de ces comités. Fonctions comme coordonnateur/trice des élections: Au cours des semaines précédant le colloque annuel, déterminer quels postes du comité exécutif doivent être comblés. Chaque position dure trois ans. Durant l'assemblée générale annuelle (ouverte à tous les membres), annoncer l'ouverture d'une période de nomination durant deux semaines; faire suivre cette annonce bilingue sur le site Web et la liste de diffusion de courriel. Annoncer la fin de la période de nomination (via un message bilingue dans la liste de diffusion de courriel) un jour avant la fin. Contacter les candidats nominés et leur demander une confirmation de leur candidature. Pour les positions qui ont reçu seulement une nomination: annoncer le résultat par acclamation à la fin de la période de nomination. Envoyer un courriel aux gagnants. Pour les positions avec plus d'un/e candidat/e nominé/e: demander une déclaration du/de la candidat/e, qui sera envoyée une semaine après la fin de la période de nomination. Pour la préparation des élections, consulter le/la secrétaire/trésorier/ière et le/la webmestre afin d'assurer que la liste des membres et de leurs coordonnées courriels soit mise à jour. Gouvernance d'iaspm-canada 6

7 Configuer l'élection sur Ballotbin, en utilisant les identifiants de courriel de la liste des membres en règle d'iaspm-ca. Publier les déclarations des candidats sur le site Web, et annoncer la période de vote de trois semaines. Inclure les instructions pour naviguer sur Ballotbin. Envoyer des rappels, via la liste de diffusion de courriel, pour aller voter. Un quorum de 50% des membres en règle d'iaspm-ca doit être atteint pour que les résultats de l'élection soient valides. Si le quorum n'est pas atteint, les membres restants du comité exécutif doivent voter. À la fin de la période de vote, annoncer les résultats au membres d'iaspm-ca. Envoyer des courriels aux gagnants. Gouvernance d'iaspm-canada 7

8 Coordonnateur/trice des prix Le/la coordonnateur/trice des prix est responsable de convoquer les comités des prix du meilleur livre et de la meilleure communication étudiante à chaque année, et d'assurer la liaison entre ces comités et celui de l'exécutif. Il/elle doit annoncer les gagnants des prix à chaque année au conseil exécutif annuel et à l'assemblée générale annuelle. Le mandat dure trois ans. Fonctions pour le prix du meilleur livre: Créer ou mettre à jour un appel à soumissions pour le prix du meilleur livre à temps pour la première date butoir du mois de mars. Envoyer au/à la coordonnateur/trice aux communications pour circulation et publication sur le site Web d'iaspm-canada. En consultation avec le/la président/e, solliciter des membres pour être juré sur le comité décernant le prix du meilleur livre; ceux-ci doivent être des membres professionnels/lles d'iaspm-canada, représentant diverses disciplines et régions géographiques. Le comité devrait compter quatre membres, incluant le/la coordinateur/trice, en mesure de considérer les soumissions en français et en anglais. Une fois le comité formé, annoncer sa composition sur le site Web d'iaspm-canada. Contacter les éditeurs ou les auteurs pour organiser l'envoi de copies des livres aux membres du comité. Établir un calendrier pour le comité pour l'évaluation des livres nominés. Consulter les membres du comité par rapport aux critères de sélection du livre gagnant. Maintenir le contact avec les membres du comité pendant la période d'évaluation. Annoncer le livre gagnant, avec une brève déclaration à propos des mérites de l'ouvrage, à l'assemblée générale annuelle et sur le site Web. Fonctions pour le prix Peter Narvaez de la meilleure communication étudiante: En consultation avec le/la président/e, solliciter des membres pour être juré sur le comité décernant le prix de la meilleure communication étudiante; ceux-ci doivent être des membres professionnels/lles d'iaspm-canada, représentant diverses disciplines et régions géographiques. Le comité devrait compter quatre membres, incluant le/la coordonnateur/trice, en mesure de considérer les soumissions en français et en anglais. Une fois le comité formé, annoncer sa composition sur le site Web d'iaspm-canada. Créer ou mettre à jour l'appel à soumissions pour le prix Peter Narvaez de la meilleure communication étudiante (ci-après le prix de la meilleure communication étudiante) à temps pour la date butoir de la soumission (qui est généralement deux semaines avant le colloque). Demander aux membres du comité du prix et du comité exécutif d'encourager les étudiants/tes à Gouvernance d'iaspm-canada 8

9 soumettre leur communication. Établir un calendrier pour l'évaluation des documents soumis, et transmettre les consignes d'évaluation aux membres du comité: -Chaque membre doit classer les communication de la plus faible à la plus forte (par exemple, s'il y a dix communications, la meilleure se mérite un 10 et la pire, un 1). -Les notes sont envoyées en privé au/à la coordonnateur/trice, qui totalise les notes de chaque communication. Assurer que les documents des communications soient disponibles aux membres du comité, via Dropbox, GoogleDocs ou autre espace partagé. Animer la discussion au sujet des mérites et des faiblesses des communications les plus susceptibles de gagner, en sollicitant les commentaires des membres du comité qui pourront par la suite être utilisés pour la déclaration de la communication gagnante. Si l'une des deux langues est sous-représentée, le comité est encouragé de choisir les deux communications gagnantes parmi l'entièreté des soumissions. Annoncer les communications gagnantes, avec une brève déclaration sur ses mérites, à l'assemblée générale annuelle et sur le site Web. Alerter le/la trésorier/ière d'envoyer les chèques aux gagnants/tes. Gouvernance d'iaspm-canada 9

10 Représentant/e des étudiants/tes aux cycles supérieurs Le/la représentant/e des étudiants/tes aux cycles supérieurs (aussi nommé le/la représentant/e des étudiants/tes) est responsable de représenter les questions des étudiants/tes, et, s'il/elle le veut, de présider un caucus étudiant. Il/elle doit présenter un rapport annuel à chaque année conseil exécutif annuel et à l'assemblée générale annuelle. Le mandat dure deux ans. Fonctions: Maintenir le contact avec les étudiants/tes et leurs préoccupations tout au long de l'année. Si souhaitable, former un comité étudiant. Organiser et mettre en œuvre un déjeuner des étudiants/tes au colloque annuel. Ceci comprend: -Consulter le comité des arrangements locaux et le comité exécutif à propos du financement qui peut être alloué; -Consulter le comité des arrangements locaux pour trouver un lieu approprié, accessible et attrayant; -Faire les arrangements nécessaire pour collecter les frais (s'il y a lieu) pour le petit déjeuner, avant sa tenue (par exemple, à la table d'enregistrement du colloque). Dans les semaines précédant le colloque annuel, envoyer des appels via la liste de diffusion de courriel pour des idées de discussions concernant les étudiants/tes aux cycles supérieurs. En conjonction avec le/la président/e, planifier des activités et des ateliers (immédiatement après le déjeuner des étudiants) afin d'aider les étudiants/tes à développer leurs compétences professionnelles, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur du milieu universitaire. Ceci pourrait inclure: -Rédaction de CV; -Conseils pour l'enseignement; -Rédaction d'application de bourse. Au cours du colloque annuel, solliciter les opinions et les idées pour des initiatives d'autres étudiants/tes. Gouvernance d'iaspm-canada 10