Children's Spring party, Wednesday 29 April 2015

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1 OFFICE DES NATIONS UNIES A GENEVE Conseil de coordination du personnel UNITED NATIONS OFFICE AT GENEVA Staff Coordinating Council Children's Spring party, Wednesday 29 April 2015 Français en bas de page The UNOG Staff Coordinating Council is pleased to organize for its staff member's children, a children s Spring party, which will take place on Wednesday 29 April from 1:30pm to 5:30pm. Children Children between the ages of 4 and 10 on the day of the show are welcome. This year s theme is the Olympic games (either inside or outside depending on the weather please ensure that your child is suitably dressed for being outside), followed by a Spring Ball plus a snack in the cafeteria. If you have a preference for a particular host/hostess you will find a place on the registration form to indicate the person s name. We will try to accommodate your requests to the maximum extent possible. Hosts and hostesses Please note that the number of hosts and hostesses will be limited to a maximum of 80 (on a first come first served basis), meaning each host or hostess will have the responsibility of a maximum of 5 children each. If you register to be host or hostess please ensure that you actually turn up on the day in question, and if for some reason you can t attend please inform the organizers at least 3 days before the event in order that we can find a replacement. (Please note that a part of the event will take place outside on the grass, you may need to ensure that you have suitable footwear). Please note that Hosts and hostesses need to arrive at 12:45 pm (i.e. ½ hour before the arrival of the children to be given their group s badges, etc.) Contribution For your information, the average cost of this party is SFR 90 per child and is financed by the Staff Coordinating Council. The children s Spring party is free for the children of dues paying members of the Council. If you are a dues paying member, just mark it on your child s registration form. If you wish to become a dues paying member and have your child attend for free, send us both your child s registration form plus your duly-filled dues paying member registration form. By becoming a dues paying member you will have access to the Council's legal assistance, free use of the classified notice boards, SAFI discounts, plus other benefits and exclusive discounts. However, if you do not wish to be a dues paying member and in order for your child to take part we would require a contribution of SFR 20 per child.

2 For this payment, please deposit or transfer the funds into following account of the Council : Enrolment Beneficiary : Conseil de coordination du personnel - Activités Enfants Account number : 279-HU IBAN : CH HU Please send by at staffcouncilevents@unog.ch or by internal mail to the Council office C-527 the following documents by Friday 17 April 2015 at the latest (registrations submitted after this deadline will not be considered) : (1) For dues paying members : (send by ) The registration form of your child; (indicating that you are a dues paying member). (2) For those who wish to become dues paying members (send by internal mail) (your child attends for free, plus other benefits and exclusive discounts) : The registration form of your child; Your registration form as dues-paying member. (3) For non-dues paying members : (send by either or internal mail) The registration form of your child; Proof of payment of SFR 20. Your child will be enrolled upon receipt of the duly completed documentation. A confirmation will be sent to you a couple of days prior to the event indicating the name of your child s hostess plus the group number your child has been allocated. Each child will be part of a group of maximum 5 children supervised by one host/hostess per group. Badges will be provided on the day itself. Upon arrival on the day at 1:15pm, you will be able to find the group number to which your child belongs, where the assigned host/hostess will be waiting for you, and who will give your child his/her badge. Specific instructions will be sent in the confirmation .

3 OFFICE DES NATIONS UNIES A GENEVE Conseil de coordination du personnel UNITED NATIONS OFFICE AT GENEVA Staff Coordinating Council Fête de printemps pour enfants, le mercredi 29 Avril 2015 Le Conseil de Coordination du personnel des Nations Unies à Genève est heureux d'organiser pour les enfants des employés une fête de printemps qui aura lieu le mercredi 29 avril de 13h30 à 17h30. Enfants Les enfants âgés de 4 ans révolus à 10 ans seront les bienvenus. Le thème de cette année est les jeux olympiques (à l'intérieur ou à l'extérieur selon la météo du jour - merci de bien vouloir habiller votre enfant en conséquence) suivie d'un bal de printemps plus un gouter. Si vous avez une préférence pour un hôte/hôtesse en particulier, vous trouverez un endroit dans le formulaire d'inscription pour indiquer la personne de votre choix. Nous essaierons d'arranger votre demande au maximum de nos possibilités. Hôtes et hôtesses Soyez informé que le nombre d'hôtes/hôtesses sera limité au nombre de 80 (premier arrivé, premier servi) ce qui signifie que chaque hôte/hôtesse aura la responsabilité de 5 enfants maximum par groupe. Si vous désirez vous inscrire en tant qu'hôte/hôtesse, soyez assuré que vous puissiez vous libérer le jour en question, et si pour quelque raison que ce soit vous ne pouvez pas y participer, merci d'en informer les organisateurs au moins 3 jours avant la fête afin que nous puissions vous trouver un remplaçant. (Prenez note qu'une partie des activités se tiendra à l'extérieur d où l'intérêt de porter des chaussures adaptées). Merci de bien vouloir noter que les hôtes/hôtesses devront arriver à 12h45 (soit une demi-heure avant l'arrivée des enfants afin de vous transmettre les badges par groupe d'enfants, etc.) Contribution Pour votre information, sachez que le cout moyen de cette journée est de SFR 90 par enfant et est financé en majorité par le Conseil de coordination du personnel. Les enfants des membres cotisant du Conseil de coordination se verront offerts cette fêtes de printemps. Si vous êtes membre cotisant, marquez-le sur le formulaire d'inscription de votre enfant. Si vous souhaitez devenir membre cotisant pour que votre enfant y participe gratuitement, envoyez-nous à la fois le formulaire d'inscription de votre enfant avec votre formulaire d'inscription comme membre cotisant dûment remplis. En devenant membre cotisant vous aurez accès à l'assistance juridique du Conseil, aux annonces gratuites sur nos panneaux d'affichage, des réductions au SAFI, ainsi que d'autres avantages et réductions exclusives. Cependant, si vous ne souhaitez pas devenir membre cotisant et afin que votre enfant participe à la fête une participation de CHF20 par enfant vous sera demandée.

4 Pour ce paiement, veuillez déposer ou transférer les fonds dans le compte suivant du Conseil : Inscription Bénéficiaire : Conseil de coordination du Personnel - Activités Enfants Numéro de compte : 279-HU IBAN : CH HU16 Merci de bien vouloir envoyer par courriel au staffcouncilevents@unog.ch ou par courrier interne au bureau C-527 les documents suivants au plus tard le vendredi 17 avril 2015 (les inscriptions envoyés après ce délai ne seront pas pris en compte) : (1) Pour les membres cotisants : (envoyer par courriel) Le formulaire d'inscription de l enfant rempli (en indiquant que vous êtes membre cotisant). (2) Pour ceux qui veulent devenir membres cotisants : (envoyer par courrier interne) (participation gratuite de votre enfant ainsi que d'autres avantages et réductions exclusives): Le formulaire d'inscription de l enfant rempli ; Le formulaire d inscription comme membre cotisant rempli. (3) Pour les non-cotisants : (envoyer soit par courriel ou courrier interne) Le formulaire d'inscription de l enfant rempli ; La preuve de paiement de SFR 20 par enfant. Votre enfant sera inscrit sur réception de la documentation dûment rempli. Un de confirmation vous sera envoyé environ deux jours avant l évènement indiquant le nom de l'hôte/hôtesse de votre/vos enfants ainsi que son numéro de groupe. Chaque enfant fera partie d'un groupe de 5 enfants maximum géré par un/une hôte/hôtesse par groupe. Les badges seront délivrés le jour même. A votre arrivée à 13h15 le jour de l évènement, vous serez en mesure de trouver le numéro de groupe auquel votre enfant appartient, où l'hôte / hôtesse assigné vous attendra et donnera à votre enfant son badge. Des instructions précises vous seront envoyées dans l de confirmation.

5 OFFICE DES NATIONS UNIES A GENEVE Conseil de coordination du personnel UNITED NATIONS OFFICE AT GENEVA Staff Coordinating Council Form for Registration for the Children s Spring Party Wednesday 29 April 2014 Formulaire d'inscription pour la fête de printemps des enfants Mercredi 29 Avril 2014 First / Last name of parent Prénom / Nom du parent First / Last name of (Child 1) Prénom / Nom de (l enfant 1) First / Last name of (Child 2) Prénom / Nom de (l enfant 2) First / Last name of (Child 3) Prénom / Nom de (l enfant 3) Name / Last name of your preferred Host/Hostess or yourself if you wish to become Host/Hostess (leave blank if you do not have a preference) Prénom / Nom de votre Hôte / Hôtesse préféré(e) ou vous-même si vous souhaitez devenir Hôte / Hôtesse (laisser en blanc si vous n'avez pas de préférence) Office phone extension Extension du téléphone du bureau Office number Numéro du bureau contact address Adresse de contact Mobile number for emergencies Numéro de portable pour les urgences Are you a Staff Council dues-paying member? (if you are, your child attends for free) Êtes-vous membre cotisant du Conseil de coordination? (dans l'affirmative, votre enfant participe gratuitement) Yes / Oui No / Non Do you wish to become dues paying member? If Yes, please sign and send the form below (in original) to Office C-527, along with this form. If No, please send either to Office C-527 or by to staffcouncilevents@unog.ch this form with proof of payment of CHF 20 per child. Souhaitez-vous devenir membre cotisant? Si oui, veuillez signer et envoyer le formulaire au-dessous (l'original) au Bureau C-527 avec ce formulaire. Si non, veuillez envoyer soit au Bureau C-527 ou par courriel au staffcouncilevents@unog.ch ce formulaire avec la preuve du paiement de SFR 20 par enfant. Signature of staff member and date Signature du membre du personnel et date

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8 Form for Registration as Host/Hostess for the Children s Easter Party Wednesday 29 April 2015 Name and First Name of Host/hostess (please indicate if not a staff member) Office Telephone number Office number contact address Mobile number for emergencies Name and First name of Supervisor agreeing to release for the afternoon Signature of Supervisor and Date Signature of Staff member and Date