Guide de reddition de comptes CENTRES DE LA PETITE ENFANCE GARDERIES RAPPORT FINANCIER ANNUEL POUR L'ANNÉE

Transcription

1 Guide de reddition de comptes CENTRES DE LA PETITE ENFANCE ET GARDERIES RAPPORT FINANCIER ANNUEL POUR L'ANNÉE

2 Gouvernement du Québec Dépôt légal : mai 2005 Bibliothèque nationale du Québec ISBN :

3 AVANT-PROPOS Le présent guide, qui porte sur la reddition de comptes , est destiné aux membres des conseils d administration de centres de la petite enfance (CPE), aux titulaires de permis de garderie, aux gestionnaires ainsi qu aux vérificateurs externes de ces établissements, qui doivent transmettre au ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine (MFACF), anciennement le ministère de l Emploi, de la Solidarité et de la Famille, un rapport financier vérifié conformément à l article 13.2 de la Loi sur les centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance (L.R.Q., c. C-8.2). Ce guide est mis à la disposition des établissements et de leur vérificateur dans le but de faciliter leur travail. Les éléments qu il contient visent simplement à concrétiser les orientations retenues par le MFACF en matière de reddition de comptes et découlent de la Loi, des règlements s y rapportant ainsi que des règles budgétaires des CPE et des garderies pour l année

4 TABLE DES MATIÈRES PARTIE I DISPOSITIONS RELATIVES AU RAPPORT FINANCIER ANNUEL DES CENTRES DE LA PETITE ENFANCE ET DES GARDERIES CONVENTIONNÉES LE MANDAT DE VÉRIFICATION EXTERNE...5 PARTIE II DIRECTIVE RELATIVE À LA DÉTERMINATION DE L OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS OBJET ET CHAMP D APPLICATION DÉFINITIONS RÈGLES D ENREGISTREMENT ET DE COMPTABILISATION CONSERVATION DES DOCUMENTS REDDITION DE COMPTES...27 PARTIE III CONTENU DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL PARTIE IV GUIDE DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Qui doit produire un rapport financier annuel ? Quel type de mandat doit être confié au vérificateur externe? Date de fin d exercice pour Garderies conventionnées Quel est le délai accordé pour produire le rapport financier annuel ? Critères de recevabilité du rapport financier annuel déterminés par le Ministère Analyse financière du MFACF Demande de révision du calcul de la subvention PRINCIPAUX CHANGEMENTS STRUCTURE DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL VERSIONS ÉLECTRONIQUES DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL PRÉCISIONS SUR LE CONTENU DU RAPPORT ANNUEL...49 Table des matières...49 Notes complémentaires aux états financiers...49 Résolution...49 État des résultats...49 Bilan...50 État de l évolution des actifs nets...51 État des bénéfices non répartis (déficit)...51 État des surplus d apport...51 État des flux de trésorerie...52 Ventilation des produits...52 Ventilation des charges...53 Subventions du MFACF...57 Ventilation de la valeur nette des immobilisations...58 Ventilation des emprunts et de la dette à long terme...58 État de la rémunération du personnel...59 État de l occupation et des présences réelles des enfants...60 Ventilation des emprunts et de la dette à long terme...61 Questionnaire à l intention des vérificateurs externes...61

5 PARTIE V Directive relative à l état de la rémunération du personnel DÉFINITIONS CONSERVATION DES DOCUMENTS REDDITION DE COMPTES...72

6 PARTIE I DISPOSITIONS RELATIVES AU RAPPORT FINANCIER ANNUEL DES CENTRES DE LA PETITE ENFANCE ET DES GARDERIES CONVENTIONNÉES 1. LE MANDAT DE VÉRIFICATION EXTERNE A- Règles relatives à la vérification du rapport financier annuel Conformément à l article 13.2 de la Loi sur les centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance (L.R.Q., chapitre C-8.2), le titulaire d un permis recevant une subvention du ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine (MFACF) doit remettre au ministre, au plus tard le 30 juin 2005, le rapport financier annuel pour l exercice Le rapport financier annuel de l établissement doit être vérifié par un vérificateur externe lorsque le montant des subventions octroyées par le MFACF est égal ou supérieur à $. 3. En vertu des règles budgétaires des CPE et des garderies pour l année , approuvées conformément à la Loi sur l administration financière (L.R.Q., chapitre A-6) et au Règlement sur la promesse et l octroi de subventions (L.R.Q., chapitre A-6, r.22), la portée de la vérification est déterminée par le ministre et constitue l une des conditions rattachées à l octroi des subventions. 4. La forme et le contenu du rapport financier annuel ainsi que le mandat de vérification que le titulaire de permis doit confier au vérificateur externe sont ceux définis dans le présent document et ils sont d application obligatoire. B- La forme et le contenu du rapport financier annuel Le formulaire du rapport financier annuel mis à la disposition des établissements par le MFACF se divise en quatre parties. 2. La partie I se compose des éléments suivants :! Le rapport du vérificateur sur les états financiers ;! Les états financiers. 3. La partie II comprend :! Le rapport du vérificateur sur l état de la rémunération du personnel! L état de la rémunération du personnel 4. La partie III comprend :! Le rapport spécial du vérificateur sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants ;! L état de l occupation et des présences réelles des enfants. 5. La partie IV consiste en un questionnaire à l intention du vérificateur. Reddition de comptes

7 C- La portée de la vérification et le mandat du vérificateur externe 1. Les états financiers (partie I du rapport financier annuel) sont assujettis au programme général de vérification effectué en vertu des normes de vérification généralement reconnues, telles que précisées aux chapitres 5100 et 5400 du Manuel de l Institut canadien des comptables agréés (ICCA). Le rapport type du vérificateur sur les états financiers, établi en collaboration avec l Ordre des comptables agréés du Québec, est présenté à l annexe A pour les CPE et à l annexe D pour les garderies. 2. L état de la rémunération du personnel (partie II du rapport financier annuel) fait l objet d un mandat spécial de vérification. Le rapport de vérification spécial doit être conforme au chapitre 5805 du Manuel de l ICCA et préciser que cet état a été établi selon les règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel des centres de la petite enfance émises par le MFACF ou selon le Règlement sur les garderies, selon le cas. Lors de la vérification de l état de la rémunération du personnel, le vérificateur doit s assurer de couvrir chacune des catégories d emplois suivantes :! Éducateurs - Éducatrices formés (CPE et garderies)! Éducateurs Éducatrices non formés (CPE et garderies)! Responsables de la gestion niveaux I, II et III (CPE seulement)! Autre personnel (CPE seulement) Le rapport type du vérificateur sur l état de la rémunération du personnel, établi en collaboration avec l Ordre des comptables agréés du Québec, est présenté à l annexe B pour les CPE et à l annexe E pour les garderies. 3. L état de l occupation et des présences réelles des enfants (partie III du rapport financier annuel) fait l objet d une mission spéciale de vérification. Le rapport de vérification spécial doit être conforme au chapitre 5805 du Manuel de l ICCA et préciser que cet état a été établi selon la directive du MFACF relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants. Lors de la vérification, les vérificateurs doivent s assurer de couvrir chacune des composantes de l établissement ainsi que tous les types d enfants. Le rapport type du vérificateur sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants, établi en collaboration avec l Ordre des comptables agréés du Québec, est présenté à l annexe C pour les CPE et à l annexe F pour les garderies. 4. Le questionnaire à remplir par le vérificateur (partie IV du rapport financier annuel) doit faire ressortir les éléments de non-conformité, lesquels doivent dans tous les cas faire l objet d une note ou d un commentaire. Si cette non-conformité fausse la présentation de l information financière, le rapport des vérificateurs devra porter une restriction, conformément au chapitre 5510 du Manuel de l ICCA. Reddition de comptes

8 D- Dispositions finales 1. Lorsque le rapport financier annuel doit être vérifié, le mandat confié au vérificateur externe par le conseil d administration d un CPE ou par le titulaire du permis d une garderie doit être conforme aux stipulations précédemment énoncées. 2. Les dispositions particulières stipulées à la partie I des règles budgétaires des CPE et des garderies pour l année s appliquent en cas de non-observance des présentes dispositions. 3. Conservation des documents : Les CPE et les garderies doivent conserver tous les registres et livres de comptes, de même que les comptes et pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements contenus dans ces registres et livres de compte pendant les six ans qui suivent la fin du dernier exercice financier auquel les documents se rapportent. Reddition de comptes

9 ANNEXE A CENTRES DE LA PETITE ENFANCE RAPPORT TYPE DU VÉRIFICATEUR SUR LES ÉTATS FINANCIERS Aux membres du conseil d administration de.. J ai vérifié le bilan de (nom de l établissement) au 31 mars 2005 et les états des résultats, de l évolution des actifs nets, des flux de trésorerie ainsi que les notes et renseignements complémentaires énumérés dans la table des matières du rapport financier annuel de l exercice terminé à cette date, lequel a été présenté selon la forme définie par le MFACF. La responsabilité de ces états financiers incombe à la direction de (nom de l établissement). Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers en me fondant sur ma vérification. Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada et au mandat de vérification externe des centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance édicté par le MFACF. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans les états financiers. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble des états financiers. À mon avis, ces états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière de (nom de l établissement) au 31 mars 2005 ainsi que des résultats de ses activités et de ses flux de trésorerie pour l exercice terminé à cette date selon les principes comptables généralement reconnus du Canada. En vertu du mandat défini par le MFACF, j ai rempli le questionnaire à l intention du vérificateur externe. Comptable agréé Lieu Date

10 ANNEXE B CENTRES DE LA PETITE ENFANCE RAPPORT TYPE DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL Aux membres du conseil d administration de.. J ai vérifié l état de la rémunération du personnel de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005, dressé par catégorie d emplois selon les règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel des centres de la petite enfance émises par le MFACF. La responsabilité de ces informations financières incombe à la direction de (nom de l établissement). Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces informations financières en me fondant sur ma vérification. Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada et au mandat de vérification externe des centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance édicté par le MFACF. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que les informations financières sont exemptes d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans les informations financières. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble des informations financières. À mon avis, cet état donne, à tous les égards importants, une image fidèle de la rémunération du personnel de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 selon les règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel des centres de la petite enfance émises par le MFACF. Comptable agréé Lieu Date

11 ANNEXE C CENTRES DE LA PETITE ENFANCE RAPPORT TYPE DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE L OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS Aux membres du conseil d administration de.. J ai vérifié l état de l occupation et des présences réelles des enfants de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 dressé par composante selon la directive relative à la détermination de l'occupation et des présences réelles des enfants émise par le MFACF. La responsabilité de ces informations financières incombe à la direction de (nom de l établissement). Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces informations financières en me fondant sur ma vérification. Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada et au mandat de vérification externe des centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance édicté par le MFACF. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que les informations financières sont exemptes d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans les informations financières. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble des informations financières. À mon avis, cet état donne, à tous les égards importants, une image fidèle de l occupation et des présences réelles des enfants de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 selon la directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants émise par le MFACF. Comptable agréé Lieu Date

12 ANNEXE D GARDERIES RAPPORT TYPE DU VÉRIFICATEUR SUR LES ÉTATS FINANCIERS A de.. J ai vérifié le bilan de (nom de l établissement) au 31 mars 2005 et les états des résultats, des bénéfices non répartis (déficit), (du surplus d apport), des flux de trésorerie ainsi que les notes et renseignements complémentaires énumérés à la table des matières du rapport financier annuel de l exercice terminé à cette date, lequel a été présenté selon la forme définie par le MFACF. La responsabilité de ces états financiers incombe à la direction de (nom de l établissement). Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers en me fondant sur ma vérification. Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada et au mandat de vérification externe des centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance édicté par le MFACF. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans les états financiers. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble des états financiers. À mon avis, ces états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière de (nom de l établissement) au 31 mars 2005 ainsi que des résultats de ses activités et de ses flux de trésorerie pour l exercice terminé à cette date selon les principes comptables généralement reconnus du Canada. En vertu du mandat défini par le MFACF, j ai rempli le questionnaire à l intention du vérificateur externe. Comptable agréé Lieu Date

13 ANNEXE E GARDERIES RAPPORT TYPE DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL A de... J ai vérifié l état de la rémunération du personnel Éducateurs Éducatrices formés et non formés de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 dressé par catégories d emplois selon le Règlement sur les garderies édicté par le MFACF. La responsabilité de ces informations financières incombe à la direction de (nom de l établissement). Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces informations financières en me fondant sur ma vérification. Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada et au mandat de vérification externe des centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance édicté par le MFACF. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que les informations financières sont exemptes d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans les informations financières. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble des informations financières. À mon avis, cet état donne, à tous les égards importants, une image fidèle de la rémunération du personnel Éducateurs Éducatrices formés et non formés de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 selon le Règlement sur les garderies édicté par le MFACF. Comptable agréé Lieu Date

14 ANNEXE F GARDERIES RAPPORT TYPE DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE L OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS A de.. J ai vérifié l état de l occupation et des présences réelles des enfants de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 dressé selon la directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants émise par le MFACF. La responsabilité de ces informations financières incombe à la direction de (nom de l établissement). Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur ces informations financières en me fondant sur ma vérification. Ma vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification généralement reconnues du Canada et au mandat de vérification externe des centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance édicté par le MFACF. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir l assurance raisonnable que les informations financières sont exemptes d inexactitudes importantes. La vérification comprend le contrôle par sondages des éléments probants à l appui des montants et des autres éléments d information fournis dans les informations financières. Elle comprend également l évaluation des principes comptables suivis et des estimations importantes faites par la direction, ainsi qu une appréciation de la présentation d ensemble des informations financières. À mon avis, cet état donne, à tous les égards importants, une image fidèle de l occupation et des présences réelles des enfants de (nom de l établissement) pour l exercice terminé le 31 mars 2005 selon la directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants émise par le MFACF. Comptable agréé Lieu Date

15 PARTIE II DIRECTIVE RELATIVE À LA DÉTERMINATION DE L OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS OBJET ET CHAMP D APPLICATION. La présente directive précise les dispositions à respecter afin de déterminer les renseignements qui doivent figurer à la partie II du rapport financier , soit l état de l occupation et des présences réelles des enfants. Conformément aux règles budgétaires , ces renseignements doivent être fournis par les garderies conventionnées et les CPE, pour chacune de leurs composantes, afin de permettre au MFACF d établir la subvention finale de l établissement. 2. DÉFINITIONS a) Occupation réelle L occupation réelle doit refléter les prestations de garde découlant des ententes de service conclues entre, d une part, les parents et, d autre part, le CPE, les personnes responsables d un service de garde en milieu familial ou la garderie, et pour lesquelles une contribution parentale a été exigée, excluant les journées de grève. b) Présences réelles Les présences réelles correspondent aux présences physiques des enfants. Ces présences réelles découlent des ententes de service conclues avec les parents et elles sont consignées sur les fiches d assiduité établies en conformité avec la réglementation en vigueur. c) Exercice financier L exercice financier correspond à la période allant du 1er avril 2004 au 31 mars d) 30 septembre de l année de référence Pour les mois d avril à août 2004, le 30 septembre de l année de référence est le 30 septembre 2003; pour les mois de septembre 2004 à mars 2005, le 30 septembre de l année de référence est le 30 septembre e) Enfant d âge scolaire Un enfant d âge scolaire est un enfant qui a 60 mois au 30 septembre de l année de référence ou un enfant qui a moins de 60 mois mais qui a été autorisé à fréquenter l école par sa commission scolaire. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

16 3. RÈGLES D ENREGISTREMENT ET DE COMPTABILISATION. Les quatre sections suivantes présentent les règles à suivre pour l enregistrement des enfants et la comptabilisation des jours d occupation réelle et des jours de présences réelles selon les tranches d âge, les caractéristiques des enfants et le type d établissement (CPE ou garderie conventionnée). 1. ENFANTS PCR DE 0 À 59 MOIS Tableau 1 (CPE ou garderie conventionnée) État de l occupation et des présences réelles des enfants PCR de 59 mois ou moins A- Règles d enregistrement des enfants Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à l enregistrement des enfants. Seul un enfant de 59 mois ou moins pour lequel une copie de l acte de naissance (ou un constat de naissance) est fournie et dont le parent a fourni une preuve de résidence au Québec ou les pièces démontrant son admissibilité à la contribution réduite (cf. Règlement sur la contribution réduite, article 5) doit être enregistré. Seul un enfant pour lequel un service de garde continu d une durée minimale de 2,5 heures a été fourni doit être enregistré. De plus, un enfant doit être enregistré selon l une des tranches d âge suivantes : Dans la tranche d âge de 0 à 17 mois, seul un enfant de 0 à 17 mois doit être enregistré selon son âge réel. Toutefois, dans une installation d un CPE ou dans une garderie qui accueille également des enfants de plus de 18 mois, un poupon peut demeurer enregistré dans cette tranche d âge jusqu à ce qu il ait 23 mois ou jusqu à ce qu une place soit disponible dans un groupe composé d enfants de 18 à 23 mois. L âge de l enfant ne doit cependant jamais excéder 23 mois. Dans la tranche d âge de 18 à 23 mois, il faut enregistrer un enfant selon son âge au 30 septembre 2003 pour les mois d avril 2004 à août 2004 et selon son âge au 30 septembre 2004 pour les mois de septembre 2004 à mars Doit également être enregistré dans cette tranche d âge un enfant dont l âge réel est supérieur à 17 mois, mais qui n a pas encore 24 mois au 30 septembre de l année de référence. Dans les tranches d âge de 24 à 59 mois, les enfants doivent être enregistrés selon leur âge au 30 septembre 2003 pour les mois d avril 2004 à août 2004 et selon leur âge au 30 septembre 2004 pour les mois de septembre 2004 à mars Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

17 Ne peut être enregistré l enfant d une personne responsable d un service de garde en milieu familial ou l enfant qui habite ordinairement avec elle et fréquente le service de garde de celle-ci. Il en va de même pour l enfant de la personne qui assiste cette personne responsable ou pour l enfant qui habite ordinairement avec elle lorsque les services de garde sont offerts à la résidence de l assistante. B- Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à la comptabilisation des jours d occupation et de présences réelles. Un jour d occupation ou de présence réelle équivaut à : une période de garde continue de plus de 4 heures par jour, au cours de laquelle un repas, généralement le dîner, et deux collations sont offerts à l enfant aux heures prévues par le CPE ou la RSG pour ces services. À noter que le repas et les collations offerts peuvent ne pas être servis à l enfant (nourrisson ou autre) en raison de son régime alimentaire ou parce que le parent tient expressément à fournir la nourriture pour son enfant; ou une période de plus de 4 heures pour l enfant présent de soir ou de nuit, durant laquelle il dort et ne peut, par conséquent, recevoir de collation. Un demi-jour d occupation ou de présence réelle équivaut à : une période de garde continue de plus de 4 heures par jour au cours de laquelle l enfant ne peut recevoir de repas ou de collation, compte tenu du fait que sa présence n est pas prévue aux heures établies par le CPE ou la RSG pour ces services ; ou à une période de service de garde continue d au moins 2,5 heures et d au plus 4 heures. Un seul jour peut être comptabilisé par période de 24 heures pour un même enfant. On ne peut comptabiliser plus de 261 jours par enfant pour l exercice financier Concernant l occupation réelle, dans le cas d un enfant enregistré dont le nombre de jours de présences réelles est supérieur au nombre de jours d occupation indiqué à l entente de service avec le parent, le total des jours d occupation de l enfant est remplacé par le total de ses jours de présences réelles constatés. Concernant l occupation réelle, lorsqu un enfant fréquentant le service de garde est absent et qu il est remplacé par un autre enfant, seul un jour d occupation peut être comptabilisé même si deux enfants sont enregistrés. Un jour de présence est également comptabilisé. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

18 Tableau 1.1 (CPE ou garderie conventionnée) État de l occupation et des présences réelles des enfants handicapés PCR de 59 mois ou moins A- Règles d enregistrement des enfants Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à l enregistrement des enfants. Les enfants handicapés PCR de 59 mois ou moins doivent d abord avoir été enregistrés dans le tableau 1. Par conséquent, les règles d enregistrement qui y sont prévues s appliquent également au tableau 1.1. Seul un enfant handicapé ayant à son dossier une attestation de la Régie des rentes du Québec (RRQ) ou le Rapport du professionnel attestant les incapacités de l enfant ainsi qu un plan d intégration peut être enregistré. Dans les colonnes NOMBRE D ENFANTS INSCRITS AVANT LE 1 ER AVRIL 2004, il faut enregistrer les enfants handicapés de 59 mois ou moins inscrits avant cette date. Dans les colonnes NOMBRE D ENFANTS INSCRITS DEPUIS LE 1 ER AVRIL 2004, il faut enregistrer les enfants handicapés de 59 mois ou moins inscrits à compter de cette date et qui fréquentent la garderie ou la composante de CPE pour la première fois. Dans l espace prévu à cette fin dans le bas du tableau, il faut inscrire le nombre total d enfants inscrits pour la première fois depuis le 1 er avril B- Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Les jours d occupation des enfants handicapés PCR de 59 mois ou moins doivent d abord avoir été comptabilisés au tableau 1. Par conséquent, les règles de comptabilisation qui y sont prévues s appliquent également au tableau 1.1. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

19 Tableau 1.2 (CPE ou garderie conventionnée) État de l occupation et des présences réelles relatif aux exemptions de contribution parentale (ECP) A- Règles d enregistrement des enfants Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à l enregistrement des enfants. Les enfants PCR dont le parent bénéficie d une exemption de la contribution parentale (ECP) doivent d abord avoir été enregistrés dans le tableau 1. Par conséquent, les règles d enregistrement qui y sont prévues s appliquent également au tableau 1.2. Seul le parent qui reçoit une prestation en vertu du Programme d assistance-emploi du ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale (appelée auparavant Programme d aide de dernier recours) est admissible à l exemption de la contribution parentale. B- Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Les jours d occupation des enfants PCR dont le parent bénéficie de la contribution parentale (ECP) doivent d abord avoir été comptabilisés au tableau 1. Par conséquent, les règles de comptabilisation qui y sont prévues s appliquent également au tableau 1.2. L exemption de la contribution pour un enfant est de 23,5 heures par semaine, à raison de 5 demijournées ou de 2,5 journées par semaine, à moins d une recommandation autre dont les conditions et exigences sont prévues dans le Règlement sur la contribution réduite. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

20 Tableau 1.3 (CPE) État de l occupation et des présences réelles des enfants PCR accueillis dans le cadre du protocole CPE-CLSC La première partie du tableau 1.3 sert à recueillir les renseignements relatifs à la distribution des places réservées dans le cadre du protocole CPE-CLSC dans chacune des composantes. À cette fin, chaque composante d un CPE qui a signé une entente un protocole avec un CLSC doit préciser pour chacune des tranches d âge la date de début de la réservation, la date de fin de la réservation, le nombre de places réservées et le nombre de jours réservés par semaine. Le nombre de semaines pendant lesquelles la réservation est valable, qui est le nombre de jours d activité compris entre les dates de début et de fin de la réservation divisé par 5, est généré automatiquement dans le fichier électronique. Le total des jours réservés, arrondi à l unité supérieure, se calcule aussi automatiquement en multipliant le nombre de semaines pendant lesquelles la réservation est valable par le nombre de places réservées et par le nombre de jours réservés par semaine. Plusieurs espaces sont prévus pour indiquer les changements du nombre de places réservées ou du nombre de jours réservés par semaine qui auraient pu être effectués au cours de l année. La deuxième partie du tableau 1.3 permet d enregistrer les enfants qui occupent les places réservées dans le cade du protocole CPE-CLSC et de comptabiliser les jours d occupation de ces enfants. A- Règles d enregistrement des enfants Les enfants PCR accueillis dans le cadre du protocole CPE-CLSC doivent d abord avoir été enregistrés dans le tableau 1. Par conséquent, les règles d enregistrement qui y sont prévues s appliquent également au tableau 1.3 (suite). B- Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Les jours d occupation des enfants PCR accueillis dans le cadre du protocole CPE-CLSC doivent d abord avoir été comptabilisés au tableau 1. Par conséquent, les règles de comptabilisation qui y sont prévues s appliquent également au tableau 1.3 (suite). Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

21 2. ENFANTS D ÂGE SCOLAIRE (CPE). Tableau 2 (CPE) État de l occupation et des présences réelles des enfants d âge scolaire (PCRS ou non PCRS) A- Règles d enregistrement des enfants Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à l enregistrement des enfants. Seul un enfant dont le parent a fourni une preuve de résidence au Québec peut être enregistré. Seul un enfant d âge scolaire, soit un enfant ayant 60 mois ou plus au 30 septembre de l année de référence, ou un enfant de moins de 60 mois autorisé à fréquenter l école par la commission scolaire, et dont la garde (continue ou non) est d au moins 2,5 heures par jour, peut être enregistré comme ENFANT ADMISSIBLE À UNE PCRS (place à contribution réduite offerte aux enfants d âge scolaire) ou comme ENFANT NON PCRS. Seul un enfant dont le parent a fourni une attestation, signée par le directeur ou la directrice de l école et confirmant que l enfant ne peut être reçu en service de garde en milieu scolaire en raison de l absence d un tel service ou faute de place, peut être enregistré à la section ENFANTS ADMISSIBLES À UNE PCRS. Cet enfant reçu en service de garde en dehors de la période de son calendrier scolaire (semaine de relâche, vacances estivales et autres congés) doit être enregistré à la section ENFANTS NON PCRS. Ne peut être enregistré l enfant d une personne responsable d un service de garde en milieu familial ou l enfant qui habite ordinairement avec elle et fréquente le service de garde de celle-ci. Il en va de même pour l enfant de la personne qui assiste cette personne responsable ou pour l enfant qui habite ordinairement avec elle lorsque les services de garde sont offerts à la résidence de l assistante. B- Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à la comptabilisation des jours d occupation et de présences réelles. Concernant les jours de classe (PCRS), il faut comptabiliser les jours des enfants admissibles à une PCRS et fréquentant le service de garde entre 6 h 30 et 18 h 30, pour une durée de 2,5 heures ou plus, continue ou non. Concernant les journées pédagogiques (PCRS), il faut comptabiliser les jours des enfants admissibles à une PCRS et fréquentant le service de garde entre 6 h 30 et 18 h 30, pour une durée de 5 heures ou plus, continue ou non. Lorsque des demi-journées pédagogiques sont prévues au calendrier scolaire, elles peuvent être comptabilisées à la condition que l enfant fréquente le service de garde pour une durée de plus de 2,5 heures et de moins de 5 heures, continue ou non. Il est à noter que, dans ce cas précis, il est impossible pour le CPE de comptabiliser à la fois un jour de classe et une demi-journée pédagogique. Un enfant a droit à une PCRS pour un maximum de 200 jours par année scolaire compris dans son calendrier scolaire, dont au plus 20 journées pédagogiques. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

22 Concernant les enfants NON PCRS, une période de garde variant entre 2,5 heures et 5 heures, continue ou non, équivaut à un demi-jour d occupation ou de présence réelle, alors qu une période de garde de plus de 5 heures, continue ou non, équivaut à un jour d occupation ou de présence réelle. Un seul jour peut être comptabilisé par période de 24 heures pour un même enfant. On ne peut comptabiliser plus de 261 jours par enfant pour l exercice financier, soit l addition du nombre de jours PCRS et du nombre de jours NON PCRS. Concernant l occupation réelle, dans le cas d un enfant enregistré dont le nombre de jours de présences réelles est supérieur au nombre de jours d occupation indiqué à l entente de service avec le parent, le total des jours d occupation de l enfant est remplacé par le total de ses jours de présences réelles constatés. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

23 Tableau 2.1 (CPE) État de l occupation et des présences réelles des enfants handicapés d âge scolaire (PCRS ou non PCRS) A- Règles d enregistrement des enfants Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à l enregistrement des enfants. Seul un enfant handicapé ayant à son dossier une attestation de la RRQ ou le Rapport du professionnel attestant les incapacités de l enfant ainsi qu un plan d intégration peut être enregistré. L enfant remplit une des conditions suivantes : Il est admissible à une PCRS (enfant d âge scolaire ou enfant de moins de 60 mois qui fréquente l école); Il est en âge de fréquenter la maternelle; Il est âgé de 6 ans ou plus et il est dispensé de fréquenter l école en vertu du 2 e alinéa de l article 15 de la Loi sur l instruction publique. Les enfants handicapés d âge scolaire doivent d abord avoir été enregistrés dans le tableau 2. Par conséquent, les règles d enregistrement qui y sont prévues s appliquent également au tableau 2.1. B. Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Les jours d occupation des enfants handicapés d âge scolaire doivent d abord avoir été comptabilisés au tableau 2. Par conséquent, les règles de comptabilisation qui y sont prévues s appliquent également au tableau 2.1. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

24 3. ENFANTS HANDICAPÉS D ÂGE SCOLAIRE (GARDERIE CONVENTIONNÉE) Tableau 2 (garderie conventionnée) État de l occupation et des présences réelles des enfants handicapés d âge scolaire A- Règles d enregistrement des enfants Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à l enregistrement des enfants. Seul un enfant dont le parent a fourni une preuve de résidence au Québec peut être enregistré. Seul un enfant handicapé d âge scolaire dont la garde (continue ou non) est d au moins 2,5 heures par jour peut être enregistré. Seul un enfant handicapé ayant à son dossier une attestation de la RRQ ou le Rapport du professionnel attestant les incapacités de l enfant ainsi qu un plan d intégration peut être enregistré. L enfant remplit une des conditions suivantes : Il est en âge de fréquenter la maternelle; Il est âgé de moins de 60 mois et il fréquente l école; Il est âgé de 6 ans ou plus et il est dispensé de fréquenter l école en vertu du 2 e alinéa de l article 15 de la Loi sur l instruction publique. B- Règles de comptabilisation des jours pour les enfants enregistrés Toutes les règles suivantes doivent s appliquer à la comptabilisation des jours d occupation et de présences réelles. Une période de garde variant entre 2,5 heures et 5 heures, continue ou non, équivaut à un demi-jour d occupation ou de présence réelle, alors qu une période de garde de plus de 5 heures équivaut à un jour d occupation ou de présence réelle. Un seul jour peut être comptabilisé par période de 24 heures pour un même enfant. On ne peut comptabiliser plus de 261 jours par enfant pour l exercice financier Concernant l occupation réelle, dans le cas d un enfant enregistré dont le nombre de jours de présences réelles est supérieur au nombre de jours d occupation indiqué à l entente de service avec le parent, le total des jours d occupation de l enfant est remplacé par le total de ses jours de présences réelles constatés. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

25 4. JOURS D OUVERTURE (CPE). Tableau 3 État de l occupation et des présences réelles Relatif aux jours d ouverture A- Règles d enregistrement des jours d ouverture Tous les jours d ouverture doivent être enregistrés. Les jours d ouverture sont les jours pendant lesquels le service de garde a été offert aux parents (excluant les jours fériés, les jours de grève ou autres). B- Règles de comptabilisation des jours d ouverture Un seul jour d ouverture peut être comptabilisé par période de 24 heures. Pour la composante milieu familial, il s agit du nombre total de jours d ouverture de l ensemble des RSG pendant le mois considéré. C- Règles d enregistrement des jours de grève Tous les jours de grève doivent être enregistrés. Des espaces permettent d enregistrer les jours de grève spécifiques à un établissement. Vous devez donc inscrire tous les jours de grève. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

26 NOMBRE DE PERSONNES RESPONSABLES DE SERVICES DE GARDE EN MILIEU FAMILIAL (RSG) (CPE) Tableau 3.1 État de l occupation et des présences réelles Relatif au nombre de personnes responsables de services de garde en milieu familial (RSG) A- Règles d enregistrement du nombre de RSG Tous les responsables de services de garde en milieu familial doivent être enregistrés en faisant une distinction entre les personnes RSG qui offrent le service seules et celles qui bénéficient de l assistance d un autre adulte. B- Règles de comptabilisation du nombre de RSG Le nombre de personnes RSG comptabilisé chaque mois doit correspondre au nombre de personnes RSG ayant offert des services de garde pendant le mois. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

27 5. JOURS D OUVERTURE (GARDERIES CONVENTIONNÉES) Tableau 3 État de l occupation et des présences réelles Relatif aux jours d ouverture A- Règles d enregistrement des jours d ouverture Tous les jours d ouverture doivent être enregistrés. Les jours d ouverture sont les jours pendant lesquels le service de garde a été offert aux parents (excluant les jours fériés, les jours de grève ou autres). B- Règles de comptabilisation des jours d ouverture Un seul jour d ouverture peut être comptabilisé par période de 24 heures. C- Règles d enregistrement des jours de grève Tous les jours de grève doivent être enregistrés. Des espaces permettent d enregistrer les jours de grève spécifiques à un établissement. Vous devez donc inscrire tous les jours de grève. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

28 4. CONSERVATION DES DOCUMENTS. Les CPE et les garderies doivent conserver tous les registres et toutes les pièces justificatives ayant servi à établir l état de l occupation et des présences réelles des enfants pendant les six ans qui suivent la fin du dernier exercice financier auquel les documents se rapportent. Ces documents, auxquels se réfère la présente directive, concernent l admissibilité des enfants enregistrés et la comptabilisation des jours d occupation et de présences réelles de ces enfants. 5. REDDITION DE COMPTES L état de l occupation et des présences réelles des enfants fait partie du rapport financier annuel qui doit être remis, dûment vérifié, au ministre au plus tard le 30 juin Conformément au mandat de vérification édicté par le ministre en vertu des règles budgétaires des CPE et des garderies pour l année , cet état doit faire l objet d une mission spéciale de vérification par le vérificateur externe de l établissement. À cet effet, le rapport des vérificateurs sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants doit être effectué conformément au chapitre 5805 du Manuel de l ICCA et préciser que cet état a été établi selon la présente directive. Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants

29 PARTIE III CONTENU DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL Centre de la petite enfance TABLE DES MATIÈRES 31 mars Rapport financier annuel Pages RÉSOLUTION APPROUVANT LE RAPPORT FINANCIER 4 PARTIE I RAPPORT DU VÉRIFICATEUR SUR LES ÉTATS FINANCIERS 5 ÉTATS FINANCIERS ÉTAT DES RÉSULTATS 6 BILAN 7 ÉTAT DE L'ÉVOLUTION DES ACTIFS NETS 8 ÉTAT DES FLUX DE TRÉSORERIE 9 NOTES COMPLÉMENTAIRES AUX ÉTATS FINANCIERS 10 RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES ANNEXE 1 : VENTILATION DES PRODUITS 11 et 12 I - SUBVENTIONS GOUVERNEMENTALES II - REVENUS DE GARDE III - AUTRES REVENUS RELIÉS À LA GARDE IV - PRODUITS D'AUTRES SOURCES ANNEXE 2 : VENTILATION DES CHARGES 13 à 15 I - FRAIS DE GARDE ET D ÉDUCATION II - FRAIS RELIÉS AUX LOCAUX III - FRAIS GÉNÉRAUX ANNEXE 3 : SUBVENTIONS DU MFACF 16 ANNEXE 4 : REMPLACÉ PAR L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL (partie II) ANNEXE 5 : VENTILATION DE LA VALEUR NETTE DES IMMOBILISATIONS 17 ANNEXE 6 : VENTILATION DES EMPRUNTS ET DE LA DETTE À LONG TERME 18 PARTIE II RAPPORT DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL 19 ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL Éducateurs Éducatrices formés 20 Éducateurs Éducatrices non formés 21 Responsables de la gestion Autre personnel 24 Commentaires 24 Contenu du rapport financier annuel

30 PARTIE III RAPPORT DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE L'OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS 25 ÉTAT DE L'OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS 26 à 32 Composante n o Composante n o Composante n o Composante n o Composante n o Jours d ouverture et nombre RSG 33 PARTIE IV ÉTAT DE L'OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS 34 à 40 Contenu du rapport financier annuel

31 Garderies TABLE DES MATIÈRES 31 mars 2005 Rapport financier annuel. RÉSOLUTION APPROUVANT LE RAPPORT FINANCIER 4 PARTIE I RAPPORT DU VÉRIFICATEUR SUR LES ÉTATS FINANCIERS 5 ÉTATS FINANCIERS ÉTAT DES RÉSULTATS 6 ÉTAT DES BÉNÉFICES NON RÉPARTIS (DÉFICIT) 7 ÉTAT DES SURPLUS D'APPORT 7 BILAN 8 ÉTAT DES FLUX DE TRÉSORERIE 9 NOTES COMPLÉMENTAIRES AUX ÉTATS FINANCIERS 10 RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES ANNEXE 1 : VENTILATION DES PRODUITS 11 I - SUBVENTIONS GOUVERNEMENTALES II - REVENUS DE GARDE III - AUTRES REVENUS RELIÉS À LA GARDE IV - PRODUITS D AUTRES SOURCES ANNEXE 2 : VENTILATION DES CHARGES 12 et 13 I - FRAIS DE GARDE ET D ÉDUCATION II - FRAIS RELIÉS AUX LOCAUX III - FRAIS GÉNÉRAUX ANNEXE 3 : SUBVENTIONS DU MFACF 14 ANNEXE 4 : REMPLACÉ PAR L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL (partie II) ANNEXE 5 : VENTILATION DE LA VALEUR NETTE DES IMMOBILISATIONS 15 PARTIE II RAPPORT DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL 16 ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL Éducateurs Éducatrices formés 17 Éducateurs Éducatrices non formés 18 Commentaires 18 Contenu du rapport financier annuel

32 PARTIE III RAPPORT DU VÉRIFICATEUR SUR L ÉTAT DE L'OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS 19 ÉTAT DE L'OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS 20 à 23 PARTIE IV ÉTAT DE L'OCCUPATION ET DES PRÉSENCES RÉELLES DES ENFANTS 24 à 29 Contenu du rapport financier annuel

33 PARTIE IV GUIDE DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL Le Guide du rapport financier annuel est destiné aux titulaires de permis de centre de la petite enfance, aux titulaires de permis de garderie et à l ensemble des vérificateurs externes de ces établissements qui doivent remplir les formulaires suivants fournis par le ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine (MFACF) pour l exercice se terminant le 31 mars 2005 : 8 Rapport financier annuel Centres de la petite enfance 8 Rapport financier annuel Garderies MISE EN GARDE Le contenu du guide ne peut, en aucune circonstance, se substituer aux textes contenus dans la loi, dans les règlements et dans les règles budgétaires pour l année Ce sont ces textes qui encadrent le financement, peu importe sa nature, accordé aux titulaires de permis par le MFACF et, à ce titre, ils demeurent les seules références officielles. Le contenu du guide ne saurait non plus influencer, de quelque manière que ce soit, le jugement professionnel des vérificateurs chargés de mandats de vérification auprès des titulaires de permis ni remplacer ou modifier les exigences prépondérantes de l Institut canadien des comptables agréés (ICCA) auxquelles sont soumis les rapports de ces vérificateurs. Guide du rapport financier annuel

34 1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Généralités Avant de remplir le rapport financier annuel , veuillez lire toutes les sections. Elles contiennent de l information et des précisions sur le contenu du formulaire.! Deux formulaires de rapport financier annuel sont disponibles : un modèle destiné aux centres de la petite enfance (CPE) et un autre destiné aux garderies.! Un seul formulaire de rapport financier annuel regroupe l ensemble des composantes d un même établissement.! Le rapport financier annuel est divisé en quatre parties : La Partie I regroupe les états financiers et le rapport du vérificateur sur les états financiers. La Partie II contient l état de la rémunération du personnel et le rapport du vérificateur portant sur cet état. La Partie III concerne l état de l occupation et des présences réelles des enfants de même que le rapport du vérificateur portant sur cet état. La Partie IV présente un questionnaire à l intention du vérificateur externe.! Trois rapports types de vérification reflètent le mandat élargi de vérification confié aux vérificateurs externes des établissements.! La ventilation des produits et la ventilation des charges est faite en fonction des composantes de l établissement et non en fonction des types de revenus.! Les montants versés aux responsables d un service de garde en milieu familial (RSG) sont considérés comme des charges pour le centre de la petite enfance et sont inscrits à l annexe 2, «Ventilation des charges». De même, les sommes reçues par le centre de la petite enfance pour le bénéfice des RSG sont considérées comme des revenus du CPE provenant de subventions du MFACF.! La table des matières du rapport financier annuel indique les états, renseignements complémentaires et annexes sur lesquels portent les rapports du vérificateur.! Au terme de leur travail de vérification, les vérificateurs doivent s assurer d indiquer adéquatement les références aux numéros de page, en suivant les consignes particulières mentionnées dans le guide. Dans les cas où des pages sont ajoutées à la numérotation de base, chacune de ces pages additionnelles doit porter le numéro de page attribué au formulaire, suivi d un point et se terminant par un numéro séquentiel exprimé en chiffres romains (par exemple : page 10.III). Pour vous permettre de repérer plus facilement les nouveautés ou les modifications de texte importantes insérées dans le guide de l édition , dans les sections Renseignements généraux et Précisions sur le contenu du rapport financier annuel, ce symbole [ ] paraîtra dans la marge de gauche. Guide du rapport financier annuel

35 1.1 Qui doit produire un rapport financier annuel ? Vous devez produire un rapport financier annuel pour si vous êtes dans l une des situations suivantes :! Entre le 1 er avril 2004 et le 31 mars 2005, vous étiez titulaire d un permis de centre de la petite enfance, d agence de service de garde en milieu familial ou de garderie délivré par le ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine.! Vous avez reçu, entre le 1 er avril 2004 et le 31 mars 2005, des sommes du ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine pour un projet d implantation d un service de garde. Vous devez produire le rapport financier annuel même si, pour quelque raison que ce soit, vous avez cessé vos activités au cours de l exercice Quel type de mandat doit être confié au vérificateur externe? Le type de mandat confié aux vérificateurs doit être conforme aux dispositions de la loi. Loi sur les centres de la petite enfance et autres services de garde à l'enfance L.R.Q., c. C Le titulaire d'un permis qui reçoit une subvention en vertu de la présente loi doit remettre au ministre un rapport financier pour l'exercice financier [ ]. Ce rapport doit être vérifié si le titulaire de permis a reçu du ministre, au cours de l'exercice financier précédent, une ou des subventions totalisant $ ou plus. Selon le montant des subventions obtenues du MFACF au cours de l exercice financier , le mandat que le titulaire de permis doit confier au vérificateur doit correspondre à l un ou l autre des mandats suivants :! Mandat de vérification des états financiers, de l état de la rémunération du personnel et de l état de l occupation et des présences réelles des enfants! Mandat d examen des états financiers Si le titulaire de permis a reçu au cours de l exercice une ou des subventions totalisant $ ou plus. Il est important de noter que sont incluses, dans cette limite de $, les sommes reçues dans le cadre du Programme de places à contribution réduite ou pour un projet d implantation d un service de garde. Si le titulaire de permis n est pas tenu de produire un rapport du vérificateur portant sur ses états financiers, il est fortement suggéré qu un rapport de mission d examen accompagne le formulaire de rapport financier. Guide du rapport financier annuel

36 1.3 Date de fin d exercice pour L exercice financier d un titulaire de permis doit se terminer le 31 mars de chaque année. La seule exception prévue dans la loi permet aux municipalités titulaires de permis d utiliser la fin d exercice de la municipalité. Dans le cas d une cessation des activités durant l exercice , le titulaire de permis ayant cessé définitivement d exploiter un service de garde sous permis doit produire un rapport financier annuel pour la période s étant écoulée entre le 1 er avril 2004 et la date de cessation des activités. Si telle est votre situation, communiquez avec le Ministère pour obtenir des précisions. 1.4 Garderies conventionnées Les garderies conventionnées sont des garderies qui ont conclu une entente avec le ministre, en vertu de l article 39.1 de la Loi sur les centres de la petite enfance et autres services de garde à l enfance, pour la location de places à contribution réduite au cours de la période allant du 1 er avril 2004 au 31 mars Quel est le délai accordé pour produire le rapport financier annuel ? Le formulaire de rapport financier annuel et les documents qui l accompagnent doivent être expédiés au ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine :! le 31 mars 2005, si le titulaire de permis est une municipalité;! le 30 juin 2005, s il s agit d un permis de centre de la petite enfance, de garderie ou d agence de services de garde en milieu familial;! le 30 septembre 2005, si le titulaire de permis est une commission scolaire. 1.6 Critères de recevabilité du rapport financier annuel déterminés par le Ministère Les critères de recevabilité du rapport financier annuel sont divisés en deux groupes : le premier est lié aux documents accompagnant le rapport financier et le second concerne le contenu du rapport financier proprement dit. Les documents remplis et expédiés au Ministère doivent contenir les originaux des documents suivants (les photocopies ne seront pas acceptées) :! La résolution signée du conseil d administration approuvant le rapport financier (incluse dans le rapport financier);! Le rapport financier signé par les deux signataires désignés dans la résolution et rédigé sur le modèle de rapport financier annuel fourni par le MFACF;! Un rapport de vérification sur les états financiers signé par le vérificateur, si des subventions totalisant $ ou plus ont été reçues au cours de l exercice;! Un rapport de vérification signé par le vérificateur sur l état de la rémunération du personnel.! Un rapport de vérification, signé par le vérificateur, sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants. La liste de contrôle qui a été élaborée dans le but de vous assurer que votre rapport financier est complet et qu il sera donc traité sans délai par le Ministère n est plus imprimée automatiquement lors de Guide du rapport financier annuel

37 l impression du rapport. Toutefois, le vérificateur peut la remplir et l imprimer individuellement pour s assurer de la validité de son travail. Il convient de rappeler que, dans cette liste, toutes les réponses doivent être positives. Un «Non» à une question entraîne automatiquement un rejet par le système. Dans ce cas, le Ministère ne pourra traiter votre rapport et il vous sera retourné. En outre, un ensemble de contrôles avant impression a été ajouté aux formulaires pour minimiser les risques d erreurs et garantir une information plus fiable. MODÈLE DE RÉSOLUTION DU CONSEIL D ADMINISTRATION APPROUVANT LE RAPPORT FINANCIER Pour les CPE et les Garderies une résolution du conseil d administration approuvant le rapport financier doit être remise en même temps que le rapport financier au plus tard le 30 juin Cette résolution doit contenir obligatoirement la mention suivante : «Sur proposition dûment appuyée, il est résolu d approuver le rapport financier pour l exercice se terminant le 31 mars 2005 et d autoriser la ou les personnes suivantes à signer ce rapport au nom du conseil d administration.» Pour les CPE et les garderies, sauf pour les propriétaires uniques, on doit retrouver le nom de deux personnes désignées à signer le rapport financier sur la résolution et ces deux mêmes noms doivent signer le bilan du rapport financier. La résolution doit être un original ou une copie certifiée conforme. La résolution fait maintenant partie intégrante du rapport financier. Guide du rapport financier annuel

38 APPROBATION DU RAPPORT FINANCIER RÉSOLUTION # Extrait du procès-verbal de la réunion du conseil d administration du : (nom et numéro de l établissement) tenue à :, le à heures. Sur proposition dûment appuyée, il est résolu d approuver le rapport financier pour l exercice se terminant le 31 mars 2005 et d autoriser la personne (1) suivante ou les personnes (2) suivantes à signer ce rapport au nom du conseil d administration. NOM TITRE Copie certifiée conforme Signature Date (1) pour propriétaire unique de garderie seulement. (2) pour les CPE et les garderies incorporées. Note : La résolution fait partie intégrante du rapport financier.

39 Le contenu des documents doit satisfaire aux exigences suivantes :! La date de fin d exercice doit être conforme aux exigences imposées par la loi au titulaire de permis ou correspondre à la date de cessation des activités en cours d exercice.! Les rapports du vérificateur portant sur les états financiers (partie I du rapport financier), sur l état de la rémunération du personnel (partie II du rapport financier) et sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants (partie III du rapport financier) doivent être libellés comme dans les modèles présentés dans le rapport financier annuel, adaptés aux situations spécifiques selon le jugement du vérificateur, en vertu des normes de vérification généralement reconnues du Canada. De plus, les rapports types du vérificateur portant sur les états financiers, sur l état de la rémunération du personnel et sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants ont été reproduits dans la Partie I du présent guide.! À la Partie IV du formulaire de rapport financier annuel, le vérificateur doit avoir répondu à toutes les questions inscrites dans le questionnaire à l intention du vérificateur. Guide du rapport financier annuel

40 Les états ou annexes suivants doivent être remplis : Centre de la petite enfance Résolution approuvant le rapport financier Garderie conventionnée Résolution approuvant le rapport financier Partie I Partie I # Rapport du vérificateur sur les états financiers # Rapport du vérificateur sur les états financiers # État des résultats # État des résultats # Bilan # Bilan # État de l évolution des actifs nets # État des bénéfices non répartis (déficit) # État des surplus d apport # État des flux de trésorerie # État des flux de trésorerie # Notes complémentaires des états financiers # Notes complémentaires des états financiers # Ventilation des produits (Annexe 1) # Ventilation des produits (Annexe 1) # Ventilation des charges (Annexe 2) # Ventilation des charges (Annexe 2) # Subventions du MFACF (Annexe 3) # Subventions du MFACF (Annexe 3) # Ventilation de la valeur nette des immobilisations (Annexe 5) # Ventilation des emprunts et de la dette à long terme (Annexe 6) # Ventilation de la valeur nette des immobilisations (Annexe 5) Partie II Partie II # Rapport du vérificateur # Rapport du vérificateur # État de la rémunération du personnel # État de la rémunération du personnel Partie III Partie III # Rapport du vérificateur # Rapport du vérificateur # État de l occupation et des présences réelles des enfants pour chacune des composantes de l établissement # État de l occupation et des présences réelles des enfants Partie IV # Questionnaire à l intention du vérificateur externe Partie IV # Questionnaire à l intention du vérificateur externe Guide du rapport financier annuel

41 1.7 Analyse financière du MFACF Le Ministère procédera à l analyse financière du rapport financier annuel qui sera soumis par le titulaire de permis. Celui-ci sera avisé du résultat des travaux d analyse effectués. Il est possible que, à la suite de cette analyse, le Ministère révise le montant des subventions auxquelles le titulaire de permis a droit pour l exercice financier Dans cette éventualité, les sommes seront payées ou récupérées à même les versements de l exercice , comme prévu dans la politique de versement des subventions inscrite dans les règles budgétaires Le MFACF procédera également à l ajustement de toutes les subventions pour lesquelles le montant final d attribution ne peut être établi qu à la lumière des résultats de l exercice. Lors de sa vérification, le vérificateur portera un jugement sur l évaluation des estimations faites par le titulaire de permis à l égard de ces subventions. 1.8 Demande de révision du calcul de la subvention Sur réception de la confirmation de votre subvention finale , vous avez 90 jours pour présenter une demande de révision du calcul de cette subvention. Une fois ce délai échu, aucune demande ne sera acceptée par le Ministère. Pour ce faire, vous devez nous faire parvenir tous les documents suivants :! La résolution du conseil d administration ou des administrateurs de la personne morale détaillant les changements apportés aux données déjà produites et autorisant l envoi de la demande de révision du calcul de la subvention au ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine.! La lettre de votre vérificateur externe mentionnant la nature des changements apportés au calcul de la subvention et/ou au rapport financier, accompagnée d un rapport du vérificateur portant opinion sur le rapport financier révisé.! La résolution du conseil d administration ou des administrateurs de la personne morale approuvant le rapport financier révisé (s il y a lieu) et autorisant l envoi de la demande de révision au ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine.! Le rapport financier révisé complet à l appui de votre demande. Il peut arriver que, dans certaines situations rares ou inhabituelles, un rapport financier révisé doive être produit. Une attention spéciale devra être portée aux particularités de la production de ce type de rapport financier, en quelles circonstances et selon quelles modalités on peut le présenter. Le vérificateur externe devra se baser sur le chapitre 5405 du manuel de l Institut canadien des comptables agréés (ICCA) pour effectuer son travail et émettre un nouveau rapport du vérificateur. Guide du rapport financier annuel

42 La demande de révision et tous les documents y afférant devront être expédiés à l adresse suivante : Demande de révision Direction du financement du réseau Ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine 600, rue Fullum, 8 e étage Montréal (Québec) H2K 4S7 Un avis de réception de votre demande de révision vous sera expédié par le Ministère. Lors de l analyse de votre demande, le Ministère pourra communiquer avec vous pour obtenir des renseignements ou pièces justificatives supplémentaires. Par la suite, le Ministère vous fera connaître sa décision par écrit et effectuera les ajustements appropriés. Guide du rapport financier annuel

43 2. PRINCIPAUX CHANGEMENTS Principaux changements en Nouveau rapport du vérificateur sur l état de la rémunération du personnel Le rapport du vérificateur portant opinion sur les états financiers selon les principes comptables généralement reconnus et les règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel a été scindé en deux rapports distincts. En effet, nous conservons le rapport du vérificateur portant opinion sur les états financiers selon les principes comptables généralement reconnus et nous ajoutons un deuxième rapport du vérificateur sur l état de la rémunération selon les règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel. Le rapport du vérificateur portant opinion sur l état de l occupation et des présences réelles des enfants reste identique. L introduction d un rapport du vérificateur portant uniquement sur l état de la rémunération du personnel a nécessité quelques modifications dans l agencement du rapport financier. L annexe 4-Le relevé de la rémunération du personnel a été retirée de la Partie I du rapport financier pour devenir la Partie II; elle porte maintenant le titre suivant : L état de la rémunération du personnel. 4. Impression du rapport Les documents ne faisant pas partie intégrante du rapport financier, mais qui sont des supports à l application, tels que la Liste de contrôle, la page de Correspondance, la page de Documents de référence ne s impriment plus automatiquement, mais seulement sur demande de l utilisateur. Certains contrôles ont été introduits pour empêcher l impression du rapport financier si les corrections n ont pas été effectuées. Pour les garderies seulement : 5. Questionnaire à l intention du vérificateur externe Dans le Questionnaire à l intention du vérificateur externe, une question a été ajoutée. Cette question porte sur le ratio des éducateurs et éducatrices formés par rapport à ceux non formés. 2. Résolution approuvant le rapport financier La résolution approuvant le rapport financier fait maintenant partie intégrante du rapport. Elle doit être retournée dûment signée avec le rapport financier. 3. Nouvelles lignes dans le rapport Ajout de nouvelles lignes dans le rapport financier pour permettre une présentation plus détaillée des activités des services de garde. De plus, pour toutes les lignes «Autres», le service de garde devra inscrire un libellé pour signifier la nature de l élément enregistré. Ainsi, n étant plus obligés de regrouper plusieurs comptes ensemble, les services de garde pourront inscrire une information plus précise,. Guide du rapport financier annuel

44 3. STRUCTURE DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL Correspondance Documents de référence Liste de contrôle PARTIE I Annexe 3 Subventions du ministère de la Famille, des Aînés et de la Condition féminine PARTIE I Annexe 1 Ventilation des produits PARTIE I Annexe 2 Ventilation des charges PARTIE I Annexe 5 Ventilation de la valeur nette des immobilisations PARTIE I État des résultats PARTIE I Bilan PARTIE I Annexe 6 Ventilation des emprunts et de la dette à long terme PARTIE I État de l évolution des actifs nets PARTIE I État des bénéfices non répartis (déficit) PARTIE I État des surplus d apport PARTIE I État des flux de trésorerie PARTIE II Annexe 4 État de la rémunération du personnel PARTIE III État de l occupation et des présences réelles des enfants PARTIE IV Questionnaire à l intention du vérificateur externe Guide du rapport financier annuel

45 4. VERSIONS ÉLECTRONIQUES DU RAPPORT FINANCIER ANNUEL Traitement électronique des données pour le rapport financier Il n est pas possible de transmettre électroniquement les données au MFACF, vous devez faire parvenir au MFACF l ensemble des documents sur support papier. Le service de garde pourra trouver la version électronique du rapport financier et du Guide de reddition de comptes dans le site du Ministère à l adresse pour les deux fichiers suivants : RFA_CPE EXE (CPE) RFA_GAR EXE (Garderies) Décompression des fichiers RFA_XXX EXE Dans les deux cas, il s agit d un fichier WinZip. Conçu pour se décompresser de lui-même sous Windows, il suffit de double-cliquer pour OUVRIR le fichier exécutable. Par défaut, le fichier sera placé sur votre Bureau dans Windows. Si vous souhaitez utiliser un répertoire différent, veillez à créer, au préalable, un répertoire de travail qui permettra de recevoir le fichier Excel 3 lorsqu il aura été décompressé. La fenêtre WinZip Self-Extractor RFA_CPE ou RFA_GAR EXE s affichera et indiquera le nom du répertoire 1 dans lequel la décompression du fichier s effectuera. Si vous choisissez un répertoire 2 différent, vous n avez qu à cliquer sur Browse pour afficher le répertoire que vous avez choisi. Vous cliquez ensuite sur Unzip 3 et, dès que le message 1 file(s) unzipped successfully s affiche, vous cliquez sur OK et, en dernier lieu, vous cliquez sur Close. Le fichier au format Classeur Microsoft Excel (*.xls) est maintenant prêt à être utilisé dans le répertoire que vous avez déterminé. Si des difficultés surgissent lors de la décompression, assurez-vous que vous détenez une version récente de WinZip. De plus, vous avez toujours la possibilité de télécharger la version non compressée, mais, dans ce cas, le temps de chargement sera évidemment plus long. Guide du rapport financier annuel

46 Centres de la petite enfance Ouverture du fichier RFA_CPE EXE Lors de la première ouverture du fichier, un message de bienvenue s affiche et l utilisateur est invité à bien identifier les diverses composantes de l établissement. Lors des ouvertures suivantes, l utilisateur est transféré directement au menu du document. Cliquez sur le bouton Lisez-moi! afin de pouvoir lire les instructions relatives à l utilisation du fichier. La section Lisez-moi!, dont le sommaire paraît ci-dessous, peut être imprimée afin de faciliter sa consultation. Guide du rapport financier annuel

47 Choix d utiliser la balance de vérification L application destinée aux centres de la petite enfance permet également de choisir entre deux procédures : saisir les montants directement dans les états ou les annexes au rapport financier annuel ou procéder par une balance de vérification. S il choisit cette seconde possibilité, les soldes du grand livre se reporteront automatiquement aux différents postes des états financiers. De plus, le vérificateur pourra produire les feuilles maîtresses pour son dossier de vérification. Cette étape est primordiale, car le formatage du reste du document en dépend directement. Par contre, l application destinée aux garderies ne permet pas un tel choix. En effet, aucune balance de vérification n accompagne cette application. Guide du rapport financier annuel

48 Garderies Ouverture du fichier RFA_CPE EX Lors de la première ouverture du fichier, un message de bienvenue s affiche et l utilisateur est invité à bien identifier les diverses composantes de l établissement. Lors des ouvertures suivantes, l utilisateur est transféré directement au menu du document. Cliquez sur le bouton Lisez-moi! afin de pouvoir lire les instructions relatives à l utilisation du fichier. La section Lisez-moi!, dont le sommaire paraît ci-dessous, peut être imprimée afin de faciliter sa consultation. Guide du rapport financier annuel

49 Utilisation des applications Excel sous Windows Des instructions relatives à l utilisation des applications créées par le MFACF sont insérées directement dans chacun des fichiers : RFA_CPE EXE RFA_GAR EXE De plus, des messages, de type aide-mémoire, sont intégrés dans les différentes pages du classeur. Guide du rapport financier annuel

50 5. PRÉCISIONS SUR LE CONTENU DU RAPPORT ANNUEL Prenez note que seules les lignes du rapport financier nécessitant des précisions sont décrites dans cette section. Table des matières Rapport financier annuel Centres de la petite enfance Garderies La table des matières indique les états, renseignements complémentaires et annexes sur lesquels porte le rapport du vérificateur sur les états financiers. Étant donné que des pages additionnelles doivent, selon le cas, être ajoutées au formulaire du rapport financier annuel, les vérificateurs doivent s assurer d indiquer adéquatement, à la table des matières, les références aux numéros des pages additionnelles. Notes complémentaires aux états financiers Rapport financier annuel Centres de la petite enfance Garderies Dans la pagination du rapport financier annuel, un seul numéro de page a été prévu pour inscrire les notes complémentaires. Il est probable que ce soit insuffisant. Vous pouvez ajouter des feuilles additionnelles à condition de les numéroter comme suit : le numéro de page 10, suivi d un point et se terminant par un numéro séquentiel. Exemple : 10.I, 10.II, 10.III. Résolution La résolution du conseil d administration approuvant le rapport financier fait partie intégrante du rapport financier État des résultats Lignes 001 à 099 Les produits sont présentés sous quatre rubriques classées par ordre d importance : Subventions gouvernementales Revenus de garde Autres revenus reliés à la garde Produits d autres sources Les charges sont présentées sous trois rubriques classées par ordre d importance : Frais de garde et d éducation Frais reliés aux locaux Frais généraux Les montants des lignes 001 à 050 sont exclusivement des reports de montants inscrits à l annexe 1 Ventilation des produits. Les montants des lignes 052 à 090 sont exclusivement des reports de montants inscrits à l annexe 2 Ventilation des charges. 001 Subventions gouvernementales Reportez à la ligne 001 le montant inscrit à la ligne 410 (Total Subventions gouvernementales) de l annexe Revenus de garde Reportez à la ligne 010 le montant inscrit à la ligne 449 (Total Revenus de garde) de l annexe Autres revenus reliés à la garde Reportez à la ligne 020 le montant inscrit à la ligne 460 (Total Autres revenus reliés à la garde) de l annexe Produits d autres sources Reportez à la ligne 030 le montant inscrit à la ligne 490 (Total Produits d autres sources) de l annexe Total des produits Le montant de la ligne 050 doit être égal à celui de la ligne 499 (Total des produits) de l annexe Masse salariale Reportez à la ligne 052 le montant inscrit à la ligne 509 (Total Masse salariale) de l annexe Rétribution des RSG Centres de la petite enfance uniquement Reportez à la ligne 055 le montant inscrit à la ligne 521 (Total Rétribution des RSG) de l annexe Autres frais Reportez à la ligne 059 le montant inscrit à la ligne 528 (Total Autres frais) de l annexe Total Frais de garde et d éducation Le montant de la ligne 060 doit être égal à celui de la ligne 529 (Total Frais de garde et d éducation) de l annexe 2. Guide du rapport financier annuel

51 062 Coûts d occupation des locaux Reportez à la ligne 062 le montant inscrit à la ligne 537 (Total Coûts d occupation des locaux) de l annexe Frais de financement Reportez à la ligne 065 le montant inscrit à la ligne 542 (Total Frais de financement) de l annexe Amortissements Reportez à la ligne 068 le montant inscrit à la ligne 547 (Total Amortissements) de l annexe Perte sur disposition d actifs reliés aux locaux Reportez à la ligne 069 le montant inscrit à la ligne 548 (Total Perte sur disposition d actifs reliés aux locaux) de l annexe Total Frais reliés aux locaux Le montant de la ligne 070 doit être égal à celui de la ligne 549 (Total Frais reliés aux locaux) de l annexe Masse salariale Reportez à la ligne 072 le montant inscrit à la ligne 565 (Total Masse salariale) de l annexe Autres frais 29 Reportez à la ligne 078 le montant inscrit à la ligne 597 (Total Autres frais) de l annexe Total Frais généraux Le montant de la ligne 080 doit être égal à celui de la ligne 598 (Total Frais généraux) de l annexe Total des charges Le montant de la ligne 090 doit être égal à celui de la ligne 599 (Total des charges) de l annexe Ajustements par le MFACF des subventions des exercices antérieurs Vous pouvez inscrire à la ligne 092 le montant des ajustements des subventions des années antérieures précisé par le Ministère à la suite des travaux d analyse financière des données soumises par le titulaire de permis. Ce montant est le même que celui que vous avez inscrit à la ligne 618 (Ajustements par le MFACF des subventions des exercices antérieurs inscrits à la ligne 092 de l état des résultats) de l annexe Éléments extraordinaires Inscrivez à la ligne 098 la nature et le montant attribuables aux éléments extraordinaires. Bilan Lignes 100 à Subventions à recevoir MFACF Centres de la petite enfance Reportez à la ligne 103 le montant inscrit à la colonne 9 de la ligne 619 (Total Subventions du MFACF) de l annexe 3, si le montant de la ligne 619 est positif. Garderies conventionnées Reportez à la ligne 103 le montant inscrit à la colonne 4 de la ligne 619 (Total Subventions du MFACF) de l annexe 3, si le montant de la ligne 619 est positif. 105 Autres débiteurs Cette rubrique regroupe certaines sommes à recevoir en fin d exercice. Afin d uniformiser la présentation de la note Autres débiteurs au bilan et de faciliter le traitement des données par le MFACF, veuillez présenter les différents postes dans l ordre suivant : Comptes à recevoir parents Comptes à recevoir autres Subventions diverses à recevoir Autres À moins qu aucun montant ne soit inscrit au bilan, tant pour l exercice courant que pour l exercice précédent, vous devez inscrire cette note complémentaire. Toutes les rubriques doivent être inscrites, en indiquant 0 si la rubrique proposée ne s applique pas dans votre cas. 118 Autres [Actif à court terme] Inscrivez la rubrique appropriée. 143 Subvention pour le financement global des immobilisations reportées Inscrivez le montant de la subvention reportée, si ce montant est débiteur. Pour information supplémentaire, voir ligne Dépôts de garantie 146 Frais reportés 147 Autres Inscrivez la rubrique appropriée. Guide du rapport financier annuel

52 155 Subventions à rembourser MFACF Centres de la petite enfance Reportez à la ligne 155 le montant inscrit à la colonne 9 de la ligne 619 (Total Subventions du MFACF) de l annexe 3, si le montant de la ligne 619 est négatif. Garderies conventionnées Reportez à la ligne 155 le montant inscrit à la colonne 4 de la ligne 619 (Total Subventions du MFACF) de l annexe 3, si le montant de la ligne 619 est négatif. 158 Autres créditeurs Cette rubrique regroupe certaines sommes à payer en fin d exercice. Afin d uniformiser la présentation de la note Autres créditeurs au bilan et de faciliter le traitement des données par le MFACF, veuillez présenter les différents postes dans l ordre suivant : Effets à payer Comptes à payer et frais courus Retenues à la source à payer Salaires, congés de maladie et vacances à payer Subventions diverses à rembourser Montants à payer aux RSG Autres À moins qu aucun montant ne soit inscrit au bilan, tant pour l exercice courant que pour l exercice précédent, vous devez inscrire cette note complémentaire. Toutes les rubriques doivent être inscrites, en indiquant 0 si la rubrique proposée ne s applique pas dans votre cas. 166 Tranche de l obligation découlant d un contrat de location-acquisition venant à échéance dans l année 167 Autres [Passif à court terme] Inscrivez la rubrique appropriée. 183 Subvention pour le financement global des immobilisations reportées Inscrivez le montant de la subvention reportée, si ce montant est créditeur. Pour information supplémentaire, voir ligne Subventions de développement et d investissement reportées (annexe 3) Subventions reportées (autres que celles du MFACF) 186 Obligation découlant d un contrat de locationacquisition 191 Actifs nets investis en immobilisations Reportez à la ligne 191 le montant correspondant inscrit à la ligne 215 (Total Solde de clôture) de l état de l évolution des actifs nets. 193 Actifs nets affectés Reportez à la ligne 193 le montant correspondant inscrit à la ligne 215 (Total Solde de clôture) de l état de l évolution des actifs nets. 194 Surplus d apport Garderies Reportez à la ligne 194 le montant inscrit à la ligne 289 (Surplus d apport à la fin de l exercice) de l état du surplus d apport. 195 Actifs nets non affectés Reportez à la ligne 195 le montant inscrit à la ligne 215 (Total Solde de clôture) de l état de l évolution des actifs nets. 196 Bénéfices non répartis (déficit) Garderies Reportez à la ligne 196 le montant inscrit à la ligne 279 (Solde de clôture) de l état des bénéfices non répartis (déficit). 198 Total Actifs nets Reportez à la ligne 198 le montant inscrit à la ligne 215 (Total Solde de clôture) de l état de l évolution des actifs nets. État de l évolution des actifs nets Lignes 201 à 215 L état de l évolution des actifs nets doit être rempli en premier pour permettre les reports au bilan. État des bénéfices non répartis (déficit) Lignes 260 à 279 État des surplus d apport Lignes 280 à 289 Garderies uniquement Les garderies doivent présenter l état des bénéfices non répartis (déficit) conformément aux recommandations de l Institut canadien des comptables agréés en cette matière (ICCA, chap. 3250). Dans le cas d une entreprise personnelle, on doit apporter les adaptations nécessaires en s inspirant des recommandations sur ce sujet (ICCA, chap. 1800). 188 Autres Inscrivez la rubrique appropriée. Guide du rapport financier annuel

53 270 Dividendes Inscrivez les dividendes déclarés au cours de l exercice. État des flux de trésorerie Lignes 301 à 366 Cette rubrique regroupe toutes les subventions obtenues d autres instances gouvernementales : autres ministères ou organismes du gouvernement du Québec, gouvernement du Canada et municipalités. Centres de la petite enfance Les centres de la petite enfance doivent présenter l état des flux de trésorerie, dressé conformément aux recommandations de l Institut canadien des comptables agréés en matière de présentation des états financiers des organismes sans but lucratif (ICCA, chap. 4400). Puisqu il s agit d une exigence du MFACF, les CPE ne peuvent se prévaloir du choix qu aurait pu exercer leur vérificateur de ne pas présenter cet état en vertu du paragraphe du Manuel de l ICCA. Garderies Les garderies doivent présenter l état des flux de trésorerie conformément aux recommandations de l Institut canadien des comptables agréés en cette matière (ICCA, chap. 1540). Ventilation des produits Annexe 1 Lignes 400 à Subventions du MFACF Centres de la petite enfance Reportez, comme suit, à la ligne 401 les montants inscrits à la ligne 619 (Total Subventions du MFACF) de l annexe 3 : Annexe 3 Annexe 1 Ligne 619, col. 3 -> Ligne 401, col. 1 - Installation 1 Ligne 619, col. 4 -> Ligne 401, col. 2 - Installation 2 Ligne 619, col. 5 -> Ligne 401, col. 3 - Installation 3 Ligne 619, col. 6 -> Ligne 401, col. 4 - Installation 4 Ligne 619, col. 7 -> Ligne 401, col. 5 - Milieu familial Ligne 619, col. 8 -> Ligne 401, col. 6 - Établissement Garderies Reportez à la ligne 401 le montant inscrit à la ligne 619, col. 3 (Total Subventions du MFACF) de l annexe Autres subventions gouvernementales 411 Contribution réduite Enfants de 0 à 17 mois Cette ligne sert à présenter les revenus quotidiens provenant de la contribution des parents. Les revenus quotidiens comprennent les sommes versées pour les enfants de 0 à 17 mois ainsi que pour les enfants d un âge supérieur mais qui peuvent être enregistrés dans cette tranche d âge conformément aux règles d enregistrement des enfants contenues dans la Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants Contribution réduite Enfants de 18 à 59 mois Cette ligne sert à présenter les revenus quotidiens provenant de la contribution des parents. 431 Contribution réduite Enfants d âge scolaire Cette ligne sert à présenter les revenus quotidiens provenant de la contribution des parents. 415 Supplément à la contribution réduite Enfants de 0 à 17 mois Cette ligne sert à présenter les suppléments qui excèdent la contribution parentale réduite exigée des parents admissibles pour couvrir des services supplémentaires offerts régulièrement par le service de garde. 425 Supplément à la contribution réduite Enfants de 18 à 59 mois Cette ligne sert à présenter les suppléments qui excèdent la contribution parentale réduite exigée des parents admissibles pour couvrir des services supplémentaires offerts régulièrement par le service de garde. 435 Supplément à la contribution réduite Enfants d âge scolaire Cette ligne sert à présenter les suppléments qui excèdent la contribution parentale réduite exigée des parents admissibles pour couvrir des services supplémentaires offerts régulièrement par le service de garde. 418 Autres contributions parentales (non PCR) Guide du rapport financier annuel

54 Enfants de 0 à 17 mois Cette ligne sert à présenter la totalité des revenus quotidiens provenant de la garde des enfants qui ne sont pas admissibles, pour chacune de ces journées, à une place à contribution réduite; les revenus spécifiques découlant de l utilisation, par des parents, d heures de garde dépassant 10 heures par jour, doivent être présentés à cette ligne. Guide du rapport financier annuel

55 428 Autres contributions parentales (non PCR) Enfants de 18 à 59 mois Cette ligne sert à présenter la totalité des revenus quotidiens provenant de la garde des enfants qui ne sont pas admissibles, pour chacune de ces journées, à une place à contribution réduite; les revenus spécifiques découlant de l utilisation, par des parents, d heures de garde dépassant 10 heures par jour doivent être présentés à cette ligne. 438 Autres contributions parentales Enfants d âge scolaire Cette ligne sert à présenter la totalité des revenus quotidiens provenant de la garde des enfants qui ne sont pas admissibles, pour chacune de ces journées, à une place à contribution réduite; les revenus spécifiques découlant de l utilisation, par des parents, d heures de garde dépassant la plage horaire de 6 h 30 à 18 h 30 doivent être présentés à cette ligne. 450 Activités spéciales pour les enfants Cette ligne sert à présenter les sommes additionnelles exigées des parents pour la participation des enfants aux activités spéciales telles que les sorties récréatives et culturelles organisées de temps à autre par le service de garde. 458 Autres revenus reliés à la garde Cette ligne pourrait servir principalement à présenter les sommes exigées des parents pour des activités de type jardin d enfants ou halte-garderie. Le libellé approprié doit être indiqué pour bien décrire l activité. 470 Revenus provenant des RSG Inscrivez les montants attribuables aux frais d administration qui ont été facturés aux responsables d un service de garde en milieu familial (RSG). Notez que toutes les sommes versées par le MFACF à l égard des RSG doivent être correctement présentées sous les rubriques désignées aux lignes 510 à 520,1 (Rétribution des RSG) de la Ventilation des charges, que ces sommes proviennent de l allocation de base du CPE, d allocations supplémentaires, d allocations spécifiques. 471 Dons de loyer Inscrivez à la ligne 471 le montant des dons équivalents au loyer consentis par le locateur. 488 Autres [Produits d autres sources] Peuvent être présentés aux lignes 488, 489 et les revenus de frais afférents aux chèques retournés, les revenus nets provenant de campagnes de financement de même que les autres revenus qui ne peuvent être inscrits dans aucune autre rubrique prédéterminée. Inscrivez la rubrique appropriée. Il est à noter que les dépenses liées aux campagnes de financement réduisent les revenus y afférents. Ventilation des charges Annexe 2 Lignes 501 à 599 Pour des renseignements supplémentaires sur la rémunération du personnel, consultez la partie 5 du présent guide. 501 Éducateurs éducatrices formés 502 Éducateurs éducatrices non formés Ces deux lignes présentent la rémunération totale des salariés, éducateurs et éducatrices de l établissement. La rémunération totale des employés comprend le salaire régulier, le temps supplémentaire, les primes, les bonis et les absences rémunérées (peu importe les motifs : raisons personnelles, vacances, journées de maladie, congés d études, etc.). La rémunération totale de l exercice tient compte des sommes gagnées par les employés durant l exercice, incluant les ajustements pour les sommes dues ou payables au 31 mars Total Rémunération Centres de la petite enfance Le montant inscrit à la ligne 503, col. 7 de l annexe 2 devrait être similaire à la somme des montants de rémunération totale de la ligne 820, col. 8 (Total Éducateurs Éducatrices formés), et de la ligne 840, col. 8 (Total Éducateurs Éducatrices non formés) de l état de la rémunération du personnel. Il devrait également y avoir concordance entre le montant de la ligne 503, col. 8 de l annexe 2 pour l exercice et le résultat de l addition de la ligne 820, col. 4 et de la ligne 840, col. 4 de l état de la rémunération du personnel. Garderies conventionnées Le montant inscrit à la ligne 503 de l annexe 2 pour l exercice devrait être similaire à la somme des montants de rémunération totale de la ligne 820, col. 9 (Total Éducateurs Éducatrices formés) et de la ligne 840, col. 9 (Total Éducateurs Éducatrices non formés) de l état de la rémunération du personnel. Il devrait également y avoir concordance entre le montant de la ligne 503 pour l exercice , et le résultat de l addition de la ligne 820, col. 5 et de la ligne 840, col. 5 de l état de la rémunération du personnel. Guide du rapport financier annuel

56 504 Régimes obligatoires Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe les cotisations de l employeur aux régimes suivants : Régime de rentes du Québec Assurance-emploi Fonds des services de santé du Québec Commission de la santé et de la sécurité du travail Régime de retraite Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe les cotisations de l employeur au régime de retraite des employés. 505 Assurances collectives Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe les contributions de l employeur aux régimes d assurance collective, incluant l allocation spécifique de la subvention de fonctionnement versée à cette fin par le MFACF. 506 Autres contributions Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe toutes les contributions de l employeur autres que celles mentionnées aux lignes 504 et 505. Par exemple, on pourrait y inscrire la contribution de l employeur à un régime d épargne-retraite collectif du CPE, etc. 508 Main-d œuvre indépendante Le coût des services fournis par du personnel occasionnel non rémunéré à titre de salarié par le titulaire de permis doit être inscrit sous la rubrique appropriée. Ligne 508 Main d œuvre indépendante - Frais de garde et d éducation : Applicable dans le cas où du personnel éducateur est engagé en vertu d une entente contractuelle. Ce personnel ne doit pas comprendre des employés du CPE ou de la garderie. Sont compris dans ce poste les spécialistes engagés pour offrir des cours spécialisés, tels les cours de musique, de danse, etc. 510 v Rétribution des RSG 521 Centres de la petite enfance uniquement Toutes les sommes versées ou à verser pour l exercice par le CPE aux responsables d un service de garde en milieu familial (RSG) doivent être correctement inscrites aux lignes désignées, que ces sommes proviennent de l allocation de base du CPE, d allocations supplémentaires, d allocations spécifiques du ministère de l Emploi, de la Solidarité sociale et de la Famille ou qu elles soient attribuables au programme Exonération et aide financière pour un enfant en service de garde. Guide du rapport financier annuel Les montants inscrits aux lignes 510 à ne doivent pas être amputés d un montant attribuable aux frais d administration qui pourraient être facturés aux RSG. Ces montants de frais d administration, le cas échéant, doivent plutôt être inscrits à la ligne 470 (Revenus provenant des RSG) de la l annexe 1 Ventilation des produits. 522 Activités spéciales Autres frais Cette ligne sert à présenter les charges courues par le service de garde pour fournir les activités spéciales pour enfants dont les revenus correspondants sont présentés à la ligne Autres Frais de garde et d éducation Cette ligne doit servir à enregistrer des dépenses reliées directement à la garde et à l éducation des enfants. 532 Assurances feu/vol et alarme La dépense annuelle liée au système d alarme ainsi que le coût des primes attribuables à la protection feu, vol doit être inscrit à la ligne 532 sous la rubrique Frais reliés aux locaux. La portion de la prime reliée à la responsabilité civile générale et à celle des administrateurs et dirigeants doit être indiquée à la ligne 566 (Assurance responsabilité). 533 Entretien et réparations «Les dépenses entretien et réparations n ont d autre objet que de maintenir un élément d actif immobilisé dans de bonnes conditions d utilisation. Ces dépenses ne confèrent pas un surplus de valeur à l élément d actif qu il concerne et n augmente pas sa durée de vie» Source : Dictionnaire de la comptabilité et de la gestion financière de Louis Ménard, c. a. De plus, l entretien et les réparations nécessaires pour maintenir les aires de jeux en bon état doivent être enregistrés dans ce poste. 535 Taxes foncières 536 Autres [Coûts d occupation des locaux] Inscrivez la rubrique appropriée. 538 Intérêts dans le cadre de la SID Inscrire à cette ligne les montants d intérêts relatifs à un emprunt contracté pour un projet de développement et d investissement. 539 Intérêts dans le cadre du PFGI Inscrire à cette ligne les montants d intérêts relatifs à un emprunt contracté dans le cadre du programme de financement global des immobilisations.

57 539.1 Intérêts pour projets avant le 31 juillet 2002 Inscrire à cette ligne les montants d intérêts relatifs à un emprunt contracté avant le 31 juillet 2002 dans un cadre autre que SID et PFGI Intérêts pour projets après le 31 juillet 2002 Inscrire à cette ligne les montants d intérêts relatifs à un emprunt contracté après le 31 juillet 2002 dans un cadre autre que SID et PFGI Frais de garantie pour emprunt comprend frais Investissement-Québec Inscrire à cette ligne les dépenses effectuées pour des frais de garantie sur emprunt, telles que les frais payés à Investissement-Québec. 540 Autres frais de financement Inscrire la rubrique appropriée. 548 Perte sur disposition d actifs reliés aux frais de locaux 550 Responsables de la gestion Centres de la petite enfance uniquement Le montant inscrit à la ligne 550, col. 7 de l annexe 2, devrait être similaire à la somme des montants de rémunération totale de la ligne 860, col. 8 (Responsable de la gestion Niveau III) de la ligne 870, col. 8 (Responsable de la gestion Niveau II) et de la ligne 880, col. 8 (Responsable de la gestion Niveau 1) de l état de la rémunération du personnel. Il devrait également y avoir concordance entre le montant de la ligne 550, col. 8 de l annexe 2 pour l exercice et le résultat de l addition de la ligne 860, col. 4, de la ligne 870, col. 4 et de la ligne 880, col. 4 de l état de la rémunération du personnel. 556 Autre personnel Centres de la petite enfance uniquement Le montant inscrit à la ligne 556, col. 7 de l annexe 2 devrait être similaire au montant de rémunération totale de la ligne 899, col. 9 (Total Autre personnel) de l état de la rémunération du personnel. Il devrait également y avoir concordance entre le montant de la ligne 556, col. 8 de l annexe 2 pour l exercice et le montant de la ligne 899, col. 5 (Total Autre personnel) de l état de la rémunération du personnel. 559 Régimes obligatoires Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe les cotisations de l employeur aux régimes suivants : Régime de rentes du Québec Assurance-emploi Fonds des services de santé du Québec Commission de la santé et de la sécurité du travail Régime de retraite Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe les cotisations de l employeur au régime de retraite des employés de l établissement. 560 Assurances collectives Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe les contributions de l employeur aux régimes d assurance collective, incluant l allocation spécifique de la subvention de fonctionnement versée par le MFACF à cette fin. 561 Autres contributions Contributions de l employeur Cette rubrique regroupe toutes les contributions de l employeur autres que celles mentionnées aux lignes 559 et 560. Par exemple, on pourrait y inscrire la contribution de l employeur à un régime d épargne-retraite collectif du CPE, etc. 564 Main-d œuvre indépendante Le coût des services fournis par du personnel occasionnel non rémunéré à titre de salarié par le titulaire de permis doit être inscrit sous la rubrique appropriée. Ligne 564 Main-d œuvre indépendante Frais généraux : Applicable dans les cas où des frais sont reliés à tout autre personnel engagé en vertu d une entente contractuelle. Ce personnel ne doit pas comprendre des employés du CPE ou de la garderie. 566 Assurance responsabilité 29 La portion de la prime reliée à la responsabilité civile générale de même que celle attribuable aux administrateurs et aux dirigeants doit être indiquée à la ligne 566. Le coût des primes attribuables à la protection feu, vol doit être inscrit à la ligne 532 (Assurances feu/vol et alarme). 573 Location d équipement 578 Honoraires professionnels Inscrivez la nature de l élément. De plus, les frais d inspection des aires de jeu doivent être enregistrés à ce poste et désignés comme tels. Guide du rapport financier annuel

58 587 Intérêts sur dette à long terme non reliés aux frais de locaux Cette rubrique regroupe des intérêts sur un emprunt pour matériel roulant, équipement, etc. 588 Autres [Frais d administration] Inscrivez la rubrique appropriée. 595 Amortissement actifs incorporels Perte sur disposition d actifs non reliés aux frais de locaux Guide du rapport financier annuel

59 Subventions du MFACF Annexe 3 Lignes 601 à Subvention de fonctionnement de l exercice Centres de la petite enfance uniquement On retrouve, réunies en un seul montant à la colonne 8 de la ligne 605 (Subvention de fonctionnement de l exercice), toutes les sommes octroyées par le MFACF à l établissement. Ce montant représente les sommes d allocations de base, d allocations supplémentaires et d allocations spécifiques pour les installations et le milieu familial. Les établissements doivent s assurer de tenir compte, dans leurs travaux de démarcation des opérations de fin d exercice, de tous les éléments de subventions qui peuvent être révisés ultérieurement par le MFACF, tel que le mentionne la section «Renseignements généraux» sous la rubrique «Analyse financière du MFACF». 606 Subvention annuelle de l exercice Garderies conventionnées Pour les garderies conventionnées, il s agit du montant de l allocation de base pour une garderie conventionnée et des allocations supplémentaires : allocation pour l exemption de la contribution parentale (ECP), allocation pour un poupon, allocation pour l intégration d un enfant handicapé et allocation pour les régimes d assurance collective et de congés de maternité. Les établissements doivent s assurer de tenir compte, dans leurs travaux de démarcation des opérations de fin d exercice, de tous les éléments de subventions qui peuvent être révisés ultérieurement par le MFACF, tel que le mentionne la section «Renseignements généraux» sous la rubrique «Analyse financière du MFACF». Vous devez considérer plus particulièrement que l allocation de base pour une garderie conventionnée peut être réduite si l augmentation des frais de garde et d éducation n est pas d au moins 40 % de la bonification budgétaire dont la garderie a bénéficié en La méthode de calcul de la réduction de l allocation est décrite dans les règles budgétaires pour les garderies. 615 Autres subventions du MFACF La ligne 615 peut regrouper des subventions particulières octroyées au CPE par le MFACF et les montants imputés aux produits de l exercice à titre d amortissement des subventions reportées selon les lignes 651 à 657 (Subventions de développement et d investissement reportées). 616 Subventions pour le financement global des immobilisations Centres de la petite enfance uniquement Les subventions pour le financement global des immobilisations doivent être comptabilisées conformément aux recommandations de l Institut canadien des comptables agréés Constatation des apports affectés au remboursement d une dette (ICCA, chap à ) Les apports affectés au remboursement d une dette contractée pour financer les charges d un ou plusieurs exercices futurs doivent être reportés et constatés à titre de produits de l exercice ou des exercices au cours desquels les charges correspondantes seront constatées Les apports affectés au remboursement d une dette contractée pour financer l achat d une immobilisation qui ne sera pas amortie doivent être constatés à titre d augmentations directes des actifs nets. Les montants imputés aux produits de l exercice correspondent au remboursement du capital, plus le montant des intérêts sur la dette à long terme, plus l amortissement des subventions reportées (écart annuel entre l amortissement annuel des immobilisations financées et le montant annuel de remboursement du capital). Les subventions pour le financement global des immobilisations reportées (Bilan ligne 143 si solde est débiteur et ligne 183 si solde est créditeur) représentent l écart cumulé entre l amortissement des immobilisations financées et le montant du remboursement du capital. 617 Subvention pour régime de retraite Cette rubrique sert à constater les sommes octroyées par le MFACF à titre de subvention pour la partie employeur de la cotisation pour le régime de retraite. 610 Exonération et aide financière pour un enfant en service de garde Ce programme n existe plus. Par contre, certains services de garde ont encore des montants débiteurs ou créditeurs inscrits à cette ligne. C est pourquoi celle-ci n a pas été retirée. Il y aurait lieu de s interroger sur la pertinence des soldes inscrits. Guide du rapport financier annuel

60 618 Ajustements par le MFACF des subventions des exercices antérieurs inscrits à la ligne 092 de l état des résultats La ligne 618 peut servir à la présentation des ajustements des subventions des exercices antérieurs effectués par le MFACF. Certains services de garde, pour des raisons qui leur sont propres, peuvent choisir de présenter distinctement ces ajustements à l état des résultats plutôt qu en réduction des revenus de subventions du MFACF pour l exercice. Ce montant est le même que celui que vous avez inscrit à la ligne 092 (Ajustements par le MFACF des subventions des exercices antérieurs) de l état des résultats. Le calcul de l excédent des actifs nets n est pas considéré comme un ajustement des exercices antérieurs, mais il fait partie intégrante du calcul de la subvention annuelle (ligne 605) 651 v 657 Subventions de développement et d investissement reportées Centres de la petite enfance uniquement Les subventions d investissement et de développement du MFACF doivent être comptabilisées conformément aux recommandations de l Institut canadien des comptables agréés en matière d immobilisations détenues par les organismes sans but lucratif (ICCA, chap. 4430). Les montants de subventions ne doivent pas réduire le montant des acquisitions, mais doivent être reportés. La période d amortissement de ces montants doit être identique à celle des immobilisations auxquelles ils sont rattachés. Les montants imputés aux produits de l exercice à titre d amortissement des subventions reportées doivent être inclus à la ligne 615 (Autres subventions du MFACF). 657 Subvention pour les projets d investissement Centres de la petite enfance seulement Montant des subventions pour les projets d immobilisation dont les besoins de financement nets était inférieurs à $. Les montants imputés aux produits de l exercice à titre d amortissement des subventions reportées doivent être inscrits à la ligne 615 (Autres subventions du MFACF). 700 Portion attribuable aux équipements Il est à noter que le sens donné à «équipements» correspond à la définition que l'on trouve dans le Guide administratif pour les subventions de développement et d'investissement , à l'annexe 2, «Exemples de mobilier et d'équipement admissibles à une subvention d'investissement du MFACF», et non au sens comptable strict. Ventilation de la valeur nette des immobilisations Annexe 5 Lignes 701 à v Immobilisations 780 Vous devez inscrire dans cette annexe toutes les immobilisations détenues par le CPE. Chacune des immobilisations doit être attribuée à une composante de l établissement. Centres de la petite enfance Conformément aux recommandations de l Institut canadien des comptables agréés en matière d immobilisations détenues par les organismes sans but lucratif (ICCA, chap. 4430), le montant des subventions ne doit pas réduire le montant des acquisitions d immobilisations. 751 v Améliorations locatives 755 Pour chacune des installations, inscrivez la date de la fin du bail. 780 Autres [Immobilisations] Inscrivez la rubrique appropriée. Ventilation des emprunts et de la dette à long terme Annexe 6 Lignes 1201 à v 1212 Si le CPE n a aucun emprunt ou dette à long terme, il n est pas nécessaire de remplir cette annexe. Vous devez inscrire dans cette annexe tous les emprunts et dettes à long terme contractés par le CPE. Vous devez indiquer les informations demandées pour chaque colonne. De plus, vous devez préciser en vertu de quel cadre ou programme la dette a été contractée. Cette précision facilitera le travail de répartition des intérêts à l annexe 2. Guide du rapport financier annuel

61 État de la rémunération du personnel Lignes 801 à 899 Pour des renseignements supplémentaires sur l état de la rémunération du personnel, consultez la partie 5 du présent guide. Garderies conventionnées Les données inscrites dans l état de la rémunération du personnel permettront au Ministère d évaluer quelle proportion de la bonification budgétaire accordée en par rapport à a été consacrée à l augmentation des frais de garde et d éducation. Par ailleurs, prenez bonne note que le titulaire de permis est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1). Des précautions particulières doivent donc être prises afin de conserver le caractère confidentiel des renseignements relatifs au personnel de l établissement. Ainsi, l état de la rémunération du personnel contient des renseignements personnels et de l information qui ne doivent être communiqués qu aux membres du conseil d administration du titulaire de permis et au MFACF dans le cadre des mesures de redressement salarial accordé au personnel de l établissement par le gouvernement. Par conséquent, si vous désirez présenter le rapport financier annuel aux parents à l assemblée générale du CPE, vous devez prendre les mesures nécessaires pour retirer du formulaire de rapport financier annuel les pages relatives à l état de la rémunération du personnel ou recourir à toute autre méthode de votre choix pour empêcher que les renseignements inscrits dans l état soient reliés aux personnes physiques concernées. Des pages additionnelles ont été insérées dans le rapport financier. Si l espace prévu dans une catégorie d emploi s avère insuffisant, vous pouvez ajouter des feuilles additionnelles en respectant la méthode qui suit : chacune des pages additionnelles doit porter le numéro de page attribué au formulaire, suivi d un point et se terminant par un numéro séquentiel exprimé en chiffres romains. 801 v 820 Éducateurs Éducatrices formés 821 v Éducateurs Éducatrices non formés 840 Centres de la petite enfance La somme des montants de rémunération totale des lignes 820 et 840, col. 8 (Total Éducateurs Éducatrices formés et non formés, de l état de la rémunération du personnel) devrait être similaire au montant inscrit à la ligne 503, col. 7 (Total Rémunération) de l annexe 2 Ventilation des charges, pour l exercice terminé le 31 mars Il devrait y avoir concordance entre la somme des montants des lignes 820, col. 4 et 840, col. 4 de l état de la rémunération et le montant de la ligne 503, col. 8 (Total Rémunération) de l annexe 2 Ventilation des charges, pour l exercice Garderies conventionnées La somme des montants de rémunération totale des lignes 820 et 840, col. 9 (Total Éducateurs Éducatrices formés et non formés) devrait être similaire au montant inscrit à la ligne 503 (Total Rémunération) de l annexe 2 Ventilation des charges, pour l exercice terminé le 31 mars Il devrait y avoir concordance entre la somme des montants des lignes 820, col. 5 et 840, col. 5 de l état de la rémunération, et le montant de la ligne 503 (Total Rémunération) de l annexe 2 Ventilation des charges, pour l exercice Autres Éducateurs Éducatrices formés Cette ligne facilite le travail de compilation en permettant de regrouper certains employés. Il s agit d employés considérés comme des éducateurs formés, mais qui sont des travailleurs temporaires ou venant sur appel et travaillant moins de 100 heures par année. Cela exclut les personnes œuvrant dans le cadre d un programme d employabilité et la main d œuvre indépendante. La rémunération et les heures rémunérées de ces employés doivent être déclarées globalement pour l ensemble du personnel concerné. Inscrivez le nombre d employés concernés à la rubrique «Nombre d employés» à la ligne Autres Éducateurs Éducatrices non formés Cette ligne facilite le travail de compilation en permettant de regrouper certains employés. Il s agit d employés considérés comme des éducateurs non formés, mais qui sont des travailleurs temporaires ou venant sur appel et travaillant moins de 100 heures par année. Cela inclut les aides-éducateurs, les étudiants œuvrant auprès des enfants, les personnes employées dans le cadre d un programme d employabilité et les éducateurs spécialisés (salariés ou non), quel que soit le nombre d heures travaillées par année, Est exclue la main-d œuvre indépendante. Guide du rapport financier annuel

62 La rémunération et les heures rémunérées de ces employés doivent être déclarées globalement pour l ensemble du personnel concerné. Inscrivez le nombre d employés concernés à la rubrique «Nombre d employés» à la ligne 837. La rémunération et les heures rémunérées de ces employés doivent être déclarées globalement pour l ensemble du personnel concerné. Inscrivez le nombre d employés concernés à la rubrique «Nombre d employés» à la ligne v v 870 Responsable de la gestion Niveau III Responsable de la gestion Niveau II 871 v Responsable de la gestion Niveau I 880 Centres de la petite enfance uniquement La somme des montants de rémunération totale , soit de la ligne 860, col. 8, de la ligne 870, col. 8 et de la ligne 880, col. 8, devrait être similaire au montant inscrit à la ligne 550, col. 7 (Responsables de la gestion) de l annexe 2 Ventilation des charges pour l exercice terminé le 31 mars De même, il devrait y avoir concordance entre la somme des montants de la ligne 860, col. 4, de la ligne 870, col. 4 et de la ligne 880, col. 4 et le montant inscrit à la ligne 550, col. 8 (Responsables de la gestion) de l annexe 2 Ventilation des charges pour l exercice v 899 Autre personnel (conseiller pédagogique, cuisinier, préposé à l entretien, autre personnel de soutien) Centres de la petite enfance uniquement Le montant de rémunération totale de la ligne 899, col. 9 de l état de la rémunération devrait être similaire au montant inscrit à la ligne 556, col. 7 (Autre personnel) de l annexe 2 Ventilation des charges pour l exercice terminé le 31 mars De même, il devrait y avoir concordance entre le montant de la ligne 899, col. 5 et celui de la ligne 556, col. 8 de l annexe 2 Ventilation des charges pour l exercice Autres Autre personnel (conseiller pédagogique, cuisinier, préposé à l entretien, autre personnel de soutien) Cette ligne facilite le travail de compilation en permettant de regrouper certains employés, qui font moins de 100 heures par année ou qui ne se trouvent dans aucune catégorie d emplois. Il s agit de tous les autres employés qui ne sont pas considérés comme des éducateurs formés ou non formés, à savoir le personnel n œuvrant pas directement auprès des enfants. État de l occupation et des présences réelles des enfants Lignes 901 à 1070 L état de l occupation et des présences réelles des enfants doit être rempli en se conformant aux instructions contenues dans le présent guide, partie 2 : Directive relative à la détermination de l occupation et des présences réelles des enfants Centres de la petite enfance Les centres de la petite enfance doivent remplir les tableaux 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 3 et 3.1 pour chacune des composantes de l établissement. Le tableau 1.3 doit être rempli seulement par les CPE ayant conclu une entente dans le cadre du protocole CPE-CLSC. Le formulaire contient toutes les pages nécessaires pour inscrire les données des différentes composantes du CPE. Garderies conventionnées Les garderies conventionnées doivent remplir les tableaux 1, 1.1, 1.2, 2 et v 920 Tableau 1 Occupation et présences réelles Enfants de 0 à 17 mois, enfants de 18 à 23 mois, enfants de 24 à 35 mois Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide. 921 v 940 Tableau 1 (suite) Occupation et présences réelles Enfants de 36 à 47 mois, enfants de 48 à 59 mois, total des enfants (0 à 59 mois) Les données relatives aux enfants handicapés de 59 mois et moins doivent être considérées une première fois au tableau 1 et une seconde fois au tableau 1.1. De même, il faut considérer les données relatives aux enfants ECP enregistrés une première fois au tableau 1 et une seconde fois au tableau 1.2. Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide. Cela exclut la main-d œuvre indépendante. Guide du rapport financier annuel

63 941 v 960 Tableau 1.1 Occupation et présences réelles Enfants handicapés de 59 mois ou moins Tableau 1.2 Occupation et présences réelles Exemptions de contribution parentale Les données relatives aux enfants handicapés de 59 mois et moins doivent être considérées une première fois au tableau 1 et une seconde fois au tableau 1.1. De même, il faut considérer les données relatives aux enfants ECP enregistrés une première fois au tableau 1 et une seconde fois au tableau 1.2. Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide. Tableau 1.3, voir lignes 1031 à v v 999 Tableau 2 Occupation et présences réelles Enfants d âge scolaire admissibles à une PCRS, enfants d âge scolaire non admissibles à une PCRS Tableau 2.1 Occupation et présences réelles Enfants handicapés d âge scolaire admissibles à une PCRS, enfants handicapés d âge scolaire non admissibles à une PCRS Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide. Centres de la petite enfance uniquement Les données relatives aux enfants handicapés d âge scolaire admissibles à l allocation pour l intégration d un enfant handicapé doivent être considérées une première fois au tableau 2 et une seconde fois au tableau 2.1. Garderies conventionnées seulement Les données relatives aux enfants handicapés d âge scolaire admissibles à l allocation pour l intégration d un enfant handicapé doivent être inscrites au tableau v 1020 Tableau 3 Occupation et présences réelles Relatif aux jours d ouverture Les données relatives aux jours d ouverture (CPE et garderies) doivent être inscrites au tableau 3. Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide v 1020 Tableau 3.1 Occupation et présences réelles Relatif au nombre de personnes responsables de services de garde en milieu familial Les données relatives au nombre de personnes responsables d un service de garde en milieu familial (CPE) doivent être inscrites au tableau 3.1. Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide v 1070 Tableau 1.3 Occupation et présences réelles Relatif aux enfants accueillis dans le cadre du protocole d entente CPE-CLSC Les données relatives aux enfants PCR accueillis dans le cadre du protocole d entente conclu entre un CPE et un CLSC doivent être inscrites au tableau 1.3. De même, il faut considérer les données relatives à ces enfants une première fois au tableau 1 et une seconde fois au tableau 1.3. Seuls les CPE concernés, à savoir ceux qui ont signé le protocole d entente avec un CLSC, doivent remplir ce tableau. Pour connaître les règles d enregistrement et les règles de comptabilisation de ce tableau, référez-vous à la partie 2 du présent guide. Ventilation des emprunts et de la dette à long terme Annexe 6 Lignes 1201 à v 1212 Dette à long terme Centres de la petite enfance uniquement Chaque emprunt ou dette à long terme doit être inscrit avec les précisions suivantes : nature de l emprunt, cadre ou programme auquel il est associé, tout autre détail demandé. Questionnaire à l intention du vérificateur externe Lignes Q1.1 à Q5.3 Centres de la petite enfance et garderies conventionnées Le questionnaire comporte une ou des questions sur cinq objets d intérêt. Chaque groupe de questions est précédé d un énoncé pour permettre de situer exactement le cadre dans lequel les questions sont formulées. Guide du rapport financier annuel

64 Les vérificateurs des centres de la petite enfance et des garderies conventionnées doivent répondre à toutes les questions : 1. Respect du permis 2. Rémunération du personnel de l établissement 3. Occupation et présences réelles des enfants 4. Revenus de garde et tarification des services aux parents 5. Contrôle interne Si vous manquez d espace dans le questionnaire pour les commentaires du vérificateur, vous pouvez ajouter des feuilles en respectant la méthode qui suit : chacune des pages additionnelles doit porter le numéro de page attribué au formulaire, suivi d un point et se terminant par un numéro séquentiel attribué par les vérificateurs et écrit en chiffres romains. Guide du rapport financier annuel

65 PARTIE V DIRECTIVE RELATIVE À L ÉTAT DE LA RÉMUNÉRATION DU PERSONNEL AVIS IMPORTANT Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, l état de la rémunération du personnel ne doit pas être présenté aux parents à l assemblée générale du CPE. Ces renseignements ne peuvent être communiqués qu aux membres du conseil d administration, au vérificateur externe du CPE et au MFACF. Doivent être déclarées à l état de la rémunération du personnel toutes les personnes ayant travaillé contre rémunération auprès du CPE au cours des exercices financiers et Pour le personnel temporaire et le personnel venant sur appel travaillant moins de 100 heures par année, il n est pas nécessaire de détailler les renseignements sur ces personnes, seul le total de la rémunération est demandé. Directive relative à l état de la rémunération du personnel 64

66 1. DÉFINITIONS Détermination de l échelle salariale applicable selon les corps d emploi : L état de la rémunération du personnel est subdivisé de manière à présenter l agglomération par corps d emploi des effectifs du CPE au 31 mars La description des corps d emploi est incluse dans les Règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel des CPE. L enregistrement du personnel doit être effectué selon l échelle de salaire appliquée au 31 mars Par conséquent, l employé qui change d échelon en cours d exercice mais demeure dans la même grande catégorie d emploi doit être enregistré sur l annexe du dernier échelon applicable de l exercice financier Lorsque le changement d échelon a pour effet que l employé change de catégorie, il faut enregistrer l employé dans chaque catégorie en ne tenant compte que des heures rémunérées et de la rémunération pour la période pendant laquelle il occupait chacun des postes. La composition des cinq catégories est la suivante : Catégories Personnel éducateur : Responsables de la gestion Niveau III Responsables de la gestion Niveau II Responsables de la gestion Niveau I Autre personnel : Corps d emploi Éducateurs formés Éducatrices formées Éducateurs non formés Éducatrices non formées Conseillers pédagogiques Conseillères pédagogiques Cuisiniers Cuisinières Préposés à l entretien Préposées à l entretien Secrétaires Commis comptables Secrétaires comptables Exemples : Une éducatrice non formée passe à l échelon d éducatrice formée au 1 er octobre 2004 : l enregistrement doit se faire à l échelon d éducatrice formée puisqu elle se classe dans cet échelon au 31 mars Une conseillère pédagogique passe à l échelon de responsable de la gestion niveau I au 1 er octobre 2004 : l enregistrement doit alors se faire à l échelon Autre personnel (conseillère pédagogique) pour la période allant du 1 er avril 2004 au 30 septembre 2004, et, pour la période allant du 1 er octobre 2004 au 31 mars 2005, à l échelon Responsable de la gestion Niveau I. Référez-vous aux Règles administratives concernant la classification et la rémunération du personnel des CPE pour la description des corps d emploi et la détermination de l échelle salariale applicable. Changement d échelon Il y a changement d échelon lorsque l employé évolue au sein de la même échelle salariale et demeure donc dans le même corps d emploi. Exemple : Un éducateur formé qui passe de l échelon 5 à l échelon 6 dans l échelle salariale des éducateurs formés. Directive relative à l état de la rémunération du personnel 65

67 Changement d échelle Il y a changement d échelle lorsque l employé change de corps d emploi ou de catégorie et relève donc d une nouvelle échelle salariale. Exemple : Un éducateur non formé devient un éducateur formé. Auparavant, cet éducateur évoluait dans l échelle salariale des éducateurs non formés, mais, dorénavant, il évoluera dans l échelle salariale des éducateurs formés. Absence prolongée d un employé Un employé qui est en situation d absence prolongée de son travail au 31 mars pour cause de maladie, pour un congé de maternité ou pour toute autre raison devrait être enregistré dans l état de la rémunération selon sa classification. Directive relative à l état de la rémunération du personnel 66

68 Centre de la petite enfance Directive relative à l état de la rémunération du personnel 67

69 Garderie Directive relative à l état de la rémunération du personnel 68