ADMINISTRATION DU DISTRICT

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1 ADMINISTRATION DU DISTRICT L emploi du temps des gouverneurs est très chargé. Ils reçoivent un volume important de courrier ; remplissent les états de frais de voyage et de bureau chaque mois et assistent aux réunions de club. Ces responsabilités et d autres prendront beaucoup de temps. La délégation de certaines tâches au premier et au second vice-gouverneur de district et à d autres membres du cabinet aide la gestion du district et permet à d autres Lions d'acquérir de l expérience et de devenir des responsables efficaces. Le texte de la constitution et des statuts du district doit être conforme au texte de la constitution et aux statuts du district multiple et du Lions Clubs International. La constitution du district doit aussi s accorder avec les règlements du conseil d administration du Lions Clubs International. Un annuaire de district est utile pour tous les clubs du district. Il est indispensable que cet annuaire renferme des informations (noms, adresses, numéros de téléphone et de télécopie, adresses électroniques, dates et heures etc.) qui sont correctes. Le cabinet du gouverneur de district Le cabinet du gouverneur de district aide le gouverneur à planifier et à établir les règlements administratifs qui concernent l association dans le district. Les membres du cabinet comprennent : Le gouverneur de district L immédiat past gouverneur de district Les premier et second vice-gouverneurs de district Le secrétaire-trésorier de cabinet (ou secrétaire de cabinet et trésorier de cabinet) Les présidents de région (facultatif) Les présidents de zone D autres Lions, tel que prévu dans le texte de la constitution et des statuts du district, tels que les présidents de commission de district. Les membres du cabinet, à l exception du gouverneur de district, n ont le droit de voter que si la constitution et les statuts du district le leur accordent. Les membres du cabinet sont élus ou désignés en conformité avec la constitution et les statuts du district simple, sous-district ou district multiple. L engagement des Lions qui occupent ces postes est essentiel à la réalisation des objectifs du district. Un insigne de boutonnière est offert au gouverneur en exercice, aux premier et second vice-gouverneurs, au secrétaire du cabinet, au trésorier du cabinet (ou secrétaire trésorier), ainsi qu aux présidents de région et de zone. Une pièce mobile à ajouter à l insigne de boutonnière est aussi offerte aux présidents des commissions reconnues officiellement par l association. Les insignes de Past gouverneur de district sont disponibles à l achat au Service des fournitures de club.

2 Les responsabilités du cabinet du gouverneur de district sont les suivantes : Aider dans la mise en application des règlements administratifs et objectifs du district Etablir les dates, heures et lieux des réunions de cabinet, en consultation avec le gouverneur Recevoir les rapports et les recommandations concernant les clubs et les zones ; Superviser la perception par le trésorier (ou secrétaire-trésorier) de cabinet de toutes les cotisations; Sélectionner une banque où déposer tous les fonds ; Autoriser le règlement de toutes les dépenses légitimes encourues pour l administration du district ; Déterminer le montant d une caution pour le trésorier de cabinet et approuver la banque à laquelle il sera redevable ; Recevoir du trésorier de cabinet les rapports financiers, deux fois par an ou plus fréquemment si nécessaire ; Fournir l audit des livres et des comptes du trésorier de cabinet à la fin de l année budgétaire ; Retenir les dates, heures et lieux des réunions du cabinet, en consultation avec le gouverneur. Premier et second vice-gouverneurs de district Le premier et le second vice-gouverneur de district sont des membres clés, non seulement de l'équipe du gouverneur de district, mais aussi de son cabinet. Un résumé des principales responsabilités de chacun de ces postes importants est proposé dans le Chapitre I de ce manuel. Le secrétaire-trésorier de cabinet de district Le secrétaire-trésorier de district travaille sous la supervision du gouverneur de district. Les fonctions du secrétaire de district sont les suivantes : Promouvoir les objectifs de l association ; Conserver un enregistrement correct des délibérations aux réunions du cabinet du gouverneur de district et au congrès de district. Adresser le procès-verbal correspondant à tous les membres du cabinet dans les cinq jours qui suivent la réunion ainsi qu'au Service Euro-Afrique au Lions Clubs International. Fournir des exemplaires des procès-verbaux des congrès au gouverneur du district, à chaque secrétaire de club et au Service Euro- Afrique au Lions Clubs International. Surveiller les Rapports Mensuels d Effectif des clubs du district et en faire parvenir une copie aux officiels du district, si le gouverneur le demande. Les responsabilités du trésorier de district sont les suivantes : Déposer les fonds dans une ou plusieurs banques, suivant les directives du cabinet. Ne dépenser ces fonds que sur autorisation du cabinet. Verser une caution contre le détournement de fonds, dont le montant devra être fixé par le cabinet.

3 Soumettre un rapport financier semestriel au cabinet ainsi que tout autre rapport que ce dernier est en droit de lui demander. Présenter tous les livres et registres à toute vérification comptable exigée par le cabinet. Remettre à son successeur tous les fonds et les dossiers, comptables ou autres, appartenant au poste de trésorier de cabinet, immédiatement après la clôture de l'exercice Lions ; Assumer toute autre tâche confiée normalement ou périodiquement au trésorier par le gouverneur et son cabinet. Le président de région La nomination par le gouverneur d un Lion au poste de président de région est facultative. Si le gouverneur décide de ne pas utiliser ce poste, celui-ci reste vacant pendant son gouvernorat. Le président de zone Le président de zone est le lien entre les clubs et l équipe des responsables du district. Cet officiel motive et conseille les clubs et communique avec eux. Le président de zone est un Lion qui possède des compétences de direction et qui est respecté dans sa région. S il y a vacance à ce poste, pour une raison ou pour une autre, le gouverneur du district désigne un successeur à ce poste pour terminer le mandat. Le président de zone doit : Etre membre actif en règle d un club en règle de sa zone. Avoir servi, au moment d assumer le poste de président de zone, en tant que président d un Lions club pendant un mandat complet ou fraction majeure de celui-ci, et en tant que membre du conseil d administration d un Lions club pendant au moins deux années supplémentaires. Ses responsabilités sont les suivantes : Promouvoir les objectifs de l'association ; Assumer la fonction de président du comité consultatif du gouverneur de district dans la zone et convoquer les réunions statutaires dudit comité ; Jouer un rôle actif dans le développement de l effectif ainsi que dans la création des clubs ; Etre bien informé sur les activités et la vie des clubs de la zone ; Veiller à ce que chaque club de la zone fonctionne en conformité avec sa constitution et ses statuts et la constitution et les statuts et les règlements de l Association ; Promouvoir la représentation de chaque club de la zone au congrès du district, du district multiple et à la convention internationale ; Assister à au moins une réunion statutaire de chaque club de la zone et rendre compte des résultats au président de région et au gouverneur de district ; Participer à une réunion du conseil de chaque club de la zone et rendre compte des résultats au président de région ;

4 Jouer un rôle actif dans la formation des responsables au niveau des clubs ; Assumer les fonctions et accomplir les tâches demandées par le Conseil d'administration International. Le comité consultatif du gouverneur de district Ce comité est le corps consultatif et administratif auprès du gouverneur et de son Cabinet. Il comprend : Un président de zone qui sert de président du comité Les présidents et secrétaires des clubs appartenant à la zone. Les fonctions du comité consultatif du gouverneur de District sont les suivantes : Aider le président de zone à s assurer que chaque club dans la zone fonctionne de manière efficace, conformément aux directives de la constitution et des statuts ; Encourager les clubs de la zone à participer au congrès de district, de district multiple et à la convention internationale ; Aider le président de zone à encourager les présences aux soirées de remise de charte aux nouveaux clubs de la zone ; Discuter des façons de venir en aide aux clubs ayant des difficultés au niveau de la gestion, du développement de l effectif ou financières ainsi que les clubs en statu quo ; Coopérer avec le président de zone afin de promouvoir les différentes manifestations pour les clubs de la zone, telles que les réunions entre clubs, les événements spéciaux pour fêter le mois du gouverneur de district, l intronisation des officiels de club, l intronisation des nouveaux membres, les cérémonies en l honneur des membres clés, la participation aux tournois sportifs, banquets et autres fêtes. Les réunions du comité consultatif permettent au président de zone de promouvoir l unité des clubs et d échanger des idées sur le fonctionnement de ceux-ci. Au moins trois réunions du Comité consultatif du gouverneur de District devraient avoir lieu pendant l année. La première a lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la Convention Internationale. La situation des clubs de la zone et le programme international peuvent y être traités. La formation des responsables Lions doit être planifiée. La deuxième réunion a lieu en novembre. Des projets visant la promotion des activités et la bonne marche des Clubs et de l Association au niveau de toute la zone sont établis. La troisième réunion a lieu en février ou mars. La situation des Clubs de la zone est examinée et l analyse du plan pour assurer la bonne santé des clubs est faite. La quatrième réunion a lieu environ trente jours avant le congrès du district ou du district multiple. On peut y rendre hommage à un officiel en exercice ou un ancien officiel du District. On peut également y offrir des suggestions pour que chaque Club soit en mesure d envoyer à la convention de district, district multiple ou Internationale le nombre de délégués auquel il a droit.

5 Réunions de cabinet Au moins quatre réunions trimestrielles du Cabinet du gouverneur ont lieu chaque année. La constitution et les statuts du district fournissent lignes de conduite concernant les dates de ces réunions. Si la constitution et les statuts du district ne fournissent pas de lignes de conduite, le district suit le texte modèle de la constitution et les statuts de district. Une copie des procès verbaux des réunions du cabinet est envoyée au service Euro-Afrique du siège international. Ordre du jour des réunions de cabinet Les sujets courants ainsi que les aspects spécifiques qui doivent être traités par le district font partie de l ordre du jour de chaque réunion de cabinet. Les sujets typiques d un ordre du jour incluent : 1. L ouverture de la séance. 2. Membres absents/membres excusés. 1. Approbation des procès-verbaux de la réunion précédente. 4. Rapport financier. 5. Les questions en suspens, s il y en a, datant de la réunion précédente, sont réglées. 6. Acceptation des factures à régler par le district; préparation par le secrétairetrésorier des chèques correspondants. 7. Communications et actions à prendre. 8. Rapports des commissions, régions et zones. 9. Rappel du lieu et de la date de la prochaine réunion statutaire du cabinet. 10. La séance est levée. Past gouverneurs de district Les past gouverneurs peuvent être un grand atout pour le district. Leur expérience, utilisée judicieusement, peut être d une grande utilité au district. Ils ont dû vaincre de nombreux obstacles et problèmes qui ressemblent à ceux que vous avez aujourd hui à surmonter. Voici quelques responsabilités que les past gouverneurs peuvent assumer : Lion guide d un nouveau club Animateur de séminaires Organisateur de séminaires Organisateur de nouveaux clubs Animateur aux cérémonies d intronisation président d'une commission de district Membre de la commission de la planification à long terme

6 Orientation des présidents de région/zone Organiser une orientation pour les présidents de région et de zone afin d assurer des mandats réussis. Les présidents de région et de zone travaillent ensemble pour assurer la croissance et le succès des clubs. L orientation de ces présidents portera sur : 1. Les fonctions des présidents de région et de zone. 2. L importance des réunions régulières entre les présidents de zone et les présidents de région. 3. L importance des visites aux clubs par les présidents de zone et de région. a. Demandez aux présidents d évaluer les pratiques administratives et financières du club, ses pratiques de communication interne et externe, l assiduité, l accroissement de l effectif et les efforts d orientation, ainsi que les œuvres sociales du club. Cette analyse peut révéler que le club a besoin d aide. b. Expliquez aux présidents les outils qui peuvent être utilisés pour aider les clubs à résoudre les problèmes. 4. L importance de se préparer et de prononcer un bon discours. 5. L intronisation de nouveaux membres. 6. Le comité consultatif du gouverneur de district. 7. Les tâches et responsabilités de chaque membre du cabinet et président de commission. 8. La réactivation des clubs en statu quo pour des raisons financières ou autres et le support aux nouveaux clubs. 9. L importance du rôle des présidents de région et de zone au sein de l association, dans la région, la zone et le district. Visites aux clubs Le gouverneur de district veille à ce que chaque Lions club du district soit visité au moins une fois par an par un officiel du district pour faciliter la bonne gestion du club. Un officiel de district peut prévoir une visite au niveau de la zone à la place d'une visite individuelle à chaque club. Ces visites seront comptées comme la visite officielle annuelle du gouverneur aux clubs qui sont présents à la visite à la zone. En outre, les présidents de région et de zone visitent les clubs de leur région et zone respective au moins une fois par an. Les objectifs des visites aux clubs sont les suivants : S assurer que le club 1) fonctionne dans le cadre de la constitution et des statuts et des règlements de l association, 2) réalise des oeuvres sociales utiles dans la communauté, 3) suit des pratiques financières exemplaires, 4) maintient des communications internes efficaces et un programme continu de relations publiques, 5) met en oeuvre des programmes de recrutement de l effectif, d orientation et de maintien de l effectif, 6) participe aux manifestations du district, district multiple et internationales. Transmettre les messages du président international, du conseil d administration international et du district. Discuter des difficultés et solutions possibles, selon le cas.