Séance 6: Traitement de texte WORD Partie 3

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1 INF1026: Outils de bureautique, logiciels et Internet Séance 6: Traitement de texte WORD Partie 3 Chargée de cours: Ange Adrienne NYAMEN TATO Département Informatique Session Été 2017 Groupe 20 UQAM INF1026 1

2 Notions abordées Fusion de documents Protéger un document Travailler à plusieurs sur un document UQAM INF1026 2

3 Fusion de documents Utilité: Combiner un tas de documents en un seul super-document. Lorsque l'on met au point un document au sein d'une équipe, il arrive souvent que l'on ait à en manipuler plusieurs versions au fil des diverses corrections. Détecter facilement les différences entre deux versions d'un même document stockées dans des fichiers différents. Avec Word, vous pouvez regrouper facilement plusieurs documents en un seul. Word comporte une fonction dédiée à cela. Combiner plusieurs documents : Cette méthode va ajouter le contenu d'un deuxième document dans le corps du premier document. Aucun texte ni aucune modification ne sont comparés, le texte est simplement ajouté au texte existant. Fusionner 2 versions d un document: Vous allez ajouter les modifications du deuxième document au document initial. Celles-ci apparaîtront en tant que «Suivi des modifications» dans le premier document. UQAM INF1026 3

4 Fusion de documents Combiner plusieurs documents : Dans Word, créez un nouveau document vide. Cliquez sur le menu Insertion puis sur Fichier. Sélectionnez le document que vous souhaitez insérer puis cliquez sur le bouton Insérer. Insérez ensuite un saut de page ou placez le point d intersection à l endroit où voulez faire la fusion. Recommencez alors l'opération pour ajouter votre second document et ainsi de suite. UQAM INF1026 4

5 Fusion de documents Fusionner 2 versions d un document (Télécharger des documents version1.docx et version2.docx): Cliquez sur l'onglet Révision ensuite cliquez sur le bouton Comparer puis sélectionnez Combiner. Désignez les deux documents à comparer en cliquant sur les icônes qui représentent un dossier. Cliquez sur OK pour lancer la comparaison. Après un bref délai, Word présente côte à côte les deux versions du document ainsi qu'un document fusionné qui met en évidence les différences sous la forme de marques de révision. UQAM INF1026 5

6 Protéger un document Protéger un document: Il existe plusieurs techniques pour protéger un document contre toute modification abusive : L'enregistrer au format PDF ou XPS ; Lui associer un mot de passe pour toute ouverture ou modification ; Restreindre les modifications au niveau de la mise en forme, du type des modifications ou encore des personnes concernées. Mots de passe vous pouvez affecter à un document, un mot de passe en lecture ou en écriture. Pour définir un mot de passe, sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban puis cliquez sur Enregistrer sous. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options générales. UQAM INF1026 6

7 Protéger un document Définissez un mot de passe : Dans le champ Mot de passe pour la lecture: si l on veut que les lecteurs saisissent un mot de passe pour pouvoir ouvrir le document ; Dans le champ Mot de passe pour la modification: si l on veut que les lecteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer le document. Toute tentative d'ouverture du document ne pourra être menée à bien qu'après la saisie du ou des mots de passe associés au document. UQAM INF1026 7

8 Travailler à plusieurs sur un document Utilité: Travail collaboratif, faire corriger son texte facilement avec suivi de modifications, etc. Techniques de travail collaboratif: Ajouter des commentaires: Lorsque l'on écrit un document, il est souvent difficile d'avoir un œil critique sur son contenu. Le confier à une ou plusieurs autres personnes qui pourront donner leur avis. Word facilite grandement cette tâche via l'insertion de commentaires. Laisser des marques de révision: Lorsque plusieurs personnes insèrent des commentaires dans un document, ce dernier devient vite illisible. Une alternative serait d insérer des marques de révision. Plus complètes, moins invasives et facilement dissimulables, les marques de révision deviennent vite incontournables dès que deux correcteurs ou plus sont impliqués dans la mise au point d'un document. UQAM INF1026 8

9 Travailler à plusieurs sur un document Les commentaires Pour insérer un commentaire: S assurez que le mode d'affichage Page est sélectionné. Sélectionnez le texte, l'image, la forme ou tout autre élément pour lequel vous désirez insérer un commentaire. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban, repérez le groupe Commentaires et cliquez sur l'icône Nouveau commentaire. Entrez votre commentaire dans la bulle affichée à droite de la page. UQAM INF1026 9

10 Travailler à plusieurs sur un document Les marques de révision Pour pouvoir utiliser des marques de révision dans un document, il faut au préalable activer le suivi des modifications. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur la partie supérieure de l'icône Suivi des modifications, dans le groupe Suivi. L'icône Suivi des modifications est comparable à un bouton poussoir. Cliquez dessus pour activer le suivi des modifications. Cliquez à nouveau pour le désactiver. Une fois le suivi des modifications activé, vous allez pouvoir apporter des corrections au document. UQAM INF

11 Travailler à plusieurs sur un document Les marques de révision Les éléments supprimés apparaissent en caractères rouges barrés ; Les éléments ajoutés apparaissent en caractères rouges soulignés. Les caractères barrés et soulignés seront automatiquement ajoutés en fonction de vos actions. Si plusieurs correcteurs effectuent des modifications dans un document, il est possible de les différencier par la couleur de révision. UQAM INF

12 Travailler à plusieurs sur un document Suivi des modifications Il est possible de passer en revue, accepter ou refuser les modifications effectuées par une tierce personne. Pour accepter ou refuser les révisions sans en apporter de nouvelles, assurez-vous que l'icône Suivi des modifications (dans le groupe Suivi, sous l'onglet Révision) n'est pas activée. Par contre, si vous pensez apporter des modifications aux révisions, l'icône Suivi des modifications doit être activée. UQAM INF

13 Travailler à plusieurs sur un document Suivi des modifications Pour se déplacer d'une marque de révision à la suivante, on peut soit: se déplacer manuellement dans le document automatiser le processus en utilisant le volet Vérifications. La première technique est envisageable dans les documents de quelques pages. Mais, la dernière technique devient vite indispensable lorsqu on passe à de grands documents! Pour se déplacer facilement de révision en révision, le plus simple consiste à afficher le volet Vérifications en cliquant sur l'icône Volet Vérifications (dans le groupe Suivi, sous l'onglet Révision du Ruban). Ensuite un doubleclic sur l'intitulé de chaque révision. L'élément révisé est automatiquement affiché dans la partie supérieure du document et le point d'insertion vous laisse le modifier comme vous l'entendez. UQAM INF

14 Travailler à plusieurs sur un document Suivi des modifications Pour accepter ou refuser une révision, pointez-la dans le document ou dans le volet Vérifications, cliquez avec le bouton droit et, dans le menu, choisissez Accepter la modification ou Refuser la modification. UQAM INF

15 Travailler à plusieurs sur un document Suivi des modifications On peut également utiliser les icônes du groupe Modifications, sous l'onglet Révision du Ruban. Cliquez sur : Suivant ou Précédent pour se déplacer de marque de révision en marque de révision. Accepter ou Refuser pour accepter ou refuser la révision. La flèche située sous les icônes Accepter et Refuser pour accéder à des options complémentaires. Il est possible en particulier d accepter ou de refuser la révision courante et passer à la suivante, ou encore accepter ou refuser d'un bloc l'ensemble des révisions du document. UQAM INF

16 FIN UQAM INF