LES RANDONNEURS DE ST-JÉRÔME. DESCRIPTION DES CHANGEMENTS 17 octobre 2006 Adoption des règlements par le Comité Administratif composé de : Robert

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1 DATE DESCRIPTION DES CHANGEMENTS 17 octobre 2006 Adoption des règlements par le Comité Administratif composé de : Robert Caron, Bibiane Filion, Andrée Millet et Jean-Claude Martineau, afin de finaliser le partenariat avec la Ville de St-Jérôme 31 mars 2007 Adoption des règlements généraux par l assemblée, à la réunion annuelle du 31 mars, LE CLUB DE SKI DE FOND LES RANDONNEURS. Change de nom A : 15 mars LE CLUB DE SKI DE FOND LES RANDONNEURS, changé à : dans le texte. - Paragraphe 1.4 se lisait : Les objets de la corporation consistent : A favoriser le développement et des loisirs socioculturels connexes, le tout ayant pour but la récréation et le divertissement de ses membres. 4 avril 2009 Remplacement du texte existant à l article 2.7, qui se lisait : La validité de l adhésion, sera de l inscription jusqu à la prochaine réunion d inscription qui se tient normalement en octobre de l année courante. 2 avril 2011 Ajout de l article 2.4b), afin de reconnaître les membres qui s impliquent sur le comité pour une période de cinq ans et plus sans toutefois être président. - Le titre de l article 8.0 se lisait Partenariat - Ajout à l article 8.1, énumérant les engagements de la Ville de St- Jérôme, sous ce partenariat. - Ajout de la numérotation des articles sous mars Article 2.5 Modification de la cotisation annuelle qui était de $20 - Article 2.7 Remplacement du texte existant, qui se lisait : La validité de l adhésion sera de la date d inscription de l année courante, si prise avant ou à la réunion d inscription, jusqu au 31 décembre de l année suivante 22 mars Article 4.1a) Enlever la numérotation des articles sous 4.1 et reformuler le texte pour la composition du c.a. dans le (4.1a) seulement - Article 4.1b) Ajout pour définir la durée du mandat des administrateurs - Article 4.2 Concernant les responsabilités du conseil d administration, ajouter l alinéa e) - Article 5.1 Remplacement du texte existant, qui se lisait : L élection des administrateurs de la corporation a lieu, à l assemblée générale annuelle - Article 5.2 Remplacement du texte existant, qui se lisait : Le Président sortant voit à la nomination d un président d assemblée et d un scrutateur en cas de vote

2 - Article 8.2 : Remplacement du texte existant, qui se lisait : Afin de satisfaire les exigences du partenariat les Randonneurs doit soumettre, soumis au plus tard trois mois après la réunion générale, les documents suivants : Liste des membres du CA pour l exercice suivant Liste des membres (sans date de naissance ni courriel) Le bilan financier Le procès verbal de la réunion annuelle Le rapport des activités 28 mars Article 2.0 : Remplacement du texte existant, qui se lisait : Article 2.0 MEMBRES ACTIFS ET MEMBRES HONORAIRES 2.2 Est membre régulier toute personne qui a payé sa cotisation 2.3 Est membre honoraire toute personne reconnue comme telle par le conseil d administration 2.4 Il est déjà établi qu est membre honoraire b) Tout officier ayant servi pour un terme de cinq ans c) Tous les membres du conseil pour l année en cours d) Toute autre personne que le conseil considérera judicieuse 2.5 Des frais de $25 sont exigés pour être membre 2.7 renuméroté Article Ajout des mots «au moins» entre «tenir» et «une assemblée»; remplacement de «membres actifs» par «membres réguliers» 3.2 c) et e) : ajout de «d administration» après «du conseil»; 3.3 Remplacement du texte existant, qui se lisait : Le secrétaire sortant prend les minutes de la réunion générale 3.7 Ajout du mot «générale» après «de l assemblée»; enlever «actifs» après «le trois quarts des membres» et remplacer «la dite réunion» par «ladite assemblée» b) Remplacer «du comité» par «du conseil d administration» e) Remplacer «du Club» par «de la corporation» Remplacement du texte existant, qui se lisait : Le secrétaire sortant prend les minutes du déroulement du vote, qui seront incluses dans le procès-verbal de la réunion annuelle Remplacement de «membre actif» par «membre régulier» 2

3 - 6.1 a) Remplacement du texte existant, qui se lisait : par le comité administratif au besoin et ratifiés une fois l an à l assemblée annuelle ou - 6.1b) Remplacer «à la réunion générale annuelle» par «à l assemblée générale annuelle» Remplacer «présents à la réunion» par «présents à l assemblée générale annuelle» Ajouter «générale» entre «assemblée» et «annuelle» Remplacer «Le trésorier du nouveau comité» par «Le trésorier du nouveau conseil d administration» 3

4 TABLE DES MATIÈRES DESCRIPTION DES CHANGEMENTS... 1 TABLE DES MATIÈRES... 4 Article 1.0 PRINCIPES GÉNÉRAUX... 5 Article 2.0 MEMBRES RÉGULIERS ET MEMBRES HONORAIRES... 6 Article 3.0 ASSEMBLÉES ET AVIS D ASSEMBLÉES... 7 Article 4.0 CONSEIL D ADMINISTRATION... 8 Article 5.0 LES ÉLECTIONS... 9 Article 6.0 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX... 9 Article 7.0 DISPOSITIONS FINANCIÈRES... 9 Article 8.0 PARTENARIAT AVEC LA VILLE DE SAINT-JÉRÔME

5 Article 1.0 PRINCIPES GÉNÉRAUX 1.1 Le nom de la corporation est «LES RANDONNEURS DE ST- JÉRÔME» communément appelé : «LES RANDONNEURS». 1.2 Le siège social de la corporation sera situé à St-Jérôme, à un endroit désigné par le conseil d administration. 1.3 La corporation est un organisme sans but lucratif (OSBL) répertorié au Registre des entreprises du Québec sous le matricule : NEQ Les objets de la corporation consistent : à favoriser le développement d activités sportives et des loisirs socioculturels connexes, le tout ayant pour but la récréation et le divertissement de ses membres. 1.5 La boîte vocale fournie par la Ville de St-Jérôme doit être utilisée, exclusivement pour l ensemble des membres de la corporation sans aucune discrimination, de manière à : a) informer les membres sur les activités de la corporation; b) promouvoir ses activités; c) diffuser toute autre information jugée nécessaire pour l ensemble de ses membres. 5

6 Article 2.0 MEMBRES RÉGULIERS ET MEMBRES HONORAIRES 2.1 La corporation se compose de membres réguliers et de membres honoraires. 2.2 Est membre régulier toute personne qui a rempli sa demande d inscription annuelle et payé sa cotisation. 2.3 Est membre honoraire toute personne répondant aux critères d admissibilité énumérés à l article 2.4 et qui a rempli sa demande d inscription annuelle. Le membre honoraire est exempté de payer la cotisation. 2.4 Les personnes suivantes sont admissibles au statut de membre honoraire: a) Tout officier ayant servi comme président pour un terme de deux ans; b) Toute personne ayant siégé au conseil d administration pour une durée de de six ans, cumulative, mais pas nécessairement consécutive; c) Tous les membres du conseil d administration pour l année en cours; d) Toute autre personne que le conseil d administration considérera admissible. 2.5 La cotisation annuelle est établie à $. 2.6 La validité de l adhésion sera du 1 er septembre au 31 août de l année suivante. 6

7 Article 3.0 ASSEMBLÉES ET AVIS D ASSEMBLÉES 3.1 Chaque année, la corporation doit tenir au moins une assemblée générale à laquelle peuvent assister tous les membres réguliers et membres honoraires. 3.2 L assemblée générale annuelle est convoquée dans le but de : a) recevoir le rapport du conseil d administration; b) approuver le bilan financier; c) recevoir et voter sur toutes propositions du conseil d administration ou des membres; d) modifier les règlements généraux s il y a lieu; e) élire les membres du conseil d administration pour la nouvelle année. 3.3 Le secrétaire prend les minutes de l assemblée générale Lors d un vote, il est pris à la majorité absolue des membres. 3.5 Le vote est pris à main levée. 3.6 Sur demande d un membre, le vote doit être pris au scrutin secret s il y a un autre membre qui seconde la motion. 3.7 Toute proposition faite dans le but de reconsidérer une décision déjà approuvée au début de l assemblée générale doit être approuvée par au moins les trois-quarts (3/4) des membres présents à ladite assemblée. 3.8 En cas de vacance au conseil d administration, pour quelque cause que ce soit, le conseil d administration peut désigner un remplaçant. 7

8 Article 4.0 CONSEIL D ADMINISTRATION 4.1 Composition du conseil d administration et durée du mandat: a) Le conseil d administration se compose de quatre (4) officiers : un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire-archiviste et d un maximum de quatre (4) directeurs; b) Durée du mandat : Le mandat des administrateurs élus est de 2 ans, renouvelable. Afin d assurer une continuité dans les activités du conseil, la moitié des postes deviennent vacants à chaque année en alternance. L administrateur sortant aura l opportunité de se présenter pour un nouveau mandat. Le processus d attribution des postes et les modalités de désignation des postes à combler sont établis de façon équitable par le conseil d administration. 4.2 Le conseil d administration a la responsabilité de l administration de la corporation soit : a) D administrer les affaires de la corporation et de déterminer les dépenses administratives; b) D assurer un suivi aux résolutions adoptées lors de l assemblée générale annuelle et/ou de toute autre réunion du conseil d administration; c) De planifier le déroulement des activités pour l année du mandat d) De considérer et de statuer sur toute question d intérêt pour la corporation; e) De nommer les officiers de la corporation à la première réunion du conseil d administration suivant l assemblée générale annuelle. 8

9 Article 5.0 LES ÉLECTIONS 5.1 Les postes d administrateurs à combler sont soumis pour élection à l assemblée générale annuelle. 5.2 Le président en poste nomme un président d élections et un scrutateur en cas de vote. 5.3 Le secrétaire prend les minutes du déroulement du vote, qui seront incluses dans le procès-verbal de l assemblée générale annuelle Les mises en nomination sont faites par voix de proposition et nécessitent un secondeur, afin d être considérées. 5.5 Tout membre régulier ou honoraire peut faire partie du conseil d administration. Article 6.0 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 6.1 Les règlements généraux de la corporation peuvent être amendés en tout temps. a) par le conseil d administration au besoin et ratifiés une fois l an à l assemblée générale annuelle ou b) à l assemblée générale annuelle, faisant suite aux propositions d amendements reçues dans les délais prescrits. 6.2 Les amendements doivent alors être approuvés par une majorité d au moins les deux tiers (2/3) des membres présents à l assemblée générale annuelle pour être retenus. 6.3 Toute proposition d amendement aux règlements généraux doit être présentée, par écrit, au moins dix (10) jours avant la tenue de l assemblée générale annuelle. 9

10 Article 7.0 DISPOSITIONS FINANCIÈRES 7.1 L exercice financier de la corporation est du 1er mai au 30 avril de l année suivante. 7.2 Tout chèque doit être signé par deux officiers de la corporation. 7.3 Le bilan financier est préparé par le trésorier sortant, contresigné par le président puis remis au trésorier élu, aux fins du rapport à Revenu Québec. 7.4 Le trésorier du nouveau conseil d administration voit à la préparation du rapport à Revenu Québec et acquitte les frais d immatriculation annuelle. 10

11 Article 8.0 PARTENARIAT AVEC LA VILLE DE SAINT-JÉRÔME 8.1 Le partenariat avec la ville de Saint-Jérôme, fut finalisé le 18 octobre, 2006 avec Monsieur Yvan Patenaude, Chef de division Culture et vie communautaire L utilisation d une boîte vocale virtuelle sans frais, suite à l acquittement des frais initiaux de configuration et d activation de $ L utilisation de salles communautaires sans frais pour les activités L utilisation sans frais d une photocopieuse pour la reproduction de documents relié aux opérations. 8.2 Afin de satisfaire les exigences de renouvellement de la reconnaissance comme partenaire régional, la corporation doit fournir les documents obligatoires au Service municipal responsable dans les délais requis. 11