PV-CA De la réunion du Conseil d Administration tenue Le 7 octobre 2014 au Stade Olympique

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1 Étaient présents : Gérard Agouès Marc Lavoie Thierry Bourbonnais Dominique Teisseire Absents : Olivier Emond et Dany Leroux ORDRE DU JOUR 1. Approbation de l ordre du jour 2. Adoption du PV-CA Suite du procès-verbal de la réunion du 26 août Adoption du procès-verbal de l AGA du 20 septembre Révision des règlements généraux et leur diffusion 6. Diffusion des PV des réunions du CA 7. Le nouveau site web de la FEQ 8. Coupe Canada de novembre et candidature pour mars Révision des critères élite et relève Candidatures pour le poste d adjoint administratif 11. Révision des tâches du bureau 12. Placements Sports et Parallèle 13. Rapport sur le centre national d entrainement 14. Rapport financier 15. Varia 16. Levée de l assemblée 4545, av. Pierre-De Coubertin, C.P. 1000, Succursale M Montréal, (Québec) H1V 3R2 Tél : Télécopieur : Courriel : info@escrimequebec.qc.ca Site internet : PV-CA De la réunion du Conseil d Administration tenue Le 7 octobre 2014 au Stade Olympique

2 1. APPROBATION DE L ORDRE DU JOUR La rencontre débute vers 19h00. L approbation de l ordre du jour est : Proposée par Appuyée par Gérard Agouès. Acceptée à l unanimité 2. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL PV-CA L adoption du procès-verbal est : Proposée par Gérard Agouès Appuyée par Thierry Bourbonnais Acceptée à l unanimité 3. SUITES DU PROCÈS-VERBAL PV-CA Finalement, avec les problèmes du site web de la FEQ, plusieurs membres se sont inscrits directement sur le site FCE. Julie Cloutier a donné sa démission, partant pour Toronto, ce qui nous a forcés à trouver une nouvelle directrice administrative. 4. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L AGA DU 20 SEPTEMBRE 2014 Le procès-verbal est adopté tel que rédigé. La résolution est : Proposée par Marc Lavoie Appuyée par Gérard Agouès Acceptée à l unanimité. Gérard Agouès va demander à Serge Hénault de nous envoyer un rapport sur le Plan stratégique de Sports Québec. Il ne faudra pas oublier de demander aux clubs de soumettre des noms comme entraineur récréatif de l année.

3 5. RÉVISION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX ET LEUR DIFFUSION Ce point est reporté; on attend le rapport de Maître Grandmaison sur les changements proposés. Le directeur technique et le secrétaire devront s assurer que la version de 2005 soit remise à neuf. 6. DIFFUSION DES PV DES RÉUNIONS DU CA Les PV allégés seront envoyés à la directrice administrative une fois approuvé par le CA. Les PV anciens seront envoyés à Olivier pour qu il les mette sur le site web. 7. LE NOUVEAU SITE WEB DE LA FEQ Olivier Guillet va être notre web master, et sera payé en conséquence. Donc l adjointe administrative n en sera plus responsable. Le site est (presque) prêt. Malheureusement les sites de toutes les fédérations étaient down la fin de semaine dernière. On propose qu Olivier Guillet sera payé à 250$ par mois, comme c était le cas pour Guy Boulanger. La résolution est : Proposée par Marc Lavoie Appuyée par Gérard Agouès Acceptée à l unanimité. 8. COUPE CANADA DE NOVEMBRE ET CANDIDATURE POUR MARS 2015 Tous les documents de la Coupe Canada de novembre de la FEQ ont été envoyés. La FCE doit nous envoyer une partie des argents d inscription afin de financer les déplacements des arbitres. La première Coupe Canada a dû être annulée, faute de candidatures de la région Centre. Elle est donc remise à mars 2015 et ouverte à toutes les régions. Le MDF de Gatineau se propose pour organiser la Coupe Canada de mars 2015; mais MDF, pour cause de salle, ne peut la faire que les samedi, dimanche et lundi. Il faudra vérifier si la FCE accepte de remplacer le vendredi par le lundi. Et il faudra aussi vérifier la dimension de la salle de gymnastique, afin de s assurer celle-ci plus la palestre peuvent effectivement accommoder 24 pistes. Le plan B sera le CEPSUM, si c est possible; le plan C sera la Bulle à Longueuil. La date limite de candidature est le 24 octobre.

4 Dominique a fait plusieurs demandes de subvention d événements, pour les compétitions majeures que la FEQ organise. Donc la FEQ soutient la candidature de MDF conditionnellement aux conditions énoncées ci-dessus; les conditions financières seront les mêmes que celles votées lors du CA d octobre 2012, à savoir : A) Toute commandite ou subvention implicite (par exemple, l obtention des gymnases par le club à un prix réduit par rapport au coût officiel) reste au club. B) Toute commandite ou subvention obtenue par la FEQ va à la FEQ. C) 75% des profits nets iront à la FEQ, 25% iront au club Il est entendu que par profits nets on entend les profits reversés à l organisateur (FEQ et club) par la FCE. La résolution est : Proposée par Gérard Agouès Appuyée par Thierry Bourbonnais Acceptée à l unanimité. 9. RÉVISION DES CRITÈRES ÉLITE ET RELÈVE Le directeur technique présente les changements qui ont été proposés, suite au mémo de Charles Saint-Hilaire. Toutes les propositions du mémo n ont pas été acceptées. Le directeur technique justifie ses propositions qui seront entérinées dans les critères, notamment le choix de Vancouver au lieu de Rio pour l épée, mais avec les points ne comptant que pour la première moitié. Le système des points est aussi légèrement modifié, et les clubs seront avisés de tous ces changements. Les assignations des athlètes en excellence, élite, relève sont encore incertaines en raison d un protêt au niveau national et aussi en raison d incertitudes sur le lieu de résidence d un tireur. 10. CANDIDATURES POUR LE POSTE D ADJOINT ADMINISTRATIF Nous avons eu trois candidatures. Deux candidates sont ressorties et semblaient très fiables. L une travaille déjà trois jours semaine pour une association et voudrait travailler deux jours semaine. L autre est disponible et prête à travailler trois jours semaine et semble davantage disponible sur le long terme. Il s agit de Linda Simard. On propose d engager celle-ci comme adjointe administrative.

5 La résolution est : Proposée par Gérard Agouès Appuyée par Thierry Bourbonnais Acceptée à l unanimité. 11. RÉVISION DES TÂCHES DU BUREAU Le directeur technique va nous envoyer sa grille des tâches du bureau qu il a déjà préparée. 12. PLACEMENTS SPORTS ET PARALLÈLE Nous avons à date environ $ de ramassés, avec l effet multiplicateur. Gérard Agouès rapporte sur le rapport de Parallèle, en donnant les grandes lignes, notamment pour ce qui est des alliances de marques, et des services que nous pouvons offrir en échange. Une prochaine rencontre avec Parallèle aura lieu au début du mois de novembre. 13. RAPPORT SUR LE CENTRE NATIONAL D ENTRAINEMENT Le directeur technique est très satisfait du travail de l entraineur national, Benjamin Manano, qui a même travaillé bénévolement au mois d août. Les clauses de son contrat seront les mêmes que celles qui s appliquaient à Ildimaro Sanchez. Il y aura un rapport des activités à tous les CA, avec un rapport financier spécifique au centre national d entrainement national. 14. RAPPORT FINANCIER La secrétaire administrative va envoyer la documentation à la vérificatrice qui va nous faire un rapport mensuel, qui sera présenté aux réunions du CA par le trésorier. 15. VARIA Le Président amène la question d un ajustement salarial du personnel, et particulièrement celui du directeur technique. Thierry Bourbonnais va nous faire

6 parvenir un résumé des recommandations en ressources humaines, après quoi ceci pourra faire l objet d une discussion par courriel. Gérard propose aussi de convoquer Yann Bernard, de Épée Internationale de Montréal, pour discuter de ce qui peut être fait avec les encaisses monétaires de EIM, qui dorment en ce moment (camps d entrainement internationaux, coupes du monde juniors). Pour ce qui est du matériel de la FCE, les 16 pistes à plaque à Robillard sont entreposées là, avec enrouleurs et machines, et seront ensuite déplacées au Stade Olympique. 8 de ces appareils ont été donnés par le FIE à EIM à l occasion de l organisation d une coupe du Monde. Donc la moitié des appareils appartiennent à EIM. Il faudrait contacter Nicolas Mayer pour vérifier le coût de ses appareils vidéo pour la FEQ. La FEQ a donné son appui pour avoir l escrime aux Jeux mondiaux des pompiers et policiers à Montréal en LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Vers 22h15, la levée de l assemblée est : Proposée par Marc Lavoie Appuyée par Thierry Bourbonnais Acceptée à l unanimité

7 ANNEXE AMENDEMENTS PROPOSÉS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE LA FEQ ADOPTÉS PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION LE 26 AOÛT 2014 ET À ÊTRE RATIFIÉS PAR L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE LA FEQ Premier changement : Le poste de secrétaire-trésorier devient maintenant le poste de trésorier, et le poste de directeur devient maintenant le poste de secrétaire. Ceci nécessite la modification de cinq articles. Les changements sont indiqués en gras. Justification : Le CA veut alléger la tâche du trésorier et s assurer que chaque membre du CA soit chargé d un mandat Pouvoirs de l assemblée générale L assemblée générale assume les pouvoirs suivants : Recevoir différents rapports, les bilans et les états financiers annuels; Élire les administrateurs suivants de la Fédération: les président, trésorier et secrétaire. Ratifier les règlements généraux et leurs modifications. Nommer des vérificateurs comptables, le cas échéant Lors de l assemblée générale, les délégués élisent, par scrutin, ceux des trois (3) dirigeants (président, trésorier, secrétaire) dont le mandat est échu. L élection se fait par majorité simple Ces cinq (5) administrateurs sont aussi dirigeants de la Fédération : le président le trésorier le secrétaire le représentant des entraîneurs le représentant des athlètes Le président, le trésorier et le secrétaire, de même que les candidats mis en nomination pour ces postes, ne peuvent appartenir au même club Le mandat des dirigeants élus lors des assemblées générales est de deux (2) ans renouvelable en deux (2) séries soit : le président : mandat de deux (2) ans aux années paires; le trésorier : mandat de deux (2) ans aux années impaires. le secrétaire : mandat de deux (2) ans aux années paires

8 Second changement : L année financière se termine le 30 juin et le nombre de votes auquel chaque club a droit lors de l AGA sera déterminé par le nombre de demandes d affiliations individuelles reconnues au 30 juin de l année courante. Justification : Ces changements ont déjà été mis en application. Il s agit de rendre les Règlements généraux cohérents avec ce qui se fait de facto. Article existant : 3.11 Exercice financier L exercice financier se termine le 31 mars de chaque année et les états financiers doivent être présentés lors de l assemblée générale. Article modifié : 3.11 Exercice financier L exercice financier se termine le 30 juin de chaque année et les états financiers doivent être présentés lors de l assemblée générale. Article existant : Les délégués de chaque club; Le nombre de délégués et de votes auxquels un club a droit sont déterminés en fonction de son nombre de membres individuels, de la façon suivante.. Pour les fins du calcul, seules seront comptabilisées les demandes d affiliation de membres individuels reconnues 3 semaines avant l assemblée générale annuelle Les délégués doivent être membres du club qu ils représentent et affiliés à la Fédération. Un délégué ne peut voter que pour un seul club. Le vote par procuration est interdit. Article modifié : Les délégués de chaque club; Le nombre de délégués et de votes auxquels un club a droit sont déterminés en fonction de son nombre de membres individuels, de la façon suivante.. Pour les fins du calcul, seules seront comptabilisées les demandes d affiliation de membres individuels reconnues au 30 juin de l année de l assemblée générale annuelle Les délégués doivent être membres du club qu ils représentent et affiliés à la Fédération en date du 30 juin de l année de l assemblée générale annuelle. Un délégué ne peut voter que pour un seul club. Le vote par procuration est interdit.