REGIME COMPLEMENTAIRE D'ASSURANCE MALADIE

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1 UNE VRAIE MUTUELLE UN CONTRAT CLAIR UN HAUT NIVEAU de PROTECTION JUIN 2013 REGLEMENT INTERIEUR REGIME COMPLEMENTAIRE D'ASSURANCE MALADIE N 75M SIRET SIREN APE 6512Z 43 rue de Clichy PARIS : (Standard) SNCF : (Standard) Fax : mfcf@wanadoo.fr Mutuelle régie par le code de la Mutualité

2 REGLEMENT INTERIEUR SOMMAIRE Titre I : Objet Pages : Article 1 : généralités 2 Article 2 : approbation du règlement intérieur 2 Titre II : administration de la Mutuelle 2 Chapitre I : délégués 2 Article 3 : attributions des délégués 2 Article 4 : désignation des délégués 2 Article 5 : renouvellement des mandats vacance de postes de délégués 3 Article 6 : modalités d élection des délégués 3 Article 7 : frais de mission des délégués 3 Chapitre II : assemblée générale 3 Article 8 : convocation 3 Article 9 : vote par correspondance 4 Chapitre III : conseil d administration comité de direction bureau administratif 4 Article 10 : conseil d administration 4 Article 11 : vice-président 4 Article 12 : contrôleur de gestion 4 Article 13 : comité de direction 4 Article 14 : missions 4 Article 15 : commissions 5-6 Article 16 : remboursement des frais de missions 6 Article 17 : les services 6 Annexes : Annexe 1 : découpage géographique pour le renouvellement des délégués. Annexe 2 : indemnisation des frais de mission. 1.

3 REGLEMENT INTERIEUR approuvé par l Assemblée Générale du 24 Mai 2013 TITRE 1 OBJET ARTICLE 1 - GENERALITES : Le présent Règlement Intérieur est institué en exécution de l article 3 des Statuts de la Mutuelle Familiale des Cheminots de France. Il a pour objet de préciser certaines conditions d application des dits Statuts. Renseigner, informer les membres participants domiciliés dans leur zone d'action et être leur porteparole, Représenter la Mutuelle auprès des Unions Mutualistes départementales et régionales, Faire connaître la Mutuelle et participer à son développement, Prendre part aux manifestations ou actions locales en partenariat, ou non, avec la SNCF. Participer à des commissions particulières au sein des commissions. ARTICLE 2 - APPROBATION DU REGLEMENT INTERIEUR : Le Règlement Intérieur, établi par le Conseil d Administration, est approuvé par l Assemblée Générale. TITRE II ADMINISTRATION DE LA MUTUELLE CHAPITRE I DELEGUES ARTICLE 3 - ATTRIBUTIONS DES DELEGUES : Outre qu'ils représentent les membres participants et détiennent un droit de vote pour toutes les décisions soumises lors de 1'Assemblée Générale, les délégués ont pour rôle de : ARTICLE 4 - DESIGNATION DES DELEGUES : Chaque membre participant âgé de dix-huit ans ou plus a vocation à être délégué. L'âge limite pour en exercer les fonctions est fixé à soixante dix ans (sauf dérogations) ; toutefois, les délégués atteignant cet âge en cours de mandat pourront terminer celui-ci, dans la limite de 1/3 du nombre total de délégués. Les délégués sont recrutés par appel à candidature, y compris pour les sortants. Chaque candidature est instruite par la délégation générale (cf art. 15.3), qui veille à ce que le nombre de délégués soit proportionnel au nombre de membres participants dans chaque région. Les candidatures retenues sont soumises au vote de 1'ensemble des membres participants, la circonscription de vote étant le territoire national. Les délégués élus prennent part de plein droit à 1'Assemblée Générale qui suit leur élection. 2.

4 ARTICLE 5 - RENOUVELLEMENT DES MANDATS - VACANCE DE POSTES DE DELEGUES : Le renouvellement des mandats des délégués s'effectue par tiers tous les 2 ans, suivant un découpage géographique défini par la délégation générale et repris en annexe 1. Les postes vacants de délégués sont, quelle que soit leur zone géographique, couverts par une élection spécifique à intervenir lors du renouvellement normal suivant. Dans les deux cas, les délégués sont élus par l ensemble des membres participants (circonscription de vote = territoire national). ARTICLE 6 - MODALITES D'ELECTION DES DELEGUES : Calendrier : Pour les délégués à élire avant l Assemblée Générale de l année A, le calendrier est le suivant : Appel à candidatures en Juin de 1'année A-1, Vote par correspondance des membres participants en Novembre de A-1, la liste des votants étant arrêtée au 31 Octobre de la même année. Les membres participants disposent de 3 semaines pour faire acte de candidature et de 3 semaines pour voter. Les dates sont fixées par le Conseil d Administration. Modalités : ARTICLE 7 - FRAlS DE MISSION DES DELEGUES : La fonction de délégué est bénévole. Néanmoins les délégués sont indemnisés des frais qu ils supportent au titre de l accomplissement des missions qui leur sont confiées par le Conseil d Administration. Ces missions peuvent être accomplies, au siège de la MFCF, ou à distance du domicile, ou encore au domicile par télétravail. L indemnisation des frais de mission s effectue conformément aux dispositions de l Annexe 2. CHAPITRE II ASSEMBLEE GENERALE ARTICLE 8 - CONVOCATION : Une fois fixés par le Conseil d Administration la date et le lieu de l Assemblée Générale, les délégués et les membres du Conseil d Administration y sont convoqués au plus tard 15 jours avant la date de celle-ci. En sus des documents joints expressément prévus par les Statuts, les convocations doivent indiquer : Les questions figurant à l ordre du jour sur lesquelles les membres sont invités à se prononcer. Le cas échéant, les noms des candidats aux fonctions d administrateurs ou de membres de la commission de contrôle et le nombre de sièges à pourvoir. S'agissant d'un vote par correspondance, les membres participants reçoivent le matériel électoral ad-hoc, accompagné d'une circulaire explicative. A 1'expiration du délai de vote, la Commission électorale (cf art. 15.5) procède au dépouillement des votes et à la publication des résultats. 3.

5 ARTICLE 9 VOTE PAR CORRESPONDANCE : Les convocations sont accompagnées d un bulletin de vote sur lequel les délégués et administrateurs absents à l Assemblée Générale répondent par «oui» ou par «non» aux questions posées et désignent les candidats de leur choix. Ce bulletin, à peine de nullité, ne doit porter ni le nom du votant ni signe distinctif quelconque. Il est placé dans une enveloppe fermée ne portant aucune suscription. L enveloppe comportant le bulletin est envoyée au siège dans une seconde enveloppe pré adressée et portant sur sa partie gauche le nom et le prénom du votant ainsi que la mention «vote à l Assemblée Générale». CHAPITRE III CONSEIL D ADMINISTRATION COMITE DE DIRECTION BUREAU ADMINISTRATIF ARTICLE 10 : CONSEIL D ADMINISTRATION En complément de l élection du Président, du Vice-Président, du Secrétaire, du Trésorier, du Trésorier Adjoint, et de la mise en place du Comité de Direction, le Conseil d Administration définit les missions assurées par certains administrateurs ainsi que les objectifs fixés aux commissions. ARTICLE 11 : VICE-PRESIDENT Le Vice-Président est élu pour 2 ans par le Conseil d Administration. Il peut, d entente avec le Trésorier, remplacer durant ses absences le Président dans toutes ses attributions. ARTICLE 12 : RESERVE ARTICLE 13 - COMITE DE DIRECTION : Le Comité de Direction se compose du Président, du Vice-Président, du Secrétaire, du Trésorier, du Trésorier Adjoint, et d administrateurs responsables de certaines commissions ou chargés de missions. Il se réunit au moins trois fois par an. Le Comité de Direction est une instance de réflexion sur toutes les questions opérationnelles ou stratégiques qui se présentent. Il prépare certaines questions qu il est envisagé de mettre à l ordre du jour des réunions du Conseil d Administration pour décision. Il s assure ensuite que les décisions prises par le Conseil d Administration sont suivies d effets. Le Comité de Direction a une délégation de pouvoir du Conseil d Administration pour prendre des décisions sur les questions que ce dernier lui précise. ARTICLE 14 - MISSIONS : Certaines missions liées au fonctionnement interne ou externe de la Mutuelle peuvent être confiées à des administrateurs désignés par le Conseil d Administration. Elles sont précisées dans une liste annexée au procèsverbal de la réunion du Conseil d Administration correspondant. Il s agit notamment : du suivi des dossiers de conventions, de l organisation de l Assemblée Générale et de la Conférence des Délégués, du suivi des questions relatives à la CMU, de la représentation de la Mutuelle auprès d organismes extérieurs (SNCF, Caisse de Prévoyance, Fédération de la Mutualité Parisienne, Unions Départementales et Fédération Nationale de la Mutualité Française, mutuelles cheminotes ), 4.

6 du suivi de la politique de recrutement de nouveaux adhérents, de la politique de communication interne et externe de la Mutuelle,. ARTICLE 15 - COMMISSIONS : Des commissions réunissant des administrateurs, des délégués, le Médecin conseil et le Dentiste conseil sont constituées de façon permanente ou temporaire en fonction des besoins EVOLUTIONS ET PERSPECTIVES MUTUALISTES : Cette commission permanente a pour mission d étudier en fonction des éléments extraits du système d information, l évolution des prestations et des cotisations et de faire des propositions. Elle peut également, en fonction des souhaits des adhérents, rechercher et faire connaître des produits complémentaires (prêt à intérêt réduit, allocation dépendance, épargne mutualiste ) TEXTES STATUTAIRES : Cette commission est chargée de tenir à jour les Statuts, le Règlement Intérieur et le Règlement Mutualiste DELEGATION GENERALE : La Délégation générale assure la mise en place et la formation des délégués, ainsi que l organisation de l Assemblée Générale et des élections. Elle anime le réseau des délégués, elle est à leur écoute et elle répond à leurs questions. Elle leur fournit tous les éléments pour faire connaître la Mutuelle. Dans le cadre de la Délégation générale, le Chargé de mission assurant les relations avec les Unions Départementales de la Mutualité Française gère certaines tâches en liaison avec celles-ci ACTION SOCIALE : Cette commission traite les demandes particulières à caractère social et statue sur les aides correspondantes. Le Médecin Conseil et le Dentiste Conseil de la Mutuelle sont membres de droit de cette commission COMMISSION ELECTORALE : En relation avec la Délégation générale, cette commission organise les élections des délégués et des administrateurs ainsi que les votes en Assemblée Générale : COMMISSION DE CONTROLE INTERNE Cette commission permanente a des missions définies par les Statuts. Elle peut à son initiative adapter le nombre de ses membres en fonction de ses besoins : COMMISSION PREVENTION Cette commission est chargée de : Proposer la liste des actes médicaux de prévention prévus à l article 2 des Statuts. Définir les moyens de nature à inciter les membres participants et leurs ayants droit à recourir à ces actes médicaux de prévention. Définir les modalités du retour d expérience pour chacun de ces actes médicaux de prévention. + 5.

7 15-8 COMMISSION PROSPECTIVE : Cette commission est constituée de façon temporaire à l initiative du Conseil d Administration pour travailler sur l évolution de la Mutuelle, lorsque son environnement subit des changements importants. Elle peut s adjoindre des personnalités extérieures en fonction de leurs compétences. Elle rend compte de ses travaux au Conseil d Administration ARTICLE 16 FRAIS DE MISSIONS DES ADMINISTRATEURS La fonction d administrateur est bénévole. Néanmoins les administrateurs sont indemnisés des frais qu ils supportent au titre de l accomplissement de leurs missions. Ces missions peuvent être accomplies, au siège de la MFCF, ou à distance du domicile, ou encore au domicile par télétravail. L indemnisation des frais de mission s effectue conformément aux dispositions de l Annexe 2. Les frais de mission du Médecin Conseil et du Dentiste Conseil de la MFCF sont indemnisés dans les mêmes conditions. ARTICLE 17 LES SERVICES : Le fonctionnement opérationnel de la Mutuelle est assuré par des salariés regroupés en services, dirigés par un Responsable des Services qui est en liaison permanente avec le Président. Le Responsable des Services peut recevoir des délégations dans les conditions prévues aux articles 36, 37 et 38 des Statuts. ANNEXES 1 - Découpage géographique pour le renouvellement des délégués. 2 Indemnisation des frais de mission. 6.

8 REGLEMENT INTERIEUR ANNEXE 1 DIVISION DU TERRITOIRE NATIONAL POUR L'ELECTION DES DELEGUES N REGIONS ADMINISTRATIVES N DES DEPARTEMENTS 1 ILE DE France NORD - PAS DE CALAIS - PICARDIE HAUTE NORMANDIE BASSE NORMANDIE PAYS DE LOIRE BRETAGNE POITOU - CHARENTES AQUITAINE MIDI-PYRENNEES LANGUEDOC - ROUSSILLON LIMOUSIN PROVENCE - COTE D'AZUR - CORSE 2A 2B RHONE ALPES BOURGOGNE FRANCHE COMTE ALSACE LORRAINE CHAMPAGNE-ARDENNE CENTRE AUVERGNE NB : Les membres participants résidant hors de France métropolitaine sont rattachés au département 75. (siège de la Mutuelle). ELECTIONS OU RENOUVELLEMENT PAR TIERS DES DELEGUES N DES REGIONS ANNEE et ensuite dans le même ordre

9 ANNEXE 2 INDEMNISATION DES FRAIS DE MISSION. Pour chacune des journées de mission, les délégués et les administrateurs ont le libre choix entre un remboursement sur pièces justificatives et un remboursement forfaitaire. Pour une même journée de mission le remboursement forfaitaire n est pas cumulable avec un remboursement sur pièces justificatives, à l exception du remboursement des réservations et des suppléments TGV qui dépendent des origines destinations. 1-Remboursement sur pièces justificatives ; 11- Frais de repas en dehors de ceux pris en charge par la MFCF : lorsque l amplitude de la mission ou du déplacement conduit à prendre un ou plusieurs repas hors domicile, le remboursement est effectué dans la limite d un montant de 25 sur pièces justificatives. 12- Frais de logement : le remboursement est effectué, petit déjeuner inclus, dans la limite d un montant de 101 sur facture. 13- Allocation kilométrique pour utilisation du véhicule personnel : lorsque le déplacement ne peut être réalisé qu au moyen d un véhicule personnel et que son utilisation est prévue dans l ordre de mission cette allocation est de 0,46 par kilomètre. 14- Réservations et suppléments TGV : le remboursement est effectué sur pièces justificatives. 15- Autres frais : le remboursement des dépenses supérieures à 5 est effectué dans les limites de 16 sur pièces justificatives. Ces montants sont revalorisés sur décision du Conseil d Administration

10 2- Remboursement forfaitaire ; il a pour objet d indemniser les frais engagés : 21- pour les déplacements en transports en commun qui ne sont pas pris en charge par les facilités de circulation de la SNCF dont le délégué ou l administrateur bénéficie ; 22- pour l utilisation du véhicule personnel dans un trajet domicile gare ; 23- pour les repas et collations pris hors domicile ; 24- pour l utilisation d abonnements à des moyens d informations souscrits par le délégué ou l administrateur dans le cadre d activités distinctes de celles exercées pour le compte de la MFCF ; 25- pour l utilisation et la maintenance du matériel informatique possédé par le délégué ou l administrateur ; 26- pour l utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l information et de la communication faisant l objet d abonnements souscrits par le délégué ou l administrateur (tels que par exemple téléphone portable ou ligne ADSL) ; 27- pour les consommations nécessaires aux moyens cités aux points 25 et 26 cidessus ; 28- pour les petits aménagements et les consommations nécessaires au télétravail à domicile, qui sont à la charge du délégué ou de l administrateur. L allocation forfaitaire versée doit être justifiée par la réalité des dépenses supportées par le délégué ou l administrateur. Le montant de l allocation forfaitaire est fixé à 31 par journée de mission au siège de la MFCF, ou à distance du domicile, déclarée par le délégué ou l administrateur. Le montant de l allocation forfaitaire est fixé à 12 par journée de mission au domicile par télétravail, déclarée par le délégué ou l administrateur. Ces montants sont revalorisés sur décision du Conseil d Administration