HISTORICAL RECORD / HISTORIQUE. NSPO REGULATION No / RÈGLEMENT N 4200 DE LA NPSO NSPO PROCUREMENT REGULATIONS RÈGLEMENT DES ACHATS DE LA NSPO

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1 HISTORICAL RECORD / HISTORIQUE NSPO REGULATION No / DE LA NPSO NSPO PROCUREMENT REGULATIONS RÈGLEMENT DES ACHATS DE LA NSPO Regulations approved by the NSPO Agency Supervisory Board on 26 June 2013 [AC/338-D(2013)0048-REV1 dated 30 May 2013, AC/338-D(2013)0048-REV1-ADD1 dated 16 June 2013 and AC/338-R(2013)0003, Item 7] Règlement approuvé par le Comité de surveillance d'agence de la NSPO le 26 juin 2013 [AC/338-D(2013)0048-REV1 du 30 mai 2013, AC/338-D(2013)0048-REV1-ADD1 du 16 juin 2013 et AC/338-R(2013)0003, point 7] Amendment No. 1 approved by the NSPO ASB on 10 December 2013 [AC/338-D(2013)0078-REV1 dated 5 December 2013 and AC/338-R(2013)0004, Item 14.1] Amendement n 1 approuvé par l'asb de la NSPO le 10 décembre 2013 [AC/338-D(2013)0078-REV1 du 5 décembre 2013 et AC/338-R(2013)0004, point 14.1] 4200_f

2 Date d entrée en vigueur : 10 décembre 2013 COMITÉ DE SURVEILLANCE D'AGENCE DE LA NSPO DE LA NSPO RÈGLEMENT DES ACHATS DE LA NSPO 1. OBJET Le présent règlement a pour objet : 1.1 de définir les principes généraux régissant les achats de matériels et de services réalisés par la NSPA, et 1.2 de fixer les niveaux auxquels s'exerce, à l'intérieur de la NSPO, la responsabilité d'élaborer les règlements, les procédures et les contrôles de gestion relatifs aux achats destinés à mettre en application ces principes ainsi que toute modification ou tout ajout dont ils pourraient faire l'objet. 2. CHAMP D'APPLICATION 2.1 Le présent règlement est applicable à toutes les activités d'achat à financement national et multinational menées par la NSPA dans le cadre de l'exécution des tâches qui lui sont confiées en application de la Charte de la NSPO. Les exceptions sont soumises à l'approbation du Comité de surveillance d'agence de la NSPO. 2.2 Ces principes sont applicables en temps de paix, en période de crise et en temps de guerre. 3. CONCLUSION ET SIGNATURE DES CONTRATS 3.1 En vertu de la Charte de la NSPO, le pouvoir de conclure des contrats et d'acquérir des biens ou de les céder au nom de l'otan est délégué, par la présente, au directeur général de la NSPA. 3.2 Toutefois, le directeur général de la NSPA n'est pas autorisé à conclure un contrat faisant intervenir le gouvernement d'un État non membre de l'otan ou un contrat avec une organisation internationale sans l'approbation préalable de principe du Conseil de l'atlantique nord. 4200_f - 1 -

3 3.3 La sous-délégation, par le directeur général, de son pouvoir d'approbation et de signature des contrats en fonction des montants ou, dans le cas de marchés de matériels, en fonction de la valeur globale du poste, est précisée dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. 4. POLITIQUE D'ACHAT 4.1 Objectif Un des objectifs principaux de la NSPA est d'obtenir, par le jeu de la concurrence internationale, les prix les plus économiques pour les matériels et les services. L'offre la plus économique répondant aux exigences techniques et contractuelles de l'appel d'offres est en principe acceptée. 4.2 Mise en concurrence de fournisseurs commerciaux La NSPA procède normalement à l'acquisition de matériels et de services en faisant jouer la concurrence internationale selon les règles applicables en la matière exposées dans le présent règlement. 4.3 La politique générale des achats se base sur les principes d'intégrité, de transparence et d'égalité de traitement. 4.4 La NSPA publie ses perspectives de marchés potentiels et ses appels d'offres comme prévu dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. 4.5 Limites géographiques des achats En règle générale, les achats sont limités aux entreprises et organismes gouvernementaux situés dans les États membres de la NSPO Des marchés peuvent être passés avec des entreprises sises dans des États non membres de l'otan : lorsque ces États sont membres d'un programme de la NSPO ou participent à une association de soutien de la NSPO, afin de répondre aux besoins de ce programme ou de cette association de soutien ; lorsque le seul fournisseur connu et disponible d'un matériel ou d'un service est sis dans un État non membre de l'otan. Toutefois, la passation de marchés ou le recours à des sous-traitants pour des matériels ou des services provenant de fournisseurs sis dans des pays sous contrôle communiste nécessitent l'approbation préalable du Comité de surveillance d'agence. Les cas de cette nature font l'objet d'un rapport annuel que la NSPA soumet pour le 31 janvier au Comité de surveillance d'agence pour ce qui est des marchés passés l'année précédente ; - 2 -

4 lorsque ces États sont autorisés par le Conseil de l'atlantique Nord à contribuer à une opération dirigée par l'otan et qu'ils ont signé un accord relatif à la coopération en matière de soutien avec la NSPA, afin de répondre aux besoins opérationnels de ces États pendant la durée de l'opération dirigée par l'otan ; lorsque ces États ou groupes d'états contribuent à la politique des fonds d'affectation spéciale de l'otan / du Partenariat pour la paix, pour les besoins de projets pour lesquels la NSPA est l'agent d'exécution Lorsqu'un comité de programme ou un comité d'association de soutien le décide, et pour autant que le Comité de surveillance d'agence ait approuvé le règlement de la NSPO applicable où figure une telle disposition, les appels d'offres peuvent : n'être adressés qu'aux entreprises installées dans des zones géographiques bien définies ou être soumis à certains critères conçus pour accorder la priorité aux entreprises installées dans ces zones, auquel cas les critères doivent être clairement énoncés afin d'en permettre l'application systématique par la NSPA. 4.6 Attribution de marchés à des États non membres de l'otan Aucun marché n est conclu avec le gouvernement d'états non membres de l'otan ou avec des entreprises sises dans des États non membres de l'otan ou avec des entreprises dont le siège social ou les principales installations de production sont situés hors des États membres de l'otan, sauf dans les cas prévus par les dispositions figurant au paragraphe Des dérogations aux règles susmentionnées ne peuvent être accordées sans l'approbation préalable du Comité de surveillance d'agence. 4.7 Achats auprès des États-Unis Ventes militaires à l'étranger (FMS) L'acquisition par le Programme OTAN de gestion du transport aérien d'avions C-17 et du soutien connexe sont exécutés par la voie de contrats FMS conformément aux dispositions du "US Security Assistance Management Manual". Les dispositions des articles à ci-dessous ne s'appliquent pas à ce programme Sous réserve d'approbation d'un contrat FMS, des achats peuvent être réalisés auprès de sources militaires américaines lorsque la valeur globale du poste concerné ne dépasse pas le niveau financier B. L'approbation des contrats FMS est soumise à la procédure régissant l'approbation des achats réalisés auprès de fournisseurs en situation de monopole ou uniques Les demandes FMS dont la valeur globale du poste est supérieure au niveau financier B doivent faire l'objet d'une consultation auprès de fournisseurs du commerce à condition de pouvoir en trouver pour la demande considérée

5 4.7.4 En l'absence d'offre(s) commerciale(s) viable(s), la demande peut être satisfaite dans le cadre d'un contrat FMS existant moyennant l'approbation de l'avocat de la concurrence de la NSPA ou de la personne responsable du marché Les demandes FMS s'écartant de quelque manière que ce soit du contrat FMS approuvé exigent une approbation complémentaire de l'autorité ayant approuvé le contrat FMS initial Les achats auprès de sources militaires américaines dans le cadre d'un accord de coopération logistique (Cooperative Logistics Supply Support Arrangement - CLSSA) doivent être approuvés par le Comité de surveillance d'agence au cas par cas. La procédure à suivre en vue d'obtenir cette approbation est énoncée dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. 4.8 Consultation sans mise en concurrence Dans le cadre de la consultation et de l'attribution de marchés, la NSPA encourage et prévoit une mise en concurrence internationale libre et entière. Toutefois, dans des cas spécifiques, elle peut recourir à des procédures de consultation autres que le jeu d'une concurrence internationale libre et entière. Les cas dans lesquels il n'est pas nécessaire de suivre strictement les règles d'appel à la concurrence sont les suivants : Fournisseur en situation de monopole Il n'existe qu'une source connue à même de fournir le matériel ou les services recherchés Fournisseur unique Dans les cas indiqués ci-dessous, il peut être justifié de décider de restreindre le processus de consultation à un seul fournisseur, et ce malgré l'existence éventuelle d'autres fournisseurs potentiels Situation d'urgence Il y a situation d'urgence lorsque l'application des règles relatives au jeu de la concurrence retarderait, au delà de la date de livraison précisée par le client, la fourniture de matériels ou de services demandés d'urgence par ce client Achats de faible valeur Si la valeur globale du marché est inférieure au niveau financier A

6 Sécurité Si les exigences en matière de sécurité empêchent ou limitent la diffusion des données figurant dans l'appel d'offres Caractère commun des matériels Si le client demande que, pour des raisons de formation et de maintenance, les matériels à acheter proviennent du même fabricant que celui du matériel qu'il détient déjà. 4.9 Choix des fournisseurs à consulter En principe, seuls les fournisseurs inscrits dans le fichier des fournisseurs de la NSPA sont autorisés à participer aux consultations effectuées par la NSPA. Les exceptions à cette règle sont précisées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats Le nombre des fournisseurs à consulter est raisonnablement proportionné à la valeur totale estimée de la commande à traiter. Le nombre minimum de fournisseurs à consulter est précisé dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats Les entreprises de tous les États membres de la NSPO bénéficient de possibilités égales pour soumettre des offres sauf décision contraire d'un comité d'association de soutien ou d'un comité de programme Répartition équilibrée de la production La NSPA répartit la production de façon aussi équilibrée que possible entre les seuls États membres de la NSPO. À cet effet, elle applique les dispositions suivantes : La situation de chacun des États membres de la NSPO du point de vue du retour industriel est définie au moyen du rapport entre la valeur des marchés passés dans le pays et la valeur des ventes faites à ce pays. En fonction de ce rapport, les pays sont classés dans l'une des catégories suivantes : - pays bien placés ; - pays moins bien placés ; - pays mal placés. L'offre la plus économique répondant aux exigences de l'appel d'offres est retenue. Toutefois, pour la comparaison financière des offres, il est tenu compte, sous certaines conditions définies dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats, de la situation des membres du point de vue du retour industriel

7 5. PROCÉDURE 5.1 Fichier des fournisseurs L'objectif principal du fichier des fournisseurs est de permettre un choix à la fois efficient et efficace des fournisseurs de manière à accroître les chances de mener à bien les achats avec mise en concurrence. 5.2 Inscription des entreprises L'inscription des entreprises dans le fichier des fournisseurs est régie par les conditions suivantes : Entreprises sises dans les États membres de la NSPO La NSPA accepte, conserve dans son fichier des fournisseurs et prend en considération en vue de la conclusion de contrats, des entreprises commerciales ainsi que des organismes gouvernementaux. Les qualifications exigées pour l'inscription d'entreprises commerciales dans le fichier des fournisseurs de la NSPA sont énoncées dans les instructions d'exploitation de la NSPA. Les membres du Comité de surveillance d'agence font connaître à la NSPA le nom d'un interlocuteur pour les questions de sécurité et les demandes de renseignements d'ordre général sur les entreprises Entreprises sises dans des États non membres de l'otan Dans les cas où le directeur général estime qu'il est dans le meilleur intérêt des États membres de la NSPO de traiter avec des entreprises d'états non membres de l'otan, le directeur général ou son représentant désigné peut décider, au cas par cas, d'inscrire ces entreprises dans le fichier des fournisseurs à titre temporaire, c'est-à-dire pour la durée d'un contrat particulier Les entreprises sises dans des États membres du Partenariat pour la paix (PPP) avec lesquels la NSPO a signé un mémorandum d'entente relatif à la coopération en matière de soutien logistique et qui sont des États associés ou des États membres d'un programme ou d'une association de soutien de la NSPO peuvent, pour les besoins de ce programme ou de cette association, être inscrites dans le fichier des fournisseurs de la NSPA Les entreprises sises dans des États autorisés par le Conseil de l'atlantique Nord à contribuer à une opération dirigée par l'otan et avec lesquels la NSPA a signé un accord relatif à la coopération en matière de soutien peuvent, afin de répondre aux besoins opérationnels concernés, être inscrites dans le fichier des fournisseurs de la NSPA

8 Les entreprises sises dans des États qui ont établi un programme de partenariat avec l'otan peuvent, pour les besoins de ce partenariat, être inscrites dans le fichier des fournisseurs de la NSPA Les entreprises sises dans des États ou groupes d'états qui contribuent à un projet relevant de fonds d'affectation spéciale du PPP / de l'otan peuvent, pour les projets relevant de fonds d'affectation spéciale auxquels ces États contribuent, être inscrites dans le fichier des fournisseurs de la NSPA. 5.3 Appels d'offres Les appels d'offres sont conçus de manière à ne pas avoir à mener des négociations préalablement à l'attribution des marchés, de telle sorte que les offres envoyées puissent, une fois acceptées par la NSPA, servir de base à un contrat juridiquement contraignant. Les appels d'offres contiennent autant d'informations que possible et donnent une description précise et détaillée de chaque article ou service demandé. Ils contiennent aussi des dispositions régissant la sous-traitance. 5.4 Communication de noms de soumissionnaires éventuels par les États membres de la NSPO et par les États membres du Partenariat pour la paix (PPP) avec lesquels la NSPO a signé un mémorandum d'entente relatif à la coopération en matière de soutien logistique et qui sont des États associés ou des États membres d'un programme ou d'une association de soutien de la NSPO Un client peut demander qu'un fournisseur particulier soit inclus parmi les candidats soumissionnaires pour une commande. Toutefois, la NSPA ne donne pas suite aux demandes destinées à diriger certains marchés vers des fournisseurs particuliers. 5.5 Contacts avec les fournisseurs avant l'attribution des marchés (mise en concurrence) Des négociations préalables à l'attribution des marchés peuvent avoir lieu dans des cas exceptionnels suivant les modalités exposées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats En tout état de cause, les négociations préalables à l'attribution des marchés sont menées de manière à permettre de préserver l'intégrité du processus d'achat. 5.6 Enquête préalable à l'attribution des marchés Avant d'attribuer un marché, la NSPA détermine la responsabilité, la capacité et la solvabilité du titulaire potentiel. Pour ce faire, elle pourra notamment procéder à une enquête préalable dans les installations de ce dernier

9 5.7 Approbation du prix par le client NSPA Aucune approbation du prix ne sera demandée dans le cas des achats par voie de courtage sauf si un pays demande cette approbation du prix dans la demande d'achat : dont la valeur ne dépasse pas le niveau financier A (valeur globale du poste) ou ; qui ont été désignés comme étant de priorité élevée ou urgents dans la demande d'achat Lorsque la valeur de l'achat dépasse le niveau financier A et que l'approbation du prix a été demandée, le client répond dans les 28 jours civils à la demande d'approbation du prix qui lui est adressée par la NSPA. En l'absence de réponse dans ce délai, la NSPA considère que le client a décidé d'annuler la demande. 5.8 Réception et sélection des offres Protection des offres Toutes les offres sont considérées comme étant de nature "confidentiel industrie" et les détails qu'elles contiennent ne sont communiqués qu'aux personnes ayant le besoin d'en connaître Offres tardives Les offres parvenues après la date limite de dépôt, dans le cas d'un appel à concurrence, ne sont pas prises en considération pour attribution, sauf cas exceptionnels exposés dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. Toutefois, ne sont pas considérées comme des offres tardives les offres parvenues après la date de clôture mais avant l'attribution du marché et dont il est prouvé que leur date de soumission est antérieure à la date limite de dépôt des offres Évaluation des offres Les offres reçues sont évaluées de manière à déterminer l'offre la plus économique, conforme sur les plans technique et contractuel. 5.9 Attribution des marchés Commission d'attribution des marchés Les offres sont étudiées par une commission d'attribution de marchés selon les modalités exposées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. La commission d'attribution des marchés autorise l'attribution du marché au soumissionnaire retenu

10 5.10 Notification des soumissionnaires malchanceux Les soumissionnaires malchanceux sont informés que leur offre n'a pas été acceptée selon les modalités exposées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats Les membres du Comité de surveillance d'agence peuvent exiger de la NSPA, par la voie du secrétariat autonome de la NSPO, qu'elle fournisse des éclaircissements supplémentaires, en lui demandant d'avoir libre accès aux dossiers pertinents tout en préservant le caractère confidentiel des offres. 6. CONDITIONS DES INSTRUMENTS CONTRACTUELS 6.1 La NSPA utilise en principe des conditions standard dans ses contrats. 6.2 Les marchés dont les dispositions s'écartent des conditions standard de la NSPA exposées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats sont approuvés par le directeur général ou son représentant délégué selon les modalités exposées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. 6.3 Dans le cas des contrats portant sur des fournitures ou services élémentaires non complexes proposés à un prix ferme et définitif n'excédant pas le niveau financier B, les conditions commerciales du fournisseur peuvent être acceptées selon les modalités exposées dans les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats. 6.4 Il est précisé dans les marchés passés par la NSPA qu'il appartient au titulaire du marché de se procurer les licences de fabrication auprès des détenteurs des droits de propriété et de garantir la NSPA contre tout recours en cas d'infraction à la législation sur les brevets, etc., en ce qui concerne les matériels à lui livrer. La NSPA informe le titulaire du marché quand, à sa connaissance, il existe des droits de propriété. 7. SERVICES D'ACHAT NATIONAUX/OTAN La NSPA entretient des contacts appropriés avec les services d'achat nationaux de chacun des États membres de la NSPO et avec les services d'achat de l'otan en vue de tirer profit de leurs connaissances et de leur expérience. 8. DURÉE DES CONTRATS 8.1 En principe, la NSPA passe des marchés d'une durée suffisante pour satisfaire les besoins. En règle générale, la durée d'un marché ne dépasse pas 5 ans, y compris les périodes couvertes par des options

11 8.2 Si, après consultation du client, il est établi qu'il serait dans son meilleur intérêt de passer un marché d'une durée dépassant 5 ans, le directeur général demande au Comité de surveillance d'agence de bien vouloir approuver l'attribution d'un tel marché. 9. PROCÉDURES ADMINISTRATIVES 9.1 Les contrats d'achat prévoient des dispositions permettant le suivi d'exécution. 9.2 Tous les seuils et plafonds financiers sont susceptibles d'être modifiés, conformément aux niveaux financiers fixés par le règlement financier de la NSPO. 10. NOTIFICATION DES ATTRIBUTIONS DE MARCHÉS Les marchés attribués dont le montant est supérieur ou égal au niveau financier C font l'objet d'une publication périodique sur le système d'information électronique concerné de la NSPA, avec mention de l'objet du marché, du nom et du pays d'origine du titulaire du marché, ainsi que du montant total du marché s'il y a lieu. Cette procédure ne s'applique pas aux marchés classifiés, ni lorsque le client a stipulé qu'il ne souhaite pas de publication. 11. PROCÉDURE APPLICABLE AUX RÉCLAMATIONS ET AUX LITIGES INTERVENANT AVANT ATTRIBUTION D'UN MARCHÉ Les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats incluent des dispositions applicables à un mécanisme de réclamation et de résolution des litiges intervenant avant attribution des marchés qui portent sur une valeur estimée supérieure au niveau financier E. Cette procédure est limitée aux cas dans lesquels : - la formulation de l'appel d'offres restreint indûment la concurrence et / ou - une entreprise conteste la déclaration de non-conformité de son offre avec les exigences de l'appel d'offres. Cette procédure prévoit une période de gel de l'attribution. 12. INSTRUCTIONS D'EXPLOITATION RELATIVES AUX ACHATS 12.1 Le directeur général diffuse les instructions d'exploitation de la NSPA relatives aux achats qui sont nécessaires à la mise en œuvre du présent règlement

12 12.2 Toute modification que le directeur général juge utile de proposer d'apporter aux clauses du Règlement des achats de la NSPO, est adressée aux membres du Comité de surveillance d'agence ainsi qu'aux membres du Comité financier, administratif et d'audit de la NSPO pour approbation. 13. DÉROGATIONS 13.1 Chaque fois que, de l'avis du directeur général, la stricte application des principes énoncés dans le présent règlement risque de trahir leur esprit et si les délais ne permettent pas d'en référer au Comité de surveillance d'agence, le directeur général est autorisé à nuancer leur application. De telles exceptions ne sont pas considérées comme des précédents et doivent faire l'objet de comptes rendus prompts et complets au Comité de surveillance d'agence. Si des décisions complémentaires connexes sont nécessaires, elles sont prises par le Comité de surveillance d'agence Dès réception d'un avis de l'autorité compétente indiquant l'existence d'un état de guerre ou d'une situation de crise, ou dans le cadre du soutien d'opérations approuvées par le Conseil de l'otan, le directeur général peut, dans la mesure où il le juge nécessaire, autoriser l'achat de matériels et de services sans observer une ou plusieurs des dispositions contenues dans les paragraphes suivants du présent règlement : et (Limites géographiques des achats) [Achats auprès des États-Unis Ventes militaires à l'étranger (FMS)] (Entreprises sises dans des États non membres de l'otan) (Communication de noms de soumissionnaires éventuels) (Enquête préalable à l'attribution des marchés) (Approbation du prix par le client). L'exercice des pouvoirs conférés aux termes de la présente disposition fait l'objet d'un rapport soumis trimestriellement au Comité de surveillance d'agence. 14. DÉONTOLOGIE ET CODE DE CONDUITE Les opérations impliquant l'emploi des crédits des pays de la NSPA requièrent la plus grande confiance ainsi qu'une ligne de conduite, une intégrité et une impartialité irréprochables. Le code de conduite de l'otan est strictement respecté