Demandeur. -et- Tierces parties DÉCISION. Le 28 juillet 1999, le demandeur s adresse à l'organisme pour obtenir une copie

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1 DOSSIER N o ROSLIN, Alex Demandeur c. HYDRO-QUÉBEC Organisme public et SAMSON BÉLAIR DELOITTE ET TOUCHE -et- PRICE WATERHOUSE COOPERS Tierces parties DÉCISION L'OBJET DU LITIGE Le 28 juillet 1999, le demandeur s adresse à l'organisme pour obtenir une copie des documents suivants : 1. Tous les rapports concernant l application des règles d éthiques d Hydro-Québec préparés par la Secrétaire générale pour le Conseil d administration depuis le 1 er janvier Tous les bilans de l évolution du plan stratégique d Hydro-Québec préparés par le Vice-président Planification stratégique et Développement des affaires pour le Conseil d administration depuis le 1 er janvier Tous les rapports évaluant «le porte-feuille de risques de l entreprise et son niveau de risques résiduels» préparés par le Vice-président Finances et Chef des services financiers pour le Conseil d administration depuis le 1 er janvier 1997.

2 Tous les rapports concernant la qualité du contrôle dans l entreprise préparés par le Vérificateur général et les vérificateurs externes depuis le 1 er janvier Les rapports concernant l évolution de l application de la philosophie de gestion d Hydro-Québec préparés par le Vice-président Qualité, Changement et Ressources humaines pour le Conseil d administration depuis le 1 er janvier L ensemble de ces documents étant cités dans la Politique «Notre régie d entreprise» entrée en vigueur le 1 er octobre Le 27 août 1999, la directrice Affaires corporatives de l'organisme répond qu aucun rapport, concernant les points 3 et 5 de la demande, n a encore été soumis depuis l entrée en vigueur de la «Politique - Notre régie d entreprise» le 1 er octobre En ce qui concerne les autres points de la demande, l'organisme refuse d y donner accès pour les motifs énoncés aux articles 21, 22, 23, 24, 27, 35, 37, 39 et 41 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1. Le 23 septembre 1999, le demandeur requiert l intervention de la Commission d'accès à l'information du Québec (ci-après nommée «la Commission») pour réviser la décision de l'organisme. À la suite d'une demande d ajouter deux jours d audience à la date fixée pour le 15 juin 2000 et d'une demande de remise accordée, l audience a lieu le 21 février 2001 et est continuée le 22 février L.R.Q., c. A-2.1 (ci-après nommée «Loi sur l'accès» ou «la loi»).

3 LA PREUVE La procureure de l'organisme fait entendre M e Renée Malo, chargée d équipe Régie d entreprise et accès à l information (ci-après nommée «la responsable»). Cette dernière identifie les documents correspondant aux n os 1,2 et 4 de la demande d accès et ajoute qu aucun rapport n a été soumis pour les n os 3 et 5 de la demande. La responsable témoigne, de façon générale, que tous les rapports demandés sont des documents qui doivent être déposés au Conseil d administration (ciaprès nommé «le C.A.») et qui sont décrits au paragraphe 3 intitulé «Reddition de comptes» du document «Politique - Notre Régie d entreprise». Ce document est déposé sous la cote 0-1 et énonce ce qui suit : La secrétaire générale dépose chaque année au conseil d'administration un rapport sur l application des règles d éthique de l'entreprise. Le vice-président Planification stratégique et Développement des affaires dépose chaque année au conseil d'administration un bilan de l évolution du plan stratégique de l'entreprise. Le vice-président Finances et chef des services financiers dépose au conseil d'administration, au moins une fois l an, un rapport d évaluation du portefeuille de risques de l'entreprise et de son niveau de risques résiduels. Le vérificateur général et les vérificateurs externes déposent chaque année leurs rapports sur la qualité du contrôle dans l'entreprise. La responsable dépose, sous la cote 0-2, un extrait de la Loi sur Hydro-Québec 2 qui précise, à l article 4, que les affaires de la Société sont administrées par un C.A. 2 L.R.Q., c. H-5.

4 La responsable dépose, sous la cote 0-3, le Règlement n o précisant, à l article 18, les pouvoirs généraux du C.A., notamment : [...] b) il approuve les orientations, les politiques, les stratégies, les programmes, les objectifs de portée générale et les principes directeurs de gestion de la Société; c) il approuve le plan de développement de la Société, sous réserve de son approbation par le Gouvernement, ou le plan stratégique qui tient lieu de plan de développement; d) il approuve la planification opérationnelle de l'entreprise sur les horizons appropriés...; g) il approuve les états financiers de la Société; [...] Dans ce contexte, le document «Politique - Notre Régie d entreprise» existe pour que le C.A. puisse assumer ses responsabilités et prendre des décisions. Tous ces documents sont préparés uniquement pour le C.A. et à sa demande. Il s agit d'avis et d'orientations donnés au C.A. qu il utilisera dans ses prises de décisions sur toutes les questions qui occupent l'organisme. Ces documents, de conclure le témoin sur ce contexte général, sont confidentiels et font partie de toutes les délibérations du C.A. La responsable dépose, sous le sceau de la confidentialité, les documents correspondant à la demande : 1- le Rapport annuel de L éthique à Hydro- Québec; 2- le Rapport de suivi - Plan stratégique; et 4- les Principales recommandations soumises dans le rapport à la direction relativement au système 3 L.R.Q., c. H-5, r. 1.3.

5 comptable et de contrôle interne 31 décembre Une preuve ex parte est présentée par l'organisme conformément à l'article 20 des règles de preuve de la Commission 4 : 20. La Commission peut prendre connaissance, en l'absence du requérant et à huis clos, d'un document que l'organisme public ou le tiers prétend devoir être soustrait à l'accès en vertu d'une restriction prévue à la section II de la Loi. Au retour du demandeur, le soussigné rend sommairement compte de la teneur des propos tenus en son absence. Après avoir entendu les parties, la preuve ex parte et examiné les documents déposés sous le sceau de la confidentialité, la Commission en dispose comme suit : DOCUMENT 1 : RAPPORT ANNUEL L ÉTHIQUE À HYDRO-QUÉBEC Il s agit d un document de huit pages et des annexes A, B et C composées de 6, 7 et 2 pages respectivement. Le premier document de huit pages a été soumis au C.A. conformément au Règlement de l'organisme déjà cité. C est un outil qui aide le C.A. à prendre des décisions. La divulgation de ce document serait susceptible d avoir des incidences sur les décisions de l'organisme, notamment de nuire à la conduite de l'organisme. De plus, il contient des avis et des recommandations et il est inaccessible en vertu de l article 37 de la Loi sur l'accès :

6 Un organisme public peut refuser de communiquer un avis ou une recommandation faits depuis moins de dix ans, par un de ses membres, un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions. Il peut également refuser de communiquer un avis ou une recommandation qui lui ont été faits, à sa demande, depuis moins de dix ans, par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence. L annexe A contient des avis et des opinions juridiques concernant un cas particulier. Par conséquent, elle est inaccessible en vertu des articles 31 et 37 de la Loi sur l'accès : 31. Un organisme public peut refuser de communiquer une opinion juridique portant sur l'application du droit à un cas particulier ou sur la constitutionnalité ou la validité d'un texte législatif ou réglementaire, d'une version préliminaire ou d'un projet de texte législatif ou réglementaire. L annexe B contient les commentaires de tous les organismes et entreprises qui ont participé aux discussions sur ce sujet avec le C.A. Cette annexe ne fait pas partie de la demande. Elle est donc inaccessible. L annexe C contient un résumé de ce que les autres organismes et entreprises feront relativement à l éthique. Cette annexe ne fait pas partie de la demande. Elle est donc inaccessible. DOCUMENT 2 : LE RAPPORT DU SUIVI - PLAN STRATÉGIQUE La procureure de l'organisme fait entendre M. Serge Bernard, présentement conseiller en planification stratégique de l'organisme. Il a déjà occupé les postes 4 Règles de preuve et de procédure de la Commission d'accès à l'information du Québec, décret

7 de conseiller de groupe de production, conseiller de groupe de planification générale et conseiller en étude économique et énergétique. Le plan stratégique a été adopté par le C.A. en Selon la politique déposée sous la cote 0-3, la direction de l'organisme doit rendre compte annuellement. Le présent document est le premier. M. Bernard est la personne qui a préparé ce document pour le C.A. Il s agit d un avis de la haute direction de l'organisme uniquement pour le C.A. Ce document a un caractère confidentiel. L essence du document porte sur des enjeux commerciaux et financiers. C est un document présenté au C.A. sous forme d acétates dans lesquels les orientations sont ciblées et les difficultés présentées, ce qui provoque la discussion et la prise de décisions pour corriger les lacunes. Selon le témoin, tout ce document est un avis. La page frontispice ainsi que les pages 1 et 2 sont accessibles. LA PAGE 3 L'organisme est une entreprise commerciale. Par conséquent, elle doit toujours être en contact avec le marché pour acheter ou vendre de l électricité. La divulgation de cette page permettrait à un tiers d interpréter les gestes, les décisions et les stratégies de l'organisme. Cela permettrait donc au tiers de mieux connaître la position et les contraintes financières lors des négociations d achat et de vente d électricité ou d actifs à l'organisme. De plus, cela permettrait à un tiers de connaître les orientations de l'organisme et à quel moment certaines décisions seront prises. Cette information, avec celles

8 que les tiers possèdent sur le marché, pourrait influencer le prix de vente ou d achat d électricité. Cette page est donc inaccessible en vertu de l article 22 de la Loi sur l'accès : 22. Un organisme public peut refuser de communiquer un secret industriel qui lui appartient. Il peut également refuser de communiquer un autre renseignement industriel ou un renseignement financier, commercial, scientifique ou technique lui appartenant et dont la divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver une négociation en vue de la conclusion d'un contrat, de causer une perte à l'organisme ou de procurer un avantage appréciable à une autre personne. Un organisme public constitué à des fins industrielles, commerciales ou de gestion financière peut aussi refuser de communiquer un tel renseignement lorsque sa divulgation risquerait vraisemblablement de nuire de façon substantielle à sa compétitivité. LES PAGES 4 ET 5 Le témoin n a aucune objection à remettre ces pages. Elles sont donc accessibles. LA PAGE 6 Les renseignements contenus dans cette page révèlent, d'une part, la façon que l'organisme administre et permettent, d'autre part, de connaître la marge financière de l'organisme. Par conséquent, cette page est inaccessible en vertu de l article 22 de la Loi sur l'accès. LA PAGE 7 Les renseignements contenus dans cette page révèlent l évolution des ventes de l'organisme au Québec et hors Québec. Par conséquent, un courtier en énergie pourrait avoir un avantage sur le prix de l électricité, car il connaîtrait s il y a un surplus ou un gros besoin d électricité. Ces renseignements pourraient nuire de

9 façon substantielle à la compétitivité de l'organisme. Cette page est donc inaccessible en vertu de l article 22 de la Loi sur l'accès. LA PAGE 8 Les renseignements contenus dans cette page révèlent la capacité pour l'organisme de fournir de l électricité. Cette page est donc inaccessible pour les mêmes motifs que la page précédente. LA PAGE 9 Cette page contient un avis, des renseignements qui pourraient avoir une influence sur le prix de l électricité et causer une perte à l'organisme ou procureraient un avantage à un tiers et des renseignements risquant vraisemblablement d'entraver une négociation en vue de la conclusion d'un contrat. Cette page est donc inaccessible pour les mêmes motifs qu énoncés cidessus et en vertu de l article 22 de la Loi sur l'accès. LA PAGE 10 La divulgation des renseignements contenus dans cette page peut avoir une influence sur le prix de l électricité et peut causer une perte à l'organisme. Celle-ci procurerait un avantage à un tiers et pourrait vraisemblablement entraver une négociation en vue de la conclusion d'un contrat. Cette page est donc inaccessible en vertu de l article 22 de la Loi sur l'accès. LA PAGE 11 Les renseignements contenus dans cette page révèlent la stratégie environnementale de l'organisme. Ceux-ci auraient une influence sur les frais de représentation et ralentiraient le développement des projets de l'organisme. De plus, cette page contient un avis. Celle-ci est donc inaccessible.

10 LA PAGE 12 Les renseignements contenus dans cette page révèlent les principaux projets en cours de l'organisme et la connaissance de ces renseignements par un tiers influencerait le prix d achat ou de vente de l électricité. De plus, cette page contient un renseignement financier. Celle-ci est donc inaccessible. LA PAGE 13 Les renseignements contenus dans cette page révèlent les projets engagés et les projets à l étude de l'organisme ainsi que la valeur en dollars de ces derniers. La connaissance de ces renseignements causerait un préjudice à l'organisme, car elle pourrait vraisemblablement entraver une négociation en vue de la conclusion d'un contrat. Cette page contient également un avis et un renseignement financier qui ne sont pas accessibles en vertu des articles 37 et 22 de la Loi sur l'accès. Celle-ci est donc inaccessible. LA PAGE 14 Toute cette page contient un avis et est inaccessible en vertu de l article 37 de la Loi sur l'accès. LA PAGE 15 Cette page contient des renseignements industriels, techniques et financiers. Elle est donc inaccessible en vertu de l article 22 de la Loi sur l'accès.

11 LA PAGE 16 Cette page contient la liste des enjeux et les décisions à prendre. Il s agit donc de secrets industriels que l organisme refuse de divulguer conformément à l article 22 de la Loi sur l'accès. LA PAGE 17 Le témoin n a aucune objection à remettre cette page. Celle-ci est donc accessible. LES PAGES 18 À 23 INCLUSIVEMENT Ces pages contiennent des avis sur la conformité du processus de la planification stratégique et sur le type de consultation effectués lors de la préparation du plan. Il s agit du «savoir-faire» de l'organisme et si un tiers prenait connaissance de ces renseignements, il pourrait les vendre et causer un préjudice financier important à l'organisme. Par conséquent, ces pages sont inaccessibles en vertu des articles 37 et 22 de la Loi sur l'accès. LE DOCUMENT 3 : LES PRINCIPALES RECOMMANDATIONS SOUMISES DANS LE RAPPORT À LA DIRECTION RELATIVEMENT AU SYSTÈME COMPTABLE ET DE CONTRÔLE INTERNE Il s agit d un document de 26 pages. La responsable témoigne que ce document est préparé par les vérificateurs externes à la demande du C.A. Toutes les pages de ce document contiennent trois colonnes dont les deux premières sont des recommandations des vérificateurs externes et la troisième, un avis sur la gestion des unités de l'organisme. Par conséquent, ce document en entier est inaccessible en vertu de l article 37 de la Loi sur l'accès. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

12 ACCUEILLE, en partie, la demande de révision; et ORDONNE à l'organisme de remettre au demandeur les documents qui lui sont accessibles, tel qu'il a été déterminé ci-dessus. E. ROBERTO IUTICONE Commissaire Montréal, le 11 juin 2001 M e Lucie Lalonde Procureure de l'organisme