CONSULTATION EVENEMENTIELLE FEAL3 (Forum on European Automotive industry in Lille)

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1 CONSULTATION EVENEMENTIELLE FEAL3 (Forum on European Automotive industry in Lille) Le Pôle Automobile est une association créée en 2011 à l initiative de l Etat, de la Région et des industriels de l Aria (Association Régionale de l Industrie Automobile) pour accompagner les entreprises industrielles sur différents axes stratégiques nécessaires à leur pérennité et à leur développement tels que : - Soutien financier - Compétitivité et Performance, - Emploi et Compétences, - Innovation - Internationalisation et Promotion de la filière Automobile. Pour chaque axe a été monté un comité spécialisé piloté par une structure externe et mettant en place différentes actions. C est au sein du Comité spécialisé «Internationalisation et Promotion de la filière Automobile» piloté par Nord France Invest, qu a été décidé en 2012 de mettre en place un évènement de dimension internationale. OBJECTIFS DE L EVENEMENT : PROMOUVOIR ET FAVORISER L INNOVATION - Rappeler que l industrie automobile occupe une place forte dans le paysage de l innovation industrielle. - Développer et susciter l intérêt de l innovation à travers les différentes conférences - Favoriser et contribuer davantage au développement de partenariat entre les différents acteurs de la filière automobile (startups, PME, universités, ) afin de créer des synergies entre ces acteurs qui permettront de faire entrer de nouvelles idées et technologies au sein de leurs organisations - Sensibiliser les industriels Automobile régionaux à l'importance d entretenir une démarche d innovation et de travailler dans un contexte international RESEAU ET VEILLE COMMERCIALE - Favoriser à l'échelle régionale et internationale, les échanges et partenariats entre acteurs Automobile (entreprises, laboratoires, centres techniques et clusters Automobile) pour collaborer et partager les savoir-faire liés à l innovation et la R&D - Amener nos entreprises régionales à entretenir et développer une veille commerciale et des liens commerciaux à l international. RAYONNEMENT DE L INDUSTRIE AUTOMOBILE DES HAUTS-DE-FRANCE - Faire savoir et rappeler que la Région Hauts-de-France est une région industrielle Automobile incontournable en Europe et la positionner comme un Leader de l industrie Automobile en Europe.

2 EFFECTIF ET PUBLIC SOUHAITES : minimum 200 participants essentiellement dirigeants industriels de l Automobile dont 1/3 venant de la région, 1/3 de la France (hors région Hautsde-France) et 1/3 de l Europe et de l international, grâce à l intervention d orateurs de haut niveau. HISTORIQUE : Les précédentes ont eu lieu en novembre 2013 et juin 2015 et se sont déroulées à l hôtel Casino Barrière de Lille. DATE : La 3ème édition aurait lieu le 21 ou 28 juin LIEU : Lille (ou une autre grande ville régionale? L accès étant un critère de choix important.) PILOTE : Cet évènement est organisé par le, qui lance cette consultation. Il est piloté par une Comité de Pilotage, et porté par l Aria. Cette consultation a pour objet d être accompagnés non seulement sur l organisation de ce forum mais également sur la définition de son contenu et si possible la recherche d intervenants notamment à l échelle européenne. Décomposition en 2 postes : Nous demandons aux prestataires répondants à cette consultation une réponse pour l ensemble des éléments cités au sein des 2 postes présenté (Poste 1 : prestations principales, poste 2 : options), dans la mesure de leurs possibilités. En fonction des réponses, le Pôle Automobile se réservera le droit d attribuer ou non au prestataire choisi les missions liées à ces options. Missions souhaitées Le prestataire retenu sera tenu d organiser l événement Forum Automobile notamment en assumant, en lien avec l Aria et le Pôle Automobile les missions suivantes. Il est à noter que pour l ensemble de celles-ci, il est attendu du prestataire qu il puisse être force de propositions et de conseils pour optimiser le succès de l évènement. Programme et contenu (Poste 2 : options) Recherche et définition de contenu, notamment à l échelle Européenne et élaboration du programme des conférences et des ateliers en lien et en accord avec le Pôle Automobile et l Aria. Ce programme devra être tourné vers l INNOVATION de manière générale et dans divers domaine (technologie, usages, stratégies, etc ). Il devra être suffisamment original et attractif pour attirer le public ciblé. Recherche d intervenants : idéalement le prestataire disposera d un carnet d adresses riche en experts Automobile qui pourraient intervenir lors de l évènement. La qualité des intervenants contribuant aussi à attirer le public ciblé.

3 Prise de contact et sollicitation des intervenants potentiels et mise en lien avec les journalistes animateurs que le Pôle Automobile et l Aria auront rencontrés et retenus. Les interventions se faisant sur la base du volontariat, il sera donc important que le relationnel soit soigné et efficace. NB : dans la mesure du possible, nous aimerions cette année une animation et des interventions en anglais. Communication Poste 1 : Prestations principales Assistance dans la mise en place et la mise en œuvre d une stratégie de communication globale avant l évènement et post évènement. Rédaction et aide à la rédaction de contenu des différents supports, posts internet et mailings. Diffusion de la communication autour de l évènement vers les publics ciblés (industriels, clusters et laboratoires de recherche Automobile en France et à l étranger) : idéalement, le prestataire sera en mesure de fournir un carnet d adresses correspondant à la cible de l évènement. Il s engagera à relayer, diffuser l information et promouvoir l évènement de manière optimale. Le prestataire devra également être en mesure d identifier la presse spécialisée automobile étrangère et y acheter, en accord avec l Aria et le Pôle Automobile, des espaces publicitaires dans lesquels insérer des encarts publicitaires de l évènement. (ces coûts ne sont pas à inclure dans votre proposition) Publicité et relations presse : établir un plan médiatique et une base de données de media, développer une boîte à outils média (communiqués de presse, interviews, ), rédaction et transmission des communiqués de presse en lien avec l Aria et le Pôle Automobile et organisation d une ou deux conférence(s) de presse (presse spécialisée auto). Aide, conseil et relecture par rapport à la communication protocolaire, notamment concernant l invitation des élus et autres VIP (Préfet, Président de Région, Présidents d agglomérations, Ambassadeurs éventuellement, ). Poste 2 : options Communication print : rédaction de supports papier, réalisation de panneaux, bannières, cartes, impression des documents à distribuer aux participants* Communication web : conseil et assistance pour mettre en place et en application un planning éditorial pour l animation sur les réseaux sociaux, du site internet, voire la création d une newsletter. Suivi hebdomadaire en lien avec le Pôle Automobile. Reprise si possible ou refonte et gestion du site internet dédié à l évènement (dont le Pôle Automobile sera propriétaire du nom de domaine et le restera après l évènement. Le site devra être conçu de manière à être exploitable par un éventuel autre prestataire lors des éditions suivantes) Traduction des outils de communication : il ne s agira pas de transmettre une traduction des documents français mot à mot, mais de proposer une réécriture éventuelle correspondant à la manière dont l aurait rédigée une personne dont ce serait la langue maternelle et qui connaitrait les mots utilisés le plus fréquemment dans le milieu

4 professionnel de l industrie automobile. Les traductions devront donc être professionnelles et correspondre aux usages de l industrie Automobile. Si ces traductions seront pour la plupart en anglais (site, internet, post sur les réseaux sociaux, Flyers, invitations, mailings ) il est également à prévoir des traductions en allemand, néerlandais, italien, espagnol, voire d autres pays européens, notamment pour les articles destinés à la presse Automobile en vue de promouvoir l évènement à l étranger. *Liste des supports réalisés lors des éditions précédentes disponible en annexe. Organisation et Logistique Le déroulé prévu pour ce Forum devrait être le suivant La veille 1 diner convivial, précédé d une présentation avec projection. Environ 50 personnes Le jour J (horaires indicatifs) 8h30: environ : Arrivée des participants, café d accueil 9h: Introduction Ateliers techniques, 9h45: Atelier 1 10h45 : Pause café 11h15 : Atelier 2 12h15: Cocktail déjeunatoire 14h15 Introduction ateliers économiques 14h45: Atelier 3 15h45: Pause café 16h15: Atelier 4 17h15: Conclusion 18h30 Cocktail de clôture 20h: Dîner de Gala (environ 150 personnes) Le lendemain Des visites d entreprises régionales seront à organiser (gratuites) Poste 1 : Prestations principales Etablir un rétro-planning et animer mensuellement la réunion du Comité de Pilotage afin de faire le point sur le projet, son programme, son plan d actions, ses avancements et définir au fil de l eau le «qui fait quoi» Organisation de la logistique générale avant l événement et sur place (une recherche préalable de lieux en région a déjà été faite, néanmoins, nous restons ouverts à vos idées et propositions)

5 Suivi du budget global en lien avec l Aria Contact et coordination avec le lieu d accueil de l évènement tout au long de la préparation de l événement Etablissement de la liste d émargement et des badges Aide à la logistique sur place Coordination des différents prestataires (lieu d accueil, hôtesses, traducteurs, etc.) Prise de contact avec les sites à visiter et organisation logistique pour ces visites le lendemain de l évènement Poste 2 : options Gestion des inscriptions et des règlements : pour cela, une coordination avec l Aria, l administrateur du site du FEAL et celui du Pôle Automobile sera indispensable afin que les participants n aient pas à entrer deux fois leurs données d inscription. (Il est à noter que la base de données élaborée à partir des inscriptions sera propriété du Pôle Automobile et devra dans tous les cas lui être remis régulièrement au format Excel. Le prestataire s engagera à la plus grande discrétion quant à celle-ci et à ne pas la diffuser à d autres organismes) Gestion des inscriptions aux visites de sites (celles-ci devraient être gratuites) Sponsoring (Poste 1 : prestations principales) Mise en œuvre de tous les moyens possibles afin de rechercher des sponsors, commercialiser l évènement (la liste des «prospects sponsors» sera à faire valider en amont auprès du Pôle Automobile) et déterminer avec eux les conditions de leur participation à l événement. Proposition et gestion des packagings Gestion des sponsors et de leurs règlements : rédaction des conventions, etc. en lien et accord avec l Aria Délai : Les offres sont à remettre au plus tard le lundi 9 octobre 2017 à midi. Réponse par voie électronique : Les réponses sont à envoyer par voie électronique à cspriet@poleautohdf.fr

6 Budget: Le montant du budget alloué à cette manifestation n est pas communiqué. La proposition budgétaire devra correspondre et détailler les 4 lignes budgétaires ci-dessus : - Programme et contenu - Communication - Organisation et Logistique - Sponsoring En précisant les lignes correspondant aux différents postes (1 et 2) et préférablement euxmêmes détaillés. Les seuls coûts à prendre en compte dans votre proposition sont ceux de votre service. Ne sont pas à prendre en compte dans votre proposition les coûts liés aux autres prestataires tels que : - Le lieu d accueil - Les budgets de publicité dans la presse - Les impressions et supports - Les transports de personnes Critères de sélection de l agence : - Connaissance de la filière automobile industrielle - Adaptabilité et capacité à travailler de manière collégiale - Implication et le degré d investissement dans notre évènement - Compétences et savoir-faire techniques - Compréhension de notre besoin et la réactivité - Réseau et capacité à mobiliser des experts et ainsi le public ciblé - Tarifs Négociation Le Pôle Automobile et l Aria se réservent un droit de négocier avec les 3 meilleurs candidats après une première analyse des offres.

7 ANNEXE : Liste des supports de communication réalisés lors des précédentes éditions : Print Conception de l'invitation au dîner Conception de l'invitation générale Conception graphique d'un dossier de presse A4-4 pages Conception du Programme A4 fermé - 4 pages Encarts presse : 4 ex Web Signature électronique mail FEAL 3 Conception du «Save the Date» électronique ( ing) Bannières gif animées : 10 ex Rolls-up et Stand Display carton 90 x 200 cm - avec distributeur de flyers A5 Stand Parapluie - Cartographie des acteurs de la filière industrielle Automobile (3365 x 2225mm Format face visible : 2019 x 2225mm) Rolls-up - Welcome et Goodbye - 80x200cm : 2 ex Roll-up - Logo partenaires - 80x200cm Roll-up - Chiffres clefs de l industrie Automobile (Pole Automobile) 80x200cm Print «Pole Automobile» Pochette à rabat «Pole Automobile «Signet «Pole Automobile» Lanyards «Pole Automobile»