PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

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1 ORGANISATION AFRICAINE DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE (OAPI) AFRICAN INTELLECTUAL PROPERTY ORGANIZATION (OAPI) Yaoundé, du 11 au 13 Septembre 2012 TERMES DE REFERENCE PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

2 I Contexte Le 13 septembre 1962, est signé à Libreville, l'accord portant création de l'office Africain et Malgache de la Propriété Industrielle (OAMPI). Cet Accord est révisé à Bangui le 2 mars 1977 pour donner naissance à l'organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI). Le 13 septembre, date anniversaire de la création de l OAPI a également été institutionnalisée «journée africaine de la technologie et de la propriété intellectuelle» par les Chefs d Etat et de Gouvernement de l Organisation de l Unité Africaine (OUA) réunis, le 14 juillet 1999, à Alger, lors de la 35 ème session ordinaire de leur conférence. En 2007, le Conseil d administration de l Organisation a décidé de célébrer de manière solennelle cette journée dans les Etats membres. L édition 2012 de cette célébration est toute particulière car elle coïncide avec le cinquantième anniversaire de l Organisation. Ce sera l occasion de faire la promotion des activités de propriété intellectuelle, développer la notoriété de l Organisation et dynamiser son image de marque. Il sera particulièrement question de : Sensibiliser davantage le public à la façon dont les titres de propriété intellectuelle influent sur la vie quotidienne ; Faire mieux comprendre comment la protection des droits de propriété intellectuelle permet de favoriser la promotion de la créativité et de l innovation ; Célébrer la créativité, ainsi que la contribution des créateurs et des innovateurs au développement de la société dans les Etats membres ; Encourager le respect des droits de propriété intellectuelle des tiers ; Faire davantage connaître l Organisation et ses missions. La célébration prévue du 11 au 13 septembre 2012, comprendra les manifestations ci-après : Conférence des Ministres pour faire le point sur la mise en œuvre de la déclaration de Dakar ; Conférence des Ministres sur les questions relatives à la situation du 2

3 droit d auteur dans les Etats membres de l OAPI ; Forum de haut niveau sur la contrefaçon ; Conférences-débats abordant les questions d actualité sur la propriété intellectuelle ; Campagnes de sensibilisation sur la propriété intellectuelle (Caravane OAPI, journées portes ouvertes, jeux concours, etc.) ; Grande soirée culturelle africaine avec la participation d artistes de renom ; Activités sportives ; Diner de Gala. Sont attendus à la célébration : Les Ministres en charge des questions de propriété intellectuelle et de la culture des seize (16) Etats membres de l OAPI ; Les membres du Gouvernement camerounais ; Les membres du Corps diplomatique ; Les experts des Etats membres accompagnant les Ministres ; Les experts internationaux ; Les offices partenaires de propriété industrielle ; Les partenaires au développement ; Les chambres de commerce ; Les organisations patronales ; Les sociétés de gestion collectives de droit d auteur ; Les personnalités du monde universitaire et de la recherche etc II - Objectifs assignés à la communication L objectif majeur assigné à la communication est la médiatisation, tant à l intérieur du territoire OAPI, plus spécifiquement au Cameroun, qu à l extérieur, afin de faire connaître largement l événement auprès des publics cibles et susciter une participation massive des publics nationaux. 3

4 Plus spécifiquement, la campagne de communication devra permettre de : Développer la notoriété de l événement au plan national et international ; Valoriser l image de l OAPI à travers des supports diversifiés et une distribution efficace desdits supports ; Susciter la participation massive du public de Yaoundé à l événement. La cible est constituée de : les inventeurs et innovateurs ; les artistes ; les institutions de recherche et les universités ; les opérateurs économiques ; les médias ; le grand public. III - Profil du prestataire Les critères sur lesquels le prestataire sera retenu sont les suivants : La présentation technique et la fluidité du dossier de soumission ; La notoriété et l expérience de l agence dans la conception et la mise en œuvre de campagnes événementielles ; La disponibilité du prestataire. Pour la conclusion des différents partenariats notamment avec les supports médiatiques et les agences de régies publicitaires (s il y a lieu), le prestataire travaillera en tandem avec l OAPI. IV- Travail attendu du prestataire 4.1 Production des supports imprimés et sérigraphie Production et distribution des supports de promotion (affichage routière et dynamique, de même que des banderoles avec pose et dépose) ; Production des supports imprimés et sérigraphiques ; Conception et production du «livre du cinquantenaire». 4

5 DESIGNATION CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DESIGNATION CARACTERISTI- QUES TECHNIQUES Affiches Format : 40 x 60 cm Papier : couché moderne brillant 135g/m 2 R quadri Quantité : 1000 Flyers Format : cm quadri r/v Papier : couché brillant 135g Quantité : Affiches routières Format : 4m x 3m Support : En vinyle autocollant Recto quadri Quantité : 30 Dossiers de presse + 5 à 10 fiches intérieures Quantité : 100 Format : chemise navane à un rabat / 45,8 x 38,5cm Papier : couverture sur couché moderne brillant 300g/m 2 + finition : pelliculage + collage d une patte fiches intérieures sur offset 80g/m 2 R /V bichro couverture / R en bichro fiches intérieures Livre du cinquantenaire Format : A4 / 40 pages Papier : couché moderne brillant couverture 200g/m 2 / intérieur 130 g/m 2 R / V quadri couv. Intérieur quadri Quantité : 2000 Autocollants circulaires Quantité : 500 Format : diamètre 30 cm Papier : vinyl blanc 90g/ m 2 R quadri Badges accréditation sécuritaire Format : 7,5 x 10 cm Support : en PVC avec chaînette R quadri Quantité : 400 Typons presse pour insertion, prise en main sur CDs N/B et quadri 5

6 Plaquette évènementielle Dépliants institutionnels Panneaux indicatifs Format : A4 / deux volets Papier : couché moderne brillant 170g/m 2 R /V quadri Quantité : 2000 Format : A4 3 volets Quantité : 5000 Format : 80x40 cm Support : PVC perforé avec 3 accroches quadri R, Quantité : 25 Banderoles (Modèle)) + Supports Quantité : R / V 20, R 20 Supports indoor (kakemonos) Quantité : 04 Chèque géant Quantité : 10 Cartons d invitation Format : 8 x 0,65 m Support : tyvek R /V Format : 2x0, 65 m Support : tyvek quadri R Quantité : Productions audio-visuelles et multimédia Réalisation d un spot publicitaire TV en français et en anglais; Réalisation des bandes annonce Radio en français et en anglais; Les pré-tests devront être réalisés. 4.3 Contact medias et diffusion Le prestataire devra : Proposer des plans support pour l ensemble de médias retenus ; Vérifier la disponibilité des emplacements auprès des supports ; Négocier l achat d espaces auprès des supports à des coûts avantageux ; Assurer la pige presse et en faire un rapport ; Réaliser un press-book événementiel. Faire toute autre proposition pertinente en terme de choix de supports, au regard des objectifs définis. 6

7 Les médias proposés sont les suivants : MEDIAS Télévision Radio Presse SUPPORTS Africa 24 RFI Jeune Afrique France 24 Africa N 1 Le quotidien national TV5 Afrique Chaînes nationales Presse cybernétique (à déterminer) Chaîne nationale Chaînes privées Chaînes privées NB. Cette liste n est qu indicative. En fonction des critères d audience et d impact entre autres, l agence devra proposer tout autre support Un chronogramme d exécution de toutes les activités retenues devra être établi et remis à l OAPI ainsi que des rapports d activités sur une période définie de commun accord, sur les activités effectuées et les programmes des activités à effectuer sur la base desquels l OAPI exercera un contrôle sur l Agence. 4.4 Campagne de mailing et SMS Le prestataire devra proposer une stratégie visant à mener une campagne d envoi massif de mails et de SMS au public pouvant être intéressé par l évènement. Cette campagne s adresse aussi bien au public résidant au Cameroun qu à celui de la diaspora. 4.5 Caravane mobile Au cours de la période de célébration du Cinquantenaire, une caravane de sensibilisation sur la propriété intellectuelle sillonnera les artères de grand trafic de la ville de Yaoundé. Cette activité de promotion de la propriété intellectuelle et de l OAPI se veut également un intermède festif et culturel devant permettre à l Organisation de créer un lien de proximité avec le public cible de Yaoundé et la jeunesse scolaire et estudiantine en particulier. Le prestataire est chargé de proposée un schéma d organisation détaillé pour la mise en œuvre de cette activité (matériel roulant, articles promotionnels, itinéraires, programme, etc.). 7

8 4.6 Reportage photo et vidéo Le prestataire assurera la couverture des points forts des manifestations (cérémonies d ouverture et de clôture, exposition, séminaires et ateliers, caravane mobile, etc.) et produira : des albums photos et des CD des CD d images Un publi-reportage de 26 mn maximum sur l ensemble 4.7 Production d articles publicitaires Le prestataire présentera ses meilleures offres pour la fourniture des articles publicitaires : T-shirt, Casquettes, Cartable, Stylo, etc. 4.8 Hôtesses Au besoin le prestataire pourra être sollicité pour la mise à disposition des hôtesses suivant l opportunité. Le nombre et les détails supplémentaires seront indiqués en temps opportun. 4.9 Décoration Suivant la nature des locaux, le prestataire pourrait être sollicité pour procéder à la décoration Régie publicitaire L agence sera sollicitée pour prospecter les annonceurs intéressés par les supports publicitaires de l évènement. Dans cette opération, l agence retenue sera rémunérée sur la base d un pourcentage des ventes, dont l offre devra indiquée les prétentions. V- Evaluation post-événementielle L agence devra présenter une méthodologie d évaluation post-événementielle, à travers : des instruments de mesure ; la procédure d analyse et de traitement des données ; 8

9 un rapport de synthèse ; des recommandations. NB. Rémunéré sur la base des honoraires, le prestataire devra indiquer ses prétentions et les motiver. 9

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