Sauvegarde et protection des documents

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1 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p 1 Sauvegarde et protection des documents Sauvegarder un document consiste à en conserver une copie, pour le mettre à l abri ou pour y revenir ultérieurement. L enregistrement simple d un document est déjà un acte de sauvegarde. Nous ne parlerons pas ici de la protection des données par mot de passe ou par cryptage. Avec ce tutoriel, vous apprendrez à : réaliser vos dvds de restauration, comprendre où vous enregistrez votre document, choisir votre support de sauvegarde, assurer la pérennité de votre sauvegarde, éjecter le périphérique en toute sécurité, graver un cd ou un dvd. 1. N oubliez pas de créer vos DVDs de restauration! Le premier acte de sauvegarde et de protection que vous avez à réaliser, lorsque vous devenez l heureux propriétaire d un ordinateur, c est la création des dvds de restauration, ou de «récupération système» De quoi s agit-il? Il s agit de mettre sur un support externe le programme Windows contenu dans votre ordinateur, pour le cas d une réinstallation éventuelle Pourquoi est-ce important? Bien que le programme Windows soit généralement présent sur une partition séparée, à des fins de réinstallation, personne n est à l abri d un besoin de réinstallation à partir d un support externe (généralement à l occasion de mort de votre disque dur). Puisque votre système d exploitation compte pour une centaine d euros dans le prix d achat de votre ordinateur, mieux vaut ne pas se priver de la possibilité d utiliser votre licence légale, généralement collée sur votre boîtier Comment procéder? Commencez par vous munir d un nombre conséquent de dvds. Le nombre de supports varie, de 1 à 5, parfois plus. Et comptez quelques supports supplémentaires pour les cas où la gravure aurait échoué.

2 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p 2 Vous pouvez également utiliser une clé usb, d un minimum de 16 Go pour certains Windows 8. À noter que cette clé ne sera plus utilisable pour stocker d autres fichiers, tant que vous serez susceptible d avoir besoin du Windows qu elle conserve. Généralement, le fabricant de votre ordinateur a placé un programme qui vous rappelle régulièrement que vous n avez pas créé les supports. Si c est le cas, cliquez simplement sur la fenêtre et laissez-vous guider. Si tel n est pas le cas, rendez-vous dans Démarrer Tous les programmes et cherchez un dossier au nom de votre marque, souvent associé aux mots «Support», «Sauvegarde» ou «Recovery» (voir notre exemple Figure 1). Figure 1 Un exemple de programme de création de supports de restauration Mon conseil : Conservez précieusement ces disques en notant les indications demandées (généralement les numéros d ordre des disques), ainsi que la marque de l ordinateur et le type de Windows. 2. Enregistrer un document Comme indiqué dans notre introduction, enregistrer un document constitue déjà une sauvegarde du fichier.

3 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p Bien comprendre l explorateur de fichiers, pour mieux se repérer L explorateur, ou gestionnaire de fichiers, est accessible en cliquant sur l icône. Voici quelques éléments qui vous permettront de vous orienter (voir Figure 2). 1. L endroit précis où je me trouve : le dossier «Bibliothèques», sous-dossier «Images», sous-sous-dossier «Mes Images», sous-sous-sous-dossier «Club». On retrouve tous ces éléments dans le bandeau gauche de l explorateur. 2. Un des sous-dossiers de «Club». Il est présélectionné car il est bleuté, et son nom apparaît tout en bas de l écran. Ce dossier est également visible dans l arborescence, dans le bandeau gauche. 3. Un triangle blanc, pointant à droite : le dossier devant lequel il figure contient des sous-dossiers. 4. Un triangle noir, pointant vers le coin inférieur droit : le dossier est ouvert, ce qui nous permet de voir quels sous-dossiers il contient Enregistrer un document Dans la plupart des logiciels, l enregistrement se passe dans le menu Fichier Enregistrer. Le menu Enregistrer sous sauvegarde également votre document, mais en en créant une copie. Ce qui permet de ne pas toucher à un original. L important, dans la sauvegarde, c est surtout d être en mesure de retrouver son document. Voici donc quelques conseils simples (voir Figure 3) : 1. Donnez un nom explicite à votre document. Évitez les espaces et les accents. Pour aérer le nom, pensez à utiliser le trait de soulignement _ («underscore» en anglais), placé sous le N hésitez pas à créer des sous-dossiers pour classer vos documents en fonction du sujet ou de leur genre. 3. En cochant cette case, vous avez la possibilité, dans Libre Office, de verrouiller l accès à votre fichier par mot de passe. Si nécessaire, vérifier que votre logiciel vous offre cette possibilité. 3. Assurer la pérennité de ses documents 3.1. Multiplier les copies Pour éviter au maximum la perte de vos fichiers, sauvegardez-les sur 3 supports différents. Pour certains documents très importants, il peut être intéressant d en conserver un tirage papier.

4 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p 4 Figure 2 Se repérer dans le gestionnaire de fichiers

5 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p Choisir son support Figure 3 Savoir où l on enregistre son fichier Le choix du support de stockage dépend bien sûr de la taille des fichiers à préserver. Pour vous aider, je vous donne un comparatif des différents moyens de stockage des données (voir Tableau 1). Bien sûr, il est préférable de conserver ces supports dans de bonnes conditions. Les disques sont particulièrement fragiles et nécessitent quelques précautions, à savoir 1 : N optez pas pour les dvds ré-inscriptibles pour conserver vos données. Choisissez une vitesse de gravure raisonnable (4x ou 8x) qui limite les risques d erreur sans perdre trop de temps. Protégez le graveur des vibrations. Si la gravure échoue, changez de marque de dvd (certainement mal acceptée par le graveur). Stockez vos dvds dans un endroit sec, à l abri de la lumière et à température constante. Et idéalement, faites-en deux copies : une pour la conservation et l autre pour la consultation. Maniez vos disques avec précaution. 1. Retrouvez plus d informations sur cd-rw-dvd-r-cd-x16-comment-sy-retrouver

6 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p 6 Disque dur Type Taille Remarques Visuel de 300 Go à 1 To interne ou externe Clé USB Carte Compact Flash de 2 Go à 32 Go de 4Go à 32 Go dans certains appareils photos Carte SDHC de 2 Go 16 Go idem Carte mini SD Carte micro SD de 2 Go à 16 Go de 2 Go à 32 Go idem dans les téléphones portables Disquette 1,4 Mo pour information : lecteur présent dans les anciennes unités centrales Compact Disc Rom Digital Versatile Disc Rom Blu Ray 650 Mo nécessite un lecteur spécifique pour lire et/ou écrire (graver) 4,7 Go idem de 25 Go à 100 Go d aspect identique à un cd, mais qui nécessite un lecteur particulier Table 1 Quelques types de supports de stockage

7 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p Que penser du cloud? Vous avez également la possibilité de stocker vos documents dans le cloud ou «le nuage» (pour parler français). Vous avez peut-être entendu parler de «Skydrive» (le cloud de Microsoft, associé à Messenger) ou de «Google Docs» (celui de Google, associé à Gmail), ou encore de «Dropbox», «Google +» (dont fait maintenant partie Picasa),... Il s agit de serveurs qu on appelle distants, sur lesquels ces marques vous proposent de stocker vos données. En principe, on vous offre la possibilité d en stocker une certaine quantité gratuitement (autour de 5 Go), avec la possibilité d acquérir plus d espace. L avantage principal est que vos documents sont accessibles partout, à condition d avoir un moyen de se connecter à internet. L inconvénient est que vos documents peuvent devenir la propriété de l hébergeur. Lisez bien les contrats pour vous assurer de ce que les fournisseurs veulent faire avec vos données Préférer un format ouvert Chaque fichier est enregistré selon un format particulier, spécifié par son extension, et déterminé par son type (fichier texte, feuille de calcul, image,...) et le logiciel qui l a généré. Si on veut avoir une chance que le document soit pérenne, il faut privilégier au maximum l ouverture. Si vous ne savez pas quel type de format propose un nouveau logiciel, utilisez plutôt les logiciels fournis à l installation de votre Windows, sans garantie. Si vous souhaitez un logiciel répondant à un besoin particulier, reportez-vous plutôt sur un logiciel libre. Vous en trouverez un très grand nombre sur Framasoft. net 3.4. Garder un œil sur les mutations technologiques Il est également prudent de s adapter aux changements du matériel ou de rester vigilant. Pour éviter les problèmes liés à l abandon d un type de matériel, pensez à transférer vos données sur un support plus moderne avant qu il ne soit trop tard (prenez l exemple des cassettes VHS, des vidéos super 8, des disques vinyles,...), ou à conserver un lecteur de chaque type en état de fonctionnement. 4. Retirer proprement son matériel USB Retirer votre disque externe ou votre clé usb sans précaution préalable reviendrait à ôter une cassette audio sans arrêter la lecture : vous risquez de perdre des données.

8 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p 8 Alors : soit vous éteignez votre disque dur au préalable, s il est doté d un interrupteur, soit vous éteignez l ordinateur, soit vous retirez le périphérique en toute sécurité. Pour cela : cliquez sur le triangle situé en bas à droite de votre écran, et cliquez sur le symbole de l USB pour demander l éjection du périphérique (voir Figure 4). Figure 4 Demander l éjection du média Si plusieurs appareils sont branchés en USB, vous devrez choisir celui à débrancher dans la liste. Ne retirez le câble USB que lorsque vous y êtes invité (une fenêtre vous préviendra - voir Figure 5). Figure 5 Invitation à débrancher le périphérique 5. Graver un CD ou un DVD Pour stocker ses documents sur un cd ou un dvd, il faut les «graver». En principe, le menu de gravure est disponible depuis l explorateur de fichiers (voir Figure 6. Si vous avez un logiciel spécifique, permettant la gravure de fichiers, déjà installé sur votre ordinateur, vous aurez, à l insertion d un support dans le lecteur, la possibilité de le choisir dans la fenêtre d exécution automatique (voir Figure 7).

9 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p 9 Figure 6 Graver un CD depuis le gestionnaire de fichiers Figure 7 Insertion d un CD : fenêtre d exécution automatique

10 Sauvegarde et protection des documents 16 avril 2013 p Graver un CD avec le Lecteur Windows Media Voici comment procéder pour graver des musiques sur un cd, à l aide du logiciel «Lecteur Windows Media» présent sur les ordinateurs équipés de Windows 7 ou Windows Vista. 1. Ouvrez le lecteur Windows Media, soit en le choisissant dans la fenêtre d execution automatique (voir Figure 7), soit en le lançant à partir de la liste de tous les programmes (bouton.

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