Compte-rendu. Réunion du Bureau Naître en Alsace. 18 février 2015

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1 Réunion du Bureau Naître en Alsace 18 février 2015 Présents : - Pr Pierre KUHN, Président - Dr Didier CHOGNOT, Secrétaire - Pr Bruno LANGER, Trésorier - Dr Benoît ESCANDE, Coordinateur médical - Mme Geneviève CREUTZMEYER, Coordinateur sage-femme cadre - Mme Iryna GONCHARUK, Responsable communication - M. Hamza SADAOUI, Biostatisticien Excusés : - Dr Michèle LEHMANN, Vice-présidente 1. RMM régionale La RMM régionale se tiendra le 17 avril 2015 de 14h à 18h au CH de Sélestat. Les membres du Bureau prennent connaissance des résultats du questionnaire sur la perception de la RMM régionale. Ils valident le programme suivant : 14h00-14h15 14h15-15h00 15h00-15h30 15h30-15h45 15h45-18h00 Résultats de l enquête sur la perception de la RMM régionale Cadre médico-légal de la RMM Cadre fonctionnel de la RMM Pause Cas cliniques Les membres du Bureau sélectionnent deux cas cliniques sur quatre proposés. Le choix des présentateurs sera fait par les équipes. Le Pr Bruno LANGER est désigné en tant qu expert pour le 1 er cas clinique. Le Dr Charles GILLIOT sera sollicité en tant qu expert pour le 2 e cas clinique. La modération de la RMM régionale sera assurée par les médecins pédiatres. Pour la 1 re édition, la RMM régionale n est pas labélisée en tant que formation DPC. La proposition du cabinet d avocats ADVEN concernant la présentation du cadre médico-légal de la RMM est retenue. Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 1

2 Il est décidé de refaire un questionnaire sur la perception de la RMM régionale dans un an afin de mesurer l évolution des attentes des professionnels de santé. La procédure d organisation de la RMM régionale est décrite dans l Annexe Journée du Réseau 2015 La Journée annuelle du Réseau aura lieu le 20 novembre 2015 et se déroulera à l Hôtel du Département du Bas-Rhin (Place du Quartier Blanc, Strasbourg). Les locaux sont mis à disposition à titre gracieux par le Conseil Général du Bas-Rhin. Compte tenu des propositions des participants à la Journée du Réseau 2014 et des objectifs du CPOM, les membres du Bureau émettent le préprogramme suivant : 8h30 9h00 9h00-10h30 10h30-11h00 11h00-12h00 12h00-13h30 13h30-15h00 15h00-15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 Accueil des participants Données épidémiologiques Pause Dépression du post-partum Pause déjeuner MAP : actualités de la prise en charge des MAP, accompagnement psychologique, transferts, extrême prématurité Pause Anoxie fœtale et hypothermie Peau à peau Le tarif pour les stands est fixé à hauteur de TTC par table. La Journée du Réseau reste gratuite pour les participants. Une contribution financière à hauteur de 20 TTC leur sera demandée s ils souhaitent participer au déjeuner-buffet. La réservation des billets et de l hébergement pour les intervenants extérieurs se fera par la Cellule de Coordination. 3. Règlement intérieur Les membres du Bureau valident le règlement intérieur tel qu il est présenté dans l Annexe 2. Conformément à l Article 17 des statuts associatifs, il est immédiatement applicable et sera soumis à ratification lors de la prochaine Assemblée Générale du Réseau. 4. Données PMSI Les membres du Bureau décident de réunir la Commission Scientifique afin de discuter d'indicateurs supplémentaires qui pourraient être analysés. Toutes les commissions du Réseau seront également invitées à proposer des indicateurs spécifiques à leurs problématiques de travail. Les membres du Bureau saluent l initiative du Dr Benoît ESCANDE d aller à la rencontre des équipes de chaque maternité pour présenter les résultats des données PMSI. Il est décidé de définir les modalités de communication des indicateurs PMSI lors de la prochaine réunion du Conseil d Administration. Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 2

3 5. Convention de partenariat Les membres du Bureau estiment nécessaire de conclure des conventions de partenariat afin de formaliser la coopération avec les organismes suivants : URML Alsace Ecole des sages-femmes de Strasbourg Ecole des puéricultrices de Strasbourg Conseil Général du Bas-Rhin Conseil Général du Haut-Rhin Ils considèrent également utile d actualiser la convention de partenariat existante avec le Réseau de Périnatalité du Pays du Thur-Doller. 6. Ordre du Jour du Conseil d Administration Les membres du Bureau approuvent l ordre du jour du Conseil d Administration du 7 avril 2015 établi par le Président et le Secrétaire du Réseau : 1. Finances et comptabilité Comptes annuels 2014 Budget prévisionnel 2016 Cotisations Règlement intérieur 3. Indicateurs épidémiologiques Indicateurs PMSI Indicateurs TIU : choix des indicateurs 4. Événements du Réseau 2015 RMM régionale Journée annuelle 5. Programme de formation DPC Points divers Les membres du Bureau établissent l ordre du jour de l Assemblé Générale du 17 avril 2015 : 1. Rapport moral du Président 2. Rapport financier du Trésorier 3. Budget prévisionnel et cotisations Règlement intérieur 5. Points divers 7. Points divers Mme Geneviève CREUTZMEYER informe les membres du Bureau que la formation DPC sur l éthique et la transmission des informations en périnatalité aura lieu en Une formation DPC sur l entretien prénatal précoce est à programmer en La prochaine réunion du Bureau se tiendra le 24 juin 2015 à Strasbourg. Fin de la réunion : 20h30 Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 3

4 Annexe 1. Procédure RMM Date : 18 février 2015 Version : 1 Nombre de pages : 3 Domaine d application : professionnels de santé du Revue de mortalité et de morbidité (RMM) Référence : NEA_RMM_2015 Rédigé par : Cellule de Coordination Vérifié et validé par : Commission scientifique Objet de la procédure Cette procédure vise à décrire l'organisation et le fonctionnement d une revue de mortalité morbidité (RMM) régionale conformément au guide proposé par la Haute Autorité de Santé. Définition de la revue de mortalité-morbidité Une revue de mortalité et de morbidité (RMM) est une analyse collective, rétrospective et systémique de cas marqués par la survenue d'un décès, d'une complication ou d'un évènement qui aurait pu causer un dommage au patient, qui a pour objectif la mise en œuvre et le suivi d'actions pour améliorer la prise en charge des patients et la sécurité des soins. Cette démarche permet de tirer profit de l'analyse des situations s'étant produites pour apprendre et comprendre afin d'agir ensemble pour renforcer la qualité et la sécurité des soins, mais en aucun cas de rechercher un responsable ou un coupable. Toute personne assistant à une RMM est tenue au secret professionnel (article L du Code de la santé publique et article du Code pénal). Domaine d application Les personnes concernées sont tous les professionnels de santé du. Organisation 1. Définition des acteurs et répartition des tâches Le comité de pilotage est représenté par la Commission scientifique du. Il a pour missions : de définir le thème ; de sélectionner les cas cliniques ; de désigner les experts et les modérateurs ; de coordonner la mise en place des actions d amélioration. Le comité d organisation est représenté par la Cellule de Coordination du qui est en chargé : de recueillir les cas cliniques auprès des équipes ; d assurer l organisation de la RMM régionale (réservation de sales, logistique, lien entre différents acteurs, etc.) ; de concevoir le dispositif de formation DPC (conception des pré- et post-tests, validation DPC, etc.) de réaliser le bilan annuel des RMM régionales. Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 4

5 Le secrétaire de la RMM est désigné par le comité de pilotage. Il rédige le compte rendu de la réunion. Le modérateur présente les objectifs et les intervenants de la RMM régionale. Il veille également sur le bon déroulement de la réunion. L expert procède à l analyse critique et constructive des cas cliniques. Il anime la discussion et rappelle les dernières recommandations et actualise les connaissances sur la thématique abordée. La présentation des cas cliniques est assurée par l équipe impliquée dans la prise en charge ou par une tierce personne en cas de souhait de présentation anonyme de l équipe. 2. Périodicité et durée des réunions Les RMM régionales se déroulent sur une demi-journée. Elles sont organisées au moins une fois par an. 3. Professionnels invités aux réunions La participation à la RMM régionale est réservée aux professionnels de santé du. Le comité de pilotage peut également convier des experts extérieurs. Toutes les personnes assistant à ces réunions sont tenues au secret professionnel. 4. Modalités de recueil et de sélection des cas L appel à dossiers est lancé par le comité d organisation. La sélection des dossiers est effectuée par le comité de pilotage en rapport avec la thématique retenue et conformément aux critères suivants : l épisode de soins est achevé depuis > 3 mois et < 18 mois ; le cas clinique concerne un cas grave (un décès, une complication inattendue ou un évènement qui aurait pu causer un dommage au patient) ; la situation où l évolution/l issue est surprenante pour les professionnels ; l existence d un lien causal et de l évitabilité. Le nombre de cas sélectionnés pour une séance RMM peut varier entre deux et cinq. 5. Modalités d annonce de la réunion La date et le lieu des RMM régionales sont annoncés au moins un mois en avance sur le site web du Réseau Naître en Alsace et par courriel. Le programme comporte le thème des cas cliniques ainsi que le nombre des cas analysés. 6. Déroulement des réunions Les cas cliniques sont présentés successivement : présentation du cas clinique dans le respect de l anonymat des patients et des professionnels ayant réalisé la prise en charge ; identification des problèmes rencontrés et/ou des alternatives de prise en charge ; discussion et recherche des causes, des facteurs favorisants ou contributifs, analyse éventuelle de la récupération, synthèse et enseignements à retirer de l'analyse ; décision immédiate et collective de la ou des actions correctives à réaliser si elles sont évidentes, sinon désignation d un (ou de plusieurs) responsables chargés d établir les causes du problème et de proposer une ou des actions correctives à la réunion suivante. Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 5

6 Modalités de traçabilité et d'archivage Un compte rendu anonyme de la réunion est rédigé par le secrétaire. Il contient les conclusions pédagogiques des discussions ainsi que les actions d amélioration de la qualité et de la sécurité et leurs modalités de suivi. La liste des personnes présentes à la réunion est annexée au compte rendu. Cette procédure, les comptes rendus, les listes de présence aux réunions et le bilan annuel d'activité sont conservées par la Cellule de Coordination du. Bilan annuel d activité Un bilan annuel d'activité de la RMM régionale est rédigé. Il ne peut contenir aucune information directement ou indirectement nominative et comprend : le nombre de réunions dans l'année ; le nombre et le type de cas analysés dans l'année ; le nombre et le type de cas ayant donné lieu à des actions d'amélioration ; la liste des actions d'amélioration mises en œuvre ; les modalités de suivi des actions engagées. Ce bilan peut être préparé lors d'une réunion RMM qui lui est consacrée. Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 6

7 Annexe 2. Règlement intérieur Article 1. Agrément des nouveaux membres L agrément des nouveaux membres est prononcé par le Conseil d Administration statuant à la majorité de ses membres. Il peut statuer sur les demandes d'adhésion lors de chacune de ses réunions. Les personnes désirant adhérer doivent remplir et transmettre leur bulletin d adhésion. La Cellule de Coordination est habilitée à valider les demandes d adhésion individuelles des professionnels de santé sous réserve qu ils remplissent tous les critères suivants : a) exercer sur le territoire d Alsace ; b) être enregistré auprès du Conseil de l Ordre de leur profession ou d un autre organe compétent ; c) être impliqué, directement ou indirectement, dans la prise en charge des femmes enceintes et des nouveau-nés. Article 2. Démission et exclusion d un membre de l Association 2.1. La démission doit être adressée au Président de l association par lettre recommandée. Elle n a pas à être motivée par le membre démissionnaire Comme indiqué à l Article 7 des statuts associatifs, l exclusion d un membre peut être prononcée par le Conseil d Administration pour motif grave, notamment : a) la non-participation aux activités de l association ; b) une condamnation pénale pour crime ou délit ; c) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l association ou à sa réputation. En tout état de cause, l intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense au Conseil d Administration préalablement à la décision d exclusion. Article 3. Assemblées Générales Modalités applicables aux votes 3.1. Conformément à l Article 6 des Statuts Associatifs, les membres partenaires de l association sont dotés d une voix consultative. Les membres de droit et les membres adhérents à jour de leur cotisation sont représentés de la façon suivante : a) une collectivité territoriale dispose de deux voix ; b) une communauté d agglomération dotée de missions en périnatalité dispose d une voix ; c) un établissement de santé avec une activité de gynécologie-obstétrique et de néonatologie dispose de trois voix auxquelles s ajoute une voix supplémentaire si son activité se situe entre et naissances par an et deux voix si son activité excède naissances par an. Le calcul se fait sur la base de l année N-1 ; d) une maison de naissance dispose d une voix ; e) un centre périnatal de proximité dispose d une voix ; f) une association de professionnels de santé dispose d une voix à laquelle s ajoute une voix supplémentaire si le nombre de membres est supérieur à 10 personnes et deux voix supplémentaires si le nombre de membres excède 20 personnes. Le calcul se fait sur la base de l année N-1 ; g) une association d'usagers dispose d une voix ; Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 7

8 h) un professionnel de santé adhérant à titre individuel dispose d une voix Chaque personne morale choisit librement son représentant Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un vote à bulletin secret peut être demandé par le Bureau de l Assemblée Générale ou par 20% des membres présents Si un membre de l association ne peut pas assister personnellement à une assemblée, il peut se faire représenter par un mandataire muni d une procuration. Le mandataire qui vote ne peut disposer de plus d'une procuration. Article 4. Perte de la qualité et remplacement d'un membre du Conseil d Administration 4.1. La perte de la qualité de membre de l association entraine automatiquement la perte de la qualité de membre du Conseil d Administration Si un membre du Conseil d Administration n est plus en mesure de représenter la catégorie dans laquelle il a été élu, notamment suite à un changement de statut professionnel, il perd sa qualité de membre Toute décision concernant le remplacement d un des membres du Conseil d Administration est prononcée par l Assemblée Générale. Dans ce cas, les fonctions du membre sont confiées au membre suppléant élu dans la même catégorie. Les membres du Conseil d Administration conservent leurs fonctions jusqu au jour de l Assemblée Générale Des élections complémentaires peuvent être organisées afin de pourvoir les sièges vacants au sein du Conseil d Administration. La procédure est prévue par l Article 9 des statuts associatifs. Article 5. Commissions du Réseau 5.1. Les commissions du Réseau sont des organes de réflexion constituées par décision du Conseil d Administration La coordination des commissions est assurée par un pilote nommé par le Conseil d Administration pour un mandat renouvelable d'une durée de trois ans. Une co-coordination peut également être envisagée. Les candidatures des membres de la commission sont validées par le pilote de la commission La commission doit se réunir au moins 1 fois par an et à chaque fois que le besoin s'en fera sentir La constitution d un ou de plusieurs groupe(s) de travail relève de la compétence des membres de la commission. Ces groupes de travail ont un caractère ponctuel et peuvent être dissouts une fois leurs missions achevées. Article 6. Déontologie Les travaux au sein des organismes du sont menés sur le principe du respect mutuel et sans liens hiérarchiques entre les membres. Ces derniers exercent leurs fonctions au meilleur de leurs aptitudes et de leurs connaissances. Ils doivent également faire preuve de réserve et de discrétion à l égard de toute information à caractère confidentiel et éviter de se placer dans une situation de conflit réel, potentiel ou apparent entre leurs intérêts personnels et leurs fonctions au sein de la commission. Article 7. Modification du règlement intérieur Le présent règlement pourra être modifié par le Conseil d Administration à la majorité simple des membres. Réunion du Bureau du 18 février 2015 Page 8

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