Dream Windows version 6.50

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1 Dream Windows version 6.50 Professionnel Accountant s Dream est une marque commerciale de CGI, déposée au Canada. Les autres marques et noms de produits cités sont des marques commerciales ou des marques déposées de leurs détenteurs respectifs. CGI ne peut être tenue responsable des omissions ou des erreurs qui auraient pu se glisser lors de la rédaction de ce document. L information contenue dans ce manuel est sujette à changement sans préavis.

2 Table des matières Table des matières... 2 Présentation du Professionnel... 3 Maintenances... 4 Maintenance des états financiers professionnels... 4 Structure des états financiers professionnels... 7 Définition des propriétés d un état financier... 8 Création d une nouvelle présentation Regroupement de comptes Types d états et de colonnes Créer un état, copier une structure et créer les comptes de l état Créer un état en important l état d un autre client Créer un état en l associant avec celui d une autre présentation du même client 22 Modifier l ordre d impression d un état financier Désactiver l impression d un compte Traitement de texte Mise en forme du texte d un compte Exemple de l utilisation des guides pour les en-têtes de colonnes En-têtes d états, de colonnes et messages de bas de page Ajouter / modifier / supprimer un en-tête d état Définition du contenu d un état financier Propriétés des comptes d un état financier Soulignement Ajouter / Modifier / Supprimer un compte professionnel Modifier l ordre d impression d un compte Flux de trésorerie Maintenance de la vérification des notes Maintenance de la vérification des flux de trésorerie Maintenance des codes / paramètres Entrée Entrée des flux de trésorerie Impressions Contrôle de qualité pour la version finale des états fin. Professionnels Impression des états financiers professionnels Impression du contrôle des comptes professionnels Impression du contrôle des montants professionnels Procédures Procédure d import du Professionnel IGRF Procédure de transfert des états financiers vers Word... 73

3 Présentation du Professionnel Le module Professionnel de comporte, entre autres, les caractéristiques suivantes : Pouvoir imprimer plusieurs types d états professionnels : résultats, bilan, flux de trésorerie, notes, texte, annexe aux flux de trésorerie, annexe au bilan, annexe aux résultats, autre état, pour présentation seulement, ratios Pouvoir imprimer des montants jusqu à Possibilité d imprimer les états professionnels en utilisant les polices de caractères de votre choix et même utiliser des polices différentes pour chaque état Préparation automatique de l état des flux de trésorerie Présentation distincte pour les états professionnels et prévisionnels Pouvoir définir des marges différentes pour différents états Utilisation illimitée de codes / paramètres à insérer dans les états financiers Vérification des notes aux états financiers Vérification des flux de trésorerie Pouvoir constituer une banque d en-têtes d états, de colonnes et de messages de bas de page Groupement dans les états financiers à partir des comptes du plan comptable régulier ou professionnel ou d un sous-état Guide de l utilisateur : pour accéder au guide de l utilisateur, cliquez sur le menu Aide puis sur Guide de l utilisateur. Dans la table des matières, cliquez sur la section à visualiser et le système vous y amènera directement. Cliquez sur cette icône. Les liens pour la table des matières sont maintenant situés à gauche de l écran. Cliquez sur la section de votre choix pour y accéder directement. PR-3

4 Maintenances Maintenance des états financiers professionnels Cette maintenance se divise en trois sections: présentation professionnelle, présentation prévisionnelle et en-têtes (option ). Remarque: la police de caractères indiquée dans la zone Mise en page est utilisée lors de la création par défaut d un nouveau poste dans les états financiers. Pour modifier la police, cliquez sur la loupe. Cliquez sur le bouton Police pour sélectionner les états auxquels vous voulez attribuer une nouvelle police de caractères. Vous pouvez changer le style de la police par deux façons différentes: Ajouter: ajoute le style par défaut aux autres styles déjà existants. Remplacer: remplace tous les autres styles par le style par défaut. PR-4

5 Dans les sections de présentation professionnelle et prévisionnelle, vous définissez les propriétés et le contenu des états financiers. Propriétés=p artie droite de la boîte de dialogue Remarque: vous accédez au contenu d un état en cliquant deux fois sur l état ou en cliquant sur le bouton Ouvrir situé en bas à gauche. Propriétés d un compte inclus dans l état financier. PR-5

6 Police Cliquez sur le bouton Police dans la fenêtre de présentation d un état. Vous pourrez ainsi modifier la police de caractères de quelques comptes ou de tous les comptes de l état. Voici comment: Modifier la police de caractères d un ou plusieurs comptes: sélectionnez le ou les comptes à modifier en les pointant avec la souris. Si vous avez plusieurs comptes à choisir, maintenez la touche SHIFT ( ) enfoncée ou pour une sélection de comptes non consécutive, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les comptes à sélectionner. Cliquez sur l icône Police. Choisissez la police, le style et la taille à appliquer. Cliquez sur OK. Modifier la police de caractères d un état: positionnez le curseur sur le premier compte de l état. Maintenez la touche SHIFT ( ) enfoncée et pointez les comptes en descendant avec la souris. Cliquez sur l icône Police. Sélectionnez la police, son style et sa taille. Cliquez sur OK. Cet état aura dorénavant la police que vous venez de lui attribuer. Interligne Vous pouvez ajuster la hauteur des interlignes pour tous les états, c est-à-dire des espaces entre les lignes selon la hauteur de la police sélectionnée ou selon le nombre de points correspondant à la taille de la police (au moins à). Selon la hauteur de la police: le système prend la hauteur de la ligne. Au moins à: permet de mettre plus d espace entre chaque ligne. Les tranches sont de ,75 pt correspond à la taille 10 d une police dans le système. Note: lors de la sélection de au moins à, il est conseillé de mettre 2 points de plus que la taille de la police. Cela est toutefois relatif, puisqu il s agit ici de goût personnel. La section en-têtes se divise en trois parties: en-tête d états, en-tête de colonnes et message de bas de page. Quand vous accédez à l une de ces trois parties d en-têtes, c est uniquement pour fins de consultation. Pour la création ou la modification des en-têtes d états, de colonnes et des messages de bas de page, vous devez accéder directement à l état concerné. PR-6

7 Structure des états financiers professionnels PRÉSENTATION Liste des présentations - Professionnel/français - Prévisionnel - Autres présentations - En-têtes ** Présentation des états financiers professionnels Liste des états financiers = Ordre d impression Dans chaque état Propriétés de l état Composition de l état Onglets : - Général Liste des comptes = Ordre de présentation de l état - Mise en page - Présentation - Pagination - Liquidité (état des flux de trésorerie) Texte du compte = Présentation Propriétés du compte Onglets : - Général - Présentation - Groupement - Soulignement - Regroupé par ** La présentation des En-têtes est la liste de tous les en-têtes d États, de Colonnes et des Messages de bas de page. On ne doit pas y accéder pour modifier le texte. On doit accéder directement à l état pour apporter des modifications aux en-têtes. PR-7

8 Définition des propriétés d un état financier La définition des propriétés d un état financier est répartie en quatre ou cinq onglets: Général, Mise en page, Présentation, Pagination (pour tous les états) et Liquidité (pour état des flux de trésorerie et annexe aux flux de trésorerie). Général: Nom: ce champ contient le nom de l état que vous avez créé. La loupe située dans ce champ n est active que lors de la création d un nouvel état. Type d état: ce champ indique le type d état que vous avez créé et vous ne pouvez pas modifier cette information. Lors de la création d un nouvel état, vous pouvez afficher la liste des types disponibles en cliquant sur la flèche vers le bas: Remarque: vous ne pouvez créer qu un seul état de type Bilan, Résultats, Capital (Bénéfices non répartis) et Flux de trésorerie. C est ce qui explique leur absence de la liste dans la figure ci-dessus. Compte de balancement: ne s applique pas aux états de type texte. Ce champ est affiché dans certains états seulement, c est-à-dire le bilan, les résultats, les notes aux états financiers et les états de types Présentation Bilan et Présentation Résultats. La description du compte est affichée. Ce champ sert à inscrire le balancement causé par l arrondissement au dollar, millier ou million. PR-8

9 Ne pas imprimer l état: vous n avez pas à supprimer un état que vous ne désirez pas imprimer, cochez simplement cette case. Saut de page après l impression de l état: si vous voulez imprimer plus d un état sur une page. Assurez-vous que la case n est pas active. Mise en page: Marge: les valeurs sont affichées selon le format de saisie (métrique ou anglais) sélectionné dans la zone Système de mesure accessible sous l onglet Formats de l option Usagers du menu Système (996001). Vous pouvez modifier les valeurs déjà affichées. PR-9

10 ATTENTION: pour l impression, il est obligatoire que tous les états aient les mêmes marges. Par exemple, si vous modifiez la marge de gauche de l état des résultats, vous devez changer toutes les autres marges de gauche de tous les états. Si vous ne les changez pas, vous devez alors imprimer un état à la fois parce que si vous imprimez tout, le système prendra par défaut les marges du premier état à imprimer sans tenir compte des marges des autres états. Exemple: si la marge de gauche est modifiée à 1.10 pour un état, elle doit l être pour tous les états. Cependant, les marges peuvent être différentes à l intérieur d un même état. Largeur minimale du texte: correspond à l espace minimal réservé à gauche pour la description des postes avant les colonnes de montants. Vous pouvez modifier la valeur. Colonne(s): vous spécifiez ici la largeur de chaque colonne, la distance entre les colonnes, la largeur de soulignement et indiquez si vous désirez imprimer une colonne en gras. Vous devez cliquer sur la flèche vers le bas et sélectionner un élément à la fois. La zone Colonne(s) ne s affiche pas pour les états de type Texte. Modifier: cliquez sur ce bouton pour apporter des modifications à la mise en page des colonnes. Vous pouvez changer la largeur de la colonne, la distance entre les colonnes et la largeur du soulignement en modifiant les chiffres inscrits et mettre une colonne en gras en sélectionnant oui ou non. PR-10

11 Présentation: Dans la zone Montants, indiquez vos choix d impression des montants dans les colonnes des états financiers: Montants négatifs: parenthèses ou signe négatif. Séparation des milliers: espace ou virgule. Position des zéros: à droite ou au centre du champ. Impression des zéros: tiret, espaces, zéro ou texte. Dans ce dernier cas, tapez le texte dans le champ réservé à cette fin. Dans la zone Signe de dollar, indiquez les options d impression du signe de dollar: Position: après ou avant le montant. Colonne(s): 1 colonne soit celle de droite ou toutes les colonnes. Pagination: Page(s) numérotée(s): toutes, première seulement, dernière seulement, aucune. PR-11

12 Texte pour le numéro de page: tapez ici le texte qui s imprimera avant le numéro. Alignement du masque: gauche ou droite. Compléter les astérisques (*) avec: espace, zéro, autre caractère. Exemple: Page 3 (espace), Page 003 (zéro), \..3 (autre caractère). Incrémenter le compteur pour chaque page de cet état: cochez la case pour que le système augmente le numéro de chaque page de l état (exemple: un bilan sur deux pages aurait une pagination de 4 sur la première page et 5 sur la deuxième). Incrémenter le compteur après l impression de cet état: cochez la case pour que le système augmente le numéro de page après l impression de cet état (exemple: un bilan sur deux pages aurait une pagination de 4 sur la première ou deuxième page). Liquidité: Au début: inscrivez le numéro de compte de liquidités au début dans l état des flux de trésorerie. Cliquez sur la loupe pour afficher les comptes de cet état ou de la note relative à cet état. Note: lorsque l on entre un nouveau client dans Dream, qui est en opération depuis plusieurs années, le montant de liquidité au début pour l année courante s inscrit à l impression de l état financier professionnel, onglet Options, champ Montant liquidité au début. À la fin: inscrivez le numéro de compte de liquidités à la fin des flux de trésorerie. Cliquez sur la loupe pour afficher les comptes de cet état ou de la note relative à cet état. Autres liquidités: indiquez ici les autres comptes de liquidités inclus au bilan (exemple: placements temporaires). Appuyez sur la touche INSER afin de passer en mode d insertion et cliquez sur la loupe afin d afficher la liste des comptes. PR-12

13 Création d une nouvelle présentation Dream Windows vous offre la possibilité de créer des présentations spéciales d états financiers. Prenons par exemple, les états soumis à une instance gouvernementale requérant une présentation particulière ou des états financiers en anglais. 1. Accédez à la maintenance des états financiers professionnels (711001). Cliquez sur le signe (+) de la barre d outils ou appuyez sur la touche d insertion INSER. Le point d insertion se déplace alors dans le champ Nom. Vous obtenez l écran suivant: Exception: il se peut que les présentations et les états soient déjà affichés, comme dans la figure ci-dessous: PR-13

14 Dans ce cas, pour créer une nouvelle présentation, vous devez vous placer sur Présentation professionnelle ou Présentation prévisionnelle ou En-têtes. Appuyez sur INSER. Le système vous demande alors de confirmer la nature de l ajout: Cliquez sur le bouton Présentation puis sur OK. 2. Entrez un nom descriptif de la nouvelle présentation ainsi que les coordonnées de mise en page. 3. Cliquez sur le crochet ( ) de la barre d outils ou sur les touches Ctrl+S. La nouvelle présentation est maintenant affichée dans la partie gauche de l écran. ATTENTION: le maximum de lignes que vous pouvez ajouter dans un état est PR-14

15 Regroupement de comptes Lorsque l on ajoute un compte à l intérieur du module Professionnel dans la maintenance des états financiers professionnels (711001), il faut regrouper ce compte dans le total approprié. Chaque fois que vous insérez des comptes, vous devez regrouper ces comptes dans un total. Donc, il est important de créer un compte de total qui contiendra les comptes du même type. Ex.: les comptes de financement. Il existe deux façons différentes de regrouper les comptes. La première s applique lorsque vous créer un nouvel état et qu il n y a pas de comptes ni de totaux. La deuxième façon s effectue de manière plus automatique, c est-à-dire que le système affiche une fenêtre pour le regroupement des comptes dont le total existe déjà. Voyons maintenant ces deux méthodes: A) Lors de la création d un nouvel état où aucun compte n est inséré, vous devez d abord créer des comptes monétaires et ensuite créer un compte de total à l intérieur duquel les comptes insérés seront regroupés. Pour insérer un compte de total, choisissez le type Total dans la boîte de dialogue Type à créer obtenue en cliquant sur le (+) de la barre d outils. Procédez de la façon suivante pour regrouper un compte: Par exemple, pour insérer un compte dans l état des résultats, supposons ici le compte (Encaisse), il faut l ajouter au total (compte ). D abord, insérez le compte. Ensuite, positionnez-vous (focaliser) sur le compte de total. Allez à la section Propriétés. PR-15

16 Cliquez sur l onglet Groupements. Positionnez-vous (focaliser) sur le compte en dessous de celui à insérer si d autres comptes sont affichés. Appuyez sur la touche INSER ou sur l icône Ajout secondaire et cliquez sur la loupe pour sélectionner le compte en cochant la case appropriée dans la liste des comptes. Acceptez avec le crochet de la barre d outils ( ) ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. Vous pouvez visualiser les sections dans lesquelles le compte est regroupé dans l onglet Regroupé par de la fenêtre Propriétés du compte. B) Lorsque vous ajoutez un nouveau compte dans un état où des comptes et des totaux existent déjà, après avoir accepté, le système vous présente la fenêtre Regrouper le compte XXX selon. PR-16

17 Un compte modèle de type monétaire vous y est présenté; il s agit du compte qui précède celui à insérer. Vous pouvez cependant en choisir un autre en cliquant sur la loupe. Cliquez sur OK. Il est maintenant possible de voir les sections dans lesquelles le compte est regroupé dans l onglet Regroupé par de la fenêtre Propriétés du compte. PR-17

18 Types d états et de colonnes 1. Voici la liste de tous les états possibles que l on peut créer dans une présentation du module Professionnel. Regroupé qu une seule fois (intégrité du contrôle des comptes) signifie que le programme Impression du contrôle des comptes professionnels (714002) va vérifier si les comptes de grand livre ont été regroupés au moins une fois dans un état du professionnel, mais pas plus d une fois. De plus, à l impression des états financiers professionnels (714001), la section Balancement résultats et bilan va démontrer des erreurs de balancement. Les autres états, qui ne font pas partie de l intégrité du contrôle des comptes professionnels, sont importants mais regroupent les comptes de grand livre pour une 2 e fois et servent à d autres présentations. Types d états : Uniques Regroupé qu une seule fois Résultats Oui Non Bilan Oui Non Capital (Bénéfices non répartis) (Associés) Oui Non Flux de trésorerie Non Oui Types d états : Multiples Regroupé qu une seule fois Annexe aux résultats Oui Non Annexe au bilan Oui Non Annexe aux flux de trésorerie Non Oui Notes Non Oui Texte Non Oui Présentation Résultats Non Oui Présentation Bilan Non Oui Possibilité de ne pas imprimer l état Possibilité de ne pas imprimer l état 2. Voici le détail de tous les types de comptes que l on peut créer. Vous pouvez aussi voir à quel type d états ces comptes peuvent s appliquer. Types de colonnes : Nombres États admissibles 2 colonnes Tous les états sauf l état du flux de trésorerie 2 colonnes flux de trésorerie Flux de trésorerie Notes 1 colonne Notes 4 colonnes sommaires (Voir le détail des types de colonnes pour l état des 4 colonnes détaillées Notes dans le tableau ci-dessous.) Total amortissement cumulé Total valeur nette Associés Capital (Bénéfices non répartis) PR-18

19 État des Notes : Types de colonnes Détail des colonnes 1 colonne Année courante 4 colonnes sommaires 1- Coût 2- Amortissement cumulé 3- Valeur nette année courante, 4- Valeur nette année précédente. 4 colonnes détaillées Coût : 1- Solde au début 2- Acquisition 3- Disposition 4- Solde à la fin Amortissement cumulé : 1- Solde au début 2- Amortissement 3- Disposition 4- Solde à la fin. Total amortissement Lier avec le type 4 colonnes détaillées. cumulé Total valeur nette Lier avec le type 4 colonnes détaillées. Associés 1- Solde au début 2- Bénéfice 3- Apports 4- Retraits 5- Solde à la fin. PR-19

20 Créer un état, copier une structure et créer les comptes de l état 1. Positionnez-vous dans la liste des états pour déterminer l ordre d impression de l état. 2. Cliquez sur la fonction Ajouter. 3. Inscrivez un nom d état. 4. Sélectionnez le type d état. Il est très important de sélectionner le bon type d état (voir section Types d états). 5. Cliquez sur le bouton Copier propriétés, sélectionnez l état dont vous devez copier toutes les propriétés et cliquez sur OK. Le système va copier les propriétés des onglets Mise en page, Présentation et Pagination. 6. Acceptez. 7. Accédez au nouvel état pour créer les comptes du nouvel état. PR-20

21 Créer un état en important l état d un autre client Objectif: vous pouvez créer un état ayant les mêmes propriétés et les mêmes comptes qu un autre client en important l état voulu. 1. Positionnez-vous dans la liste des états pour déterminer l ordre d impression de l état. 2. Cliquez sur la fonction Ajouter. 3. Inscrivez un nom d état. 4. Cliquez sur le bouton Importer. 5. Sélectionnez la compagnie, la présentation et l état. Les comptes sont tous cochés par défaut, mais vous pouvez décocher ceux que vous ne voulez pas importer en cliquant dans les cases de sélection. Cliquez sur le bouton Importer. Les propriétés de l état seront toutes importées. 6. L état et maintenant créé. Note: les numéros de comptes qui existent déjà dans l état professionnel ne seront pas importés. PR-21

22 Créer un état en l associant avec celui d une autre présentation du même client Objectif: cela est très utile lorsque l on a deux présentations différentes, mais que certains états sont identiques dans les deux présentations. 1. Positionnez-vous dans la liste des états pour déterminer l ordre d impression de l état. 2. Cliquez sur la fonction Ajouter. 3. Cliquez sur la loupe. 4. Sélectionnez l état à associer et cliquez sur OK. 5. Accédez au nouvel état pour créer les comptes: en-tête d état, en-tête de colonne et le message de bas de page. 6. Les comptes en-tête d état, en-tête de colonne et message de bas de page qui sont inscrits en noir sont attachés à cette présentation. Ceux en gris sont attachés à une autre présentation. Note: pour dissocier un état d une présentation, il suffit de pointer l état dans la liste des états et de cliquer sur la fonction Supprimer. Modifier l ordre d impression d un état financier Le système vous offre la possibilité de changer l ordre d impression des états financiers professionnels. PR-22

23 Sélectionnez l état dont vous voulez changer l ordre. (Exemple: imprimer l état des résultats après le rapport de mission d examen et le bilan après l état des bénéfices non répartis). Appuyez sur les touches Ctrl+D. La fenêtre Priorité des états s affiche. Elle possède une flèche vers le haut et une vers le bas. Cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas pour déplacer l état sélectionné vers le haut ou le bas. (Exemple: cliquez sur la flèche vers le haut pour déplacer l état des résultats après le rapport de mission d examen. Ensuite, sélectionnez le bilan et cliquez sur la flèche vers le bas afin de le déplacer après l état des BNR.) Acceptez le changement en cliquant sur le crochet ( ) de la barre d outils ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. PR-23

24 Désactiver l impression d un compte Si vous ne voulez pas qu un compte soit imprimé, pointez ce compte et cochez la case Ne pas imprimer dans la section Propriétés. Acceptez vos données en cliquant sur le crochet de la barre d outils ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. Dans l écran Présentation professionnelle, section Comptes, vous pouvez voir la confirmation que le compte ne sera pas imprimé: non est inscrit dans la colonne Imprimer. PR-24

25 Traitement de texte Principales touches utilisées: TOUCHES ACTION En mode déplacement CLIQUER DEUX FOIS entrer en mode traitement de texte ENTRÉE entrer en mode de saisie de texte CTRL+HOME déplacement au début du document CTRL+END déplacement à la fin du document PAGE UP déplacement de quelques lignes vers le haut PAGE DOWN déplacement de quelques lignes vers le bas FLÈCHES ou déplacement d une ligne vers le haut ou le bas En mode Traitement de texte CTRL+C copie un texte dans le presse-papiers CTRL+V récupère un texte copié dans le presse-papiers CTRL+HOME déplace le point d insertion au début du document CTRL+END déplace le point d insertion à la fin du document CTRL ou déplace le point d insertion d un mot vers la gauche ou la droite TAB déplace le point d insertion à la tabulation suivante vers la droite SUPPR supprime la lettre suivant le point d insertion ENTRÉE ( ) déplace le texte d une ligne ou amène le point d insertion à la ligne suivante INSER si actif: le texte tapé écrase le texte déjà entré si inactif: le texte tapé s insère avant le texte déjà entré BACKSPACE ( ) supprime le caractère à gauche du point d insertion ou ramène le point d insertion à la tabulation précédente vers la gauche ESC sort du mode Traitement de texte FLÈCHES ou déplace le point d insertion d une ligne vers le haut ou le bas FLÈCHES ou déplace le point d insertion d un caractère vers la gauche ou la droite HOME déplace le point d insertion au début de la ligne END déplace le point d insertion à la fin de la ligne CTRL+MAJ ESPACE espace insécable CTRL+MAJ END sélectionne tout le texte suivant le point d insertion Caractères ASCII touche ALT plus le code de caractères ASCII tapé sur le clavier numérique \~ESPACE espace protégé dans les paramètres \_ESPACE tiret protégé dans les paramètres Autres: Déplacement dans le texte cliquer dans l ascenseur situé à la droite du texte Déplacer du texte sélectionner le texte et glissez-déposez avec le bouton gauche de la souris jusqu à l endroit désiré PR-25

26 Traitement de texte Icônes utilisées Icône Description Police. Format (du paragraphe). Flèche pour déplacer vers le haut. Flèche pour déplacer vers le bas. Permet d écrire en gras. Permet d écrire en italique. Permet d écrire avec un soulignement. Permet d écrire avec une ombre. Permet d écrire en exposant. Aligner à gauche. Aligner à droite. Centrer. Justifier. Affichage des guides. Ajout de tabulations. Afficher les paramètres. Autres renseignements utiles CTRL+S CTRL+F4 ALT+F4 Accepter. Fermer une fenêtre. Fermer module. Conseil: ne pas utiliser plus d un espace ou d un TAB consécutif. Cela est contre le principe de performance en traitement de texte. Évitez aussi d appuyer sur la touche ENTRÉE à la fin de chaque ligne, car le texte risque de ne pas être aligné correctement. Aussi, sachez que si vous ajoutez ou supprimez du texte, vous devez reconstruire chaque ligne manuellement. PR-26

27 Mise en forme du texte d un compte Lorsque vous accédez au contenu d un état en cliquant deux fois sur cet état ou en appuyant sur la touche Entrée ou cliquant sur le bouton Ouvrir, le système vous présente d abord le sommaire du contenu de l état. Ce sommaire contient quatre types d information: le numéro de compte (pour les comptes de types Monétaire, Total, En-tête, État, Colonne, Message de bas de page), la description du compte ou le début d un paragraphe, la description conditionnelle (indiquée par un Oui pour les comptes de types Monétaire et Total), le type de compte et l impression (si Non est inscrit sous le champ Impression, la ligne ne sera pas imprimée). Exemple: figure ci-dessous, État de type Texte. Le premier compte indiqué est le numéro de page de l état (exemple: P1ZZZ). Le numéro de page peut être inséré n importe où dans un état en accédant aux codes/paramètres. CIE: RE: RP: PR: PP: PAGE: Nom de la compagnie à la case Nom abrégé. Montant de l exercice courant de l état financier régulier. Montant de l exercice précédent de l état financier régulier. Montant de l exercice courant de l état financier professionnel. Montant de l exercice précédent de l état financier professionnel. Inscription du numéro de page selon le compteur à l impression des états financiers professionnels. PR-27

28 SUITE: Inscription du mot dans le titre de la note quand la note se poursuit sur une autre page selon le Terme pour la continuité de la note à l impression des états financiers professionnels. Autres: Selon les paramètres inscrits dans la Maintenance des compagnies à la case Information supplémentaire. Exemple: figure ci-dessous, état de type Bilan. Vous êtes en mesure de saisir du nouveau texte ou de modifier le texte existant dans la section Texte en cliquant deux fois dans le champ en gris. Vous pouvez changer la police de caractères. Des applications de traitement de texte sont disponibles soit la barre de mise en forme et la règle. Voir figure ci-dessous. Cliquez sur le bouton d agrandissement de l écran de saisie du texte afin de travailler en mode plein écran. PR-28

29 Barre de mise en forme: Police de caractères: sélectionnez le texte, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour choisir une police de caractères. Taille: cliquez sur la flèche vers le bas afin de sélectionner la taille de caractère. Pointez sur les différents boutons avec la souris afin de visualiser l info-bulle décrivant l option. Pour appliquer les options de traitement de texte, vous devez d abord sélectionner le texte et cliquer sur le bouton désiré: B : gras; I : italique; U : soulignement; R : ombre; E 2 : exposant; Aligner à gauche, Aligner à droite, Centrer, Justifier. Format du paragraphe Cliquez sur Format du paragraphe pour définir votre texte de façon précise. PR-29

30 Retraits Il est possible de positionner un retrait à gauche, de 1 re ligne négatif, à droite, ou positif. Vous entrez vous-mêmes les dimensions du positionnement. Largeur du texte: indique la largeur disponible pour taper le texte par rapport aux marges. Ces marges doivent avoir été préalablement entrées à l onglet Mise en page. Il s agit donc du texte restant disponible. Cette information n est pas modifiable. Note: il est très important de bien distinguer marge et retrait: Marge: Retrait: indique la distance entre le texte et le traitement de texte disponible. C est à partir de l onglet Mise en page que l on détermine l espace pour le traitement de texte. indique une distance supplémentaire. Première ligne du paragraphe. Deuxième ligne et suivantes du paragraphe. Les retraits à gauche sont mesurés à partir de la marge de gauche et les retraits à droite à partir de la marge de droite. Le retrait de la première ligne est mesuré par rapport au retrait à gauche. PR-30

31 Retrait à gauche Retrait à gauche négatif Retrait à gauche positif Note: pour effectuer des changements pour tous les paragraphes, vous devez les sélectionner sinon, la modification s applique au paragraphe à l intérieur duquel se trouve le curseur. Pour obtenir... Un retrait de première ligne Un retrait à gauche Un retrait de première ligne et un retrait à gauche Un retrait à droite Cliquez et faites glisser... Utilisation de la règle PR-31

32 Exemples: Texte avec retrait à gauche (toutes les lignes du paragraphe sont égales). Texte avec retrait à gauche positif (la première ligne est plus à droite que le reste du paragraphe). Texte avec retrait à gauche négatif (la première ligne est plus à gauche que le reste du paragraphe). Texte avec retrait à droite PR-32

33 Tabulations Cet onglet vous permet d ajouter de nouveaux taquets (ex.: si on est trop loin dans le fractionnement) ou de supprimer des taquets. Cette option est particulièrement utile pour entrer du texte en colonnes. Taquets par défaut: le système vous indique à quelle distance sont placés les tabulations (touche TAB) par défaut (1.250 cm) sans l utilisation des taquets. Taquet: situé à l extrémité gauche de la règle (aligné à gauche, centré, aligné à droite). Tabulation: où se rend le curseur par défaut après avoir appuyé sur la touche TAB. Alignement des taquets aligné à gauche centré aligné à droite PR-33

34 Ajouter un nouveau taquet Il existe deux façons d ajouter des taquets: 1. Vous pouvez positionner un taquet directement sur la barre d outils OU 2. De la façon suivante pour plus de précision: Inscrivez le nombre de cm ou pouces pour la position. Cliquez sur la flèche upour sélectionner un alignement (gauche, centré, droite). Cliquez sur le bouton Définir. Cliquez sur OK. Le taquet est alors inséré sur la règle. Remarque: le système arrondi les mesures à l intérieur d une tranche de 0,008 cm ou 0,0104 pouces. Alors si vous inscrivez 1,556 cm, le système insérera un taquet à 1,550 cm. Supprimer un taquet ou tous les taquets: vous pouvez supprimer les taquets en les glissant en dehors de la règle en utilisant la souris. Pour ne supprimer qu un seul taquet: positionnez-vous sur celui-ci et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour supprimer tous les taquets: cliquez sur le bouton Supprimer tout. Cliquez sur OK lorsque terminé. Système métrique ou anglais La règle peut être fractionnée selon le système métrique (centimètres) ou anglais (pouces). Pour modifier, allez à la maintenance des usagers, onglet formats, système de mesure. Voir manuel d instructions du module Utilitaires. Conseil: tous les usagers d un même bureau devraient travailler selon le même système de mesure dans le but d éviter des problèmes d alignement. Le fractionnement de la règle est de 1/16 de pouces (0,0625 pouces ou 0,159 cm) et de 1/4 centimètres (0,250) lorsque l on travaille directement sur la règle. Donc, il y a 30 % plus de possibilités en pouces. Pour plus de précision, utilisez Format du paragraphe. Règle en centimètres Règle en pouces PR-34

35 Règle: Tabulation: la tabulation est représentée par chaque trait vertical de la règle. Chaque fois que vous appuyez sur TAB, le point d insertion se déplace d un trait à l autre. Marque de tabulation: elle est située à l extrémité gauche de la règle. Lorsque vous cliquez sur la marque de tabulation, la marque disponible change à chaque clic. Vous avez trois choix: tabulation gauche, tabulation centrée ou tabulation droite. Remarque: si vous devez faire plusieurs TAB consécutifs, l utilisation de taquets serait plus appropriée. PR-35

36 Étapes pour le montage et l alignement du texte sous forme de tableau : 1. Taper le texte et appuyer sur la touche Tab avant chaque colonne. (Il y aura autant de Tab qu il y aura de colonnes.) 2. Accepter le texte (sauvegarde du texte). 3. Mise en surbrillance du tableau. 4. Positionner les tabulations sur la règle. Toutes les options de traitement de texte peuvent être appliquées pour plusieurs comptes d un état en sélectionnant l icône Formats et en ajustant les marges, retraits, etc. Renseignements supplémentaires U: en cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtenez les différents choix de soulignements offerts, soit: aucun, simple, double, tiret, tiret double ou pointillé. E 2 : on peut également obtenir d autres options pour la fonction Exposant. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour choisir: aucun, exposant ou indice. Lorsque vous utilisez l icône Sélectionner tout, le système sélectionne tout le texte et ramène le curseur à la fin. Lorsque vous utilisez Désélectionner tout, le système désélectionne le texte et ramène le curseur au début. PR-36

37 Affichage des guides Les guides vous aideront à vous repérer lorsque vous taperez du texte. Cette option est surtout utile pour aligner les en-têtes de colonnes pour les années par exemple. Les guides sont directement en relation avec les marges établies dans l onglet Mise en page. Par conséquent, la largeur des colonnes et du soulignement peut être différente pour chaque état. Vous pouvez afficher les guides lorsque vous choisissez l un des types de compte suivant: entête d état, message de bas de page, en-tête de colonne et texte. L affichage des guides et l ajout de tabulations sont deux opérations liées. Cependant, il est obligatoire d afficher les guides avant d ajouter des tabulations. Cliquez sur l icône Affichage des guides. Une fenêtre du même nom apparaîtra. Les guides sont basés selon la présentation, l état et le type de colonne. Vous pouvez sélectionner d autres données en cliquant sur la flèche vers le bas u. Cliquez sur OK. Les guides apparaissent à l écran vous permettant ainsi d évaluer la largeur de la colonne. Conseil: lors de l utilisation des guides, sélectionnez Aligner à gauche. Il faut connaître les outils de base du traitement de texte pour être complètement à l aise avec les guides. PR-37

38 Ajout de tabulations Lorsque activée, cette option enlève les anciens taquets pour en mettre de nouveaux. Positionner... Selon la largeur du soulignement: le système ne souligne pas le $ ni les ( ) alors il ira se positionner où le texte est souligné. Selon la largeur de la colonne: le système se positionne par rapport à la largeur de la colonne sur la page. Aligner... À gauche. À droite. Au centre. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ajouter les tabulations pour le soulignement pleine largeur en cochant la case. PR-38

39 Exemple de l utilisation des guides pour les en-têtes de colonnes Note : pour les étapes du montage et de l alignement du texte sous forme de tableau, référezvous à la documentation des pages précédentes. Pour sélectionner un code/paramètre, cliquez sur la loupe. 1. Taper le texte en préparation des colonnes (sous forme de tableau, en appuyant sur la touche Tab avant chaque colonne). 2. Sélectionner tout le texte. 3. On suggère fortement de choisir l icône de traitement de texte Aligner à gauche avec l utilisation des guides. 4. Sélection de l affichage des guides. Cliquez sur. PR-39

40 5. Résultat de la sélection des guides. 6. Sélection de l ajout des tabulations. Cliquez sur. 7. Résultat de la sélection des tabulations. 8. Accepter. En-têtes d états, de colonnes et messages de bas de page Les en-têtes d états et de colonnes ainsi que les messages de bas de page sont définis dans la section En-têtes. Les en-têtes et messages ainsi créés seront intégrés dans le contenu d un état à l endroit que vous désirez. Remarque: le type d état En-têtes est assigné de façon permanente aux en-têtes et messages de bas de page. De plus, les trois types d en-têtes sont les seuls permis dans le système. PR-40

41 Ajouter / modifier / supprimer un en-tête d état 1. Cliquez deux fois sur l élément En-tête état. Le système vous affiche les différents en-têtes déjà créés, professionnels et prévisionnels. Remarque: les numéros d en-têtes des états professionnels ont le préfixe P et les en-têtes d états prévisionnels ont le préfixe B. 2. Pour ajouter un nouvel en-tête, positionnez-vous à l endroit où vous désirez l insérer dans l état voulu. 2. Cliquez sur le signe (+) de la barre d outils ou sur la touche INS afin de passer dans le mode Ajout en cours. La boîte de dialogue Type à créer s affiche : PR-41

42 3. Sélectionnez en-tête d état. Cliquez sur OK. 4. Entrez les propriétés du nouvel en-tête: Code d en-tête: 10 caractères alphanumériques. Description de l en-tête: entrez la description de votre en-tête. Type d en-tête: état, colonne ou message de bas de page selon ce que vous avez sélectionné dans la première boîte de dialogue. Options: Titre de note: indique au système qu il s agit d un titre de notes aux états financiers. Le titre de note est répété lorsqu une note prend plus d une page. Bloc protégé: assure que le compte ne sera pas séparé par un saut de page effectué par le système. Le saut de page sera effectué avant le premier compte ou après le dernier compte identifié au bloc protégé. Saut de page: force le programme à effectuer un saut de page même s il y a encore de l espace sur la feuille. Forcer l en-tête de colonne avant: option utilisée dans les notes aux états financiers. Indique au système d imprimer l en-tête de colonne avant l impression d un compte de tout type. 5. Acceptez les propriétés du nouvel en-tête en cliquant sur le crochet ( ) de la barre d outils ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. 6. Cliquez dans la section Texte afin de compléter l en-tête. Si vous acceptez ou annulez vos données, appuyez sur la touche ENTRÉE pour passer en mode de saisie et revenir dans l écran. La barre de mise en forme est activée et la description que vous avez entrée est affichée sur fond blanc. PR-42

43 7. Tapez votre texte en utilisant les applications de traitement de texte dont nous avons parlé à la rubrique Mise en forme du texte d un compte. Pour intégrer au texte des paramètres créés à la maintenance des codes / paramètres (711004), cliquez sur la loupe située à l extrême droite de la barre de mise en forme. Pointez le paramètre à intégrer et cliquez sur OK. 8. Sauvegardez vos données en cliquant sur le crochet ( ) de la barre d outils ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. 9. Pour modifier le texte d un en-tête, pointez l en-tête à modifier, puis cliquez deux fois ou appuyez sur la touche ENTRÉE. Faites vos modifications et acceptez-les en cliquant sur le crochet ( ) de la barre d outils ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. 10. Pour supprimer un en-tête, sélectionnez-le et cliquez sur le signe (-) de la barre d outils ou appuyez sur la touche SUPPR. Le système vous demande de confirmer sa suppression en vous posant la question: Voulez-vous vraiment supprimer cet enregistrement? Cliquez sur OUI. PR-43

44 Remarque: le traitement d un en-tête de colonne ou d un message de bas de page est identique à celui d un en-tête d état. Définition du contenu d un état financier Un état financier comprend généralement un en-tête d état, un en-tête de colonnes, des comptes de texte et de montant et un message de bas de page. Mais, certains états de type Texte n ont que du texte (exemple: table des matières, rapport de l expert-comptable, lettre de représentation). Le contenu d un état financier (accessible en cliquant deux fois sur l état, en appuyant sur ENTRÉE ou en cliquant sur le bouton Ouvrir) est d abord présenté sous une forme sommaire. Dans ce sommaire, vous retrouvez le numéro de compte, sa description, l indication d une description conditionnelle ainsi que son type. Chaque élément du contenu de l état est défini à l aide de trois sections : une, contenant les informations du Compte, une autre présentant les Propriétés du compte (poste) des états financiers et une contenant le Texte. La boîte Police caractères et la boîte Format vous permet de changer la police de sert à positionner des taquets et des retraits de lignes. Vous pouvez déplacer les éléments du texte en cliquant sur les flèches haut/bas (appuyez sur Ctrl+D pour les activer). Voyons d abord les propriétés des différents comptes des états professionnels et ensuite, comment créer un compte professionnel. PR-44

45 Propriétés des comptes d un état financier Pour accéder aux propriétés d un compte, sélectionnez d abord le compte, puis accédez à la section Propriétés. Les propriétés des comptes de texte tels, les titres et les lignes de texte sont groupées sous un seul onglet (Général) tandis que celles des comptes de types monétaire et total sont divisées en cinq onglets: Général, Détails, Groupement, Options et Regroupé par. Comptes de texte: Options: cochez la case appropriée. La signification des options a déjà été expliquée ci-dessus à l article 4 de la rubrique Créer/ Modifier/ Supprimer un en-tête d état. PR-45

46 Comptes de types monétaire ou total: Général: Compte: ce numéro peut avoir 15 caractères alphanumériques. Le système vérifie que le numéro entré n existe pas déjà. Les numéros de compte n indiquent pas nécessairement leur ordre d impression (exemple: vous pouvez insérer le compte entre le compte et ) et les comptes seront imprimés dans l ordre (100105, , ). C est donc l ordre d insertion qui détermine l ordre d impression. Remarque: l insertion des comptes en ordre numérique ascendant facilite cependant toute recherche ultérieure à l aide de la loupe. Description: la description saisie est affichée dans l écran d entrée de texte, lors de la création d un nouveau compte. Notez que toute modification ultérieure de la description dans les propriétés n affectera pas la description du poste dans l état. Cependant, toute modification du texte dans l état affectera celle des propriétés. Type de colonne: les comptes des états de type bilan, résultats, évolution, annexe au bilan, annexe aux résultats, annexe à l évolution, présentation Bilan et présentation Résultats ont tous le type 2 colonnes. Les comptes de l état de type capital (bénéfices non répartis) ont deux types possibles: 2 colonnes ou associé (5 colonnes: Solde au début, Bénéfice (perte) net, Apports, Prélèvements, Solde à la fin). Les comptes de l état de type notes ont trois types possibles : 1 colonne, 2 colonnes ou 4 colonnes. Type de groupement : les groupements peuvent provenir de quatre sources différentes : 1.Comptes de la charte du grand livre : Exemple: le compte Créditeurs, au bilan. PR-46

47 2. Comptes de la charte professionnelle : Exemple: dans l état de l évolution, le compte Variations des éléments à court terme regroupe des comptes du bilan professionnel. 3. Sous-état: PR-47

48 Exemple: le compte Bénéfices non répartis au bilan regroupe le total de l état des Bénéfices non répartis. Remarque: vous pouvez maintenant entrer un sous-état dans les Notes et messages. Les sousétats autorisés par le système sont les suivants: annexe au flux de trésorerie, présentation Résultats, présentation Bilan. 4. Feuille maîtresse Recherche de montant: le type de groupement choisi a une influence sur les choix de recherche de montant, comme le démontre le tableau suivant: Type de groupement: Choix de recherche de montant: Remarques: Comptes de la charte du 1. Cumulé grand livre et Feuilles 2. Cumulé année précédente moins maîtresses cumulé année courante trésorerie. Comptes de la charte professionnelle 1. Cumulé (1,2 col.), courant (12, 13 col.) 2. Cumulé année précédente moins cumulé année courante 3. Cumulé (1,2 col.), cumulé (12,13 col.) 4. Compte total des flux de trésorerie. Le choix 2 sert principalement dans l état des flux de Les choix 2, 3, 4 sont utilisés principalement dans l état des flux de trésorerie. Sous-état Aucun Les états de type Annexe aux flux de trésorerie servent aux fins de groupement dans les flux de trésorerie. Ne pas imprimer: vous avez le choix de ne pas imprimer un compte (Exemple: une note aux états financiers que vous désirez conserver au dossier). PR-48

49 Présentation : Titre de note : cette option permet de répéter le titre d une note lorsque celle-ci prend plus d une page. Bloc protégé : cette option permet d éviter qu une note ou un texte soit coupé par un saut de page du système; Forcer l en-tête de colonne avant: oblige le système à imprimer l en-tête de colonne avant d imprimer le compte suivant. (Exemple: imprimer l en-tête de colonne à chaque note des états financiers comportant des montants comparatifs). Saut de page: force un saut de page après l impression du compte. Description conditionnelle: cette option permet d imprimer une description du compte variant selon certaines conditions déterminées par le signe positif ou négatif du compte (exemple: le compte Bénéfice net de l état des résultats). Même si montant à zéro: force le système à imprimer un compte même si le solde des années courantes et précédentes est nul. (Exemple: imprimer le solde au début des Bénéfices non répartis lors du premier exercice financier d une entreprise). Imprimer montant en gras: imprime le montant en gras pour chaque exercice. Imprimer signe de dollar: imprime le signe de dollar, à l endroit désigné dans les propriétés d état (onglet Présentation). Présentation des montants: défaut= le système imprime le résultat tel quel (débiteur/positif ou créditeur/négatif); inverser le signe= le signe du résultat est inversé pour fin d impression (exemple: les comptes de revenus dans l état des résultats, de passif et de capital au bilan seraient imprimés avec le signe négatif ou les parenthèses si cette option n était pas activée); PR-49

50 absolue= imprime un montant sans aucun signe ou parenthèses. Les choix Inverser ou Absolue sont des options d impression uniquement et ne modifient pas la valeur du compte. Compte de vis-à-vis: lors de l impression des états professionnels, le système additionne le solde de deux comptes Professionnels et place le résultat selon le solde dans la section actif ou passif. (Exemple: le compte Encaisse et son vis-à-vis Découvert de banque au bilan). Nature du vis-à-vis: indiquez la nature du compte de vis-à-vis, soit débit ou crédit. Dans l exemple précédent, la nature du compte de vis-à-vis Découvert de banque est crédit. Groupement: Les comptes réguliers, professionnels, feuille maîtresse ou sous-état groupés pour ce compte sont affichés dans cet écran. Pour ajouter un nouveau compte, appuyez sur la touche d insertion INSER ou cliquez sur l icône Ajout secondaire liste des éléments à grouper.. Entrez le compte ou cliquez sur la loupe afin d afficher la Sélectionnez le(s) compte(s) en cliquant dans la case précédant le numéro de compte de grand livre. Cliquez sur OK. Dans la figure ci-dessous, le compte Bénéfice net a une description conditionnelle indiquée par un Oui: PR-50

51 Le texte du compte comprend le texte relatif à chaque description conditionnelle: Remarque: chaque description a le même numéro de compte (exemple: ) suivi du numéro de description entre parenthèses (exemple: (1) pour la description PERTE NETTE). Conditions pour l impression d une description conditionnelle: Année courante Année précédente Description imprimée Plus Plus BÉNÉFICE NET Plus Moins BÉNÉFICE NET (PERTE NETTE) MoinsPlus (PERTE NETTE) BÉNÉFICE NET MoinsMoins PERTE NETTE Soulignement L onglet Soulignement offre de nombreuses possibilités. Colonne: si vous entrez un chiffre autre que 1, les options de soulignement s appliqueront à cette colonne seulement. Ex.: si vous entrez 4, les options choisies ici ne seront visibles que pour la colonne 4. PR-51

52 Type: plusieurs types sont disponibles (aucun, simple, double, tiret, tiret double, pointillé). Exceptions: Si vous sélectionnez un type Double et cochez Plus épais, la fonction Ligne séparée est automatiquement activée. La fonction Plus épais s utilise seulement avec les types simple et double. Plus épais: vous pouvez mettre un soulignement plus épais en ajustant l épaisseur du trait ainsi que la distance entre les traits. Dans l exemple ci-dessus, l épaisseur du trait est de 20 en haut et 20 % en bas et la distance entre les traits est de 10 % (milieu) pour un total de 50 %. Dans la plupart des cas, l épaisseur du trait est d environ de 10 à 14. Ligne séparée: le soulignement se fait alors sur la ligne suivante, pas collé sur le chiffre. Il y a trois choix de positions verticales: haut, centre et bas. Pleine largeur de la page: souligne, d une marge à l autre, le montant ainsi que le texte. Cette option s utilise avec les comptes monétaires et total. Ajouter / Modifier / Supprimer un compte professionnel 1. Sélectionnez l état dans lequel vous désirez insérer un compte. Cliquez deux fois sur l état afin d accéder au contenu de l état. 2. Sélectionnez le compte suivant le compte à ajouter. 3. Cliquez sur le signe (+) de la barre d outils ou appuyez sur la touche INSER pour passer au mode d ajout en cours. 4. Indiquez le type de compte à créer, en cliquant sur le bouton de votre choix. 5. Définissez les propriétés du compte à ajouter, dans la boîte de dialogue (ajout en cours). Voir rubrique Propriétés des comptes d un état financier. 6. Sauvegardez les propriétés des comptes à ajouter en cliquant sur le crochet ( ) de la barre d outils ou en appuyant sur les touches Ctrl+S. Le système revient alors à l écran du contenu de l état. PR-52