Association française de haïku

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1 Association française de haïku Procès verbal de délibération du Conseil d Administration Vote Réunion CA. 15 janvier 2011 Objet : - Fixation de la date de la prochaine AG annuelle - Organisation d une AG extraordinaire en vue d une modification des statuts - Changement de dénomination - Adresse officielle de l AFH - Cumul des mandats - Maquette de la revue GONG - Organisation des réunions du Conseil d administration Lieu et heure de convocation du CA : Café Beaubourg de 9h30 à 13h Etaient présents : 6-3 membres du bureau Présidente : Martine Gonfalone-Modigliani Secrétaire : Catherine Belkhodja Trésorier : Eric Hellal - 3 autres membres du CA Janick Belleau, isabel Asúnsolo, Patrick Simon Etait représenté 1 : Klaus-Dieter Wirth par Janick Belleau Etait absent : 0 Note : Hélène Boissé a souhaité se retirer du CA pour convenance personnelle en décembre Nombre de votants : 6 Nombre de voix : 7 1. Afin de proposer une modification des statuts, les membres du CA ont décidé d organiser une AG extraordinaire qui précédera l AG annuelle en Octobre La prochaine AG annuelle aura lieu le WE du 8 octobre 2011 correspondant à l Action de grâce au Canada 3. Le CA proposera de modifier la dénomination : Association francophone de haïku au lieu d Association française de haïku. Le sigle AFH sera conservé.

2 4. Le nombre des pouvoirs sera limité à 5 par mandataire à partir de la prochaine AG Les adhérents seront prévenus par le biais du site AFH et par la convocation des membres de l AFH dans la revue GONG. 5. Les mandataires seront choisis 15 jours à l avance au plus tard. 6. Les adhérents pourront choisir leurs mandataires parmi une liste d adhérents qui sera communiquée aux autres adhérents avec l accord des intéressés. 7. Les adhérents indiqueront dans un formulaire s ils souhaitent communiquer leurs coordonnées : adresse postale OUI/NON ; adresse e mail OUI/ NON ; téléphone OUI/ NON 8. Le nombre de pouvoirs pour les membres du CA est limité à L ordre du jour sera envoyé aux adhérents un mois avant la tenue de l AG. 10. Tout membre peut rajouter une question à l ordre du jour 15 jours avant la tenue de l AG 11. Les réunions du CA se font en deux parties : La première partie est réservée strictement aux membres du CA. Dans un second temps, le CA travaille avec les différents comités et les correspondants. Le CA entérinera les éventuelles décisions. 12. La présidence devra valider la maquette corrigée de la revue GONG qui lui sera envoyée 15 jours à l avance afin qu elle ait le temps de rédiger l éditorial. 13. L adresse postale unique de l AFH est fixée au lieu de résidence de la Présidence. Les autres adresses seront supprimées. (décision adoptée à la majorité : 1 abstention) 14. Toutes les informations et communications seront obligatoirement transmises à la Présidence qui redistribuera le courrier aux intéressés soit directement, soit par le biais du Secrétariat. 15. Proposition de créer un compte PAYPAL pour faciliter les paiements :

3 16. Lecture du projet de document «Rôle et fonctions des correspondants». Il sera modifié dans les plus brefs délais par Janick Belleau selon les vœux du CA. Modifié après la réunion avec accord du CA. Note : La correspondante de la Suisse, Josette Pellet, a souhaité démissionner pour convenance personnelle en janvier Une pause repas est organisée avant de rejoindre les comités qui ont été invités à 14h30 dans un autre lieu. Deuxième partie : Réunion du CA élargie en présence de 3 membres des comités : - Jean Antonini (Comité rédaction et édition ; Sélection Recueils) - Danièle Duteil (site Web ; Sélection Recueils) - Danyel Borner (site Web) 1) Les décisions du CA, votées en réunion du matin, sont lues pour le bénéfice des 3 membres des comités. 2) Adresse unique AFH à l adresse de la Présidence. Les bulletins d abonnement, et tout autre formulaire de l AFH, seront rédigés en conséquence. 3) Adhésion Canada : L adresse du correspondant Canada doit être vérifiée en fonction du rôle de la correspondante actuelle, Lucy Pagé. I - Recueils a) proposition de Eric et isabel de n éditer que 2 recueils par an au lieu de 4 mais avec une qualité «livre» Eric présente un tableau comparatif des coûts avec une proposition d ouvrage de 16cm X 13, 5cm, 80g, N&B avec 6 illustrations et couverture quadri cartonnée. (Budget 764 euros pour 250 exemplaires, frais postaux inclus) b) Janick, représentant le Canada, demande si un abonnement à la revue GONG pourrait être proposé sans abonnement aux recueils pour un prix annuel de 25 $ CAD. En effet certains adhérents canadiens souhaitent recevoir GONG mais pas les recueils. Ils souhaiteraient donc une formule intermédiaire entre adhésion seule et adhésion + abonnement (4 revues et 4 recueils) Chacun est invité à donner son avis sur la question : 1 Jean rappelle que les envois groupés à tarif attractif doivent faire l objet d un même poids. Après vérification, il est possible de jouir du même tarif même si le poids est différent.

4 2 Patrick ne souhaite pas se prononcer mais rappelle que le prix d un abonnement moins cher n implique pas nécessairement plus d abonnés. 3 Martine pense que certains poètes s abonnent à plusieurs revues et que la crise rend les choses plus difficiles. 4 isabel souligne que les envois de recueils permettent de découvrir des auteurs que l on ne connaît pas et suggère de regrouper GONG et recueil dans une seule revue dos carré collé. 5 Eric, isabel et Danièle rappellent que les auteurs apprécient d avoir des ouvrages indépendants. Jean pense que c est une façon de permettre aux auteurs une première publication. 6 Catherine n est pas contre une formule à 25 $ pour les Canadiens qui le souhaitent. En effet, cela n augmentera pas le prix de l envoi postal. Certains craignent que les Français trouvent injuste que cette formule moins coûteuse soit proposée uniquement aux Canadiens. La question se pose de savoir qui tient aux recueils et qui souhaite les supprimer. Il est décidé à l unanimité de procéder à une enquête auprès des adhérents (Responsables du questionnaire : isabel, Danièle et Catherine) En fonction des résultats de l enquête, une décision sera prise pour les recueils. II - Rapport financier Eric nous informe sur la situation des comptes de l AFH. Il apparaît que le compte est positif (900 euros) mais certains postes sont en dépassement Festival AFH, Lyon Les comptes du festival excèdent l enveloppe initiale prévue en AG en Octobre 2009 et font l objet d une analyse. 1) invitations au repas de l AFH non prévues Martine rappelle que le directeur d Aléa, qui a prêté la salle, a été invité par Jean. Les autres personnes qui ont oublié de payer leur repas seront invitées à régulariser. Martine a le listing des convives. 2) poste haïga en déficit Les frais concernant l exposition de haïgas devaient être remboursés par la vente des haïgas. Certaines personnes ont payé leur haïga directement à Ion. Une somme d environ 300 euros doit revenir à l AFH pour équilibrer les comptes. Catherine rappelle qu une enveloppe budgétaire a été votée en AG pour le festival et qu on doit demander en amont l autorisation du CA pour un éventuel dépassement. Pour éviter un autre déficit, l AFH ne doit pas être mise devant le fait accompli

5 3) frais de fournitures Danièle explique qu elle a eu besoin de matériel pour l exposition mais que le dépassement des frais de fourniture a été compensé par la facturation de sa prestation par l AFH. Le CA la remercie de sa générosité. 4) frais de repérage Martine explique qu elle a dû se faire rembourser 80 euros de frais de repérage pour la salle. 5) frais de plomberie Une facture de 150 euros a dû être assumée par l AFH pour une intervention lors du festival. 6) frais bancaires Afin de les limiter, il est décidé de garder un compte à la banque postale, la moins chère pour les associations. D autres solutions sont recherchées pour combler ce déficit. Martine et isabel proposent de rendre l entrée du prochain festival payante (10 euros) de même que la participation aux concours (5 euros) Les membres présents n excluent pas cette possibilité. Catherine précise que seuls les non adhérents devraient s acquitter de ces frais de participation. Cela inciterait les participants à adhérer. Danièle D suggère d organiser une soirée crêpes dont le bénéfice irait à l AFH. Proposition bien accueillie. Eric annonce que des dossiers de mécénat ont été lancés par Francis Kretz et lui auprès d entreprises et que l une est en voie d accepter. Patrick souhaite développer la demande de subvention et souhaite que la ville choisie pour le prochain festival participe financièrement à son organisation. Catherine ajoute que les prestations en nature des villes peuvent être aussi prises en considération (prêt de salles de conférence ou prise en charge d hébergements) isabel rappelle que le site web doit indiquer de façon claire et rapide comment adhérer ou s abonner. Eric pense qu avec Paypal, l adhésion ou l abonnement sera grandement facilité même si Paypal prend des frais au passage (3%) III - Travail sur le site web Patrick supervisera l alimentation du site à partir des textes que les adhérents lui fourniront. Il aura le code d accès du site. Danyel présente l architecture du site.

6 Catherine propose d établir des catégories pour tous les partenaires réguliers proposant des évènements haiku ou publications spécialisées. Danièle propose de mettre en publication les nombreux textes de qualité reçus par GONG mais non publiés par manque de place. Patrick propose un léger décalage (entre un et trois ans) pour la publication intégrale des GONG afin de ne pas «rivaliser» avec l abonnement GONG. Après discussion, la durée d un an de décalage paraît un bon compromis. Danièle, Danyel et Patrick proposent de nombreuses images en couleurs. Danièle propose des «appels à textes» pour le site également (en direction Adultes ou Enfants) Catherine précise qu il faudrait deux catégories bien distinctes pour les textes publiés d adultes et les publications des textes d enfants. Tous les textes destinés au site seront envoyés directement à Patrick avec une copie pour la Présidence. IV - Adresse de communication Internet Seule adresse valable pour l AFH : afhassociation@gmail.com Toutes les autres adresses seront détruites ou réorientées automatiquement. La séance est levée à 19h et les points non traités à cette réunion seront débattus par Internet ou reportés à la prochaine réunion, dont la date est prévue courant avril Fait à Paris, le 15 janvier 2011 La présidente, Martine Gonfalone-Modigliani La secrétaire, Catherine Belkhodja