Gestion de projet - TD n 1

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1 Gestion de projet - TD n 1 Date : jeudi 17 Septembre Lieu : nouveaux locaux d Atelier 4 René Pestre à Limoges 200 invités Carton d invitation Faire la liste des invités : s, prospects, élus locaux > Conception par un graphiste : 2-3 jours > graphiste + l agence le commande + validation par & agence Envoi des invitations Fin Août : impression 3 jours > commande par agence + imprimeur Début Septembre : envoi des invitations aux invités > (mise sous plis, adresses) Organisation de l inauguration Hôtesses accueillent les invités Concours de construction de monuments avec des règles en bois signées par le cabinet d architecture que les invités pourront prendre en partant, comme cadeau : par groupe de 10. But : construire un monument du monde (Tour Eiffel, Big Ben, Empire State Building, etc). Prix

2 pour les gagnants : une bouteille de champagne par personne. Juges : architectes du cabinet. > Acheter règles en bois de 15 cm et les faire signer. Intervention et conférence de Jean Nouvel > Contacté par le chef de projet Apéritif dînatoire par un traiteur > petits-fours (10 variétés) et pièce montée de macarons (arrivée 19:45 avec des bougies, etc + Remerciements du dirigeant) et champagne et cocktails sans alcool Couper le ruban rouge pour inaugurer les nouveaux locaux > prévoir ciseaux et ruban ; dirigeant coupe le ruban, dans la pièce principale vers 18:15 > l agence achète les ciseaux et le ruban Discours du dirigeant, 15 minutes max, préparé avec l agence de communication Diaporama retraçant l histoire du cabinet : louer matériel et chaises, 5 minutes, collecter informations et photographies du cabinet > agence Concert : prévoir matériel et test son, réserver un ingénieur son/lumière, style jazz > agence prépare + musiciens Offrir des petits cadeaux à la sortie (crayon, porte-clés en forme de leurs réa, marque page ou clé USB design ) > Le les achète, fait les pochettes ; cadeau marquant lié a l architecture (crayon à papier, clé USB stylisée, etc) > les hôtesses offrent les cadeaux + le fait les cadeaux Réserver un photographe privé > le chef de projet réserve Exposer des photos des projets réalisés > Collecter photographies et informations des projets réalisés > ; impression sur kadabac = imprimeur (réservé par l agence) Louer lumières > agence

3 Relations presse Faire un dossier de presse > chef de projet + collecter informations sur le cabinet Envoyer le dossier de presse à la presse quotidienne et à France 3 Limousin > chef de projet ou relation presse Inviter la presse quotidienne > agence Déroulement de la soirée 18:00 > Arrivée des invités et de la presse accueillis par les hôtesses qui les guident à l intérieur de la soirée 18:10 > Coupage du ruban pour inaugurer les nouveaux locaux et discours (5 min. max) du dirigeant 18:20 > Diaporama (5 minutes) 18:40 > Intervention/Conférence de Jean Nouvel 19:10 > Début du concert et de l apéritif dinatoire 19:45 > Concours de construction (20 minutes) + Récompenses (10 minutes) 20:30 > Arrivée de la «pièce montée» de macarons (forme liée à l architecture) + Remerciements du dirigeant Durant la soirée, photos, discussions et expositions des réalisations, diaporama tourne en boucle (sans son), concert avec pauses + distribution du dossier de presse & rencontre avec journaliste. A la sortie des invités : les hôtesses offrent les cadeaux.

4 Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Faire la liste des Faire le brief du Conception des Test traiteur & Réserver un Envoi des invitations invités - Retour graphiste et lui invitations - Retour Commande - Retour photographe Envoi du dossier de Réserver le concert : sélectionner artiste - envoyer le texte et le logo Préparation du discours avec le Réserver lumière, matériel diaporama & concerts, chaises Réserver un ingénieur son/lumière Réserver hôtesses d accueil + brief presse Inviter la presse quotidienne Retour dirigeant Acheter vaisselle et ruban rouge - Retour Contacter Jean Acheter les 4000 Nouvel règles et les faire Engager Jean Nouvel graver chez un pyrograveur Recontacter Jean Nouvel Relancer Jean Nouvel Faire le dossier de presse - Retour Préparer les cadeaux des invités - Retour Faire le diaporama sur l histoire du cabinet - Retour Recontacter Jean Nouvel Préparer les photos des projets réalisés à exposer - Retour Imprimer les cartons d invitation et les photos à exposer - Retour Préparer la salle : test son, installer matériel pour le concert et le diaporama, les tables, les lumières, accrocher les réalisations, installer le ruban à couper

5 Planning Graphiste Juin : Conception des cartons d invitation à partir du brief : papier cartonné, carré, gris foncé et blanc avec touches de couleurs (rose, bleu, violet cf site web) Client Avril : Faire la liste des invités Juin : Validation du graphisme des cartons Juillet : Fournir des photos (ou les faire faire par un photographe) et des informations pour le diaporama à l agence + Préparer les cadeaux pour les invités + Faire les tests chez le traiteur Aout : Fournir les photos des projets à exposer ou les faire faire par un photographe Septembre : Envoi des invitations aux invités (mise sous plis, adresses) Dirigeant Juin : Préparation du discours avec l agence Artiste Traiteur Septembre : Préparer l installation du matériel et les tests son (prévoir un volume sonore bas) Juillet : Faire les tests + Elaboration du menu : petits-fours (10 variétés), pièce montée de macarons (forme en rapport avec l architecture = bâtiments, etc), cocktails sans alcool et champagne Septembre : Préparation du matériel + Réservation des serveurs

6 Imprimeur (invitations) Aout : Impression des cartons d invitation Imprimeur (photos) Aout : Impression des photos à exposer sur du kadapac Agence Avril : Réserver le concert Mai : Faire le brief pour le graphiste et lui envoyer le texte et le logo (à demander au ) Juin : Validation du graphisme des cartons (Bon à tirer) + Préparation du discours du dirigeant avec lui Juillet : Réserver la location des lumières, du matériel pour le diaporama et le concert, des chaises + Acheter le ruban rouge + Commande du traiteur + Réaliser le diaporama + Faire les tests chez le traiteur Aout : Commande chez les deux imprimeurs + Réserver les hôtesses (4) et faire le brief (habits : combinaison blanche), le photographe et l ingénieur son et lumière + Préparer les photos à exposer (emplacements dans les locaux) Chef de projet Avril : Contacter Jean Nouvel Mai : Recontacter Jean Nouvel Juin : Relancer Jean Nouvel + Acheter les règles en bois et les faire graver chez un pyrograveur

7 Juillet : Rédaction du dossier de presse et réalisation + Remise du dossier de presse au cours de la soirée + Engager Jean Nouvel Aout : recontacter Jean Nouvel pour l organisation Septembre : Invitation de la presse quotidienne (créneau horaire) + Relances de la presse et des invités