GÉRER SON ASSOCIATION

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1 2 ème partie GÉRER SON ASSOCIATION 1

2 LES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 1 - Les convocations Chaque association doit réunir au moins une fois par an une assemblée générale. Son organisation doit être prévue dans les statuts et préciser à qui revient la décision de convoquer : le président de l'association, ou le conseil d'administration. La convocation, adressée à l ensemble des adhérents de l association, précise : - le lieu et la date de la réunion. - l ordre du jour, c'est-à-dire l ensemble des questions qui seront débattues et qui donneront lieu à un vote. Quand et comment les faire parvenir? La convocation est adressée dans un délai fixé par les statuts (généralement 8 à 15 jours), - soit par courrier, - soit par voie orale (dans les petites associations), - soit par voie d'affichage. Mais la convocation individuelle par courrier est préférable pour éviter toute contestation. 2.1 Les règles de bonne tenue : 2 Le déroulement de l assemblée générale Le déroulement d'une assemblée générale ordinaire suit plusieurs étapes et obéit à 4 règles de bonne tenue. - Etablir une liste des adhérents pour émargement ou, à défaut, une feuille de présence qui permet d attester que les décisions ont été votées avec un nombre de voix suffisant (si les statuts ont prévu qu il devait y avoir un quorum, ce qui n est pas obligatoire). - Il est utile de désigner un président et un secrétaire de séance. En règle générale, le président de l association préside l assemblée générale et le secrétaire du bureau assure la fonction de secrétariat. - Le président de séance fait constater que l assemblée a bien été convoquée selon les statuts et que le quorum (si quorum il y a) est atteint. - Le président rappelle l ordre du jour porté sur la convocation et organise les débats. 2.2 Les votes de l'assemblée générale : Il est recommandé de prévoir les règles de vote dans les statuts, c'est-à-dire qui vote et comment? Le vote se déroule soit à main levée, soit à bulletin secret, dès lors qu il est demandé par un adhérent remplissant les conditions pour s exprimer. Il est prudent de prévoir cette 2 ème éventualité. 2

3 Si les votes par procuration ont été prévus dans les statuts, il convient, préalablement, de procéder à la répartition des procurations. 2.3 Le procès verbal de l'assemblée générale : Pour garantir que l'assemblée générale s'est déroulée dans le respect des statuts, il est conseillé d'établir un procès-verbal. Un procès verbal est un compte rendu des débats et du vote des décisions. Il doit de toute façon être réalisé pour pouvoir effectuer des formalités, comme déclarer un changement de siège social ou modifier la composition d un bureau. 3 Les compétences de l assemblée générale ordinaire L'assemblée générale, organe souverain de l'association, garantit son fonctionnement démocratique. Elle est compétente pour la gestion courante de l'association : - informer de la situation de l'association (à travers le rapport moral et le rapport financier), - approuver les comptes de l'association, - approuver les conventions signées entre l'association et l'un de ses dirigeants, - accorder une décharge à l'organe dirigeant de l'association pour la gestion, - délibérer sur les perspectives de l'association, - désigner et révoquer les dirigeants de l'association. 4 - Le rapport moral et financier Le moment fort de l'assemblée générale d'association est la présentation du rapport moral et financier. Ce rapport permet aux adhérents : - d'être informés sur la situation financière et l'activité de l'association, - de pouvoir valider les orientations à venir et voter le budget. Il permet également de présenter l'action de l'association à des partenaires extérieurs. Le rapport moral et financier contient généralement 3 grandes parties : - le bilan des objectifs, - les nouveaux projets, - les orientations futures, - le projet associatif, Le rapport moral à proprement parler, présente : - l ambiance au sein de l'association, 3

4 - les relations avec les partenaires, - la vie de l'association, - le bénévolat, - les difficultés rencontrées, éventuellement Le rapport d activités présente : - les projets et actions menés au cours de l'année, - les points positifs et négatifs des activités. - les recettes, - les dépenses, - l excédent d exploitation, Le rapport financier contient les informations suivantes : - la comparaison avec les chiffres de l'année précédente. A l issue de la présentation de ce rapport, les adhérents doivent avoir une vision claire de la situation financière en termes : - d'autonomie financière, - de solvabilité et de liquidité. L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE Elle obéit aux mêmes règles que l assemblée générale ordinaire. Toutes les modalités pratiques ont intérêt à être définies dans les statuts de l association. Elle est compétente pour : - modifier les statuts de l'association : dénomination, objet, durée, conditions d adhésion, organisation de l administration et/ou de la direction de l association, - autoriser des actes de gestion importants (ex : conclusion d'un prêt), - décider d'une fusion ou d'une transformation de l'association, - dissoudre l'association. 4

5 LES REGISTRES DE L ASSOCIATION LE REGISTRE SPÉCIAL Son caractère obligatoire : Toute association, quel que soit son objet ou son activité, a l'obligation de tenir un registre spécial sur lequel devront être consignés les changements intervenus dans sa direction et les modifications apportées à ses statuts (Loi. 1er juillet. 1901, art. 5 ; Décret. 16 août 1901, art.6). Le registre spécial permettra, si nécessaire, aux autorités administratives ou judiciaires dès qu'elles en feront la demande, de suivre les évènements statutaires et le fonctionnement de l association (D. 16 août 1901). Sa forme : Le registre spécial doit être coté de la première à la dernière page et être paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l'association. C'est donc, généralement, au président de l'association qu'incombe cette formalité. (D. 16 août 1901, art. 31). Ce registre peut être un simple cahier (exclure feuilles mobiles ou classeur) Sa tenue : Ce registre est lié à la vie de l'association. Il doit être tenu et conservé au siège de l'association (Décret. 16 août 1901, art. 6). Les mentions qui y sont portées doivent l'être de façon chronologique et sans aucun blanc. Il convient pour qu'il conserve sa valeur probante d'éviter toute rature ou surcharge. La pratique qui consiste à saisir le texte sur informatique et à coller l'édition papier sur le registre lui même est à proscrire. Cette conséquence résulte de l'emploi du terme inscription qui laisse à penser que les mentions doivent être manuscrites (décret 16 août 1901, art. 31). OUTIL n 8 Cas particulier : le registre n avait pas été ouvert jusque là. Si lors d'un changement de dirigeants d'une association, ceux-ci constatent que ce registre spécial n'existe pas, il leur faudra rétablir une situation normale. Il peut être reconstitué méticuleusement et paraphé par les personnes concernées ou comporter sur la première page la mention manuscrite suivante : "Registre spécial obligatoire de l association "nom de l'association" côté par première et dernière par moi [nom et prénom du président], président, qui en l absence de registre tenu à jour par mon prédécesseur ouvre le présent, y mentionne les informations relatives à la création de l association (date de création, adresse du siège, n d enregistrement et date du récépissé de déclaration préfectorale) ; ainsi que les dernières informations concernant les statuts qui la régissent aujourd hui. Le Conseil d'administration est composé de (Nom et prénom et fonction). Déclaration en a été faite à la (sous) préfecture de (Chef-lieu de département ou d arrondissement)" 5

6 Les mentions obligatoires : - Les changements de personnes chargées de l'administration ou de la direction, - Les modifications apportées aux statuts, - Le changement d'adresse du siège social, - L'achat et la vente d'immeubles de l'association, - Les dates des récépissés délivrés par la préfecture ou sous-préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives. NB : Ce registre est distinct des registres dans lesquels les associations enregistrent les procèsverbaux de leurs réunions et des assemblées générales. Son rôle : Ce registre spécial à essentiellement pour rôle de permettre un contrôle des autorités administratives ou judiciaires sur les principales modifications concernant le fonctionnement de l'association. Il doit être présenté chaque fois qu elles en font la demande et cette présentation s'effectue au siège social de l'association. Les sanctions prévues : L'inobservation des règles concernant le registre spécial peut entraîner des sanctions. - Sanctions civiles : la dissolution judiciaire peut être prononcée à la requête de tout intéressé ou du ministère public pour défaut de consignation des changements et modifications sur le registre spécial (Loi du 1er juillet 1901, art 7). - Sanctions pénales : sont punies d'une amende, l'absence de registre spécial, sa tenue irrégulière et sa non production aux autorités administratives et judiciaires. (Loi de 1901 art8 et art du code pénal). - Sanctions administratives : le non-respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier la suppression, de l'aide financière accordée par les pouvoirs publics ou son nonrenouvellement. LE REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS Il ne fait pas partie des obligations de l association d en tenir un. Mais il y a d excellentes raisons de le faire. Il permet de garder une trace globale de la vie de l association, des décisions prises et de leur régularité. Ce registre peut contenir les comptes-rendus de bureau, de conseil d administration et celui des assemblées générales, dans un ordre chronologique. OUTIL n 9 Rédiger un procès-verbal ou un compte-rendu Les indications portées dans un procès verbal sont importantes car elles font foi jusqu à preuve du contraire. Tout intéressé qui conteste leur contenu doit apporter la preuve de leur inexactitude. 6

7 - le nom de l association ; Quelles informations doit-on pouvoir y retrouver? - le nom de l organe appelé à délibérer : assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d administration, bureau, commission ; - le lieu de la réunion de cet organe ; - la date et l heure de la réunion ; - le mode de convocation et date d envoi de la convocation ; - l ordre du jour et la liste (ou copie) des documents joints à l ordre du jour ; - l indication des membres présents ; - le nom du président de séance et du secrétaire de séance ; - le résumé des débats et des interventions ; - le texte des résolutions soumises au vote ; - le résultat du vote faisant apparaître les votes positifs, négatifs, les abstentions ; - l heure de clôture de la séance ; - le nom et la qualité des personnes signant le procès-verbal. Conseil : plus le procès-verbal sera précis, mieux il répondra à sa finalité. Pour autant, il n est pas nécessaire que soit retranscrit l ensemble des propos qui ont pu être tenus pendant la réunion! 7

8 LES AGRÉMENTS OU DÉCLARATIONS L ASSOCIATION RECONNUE D INTÉRÉT GÉNÉRAL L intérêt général est une notion fiscale, définie par la direction générale des impôts dans une instruction du 26 février 1988 Qu est-ce qu une association reconnue d intérêt général? La condition d intérêt général est présumée remplie lorsque l association : - ne fonctionne pas au profit d'un cercle restreint de personnes, - a une gestion désintéressée, - n exerce pas d'activités lucratives. Les associations d'intérêt général ne doivent pas être confondues avec les associations d'utilité publique, dont la reconnaissance fait l'objet d'un décret et dont les conditions à remplir sont nettement plus strictes. Comment savoir si une association est d intérêt général? Pour en être sûr, il faut contacter le responsable «Association» des services fiscaux de son centre des impôts, pour vérifier que l association remplit bien les conditions pour être reconnue d intérêt général (procédure de rescrit fiscal). Quels sont les avantages? Les associations reconnues d intérêt général peuvent délivrer aux particuliers et aux entreprises leur faisant un don, un justificatif (reçu fiscal) leurs permettant de bénéficier d'une réduction d'impôts. Elles peuvent faire état de cette qualité auprès de leurs partenaires publics ou privés. OUTIL n 10 Imprimé Cerfa n 11580*03 (Reçu dons aux œuvres) à télécharger sur le site des impôts : 8

9 Outil n 11 Exemple de document utilisable pour les bénévoles associatifs abandonnant leurs frais de déplacement au profit de l association ÉTAT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT ENGAGÉS par Mme, M. : du 1 er au (à retourner, rempli au siège de l association) JOUR ET MOIS OBJET DU DÉPLACEMENT LIEU DU DÉPLACEMENT DISTANCES A/R Immatriculation véhicule : Fonction au sein de l association : Total kilométrique TAUX MONTANT DES FRAIS.. (1) Je soussigné(e). déclare sur l honneur, l exactitude de cette déclaration. Fait à, le 201. Signature de l intéressé : Visa du Président, Visa du trésorier et date du règlement à l intéressé (1) faire adopter en Conseil d administration dans la limite fixée par la Direction générale des impôts (impôts.gouv.fr frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative) 9

10 L AGRÉMENT DE JEUNESSE ET D ÉDUCATION POPULAIRE (Ordonnance du 2 octobre 1943, rendue applicable par l Ordonnance du 9 août 1944 qui permettait à l origine de réserver aux associations agréées, le bénéfice éventuel de subventions). Au travers de cet agrément, le ministère reconnaît comme partenaire particulier et privilégié les associations qu il souhaite aider et qui s engagent à respecter un certain nombre de critères. L agrément revêt par ailleurs un caractère valorisant : c est un label de qualité qui reconnaît la valeur éducative de l association. Les dispositions applicables résultent du décret n du 22 avril 2002 modifié. LA PROCÉDURE Il convient de distinguer deux niveaux d agrément : l agrément national et l agrément départemental, étant précisé : - que ne peuvent solliciter un agrément national que les associations, fédérations ou unions d associations dont l activité est à vocation nationale. (D. du 22 avril 2002, art. 2, JO du 24 avril) ; - que l agrément ne peut être délivré qu aux associations, fédérations ou unions d associations régulièrement déclarées et qui justifient d au moins trois ans d existence (D. du 22 avril 2002, art. 1, JO du 24 avril). Nous en tiendrons à l agrément départemental. L AGRÉMENT DÉPARTEMENTAL Il s agit d un agrément ayant la même portée juridique que l agrément national. Les associations, fédérations ou unions d associations qui sollicitent un agrément départemental adressent une demande à la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP) du département de leur siège. L agrément est prononcé par arrêté préfectoral après avis du conseil départemental de la jeunesse, des sports et de la vie associative. Les critères Applicables à toutes les associations qui sollicitent un agrément "jeunesse et éducation populaire", ils sont fixés par l article 8 de la loi n du 17 juillet 2001 "portant diverses dispositions d ordre social, éducatif et culturel" (JO du 18 juillet 2001). L existence et le respect de dispositions statutaires garantissant la liberté de conscience, le respect du principe de non-discrimination, un fonctionnement démocratique, la transparence de leur gestion. L égal accès des hommes et des femmes et l accès des jeunes à leurs instances dirigeantes. Les associations de jeunesse et d éducation populaire pourront être conduites à inciter les jeunes à prendre des responsabilités. Les jeunes de 16 à 18 ans peuvent être élus aux instances dirigeantes. Cependant, ils ne peuvent pas exercer les fonctions de président, trésorier ou secrétaire général qui supposent une capacité juridique dont les mineurs sont dépourvus. Les associations, pour être agréées, devront donc, notamment, être ouvertes à tous, être gérées démocratiquement et concerner le domaine de l éducation populaire. Pour l appréciation de ce 10

11 dernier critère, on considère que le domaine de l éducation populaire recouvre tout ce qui touche à la formation globale des hommes et des femmes, à leur épanouissement et à leur prise de responsabilités dans la Nation comme dans leur vie personnelle. Ce champ d action n est pas strictement délimité et peut être très divers (formation professionnelle, formation du citoyen, formation à la responsabilité ). Quelques effets de la décision Seules les associations, fédérations ou unions d associations agréées d éducation populaire et de jeunesse peuvent recevoir une aide financière du ministère chargé de la jeunesse (art. 8 de la loi du 17 juillet 2001 précitée). Il n existe toutefois aucun "droit à subvention" du seul fait de l obtention de cet agrément. Dans la mesure où les associations agréées sont reconnues comme partenaires privilégiés, elles peuvent être candidates aux instances de concertation existant dans ce secteur. Les associations agréées de jeunesse et d éducation populaire peuvent également bénéficier de tarifs privilégiés sur les redevances à acquitter auprès de la SACEM (cf. art. L du code de la propriété intellectuelle). Pour l emploi de personnes exerçant une activité accessoire inférieure à 480 heures par an (cas des intervenants rémunérés), seules les associations agréées de jeunesse et d éducation populaire peuvent bénéficier du principe de l assiette forfaitaire pour le paiement des cotisations d assurance sociales, d accidents du travail et d allocations familiales. Sur ce point particulièrement important, se rapprocher des services de l URSSAF. Outil n 12 (dossier à demander à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale de son département) DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA COHÉSION SOCIALE DOSSIER D AGRÉMENT MINISTÉRIEL D UNE ASSOCIATION DE JEUNESSE ET D ÉDUCATION POPULAIRE NOM de l association : Adresse : Textes de référence : - loi du 1 er juillet 1901 modifiée relative au contrat d association, - loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, notamment son article 21, - loi n du 17 juillet 2001 portant diverses dispositions d ordre social, éducatif et culturel, notamment son article 8, - décret n du 22 avril 2002 relatif au conseil national et aux conseils départementaux de l éducation populaire et de jeunesse. - Décret n du 22 avril 2002 pris pour l application du premier alinéa de l article 8 de la loi n du 17 juillet 2001 et relatif à l agrément des associations de jeunesse et d éducation populaire, 11

12 Conditions et différentes pièces à fournir obligatoirement pour la constitution du dossier d agrément Pièce n 1 : une demande d agrément sur papier libre signée par le représentant légal de l association Pièce n 1 bis (jointe) dûment remplie intitulée «dossier de demande d agrément d une association de jeunesse et éducation populaire» (voir page 2) Pièce n 2 : statuts en vigueur de l association conformes à la pièce n 10 et le règlement intérieur, signés par deux personnes faisant partie du bureau de l association Pièces n 3 et 4 : la copie de l insertion au Journal Officiel de l extrait de la déclaration initiale de l association et, le cas échéant, la copie des récépissés des déclarations modificatives Pièce n 5 (jointe) : la composition des instances dirigeantes de l association avec l indication des noms, prénoms, professions, dates de naissance et domiciles des membres de ces instances (p. 3) Pièce n 6 : le rapport moral et financier présenté lors des deux dernières assemblées générales Pièce n 7 : le compte de résultat des deux derniers exercices Pièce n 8 : le rapport d activité des deux derniers exercices Pièce n 9 : le budget prévisionnel en équilibre pour l année en cours Pièce n 10 (jointe) : attestation sur les dispositions statutaires obligatoires Pièce n 11 (jointe) : motif de la demande Pièces n 12 et 12 bis (jointes) : argumentaire : label de qualité / autonomie financière Pièce n 13 : 2 enveloppes format 162 x 229 à l adresse de l association, affranchies 12

13 Pièce 1 Bis Dossier de demande d agrément d une Association de Jeunesse et d Education Populaire 1 - Titre exact de l association (cf. déclaration préfecture) : Le cas échéant, agrément antérieur attribué le. n. Adres 3 - Adresse complète du siège social (cf. déclaration en préfecture) :. 4 - Téléphone :. E.mail : Fédération d affiliation, le cas échéant : 6 - Déclaration en Préfecture de le.. n. 7 - Publié au Journal Officiel du 8 - N SIRET (fournir le justificatif) Compte bancaire ou postal Agence de Organisme assureur : N du contrat : Buts de l association : Moyens d actions de l association : Lieux où s exerce l activité de l association (adresse et titre des sections le cas échéant) : 14 : Liens, le cas échéant, avec une ou d autres associations (adresse et titre) : 15 Indication sommaire des immeubles dont l association est propriétaire ou locataire :. A..le.. (cachet de l association) Signature du Président, (Nom, Prénom) 13

14 Pièce n 5 Composition des instances dirigeantes de l association Bureau élu pour (durée) an(s), le (date de l élection du bureau).. Fonctions Nom, Prénom Date de naissance Nationalité Adresse/Téléphone Profession Président Secrétaire Trésorier Autres membres du Conseil d Administration Nombre total de membres élus au Conseil d Administration : dont : Hommes... Femmes.. Jeunes âgés de 16 à 18 ans. Fréquences de réunion (par an) du Conseil d Administration : Nombre total d adhérents Hommes.. Femmes.. Adultes. Jeunes entre 16 et 18 ans.. Moins de 16 ans Nombre de salariés de l association :.. Nombre de salariés de l association participant aux organes d administration : Nombre d Emplois-Jeunes :. Nombre de postes FONJEP (Préciser le Ministère) : Coordonnées de la personne responsable du suivi du dossier d agrément : NOM :..Prénom :.. Adresse :... Fonction dans l association :... Téléphone :.. Horaires et jours de présence à l association :.... Certifié exact, Le Président, (NOM, Prénom, signature) A, le.. (Cachet de l association) 14

15 Pièce n 10 Attestation sur le respect des conditions statutaires d agrément de l association d Education Populaire et de Jeunesse Je soussigné (nom, prénom). Président de l association d Education Populaire et de Jeunesse (dénomination, adresse) : affiliée à la Fédération. en instance d agrément, certifie avoir pris connaissance : des principes fondamentaux relatifs à l agrément des associations de jeunesse et d éducation populaire (voir décret n du 22 avril 2002) développés dans ce dossier, de l article 8 de la loi n du 17 juillet 2001 (ci-joint) relatif à l agrément des associations de Jeunesse et d Education Populaire, de l alinéa de la circulaire n B du 24 février 1978 stipulant que «les associations garantissent la participation des jeunes ayant atteint 16 ans et ayant acquitté leur cotisation à l Assemblée Générale, et leur candidature au Conseil d Administration dans les mêmes conditions que les adultes», de l alinéa du Titre IV de la loi du 1 er juillet 1901, abrogé par la loi n du 9 octobre 1981 ayant pour conséquence statutaire que le maintien de l obligation de la nationalité française pour être électeur ou éligible au sein des organes d une association est considéré comme l exercice d une discrimination fondée sur la nationalité. J atteste que l association respecte et/ou fait apparaître dans ses statuts les dispositions obligatoires suivantes garantissant : - La liberté de conscience (1) - le respect du principe de non-discrimination, de quelque nature qu elle soit (nationalité, religieuse, politique, etc. ) (2) - le fonctionnement démocratique exemples : la liberté d adhésion, (3) la possibilité pour chaque adhérent de participer à la gestion de l association (4) ««««de postuler aux fonctions de responsabilité (5) la réunion régulière des organes d administration autres que l assemblée générale annuelle (6) la prépondérance, dans ces organes des membres élus (7) - la transparence de la gestion exemples : tenue d une comptabilité complète de toutes les recettes et les dépenses (8) adoption d un budget annuel pour le Conseil d Administration avant le début de l exercice (9) comptes soumis à l Assemblée Générale (10) 15

16 et permettant sauf dans les cas où le respect de cette dernière condition est incompatible avec l objet de l association et la qualité de ses membres ou usagers : - l égal accès des hommes et des femmes aux instances dirigeantes (11) - l accès des jeunes à partir de 16 ans aux instances dirigeantes (12) ATTENTION : l absence de ces 12 dispositions vaudra motif de rejet de l agrément. Afin d éviter l irrecevabilité du dossier, faciliter la vérification des statuts de l association et éviter toute interprétation, numérotez de 1 à 12 sur les statuts de l association les 12 points susvisé à respecter. En cas d absence d une de ces dispositions statutaires obligatoires, procéder à une modification des statuts de l association avant l envoi du dossier complet de demande d agrément. (Cachet de l établissement) NOM du Président : Date : Signature Pièce n 11 Motif de la demande d agrément d une association de jeunesse et d éducation populaire L agrément au titre de la Jeunesse et de l Education Populaire est un label de qualité qui établit la relation privilégiée entre le ministère et l association. A ce titre, l agrément confère selon les cas et sous certaines conditions divers avantages. En conséquence, et afin de mieux connaître l association qui demande un agrément, compléter le questionnaire suivant : Agrément demandé pour les avantages éventuels suivants : OUI NON 1 - Label de qualité 2 - Octroi d aides de l Etat - FNDVA (D D J S ) - Coupon-Sport (D D J S ) - Subvention pour action particulière - Aide du Conseil Général 16

17 3-4 - Possibilité d exercer certaines activités - dérogation temporaire d ouverture d un débit de boisson (Mairie) - obtenir un agrément de l éducation nationale - pour intervention en milieu scolaire (Inspection Académique) Exonérations fiscales ou allégements des cotisations sociales pour l emploi de personnes salariées (URSSAF) 5 - Tarifs privilégiés sur les redevances à acquitter à la SACEM Capacité juridique Autre (à préciser) Pièces 12 et 12 bis Argumentaires : Label de qualité et Autonomie financière de l association Rappel du champ de l agrément Jeunesse et Education Populaire. Les associations constituées selon la loi du 1 er juillet 1901, sans but lucratif peuvent faire l objet d un agrément à la condition : 1 / qu elles exercent des activités relevant du domaine de la jeunesse (délimité en fonction de l âge du public concerné) 2 / et/ou de l éducation populaire (notion qui recouvre tout ce qui touche à la formation globale des hommes et des femmes, à leur épanouissement et à leur prise de responsabilité dans la nation comme dans leur vie personnelle). En conséquence : (très important) Afin de servir d argumentaire lors du traitement de votre dossier lors de la réunion de la commission compétente du Conseil Départemental de l Education Populaire et de la Jeunesse, émettant un avis sur la demande d agrément. Joindre au dossier obligatoirement : sur deux feuilles différentes ci-jointes Pièce n 12 Un argumentaire faisant la preuve de la qualité des interventions de l association dans le ou les domaines de la jeunesse et de l éducation populaire. Pièce n 12 bis Un argumentaire faisant la preuve de la capacité de l association à préserver son autonomie financière vis à vis des partenaires associatifs, administratifs ou politiques. (Sur ce point notamment, à partir des documents comptables présentés l association doit mettre en évidence la diversité des sources de financement de ses actions et de son fonctionnement) Un représentant légal de l association sera éventuellement convoqué à la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports pour présenter le dossier de demande d agrément 17

18 ÊTRE OU NE PAS ÊTRE ORGANISME DE FORMATION? Comment effectuer sa déclaration d activité pour être reconnu en tant qu organisme de formation? Pour être reconnu comme organisme de formation, vous êtes tenu d envoyer une déclaration d activité à la Direction Régionale du Travail, de l Emploi et de la formation Professionnelle ( DRTEFP) au plus tard dans les trois mois suivants la signature de votre premier contrat ou convention de formation. Pour vous déclarer, vous devez réunir les pièces suivantes : - La première convention ou contrat de formation professionnelle. A défaut, un bon de commande et la facture conclus avec le bénéficiaire et la liste des stagiaires de la formation sur laquelle s appuie la déclaration. - Le programme détaillé de cette première formation : lieu, date, déroulé, thèmes abordés, prix, diplômes ou attestations éventuellement délivrés - La liste des formateurs intervenants (la liste peut se résumer à un seul nom) - Une copie de la pièce attestant de l existence légale de votre organisme de formation - L original du bulletin n 3 de votre casier judiciaire Puis vous devez compléter le bulletin de déclaration d activité d un prestataire de formation en 3 exemplaires (imprimé CERFA) Dans les 15 jours à dater de la réception de la déclaration, le préfet de région délivre au déclarant un récépissé comportant un numéro d enregistrement. Attention : une fois ce numéro délivré, vous êtes tenu à des obligations. Vous devez établir chaque année un bilan pédagogique et un bilan comptable. OUTIL n 13 BULLETIN DE DÉCLARATION D ACTIVITÉ D UN PRESTATAIRE DE FORMATION (art. L , R à R du code du travail) Télécharger Cerfa n 10782*03 : ou contacter la DIRECCTE : Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail, de l Emploi 10 rue Nord - Villeurbanne

19 Outil n 14 : Cadre général d une convention La convention, le bon de commande ou la facture doivent obligatoirement indiquer, outre les éléments d identification de votre organisme : - le numéro de déclaration d activité, selon la formule «Déclaration d activité enregistrée sous le n auprès de la préfecture de région de. (région concernée)» ; - l intitulé et la nature de l action : action d adaptation, de promotion, de prévention, d acquisition, d entretien ou de perfectionnement des connaissances, action de bilan de compétences ou de validation des acquis de l expérience (VAE) ; - la durée de la formation et le nombre de stagiaires prévus ; - ses modalités de déroulement et de sanction : date et lieu de la formation, conditions de réalisation (en présentiel, Formation Ouverte A Distance ou FOAD ), nature de l évaluation (contrôle des connaissances, examen professionnel, quiz, évaluation «à chaud» ou «à froid» ) ; - son prix et les financements publics éventuels dont elle bénéficie (État, FSE, Conseil régional ). Art. L6353-2, R et R du Code du travail 19

20 LES ASSOCIATIONS ET LES ASSURANCES Les associations sont exposées à des risques variés qui peuvent engager leur responsabilité et des formules adaptées ont été mises au point par les assureurs. Elles présentent l intérêt de regrouper en un seul contrat multirisque les garanties des biens et des responsabilités de l association. Elles peuvent également comporter des garanties pour couvrir les personnes. Certains contrats multirisques prévoient des options : protection juridique, matériel informatique et bureautique, etc. En revanche, les véhicules font l objet d un contrat séparé. Il est également possible de souscrire plusieurs contrats pour couvrir chaque type de risques. ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE Une association peut souscrire une assurance responsabilité civile, qui garantit: - l'association en temps que personne morale, - les dirigeants de l association, Le contrat de responsabilité civile doit également garantir: - les risques liés aux activités de l'association, qu'il s'agisse d'activités pratiquées habituellement, occasionnellement ou à titre exceptionnel ; - le personnel bénévole de l'association (le personnel salarié relevant du régime de la sécurité sociale). ASSURANCE DES LOCAUX Qu'elle soit locataire, propriétaire ou occupante à titre gratuit, une association a tout intérêt à souscrire une assurance multirisque garantissant: - les risques d'incendie et d'explosion, - les dégâts des eaux, - les détériorations causées par les voleurs, - les attentats, - le recours des voisins et des tiers. Clause de renonciation à recours Elle peut être incluse dans le contrat et évite que la société d'assurance du propriétaire ne se retourne contre les dirigeants ou les collaborateurs de l'association. ASSURANCE DES VÉHICULES, (dans le cas où l association est propriétaire d un véhicule) Outre l'assurance obligatoire de responsabilité civile, l'association peut souscrire une assurance garantissant les dommages subis par les véhicules lui appartenant. Il est possible de prévoir une clause couvrant la responsabilité civile de l'association en cas d'accident causé par des véhicules ne lui appartenant pas, mais utilisés dans le cadre de ses activités. Conditions à remplir: 20

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