Premier Tech - IEG. User Guide / Guide Usager Timesheet web / Feuille de temps web

Transcription

1 Premier Tech - IEG User Guide / Guide Usager Timesheet web / Feuille de temps web

2 CONTENTS / TABLE DES MATIÈRES ACCESSING THE APPLICATION... 3 MY INFORMATION... 3 FILLING IN A TIMESHEET... 4 SUBMITTING YOUR TIME SHEET... 5 TIME SHEET APPROBATION (SUPERVISORS ONLY)... 7 SERIVCE REPORT... 9 ACCÉDER À L APPLICATION MES INFORMATIONS REMPLIR LA FEUILLE DE TEMPS SOUMETTRE VOTRE FEUILLE DE TEMPS APPROBATION DES FEUILLES DE TEMPS (SUPERVISEURS) RAPPORT DE SERVICE ANNEXE / ADDENDUM... 17

3 ACCESSING THE APPLICATION Open the program Internet Explorer. In the address bar, type this information: You can save this address in your favorites (Favorite / Add to my favorite) for quicker access. In the login window, enter your username and password. They are the same that you use for Techworld For a better navigation, validate the compatibility mode option in Internet Explorer. If the layout is not correct, click on this button MY INFORMATION The menu My Information contained different options: Reports Section: allow you to consult information related with your holiday, leave, time bank, vacations *** Display: By default, all the sections will be displayed. To hide section, you must uncheck the section that you don t want to see. Default Operation: for the team members who are using the Live Order Section or the Service, I&C & Warranty section, you could select a default operation. This operation will be automatically populated in the operation column if the operation is available for the workorder entered. Note: to return in the timesheet window, you can click on the home button or on the Premier Tech Logo: *** Note that the reference period is from June 1st to May 30th, approximately

4 FILLING IN A TIMESHEET The time sheet is divided into seven different sections: Live Order: to enter time on specific Workorder except for activities related with service and installation Service, I&C & Warranty: section to enter time on specific workorder for activities related with service, I&C and Installation. Global Project: to enter time on major project other than product development project Product Development: to enter time on product development project Process & Activity: to enter activities related with your cost center and also for sales support Leaves & Others: to enter paid holidays, vacations, sickness leaves, etc. Premium: to enter different wage supplement The first step to filling a Time Sheet is to choose the appropriate period (week) by using the calendar icon or the arrows. By default, when entering the application, the time sheet displayed will be for the current week. You can always view the selected period (start and end dates) below the calendar: To add a line of detail in one of the above-mentioned sections, you must click on this button When the new line of detail appears, you can enter the information about your workorder, process, project, activity depending of the section where you are. By exemple, for the Liver Order Section, you must fill: Workorder / Operation / Process / Activity / Detail If you have entered wrong information, you can delete the line by clicking on this button:

5 Note that all time sheet sections have the same functionalities. After the first week, it will be easier to fill in your time sheet since the system offers the possibility to recover all details from your last week activities by clicking on this button: Note: all hours and time off information will not be copied from the last time sheet to the new one. If you have started to fill in your time sheet, you will not be able to click on this button. SUBMITTING YOUR TIME SHEET At the end of the week, you must send you time sheet to your supervisor. To perform this operation, click on the SUBMIT button: After performing this operation, this window will appear: Click on the OK button to submit your time sheet to your supervisor. Note: you must perform this operation every Monday before 9:00 a.m. Time sheets must be submitted with at least the number of regular hours you must complete in a week.

6 If it is not the case, the following actions will be performed: For team members remunerated on an annual basis, the difference will automatically be added in paid non-worked time. For team members remunerated on an hourly basis, the following options will appear if the number of hours in the banks is sufficient to make up for the difference: The first option will generate the difference in unpaid time. The second option will use the banks to make up for the difference (beginning with the simple rate bank and then, the rate and a half bank). The third option brings you back to the time sheet for modifications. Note that if you want to access to the bank management windows, you must enter a line Without Pay in the Leaves & Others section. If the banks are not sufficient, the following options appear: The first option will generate the difference in unpaid time. The second option will use the simple rate bank to make up for the difference. This bank may be in deficit up to a maximum of 8 hours. The third option brings you back to the time sheet for modifications. If you are an hourly base team member and you have done overtime during the week, or if you have a time bank, the overtime window will appear. In that window, you must enter the number of overtime hours (see red box) for which you want to be paid for.

7 Note that this window won t appear as long as the simple time bank is in deficit. Reimbursement is done automatically. If you have done unsolicited overtime, you must, with your manager s approval, accumulate it in your simple time bank. All you have to do is transfer your time by writing the number of hours in the box provided (see blue circle) and by clicking on the arrow. Your time and a half hours will be converted into simple time hours which you can bank by clicking on submit. TIME SHEET APPROBATION (SUPERVISORS ONLY) If you supervise one or more team members, you have the responsibility to approve their timesheets every week. To do so, you will have access to the Supervisor menu: In the Supervisor menu, choose the Approve time sheets option: In the approbation window, choose the appropriate time period using the calendar. After choosing the desired week, timesheets of your team members will be displayed at the screen with their status. To approve a time sheet, click on the time sheet to consult it:

8 In the consultation screen, you can approve time sheet or you can reject it using the appropriate button: Note that you can consult previous timesheets anytime from the approbation window. The only difference is that you cannot modify a time sheet with a status equal to Approved. The other options from the supervisor menu are: Generate Timesheets : allow you to create a timesheet for a team member The other options is to consult information about vacations / sickness and timebank

9 SERIVCE REPORT To access to the service report section, you need to click on the button Service Report from the timesheet application: This form allow field service technician to generate service report including the hours contained on his timesheet and other information included in that form: Visit Date Enter the day when the first hours has been entered for the workorder Workorder Enter the workorder related with the service visit. The + button allow you to enter many workorders and - to remove a workorder Load Customer Information This button bring from JD Edwards the customer s name Customer / Plant If you need to overwrite the information from JDE, you need to check the Overwrite default values check box Training Fill the name of the person that you have trained and click on the training categories. Use the + button to add a person and the - button to remove. Comments Section to enter your comments related with the service visit When all the information is filled, you can generate the service report by clicking on the button Generate Report. If you need to change anything on the report, you can come back at that screen and make the change. If you need to change the hours, you must return in your timesheet to make the change. For that reason, you can open the service report form in another Tab in Internet Explorer. Note that the report includes only the transaction for the team member who generates the report. Also, the report contains the hours of seven days beginning from the visit date information that you fill in that screen.

10 ACCÉDER À L APPLICATION Ouvrir Internet Explorer. Dans la barre d adresse, saisir: À ajouter dans vos favoris pour le retrouver plus facilement par la suite. Dans la fenêtre d authentification, saisir votre nom d usager et mot de passe de techworld Si jamais l affichage de la feuille de temps n est pas normal, valider et changer au besoin le mode compatibilité en utilisant le bouton suivant : MES INFORMATIONS Le menu Mes Informations comprend différentes options: Rapport : permet de consulter l information relative à vos vacances, heures de maladie et banque de temps etc. *** Affichage: Pour gérer l affichage des sections de la feuille de temps selon vos besoins. Opération par défaut: Pour ceux qui imputent du temps sur des workorders, vous pouvez définir une opération par défaut qui sera saisi automatiquement dans toutes les lignes de workorder dans lesquels votre opération est valide. Note: pour retourner dans la fenêtre de la feuille de temps, vous pouvez cliquer sur le logo Premier Tech ou bien sur le bouton «Home» *** À noter que la période de référence est du 1er juin au 30 mai approximativement

11 REMPLIR LA FEUILLE DE TEMPS La feuille de temps est divisée en septs différentes sections : Projet Vendu: pour saisir le temps sur des projets vendus concernant des activités autre que du service, installation et garantie Service, Installation et Garantie: pour saisir le temps sur des projets vendus concernant uniquement des activités de service, installation et garantie Projet Global: pour saisir du temps sur des projets majeurs autre que des projets de développement de produits Développement de produit: pour saisir du temps sur des projets de développement de produits Activité et processus: pour saisir des activités reliés à votre centre de coûts ou bien du temps de support aux ventes Congé et Autres: pour saisir des vacances, maladie, congé sans solde etc. Prime: pour saisir des heures de primes Pour saisir une feuille de temps, la première étape consiste à sélectionner la bonne période (semaine) à l aide du calendrier. Par défaut, quand vous entrez dans l application, vous serez dans la semaine courante. Pour ajouter une ligne de détail, vous devez utiliser le bouton suivant : Quand la ligne apparaît à l écran, vous devez saisir l information relative au workorder, processus, activités, projets dépendant de la section où vous êtes. Par example, dans la section Projet Vendu, vous devez saisir : Workorder / Opération / Processus / Activité / Détail Si vous voulez supprimer une ligne, vous devez cliquer sur le bouton : À noter que toutes les sections ont les mêmes fonctionnalités.

12 À noter qu après votre première semaine saisie, il sera plus facile de saisir votre feuille de temps en utilisant le bouton Copier. Ce bouton vous permettra de faire afficher dans la nouvelle semaine tout le détail de la semaine précédente. Note : Les heures et les informations qui se retrouvent dans la section congés et autres ne seront pas copiées. Le bouton Copier n est plus disponible dès qu une ligne ait été saisie dans la semaine courante. SOUMETTRE VOTRE FEUILLE DE TEMPS À la fin de chaque semaine, vous devez soumettre votre feuille de temps à votre gestionnaire. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton suivant : Par la suite, la fenêtre suivante vous apparaîtra : Appuyez sur OK pour confirmer et soumettre votre feuille de temps à votre gestionnaire. Note : vous devez envoyer votre feuille de temps tous les lundis avant 9h00. Les feuilles de temps doivent être soumises avec le nombre d heures normales que vous devez faire dans une semaine.

13 Si tel n est pas le cas, les actions suivantes seront effectuées : Pour les équipiers rémunérés sur une base annuelle, la différence sera automatiquement ajoutée en temps non travaillé rémunéré. Pour les équipiers rémunérés sur une base horaire, les choix suivants vous seront proposés si le nombre d heures des banques suffit à combler la différence : La première option génèrera la différence en temps «Sans solde». La deuxième option utilisera les banques pour combler la différence (en commençant par la banque à taux simple et ensuite celle à taux et demi). La troisième option ramène à la feuille de temps pour effectuer des corrections. Si les banques ne suffisent pas, les choix suivants sont proposés : La première option génèrera la différence en temps «Sans solde». La deuxième option utilisera la banque à taux simple pour combler la différence. Cette banque a la possibilité d être déficitaire jusqu à un maximum de 8 heures. La troisième option ramène à la feuille de temps pour effectuer des corrections. Si vous êtes un équipier rémunéré sur une base horaire et que vous avez fait du temps supplémentaire, ou si vous avez une banque de temps, la fenêtre de gestion du temps supplémentaire vous apparaîtra. Dans cette fenêtre, vous pourrez inscrire le nombre d heures (Voir encadré en rouge) que vous voulez vous faire payer. Si vous voulez accéder à la fenêtre de gestion de l overtime même si vous n avez pas travaillé le nombre d heures normales, vous devez saisir une ligne de sans solde préalablement.

14 À noter que cette fenêtre n apparaitra pas tant que la banque de temps simple est déficitaire. Le remboursement se fait de façon automatique. Si vous avez fait du temps supplémentaire non-sollicité, vous devez, avec l approbation de votre gestionnaire, le cumuler dans votre banque de temps simple. Il suffit de transférer votre temps en inscrivant le nombre d heures dans la case prévue (Voir cercle bleu) et en cliquant sur la flèche. Vos heures à temps et demi seront converties en heures à temps simple que vous pourrez mettre en banque en cliquant sur soumettre. APPROBATION DES FEUILLES DE TEMPS (SUPERVISEURS) Si vous êtes gestionnaire, vous avez la responsabilité d approuver chaque semaine les feuilles de temps de vos équipiers. Pour ce faire, vous devez vous rendre dans le menu Superviseur : Dans ce menu Superviseur, vous devez choisir l option Approuver les feuilles de temps: Dans la fenêtre d approbation, vous devez choisir la période de votre choix à l aide du calendrier. Par la suite, les feuilles de temps de vos usagers apparaîtront avec le statut de chacune d elles. Pour approuver une feuille de temps, vous devez tout d abord cliquer sur celle-ci :

15 Dans la fenêtre de consultation, vous pouvez approuver ou rejeter la feuille de temps : À noter que c est à partir de la fenêtre d approbation que vous pouvez également consulter les feuilles de temps des périodes antérieures des équipiers sous votre supervision. Les autres options disponibles à partir du menu superviseurs sont les suivantes: Générer les feuilles de temps: permet de créer une feuille de temps pour un équipier dans l équipe du gestionnaire Les autres options du menu superviseur sont pour la consultation d information telle que les vacances, les banques de temps, les maladies etc.

16 RAPPORT DE SERVICE Pour accéder au formulaire de Rapport de Service vous devez cliquez sur le bouton du même nom à partir de votre feuille de temps : Cette option permet à un technicien de service de générer le rapport de service incluant les heures de sa feuille de temps et des informations comprises dans le formulaire que voici : Visit Date Saisir la date où vous avez débuté à mettre du temps sur le workorder Workorder Saisir le workorder relié à votre visite de service. Si il y a en a plusieurs, vous devez utiliser le bouton «+». Pour enlever un workorder, utilisez le bouton «-» Load Customer Information Ce bouton sert à aller chercher le nom du client en provenance de JDE Customer / Plant Vous pouvez modifier les informations de JDE en cliquant sur le bouton Overwrite default Values? Training Pour saisir le nom des personnes que vous avez formé. Vous devez aussi cocher les thèmes couverts dans la formation Comments Inscrire tous les commentaires pertinents à la visite de service. Quand toutes les informations sont remplies, vous pouvez générer le rapport de service en cliquant sur le bouton Generate Report. Si vous avez à changer quelque chose, vous pouvez retourner dans le formulaire. Si vous devez changer des heures, vous devez retourner dans la feuille de temps et régénérer le rapport après chaque changement. Pour cette raison, il peut être intéressant d ouvrir le formulaire Rapport de Service dans un autre onglet dans internet explorer À noter que le rapport inclus uniquement les heures faites par le technicien qui génère le rapport. Le rapport comprend les données pour 7 jours débutant avec la date saisie dans le visit date du formulaire.

17 ANNEXE / ADDENDUM