GUIDE POUR PAYER LES COTISATIONS DU ZONTA INTERNATIONAL EN LIGNE

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1 GUIDE POUR PAYER LES COTISATIONS DU ZONTA INTERNATIONAL EN LIGNE Bienvenue sur le site de paiement en ligne des cotisations du Zonta International. Veuillez prendre connaissance des informations suivantes qui vous aideront à comprendre le système. Ces instructions ont été séparées en trois parties résumées ci-dessous : 1 ère PARTIE : SECTIONS 1-2, COMMENT OUVRIR UNE SESSION ET CHANGER LE NOM D UTILISATEUR ET LE MOT DE PASSE DE VOTRE CLUB 1 ère partie : Section 1 - Ouverture de session 1 ère partie : Section 2 - Comment changer le nom d utilisateur et le mot de passe de votre club 2 ème PARTIE : SECTIONS 1-3, MISE À JOUR DES COORDONNÉES ET DE LA LISTE DES MEMBRES DE VOTRE CLUB 2 ème partie : Section 1 Comment mettre à jour les informations concernant les membres actuels de votre club 2 ème partie : Section 2 Comment gérer les membres démissionnaires Part 2: Section 3 Comment ajouter de nouveaux membres à la liste Veuillez lire les déclarations importantes ci-dessous : Inscription de nouveaux membres : Veuillez noter que le personnel du Zonta International doit manuellement envoyer une facture aux nouveaux membres avant que leurs noms soient ajoutés au système de cotisations en ligne. De ce fait, après avoir inscrit un nouveau membre dans le système, vous devrez attendre deux jours ouvrables aux USA avant que le nouveau membre apparaisse sur la liste des membres de votre club admis à payer leurs cotisations en ligne. Lorsque leur nom apparait sur cette liste des membres du système de cotisations en ligne, vous pourrez régler leurs cotisations.

2 Le système de paiement des cotisations en ligne ne permet pas d accomplir les actions suivantes : o Réinscrire des membres o Transférer des membres o Ajouter ou retirer des abonnements payants o Créer de nouveaux clubs et des clubs Z/Golden Z o Ajouter des dates d adhésion pour les nouveaux membres le Zonta International se chargera de les inscrire o Utiliser des «crédits club» pour payer une partie des cotisations de votre club o Effectuer des paiements partiels pour les membres Veuillez transmettre le Formulaire B à pour réinscrire des membres, transférer des membres, ajouter/retirer des abonnements payants et créer de nouveaux clubs. LE ZONTA INTERNATIONAL VOUS CONSEILLE VIVEMENT DE METTRE À JOUR RÉGULIÈREMENT LA LISTE DES MEMBRES DE VOTRE CLUB EN LIGNE, MÊME SI VOUS NE PAYEZ PAS DE COTISATION, POUR RÉDUIRE LES TÂCHES ADMINISTRATIVES POUR VOUS ET POUR LE ZONTA INTERNATIONAL. 3 ème PARTIE : SECTION 1, RÈGLEMENT DES COTISATIONS DE VOTRE CLUB 3 ème partie : Section 1 Comment régler les cotisations de votre club Une fois que vous aurez fini d actualiser la liste des membres de votre club, vous pourrez payer leurs cotisations en ligne. Le système de paiement des cotisations en ligne accepte uniquement les cartes Visa et MasterCard. Veuillez régler les cotisations de votre club en entier avant de vous déconnecter du système. Envoyez un courriel à pour confirmer au Zonta International que le règlement de la cotisation du nouveau membre que vous avez effectué en ligne représente une année ou ½ année de cotisation, si le paiement est effectué entre le 1 er décembre et le 31 mai. 1ère partie : Section 1 Ouverture de session Avant d ouvrir une session, veuillez noter que les navigateurs Web tels que Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome sont recommandés. Si vous utilisez un appareil mobile pour le Web, cette fonction ne marchera pas.

3 Vous devrez vous connecter au site de paiement des cotisations en ligne en utilisant le nom d utilisateur et le mot de passe que le Zonta International vous a envoyés, sauf si vous les avez changés dans le système. Veuillez consulter les étapes suivantes pour réussir à ouvrir une session sur le site de paiement des cotisations en ligne. 1 ère partie : Section 1 A Ouvrez le site web du Zonta International (www.zonta.org) et sélectionnez «Pay Dues Online» (paiement des cotisations en ligne) sous «Member Resources» (ressources pour les membres). Cette fonction est à la disposition des présidentes de clubs, des trésorières de clubs, et des trésorières de district.

4 1 ère partie : Section 1 - B Entrez le nom d utilisateur et le mot de passe que le Zonta International a fournis à votre club tel qu ils apparaissent, comprenant une combinaison de lettres et de chiffres. Veuillez noter que pour le nom d utilisateur et le mot de passe il est indispensable de respecter les majuscules et les minuscules et que si vous n entrez pas la combinaison exactement telle qu elle apparait, vous ne pourrez pas vous connecter. Après avoir fini d entrer vos informations, sélectionnez «Login» (ouverture de session).

5 1 ère partie : Section 2 Comment changer le nom d utilisateur et le mot de passe de votre club 1 ère partie : Section 2 - A Si vous désirez changer le nom d utilisateur et le mot de passe de votre club pour les cotisations en ligne, sélectionnez «Personal» : (personnel). Changer le nom d utilisateur et le mot de passe de votre club n est pas une obligation mais seulement une option, si vous désirez le faire.

6 1 ère partie : Section 2 - B Sélectionnez «Profile» (Profil).

7 1 ère partie : Section 2 - C Un onglet indiquant «Username & Password» (nom d utilisateur et mot de passe) apparaitra. Sélectionnez cet onglet.

8 1 ère partie : Section 2 - D Complétez les champs marqués d un * à côté et sélectionnez «Save» (enregistrer).

9 2 ème partie : Section 1 Comment mettre à jour les coordonnées d un membre actuel de votre club Vous pouvez actualiser les coordonnées des membres de votre club à tout moment que vous vouliez régler des cotisations ou pas. Nous recommandons fortement à la direction des clubs de visiter ce site pour mettre à jour les coordonnées des membres de votre club lorsque des changements surviennent, afin de réduire les tâches administratives pour vous et pour le Zonta International. Selon que votre club a déjà réglé ses cotisations ou pas, l un des deux écrans suivants s affichera une fois que vous aurez ouvert une session. Les deux situations vous permettront de consulter la liste des membres de votre club en sélectionnant «Manage Roster» (gestion de la liste). Si votre club a encore des cotisations à régler, l écran ci-dessous s affichera :

10 Si votre club a déjà réglé ses cotisations, l écran ci-dessous s affichera : 2 ème partie : Section 1 - A Choisissez «select» (sélectionner) devant le nom du membre dont vous souhaitez actualiser les coordonnées. Vous pouvez aussi renouveler vos clubs Z et Golden Z à l aide du site de paiement des cotisations en ligne.

11 2 ème partie : Section 1 - B Vous serez automatiquement dirigée sur la page «Personal» (personnel). Veuillez effectuer les mises à jour nécessaires du dossier du membre concerné.

12 2 ème partie : Section 1 - C Nota bene : si vous résidez aux USA, veuillez choisir «U.S. Labels Only» (étiquettes américaines uniquement) à côté de «Langue» vers le bas de l écran. Si vous résidez en dehors des USA, choisissez la langue qui correspond aux besoins de votre club. Quand vous aurez fini d effectuer les mises à jour, sélectionnez «Save» (enregistrer) en bas de la page.

13 2 ème partie : Section 1 - D Si vous devez actualiser une adresse, sélectionnez «Address» (adresse).

14 2 ème partie : Section 1 - E Une fois sur la page «Address» (adresse) sélectionnez «Edit» (édition) pour effectuer tout changement concernant l adresse du domicile du membre, puis enregistrez les changements. Vous pouvez aussi ajouter des informations sous «Business» (adresse professionnelle) et «Courier Address» (adresse pour les livraisons). Enregistrez toutes les mises à jour que vous souhaitez effectuer.

15 2 ème partie : Section 1 - F Quand vous aurez fini d actualiser l adresse du membre, sélectionnez «Return to your record» (retournez dans votre dossier). C est l une des premières étapes pour retourner vers la liste générale des membres de votre club.

16 2 ème partie : Section 1 G Vous serez ensuite dirigée vers la page ci-dessus. Une fois sur cette page, sélectionnez «Manage Roster» (gestion de la liste) pour être dirigée sur la liste des membres de votre club.

17 2 ème partie : Section 1 - H La liste des membres du club est indiquée ci-dessus.

18 2 ème partie : Section 2 Comment retirer de la liste les membres démissionnaires Nous vous conseillons fortement de consulter ce site pour supprimer les noms des membres de votre club qui vous ont informée de leur démission. 2 ème partie : Section 2 - A Sélectionnez «delete» (supprimer) à côté du nom du membre que vous souhaitez retirer de la liste. Vous pouvez aussi retirer des clubs Z et Golden Z grâce au site de paiement de cotisations en ligne.

19 2 ème partie : Section 2 - B Sélectionnez la raison de la démission et sélectionnez ensuite «Remove» (retirer). Votre liste de membres reflètera immédiatement le fait que vous venez d en retirer un membre.

20 2 ème partie : Section 3 Comment ajouter de nouveaux membres 2 ème partie : Section 3 - A Après avoir ouvert une session, sélectionnez «Manage Roster» (gestion de la liste) pour être dirigée vers l écran sur lequel vous pourrez ajouter de nouveaux membres à votre club.

21 2 ème partie : Section 3 - B Sélectionner «Add Member» (ajouter un membre) pour tout nouveau membre que vous souhaiter rajouter à votre club.

22 2 ème partie : Section 3 - C Entrez l information dans chaque zone. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez «Continue» (continuer). Si le nouveau membre n a pas d adresse , vous pouvez soit créer un nouveau compte pour celui-ci, soit envoyer le Formulaire B du Zonta International.

23 2 ème partie : Section 3 - D Sélectionnez «Classified Member» (membre classé) dans le menu déroulant et complétez les champs marqués d un *.

24 2 ème partie : Section 3 - E Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez «Continue» (continuer).

25 2 ème partie : Section 3 - F Entrez toutes les coordonnées et sélectionnez «Save» (enregistrer). Il faut compter deux jours ouvrables pour que les nouveaux membres apparaissent sur la liste des membres du système de cotisations en ligne. Dès que ces membres apparaissent dans la liste de votre club, vous pourrez régler leurs cotisations en ligne. Pour retourner sur la liste de paiement de votre club, sélectionnez «Return to Your Record» (retour vers votre dossier) en haut de l écran, puis sélectionnez «Manage Roster» (gestion de la liste). À partir de là, choisissez «Member Resources» (ressources pour les membres) tout en haut de l écran et sélectionnez ensuite le bouton «Pay Dues Online» (paiement des cotisations en ligne). Vous n aurez pas à entrer à nouveau vos informations d ouverture de session.

26 3 ème PARTIE : SECTION 1, COMMENT RÉGLER LES COTISATIONS DE VOTRE CLUB Le renouvellement des cotisations des membres de votre club est un processus qui peut être effectué en seulement quelques étapes. 3 ème partie : Section 1 - A Une fois que vous vous serez connectée au site des cotisations en ligne, vous verrez un écran qui ressemble à celui qui est illustré ci-dessus, si vous avez des membres à renouveler. Les nouveaux membres que vous avez ajoutés apparaitront sur la liste après deux jours ouvrables aux USA à partir du moment où vous les avez entrés dans le système en ligne.

27 3 ème partie : Section 1 - B Cochez la case à côté de tous les membres que vous souhaitez renouveler.

28 3 ème partie : Section 1 - C Sélectionnez «Next» (page suivante) quand aurez fini de sélectionner le renouvellement des adhérents de votre club.

29 3 ème partie : Section 1 - D Le total de votre club apparaitra pour tous les membres qui renouvellent leur adhésion que vous avez sélectionnés. Si vous décidez que votre liste doit être encore modifiée, vous pouvez sélectionner «Edit» (édition) ou si vous êtes satisfaite de votre sélection finale, pour pouvez choisir «Next» (page suivante).

30 3 ème partie : Section 1 - E L écran ci-dessus apparaitra. Sélectionnez «Add Selected Items to Cart» (Ajouter les éléments sélectionnés à votre panier) pour finaliser votre sélection. 3 ème partie : Section 1 - F L adresse de la trésorière du club apparaitra automatiquement. Veuillez examiner cette adresse pour vous assurer que c est bien celle à laquelle vous voulez que le reçu de confirmation soit envoyé. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez «Next» (page suivante).

31 3 ème partie : Section 1 - G Complétez les champs avec autant d informations que vous pouvez fournir, en notant que les champs marqués d un * sont obligatoires. Veuillez noter que vous pouvez payer en ligne uniquement à l aide d une carte Visa ou MasterCard. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez «Next» (page suivante). Vous pouvez aussi choisir «Previous» (page précédente) si vous avez besoin de modifier les informations de votre club.

32 3 ème partie : Section 1 - H Après avoir vérifié la case «Dues Grand Total» (montant total de vos cotisations), sélectionnez «Submit Order» (envoi de la commande) pour lancer le paiement de votre club. Vous pouvez aussi choisir «Previous» (page précédente) si vous avez besoin de modifier les informations de votre club. Une confirmation de paiement sera envoyée une fois que vous aurez présenté le paiement des cotisations de votre club. Ce courriel de confirmation ne comportera pas la liste des membres. Veuillez visiter ce site pour examiner la liste actuelle des membres de votre club.

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