1 Le Trésorier du Club. 2 Exemple de comptabilité d un club

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1 ASSEMBLEE DE DISTRICT du 14 Avril 2012 L ATELIER des TRESORIERS 1 Le Trésorier du Club Les points essentiels - Réponses aux questions 2 Exemple de comptabilité d un club Un outil à votre disposition sur Excel

2 LE TRESORIER DU CLUB C est avant tout l homme de confiance du Président et le garant des avoirs du clubs LES POINTS ESSENTIELS Les principales fonctions du Trésorier La présentation d un budget Etablir un rapport financier annuel La comptabilité du Club La délivrance d un reçu fiscal

3 LES PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER Préalablement ou au plus tard dès sa prise de fonction Le Trésorier doit recueillir les éléments comptables des années antérieures à savoir : - programmes utilisés, - - renseignements sur les membres, - chéquiers en cours, état de rapprochement bancaire

4 LES PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER (suite) S assurer que le Secrétaire - a rédigé le Procès Verbal de l Assemblée Générale nommant les membres du bureau - qu il a procédé aux formalités auprès de la Préfecture. - qu il a effectué le dépôt de signatures du Président et du Trésorier auprès de la Banque

5 LES PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER (suite) LA PRESENTATION D UN BUDGET N a pas un caractère obligatoire, mais recommandée lorsque la gestion financière du club s avère serrée Le budget doit être la traduction chiffrée du programme de l année présenté par le Président élu. Il permet de déterminer le montant de la cotisation nécessaire pour couvrir les frais de fonctionnement du Club. Si nécessaire fixer le niveau de dépenses alloué aux commissions et au activités du Club. Le budget ainsi établi est présenté en Assemblée du Club, à défaut au Comité avant le début de l année rotarienne, et fait l objet de débats et d un vote

6 LES PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER (suite) ENCAISSER LES RECETTES DU CLUB LE CONTENU ET LE MODE DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS Certaines englobent tout, d autres sont limitées aux frais de fonctionnement, les apéritifs, repas, sorties étant facturés à part. Les modes de recouvrement vont du trimestre à l année, soit par l envoi d un relevé avec règlement par chèque, par virement permanent ou encore par avis de prélèvement. Eviter que des retards importants s installent, le Trésorier doit signaler au Président, voire au Comité les difficultés persistantes. C est parfois un sujet délicat, qui peut nécessiter un entretien particulier avec le membre concerné.

7 LES PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER (suite) REGLER LES DEPENSES Veiller au paiement sans retard des 2 cotisations ci-dessous : La cotisation du District se règle par chèque à l ordre d ACRODI 1670 adressé au trésorier du district. La cotisation du Rotary International (Taxe Per Capita) se règle en euros par transfert auprès de la DEUTSCHE BANK à DUSSELDORF Ces 2 cotisations sont appelées par semestre en début de période c est-à-dire dans les premiers jours de juillet et de janvier Le règlement ponctuel de ces cotisations est recommandé, car les retards donnent lieu à des réclamations et interventions du Rotary International via Zurich, des ADG et du Trésorier du District

8 LES PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER (suite) ETABLIR UN RAPPORT FINANCIER ANNUEL Le Trésorier doit tenir régulièrement informé le Président de l évolution des finances du Club, et si nécessaire des mesures correctrices qu il propose de prendre. Il doit tenir informé le Comité de toute opération déficitaire. Il a l obligation de préparer une fois par an, un rapport écrit sur la situation des finances du Club Celui-ci doit être présenté à l Assemblée Générale du Club qui doit se tenir dans les 6 mois suivants la clôture de l exercice

9 LE RAPPORT FINANCIER ANNUEL (suite) L Assemblée Générale donne «quitus» au Président et au Trésorier Pour une plus grande transparence à l égard des membres, le rapport devra indiquer clairement : - L utilisation qui a été faite des cotisations (le fonctionnement) - Le résultat des actions de l année - Les sommes restant à distribuer sur ces dernières L ensemble est repris sur un procès verbal à conserver

10 LA COMPTABILITE DU CLUB Il est indispensable pour le Trésorier prenant ses fonctions de connaître l origine de la trésorerie du Club, c est-à-dire : La part des excédents de fonctionnement antérieurs, La part non utilisée du résultat des actions. Rappel de la règle : les excédents d actions ne doivent pas être utilisés pour le fonctionnement du Club.

11 LA DELIVRANCE D UN RECU FISCAL CONDITIONS PREALABLES INDISPENSABLES 1 ) Association régulièrement déclarée à la Préfecture. 2 ) Statuts à jour dont l objet social exprime clairement le but non lucratif de l association et la possibilité de collecte de cotisations et de dons. 3 ) Règlement intérieur à jour. 4 ) Déclaration à la Préfecture du changement de membres dirigeants par l envoi du P.V. de l A. G. les ayant désignés.

12 LA DELIVRANCE D UN RECU FISCAL (suite) CONDITIONS PREALABLES INDISPENSABLES (suite) 5 ) Une comptabilité bien tenue, 6 ) Un rapport financier annuel approuvé par l Assemblée Générale du Club. 7 )Tenue d un classeur à jour des P.V. des Assemblées Générales successives du Club et ce depuis plusieurs années.

13 REPONSES AUX QUESTIONS SUR CETTE 1 ère PARTIE

14 UN EXEMPLE DE COMPTABILITE TENUE SUR UN PROGRAMME EXCEL Nous allons vous présenter après ce diaporama un exemple de comptabilité tenue par un non professionnel Ce petit programme simple contient comme vous le verrez l ensemble des comptes dont le Trésorier à besoin Il présente l avantage d être en partie double J utilise un tel programme pour la comptabilité de mon Club, mais avec un plan comptable plus étendu, car nous avons un local, et une employée à temps partiel J ai demandé à Jean-Marc JURION qui a une grande expérience du ROTARY et qui m a aidé à son élaboration informatique de vous le présenter

15 AUTRES POINTS LA RESERVE DE TRESORERIE DU CLUB Son importance est bien entendu fonction des activités du Club. Est considéré comme raisonnable une fourchette de 6 à 9 mois de cotisations. La priorité de placement doit être donnée à la «SECURTIE» Attention lorsque cette réserve est placée sous forme de valeurs mobilières ou assimilées, il est prudent de faire apparaître la plus value de l exercice dans les comptes de l année en faisant un «aller et retour» un peu avant le 30 juin.

16 LE CONTROLE DE LA COMPTABILITE Il n y a pas d obligation en la matière, mais la vérification par un expert comptable indépendant serait une excellente précaution, à défaut la désignation d un ou deux censeurs parmi les membres du club constitue une bonne alternative. LES ARCHIVES S assurer de leur localisation dès la prise de fonction pour pouvoir les consulter en cas de besoin, au moins les 4 ou 5 dernières années. LA SITUATION DU CLUB VIS A VIS du ROTARY INTERNATIONAL (ZURICH) La facture semestrielle se rapporte à l appel de la Cotisation appelée «Taxe Per-Capita» Elle est à régler dès réception pour éviter des rappels Voir note consacrée à celle-ci

17 ASSISES FISCALES DE BASE Le Code Général des Impôts défini les conditions de prise en compte des versements (dons ou cotisations) effectués au profit des organismes sans but lucratif «qui ne fonctionnent pas en cercle restreint au profit d un groupe de personnes» La loi de finances précise que le bénéficiaire doit exercer son activité en France Entrent dans cette catégorie les Clubs dont les statuts sont conformes aux statuts «type» du Rotary International, à condition que dans l objet social il soit clairement précisé le critère «but non lucratif», Actuellement la réduction d impôt est de 66 % du montant du versement dans la limite de 20 % du revenu imposable

18 LA DELIVRANCE D UN RECU FISCAL(suite) Détermination de la part de cotisation déductible Il convient d exclure des frais de fonctionnement du club tout ce qui constitue un avantage consenti aux membres. C est une affaire d appréciation et de prudence Les Clubs procèdent suivant deux méthodes différentes : Les uns, retranchent de la cotisation versée, tout ce qui constitue un avantage Les autres, additionnent les dépenses du Club incontestablement déductibles

19 LA DELIVRANCE D UN RECU FISCAL (suite) Liste des dépenses incontestablement déductibles La taxe «per capita» versée au R.I. à ZURICH. La cotisation versée au District. L annuaire et l abonnement à la revue «Le Rotarien». Les contributions versées à la FONDATION ROTARY (*) Eventuellement les dons aux œuvres du Club (*) (*) A condition que les versements soient prélevés sur le montant des cotisations.

20 ASSISES FISCALES DE BASE LE CONSEIL La seconde méthode se traduit souvent par une somme moindre, mais présente l avantage de la transparence avec une comptabilité bien tenue. Elle est plus sécurisante dans l hypothèse d un contrôle fiscal

21 ASSISES FISCALES DE BASE (suite) DANS LA PRATIQUE : L année rotarienne s étendant sur 2 exercices fiscaux la simplicité serait de délivrer deux reçus, chacun pour un semestre. Dans ce cas, le reçu devra indiquer la date du ou des règlements. Lorsque le Club globalise les deux semestres d années rotariennes différentessur un même reçu. Sur celui-ci la mention mode de versement pourra se limiter à Cumul année. Cas particuliers :lorsqu un Membre fait un don au Club pour ses actions, un reçu fiscal spécifique peut lui être délivré.(*) De même un don de toute personne non membre pourra faire l objet de l émission d un reçu fiscal. (*) (*) à condition que la comptabilité en porte clairement la trace et que celle-ci soit imputée sans discussion possible aux œuvres du Club Dans le doute il serait plus sécurisant de recourir à ADIVAL