Tableur Excel ou Open Office Calc

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2 Tableur Excel ou Open Office Calc Tout d abord, selon le logiciel que vous pouvez avoir chez vous, des différences existent. Le logiciel se présente directement avec une feuille de calcul vierge, prêt à l emploi pour créer votre nouveau document. La majorité des icônes de ce support correspondent au logiciel Excel 2003 mais vous trouverez l équivalent sur les nouvelles version ou sur Open Office Calc. Pensez à sauvegarder, c est l une des premières choses à faire avant de commencer à taper son document. Enregistrer votre document directement à l emplacement où vous souhaitez le stocker avec le nom qui vous convient. Par la suite, un clic rapide de temps en temps sur l icône de la disquette, ou la combinaison de touches de raccourci [CTRL] + [S], vous permettra de sauvegarder votre document au fur et à mesure de vos modifications. Les logiciels proposent un système d enregistrement et de récupération automatique, cependant il n est pas toujours efficace. De manière générale, il existe toujours 3 ou 4 méthodes pour faire la même fonction, à vous de choisir celle que vous préférez.

3 Les éléments d une feuille de calcul : Hormis la Barre de menu et les Barres d icônes, vous disposez des éléments propres à sa fonction. La Barre de formule devant le symbole, c est dans cet espace qu apparaîtra la totalité du texte d une Cellule ou la formule utilisée dans celle-ci. A gauche de cette Barre, apparaissent les coordonnées d une Cellule (une lettre désigne la colonne, un chiffre pour la ligne). Remarquez que la Cellule ou Case sélectionnée apparaît avec un contour et que la lettre et le chiffre désignant les coordonnées apparaissent en surbrillance. Une feuille de calcul est constituée de plusieurs Cellules ou Cases. On parle de feuille de calcul mais en réalité un document est aussi appelé Classeur car il peut contenir plusieurs feuilles de calcul, par défaut il en contient trois. Ces feuilles sont désignées par des noms en bas à gauche (Feuil1, Feuil2, ) que l on peut modifier à sa convenance. Si les feuilles sont trop nombreuses, vous avez accès aux flèches de défilement à gauche des feuilles. Le nom, feuille de calcul, ne signifie pas nécessairement l utilisation de données chiffrées dans les tableaux. Cela peut-être des dates, des chiffres, des textes, (Feuille de compte, Fichier client, )..

4 Préparation d un document : La plupart des documents ne sont pas systématiquement destinés à être imprimés aussi, la Mise en page n estelle pas nécessaire. Et contrairement au traitement de texte, elle peut survenir après la réalisation du Documents. Il est cependant important d avoir déjà une idée du Document que l on souhaite faire avant de commencer à saisir les informations. Ainsi régler la taille des Lignes et Colonnes de votre Document, en utilisant le Menu Format, Ligne Il n est pas obligatoire de le faire, mais selon le Document, il peut être important de prévoir à l avance les tailles. Par convention, les largeurs de colonnes doivent être identique selon le type de données saisies. Les colonnes contenant des données Numériques doivent être de même largeur. Les colonnes contenant que du texte doivent être plus grandes que celles Numériques. Il est également conseillé de préparer le format des données par Colonnes ou Lignes, à savoir des dates, des valeurs numériques, texte, Par conventions, les textes s alignent à gauche et les nombres à droite, sauf pour les titres.

5 Format Cellule : Pour préparer votre Document et surtout le contenu d une Cellule. Sélectionner votre Cellule ou Ensemble de Cellules, par ligne ou colonne cliquer sur l identifiant de celle-ci. Très utile pour créer des tableaux comptables de préparer à l avance le format du contenu d une colonne. Attention : Les modifications ne sont valables que dans la ou les cellules sélectionnées.

6 L onglet Nombre vous permet de choisir un affichage de vos données numériques à l identique. Dans l exemple, le Format monétaire avec en symbole l Euro et deux chiffres après la virgule. Dans la Barre d icônes, on retrouve certaines options parmi les plus courante : L onglet Alignement concerne l alignement du texte dans la cellule, on y retrouve les principales fonctions d un Traitement de texte mais Verticalement et Horizontalement. Des options d orientation du texte ou le renvoi à la ligne sont spécifiques au Tableur. Dans la Barre d icônes, on retrouve certaines options parmi les plus courante :

7 L onglet Police ou l on retrouve le choix d un Traitement de texte concernant la Taille, la Police, la Couleur, du texte d une cellule. Dans la Barre d icônes, on retrouve certaines options parmi les plus courante : Par défaut au moment de l impression les traits entourant les cellules ne s impriment pas, il faut les rendre visibles. L onglet Bordure le permet en choisissant un Style en premier, puis les contours que vous souhaitez voir apparaître. Les Motifs désignent la couleur en fond de la Cellule par défaut le blanc. Dans la Barre d icônes, on retrouve certaines options parmi les plus courantes :

8 Premières formules de calcul: La première utilité de ce logiciel est d automatiser des calculs en rentrant un minimum d informations. Bien sur au départ il faut préparer le Document, une fois réalisé, il ne reste que la quantité à saisir et tout le reste (si tout va bien) est automatiquement rempli. Les formules, pour les plus simples, se présentent sous la forme =(Case1 Opérateur Case2) Pour les plus complexes =Opérateur(Casedébut:Casefin) L Opérateur étant les symboles mathématiques, mais aussi des expressions.

9 Insérer et supprimer une ligne ou colonne Il est possible que vous ayez besoin de rajouter des informations dans un tableau déjà existant. Dans le Menu Insertion : - Lignes : insère une ligne vide au dessus de la case sélectionnée, - Colonnes : insère une colonne vide à gauche de la case sélectionnée. - Feuille : insère une nouvelle feuille de calcul dans un classeur. De même vouloir supprimer des éléments n ayant plus d intérêt, dans le Menu Edition Supprimer. Si vous avez sélectionné une ligne ou une colonne, il ne posera aucune question sur l élément à supprimer. Par contre si vous n avez sélectionné qu une case du tableau, le logiciel vous demandera confirmation de l élément à supprimer. Cochez la proposition correspondant à votre choix puis cliquez sur OK.

10 Exercice : Réaliser un document comme celui-ci avec les Formules : Marchandise Prix Unitaire Quantité Prix Total Chambre/jour 15 0 Option TV 3 0 Lit en plus 5 0 Petit Déjeuner 4 0 Journal 1,5 0 TOTAL CLIENT 0 Puis le Modifier de façon à améliorer la présentation : Marchandise Prix Unitaire Quantité Prix Total Chambre/jour 15,00 0,00 Option TV 3,00 0,00 Lit en plus 5,00 0,00 Petit Déjeuner 4,00 0,00 Journal 1,50 0,00 TOTAL CLIENT 0,00 Enfin Rajouter et Modifier pour la TVA Marchandise Prix Unitaire HT Quantité Prix HT TVA 19,6% Prix Total TTC Chambre/jour 15, ,00 8,82 53,82 Option TV 3,00 1 3,00 0,59 3,59 Lit en plus 5,00 1 5,00 0,98 5,98 Petit Déjeuner 4, ,00 7,06 43,06 Journal 1,50 3 4,50 0,88 5,38 TOTAL CLIENT 111,83