Progiciel personnalisable de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 1/6

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1 de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 1/6 OBJECTIFS ENVIRONNEMENT / ADAPTABILITÉ VIGIE est destiné aux entreprises de tous secteurs d activité travaillant à la commande et se gérant par affaires ou chantiers. Il permet: - de prendre en charge toute la chronologie des évènements de l activité de l entreprise, - de procéder à une situation précise de l état d avancement d une affaire ou d un chantier, - de contrôler les engagements, - d établir le résultat d exploitation d une affaire, d un chantier ou de l activité de la société. Il est interfacé avec la paye et la comptabilité (SAGE, APISOFT,...) afin: * d assurer la cohérence des informations * de supprimer les opérations répétitives de saisie * de fournir des informations pertinentes à tous les utilisateurs. VIGIE est opérationnel sur systèmes Windows monopostes ou réseau Sa mise en oeuvre et son utilisation très simples en font un outil de gestion performant et accepté par tous les utilisateurs quelles que soient leurs compétences ou habitudes de travail. VIGIE a été conçu par nos équipes techniques. A partir d un noyau standard, VIGIE se décline en plusieurs versions personnalisées aux spécificités de chacun. Ainsi, il convient à tous les secteurs d activité. Le logiciel VIGIE: - répond à tous les critères d intégration des données - permet les interfaces avec d autres applicatifs (tableurs,...) - est largement paramètré pour un maximum d autonomie d utilisation - est utilisable selon plusieurs niveaux d accessibilité - est évolutif par l intégration de nouvelles procédures ou aménagements spécifiques.

2 de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 2/6 FONCTIONNALITES DE BASE VIGIE est constitué de plusieurs modules: - gestion des fichiers de base - gestion commerciale * devis * commandes * facturation - gestion de production (gestion des OF) * gestion des commandes * suivi de fabrication * gestion des heures - gestion des stocks * approvisionnement fournisseurs * état des stocks - établissement des prix de revient * bilan des affaires > temps passés > consommations matières ou pièces * compte d exploitation par affaire ou global MODULE GESTION DES FICHIERS DE BASE Ce module permet de gérer les fichiers CLIENTS, FOURNISSEURS, SALARIES et AFFAIRES en modes: - création - modification - suppression - consultation - liste. Fichier CLIENTS - plusieurs adresses ou sites par client - noms et fonctions des personnes à contacter - équipement éventuel du client (caractéristiques techniques des sites) Fichier FOURNISSEURS - nom des contacts - notation qualité ou délai - spécialité principale Fichier SALARIES - signalétique de chaque salarié - affectation section d appartenance Fichier AFFAIRES - identification de l affaire - date de début de l affaire - nature des travaux effectués - affectation analytique de l affaire

3 de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 3/6 MODULE GESTION COMMERCIALE a - DEVIS - la saisie des devis * saisie contrôlée et guidée par positionnement sur les zones à enregistrer (type feuille de calcul) - la consultation des devis en cours avec sélection * par période * par client * par responsable d affaire * par chantier - la modification des devis (compléments, mises à jour, suppression) - la suppression des devis non transformés en commandes (par devis ou période) b - COMMANDES Dès qu un devis est accepté, celui-ci est transformé en commande exploitable: - par le Service Commercial - par la Production (lancement et suivi d OF) Une commande peut être enregistrée sans devis préalable Le logiciel réalise : - l affichage du devis - la création de la commande correspondante * attribution du numéro de commande * mise à jour du fichier commercial des commmandes en cours * suppression du devis correspondant - la consultation des commandes en cours avec sélection * par client/période/activité * par responsable d affaire * par situation des commandes (en attente, lancées,...) - l affichage du CA prévisionnel pour une période - l édition d une commande - l édition du portefeuille des commandes avec sélection sur le délai - la mise à jour des montants facturés (gestion des reliquats) - la mise à jour des commandes soldées - la création d une commande hors devis - l archivage des commandes soldées (à la demande de l utilisateur) * suppression du fichier des en-cours après contrôle de bonne fin * archivage de la commande * désarchivage pour réintégration dans la base des en-cours (pour création commande similaire par exemple)

4 de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 4/6 c - FACTURATION Principe de facturation Les règles suivantes sont respectées: - paiement possible d un acompte à la commande - émission de factures selon l avancement des travaux - factures définitives déclenchées à la demande (pas de périodicité fixe) - l affichage de la commande à facturer * liste des éventuelles factures déjà établies - l édition des factures - la création d une facture hors commande - la constitution des avoirs et des PRO-FORMA - la création du fichier d intégration des factures en comptabilité - l édition du journal des ventes avant transfert en comptabilité (pour contrôle) - l édition des statisques clients/articles - l édition de l échéancier des encaissements - la préparation du compte d exploitation par affaire. MODULE APPROVISIONNEMENTS - saisie des bons d achat avec affectation éventuelle à un OF - modification d un bon d achat - édition d un bon d achat - enregistrement des réceptions - liste des achats avec sélection * période * en attente * fournisseur * activité - statistique achats - intégration en comptabilité MODULE GESTION DES OF - consultation et édition de l OF - lancement en fabication - mise à jour d un OF - saisie des consommations composants - liste des OF en cours - clôture

5 de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 5/6 MODULE SUIVI DES TEMPS MODULE GESTION DES STOCKS - la saisie des temps passés (par salarié ou par affaire) * saisie du code salarié * ventilation des heures productives, improductives, production interne, absences - l édition ou la consultation écran * de l état comparatif des temps prévus/ réalisés avec ventilation par affaire * de l état des temps passés par salarié > récapitulatif hebdomadaire par affaire avec cumul mensuel > détaillé avec ventilation hebdomadaire et cumul mensuel des heures productives, non productives, absences, etc... - l édition des fiches de pointage VIGIE peut valoriser les heures en coûts standards ou coûts directs - la consultation des stocks * par famille d articles * par sous-famille * par article * par dépôt - l édition de l état des propositions de commandes fournisseurs - la saisie des entrées en stock * mise à jour du prix d achat (les quantités et les prix peuvent être saisis en deux étapes) * incidence du nouveau prix d achat sur le prix de revient de l affaire - la saisie des sorties de stock * affectation à une affaire (mise à jour des consommations) - l édition de l état d inventaire avec quantité théorique - la saisie des écarts d inventaire - l édition de la liste des articles en alerte - l édition mensuelle du journal des mouvements de stock - l édition de l état des stocks valorisés (date d édition à la demande)

6 de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) 6/6 MODULE PRIX DE REVIENT Les prix de revient sont calculés en coûts directs. ou en coûts standards. A partir de toutes les informations enregistrées au fur et à mesure d une affaire (matière consommée, main d oeuvre, frais divers), le logiciel réalise pour toute affaire soldée ou non : - le calcul et l édition du compte d exploitation par affaire avec analyse des écarts par poste en quantité et en valeur * consommations matières et stock * études et main d oeuvre * frais et consommations diverses - l édition du compte d exploitation de synthèse regroupant toutes les affaires * analyse du résultat net par affaire * ventilation des postes pour l établissement du résultat