MEILLEURE PRATIQUE EN GRECE CAS No 1 CENTRE NATIONAL DE L ADMINISTRATION PUBLIQUE. 1. Structure et fonctionnement

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1 MEILLEURE PRATIQUE EN GRECE CAS No 1 CENTRE NATIONAL DE L ADMINISTRATION PUBLIQUE 1. Structure et fonctionnement Le Centre National d Administration Publique (National Center of Public Administration, N.C.P.A ) a été fondé en Sa mission est essentiellement centrée sur la modernisation du Secteur Public. En effet, face à l évolution rapide et constante de l environnement social et économique, l administration se doit d être flexible, évolutive, rentable et efficace. Le centre contribue à la modernisation en assurant divers services pour le compte du secteur public Grec, ainsi qu à l étranger. Ses principaux outils: la recherche appliquée, la formation, la consultation et les publications. Le NCPA est une institution moderne et tournée vers l avenir, fière de la qualité et de la pertinence de ses projets en matière de formation. Il propose des sessions de formation dans diverses régions du pays, ainsi que des programmes sur mesure qui peuvent être dispensés à des équipes sur le site de leur choix. Le centre est dirigé par un conseil de gouverneurs de 9 membres. La formation et la mise en œuvre de politiques, la représentation et la gestion quotidienne relèvent du secrétaire général, assisté des directeurs des unités scientifiques. Le NCPA comprend 2 organismes de formation: l Institut de la Formation Permanente et l Ecole Nationale d'administration Publique. 1a. Institut de la Formation Permanente Une formation de haute qualité visant au développement des performances administratives, à l ouverture et à la réactivité face au changement constituent les principaux objectifs du programme de l institut. Il se structure autour de divers grands domaines tels que: a) La gestion publique b) La gestion totale de la qualité c) L informatique d) L économie et l urbanisme e) La politique publique f) Les questions liées à l UE g) Les langues étrangères Cet éventail répond aux besoins des personnes et des services, y compris pour ce qui concerne la gestion de carrière des stagiaires. La formation se concentre ainsi sur les compétences les plus importantes à développer chez les agents pour exercer au mieux leurs missions. Elle est constamment réévaluée, dans ses contenus comme dans ses méthodes, pour rester en adéquation non seulement avec ces compétences, mais aussi avec les évolutions du service public en général.

2 Un secteur d activité spécifique de l Institut est "l'initiation". Il dispense en effet des formations sur les connaissances et les compétences de base nécessaires aux agents qui entrent en fonction. Ces formations sont obligatoires pour toutes les nouvelles recrues avant leur prise de poste. 1b. Ecole Nationale d Administration Publique La NSPA assure une formation professionnelle dans des domaines bien spécifiques. Les élèves, déjà hautement qualifiés, ont besoin en effet de connaissances précisées sur la culture et à les missions du service public. Les cours s'adressent aux cinq fonctions suivantes : a. les attachés commerciaux. b. les attachés de presse. c. les cadres locaux d. les cadres d'administration générale. e. les cadres d'administration sociale. Chaque cycle dure deux ans et inclut un stage pratique en entreprise, une recherche théorique, des présentations orales et la rédaction d'un mémoire. Le personnel du centre comprend des experts de divers domaines et des agents administratifs pour la mise en oeuvre de ses objectifs. De plus, un vaste réseau d universitaires et d experts extérieurs est associé en fonction des besoins. 2. Missions h) Formation des agents de l'administration et des services publics i) Etudes et conseils en organisation et en formation du personnel j) Formation de personnel de haut niveau destiné à occuper des positions de responsabilité. k) Formations individuelles dans les entreprises, afin de leur permettre une meilleure compréhension de l environnement administratif qui les concerne. 3. Objectifs - Développer les programmes de formation, et actualiser et rationaliser le fonctionnement des services. Les programmes inclueront aussi bien de la recherche que de la mise en oeuvre, du conseil et de l'évaluation. - Au final, assurer non seulement une formation satisfaisante, mais aussi améliorer l efficacité et la qualité des services, dans un but de satisfaction de l'usager. - Former enfin des dirigeants de haut niveau, pour leur donner les capacités de planifier la gestion et les ressources humaines. Il s'agit ici d'assurer la meilleure représentation possible de notre pays à l étranger et d'impulser un processus de changement.

3 4. Réalisations passées Au cours des dernières années, nous avons cherché à sensibiliser au thème de la formation et à assurer une formation dans des compétences particulières et spécialisées. Nous avons noté un degré élevé de satisfaction parmi les participants, comme le montrent nos évaluations. 5. Améliorations Notre nouvel objectif est non seulement la satisfaction des élèves et des agents, mais surtout celle des citoyens/clients avec lesquels ils seront ensuite en rapport. L objectif final est : Pour l Ecole Nationale d Administration Publique, renforcer l efficacité de la formation des dirigeants de haut niveau et augmenter leur capacité à réagir face aux besoins modernes de l administration publique. Dans ce but, nous prévoyons des formations complémentaires dans les domaines suivants: l) Gestion et administration de projets et de programmes m) Gestion financière et préparation budgétaire. n) Techniques de communication et de négociation. En liaison avec l Institut de la Formation Permanente, l objectif n est pas de se concentrer sur les agents, mais d'améliorer l'ensemble de l efficacité organisationnelle du service, par le biais de : a. l actualisation des connaissances et des compétences des agents, b. l amélioration des processus organisationnels, c. la replanification rationnelle de leurs structures organisationnelles, d. l amélioration de leurs capacités de communication. 6. Comment les objectifs sont réalisés Ces objectifs impliquent d'avoir des formateurs compétents, ainsi que de réelles capacités de recherche et de conseil, -de réorienter les missions des personnels scientifiques vers l' analyse, l'évaluation et le conseil, -d'améliorer la communication avec les clients. L'ensemble requiert un haut niveau de normalisation. De ce fait, la N.C.P.A. applique la norme ISO 9001 depuis Nos attentes Grâce à la normalisation et à l'archivage systématique toutes les activités, nous visons à : a) réduire les pertes de temps des négociations commerciales, b) Assurer la continuité de l'activités indépendamment des personnes, c) Assurer une communication permanente et élargie avec nos utilisateurs, grâce à un retour constant d information sur leurs besoins réels de formation.

4 8. Procédures 8a. Normalisation Toute la documentation relative aux procédures dans tous les services du NCPA, y compris tout ce qui concerne les directives, les descriptions de poste, la législation et les spécifications pertinentes sont soumises à la normalisation ISO. L'ensemble inclut: - 32 procédures documentées, codes de documents normalisés, - 2 réglementations opérationnelles, et - un manuel qualité. 8b. Formation Un programme de formation spécialisé a été mis en place. Tout le personnel a participé aux groupes de travail de préparation de la normalisation et de la documentation. 8c. Cercles de qualité Simultanément, des cercles de qualité ont été lancés, incluant: 1) Un conseil qualité, avec la participation du secrétaire général du NCPA (en qualité de président), les directeurs des unités et le responsable assurance qualité. Le conseil précise les obligations du management en termes de qualité et les intègre dans la stratégie générale. Le conseil reçoit des propositions émanant du responsable assurance qualité, du comité qualité ou de ses membres. Il se réunit tous les semestres ou lorsque nécessaire. 2) Le comité qualité, comprenant tous les représentants de toutes les unités, étudie les problèmes de qualité internes et les questions liées à la collaboration entre les unités. Il se réunit tous les mois et présente des propositions au conseil qualité. 3) Des cercles de qualité sont formés en fonction des besoins et avec la participation de tout personnel concerné par un problème. Ils basent leurs travaux sur des données et des propositions du comité qualité. Le responsable assurance qualité gère la liaison entre tous les éléments ci-dessus pour l étude et le retour d information. 9. Communication avec les clients Les années précédentes, les agents adressaient des demandes individuelles de formation après avoir reçu les bulletins d'information du NCPA sur ses programmes. Aujourd hui, cette information se fait en liaison avec les secrétaires généraux des ministères, en fonction de leurs besoins. Chaque semestre, les services "formation" des ministères élaborent avec le NCPA des brochures d'information dans le cadre d une planification spécifique. Simultanément, un programme est préparé par des groupes de travail, auxquels participent des représentants des divers services.

5 Pour finir, une page web propose tous les programmes et permet de s'inscrire par messagerie électronique. En ce qui concerne la NSPA, nous gérons un questionnaire d évaluation de la satisfaction des étudiants. 10. Evaluation et retour d informations Ces dernières années, nous avons évalué : a) les connaissances des stagiaires, b) leur satisfaction. Maintenant, nous évaluons aussi: a) les performances des stagiaires, notés par leurs supérieurs (six mois après la formation), b) le rapport rédigés par les stagiaires sur les résultats de leur formation dans leur service (six mois après la formation). c) le programme (évalué par les experts extérieurs) d) l activité globale. Tous les six mois, le personnel scientifique rend des rapports visant à améliorer les programmes. Le personnel administratif évalue pour sa part l amélioration de organisation. 11. Mesure Un système de mesure physique et financière a été élaboré. Ses indicateurs comprennent le nombre de participants, le coût par heure de formation, les ressources, l âge, le sexe, le niveau d'études et la place dans la hiérarchie. 12. Définition des objectifs -Une programmation semestrielle pour chaque secteur d activité, accompagné d'indicateurs chiffrés (dont financiers). -Un rapport d évaluation semestriel (quantitatif) concernant la réalisation des objectifs. 13. Résultats En 1998 & 1999, le NCPA a proposé des "forfaits" comprenant la formation à l évaluation et au conseil. Par exemple: - Réorganisation d une préfecture (préfecture d Ioannina) - Descriptions de postes pour une municipalité de 500 postes (municipalité de Rhodes). - Un projet de guichet unique sur internet pour 150 municipalités. - Un projet de site d information des citoyens sur internet pour 33 préfectures. - Un projet d évaluation des besoins et de propositions de solutions pour l informatisation de six services et agences. Un projet de refonte des formations dispensées par la NSPA (contenu et de méthodologie) a été préparé avec la participation d universitaires et d experts, De plus, les mémoires des stagiaires servent de base à un projet de conseil pourront être utilisés par les services et agences publics.

6 14. Benchmarking Deux études de benchmarking ont été menées: a) La première pour un important organisme de formation grec (achevée) b) La seconde pour quatre importants organismes de formation d états membres de l UE (en cours). Les résultats seront intégrés à une étude BPR en cours. 15. Gestion des informations et des connaissances Un système de gestion informatisée est en cours d'élaboration. La collecte des données et des évaluations permettront de produire divers rapports d aide à la prise de décision.