COMMUNE D AVENCHES. Législature Préavis municipal n 35 au Conseil communal

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1 COMMUNE D AVENCHES Municipalité Législature Préavis municipal n 35 au Conseil communal «Gestion des archives de la commune d Avenches» Approuvé en séance de Municipalité le 27 août

2 Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers, 1. Préambule La gestion des archives communales est une des préoccupations de la Municipalité d Avenches. En effet, force est de constater qu au cours de ces dernières décennies, cette problématique a été quelque-peu mise de côté et que l administration a pris du retard dans le tri et le classement de plusieurs types de documents. A cela s ajoutent plusieurs éléments comme une première Loi cantonale sur l archivage entrée en vigueur au 1 er janvier 2012, le manque de formation du personnel communal dans ce domaine, le constat que les locaux actuellement utilisés pour l archivage dans les combles de l Hôtel de Ville sont mal adaptés ou encore la question du classement définitif des archives des anciennes communes de Donatyre et d Oleyres. L archivage communal fait partie intégrante des tâches d une commune et la Municipalité entend bien respecter les directives légales en la matière. Tous les éléments ci-dessus prouvent qu il s agit d un domaine technique et complexe pour lequel des connaissances spécifiques sont nécessaires. C est pourquoi nous avons demandé des offres à des sociétés spécialisées pour nous aider dans cette tâche de mise à jour. Cette démarche permettra non-seulement d assainir la situation actuelle, mais aussi de poser les bases nécessaires pour une gestion future efficace. 2. Situation actuelle Selon l article 75 de la Loi sur les communes, c est le Syndic qui est responsable de la conservation et de la bonne tenue des archives communales. Au point de vue opérationnel, cette tâche est déléguée au Secrétaire municipal. Dans les faits, au sein de la commune d Avenches, chaque service administratif est responsable du classement courant et de l archivage de ses dossiers. Ce travail est effectué régulièrement. Les dossiers sont triés et classés puis acheminés dans des boîtes d archivage dans les archives communales se situant dans les combles de l Hôtel de Ville. Le problème réside dans le tri de ces boîtes d archivage. En effet, celles-ci s accumulent alors qu une partie de leur contenu pourrait certainement être épurée après quelques années. Ce travail n a pas été fait ces dernières années pour deux raisons principales : Manque de connaissances (quels documents peuvent être détruits et quels documents doivent être conservés). L archivage est un domaine complexe dans lequel chaque type de document a une durée de vie différente et où les règles d épuration ne sont pas toujours claires; Manque de temps (ressources administratives insuffisantes). Jusqu à l année dernière, les différents services communaux n étaient pas suffisamment dotés pour assurer un suivi régulier de l archivage. Cette situation a été corrigée avec l engagement de nouveaux collaborateurs. Il faut préciser que la commune d Avenches dispose d un archiviste communal engagé comme auxiliaire. Celui-ci ne s occupe néanmoins pas des archives récentes et contemporaines mais uniquement des archives historiques (recherche d informations, rédaction et publication de certaines informations, etc.). 2

3 3. Objet du préavis La nouvelle Municipalité entrée en fonction en juillet 2011 a décidé de se fixer comme objectif de mettre à jour les archives communales. Il s agit non-seulement de trier et d épurer les archives récentes et contemporaines mais également de trouver un lieu de classement adéquat pour les archives historique d Avenches, de Donatyre et d Oleyres. Le Secrétaire municipal a reçu pour mission d étudier cette problématique. Au vu de la situation actuelle, du travail à effectuer et des règles à respecter dans ce domaine, il a proposé à la Municipalité de mandater une entreprise spécialisée pour soutenir l administration dans ce travail et de commencer ce projet prochainement. Le timing est en effet idéal pour s attaquer à ce problème d envergure avec la mise en place d une nouvelle organisation des services communaux l année dernière, l entrée en vigueur de la Loi sur l archivage et les travaux qui se dérouleront prochainement dans les locaux de l Hôtel de Ville. Dans le courant du printemps, deux offres ont été demandées à des sociétés spécialistes dans la gestion des archives communales et recommandées par le Canton de Vaud. Seules deux offres ont pu être demandées car les sociétés offrant un service complet dans ce domaine (état des lieux, conseils, formations, etc.) sont très rares. Ces deux entreprises se sont déplacées à Avenches pour établir un état des lieux. Il a été demandé à ces deux sociétés d inclure dans leur offre non-seulement la mise à jour des archives, mais aussi une analyse du plan de classement actuel pour changement éventuel, la formation des différents services dans ce domaine, des recommandations pour les locaux de stockage, etc. Pendant cet état des lieux, il a été constaté que des inventaires détaillés des archives de Donatyre et d Oleyres avaient été réalisés en 1992, respectivement en 1993, par M. Pictet, Adjoint au directeur des Archives cantonales. Cet inventaire a recensé et coté toutes les archives de ces deux communes pour lesquelles, seules les archives récentes restent à trier et à archiver définitivement. Les archives d Oleyres se trouvent toujours dans cette localité alors que celles de Donatyre sont stockées dans un abri se trouvant sous le Collège de la Cure. Malheureusement, pour des raisons que nous ignorons, aucun inventaire similaire n existe pour la commune d Avenches pour laquelle le travail est bien plus conséquent puisque qu il ne s agit pas seulement de trier et de classer les archives récentes mais également de recenser et de coter toutes les archives historiques jusqu en Après cet état des lieux, les deux sociétés ont proposés leurs services dans des offres détaillées. La première offre reçue propose essentiellement la réalisation d'analyses et la mise en place de politiques d'intervention. Le travail opérationnel devrait être effectué par un archiviste à 20%, soit à engager, ou alors à mandater. L intervention se déroulerait en trois phases durant une année à deux ans, pour un coût total d environ Fr. 50'000.- (485 heures de travail). «1 ère phase», 55 heures Établissement d un plan de classement des archives courantes, d une politique de classement et formation des employés. 3

4 «2 ème phase», 340 heures Établissement d un plan de classement Pictet 1401 à nos jours (politique d évaluation, politique de description, politique de conservation, politique d élimination des pièces comptables). «3 ème phase», 90 heures Établissement d un plan de classement Thurey 1011 à 1863 (politique d évaluation, politique de description et politique de conservation des archives historiques). La seconde entreprise effectuerait elle-même la plus grande partie du travail opérationnel. L intervention se déroulerait en trois modules durant trois à quatre ans, pour un montant total d environ Fr. 85'000.- (80 jours de travail). «Module 1», durée de 10 jours, réalisation en 2013 Refonte du plan de classement courant (Standard de classement valable pour tous les services et tous les documents émis-reçus); Application des normes documentaires et archivistiques (savoir épurer régulièrement les documents périmés en appliquant les délais légaux de conservation et respecter le cycle de vie documentaire); Élaboration d un concept global d archivage (application des normes archivistiques en matière de locaux, d agencement, de protection des biens culturels et de supports); Formation du personnel au classement et l archivage (formation avec support de cours et exercices pratiques). «Module 2», durée de 63 jours, réalisation en Inventoriage, épuration et classement des documents en préarchivage (10 ans) des 3 communes (Avenches, Donatyre et Oleyres); Épuration, inventoriage, préparation au conditionnement et classement des archives contemporaines des 3 communes. «Module 3», durée de 7 jours, réalisation en 2016 Classement, vérification et cotation des archives anciennes. Cette deuxième société propose en plus un «service après-vente» selon le principe d un suivi annuel (contrôle des éléments à archiver, télé-assistance, etc.). La Municipalité a été séduite par cette deuxième offre qui correspond totalement à ses besoins et ceci, pour plusieurs raisons : Mise en place d un plan de classement adapté à la commune d Avenches et formation du personnel communal. Celui-ci saura ensuite comment archiver les documents de son service en respectant les normes légales; Durée d intervention sur plusieurs années, ce qui permet de prendre et d avoir le temps d effectuer ce travail important sans précipitation et d assimiler les règles à respecter; Travail effectué en majorité par le mandataire, sans avoir besoin de recourir en plus aux services d un archiviste professionnel à engager ou de devoir affecter un pourcentage de travail à un employé de la commune pour cette tâche; Suivi annuel assurant une gestion efficace des archives communales dans la durée; 4

5 Meilleur impression vis-à-vis de la société lors de l état des lieux (écoute, intérêt pour le mandat, délai de remise de l offre, etc.). La Municipalité est convaincue que ce mandat est nécessaire pour rattraper le retard pris dans ce domaine et poser des bases solides pour une gestion efficace des archives communales à l avenir. Le Secrétaire municipal est également convaincu de l importance de cette problématique. Il va suivre en novembre un cours de formation sur la nouvelle Loi sur l archivage et il est prêt à s engager pour la réussite de ce projet de mise à jour et de gestion de l archivage. 4. Enjeux financier Le coût total des trois modules proposés avoisine les Fr. 85' Ce montant n englobe ni les fournitures nécessaires à l archivage (boîtes, etc.), ni des frais éventuels pour aménager les locaux d archivage. Nous proposons de prévoir un montant de Fr. 15'000.- pour le matériel nécessaire ainsi que comme divers et imprévus. L aménagement de locaux d archivage adéquats sera présenté, en cas de besoin, lors d un préavis spécifique ou traitant de la transformation du bâtiment concerné. Au total, nous demandons donc au Conseil communal l autorisation d investir un montant de Fr. 100'000.- pour la gestion des archives communales. Ce montant couvre les travaux nécessaires pendant les trois années d intervention, de 2013 à La Municipalité a préféré réaliser un préavis pour cet objet plutôt que de fixer un montant au budget de ces trois années par souci de transparence ainsi que pour sensibiliser le Conseil communal à cette problématique et aux mesures qui vont être prises. 5. Conclusions En conclusion, la Municipalité prie le Conseil communal de bien vouloir voter les résolutions suivantes : Le Conseil communal d Avenches, Vu le préavis municipal n 35 de la législature , Ouï les rapports des commissions désignées pour l étude de cet objet, Considérant que cet objet a été porté à l ordre du jour, décide 1) D autoriser la Municipalité à mandater une société spécialisée pour la soutenir dans son projet de gestion des archives communales ; 2) D octroyer à la Municipalité un crédit extrabudgétaire de Fr. 100'000.- destiné à financer ce projet ; 3) D autoriser la Municipalité à emprunter la somme de Fr. 100'000.- destinée à financer ce projet ; 5

6 4) D autoriser la Municipalité à amortir le montant en 5 ans, à raison de Fr. 20'000.- par année, montant à porter au budget dès 2014 ; 5) D autoriser la Municipalité à faire tout ce qui sera utile et nécessaire à la réalisation de ce projet. Veuillez agréer, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux, nos salutations distinguées. AU NOM DE LA MUNICIPALITE Le Syndic : Le Secrétaire : Daniel TROLLIET Lionel CONUS Municipal délégué : -M. Daniel Trolliet, Syndic 6