Cycle Bureautique 2/6 Traitement de texte

Transcription

1 Quel logiciel de traitement de texte utiliser? Deux logiciels sont principalement utilisés pour le traitement de texte : Microsoft Word : Commercialisé par la société Microsoft, c'est le logiciel le plus utilisé. Sa dernière version, Word 2007 coût environs 150. On retrouve souvent une version limité à 3 mois pré-installée sur les ordinateurs neufs. OpenOffice Writer : C'est un logiciel libre et gratuit, que vous pouvez télécharger sur internet à l'adresse suivante : Vous pouvez retrouver Word (dans sa version 2003) et Writer sur les ordinateurs du cybercentre. Les manipulations présentées sont faites avec Writer mais sont tout à fait valables avec Word. L'interface du traitement de texte L'interface du traitement de texte est le dispositif par lequel vous allez pouvoir donner des "ordres" au logiciel : changer la taille ou la couleur d'un texte, ajouter une image, lancer une impression... Ces commandes sont regroupées dans différents menus ou barres d'outils. Voici les interfaces de Word et Writer : Menu Barre d'outils Word Règle Writer Remarque : L'interface de Word 2007 a été significativement remaniée et affiche une barre d'outils variant en fonction du contexte. Les outils les plus courants sont plus accessibles mais cela peut dérouter l'utilisateur confirmé. Word

2 La mise en forme Il est préférable de taper tout son texte d une traite, puis seulement ensuite de le mettre en forme (on parle de «saisie au kilomètre»). En procédant ainsi vous pourrez plus facilement mettre en forme votre texte et vous vous épargnerez des manipulations supplémentaires en cas d'ajouts ultérieures. La barre d outils de mise en forme Cette barre vous donne un accès rapide aux fonctions les plus courantes de mise en forme : Taille de la police Cette section de la barre d'outils sera vue ultérieurement Couleur de la trame de fond Police de caractère Gras Italique Souligné Couleur de police Couleur d arrière-plan Important : Avant d appliquer une mise en forme, le ou les mots doivent être au préalable sélectionnés! Pour sélectionner un texte, effectuez un cliquer-glisser du début à la fin du texte. Le texte sélectionné doit ressembler à ceci : Exemple de texte sélectionné dans Writer. Exemple de texte sélectionné dans Word. Pour désélectionner un texte, il suffit de cliquer en dehors de la sélection ou d'appuyer su la touche «Echap» du clavier. En utilisant cette barre d outils, vous allez donc pouvoir mettre en forme le texte que vous aurez sélectionné en cliquant sur son symbole. Par exemple : Texte en gras Texte en italique Texte souligné Police de texte Couleur de police Taille de police plus grande Couleur de la trame de fond 2

3 Remarque : Certains boutons comportent plusieurs options (type de police, couleur de texte ), si c'est le cas, vous accéderez à une liste de choix en cliquant sur la petite flèche à droite de l icône. Liste déroulante Cliquez sur ces flèches pour faire défiler la liste (Vous pouvez aussi utiliser la molette de la souris). Nuancier de couleurs Encore plus d options avec le menu La barre de menus est un élément commun à tous les programmes que vous utiliserez. Celle de Writer reprend mot pour mot celle de Word. En cliquant sur l une des menus, vous ferez apparaître une liste vous donnant accès à plus d options. Par exemple, dans le menu «Format», le choix «Caractères...» va vous ouvrir une boite de dialogue avec encore plus de possibilités de mise en forme : Liste de choix Une boîte de dialogue peut avoir différentes rubriques rassemblées dans des onglets 3

4 L'enregistrement de document Il y a différents cas de figure lors de l'enregistrement d'un document : - Votre document vient d'être crée et n'a jamais été enregistré. - Vous venez d'ouvrir un document déjà existant et vous voulez juste enregistrer les modifications ajoutées. - Vous voulez diffuser le document (par courriel par exemple). Enregistrer un document pour le première fois Au moment d'enregistrer un nouveau document, il vous faudra définir son nom ainsi que l'emplacement de sauvegarde du fichier. Pour cela, cliquez dans le menu «Fichier» puis «Enregistrer sous...» La boîte de dialogue suivante s'affiche alors : 1 Dossier d'enregistrement du document Emplacements prédéfinis d'enregistrement 3 Format du document Nom du document Commencez par choisir le dossier où vous allez enregistrer votre texte. 2. Tapez ensuite le nom sous lequel votre document sera enregistré. 3. Vous pouvez éventuellement décider du format d'enregistrement du fichier. 4. Enfin, cliquer sur le bouton «Enregistrer» Remarques : Préférez le dossier «Mes documents» pour enregistrer vos textes : il est prévu à cet effet. Choisissez le nom de votre document avec soin : vous devez pouvoir le retrouver facilement plus tard. Le format du document représente la «langue informatique» de votre texte. Chaque traitement de texte à sa propre langue maternelle : Word lit et enregistre uniquement ses documents au format «.doc». Word 2007 enregistre au format «.docx», mais sait aussi lire et enregistrer au format «.doc». Writer enregistre ses textes au format «.odt». Il peut aussi lire et enregistrer des documents au format «.doc». Cependant, la mise en page peut varier par rapport au document d'origine si celle-ci est très élaborée. 4

5 Enregistrer un document déjà existant Pour mettre à jour des modifications que vous avez apporté à un document, cliquez simplement sur l'icône «enregistrer» Remarque : Si vous fermez le traitement de texte sans avoir enregistré votre document la boîte de dialogue suivante apparaîtra : En cliquant sur ce bouton, vous enregistrez les modifications du texte, puis fermez le traitement de texte Si vous cliquez sur ce bouton, cela fermera le traitement de texte sans enregistrer les modifications apportées au texte En cliquant sur ce bouton, vous annulez la fermeture et retournez au traitement de texte Cette boîte de dialogue est là pour les utilisateurs distraits qui oublieraient d'enregistrer le document avant de fermer le traitement de texte. Attention : La notion de modification de texte est à prendre au sens large : un simple espace est considéré comme une modification. Exporter au format PDF Si vous destinez votre texte à l'envoi par courriel, il peut être intéressant de l'exporter au format «.pdf». Quelque soit l'ordinateur de votre correspondant, le texte s'affichera de manière identique. Un programme spécifique comme Adobe Reader est cependant nécessaire pour afficher ce type de document. Autre inconvénient, le texte enregistré dans ce format n'est plus modifiable. La méthode montrée ici est spécifique à Writer. Pour Word vous devez installer un logiciel additionnel nommé PDF Créator. Cet outil est gratuit et peut être téléchargé sur Internet L export se fait en cliquant sur l'icône d'export en pdf dans la barre d outils de Writer. Vous obtenez ensuite une fenêtre similaire à celle d enregistrement de fichier. Vous pourrez alors y choisir l emplacement de sauvegarde et le nom du fichier.pdf à exporter. 5

6 Il ne vous reste plus ensuite qu'à ajouter ce fichier en pièce jointe à votre courriel. 6