FONDS DE LA COMMISSION DE L'HÔTEL DE VILLE DE MONTRÉAL VM87 RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE

Transcription

1 FONDS DE LA COMMISSION DE L'HÔTEL DE VILLE DE MONTRÉAL VM87 RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE Division de la gestion de documents et des archives Service du greffe Ville de Montréal Juin 1996

2 Traitement et rédaction François Mérette Collaboration Coordination Hélène Charbonneau Analyste en gestion de documents et des archives Denys Chouinard Chef de la Section des archives Nous tenons à remercier le ministère du Développement des ressources humaines du Gouvernement du Canada pour la contribution financière accordée dans le cadre du Programme placement carrière - été (1996). Sans cet appui, le traitement du fonds n'aurait pu être réalisé.

3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 NOTE MÉTHODOLOGIQUE... 1 DESCRIPTION DU FONDS... 3 DESCRIPTION DES SÉRIES ET DES DOSSIERS... 5 Procès-verbaux... 6 VM87/A Rapports... 7 VM87/B Documents administratifs... 8 VM87/C INDEX... 9 iii

4 INTRODUCTION Au cours de son histoire, la Ville de Montréal a créé de nombreuses commissions afin de résoudre de multiples questions. La mise en relief de ces commissions contribue grandement à mieux saisir les activités de la Ville dans leur ensemble. Les commissions créées par le Conseil de ville ou par le Comité exécutif sont des structures administratives distinctes et constituent, par conséquent, des fonds d'archives. NOTE MÉTHODOLOGIQUE Avant leur traitement, les documents du Fonds de la Commission de l'hôtel de ville de Montréal se présentaient en trois groupes: des procès-verbaux, des rapports et des documents administratifs. L'examen du fonds a révélé la présence de quelques documents appartenant à la Commission des finances et un dossier comprenant des plans d'expropriation et des résultats de ventes produits postérieurement à la dissolution de la Commission de l'hôtel de ville et relevant du Bureau des Commissaires. Ces documents ont été relocalisés dans leurs fonds d'origine. À la suite de l'analyse préliminaire, un cadre de classification basé sur la nature des documents a été élaboré. Le classement des dossiers pour la troisième série a été réalisé de manière à mettre en évidence les activités de la Commission. La description des archives est fondée sur les Règles pour la description des documents d'archives (RDDA) produites par le Comité de planification sur les normes de description du Bureau canadien des archivistes. Plusieurs zones constituent la description, notamment la zone du titre, la zone des dates de création, la zone de collation (dimension), la zone de la description des documents (portée et contenu) et la zone des notes (source du titre, langues des documents, notes générales). La dimension des documents est indiquée en centimètres, sauf lorsqu'il est plus utile de donner le nombre de pièces. Seule la description au niveau du fonds fournit la dimension en mètres. Le corps de l'instrument présente la description de l'ensemble des constituantes du fonds. La description du dossier comprend le titre, les dates de création, la dimension totale, la portée et 1

5 contenu des documents, et enfin les notes. La description est complétée par la cote, l'adresse (A:) et le numéro de microfilm (MB:), le cas échéant. L'instrument de recherche se termine par un index reprenant les titres des séries, des dossiers et certains thèmes. 2

6 DESCRIPTION DU FONDS

7 FONDS DE LA COMMISSION DE L'HÔTEL DE VILLE DE MONTRÉAL VM87 7 mars janvier ,21 m de documents textuels. Histoire administrative: La Commission de l'hôtel de ville de Montréal est créée le 11 février 1907 par une résolution du Conseil de ville. La première séance de la Commission a lieu le 7 mars En 1909, l'adoption de la Loi amendant la charte de la Cité de Montréal (9 Édouard VII, chap. 82) entraîne la disparition de la Commission de l'hôtel de ville et de l'ensemble des commissions échevinales. La Commission tient sa dernière séance le 19 janvier Le Bureau des commissaires, entériné par les électeurs montréalais lors d'un référendum tenu le 30 septembre 1909, prend la relève en Le mandat de la Commission de l'hôtel de ville est d'administrer l'hôtel de ville, la Gazette municipale, la bibliothèque civique, les impressions et la papeterie. La Commission est composée de membres issus du Conseil de ville et nommés après chaque élection. Portée et contenu: Le fonds témoigne du travail de la Commission, de ses décisions et requêtes, ainsi que de ses relations avec des citoyens, des entreprises et d'autres services municipaux. Le fonds est constitué des séries suivantes: Procès-verbaux; Rapports, comprenant ceux qui traitent de la Gazette municipale, de l'hôtel de ville, de l'imprimerie et de la papeterie; Documents administratifs. Source du titre composé propre: Titre basé sur le contenu du fonds. Langues des documents: Les documents sont en français et en anglais. Autres formats: Les procès-verbaux sont également disponibles sur microfilm. Instrument de recherche: Répertoire numérique. Documents reliés à l'intérieur de fonds différents: Documents du Fonds du Conseil de ville de Montréal (VM1); série Sous-commission de l'hôtel de ville du Fonds de la Commission des finances (VM38); Fonds du Comité de l'hôtel de ville (VM39); Fonds du Comité spécial du nouvel hôtel de ville (VM46). 4

8 DESCRIPTION DES SÉRIES ET DES DOSSIERS

9 PROCÈS-VERBAUX VM87/A Procès-verbaux. 7 mars janvier ,7 cm. Série illustrant les décisions et les travaux de la Commission. Série constituée de procèsverbaux. Titre basé sur le contenu de la série. - Documents en français. - Le premier volume comprend, à la fin, des états de comptes de téléphones, de fournitures et de réparations, une liste de salaires pour l'année 1908, des réquisitions de crédits pour cette même année et une liste de livres pour la Bibliothèque civique choisis par la Commission. VM87/A. - A: MB: ADM

10 RAPPORTS VM87/B Rapports. 19 mars décembre ,4 cm. Série portant sur les requêtes de la Commission auprès du Conseil de ville. Série comprenant des rapports ainsi que des documents connexes. Titre basé sur le contenu de la série. - Documents en français et en anglais. VM87/B Gazette municipale. 3 avril décembre ,8 cm. Dossier portant sur les requêtes de la Commission relativement à la Gazette municipale. Dossier comprenant des rapports ainsi que des documents connexes. Titre basé sur le contenu des documents. VM87/B,1. - A: Hôtel de ville. 3 avril juillet cm. Dossier portant sur les requêtes de la Commission relativement à l'administration de l'hôtel de ville. Dossier comprenant des rapports ainsi que des documents connexes. Titre basé sur le contenu des documents. VM87/B, 2. - A: Hôtel de ville. 13 juillet mars cm. Dossier portant sur les requêtes de la Commission relativement à l'administration de l'hôtel de ville. Dossier comprenant des rapports ainsi que des documents connexes. Titre basé sur le contenu des documents. VM87/B, 3. - A: Hôtel de ville. 29 mars décembre cm. Dossier portant sur les requêtes de la Commission relativement à l'administration de l'hôtel de ville. Dossier comprenant des rapports ainsi que des documents connexes. Titre basé sur le contenu des documents. VM87/B, 4. - A:

11 RAPPORTS VM87/B Imprimerie et papeterie. 6 mai novembre ,2 cm. Dossier portant sur les requêtes de la Commission relativement à l'impression, à l'achat de matériel de papeterie et au mobilier de rangement. Dossier comprenant des rapports et des documents connexes. Titre basé sur le contenu des documents. VM87/B, 5. - A: Rapports. 19 mars er février ,2 cm. Dossier portant sur des requêtes ayant trait à des paiements et à des virements de crédits relatifs à la Bibliothèque civique et à l'hôtel de ville, ainsi qu'au paiement d'une allocation pour Mme Sophie Goss. Dossier comprenant des rapports. Titre basé sur le contenu des documents. VM87/B, 6. - A: DOCUMENTS ADMINISTRATIFS VM87/C Documents administratifs. 18 février décembre cm. Série portant sur différents aspects administratifs de la Commission. Série comprenant des plans, de la correspondance, des offres de service, des demandes d'emploi, des requêtes, des soumissions, des avis, des listes et des extraits des minutes du Conseil. Titre basé sur le contenu de la série. - Documents en français et en anglais. - Plans conservés au VM87/C. - A:

12 INDEX

13 Les descripteurs choisis pour l'index sont les titres des séries (en caractères gras), des dossiers et certains thèmes provenant des descriptions. Bibliothèque civique VM87/B,6 Documents administratifs VM87/C Gazette municipale VM87/B,1 Goss, Sophie VM87/B,6 Hôtel de ville VM87/B,2 VM87/B,3 VM87/B,4 VM87/B,6 Imprimerie et papeterie VM87/B,5 Procès-verbaux VM87/A Rapports VM87/B 10