LETTRE DE MISSION DU COMITÉ DE PILOTAGE DES JEUX DES ILES LE CROS

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1 LETTRE DE MISSION DU COMITÉ DE PILOTAGE DES JEUX DES ILES LE CROS La préparation efficiente des équipes de la Réunion devant participer aux jeux des îles de l OI est une préoccupation essentielle du CROS Réunion. Autour de cette grande compétition internationale de référence dans l Océan Indien, c est l ensemble des acteurs institutionnels -Collectivités territoriales, Etat Mouvement sportif- et des partenaires privés, qui solidairement s engagent dans la recherche de la meilleure compétitivité possible. Pour ce faire le CROS met en œuvre un dispositif d accompagnement afin d encadrer efficacement la préparation de la délégation Réunion. Des ressources sont ainsi désignées et affectées à différentes missions qui concourent à la réussite de ces jeux, centrés sur la recherche de performance, aux conditions optimales. Les conditions de réussite : - Un projet qui rassemble les ligues et comités, parties prenantes, et développe l esprit club R. - Des médailles acquises en respectant l éthique sportive et l intégrité physique et psychologique des athlètes. - Des sportifs exemplaires. - La mobilisation de moyens humains, matériels et financiers adaptés en partenariat étroit avec les Collectivités, l Etat et l ensemble du mouvement sportif. Le dispositif d accompagnement : Ce dispositif est constitué d un comité de pilotage composé d experts. Ce comité est dirigé par le chef de délégation désigné par le CD du CROS, sa mission générale s inscrit dans le respect des compétences du CROS.

2 LE CHEF DE DELEGATION Il est le directeur opérationnel de la délégation Réunion des Jeux des Iles de l océan Indien. Avec son équipe, il vient renforcer le dynamisme de tous les acteurs mobilisés autour de ce projet commun. Il est garant de la réunion de toutes les conditions, nécessaires à cette réussite. Il est en relation permanente avec le Président du CROS et le Directeur du COJI. Il est amené à participer aux réunions du CROS et du CIJ. A ce titre sa responsabilité inclut les points suivants : 1- Veiller à ce que tous les besoins des athlètes et des officiels soient satisfaits. 2- Rassembler des informations sur les Jeux et les diffuser en conséquence (aux Ligues et Comités, au personnel médical, aux athlètes, aux médias). 3- Assurer la liaison avec le COJI pour résoudre les problèmes liés aux Jeux. 4- Faire le nécessaire pour que les engagements de la délégation soient réalisés (quantitatif et définitif) aux dates fixées. 5- Définir et appliquer le plan opérationnel pour les Jeux afin d atteindre les objectifs fixés par le CROS. 6- Garantir l organisation logistique : équipements, transports, accréditations, hébergements et moyens de communication. 7- Contrôler le soutien administratif et logistique de l équipe dans le village. 8- Assister aux réunions des chefs de délégation. 9- Organiser et/ou animer des réunions régulières avec les responsables de discipline sur les questions liées aux Jeux. 10- Assurer la liaison avec les médias en matière de préparation sportive, d administration et de résultats des athlètes. 11- Veiller à ce que les arrivées/départs de la délégation se déroulent de manière efficace et sans heurt. 12- Superviser l administration des laissez-passer d invités au village. 13- Organiser la participation de l équipe à la cérémonie d accueil au village, d ouverture, de clôture et aux réceptions éventuelles destinées à la délégation. 14- Mettre en œuvre toutes procédures de gestion de crise si nécessaire. 15- Etablir, en relation avec le Président du CROS le budget à affecter aux jeux et en assurer la gestion (y compris la petite caisse). 16- Réaliser à l intention du Président du CROS une analyse et un bilan des résultats à l issue des Jeux. 17- Subdélègue certaines activités suivant le principe de subsidiarité.

3 LE CHEF DE MISSION Le chef de mission est l adjoint du chef de délégation. Il lui apporte son concours dans la mise en oeuvre de sa mission. Il veille particulièrement aux activités cidessous qui lui sont déléguées. Ses responsabilités comportent principalement les points suivants : 1- Etablir un plan opérationnel médiatique approfondi. 2- Assurer la logistique médiatique en liaison avec le COJI ou autre. 3- Veiller à ce que les athlètes soient disponibles pour les médias. 4- Veiller à la tranquillité des athlètes vis à vis des médias envahissants. 5- Elaborer une stratégie de gestion médiatique des crises. 6- Veiller à la parution de la revue Bayoun aux dates fixées. 7- Assurer à ce que les médias de la Réunion soient régulièrement et équitablement informés des Jeux. 8- Rédiger et transmettre toutes formes de comptes rendus concernant les jeux.

4 LE RESPONSABLE FEMMES/HOMMES Le responsable Femmes et le responsable Hommes apportent leur concours dans la mise en oeuvre de la mission du chef de délégation. Ils sont hébergés au village et de fait sont en emprises directes avec les athlètes et leurs encadrements et les responsables du village. Ils maîtrisent et veillent à la bonne application du règlement intérieur, notamment ce qui concerne les mineurs. Ils maîtrisent pleinement l organisation du village et son fonctionnement. Ils veillent particulièrement aux activités ci-dessous qui lui leurs sont déléguées. 1- Assister à toutes réunions organisées au village. 2- Faire le lien entre les athlètes, l encadrement et le chef de délégation, en formalisant quotidiennement, si besoin est, toutes demandes liées à la vie du village ou à un problème disciplinaire. 3- Veiller à l attribution des chambres : affectation par discipline, séparation entre hommes et femmes ; etc 4- Etablir les listes d occupation des chambres pour toute la délégation sous leur responsabilité afin de trouver les athlètes et les encadrants en cas d urgence.

5 LE RESPONSABLE DE DISCIPLINE Il est désigné par le CD de sa discipline. Il apporte son concours auprès du chef de délégation dans le cadre de sa mission. C est le référent de la discipline vis-à-vis du Chef de délégation, de ce fait il lui incombe principalement de garantir les taches énumérées ci-dessous. 1- Il a la responsabilité de toute la délégation faisant partie de sa discipline (dirigeants, cadres, arbitres, athlètes ) et doit répondre directement à toutes questions exprimées par sa délégation. 2- Il fait respecter par tous les membres le règlement intérieur. 3- Il assiste aux réunions fixées par le chef de délégation. 4- Il exprime tous les besoins particuliers de son équipe au moins 24H avant pour que ses besoins soient pris en compte. 5- Il doit obligatoirement assister aux réunions techniques, en particulier celles d avant compétition. Il doit veiller : a. A ce que tous les athlètes soient inscrits b. A ce que les épreuves/disciplines soient correctes c. A ce que les horaires/tirages soient connus d. A ce que les règlements sportifs et les règles olympiques soient identifiés e. A ce que les vêtements soient conformes aux règles définies f. A ce que les athlètes assistent aux pesées, appels etc 6- Il s assure avec le COJI que les transports seront assurés. De fait, il veille à ce que tous les athlètes prennent le transport qui arrivera au site suffisamment à temps pour la compétition et il organise le transport retour au village. 7- Il vérifie chaque jour les horaires de compétition. 8- Il organise les sessions d entraînement sur les sites d entraînement officiel et réserve le transport requis pour l équipe. 9- Il peut organiser des réunions au sein de sa discipline pour la bonne marche de son groupe. 10- Il peut être sollicité par le chef de délégation pour apporter un soutien administratif et logistique au village. 11- Dès l arrivée de la délégation à Madagascar, il devra remettre les passeports et les billets d avion de son groupe au chef de délégation. Ceux-ci lui seront rendus le jour du départ. Il doit donc prévoir avant le départ de la Réunion les photocopies en conséquence. 12- Il est responsable de l embarquement du matériel spécifique de sa discipline. 13- La délégation «Athlétisme» compte tenu du matériel spécifique à placer dans l avion, sera prioritaire pour les formalités d enregistrement. 14- En cas de manquement grave (discipline, non présentation ), les sanctions éventuelles seront prises par le chef de délégation après établissement d un rapport.

6 En cas de problème (transport ; perte de date d accréditation ), il faut immédiatement en référer au Chef de délégation. Tél. : (Réunion) (Madagascar) LE RESPONSABLE MEDICAL Le responsable médical veille à la santé et au bien-être des athlètes et des officiels. Il coordonne l équipe médicale placée sous son autorité, et apporte son concours auprès du chef de délégation dans le cadre de sa mission. Il a pour principale mission les points suivants : 1- Veiller à la coordination et à la fourniture de services de soins de santé convenables à la délégation. 2- Contrôler les politiques médicales, le personnel, les équipements et les fournitures correspondants pour les Jeux. 3- Connaître les règles et procédures en matière de lutte contre le dopage, y compris l enregistrement de l utilisation des médicaments à des fins thérapeutiques.

7 LE CHARGE DE MISSION Le chargé de mission apporte son concours auprès du chef de délégation dans le cadre de sa mission. Il sert particulièrement d agent de liaison de l équipe entre le CROS et le COJI dans la ville hôte. Le chargé de mission joue un rôle actif pour rassembler les informations locales et les informations du COJI au nom du comité de pilotage avant les Jeux. Il joue un rôle facilitateur et apporte une aide à la décision au niveau des problèmes logistique pour les Jeux, en particulier ceux en rapport avec le tissu économique local. Le chargé de mission a une grande connaissance des circuits et réseaux dans la communauté des affaires de la ville hôte.