Sondage sur les Produits et Services d Information OCHA Tchad. Rapport d analyse 1. Information Management Unit OCHA Tchad Mai 2012

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1 Sondage sur les Produits et Services d Information OCHA Tchad Rapport d analyse 1 Information Management Unit - OCHA Tchad Mai 2012

2 Sommaire I- Déroulement de l enquête... 3 II- Techniques de l enquête et Outil de traitement... 3 Difficultés et contraintes rencontrées... 3 Outil de traitement... 3 III- Résultats du sondage... 4 IV- Profil des enquêtés... 4 Le type d organisation... 4 Ancienneté au Tchad... 5 Relation avec OCHA... 5 V- Utilité des produits OCHA et sources d information... 7 Utilité des produits... 7 Existence d autres sources d information... 9 Suggestions VI- Analyse des résultats et recommandations Information publique Gestion de l information VII- Conclusion ANNEXE

3 Introduction Le résultat du sondage d OCHA-Tchad sur le niveau de satisfaction que tirent ses partenaires de la consommation des produits et services d information, s est clôturé le 15 Mai Le but visé par cet exercice dont les conclusions se trouvent ci-dessous est d améliorer, voire adapter nos produits aux besoins des partenaires. L échantillon enquêté va nous permettre de tirer des enseignements au profit de la communauté humanitaire au Tchad sur la base de leurs recommandations. I- Déroulement de l enquête Initialement prévu du 27 Février au 16 Mars 2012, l enquête s est étendue jusqu au 15 Mai 2012 pour recueillir le maximum de réponses, face au faible taux de participation constate. Il s est agi d un sondage pouvant être renseigné en ligne ou en remplissant manuellement un formulaire transmis par aux partenaires SNU, ONG, etc. II- Techniques de l enquête et Outil de traitement Difficultés et contraintes rencontrées Contrairement aux acteurs de Ndjamena, pour qui il était plus facile d accéder aux messages par internet, le sondage au niveau terrain a montre beaucoup de limites. Pour des raisons techniques, certaines opinions n ont pu être recueillies comme souhaité. Ensuite, étant donné la surcharge des horaires de travail de la plupart des responsables d organisations humanitaires évoluant sur terrain, un questionnaire à répondre est perçu comme une tâche de plus et non prioritaire. D où la faiblesse du taux de participation même dans des zones à forte concentration d acteurs humanitaires tel que l Est du pays. Proposition : Il faudrait dans le futur penser à avoir au moins un point focal sur le terrain dans chaque région pour expliquer lors des différents fora humanitaires l importance et l intérêt que peuvent tirer les humanitaires de ce sondage. Le point focal aura également pour rôle de profiter de la proximité avec les partenaires pour faire le suivi et maximiser les résultats. Outil de traitement L'outil standard d OCHA utilisé pour la collecte et le traitement des données du sondage est le Surveymonkey. Au-delà de sa simplicité de gestion, cet outil offre la possibilité d extraire des outputs, de générer de façon dynamique des graphiques et des statistiques pour faciliter l analyse et la compréhension. En outre, il permet l exportation des données dans divers formats (Excel, Access, etc. ). 3

4 III- Résultats du sondage Le questionnaire a été conçu par catégorie de services qu OCHA-Tchad rend à la communauté humanitaire afin d identifier avec plus de précision la catégorie nécessitant une requalification pour une meilleure efficacité. Les réponses à ce sondage permettront d'améliorer ou de créer de nouveaux produits et contribuer ainsi à une réponse humanitaire adéquate au Tchad. Ainsi, les opinions des enquêtés, après l identification de ces derniers, sont analysées suivant le regroupement ci après : Information et Gestion d information. IV- Profil des enquêtés Les répondants au questionnaire peuvent être analysés suivant le type d organisation, leur ancienneté au Tchad et leur relation avec OCHA. Le type d organisation Question : «Type d'organisation?» Dans l ensemble, 59% des réponses sont des ONG. Le système des Nations Unis couvre le quart (25%) des partenaires enquêtés. Figure 1 : Répartition des répondants selon le type d'organisation 4

5 Ancienneté au Tchad Question : «Quand Etes vous arrive(e) au Tchad?» L ancienneté (en années) au Tchad a été déduite de cette question. Il en ressort que 42% des entités enquêtées ont une ancienneté de trois (03) ans ou moins au Tchad ; 75% ont une ancienneté de cinq (05) ans ou moins et 25% ont plus de cinq ans d ancienneté au Tchad. Relation avec OCHA Figure 2 : Ancienneté (en années) au Tchad des répondants Cette relation est mesurée par rapport à la connaissance d OCHA, d une part, et suivant les échanges d informations avec OCHA, d autre part. 5

6 Question : «Connaissez-vous le bureau OCHA Tchad?» Plus de la moitié (58%) des entités interrogées estiment connaitre «Très bien» le bureau d OCHA Tchad. De plus, le quart (25%) pense «Bien» connaitre ledit bureau. Figure 3 : Connaissance du bureau d OCHA par les répondants Question : «À Quelle fréquence Communiquez-vous avec le Bureau OCHA ( , Téléphone)? Demande ou partage d'informations?» La plupart des besoins d information se font «Si nécessaire». D autre part, 17% des requêtes ou partage d information se font quotidiennement et 25% mensuellement. Figure 4 : Fréquence d'échange d'information avec OCHA 6

7 V- Utilité des produits OCHA et sources d information Les informations mises à disposition par OCHA sont analysées par rapport au travail des partenaires interrogées, d une part, et par rapport aux actions humanitaires, d autre part. Utilité des produits Question : «Dans Quelle mesure ces produits vous sont utiles, tout particulièrement dans le cadre de votre travail?» Chacun des produits proposé est jugé «Utile» voire «Très Utile» par au moins 66% des organismes interrogées. Globalement, pour l ensemble des produits, ce taux atteint une moyenne de 80%. Les comptes rendus de réunion (100%), la liste des contacts, les calendriers de réunion générales ou sectorielles et les Cartes Administratives et Thématiques (92%) sont jugés utiles par la quasi-totalité des répondants. Dans une moindre mesure, les Bulletins trimestriels thématiques, les Communiques de presse, les Rapports de mission et la Diffusion d'informations sur le financement du CAP/FTS présentent des taux de 67%. Figure 5 : Utilité des produits dans le cadre du travail 7

8 Question : «Quels Produits et Services Souhaiteriez vous recevoir (ou continuer à recevoir) de l'unité de Gestion de l'information?» De façon assez cohérente, les produits que les partenaires souhaitent recevoir (ou continuer à recevoir) coïncident globalement avec ceux jugés les plus «Utiles». Figure 6 : Produits que les répondants souhaitent recevoir Question : Les informations produites par OCHA vous ont-elles aidé à mieux comprendre la situation humanitaire? A mieux planifier vos actions humanitaires? Globalement, 58% des partenaires estiment que les informations produites par OCHA les ont «beaucoup» aidés au niveau de leurs actions humanitaires. Les 42% restant sont plus réservés en déclarant que les informations les ont «un peu» aidés. Notons qu aucun partenaire n a déclaré que les informations ne l ont «pas du tout» aidé. 8

9 Figure 7 : Aide des informations produites par OCHA par rapport aux actions humanitaires Existence d autres sources d information Question : Les Informations contenues dans ces produits sont-elles disponibles ailleurs (autres sources d'information)? D après les partenaires enquêtés, les informations fournies par OCHA ne sont pas disponibles ailleurs. En effet, seuls 17% de ces informations peuvent être trouvées au niveau d autres sources d information. Il s agit principalement de celles rapportées par le canal d ONG (CCO) notamment par les rapports d évaluation. Figure 8 : Existence d'autres sources pour les informations fournies 9

10 Suggestions Des questions ouvertes permettent aux partenaires d apporter librement des critiques et suggestions. Questions : Pensez-vous que les produits/services mentionnés ci-dessus demandent à être améliorés? Si oui (préciser lesquels) Quels sont les Gaps constatés? Quels produits nouveaux souhaiteriez-vous recevoir? En ce qui concerne ce chapitre, il ressort que le mapping (service des cartes) constitue la demande la plus récurrente en termes d amélioration souhaitée. Comparativement aux autres produits OCHA, la cartographie est la plus demandée par l ensemble des partenaires humanitaires sous différents thématiques en fonction des secteurs d activité (sante, agriculture, nutrition, sécurité alimentaire, wash ). Dans les recommandations relatives a la cartographie, la mise a jour régulière a été fortement demandée par les humanitaires. Par ailleurs, d autres suggestions ont été exprimées sur les produits suivants : - Renforcement de l analyse dans les bulletins d information humanitaires et thématiques - Disponibilité et partage des statistiques sur les réfugiés - Mise à jour régulière de la matrice des interventions sous la forme «Qui fait Quoi Ou?» - Intégration souhaitée pour une meilleure implication des ONG Tchadiennes dans les mécanismes de coordination par OCHA. Succès VI- Analyse des résultats et recommandations Information publique Une bonne partie de la communauté humanitaire reçoit régulièrement les produits de l information publique et juge positivement la promptitude et la pertinence de l information qui leur est fournie par OCHA Tchad. Ce fait justifie la forte appréciation de la pertinence du contenu desdits produits (Bulletin Humanitaire 92%, Compte rendu réunions 92%, Rapports clusters 83%, Bulletin Trimestriels 83%, Tchad revu de presse 75%, Rapports de mission 75%) Propositions Ajouter de nouveaux produits si nécessaire aux produits d information déjà existant qu OCHA-Tchad publie actuellement et en assurer une plus large diffusion. Mettre régulièrement à jour les listes de distribution afin d atteindre plus d acteurs humanitaires et surtout les médias pour une diffusion plus large. Continuer d utiliser les techniques de partage de l information par les hard copy au cours des fora, réunions pour maximiser le nombre de bénéficiaire des produits disponibles. 10

11 Prêter une attention particulière à la production audiovisuelle en réalisant des documentaires ou films. Pour plus de visibilité dans les produits, faire les illustrations à travers des photos, images et graphiques. Mettre en exergue les bonnes pratiques des interventions humanitaires dans les produits. Gestion de l information Contraintes Bien que les services d information soient positivement jugés (Cartes administrative/thématiques (83%) ; site web 58%), il reste encore le problème de l ignorance desdits services plus précisément le site web. Faible taux de fréquentation du site web comme moyen de contact avec OCHA-Tchad et source par excellence d information humanitaire. La grande importance accordée aux différents services d information offerts par OCHA- Tchad exige leur mise à jour régulière. Cartographie : difficultés rencontrées dans la production de cartographie détaillée (niveau village) du a l absence de géo-référencement de certaines localités dans le pays. VII- Conclusion Actions à prendre pour améliorer la qualité des produits et services Au terme des résultats du sondage effectué au sein des humanitaires, les actions à prendre pour améliorer les produits sont les suivantes : Systématiser la mise à jour des documents publiés, des bases des données (3Ws, GIS, etc.), etc. afin de garantir la fiabilité des services rendus et de fidéliser les utilisateurs. Améliorer la production des cartes Qui fait Quoi Où en indiquant le secteur d intervention des acteurs et/ou en incorporant leurs réalisations Améliorer la productivité des cartes en rendant la production régulière, prédictible et diversifiée Mettre en ligne un répertoire/catalogue des cartes produites pour améliorer le suivi de la production des cartes et leur disponibilité pour la communauté humanitaire locale et extérieure. 11

12 Vulgariser le site web par la production des matériels promotionnels et sa présentation comme site de toute la communauté humanitaire et non celui de OCHA-Tchad afin d en faire le centre d interaction pour tous les acteurs humanitaires travaillant au Tchad. Promouvoir le site web de la communauté humanitaire comme source par excellence de collecte de l information en le mettant à jour régulièrement et en y publiant d autres informations pouvant attirer une audience beaucoup plus large (offres d emploi des ONGs, agences et autres, etc.) Impliquer davantage dans le processus de mise à jour du contenu du site web : les structures de Coordination des différents partenaires clés notamment les Clusters dépositaires de certaines informations et données sectorielles Multiplier des rencontres directes avec la communauté humanitaire pour les informer des services à leur portée et de les encourager à une très large dissémination de l information sans trop de contraintes. ANNEXE (Questionnaire) 12