LOCATION LOCATION-VENTE MATERIEL GESTION DEVIS

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1 LOCATION GESTION COMMERCIALE LOCATION-VENTE MATERIEL GESTION DEVIS 1

2 TABLE DES MATIERES Page PREMIERE PAGE ECRAN 5 PREMIER ECRAN DU LOGICIEL 5 LE NUMERO DE LICENCE ET VERSION 9 COMMENT EST ARTICULE L'APPLICATION 13 LES FICHIERS DE BASE 17 LE FICHIER SOCIETE 18 LE FICHIER COMPTES COLLECTIFS 32 LE FICHIER DELAIS REGLEMENT 35 LE FICHIER DES BANQUES ET RIB 38 LE FICHIER DES SALARIES (VRP) 41 LE FICHIER TAUX COMM VRP LOCATION 44 LE FICHIER DES FOURNISSEURS 46 LE FICHIER DES ARTICLES 51 LE FICHIER GENERAL ARTICLES LOC 57 LE FICHIER DETAIL ARTICLES LOCATION 63 LE FICHIER GLOSSAIRES (libellés Devis) 67 LE FICHIER ARTICLES REPARATIONS 70 LE FICHIER DES CLIENTS 73 LE FICHIER DES CODES ET TAUX TVA 79 LE FICHIER NB EXEMPLAIRES ETATS 82 LE FICHIER TABLE CONVERTION ARTICLES 83 LA CAISSE 86 LE MENU CAISSE 86 VISU TOTAUX DE LA JOURNEE 87 BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE 92 VIREMENT CAISSE A BANQUE 94 VIREMENT BANQUE A CAISSE 95 SAISIE PETITES DEPENSES 96 CLOTURE CAISSE 98 ENCAISSEMENT D'UNE FACTURE IMPAYEE 99 ENCAISSEMENT DE PLUSIEURS FACT IMPAYEES 102 RECTIFICATION ERREUR ENCAISSEMENT CLIENT 104 LES ACHATS COMMANDES FOURNISSEURS 107 LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS 108 COMMANDE AUTOMATIQUE 114 LES ENTREES EN STOCK (réception m/ses) 116 2

3 INTERROGATION CDES 122 RENDU PRODUITS VERS LE FOURNISSEUR 123 STAT SUR ARTICLES ACHETES 127 ARTICLES EN RUPTURE DES STOCKS 129 ETAT DES MOUVTS STOCK DANS LE MOIS 132 ETAT DES INVENTAIRES 133 SAISIE DE L'INVENTAIRE 135 GESTION DES DEVIS, B.L., FACTURES 138 GESTION DES DEVIS 139 GESTION DES B.L. (acceptation) 147 FACTURATION DES B.L. 152 INTERRO ET ETATS 159 Etat des Devis non acceptés 159 Les autres interrogations et états 161 GESTION CONTRATS DE LOCATION 165 GESTION SAISIE CONTRATS 171 GESTION RETOUR MATERIEL 175 FACTURATION LOCATION 179 SAISIE D'UN AVOIR S/FACT LOCATION 182 TOUS LES ETATS SUR LA LOCATION 186 GESTION FRAIS DE REPARATION 197 Saisie des frais de réparation mat location 200 INTERROGATION ET MISE A JOUR 202 GESTION FACTURATION 203 FACTURATION NORMALE 203 STATISTIQUES SUR LES VENTES 211 INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES 214 LES CAMEMBERTS GRAPHIQUES STATS 215 TABLEAU DE BORD DES VENTES 217 ETAT DES C.A. ET MARGE SUR VENTES 220 COMMISSION GENERALE AUX VRP 222 3

4 COMPTABILITE 227 SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES ET EFFETS 229 SAISIE ECRITURES DE BANQUE 232 SAISIE DES ECRITURES DE CAISSE 235 SAISIE DES ECRITURES O.Diverses 238 EDITION DES FACTURES CREDITRICES 241 SOLDE AUTOMATIQUE sur certaines factures 245 INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE 247 LES ETATS COMPTABLES 249 RESTRUCTURATION DES IMPAYES 250 EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE 252 EDITION DES IMPAYES PAR ANCIENNETE 255 EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES 257 ETAT DEFINITIF DES COMMISSIONS 260 CLOTURE D'UN MOIS FIN DE MOIS 263 EDITION DU GRAND LIVRE 265 EDITION BALANCE ET COMPTES COLLECTIFS 267 BON DE COMMANDE LOGICIEL 269 4

5 LIBRE POUR DES RAJOUTS FUTURS 5

6 PREMIER ECRAN DE L'APPLICATION Lorsque vous accédez à l'application, un premier écran vous est proposé. Cet écran a plusieurs fonctions : CHOIX DU FORMAT D'ETIQUETTES Si vous souhaitez utiliser l'édition des étiquettes codes à barre ou pour mailing clients, il faudra choisir le format d'étiquettes que vous souhaitez éditer. La diversité des imprimantes utilisées sur le marché nous a conduit à utiliser un programme standard qui permet de définir, une fois pour toutes, les paramètres de vos étiquettes auto collantes format planche A4. Lorsque vous validerez votre choix, l'ensemble des paramètres seront sauvegardés automatiquement sur disque. Le logiciel propose plusieurs choix d'étiquettes, préférez celui que nous donnant en exemple. En effet, cet exemple est celui qui a le meilleur qualité / prix et taux de remplissage en impression. Avec ce format la perte de place est limitée au maximum. Choisir : formats prédéfinis : 70 mm x 37 mm 3 étiquettes de front Nombre étiquettes en ligne : mettre le chiffre 8 Puis valider jusqu'au bout Ces paramètres seront enregistrés définitivement sur un fichier disque 6

7 REINDEXATION GENERALE DES FICHIERS Les tables des indexes des fichiers est gérée automatiquement avec toutes les sécurités. Cependant, un arrêt brutal de l'ordinateur (coupure de courant, arrêt provoqué manuellement) peut, toujours, endommager les indexes. Pour réindexer l'ensemble des fichiers, il est impératif qu'un seul poste de travail soit sur l'application, les autres devront rester, pendant toute la durée de la réindexation, sur l'écran de départ de Windows ( sur le bureau). En effet, Windows interdira automatiquement de réindexer un fichier qui est ouvert par un poste. Après avoir saisi votre code secret (code secret général du logiciel), Répondre par OUI à la question posée. La réindexation s'effectuera sur l'ensemble de votre base de données. 7

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9 VOTRE NUMERO DE VERSION DU LOGICIEL Ce logiciel est appelé à évoluer, c'est à dire que d'autres possibilités pourront venir agrémenter les possibilités de cette application. Sur notre site Internet il sera possible de télécharger directement certaines versions de mise à jour. D'autres versions de mise à jour nécessiteront, pour certains d'entre vous, la nécessité de nous demander un cd-rom spécial de modifications. Dans tous les cas, ces améliorations ne seront accessibles que par les clients ayant souscrit et payé le contrat de maintenance. Ces modifications spéciales (modification importante dans la structure de la base de données) seront proposées moyennant un prix forfaitaire pour l'envoi de la nouvelle version. Le texte sur l'écran est, nous l'espérons, suffisamment explicite.... CES FENETRES SONT SITUEES DANS L'ECRAN DE DEPART 9

10 Cliquez sur la touche SUITE 10

11 NOTA IMPORTANTE Lorsque vous installez le logiciel définitif sur votre ordinateur de travail, tous les fichiers généraux sont vides (à l'exception des comptes comptables). Après avoir saisi les paramètres de votre Société (Nom, adresse, paramètres divers), le logiciel vous délivrera un numéro de licence provisoire se terminant par les lettres LGLOC Pendant toute la phase de création des fichiers, le logiciel vous laissera prendre tout le temps qui vous est nécessaire (1 jour à plusieurs semaines). Par contre, dès que vous aurez réalisé une première opération comptable (opération Caisse, chèque, facturation à un client, ) le logiciel ne vous laissera que 8 jours pour saisir le code licence définitif. Au delà de ces 8 jours, le logiciel se bloquera SANS RIEN EFFACER. Ce qui signifie que vous avez tout intérêt, si ce logiciel répond totalement à vos besoins, à l'installer, remplir votre fiche Société afin d'obtenir le code licence provisoire, éditer le bon de commande que vous trouverez sur notre site, le remplir et nous le faire parvenir avec le (ou les) règlement du logiciel. Dès réception de ce bon de commande, notre service technique vous contactera par téléphone afin de vous faire saisir votre code licence définitif qui va déverrouiller le logiciel et vous pourrez constater que rien n'a été effacé. Nous sommes désolés de vous informer que sans Bon de Commande accompagné du règlement du logiciel, notre Service Technique a interdiction de délivrer la licence définitive. 11

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13 PREMIERE PAGE MENU DE L'APPLICATION OBJET : Cette première page va apparaître lorsque vous appellerez l'application. Elle va vous permettre de vous diriger vers toutes les fonctions proposées. Pour accéder à ces ressources, il vous suffit de cliquer à l'aide de la souris sur l'une des cases proposées dans le menu : - FICHIERS (Création et mise à jour des fichiers de la base de données) - LES STOCKS (Gestion des commandes et réception des commandes) - DEVIS (Gestion des devis, BL et facturation des BL) - FACTURATION (Gestion des factures courantes classiques) - LOCATIONS (Gestion des Contrats, Retour et facturation) - COMPTABILITE (Saisie règlements + tous les états comptables et gestion) - INTERROGATION (Interrogation et éditions diverses) - CAISSE (Accès à tous les programmes de la caisse) TOUCHE F9 QUITTER Elle vous permettra de quitter le Menu principal. On y accède soit par un clic (souris sur cette touche), soit en utilisant sur le clavier la touche de fonction F9. CE LOGICIEL PEUT GERER AUSSI BIEN LES CONTRATS DE LOCATION QUE DES DEVIS DE TRAVAUX CLASSIQUES D'UNE SOCIETE COMMERCIALE. CONCERNANT LES DEVIS, LE TERME "B.L." : SIGNIFIE CONFIRMATION DE COMMANDE 13

14 COMMENT EST ARTICULEE L APPLICATION CREATION DES FICHIERS DE BASE Avant de commencer à travailler sur cette application, vous devez créer tous les fichiers de paramètres de votre activité. Nous vous conseillons vivement de commencer par cette phase intermédiaire et très importante, faute à être bloqué à tout moment par les programmes. CLIQUEZ SUR LE MENU < FICHIERS > DANS l ORDRE, VOUS DEVEZ CREER LES FICHIERS SUIVANTS : Le fichier Paramètres de votre SOCIETE (paramètres généraux de votre Société et de vos options. TRES IMPORTANT) Le fichier COMPTES COMPTABLES (Comptes collectifs de votre Comptabilité Auxiliaire Clients) Le fichier des BANQUES (RIB de toutes vos Banques dans lesquelles vous avez un compte) 14

15 Le fichier DELAIS DE REGLEMENTS (toutes les conditions de règlements acceptés de vos Clients et acceptés de vos Fournisseurs) Le fichier de vos SALARIES (tous vos salariés sans exception, cela vous facilitera par la suite) Le fichier FOURNISSEURS (Tous vos Fournisseurs avec leur mode de règlement) Le fichier des TAUX DE TVA Le fichier ARTICLES (Tous vos articles de votre catalogue, aussi bien ceux gérés en stock ou non ) Le fichier de vos CLIENTS actuels Le fichier des GLOSSAIRES Libellés (qui vont être utilisés pour l'application Devis et Bons de Livraison) Le fichier Nombre Exemplaires Etats (contient le paramétrage du nombre d'exemplaires que vous souhaitez pour certains états) Le fichier Général des Articles en Location (ce sont les catégories d'articles avec le tarif de chaque catégorie ) Le fichier Détail des Articles en Location (il s'agit des articles individuels mis en location) Les fichiers Articles Réparation et Saisie des Réparations Permet de saisir les montants de réparation par matériel afin d'éditer des statistiques Le fichier des % Commission de vos salariés Si vous commissionnez vos salariés sur les locations Le fichier des Autorisations à utiliser ou non toutes les fonctions Si vous souhaitez bloquer certaines fonctions pour chaque utilisateur Prenez à cœur de prendre votre temps pour créer ces premiers fichiers TELLEMENT importants pour la suite. Nous vous conseillons de les vérifier scrupuleusement, pointilleusement, de prendre le temps de choisir vos bonnes options. Ce temps passé à la vérification vous en fera gagner beaucoup plus par la suite. 15

16 LA SUITE DE L APPLICATION Après avoir saisi vos fichiers de base, nous vous conseillons de suivre une logique d implication dans ce système nouveau de gestion : EN COMPTABILITE AUXILIAIRE CLIENTS Codifier vos articles en stock (avec notion du prix d'achat, prix vente éventuel, code fournisseur, gérés en stock ou non) Saisir des Commandes aux Fournisseurs Saisir des Bordereaux de Livraison des Fournisseurs (achats avec mise en pratique de la façon de saisir) Saisir des Devis, contrats de location, Bons de Livraison ou retour matériel Facturation aux Clients Après ces 5 fonctions, vos inquiétudes du départ auront disparu puisque vous aurez compris le mécanisme le plus important de l application 16

17 LES FICHIERS DE BASE BOUTON : FICHIERS Cet écran principal va vous permettre, à tout moment, de créer ou mettre à jour les fichiers de votre base de données. Cette base de données correspond à tous les paramètres généraux nécessaires pour gérer vos saisies informatiques. Choisissez, en cliquant à l'aide de la souris, l'une des cases qui vous intéresse : - SOCIETE (paramètres généraux de votre Société) - COLLECTIFS AUXILIAIRES (comptes comptables de regroupement des écritures) - RIB de BANQUES (pour calcul échéances) - DELAI PAIEMENT (pour calcul échéances) - LES EMPLOYES (employés VRP Techniciens) - TAUX DE TVA (pour facturer aux taux en vigueur) - ARTICLES (pour facturer et gérer les stocks) - FOURNISSEURS (pour la chaîne Achats) - GLOSSAIRES-LIBELLES (pour gagner du temps de saisie sur Devis et BL) - LES CLIENTS (pour obtenir le fichier de tous les Clients de votre Sté) - LES ARTICLES LOCATION (pour pouvoir gérer les locations) - LES ARTICLES REPARATION 17

18 FICHIER PARAMETRES FICHE SOCIETE BUT CIVILITE Le fichier Société va comporter un certain nombre de paramètres importants pour la suite des traitements. Nous vous invitons à bien définir vos options qui deviendront, pour la plupart définitives. Une bonne partie des informations saisies vont être éditées sur des documents destinés à votre Clientèle. La véracité de ces informations revête donc une très grande importance commerciale et fiscale.. CODE SECRET NOM Vous ne pouvez visiter cette fiche qu après avoir composé votre Code Secret ou, si vous ne le connaissez pas, saisir n importe quelle touche. Seul le possesseur du Code Secret pourra mettre à jour cette fiche. Ce code Secret est.. EUROPE Il s agit de la Raison Sociale de votre Société. Ce nom sera imprimé sur certains documents destinés à votre Clientèle. Cette zone comporte 30 Caractères RUE 1 ET RUE2 Vous disposez de 2 lignes adresse Rue pour saisir clairement votre adresse (30 c chacune) CODE POSTAL VILLE 5 caractères pour saisir votre Code Postal Votre adresse Ville sur 24 caractères VILLE pour états Pour certains états tels que Devis, cette zone en MINUSCULES est utilisée. C'est le nom de votre Ville tel que vous l'inscrivez dans vos lettres : Exemple : Paris le, TELEPHONE FAX Vous disposez de 14 caractères pour saisir votre téléphone. Choisissez une méthode pour saisir ce genre d information qui va se généraliser par la suite. Nous vous conseillons, pour une lecture aisée, de séparer TOUJOURS chaque groupe de 2 chiffres, par le même signe (soit espace, soit un point, soit un tiret. Exemple : ) Idem cas précédent 18

19 REGISTRE DE COMMERCE Vous disposez de 30 caractères pour mettre votre Registre de commerce (sans mettre les lettres RC qui sont automatiques), et/ou votre Registre des Métiers (mettre devant les chiffres les deux lettres RM) Exemple : RM SIRET ET APE Vous disposez de 40 caractères. Saisir comme suit : SIRET : xxxxxxxxxxx APE : xxx FORME JURIDIQUE ET CAPITAL 30 caractères. Saisir comme suit : SARL au Capital de Frs NUMERO TVA EUROPEEN Ce numéro est obligatoire et doit être précisé sur vos factures. Il commence toujours, en France par les lettres FR... (20 caractères disponibles) PARAMETRES LIBELLE POUR LA TVA C est le libellé pour la facturation. Selon vos accords fiscaux, vous payez par exemple la TVA immédiatement sur la Facturation ou sur l Encaissement Ce libellé doit décrire exactement cette condition (exemple : TVA payée sur les encaissements) Vous disposez de 80 caractères pour saisir ce texte. Si vous ne saisissez pas cette information, le logiciel imprimera automatiquement, sur les factures, un texte standard où sera précisé que la TVA est payée sur les encaissements + réserve de propriété (voir ci-dessous) CONDITIONS DE VENTES 1, 2, 3 Vous disposez de 3 lignes de 80 caractères pour saisir la clause légale de propriété et de pénalité de règlement. Ces trois lignes seront éditées sur le factures, juste avant le libellé pour la TVA NOTA : Si vous n'avez rien saisi dans le libellé TVA ni sur les conditions de Ventes, il sera édité tout de même un texte automatique sur les factures. Ce texte sera : "Réserve de propriété : La propriété est réservée au vendeur jusqu'à complet paiement de la facture. Loi N du 12/05/1980. TVA payée sur les encaissements" DATE PROCHAINE CLOTURE EXERCICE COMPTABLE Le logiciel vérifiera cette date. Cette date correspond à celle de la fin de votre arrêté des comptes pour établir le Bilan. Quelques jours avant d'arriver à cette date, le logiciel vous préviendra que vous arrivez au Bilan et qu'il faudra éditer, pour votre comptable, un certain nombre de documents obligatoires pour qu'il puisse arrêter vos comptes. 19

20 NUMEROTATION DES FACTURES Afin de vous faciliter les recherches futures, le logiciel va numéroter les factures automatiquement pour - Les Devis - Ces numéros commenceront par la lettre "D" - Les Locations : Ces numéros commenceront par la lettre "L" Par contre, pour les factures classiques, le logiciel vous donnera la possibilité de rendre manuelle cette numérotation. En effet, certaines sociétés remettent, à leurs techniciens, des facturiers pré numérotés. Si le technicien laisse, sur place chez le client, une de ces factures, il est normal que l'on puisse la saisir avec le même numéro de facture que le facturier NUMEROTATION AUTOMATIQUE DES FACTURES CLASSIQUES? Si vous donnez un numéro de facture début, la numérotation deviendra automatique Si vous ne donnez aucun N de Facture début, la numérotation sera manuelle Voir l'explication ci-dessus PREMIER NUMERO DE DEVIS ou CONTRAT DE LOCATION La numérotation des Devis est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro de devis. Ce numéro ne peut pas être inférieur à PREMIER NUMERO DE COMMANDE AUX FOURNISSEURS La numérotation des commandes passées aux Fournisseurs (commandes d'achats) est automatique. Ce numéro peut commencer par le chiffre 1 PREMIER NUMERO DE FACTURE LOCATION La numérotation est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro de facture Ce numéro ne peut pas être inférieur à ONGLET LOCATION POUR CALCUL 1/2 JOURNEE DE LOCATION Lorsque vous allez saisir un contrat de location, vous aurez à donner les dates et heures de départ et retour probable du matériel loué. Chaque Magasin pouvant gérer comme il entend, nous avons besoin que vous nous indiquiez si vous souhaitez gérer des 1/2 journées en fonction du dépassement d'horaire entre l'heure de départ et de retour du matériel. Exemple : un client prend un vélo à 8 h et le rendra à 12 h le lendemain (soit 1 journée entière + 4 heures d'écart d'utilisation) - Si vous répondez par 0 (zéro) le logiciel ne calculera jamais de 1/2 journées - Si vous répondez par un chiffre (exemple 4), dans ce cas le client pris en exemple sera facturé d'une demie journée puis qu'il a utilisé le vélo au moins 4 heures - En fonction de ce chiffre, le logiciel vérifiera l'écart entre l'heure de départ et de retour du matériel. Si cet écart est égal ou supérieur au chiffre saisi, le logiciel facturera 1/2 journée POUR CALCUL JOURNEE ENTIERE DE LOCATION Cette question va vous sembler incongrue, cependant nous avons besoin de cette réponse pour calculer le nombre de journées entières dans un contrat de location. Revenons à la question précédente. Dans notre exemple nous avons précisé que l'on facturera 1/2 journée à partir de 4 heures. 20

21 Exemple : un client prend une paire de ski à 8 h et la rendra dans 2 jours à 18 h Le logiciel saura qu'il aura à facturer au moins 2 jours. L'écart d'heures est de 10 heures donc au moins plus des 4 heures pour calculer 1/2 journée. Mais où s'arrête le calcul d'une 1/2 journée? Le client, dans notre exemple, est facturé une 1/2 journée dès qu'il dépasse 4 heures d'écart, mais jusqu'à combien d'écart on considèrera que c'est 1/2 journée qu'il faut facturer ou une journée entière? La question devient moins incongrue, en effet le cerveau humain aurait une réponse réflexe immédiate, le logiciel ne raisonne que d'après des normes bien précises. Le chiffre à saisir ici est celui de l'écart d'horaire à partir duquel le logiciel facturera une journée entière et non plus 1/2 journée. Dans notre exemple, ce chiffre devra être au moins égal à 6. (non pas 0 à 5 car ce serait inférieur au calcul d'une 1/2 journée) Si ce chiffre est 5 : l'écart des 10 heures sera considéré comme une journée entière. Cela signifie, avec nos deux exemples, que si l'écart des horaires est compris entre 0 à 3 heures : ce sera gratuit 4 et 5 heures, le logiciel va facturer 1/2 journée supplémentaire 6 et 23 heures, le logiciel va facturer une journée entière supplémentaire Au cas où cette explication ne vous semble pas claire, contactez notre Service Technique Lors d'un retour partiel, doit-on lancer la facturation partielle du retour? Lorsque le client revient rendre ses articles loués, il peut éventuellement ne pas rendre la totalité du matériel. (il peut soit se blesser, soit ne plus vouloir utiliser le matériel loué, soit avoir l'obligation de quitter la région) Le Magasinier va rappeler le contrat de location en cours et modifier éventuellement les dates et heures de retour du matériel et va déclaré ce matériel retourné) En validant ce retour, le logiciel permet, suivant votre réponse - O (oui) : immédiatement après la validation du retour, le logiciel lancera automatiquement le programme de facturation partielle correspondant au retour constaté - N (non) : après la validation du retour partiel, le programme de facturation n'est pas lancé Lors d'un retour total, doit-on lancer la facturation totale du retour? Idem que cas précédent. Il s'agit ici, soit d'un retour total du matériel loué, soit la fin des retours d'un même contrat Voulez-vous une gestion semi automatique des révisions? Certains Magasins louent du matériel qui nécessitent des révisions obligatoires (soit parce que ces matériels sont fragiles, soit parce que la Loi impose ces révisions périodiques, soit pour toute autre raison) Si vous gérez ce type de révisions, dans la fiche générale articles en location, il vous sera possible d'indiquer, à partir de combien de jours de location, ce type d'appareil sera à vérifier - O (oui) = la gestion des révisions sera opérationnelle - N (non) = cette gestion est délaissée 21

22 ONGLET : OPTIONS Voulez-vous utiliser la fonction permettant de bloquer certaines fonctions à certains de vos collaborateurs? (0,1) Le logiciel permet : - soit de vous laisser autoriser tous les utilisateurs à rentrer dans toutes les fonctions du logiciel - soit de vous donner la possibilité de définir qui peut utiliser le logiciel et que lui permettezvous d'avoir accès et quelles fonctions lui interdisez-vous d'accéder Cette fonction peut être mise en route à n'importe quand ou la supprimer si vous êtes seul à utiliser l'ordinateur. Réponse 1 = oui. Il faudra créer les autorisations et interdictions (Fichier AUTORISATIONS) Réponse 0 (zéro) = non. Tous les utilisateurs ont droit d'accéder à toutes les fonctions CODE SECRET DIRECTION Ce code secret est celui qui vous donnera accès à toutes les fonctions, au cas où vous utilisez le système d'autorisations. Si vous n'utilisez pas le système d'autorisations, il ne vous est d'aucune utilité. Ce code peut être changé par la Direction. Après cette modification, le nouveau code secret saisi devra être utilisé par la Direction. Allez-vous n'utiliser qu'une seule Banque pour vos encaissements (O,N) Lors de la saisie des encaissements de factures de clients n'ayant pas de délai de paiement, le logiciel peut vous proposer deux types d'écran - Vous ne gérez qu'un seul type de Cartes Bancaires, encaissement en espèces et encaissement par chèque. En répondant par O (oui), le logiciel vous proposera 3 icônes; l'une pour les espèces, une pour les cartes, une pour les chèques. - Vous gérez d'autres types tels que les virements, plusieurs types de cartes, etc.. En répondant par N (non), un menu déroulant vous permettra de choisir le mode de paiement de votre client Lors de l'encaissement d'une facture payée en espèces, souhaitez-vous supprimer l'écran "Rendu Caisse"? (O,N) Lorsqu'une facture est payée, partiellement ou totalement en espèces, le logiciel permet d'afficher un écran de rendu caisse, c'est à dire une calculette pour savoir ce que le caissier doit rendre, au client, en espèces, en fonction du montant global remis au caissier. Cette fonction n'est qu'une simple calculette pour faciliter la tâche du Caissier. Cette fonction peut être supprimée en répondant par O (oui) Voulez-vous gérer les relevés de Factures? (O,N) Certains Magasins ont une clientèle de professionnels qui paient à terme leurs factures. Le logiciel permet d'activer ou de bloquer la possibilité d'éditer des relevés de factures - O (oui) = vous gérez des professionnels payant à terme et vous souhaitez pouvoir éditer un relevé des factures à ces clients - N (non) = tous vos clients sont des particuliers. Vous n'éditez pas de relevés facture 22

23 ONGLET : CONDITIONS DE VENTE UNIQUEMENT POUR LES CONTRATS DE LOCATION, le logiciel permet de saisir 4 lignes de 80 caractères chacune. Ces 4 lignes, si elles ont été saisies, seront éditées sur chaque contrat de location Nota : Si vous souhaitez sauter une ligne, mettre le signe "." (point) sur la ligne que restera blanche sur le contrat de location Quelle est l'utilité? Si vous voulez absolument faire passer un message important (exemple : le client a pris connaissance des conditions de location affichées au Magasin, ou encore une publicité de promotion sur une période, ou autre) Tout ce qui aura été saisi sera imprimé sur chaque contrat de location ONGLET : AUTRES OPTIONS Voulez-vous utiliser la gestion automatisée des impayés? (O,N) Le logiciel connaît, grâce au système intégré de la comptabilité, de savoir si telle ou telle facture d'un client a été soldée totalement, partiellement ou entièrement impayée TOUT NOTRE SYSTEME est basé sur la reconnaissance de chaque facture de chaque client. Notre système travaille par facture et non pas par l'intégralité d'un compte client entier. Nous avons préféré utiliser ce système car, à tout moment, il est possible de reconnaître que les factures non soldées et de pouvoir relancer un client sur ces uniques factures et non pas sur la totalité des factures. Comme il raisonne par facture, cela signifie également que les règlements doivent s'appliquer aux factures intéressées. Le logiciel permet, au moment de l'encaissement d'une facture, de vérifier si le client présente des impayés, vous le signaler et vous proposer d'encaisser la facture en cours avec la somme des impayés constatés. C'est une aide essentielle pour la gestion des Clients - O (oui) = cette gestion est utilisée par le logiciel - N (non) = le logiciel ne gère pas les impayés automatiquement et vous en laisse le soin Allez-vous utiliser du papier pré-imprimé avec votre Logo (O,N) Si vous souhaitez utiliser votre propre logo, faites des essais d'édition afin de connaître l'emplacement exact laissé par le logiciel pour y mettre votre Logo N'oubliez pas que ce Logo devra comporter TOUTES les indications prévues par la Loi (exemple :nom, adresse, tel, siret, ape, N TVA européen) Les documents avec Logo possible sont - toute l'application Devis destinée aux clients - toute l'application Location destinée aux clients - La facturation Classique 23

24 ONGLET : GESTION DEVIS Utiliserez-vous la notion de Clients Particuliers et Professionnels? (O,N) Si vous gérez aussi bien des Clients Particuliers et Professionnels (avec tarif spécial et paiement à terme), alors répondre par O (oui) Si vous ne gérez que des Clients Particuliers, alors répondre par N (non) Dans ce cas, certaines rubriques des fiches Clients seront invisibles car elles ne concernent que le type professionnel. Voulez-vous gérer la notion de Devis (O,N) Certains Magasins vont aussi bien gérer des Devis de travaux ou vente, que des contrats de location. D'autres ne vont gérer que des contrats de location et, pour l'instant, aucun Devis - O (oui) = La gestion des Devis est opérationnelle et peut être utilisée - N (non) = La gestion des Devis est bloquée et ne peut pas être utilisée Si vous gérez les Devis, obligez-vous l'édition des BL avant de facturer (O,N) Les B.L. sont les Bons de Livraison (ou bons de travaux) avec lesquels vos Techniciens vont faire l'exécution de la commande du client. Ces documents contiennent les articles à installer ou à livrer et certaines indications que vous pouvez transmettre à vos collaborateurs pour exécuter au mieux leur tâche. Le logiciel pose cette question pour une raison très précise : OUI = certaines Sociétés d'installation doivent impérativement éditer un BL pour sortir les Articles du stock et faire exécuter le travail par leur service technique. Ces Sociétés doivent impérativement éditer ces BL avant de pouvoir facturer, c'est pour elles, un moyen de sécurité leur permettant de facturer au retour de leur Technicien ramenant le BL signé par leur client. En mettant OUI à la réponse posée, ces Sociétés ne peuvent facturer un BL que s'il a été préalablement édité. NON = L'édition des BL n'est pas obligatoire pour pouvoir facturer. La facture pourra être établie même si le BL n'a pas été édité. NOTA : La gestion des stocks est gérée automatiquement par le logiciel. Les mouvements de Stocks sont gérés à l'édition du B.L. Si, lors de la facturation, le BL n'avait pas été préalablement édité, les mouvements de stocks seront gérés lors de la facturation. TAUX POUR PRIX DE REVIENT Valable exclusivement que pour l'application DEVIS. C'est le taux multiplicateur pour trouver un prix de revient à partir d'un prix d'achat Prenons l'exemple suivant J'ai un Prix d'achat de 100,00. Je considère que mes frais de gestion + salariés me coûtent 40 % de plus que mon P.Achat, dans ce cas mon taux multiplicateur sera de 1,40 Le même cas avec 36 % de frais, mon taux sera 1,36 Cette petite astuce sera utilisée dans les Devis pour connaître immédiatement la marge brute et la marge nette et ainsi vérifier que les commerciaux ne soient pas trop généreux avec vos clients 24

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32 LES COMPTES COMPTABLES - Comptabilité Auxiliaire - BUT Si vous faites abstraction aux notions comptables, nous pourrions expliquer que toutes les ventilations statistiques que vous souhaitez sur votre chiffre d'affaires doivent être codifiées, que pour connaître la situation de votre caisse (banque et espèces), il faut codifier. Ces codifications sont faites sur des comptes que nous appellerons Collectifs dans ce manuel. Il est impossible de tenir une comptabilité sans Plan Comptable. Dans ce chapitre, vous devrez donc créer votre plan comptable par la saisie de tous les comptes que nous appellerons, dans toute notre brochure, COLLECTIFS Ainsi, vous devrez créer tous vos collectifs Clients, Fournisseurs, TVA, Banques Caisse, Ventes, Pertes et Profits, Profits exceptionnels, etc... Les écritures de TVA, Ventes, Clients, etc.., seront centralisées à chaque clôture comptable d un mois, en cumul Débit et en cumul Crédit sur leur compte collectif respectif afin de simplifier les écritures de la comptabilité générale. EXPLICATION Chaque fois que vous allez créer un compte collectif Auxiliaire, il doit être le reflet du plan comptable de votre bilan (voir votre cabinet comptable) Prenons un exemple très simple : lorsque vous facturez un Client, les écritures que sont générées sont : Débit du Client = le TTC de la facture En contrepartie crédit : = le collectif TVA (avec le montant de la TVA) le collectif Ventes (avec le montant HT de la facture) Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères. Nous vous encourageons à différencier les Ventes par nature (Vente de produits neufs, vente de location matériel,. ). Cette notion est souvent importante lors de la cession d'une Entreprise CODE COLLECTIF COMPTA AUXILIAIRE Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères. Utilisez réellement le plan comptable car tous les états comptables utiliseront ces comptes Le même compte collectif ne peut pas être créer plusieurs fois, il est unique NOM ou LIBELLE DU COMPTE Sur 25 caractères. Il faut qu il soit clair et sans ambiguïté car vous allez vous en servir à maintes reprises Tout ce qui est clair vous facilitera l utilisation journalière. NOTA IMPORTANTE : Nous vous demandons d'utiliser les comptes : pour la TVA Perçue (tva que vous facturez à vos clients au taux actuel de 19,60 %) pour la Vente de Matériel neuf Perte Exceptionnelle (utilisé par le programme solde des factures) Profit Exceptionnel (utilisé par le programme solde des factures) 32