Manuel utilisateur. BarcodeOCR 4.0. Version : 10/11/ Page 1 de 25 - BarcodeOCR 4.0

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1 Manuel utilisateur BarcodeOCR 4.0 Version : 10/11/ Page 1 de 25 - BarcodeOCR 4.0

2 Table des matières Table des matières... 2 Introduction... 3 Qu'est-ce que BarcodeOCR?... 3 Quels codes-barres sont pris en charge?... 3 Configuration requise... 4 Systèmes d'exploitation pris en charge... 4 Formats de fichiers pris en charge... 4 Installation... 4 Téléchargement... 4 Installation... 4 Licence... 5 L'assistant de licence... 5 Tester BarcodeOCR... 5 Enregistrer BarcodeOCR... 6 Enregistrement et activation avec une connexion Internet... 6 Enregistrement et activation sans connexion Internet... 8 Travailler avec BarcodeOCR... 9 Configurations... 9 Création d'une nouvelle configuration... 9 Étape 1 : nom... 9 Étape 2 : dossier Étape 3 : codes-barres Étape 4 : filtre Étape 5 : direction de l'analyse Étape 6 : séparation Étape 7 : attribution des noms Étape 8 : avancées Modification d'une configuration Suppression d'une configuration Exportation/Importation d'une configuration Transfert sur un autre ordinateur Désinstallation Contrôle du service et fichiers journaux Contrôle du service Journaux Aide/Support Mentions légales Version : 10/11/ Page 2 de 25 - BarcodeOCR 4.0

3 Introduction Qu'est-ce que BarcodeOCR? BarcodeOCR est un outil destiné au traitement automatique des fichiers et à la reconnaissance de codes-barres. Les documents scannés peuvent ainsi être analysés au niveau du code-barres. Ils peuvent ensuite être renommés en conséquence et sauvegardés dans une autre application, de manière fractionnée, pour la poursuite du traitement. BarcodeOCR fournit un catalogue complet de codes-barres reconnaissables et de formats de documents pris en charge. BarcodeOCR écoute des dossiers sur le PC local ou dans le réseau. Si de nouveaux fichiers apparaissent dans ces dossiers d'entrée, ils sont traités automatiquement. Dans une ou plusieurs étapes de configuration, vous définissez une seule et unique fois la manière dont les documents doivent être traités. Pour ce faire, il convient de respecter les distinctions par type et contenu de codes-barres, par dossier d'entrée et dossier de sortie, par partie de piles de documents et nom des fichiers de sortie. Une fois la configuration créée, le logiciel est exécuté automatiquement en arrière-plan en tant que service Windows, sans qu'aucune action supplémentaire ne soit nécessaire. Quels codes-barres sont pris en charge? BarcodeOCR peut reconnaître les codes-barres suivants dans des documents : Codes-barres 1D Code 11 Code 39 Code 93 Code 128 2/5 entrelacé Codabar Code de correctif EAN 8 EAN 13 UPC A UPC E Add 2 Add 5 Codes-barres postaux POSTNET Planet RM4SCC Poste australienne Intelligent Mail Code-barres 2D PDF417 Datamatrix QR Code Version : 10/11/ Page 3 de 25 - BarcodeOCR 4.0

4 Configuration requise Systèmes d'exploitation pris en charge Systèmes Windows 32 bits et 64 bits à partir de Windows XP. BarcodeOCR a été testé avec succès sous Win XP 32 bits,vista 32 et 64 bits, Server et 64 bits, SBS 2003, SBS 2008, Server bits 64 bits ainsi que sous Windows 7 32 bits 64 bits. Formats de fichiers pris en charge PDF (séparation automatique de pages possible), BMP, TIF, JPG et PNG Installation Téléchargement La version actuelle de BarcodeOCR est disponible dans la section Téléchargement sous En plus de la version actuelle, vous trouverez également des versions antérieures à cet endroit. Configuration 1. Assurez-vous que vous êtes connecté sur le PC avec un compte utilisateur administrateur. Pour l'installation, des droits d'administrateur locaux sont requis. 2. Téléchargez la version souhaitée à partir de notre site Web ( sur votre PC. 3. Décompressez l'archive ZIP dans un dossier local. Installation L'installation requiert des droits d'administrateur locaux. Configuration 4. Lancez l'installation en double-cliquant sur le fichier du programme d'installation à partir de l'archive ZIP décompressée. 5. Sélectionnez la langue souhaitée et confirmez avec OK. Version : 10/11/ Page 4 de 25 - BarcodeOCR 4.0

5 6. Suivez les instructions de l'assistant d'installation pour terminer l'installation. Licence L'assistant de licence Une fois l'installation terminée, l'application est lancée automatiquement. Cela peut prendre quelques instants. Un assistant qui vous guide lors de l'enregistrement de votre installation de BarcodeOCR apparaît. Tester BarcodeOCR Vous pouvez utiliser BarcodeOCR en mode test pendant 30 jours. Pendant cette période, l'assistant d'enregistrement apparaît à chaque démarrage de l'application. En mode de démonstration, vous disposez de l'ensemble des fonctionnalités de BarcodeOCR. Une fois la période de test écoulée, l'application ne peut plus être démarrée. Seule l'activation via la saisie d'un numéro de série valide reste possible. Version : 10/11/ Page 5 de 25 - BarcodeOCR 4.0

6 Indique le nombre de jours restants au cours desquels BarcodeOCR peut être testé gratuitement. Enregistrer BarcodeOCR Le processus de licence se compose de deux étapes : l'enregistrement et l'activation. En achetant le logiciel, vous recevez un numéro de série. Ce numéro de série est nécessaire pour enregistrer votre copie de BarcodeOCR. Une activation est ensuite effectuée et BarcodeOCR est mis en service. Lors de l'enregistrement, deux cas se distinguent, comme décrit dans les sections ci-après. Enregistrement et activation avec une connexion Internet L'enregistrement avec une connexion Internet établie est le moyen le plus rapide et le plus simple pour commencer à utiliser votre copie de BarcodeOCR. Configuration 7. Démarrez l'application pour afficher l'assistant d'enregistrement. Version : 10/11/ Page 6 de 25 - BarcodeOCR 4.0

7 8. Cliquez sur "Enregistrer". 9. Saisissez votre nom, une organisation (optionnel) et votre numéro de série. 10. Cliquez sur "Enregistrer". Le logiciel est ensuite activé sur le PC. Après une activation réussie, vous pouvez utiliser le logiciel avec les fonctionnalités que vous avez achetées. Si aucune connexion Internet n'est activée sur votre ordinateur, vous devez exécuter des étapes supplémentaires pour activer manuellement votre logiciel, comme décrit dans le chapitre suivant. Note: Pendant l'activation, une connexion au serveur de licences est établie afin de contrôler le numéro de série. Toujours pendant l'activation, les données saisies dans l'assistant d'enregistrement et une clé unique calculée à partir du matériel du PC sont transférées. En outre, aucune donnée ni aucune autre information de votre PC n'est collectée ou transférée. Version : 10/11/ Page 7 de 25 - BarcodeOCR 4.0

8 Enregistrement et activation sans connexion Internet Si aucune connexion Internet n'est établie sur le PC sur lequel vous souhaitez utiliser BarcodeOCR, vous devez exécuter l'activation manuellement. Cette activation manuelle s'effectue en plus des étapes d'enregistrement décrites ci-dessus. 11. Si une activation automatique est impossible via Internet, cette fenêtre apparaît. 12. Saisissez un nom pour le PC. Ce dernier vous aidera plus tard à vous rappeler sur quel PC vous avez activé le logiciel. 13. Si vous n'étiez pas connecté à Internet que de manière temporaire, vous pouvez à cet endroit réessayer d'effectuer l'activation en ligne. Pour ce faire, cliquez sur "Activer en ligne". 14. Vous commencez l'activation manuelle en cliquant sur "Activer manuellement". 15. Contactez le service clientèle par téléphone ou par et communiquez les informations affichées à votre interlocuteur. 16. Vous recevez ensuite un code d'activation que vous devez saisir dans le champ correspondant. 17. En cliquant sur "Activer", vous terminez l'activation manuelle. Après une activation réussie, vous pouvez utiliser le logiciel avec les fonctionnalités que vous avez achetées. Version : 10/11/ Page 8 de 25 - BarcodeOCR 4.0

9 Travailler avec BarcodeOCR Configurations BarcodeOCR vous guide par le biais d'un assistant de configuration à travers les étapes individuelles afin de vous aider à créer une configuration. Des configurations sont requises pour contrôler le traitement de documents via BarcodeOCR. Création d'une nouvelle configuration Dans la fenêtre de démarrage de BarcodeOCR, cliquez sur "Nouvelle" afin de créer une nouvelle configuration et de lancer l'assistant. Étape 1 : nom Saisissez le nom souhaité pour la configuration. Notez que chaque configuration doit posséder un nom unique. Cliquez ensuite sur "Suivant>". Version : 10/11/ Page 9 de 25 - BarcodeOCR 4.0

10 Étape 2 : dossier BarcodeOCR surveille si des fichiers sont entrés dans le dossier. Ce dossier se nomme "dossier d'entrée". Il s'agit en général des dossiers de sortie d'un scanneur. Indiquez un dossier d'entrée puis cliquez sur "Ajouter" ou bien cliquez sur "Parcourir" et naviguez vers un dossier local. Vous pouvez indiquer plusieurs dossiers d'entrée. Notez que des dossiers réseau doivent être indiqués via un chemin UNC et que le compte de service a besoin d'autorisations de lecture et d'écriture dans ce dossier réseau. Si vous souhaitez supprimer de nouveau un dossier d'entrée, marquez celui-ci puis cliquez sur "Supprimer". Version : 10/11/ Page 10 de 25 - BarcodeOCR 4.0

11 Indiquez ensuite un dossier de sortie et un dossier des erreurs. Un fichier traité correctement est sauvegardé dans le dossier de sortie. Ce dossier est en général le dossier d'entrée d'une application en aval qui continue d'utiliser les fichiers traités par BarcodeOCR, comme un logiciel d'archivage, par exemple. Les fichiers n'ayant pas pu être traités par BarcodeOCR sont sauvegardés dans le dossier des erreurs. Tel est le cas, notamment, lorsqu'un code-barres n'a pas été reconnu ou qu'un traitement correct a généré un conflit de noms. Note : pour empêcher l'apparition de boucles, ni le dossier de sortie ni le dossier des erreurs ne doivent être identiques au dossier d'entrée ou ne doivent lui être inférieurs. Version : 10/11/ Page 11 de 25 - BarcodeOCR 4.0

12 Étape 3 : codes-barres Cette étape vous permet d'indiquer d'après quel type de codes-barres BarcodeOCR doit effectuer sa recherche dans un fichier à traiter. Dans ce cas, les documents sont contrôlés uniquement au niveau du "Code 128" et tous les autres codes sont ignorés. Étape 4 : filtre Cette étape vous permet d'attribuer un filtre. Le filtre se réfère aux informations codées dans le code-barres. Vous pouvez utiliser les caractères génériques suivants afin de générer le masque du filtre: Version : 10/11/ Page 12 de 25 - BarcodeOCR 4.0

13 ? Un caractère quelconque, individuel * Un nombre quelconque de caractères Barre verticale pour indiquer plusieurs filtres les uns après les autres Exemples: ER-* Prend en compte tous les codes-barres dont les informations contenues commencent par "ER-".???;* Prend en compte tous les codes-barres dont les informations contenues possèdent un ";" en quatrième position.???????? Prend en compte tous les codes-barres dont les informations contenues ont une longueur de 8 caractères. AR-* *2011 Prend en compte tous les codes-barres commençant par "AR-" ainsi que tous les codes-barres terminant par "2011". Étape 5 : direction de l'analyse Sélectionnez la direction dans laquelle BarcodeOCR recherche des codes-barres dans le document. La direction de l'analyse correspond à l'orientation du code-barres. Dans cet exemple, les codes-barres imprimés de "gauche à droite" (sens de lecture horizontal standard) sont pris en compte, de même que les codes-barres imprimés de "haut en bas". Notez que les codes-barres 2D sont eux aussi dotés d'une orientation. Étape 6 : séparation Définissez de quelle manière BarcodeOCR doit séparer les piles de documents. Seuls des documents PDF peuvent être séparés de manière automatisée. Version : 10/11/ Page 13 de 25 - BarcodeOCR 4.0

14 Aucune séparation de la pile de documents o Seule la première page d'un document de plusieurs pages est prise en considération o Le document est décomposé en pages individuelles Séparer les piles indépendamment des codes-barres en pages individuelles o Un document de plusieurs pages est décomposé indépendamment des codes-barres en documents individuels d'une page chacun o Les codes-barres sont toutefois pris en compte lors du changement de nom ultérieur Commencer toujours un nouveau document si une page avec des codes-barres apparaît dans la pile o Chaque page dans un document de plusieurs pages possédant un code-barres est considéré comme le début d'un nouveau document (les exceptions sont définies plus bas) Supprimer la page avec le code-barres du document cible o Si vos documents ne possèdent aucun code-barres, vous pouvez placer des pages de séparation avec un code-barres entre les documents lors de l'analyse o Si cette option est sélectionnée, la page avec le code-barres est considérée comme une page de séparation et n'est pas reprise dans le document cible Ne pas supprimer la page dotée d'un code-barres et traiter celle-ci comme la première page du document o Il s'agit du cas standard. Les pages avec un code-barres ne sont pas supprimées. Version : 10/11/ Page 14 de 25 - BarcodeOCR 4.0

15 Les documents se composent de la page initiale avec un code-barres et des pages suivantes sans code-barres o Une page avec un code-barres dans la pile de documents marque le début d'un nouveau document o Toutes les pages suivantes dans lesquelles aucun code-barres n'est trouvé sont attachées à cette page o La première page suivante avec un code-barres marque le début du document suivant Les documents se composent de la page initiale avec code-barres et des pages suivantes sans code-barres ou avec le même code-barres o Une page avec un code-barres dans la pile de documents marque le début d'un nouveau document o Toutes les pages suivantes dans lesquelles aucun code-barres n'est trouvé ou possédant le même code-barres que celui de la page initiale sont attachées à cette page o La première page suivante avec un autre code-barres marque le début du document suivant Les documents se composent de la page initiale avec code-barres et des pages suivantes avec obligatoirement le même code-barres o Une page avec un code-barres dans la pile de documents marque le début d'un nouveau document o Toutes les pages consécutives dans lesquelles le même code-barres que celui de page initiale est trouvé sont attachées à la page initiale o La première page suivante avec un autre code-barres marque le début d'un nouveau document o Les pages suivantes sans code-barres sont triées et sauvegardées dans le dossier des erreurs Étape 7 : attribution des noms Version : 10/11/ Page 15 de 25 - BarcodeOCR 4.0

16 Déterminez le schéma selon lequel les documents doivent être nommés. Utilisation du nom du fichier d'origine o Le document est uniquement décomposé et il n'est pas renommé en utilisant les codes-barres Utilisation du code-barres reconnu comme nom de fichier o Le document est renommé en utilisant les codes-barres reconnus Ajouter un préfixe au nom de fichier o Ajoute les caractères saisis avant le nom de fichier o Les caractères génériques indiqués à droite peuvent être utilisés Ajouter un suffixe au nom de fichier o Ajoute les caractères saisis derrière le nom de fichier o Les caractères génériques indiqués à droite peuvent être utilisés Remplacer les caractères non valides dans NTFS dans le nom de fichier par o Dans le système de fichiers NTFS, les caractères suivants ne sont pas valides dans le nom du fichier : /?<> \ : * o Si les codes-barres contiennent de tels caractères, vous pouvez indiquer ici un caractère de remplacement qui est utilisé à la place du caractère non valide lors de la sauvegarde Version : 10/11/ Page 16 de 25 - BarcodeOCR 4.0

17 Conflits dans le dossier cible Si des conflits surviennent lors de la sauvegarde (par exemple, lorsqu'un code-barres apparaît deux fois dans une pile), vous disposez des possibilités suivantes : o Déplacer les doublons dans le dossier des erreurs Le document est sauvegardé dans le dossier des erreurs o Écraser les doublons Le document le plus récent écrase le document existant o Nom de fichier prévu + numéro séquentiel Le document est sauvegardé en utilisant le nom prévu mais un numéro séquentiel est ajouté afin de conserver l'unicité du nom de fichier Conflits dans le dossier des erreurs Si des conflits surviennent lors de la sauvegarde dans le dossier des erreurs, vous disposez alors des possibilités suivantes : o Renommer les doublons en Duplicate + Numéro séquentiel Le document est renommé en "Duplicate" et reçoit un numéro séquentiel afin de conserver l'unicité du nom du fichier o Écraser les doublons Le document le plus récent écrase le document existant o Nom de fichier prévu + numéro séquentiel Le document est sauvegardé en utilisant le nom prévu mais un numéro séquentiel est ajouté afin de conserver l'unicité du nom de fichier Version : 10/11/ Page 17 de 25 - BarcodeOCR 4.0

18 Étape 8 : avancées Les options avancées sont requises uniquement dans des situations particulières et doivent être utilisées par des utilisateurs expérimentés uniquement ou après concertation avec le service clientèle. Traitement préalable des documents Avant le traitement des documents scannés, différents filtres peuvent améliorer la reconnaissance. Les filtres sont appliqués uniquement pendant le traitement et ils ne modifient pas le document. o Inverser inverse les niveaux de noir et de blanc o Affiner efface les tâches et les points blancs des zones de code-barres noires pouvant apparaître lors de l'analyse dans les niveaux noir et blanc purs. o Dilater dilate les valeurs de couleur o Éroder érode les valeurs de couleur o Accentuer accentue l'image Considérer les fichiers PDF comme des images lors du traitement Si vos documents ne sont pas des fichiers PDF scannés mais qu'ils sont créés directement sur votre PC avec une imprimante PDF, le code-barres n'existe pas en tant qu'image dans ces documents. Dans ce cas (et uniquement dans ce cas), activez cette option afin de convertir auparavant les fichiers PDF en image. La conversion a lieu uniquement pour la reconnaissance et ne modifie pas le document. Temps d'attente avant le traitement d'un nouveau fichier en secondes Certains scanneurs ne sauvegardent pas les documents uniquement après que toutes les pages ont été scannées, mais ils créent des fichiers temporaires pendant l'analyse avec les pages précédemment scannées. Pour que BarcodeOCR ne commence pas par la reconnaissance des documents qui n'ont pas encore été complètement scannés, vous pouvez ici indiquer une limite de temps pendant laquelle le traitement d'un nouveau fichier n'est pas lancé. L'entrée représente le temps en secondes qui doit s'être écoulé depuis l'heure de création du fichier. Version : 10/11/ Page 18 de 25 - BarcodeOCR 4.0

19 Différence entres les niveaux de noir et de blanc dans le code-barres BarcodeOCR doit définir les limites entre les niveaux de blanc et de noir dans le document afin de délimiter les zones claires des zones sombres dans le code-barres. Il existe deux possibilités. o Automatique La valeur limite entre les caractères blancs et noirs est reconnue automatiquement. o Itérativement La reconnaissance commence tout d'abord avec la valeur limite indiquée dans le champ "Level" (valeurs valides : de 0 à 255) et tente une reconnaissance avec ce paramètre. Si cette dernière n'est pas nécessaire, la valeur limite est diminuée et définie sur le champ "Step", et une nouvelle reconnaissance est tentée. La valeur limite est ensuite augmentée de la valeur "Step" en partant de "Level" et une reconnaissance est tentée. Lors de l'exécution suivante, la valeur "Step" est doublée. Le champ "Count" indique le nombre d'exécutions. L'utilisation de la méthode itérative s'avère particulièrement pertinente lors de l'utilisation de papiers gris ou de couleurs. Version : 10/11/ Page 19 de 25 - BarcodeOCR 4.0

20 Application en aval Vous pouvez indiquer un fichier ou un script appelé après chaque document traité. Ainsi, vous pouvez par exemple déplacer le fichier individuellement ou lancer l'importation d'un logiciel en aval. Notez que l'application est exécutée dans le contexte de sécurité du service Windows de BarcodeOCR et qu'ici aussi, des accès au réseau avec des chemins UNC doivent être indiqués. Votre application peut utiliser les paramètres de transfert indiqués. Une fois la dernière étape de l'assistant terminée, le service est redémarré. Ensuite, la nouvelle configuration est active. Modification d'une configuration Une configuration peut être modifiée à tout moment via le bouton "Modifier" dans la fenêtre de démarrage. La modification s'effectue comme une nouvelle création. Si vous interrompez l'assistant pendant les modifications, aucune modification n'est sauvegardée. Suppression d'une configuration Une configuration peut être supprimée à tout moment via le bouton "Supprimer" dans la fenêtre de démarrage. Version : 10/11/ Page 20 de 25 - BarcodeOCR 4.0

21 Exportation/Importation d'une configuration Si vous souhaitez sauvegarder vos modifications afin, par exemple, de tester des paramètres, de transférer le logiciel sur un autre ordinateur ou de mettre des données à disposition du service clientèle, vous pouvez utiliser l'option "Exporter les paramètres dans le fichier" dans la fenêtre de démarrage. Le système vous demande d'indiquer un nom et un dossier pour l'exportation. Toutes les configurations et tous les fichiers journaux actuels sont sauvegardés. Pour importer, sélectionnez "Importer les paramètres à partir du fichier". Vous sélectionnez alors le fichier ZIP exporté précédemment. Si vous confirmez la demande, les configurations exportées sont chargées. Les configurations actuelles sont alors écrasées. Transfert sur un autre ordinateur Si vous souhaitez transférer BarcodeOCR sur un autre ordinateur, vous devez d'abord désactiver la licence sur l'ancien PC. Version : 10/11/ Page 21 de 25 - BarcodeOCR 4.0

22 Pour ce faire, sélectionnez l'option "Désactiver la licence pour la transférer sur un autre PC" dans le menu "Licence". Le dialogue pour l'activation de la licence s'affiche. En cliquant sur "Désactiver" puis en confirmant la demande, la licence est désactivée. Un code de confirmation s'affiche ensuite. Version : 10/11/ Page 22 de 25 - BarcodeOCR 4.0

23 Pour la désactivation, une connexion Internet est requise. Si aucune connexion Internet n'est établie, copiez le code de confirmation de la désactivation et envoyez-le en indiquant votre numéro de série et la date de désactivation au service clientèle. Désinstallation Pour désinstaller BarcodeOCR de votre système, sélectionnez "Uninstall" à partir du point de menu de démarrage. Vous trouverez une entrée correspondante également dans le dossier du programme (%ProgramFiles%\BarcodeOCR\). Suivez les instructions de l'assistant. Note : Si vous avez déjà activé BarcodeOCR sur cet ordinateur, vous devez désactiver la licence avant la désinstallation. Cela vous permet de réutiliser le logiciel ultérieurement. Pour désactiver la licence, suivez les étapes décrites dans le chapitre "Transfert sur un autre ordinateur". Version : 10/11/ Page 23 de 25 - BarcodeOCR 4.0

24 Contrôle du service et fichiers journaux Contrôle du service Lors de la sauvegarde d'une configuration, le service BarcodeOCR est redémarré automatiquement. Si, par exemple, des dossiers ne sont pas disponibles ou si le compte de service est incorrect, dans certains cas, le service ne peut pas démarrer. Dans la fenêtre de démarrage, le logo BarcodeOCR est défini en rouge et vous recevez une note vous informant que le service n'est pas lancé. Vous pouvez relancer le service à partir de la fenêtre de démarrage avec "Lancer le service". De la même manière, vous pouvez terminer le service en cours d'exécution avec "Arrêter le service". Vous pouvez bien sûr également utiliser le contrôle des services Windows. Journaux BarcodeOCR écrit les actions ayant réussi et échoué dans des fichiers journaux. Vous pouvez appeler celles-ci dans la fenêtre de démarrage sous l'option de menu "Journal". Dans le journal de suivi, toutes les activités du service exécutées correctement sont sauvegardées. Le journal des erreurs contient tous les messages d'erreur et conflits de noms survenus lors des reconnaissances. Avec "Supprimer", vous pouvez vider les journaux. Version : 10/11/ Page 24 de 25 - BarcodeOCR 4.0

25 Aide/Support Vous avez d'autres questions? Alors rendez-vous sur notre site Internet à l'adresse Mentions légales BarcodeOCR est un logiciel de Keil IT e.k. Oderstraße Stuttgart Tél. : +49 (711) support@barcode-ocr.de HRA Stuttgart Nº de TVA intracommunautaire : DE Version : 10/11/ Page 25 de 25 - BarcodeOCR 4.0