Writer 2 Avancé -:HSMCLC=VWUXY^: OpenOffice.org Writer 2 Avancé. Guide de formation avec cas pratiques

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1 170 x ,5 mm Guide de formation avec cas pratiques OpenOffice.org Writer 2 Avancé Les fichiers nécessaires à la réalisation des cas pratiques sont disponibles en téléchargement sur le site Web Au sommaire Guide des fonctions avancées de Writer 2. Insertion et formatage d images, d objets, de diagrammes, de formules Math, de dessins Draw, etc. Vérifications orthographiques et fonctions de recherche-remplace Fusion de données (publipostage, enveloppes et étiquettes) Structuration de documents longs (numérotation, document maître, table des matières, index, repères et renvois, hyperliens ) Automatisations (modèles et styles, formulaires, tris, insertion de champs, macros) Suivi des modifications Gestion des documents : protection par mot de passe, exportations (pdf, html ), conversions de formats, etc. Cas pratiques. Mise en forme de rapports : en-tête et pied de page, styles, titres énumérés et renvois, tableaux et diagrammes, table des matières et index, etc. Publipostage : création d une source de données (adresses), lettre-type et champs de fusion, étiquettes Création d un formulaire Création de pages Web Suivi des modifications et des versions d un document, etc. Code éditeur : G12034 ISBN -10 : ISBN-13 : Après une carrière d ingénieur chez IBM, PHILIPPE MOREAU a été responsable formation. Après avoir fondé et développé un important organisme de formation informatique en France, il dirige aujourd hui la société d édition Tsoft. Il est auteur depuis 15 ans de nombreux ouvrages sur Windows et sur les suites bureautiques. Ce manuel d autoformation est destiné aux utilisateurs ayant déjà une bonne pratique des fonctions de base d OpenOffice Writer ou de tout autre traitement de texte, et souhaitant découvrir et maîtriser les fonctions avancées de Writer 2. 7 La première partie présente sous forme de fiches pratiques les fonctions avancées de Writer 2. 7 La deuxième partie vous propose douze cas pratiques consistant à réaliser des documents professionnels complets intégrant les fonctions avancées étudiées dans la première partie. OpenOffice.org Writer 2 Avancé Philippe Moreau des Les Gui tion a de formft TSO Plus de s formées e personnlogiciels aux tique! u a e r u b de PH. MOREAU Chaque ouvrage de la collection comprend une partie cours, conçue sous forme de fiches descriptives très pratiques, suivie d exercices et de cas pratiques grâce auxquels vous saurez rapidement créer vos propres documents de manière autonome. M Rédigés par des professionnels de la formation, les Guides de formation Tsoft ont été adoptés par de nombreuses entreprises comme supports de cours ou manuels d autoformation aux logiciels de bureautique. ettre en œuvre les fonctions avancées de Writer dans vos documents professionnels -:HSMCLC=VWUXY^: Les Guides de formation Tsoft Groupe Eyrolles, 2006, ISBN-10 : ISBN-13: _ooo_writer_avance_125.indd1 1 22/11/06 10:26:31

2 SOURCES DE DONNÉES Le carnet d'adresses Windows ou Outlook comme source de données Fichier>Nouveau>Base de données L'assistant Bases de données vous guide pour créer les fichiers de base de données. Sélectionnez < Se connecter à une base de données existante>, et sélectionnez Carnet d adresses Microsoft Windows ou Carnet d adresse Microsoft Outlook Cliquez sur «Suivant» - Laissez cochée l'option < je souhaite que l assistant enregistre la base de données > - Décochez l option < Ouvrir la base de données pour édition> Cliquez sur «Terminer» Saisissez le nom du fichier base de données, par exemple CarnetOutlook choisissez le répertoire d enregistrement, puis «Enregistrer» Dans le volet explorateur de source de données, double-cliquez sur la table OP Contacts sous la rubrique Table de la source CarnetOutlook 40 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org 2 Writer Avancé

3 PUBLIPOSTAGE Vous pouvez utiliser l assistant Mailing ou bien la boîte de dialogue Mailing, nous vous présentons d abord la boîte de dialogue Mailing. Notez que la commande Mailing n est pas standard dans les menus, vous pouvez l ajouter par Outils>Personnaliser, ajoutez dans le menu Outils la commande Mailing. De la catégorie Document. Insérer des champs de données dans la lettre-type Une lettre type est un document texte dans lequel vous insérez des champs d'une source de données. Saisissez le texte de votre lettre-type et mettez-la en forme Affichage>Source de données ou pour ouvrir la vue Sources de données Double-cliquez sur le nom de la table ou de la requête dont vous voulez obtenir les données. Les noms des champs et les données de la table ou de la requête s'affichent dans le volet Source de données Pour le premier nom de champ à insérer, faites glisser l'en-tête de colonne du champ jusqu'à l'endroit voulu dans le document Répétez cette action pour chaque champ à insérer dans la lettre-type Pour visualiser les données à la place des noms de champ, pour cela vous devez désactiver l affichage des noms de champ par Affichage>Noms de champs. Cliquez sur la case devant l'enregistrement à sélectionner, cliquez sur l'icône dans la barre d'outils du volet Source de données. Répétez cette action sur d'autres enregistrements, pour vérifier que les données de tous les enregistrements tiennent dans la place prévue dans la lettretype. + permet de basculer entre l affichage des noms de champs et les données Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org 2 Writer Avancé 41

4 PUBLIPOSTAGE Fusionner les données Outils>Mailing, Mailing étant la commande que vous avez ajouté au menu Outils Activez < A partir de ce document>, «OK» Sélectionnez les enregistrements : maintenez enfoncé en cliquant sur la case de sélection devant chaque enregistrement à sélectionner, pour sélectionner tous les enregistrements : cliquez sur la case Sélectionnez la sortie du mailing <Sur l imprimante> ou dans un <Fichier> Si vous choisissez une sortie Fichier, vous aurez à préciser le répertoire dans lequel les fichiers générés seront enregistrés, les noms des fichiers pourront être générés à partir des valeurs d un champ. Utiliser l assistant Mailing L assistant Mailing vous sera utile si vous voulez être guidé par étape à partir d un document vierge, cliquez sur «Suivant» pour passer à l étape suivante, et sur «Précédent» pour revenir à l étape précédente. Outils>Assistant Mailing ou cliquez sur l outil Étape 1 - Spécifiez de base à transformer en document de mailing. Étape 2 - Spécifiez le type de document de mailing : postal ou mailing électronique. Étape 3 - Spécifiez les destinataires de mailing, et la mise en page du bloc d'adresses. Étape 4 - Définissez de définir les salutations. Étape 5 - Spécifiez la position des blocs d'adresses et des salutations. Étape 6 - Parcourez les aperçus des documents, excluez les destinataires de façon individuelle et éditez le document principal. Étape 7 - Éditez individuellement les documents de chaque destinataire. Étape 8 - Spécifiez les options de sortie des documents de mailing. Attacher une source de données au document actif Édition>Changer de base de données, double-cliquez sur le nom de la table que vous voulez comme Source de données, cliquez sur «Définir» 42 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org 2 Writer Avancé

5 PUBLIPOSTAGE Champs conditionnels Selon la valeur contenue dans le champ de l'enregistrement, on peut varier le texte obtenu dans la lettre-type. Dans l exemple ci-dessous, si deux champs <rue1> et <rue2> existent et si un des champs est vide, on peut éviter d'écrire une ligne vierge dans la lettre imprimée. On associe une condition au paragraphe, le paragraphe est masqué si la condition est remplie. Placez le curseur devant le champ Appuyez sur la combinaison de touches + Sous l onglet Fonctions, dans la zone <Type de champ> cliquez sur Paragraphe masqué, dans la zone <Condition> saisissez la condition not(rue2) Paragraphe masqué masque tout le paragraphe y compris la fin de paragraphe si la condition est satisfaite. Texte masqué ne masque qu une partie sélectionnée de paragraphe. Cliquez sur «Insérer» pour insérer le champ défini dans le document. Si les paragraphes masqués restent affichés à l'écran, et que vous ne voulez plus les voir affichés, utilisez Outils>Options>OpenOffice.org Writer>Aides au formatage et désactivez la case à cocher < Paragraphes masqués>. Avec le champ Texte conditionnel, on peut avoir un texte qui sera apparaîtra seulement si une condition est satisfaite, avec Texte masqué on peut masquer une partie de texte d'un paragraphe si une condition est satisfaite, etc. Dans une condition, on désigne un champ par BD.T.nom_champ, BD est le nom de la base, T est le nom de la table. Exemple de condition BD.T.Rue1 BD.T.Rue1 NEQ "" BD.T.Rue1!= ""!BD.T.Rue1 NOT BD.T.Rue1 BD.T.Rue1 EQ "" BD.T.Rue1 =="" BD.T.Societe!="Tsoft" BD.T.Societe NEQ "Tsoft" BD.T.Prenom AND BD.T.Nom Signification Vrai si le champ Rue1 n'est pas vide. (Dans le premier exemple, aucun opérateur n'est nécessaire.) Vrai si le champ Rue1 est vide (le point d'exclamation représente un Non logique). Vrai si la valeur du champ Societe est différent de "Tsoft". Vrai si l'enregistrement les champs Prenom et le Nom ne sont pas vides. Notez la différence : non logique "!" (NOT) et opérateur d'inégalité "!=" (NEQ). Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org 2 Writer Avancé 43

6 IMPRIMER DES ENVELOPPES OOo Writer fournit un assistant pour créer des enveloppes. Vous spécifiez les dimensions de l'enveloppe, les adresses destinataire et expéditeur, le format des enveloppes... L'enveloppe générée peut être créée dans un document séparé, ou insérée dans le document en cours ; dans ce cas, attention à ne pas imprimer la lettre sur l'enveloppe. Insertion>Enveloppe... Sous l'onglet Enveloppe Saisissez/modifiez l'adresse du destinataire. En cas d enveloppes de mailing: sélectionnez les champs et insérez-les en en cliquant sur le bouton. Cochez la case si vous voulez mettre l'adresse de l'expéditeur puis saisissez/ modifiez l'adresse l'expéditeur Crée l'enveloppe dans un document séparé Insère l'enveloppe dans le document en cours Pour un mailing, choisissez la base de données, la table, et insérez les champs dans l'adresse par. Sous l'onglet Format Modifiez les emplacements des textes d'adresse destinataire et expéditeur Modifiez la mise en forme des textes d'adresse destinataire et expéditeur Définissez le format de l'enveloppe ou sa taille spécifique Aperçu de l'enveloppe Note : l'enveloppe créée comporte un cadre pour le destinataire et un cadre éventuel pour l'expéditeur. Vous pourrez modifier le contenu de ces cadres après création de l'enveloppe dans le document. Sous l'onglet Imprimante Précisez comment vous voulez placer l'enveloppe dans l'imprimante, donc où il faut imprimer Pour configurer l'imprimante, couleur, vitesse...) 44 Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org 2 Writer Avancé

7 IMPRIMER DES ÉTIQUETTES Un assistant OpenOffice.org peut vous guider dans la préparation d'étiquettes autocollantes, vous pouvez imprimer sur des étiquettes : - une même adresse répétée sur chaque étiquette, afin de disposer d'étiquettes préimprimées pour un destinataire auquel vous écrivez souvent. - des informations incluant des images pour étiqueter des dossiers, des boîtiers, DVD... - des adresses provenant d'une base de données pour étiqueter un mailing,... Fichier>Nouveau>Étiquettes Sous l'onglet Etiquettes Saisissez l'information ou l'adresse à reproduire sur les étiquettes, vous pouvez insérer des champs de la base de données sélectionnée en Choisissez la marque du fabricant des étiquettes autocollantes et le type d'étiquettes. Ces informations figurent sur la pochette des étiquettes que vous avez achetées Dans le cas d'un mailing, choisissez la base de données, la table ; vous pourrez sélectionnez les champs et les insérer dans en cliquant sur le bouton. Imprime les étiquettes sur papier continu ou sur des feuilles séparées Sous l'onglet Format Cette image présente un aperçu commenté de l'étiquette sur la planche d'étiquette. Les valeurs standard correspondent au type d'étiquette choisi sous l'onglet Étiquettes. Si ces valeurs ne conviennent pas vous pouvez modifier les valeurs positionnement dans ces zones. Sous l'onglet Options Toutes les étiquettes de la planche sont imprimées. Une seule étiquette de la planche est imprimée, celle qui correspond au numéro de ligne et de colonne. Eyrolles/Tsoft OpenOffice.org 2 Writer Avancé 45